Guía Rápida GM LINK Flotillas

Guía Rápida
Guía Rápida GM LINK Flotillas
GM LINK Flotillas es una aplicación Web para desplegar y
administrar información proveniente de los dispositivos
instalados para la administración de flotillas.
Esta Guía Rápida provee un resumen de las herramientas más
empleadas y capacidades basadas en la aplicación GM LINK
Flotillas.
1
Inicio
GM LINK Flotillas es generalmente instalado en un servidor
central y no en la oficina desde donde serán administradas las
flotillas por lo que la aplicación siempre está disponible vía
Internet. Esto asegura también que usted estará trabajando con
la última versión de GM LINK Flotillas.
La aplicación GM LINK Flotillas le permite revisar las
actividades de su equipo de conductores, generar reportes y
análisis basados en los parámetros tanto de un viaje en
específico, fecha, hora, tarea y mucho más. Con GM LINK
Flotillas usted será capaz de ver de manera detallada el
comportamiento que el conductor tiene a partir de los datos
recolectados en cualquier periodo de tiempo.
Además para el registro de los datos del conductor y el vehículo,
GM LINK Flotillas también suministra alertas para un amplio
rango de actividades basadas en parámetros pre-definidos.
GM LINK Flotillas también provee un amplio rango de rastreo
en línea de vehículos o activos móviles y capacidad de análisis
de datos.
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Información de Propietario
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Accesar por primera vez
Recordar usuario
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Su proveedor o distribuidor de servicio GM LINK Flotillas le
suministra sus datos para accesar.

Desde cualquier navegador estándar ir a
http://www.webfleetlog.com/gmlink/ e ingrese sus datos de
Usuario, Contraseña y Compañía y haga clic en Ingresar.

Si después de accesar usted necesita cambiar el lenguaje
para trabajar su GM LINK Flotillas, puede hacerlo desde el
menú
Empresa>Cuentas de Usuario.
Haga clic en Recordarme para que su navegador se lo recuerde
la próxima vez que desee ingresar a GM LINK Flotillas
Acceso Clientes
Información de Propietario
Guía Rápida
Página de acceso
La página de Bienvenida! GM LINK Flotillas le muestra una
gran variedad de opciones a las que puede acceder de manera
fácil a las tareas más comunes definidas por los siguientes
íconos:






Bienvenido!: Establecer la página de inicio para la próxima
vez que accese a GM LINK Flotillas.
Mapas On-line: Accede inmediatamente al mapa del
sistema para ubicar en tiempo real los vehículos con el
sistema.
Mapas de Geocercas: Administre regiones nuevas y las ya
existentes, defina y establezca alertas cuando sus vehículos
entren o salgan de sus areas definidas
Reportes de Flotillas: Accese a la página de Reportes en el
sistema.
Reportes de Combustible: En desarrollo
Gestión de grupos y alertas: Cree y administre grupos y
establezca importantes parámetros.
Además, la barra de menú permite acceder a todos los módulos
disponibles basados en los permisos establecidos por el usuario.
Las siguientes secciones proveen instrucciones básicas para
acceder y usar estas funciones de GM LINK Flotillas.
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Información de Propietario
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Cambiar su Password
Usted puede cambiar algunos de los parámetros para acceso a
las cuentas incluyendo nombre, lenguaje, correo electrónico y
password.

2
Para realizar estos cambios, haga clic en el ícono
Configuración de mi cuenta ubicado cerca del botón Salir
en la parte superior derecha de la pantalla, para abrir el
cuadro de diálogo Configuración de mi cuenta.
Mapas en Línea
A través de GM LINK Flotillas Online Maps los
administradores de flotillas pueden localizar y visualizar sus
activos móviles dependiendo de los permisos de acceso
definidos previamente. Usted puede accesar a Online Maps de
dos maneras: desde el menú GM LINK Flotillas haciendo clic
en Online, o haciendo clic en el ícono Online Maps en la
página de bienvenida de GM LINK Flotillas.
Esta sección describe cómo comenzar con las siguientes
actividades:






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Navegar y hacer zoom en el mapa para visualizar vehículos
seleccionados usando una variedad de tipos diferentes de
mapas.
Usar filtros por Vehículos y Grupos para visualizar
información relevante.
Visualizar información de un vehículo.
Visualizar información de un conductor.
Visualizar Alertas activas y otra información.
Funciones adicionales de mapas, incluyendo:
• Mostrar u ocultar capas de vehículos.
• Zoom a todos los vehículos
• Visualizar regiones
• Visualizar puntos de interés
• Acceder y administrar tareas
• Parámetros de Mapas
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Navegando en Mapas en Línea
Filtros por Vehículos y Grupos



Mantenga el mouse para navegar alrededor del mapa.
Use el botón de desplazamiento para acercarse o alejarse.
Use las opciones de mapa para establecer los parámetros
de la vista:
Conforme su flotilla crezca usted puede usar una gran variedad
de filtros para visualizar información en particular. En cada uno
de los casos haga clic en Aplicar lista de mapa
el mapa refleje los resultados filtrados.

Para visualizar únicamente vehículos en específico, use el
Filtro por Vehículos, seleccione los vehículos que desea
visualizar. Después haga clic en OK únicamente para los
vehículos seleccionados los cuales apareceran en la lista de
vehículos. Para cancelar los filtros haga clic en el ícono
Mostrar todo

.
Si usted ha definido Grupo de Vehículos, use Filtro por
Grupos y seleccione los grupos relevantes. Después de que
usted haya hecho clic en OK únicamente los vehículos que
son anexados a los grupos seleccionados aparecerán en la
lista de vehículos. Para cancelar los resultados filtrados
haga clic en el ícono Mostrar todo
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para que
.

También se dispone de un filtro que se puede personalizar
de acuerdo a sus necesidades.

Use Mostrar por para mover la columna seleccionada
(desde la lista mostrar por) para ser la siguiente columna
después de la lista Nickname.
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Visualizar la Información del
Vehículo
Use el mouse (u otro dispositivo de señalización) para acceder a
la información del vehículo desde la lista Vehículo, ubicada en el
panel izquierdo de la página Online.

Para visualizar el estatus de un vehículo mantenga el cursor
sobre el ícono del vehículo. Ejemplo:
El estatus del vehículo es indicado de la siguiente manera
•
•
•
•

Visualizar Información del
Conductor
Haga clic en el Nickname o Nombre del vehículo para
ubicar la unidad, para abrir un cuadro de diálogo, y visualizar
alguna información básica del vehículo, incluyendo
velocidad, odómetro y algún evento (en caso de que sea
relevante). Algunas funciones de rastreo avanzadas, vistas
y asignación de tareas están disponibles desde el cuadro de
diálogo también.
Use el mouse (u otro dispositivo de señalización) para acceder a
la información del conductor desde la lista Vehículo , ubicada en
el panel izquierdo de la ventana Online


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Azul: Vehículo en movimiento
Gris: Motor apagado
Purpura: Motor encendido
Rojo: Alerta Roja Activa
Haga clic en Nombre del Conductor para abrir
inmediatamente un cuadro de diálogo con los detalles del
conductor y pasajeros (en caso de que relevante).
Haga clic con el botón derecho sobre Nombre del
Conductor o Nickname para acceder al menú de contexto
con funciones adicionales.
Acceso Clientes
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Uso del Menu Contextual
Haga clic con el botón derecho en Nombre del Conductor o
Nickname para acceder al menu contextual para obtener
información adicional referente a los vehículos seleccionados tal
como:
• Zoom para Vehículos: Enfoca el mapa en el vehículo
seleccionado.
• Enviar Comandos: Enviar un mensaje al vehículo o al
PDA o enviar un SMS a los celulares del los conductores.
• Información del Vehículo: Ingrese a los detalles del
vehículo tales como nickname, device ID, etc.
• Conductor y Pasajeros: Ingrese a los detalles de las
cuentas e información de contacto para el conductor o los
pasajeros.
• Registros más recientes: Genera inmediatamente un
Menu Contextual
reporte con los registros más recientes de los vehículos.
• Ruta de Hoy: Genera inmediatamente un reporte con
todos los vehículos y sus posiciones actuales.
Visualizar Alertas Activas y
Use el mouse (u otro dispositivo de señalización) para ingresar a
información sobre eventos y alertas de la lista Eventos, ubicada
debajo del mapa Online.

Seleccione los tipos de Prioridad de Alertas (rojo, amarilla,
o verde) para visualizar la lista Eventos. Desmarque la
Prioridad de Alertas para remover el tipo de alerta de la
lista.

Use el panel Eventos para visualizar los eventos Activos.
Haga clic en uno de los botones de comando (Archivo,
Mensajes, etc.) para visualizar la información en esta
categoria. Info despliega información adicional acerca de
cualquier vehículo seleccionado de la lista de vehículos en el
panel izquierdo. Algunas categorias requieren parámetros
adicionales para funcionar adecuadamente.
Haga clic en el ícono Prioridad (Pr.) para desplazarse a la
ubicación del evento.
otra Información

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Mapa Adicional de Funciones
Se puede ingresar a las funciones adicionales del mapa desde la
barra de tareas e incluye:

Minimizar/Maximizar cambia el tamaño del mapa.

Mostrar/Ocultar oculta capas en caso de que haya
mucha información en el mapa.

Use este comando para visualizar todos los
vehículos

Mi Regiones abre la lista de regiones. Note que las
regiones están definidas desde el comando
Mi Lista de Regiones
Compañía>Mapa de Regiones.

Puntos de Interés abre la lista de POI’s. Note que
los
POI pueden ser creados y definidos de acuerdo a
Empleados, Clientes o Proveedores.

Agregar Trabajo abre una lista para opciones de
administración de tareas.
Lista de Puntos de Interes

Use Configuración para determinar los ejes X y Y
del mapa, el tipo de mapa por omisión y propiedades de las
capas.
Opciones de Trabajo
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3
Generar Reportes
GM LINK Flotillas puede generar una amplia variedad de
reportes, desde un simple reporte que muestre una lista de
vehículos que requieren servicio hasta reportes al detalle que
incluya conductor/vehículo/cliente sus interacciones y análisis
de desempeño.
El menú de Reportes incluye:
 Reporte de Flotilla
 Reporte Off-line
El Reporte Off-line es la visualización gráfica de los recorridos
del vehículo usando fecha/hora, vehículo, conductor y cualquier
otro parámetro relevante de acuerdo a los filtros establecidos.
Permite a los usuarios visualizar las rutas exactas de multiples
viajes incluyendo un ícono que traza las rutas de los vehículos
en el mapa.
Reporte de Flotillas
Usted puede ingresar a la página Reportes de Flotillas de dos
maneras.
Desde el menú GM LINK Flotillas Reportes>Reportes de
Flotilla, o haciendo clic en el ícono Reportes de Flotilla en la
página de Bienvenida GM LINK Flotillas. Una vez que usted
vea el tipo de reportes detallados que están disponibles los
usuarios comprera el uso de cada reporte y la finalidad que este
tiene GM LINK Flotillas como herramienta de análisis de flotillas
y negocios.




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Para generar un reporte de flotillas, abra una de las
opciones, desplácese y seleccione un reporte.
Anote el rango de fechas.
Defina los parámetros para Grupo de Vehículo, Grupo de
Conductores y Conductor usados para crear el reporte. Si
usted está empezando a usar GM LINK Flotillas, podría ser
más sencillo seleccionar simplemente Todo.
Haga clic en Mostrar Reporte para generar su reporte.
Acceso Clientes
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Administrando sus vehículos
Para administrar sus vehículos use Flotilla >Vehículos menú
para agregar y actualizar vehículos en la base de datos de
GM LINK Flotillas. Con GM LINK Flotillas usted puede:




Agregar vehículos
Borrar vehículos
Editar propiedades de los vehículos
Filtrar vehículos por parámetros

Para agregar un vehículo haga clic en

Llene los campos de la tabla Agregar Nuevo Vehículo.
Agregar un vehículo*
*El personal de GMLINK es el encargado de realizar esta tarea.
Table 1:
Agregar parámetros de vehículo*
Nombr e d el cam po
Des cr i pci ón
Activo
Seleccione y marque la casilla Activo (valor por default) para hacer que el vehículo aparezca en
el árbol de vehículos del mapa Online, listas y reportes.
Si un vehículo anterior ya no está en uso (por ejemplo) y si usted desea que no aparezca mas
en las listas y reportes, desmarque la casilla.
Tipo de Dispositivo
Seleccione el tipo de dispositivo instalado en el vehículo. Si no está seguro acerca del
dispositivo, seleccione SmartLog 1. Este es el valor por defecto.
Grupo de Vehículos
Seleccione miembro del grupo de vehículo. Para definir un grupo de vehículos, vea sección
6, Grupos y administración, en página 11.
ID de Dispositivo
Este es el identificador único del dispositivo en el hardware.
Campo obligatorio.
Nombre
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Un nombre más amigable del vehículo que aparece en los reportes y en la mayoria de los
controles GUI como herramientas de mapas y capas.
Acceso Clientes
Información de Propietario
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Placas
El Device ID es por defecto el Número de Placa. Este campo puede ser actualizado si se
requiere, para reflejar el número de licencia.
Campo obligatorio.
Estacion
Si hay un dispositivo RF o GSM, seleccione la estación de transmisión de datos.
Tipo
Seleccione Tipo vehículo de la lista Tipo. Tipo es usado como un filtro de categoria de
reportes y para tener una imagen del dispositivo
Defina las opciones de vehículo Tipo en Compañía>Tabla de Referencias.
Status
Opcional.
Tipo de Combustible
Seleccione Tipo de Combustible de la lista Combustible.
Seleccione el tipo apropiado de combustible de la lista Tipo de Combustible. La lista por
defecto debe ser suficiente para la mayoría de las necesidades.
Conductor Asignado
Opcional.
Asigne un conductor a un vehículo de la lista Conductores. Este campo es útil si el Botón
Dallas no es usado como medio de identificación de los conductores por parte de la compañía u
organización. Los nombres de los conductores asignados aparecen en los reportes basados en
los registros de los viajes. Las asignaciones a los conductores son implementadas
inmediatamente a través de GM LINK Flotillas.
Observaciones
Para incluir un mensaje de texto.
*El personal de GMLINK es el encargado de realizar esta tarea.

Borrar un vehículo*
Hacer clic en Flotas>Vehículos
en la línea para
borrar.
 Haga clic en OK para confirmar el borrado.
Es recomendado no borrar vehículos de GM LINK Flotillas. El
borrado también borra todos los datos de los viajes de los
vehículos usados por esos conductores.
*El personal de GMLINK es el encargado de realizar esta tarea.
Editar Propiedades de un
vehículo
Filtrar Vehículos por
Parámetros
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


Para editar un vehículo existente haga clic en
sobre la línea del vehículo para editarlo.
Actualizar los datos descritos en
Haga clic en Guardar y Cerrar para guardar sus cambios.

En la página Flota>Vehículos, llenar cualquier campo de
uno de los filtros. Después de unos instantes, los resultados
de los filtros serán mostrados.

Haga clic en
para cancelar los resultados de los filtros
y ver todas las entradas.
Acceso Clientes
Información de Propietario
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Administrando sus conductores
Use el menú Flota >Conductores para agregar y actualizar sus
conductores en la base de datos de GM LINK Flotillas. Con
GM LINK Flotillas usted puede:




Agregar conductores
Borrar conductores
Editar propiedades de los conductores
Filtrar conductores por parámetros.

Seleccione Flota>Conductores y haga clic en Agregar
nuevo Conductor para accesar a la pantalla de
configuración de conductores
Llene los datos descritos en la Agregar un.
Agregar un conductor

Table 2:
Agregar un Conductor
Nombre del Campo
Conductor
Des cr i pci ón
Seleccione la casilla Conductor (valor por defecto) para distinguir empleados, quienes no
son conductores regulares y sus IDs (tarjetas magnéticas o iButton) de los conductores
regulares.
Note que las listas de conductores incluye solo conductores como Conductor, y esas
listas incluyen todas las entradas.
Si un conductor activo no está en su compañía (por ejemplo) y si usted desea que ya no
aparezca en sus reportes, desmarque esta casilla.
Activo
Únicamente los conductores activos aparecen en la lista Online de conductores.
Adicionalmente, los conductores inactivos no aparecen en algunos reportes, o en la
mayoría de las listas desaparecen. Seleccionar Activo para indicar si el conductor
está actualmente empleado por la compañía, y activo en la flotilla.
Grupo de Conductores
El grupo jerarquico usado en la Empresa como filtro en la interface GM LINK
Flotillas y en reportes.
Primer Nombre
Por defecto, el numero de ID del conductor (Botón Dallas) es desplegada aquí. Si un
conductor es el único conductor de este vehículo, entonces cambie este campo para
reflejar el nombre del conductor.
Apellido
El apellido del conductor.
Numero de Carga
Este puede ser alguno de estas Descripciones:
• ID del Conductor (el asignado al botón dallas)
• Número de trabajo (como el asignado al Botón Dallas)
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Borrar un conductor
 En Flota>Conductores, haga clic en
en para borrar.
 Haga clic en OK para confirmar el borrado.
Se recomienda no borrar conductores de GM LINK Flotillas. El
borrado de conductores también borra todos los datos de los
vehículos y los viajes usados por esos conductores.

Editar un Conductor
Filtrar Conductores
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

Haga clic en Flota>Conductores,
en la línea de
conductor para editar.
Actualice la casilla descritos en in Agregar un .
Haga clic en Guardar & Cerrar para salvar sus cambios..

En Flota>Conductores, llene cualquier campo de filtros.
Los resultados del filtro se desplegarán en un segundo..

Haga clic en
las entradas.
para cancelar los resultados y ver todas
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Administración de Grupos y Alertas
Con Gestión de grupos y alertas usted puede usar GM LINK
Flotillas para crear y administrar grupos y regiones de
vehículos, así como una variedad de alertas basadas en
vehículos y regiones de eventos.
 GM LINK Flotillas registra y guarda la información acerca
de los vehículos basados en los miembros del Grupo de
vehículos.
 Use la barra de Eventos de vehículo para seleccionar
eventos que generan alertas, por la prioridad del tipo de
evento (verde, amarillo o rojo).
 Use la barra de Región de Eventos para configurar las
condiciones bajo las cuales las alertas regionales son
generadas.

Agregar y Actualizar Grupos de
Vehículos




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El nivel jerárquico de Grupo de Vehículo es desplegado en
el panel izquierdo del la ventana de Gestión de grupos y
alertas. Usted puede acceder a este diálogo a través del link
Gestión de grupos y alertas en la página de inicio GM
LINK Flotillas página de inicio ó desde el menú Empresa.
En el panel de Gestión de Grupos seleccione Toda la
Flota, y haga clic en
para agregar un nuevo Grupo de
Vehículo.
Escriba en Nombre del Grupo en Agregar nuevo grupo y
haga clic en OK para confirmar la operación.
Note que es posible crear tantos subgrupos de vehículos
como sea necesario.
Use los comandos adicionales para editar, borrar,
renombrar o expandir los grupos de vehículos, como se
requiera.
Acceso Clientes
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Eventos y Alertas de Vehiculo
Los eventos y alertas de vehículo aplica para un grupo de
vehículos y todos los subgrupos de ese grupo. Por ejemplo, los
usuarios con todos los permisos de Toda la Flota pueden
visualizar todos los datos de los vehículos porque este incluye
todos los subgrupos de vehículos.



Ingrese a la barra Eventos de Vehículo del menú
Empresa>Gestión de grupos y alertas.
Seleccione Grupo de Vehículos del árbol Grupo de
Vehículos.
Seleccione el evento y su prioridad.
Los valores de prioridad de las alertas de Eventos de
Vehículos son las siguientes:
• Verde: Baja prioridad.
• Amarillo: Prioridad media.
• Rojo: Alta prioridad. Estas alertas pueden generar
también un mensaje a un email y/o SMS.
•
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Si esta función está definida con los permisos
adecuados.
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Regiones, Alertas y Eventos
Con GM LINK Flotillas usted puede crear regiones y entonces
aplicar hora y/o eventos basados en sensores y alertas para
vehículos en cuanto entren o salgan de una región.
Antes de que usted pueda configurar eventos y alertas por
región, usted debe:
• Crear un grupo-región y una región (ver más adelante).
• Garantizar los permisos apropiados para hacer los cambios
a la región-grupo que usted ha creado. Los permisos
apropiados se hacen en Empresa>Cuentas de
Usuario>Permisos seleccionando la región de la lista
Región. Los permisos son concedidos a cada usuario. En
las siguientes sesiones de GM LINK Flotillas usted debe
accede a GM LINK Flotillas como el usuario el cual tiene los
permisos para asignar eventos para la región.
Crear Grupos de Regiones y
Regiones
Ingrese al editor de regiones en el link Mapa de Geocercas o
desde el menú Empresa>Mapas de Geocercas.
Toda las Regiones es un grupo de regiones virtuales que no
aparece en la lista Permiso de Regiones y no puede ser usado
para proveer permisos de región. Cualquier otro nombre dado
por usted será ingresado pero no aparecerá en la lista Región. Si
usted es un nuevo usuario de GM LINK Flotillas, usted verá el
Grupo General
Note la diferencia entre las herramientas de Grupo de Regiones
y las de Región a continuación. Una herramienta que no es
relevante para la operación actual no está disponible.
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






Crear Eventos de Entrada y
Salida de Regiones



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Seleccione Toda la Región y haga clic en
para
accede al menú Agregar Nuevo Grupo.
Ingrese el nombre de la nueva región y haga clic en OK.
Seleccione el Nuevo grupo y haga clic en
para
accede a la ventana de Propiedades de Región.
Seleccione el tipo de región: polígono, polígono por circulo o
polígono por ruta.
Ingrese un nombre de región y seleccione un color.
Use el scroll del mouse para acercarse o alejarse, y
mantenga el botón presionado para navegar en el mapa si
es necesario. Cuando la área para la región está en la vista,
haga clic en el mapa para comenzar a dibujar la región. Note
que debe hacer clic en el primer nodo para crear una zona
cerrada.
Haga clic en Guardar
Una vez que usted ha creado una región o grupo de
regiones entre a la barra de Eventos de Regiones a través
del ícono Grupo y Alertas de Regiones en la página
principal de GM LINK Flotillas, o desde el menú
Empresa>Grupo y Alertas de Regiones.
Del panel Grupo de Vehículos seleccione el Grupo de
Vehículos para el cual los eventos y alertas aplicarán.
Haga clic en
para ingresar al panel Eventos de
Región. Ahora usted puede seleccionar regiones de
acuerdo a la hora y el día, su prioridad y valores adicionales
podrían ser requeridos.
Note que el color de los indicadores de Entrada y Salida son
establecidos por el color (rojo, verde o Amarillo). Los valores
serán guardados para la región o regiones seleccionadas y
aplicada para todos los vehículos que pertenecen al grupo
seleccionado y todos los subgrupos.
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