Control de versiones en un documento Word

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Informática en una página
Control de versiones en un documento Word
C
uando escribimos un texto con Word, generalmente la primera
versión del documento no es la definitiva y realizaremos diversas
correcciones hasta dar con el documento final. Esto es especialmente
importante si el documento es elaborado por varias personas.
Se puede guardar cada documento modificado con un nombre distinto mediante la función «GUARDAR COMO...» y en el cuadro que
aparece escoger la carpeta donde se va a guardar, el nombre del fichero
y hacer clic en «GUARDAR».
Comparación de dos copias de un documento
En primer lugar, abriremos la copia modificada del documento y en el menú
«HERRAMIENTAS» escogeremos «CONTROL DE CAMBIOS» y a continuación haremos un clic en «COMPARAR DOCUMENTOS». Se nos
pide el documento con el que queremos hacer la comparación. El resultado se
muestra en la figura 1, en cuya parte superior y media se muestran los textos a
comparar y en la parte inferior se visualizan las modificaciones: en rojo quedan
subrayadas las adiciones y también en rojo, pero tachado, las eliminaciones.
Trabajar con versiones
En cualquier momento se puede guardar la versión actual de un documento.
Para ello abriremos el menú «ARCHIVO» y elegiremos «VERSIONES...».
Aparecerá una pantalla (fig. 2). Si hacemos un clic encima de «GUARDAR
AHORA...», llegamos a la pantalla de la figura 3,
en la que podremos añadir comentarios sobre la
versión que se guarda. El programa atribuye como
autor del documento al usuario de la sesión con
que se trabaja.
Podemos hacer que se guarde automáticamente una versión del documento cada vez
que se cierre. Para ello deberemos activar la
casilla de verificación de la figura 2.
Comparación de versiones
En el documento en que estamos trabajando, desplegaremos el menú «ARCHIVO» y elegiremos «VERSIONES...». De las versiones guardadas que se muestran escogeremos una y la abriremos. Nos aparece una pantalla
dividida en dos partes con un documento en cada una de
ellas (fig. 4). En ambas partes de la pantalla podemos
movernos libre e independientemente por el texto de los
documentos.
Finalmente, hay que decir que si queremos realizar una comparación automática de los dos
documentos es preciso guardar el documento de
la versión con un nombre distinto. Entonces
podremos realizarla tal como se indica en el apartado «Comparación de dos copias de un documento». ■
JORDI VINTRÓ
CONTADOR DEL COF DE BARCELONA (jvintro001@cofb.net).
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O F F A R M
VOL 27 NÚM 1 ENERO 2008