Volunteer Information Packet

Volunteer Information Packet
2016‐17
Thank you for choosing to volunteer in the San Antonio Independent School District. We hope that the time that you spend volunteering in SAISD is both fun and rewarding. Please complete the forms in this packet and provide a copy of your Driver’s License or any valid government issued picture I.D. with date of birth. Then submit your forms and I.D. to the school or department at which you will be volunteering after attending a mandatory volunteer orientation. You may begin your volunteer assignment once the school receives notice your application has been approved. For Help Please call: John Guardia Program Coordinator School/Community Relations Governmental & Community Relations San Antonio Independent School District Gonzales Learning Center 518 E. Magnolia San Antonio, Texas 78212 Office: (210) 554‐2230 Direct: (210) 554‐2236 Email: jguardia@saisd.net SAISD Volunteer Information Packet Thank you for choosing to volunteer in the San Antonio Independent School District. We hope that the time that you spend volunteering at SAISD is both fun and rewarding. SAISD is bound by law and tradition to set certain standards of conduct for all volunteers to follow. In order to maintain a safe educational environment for SAISD students, staff, and community members, the District has established the SAISD Code of Ethics and Standards of Conduct. The term volunteer shall be all inclusive of all categories or initiatives. This includes but not limited to all parent and community volunteers; boosters; chaperones; mentors; tutors; college student observers; business and community partners or any other person wanting to gain access, work or help in the school, (e.g., Student Teachers, Interns, Observers, etc.), or who intends to do business with the school or District where students and/or minors are present. All volunteers at SAISD must comply with the following: SAISD Volunteer Code of Ethics 1. The volunteer in SAISD values the worth and dignity of every person. 2. The volunteer in SAISD advocates for the student and for the development of the student's potential. 3. The volunteer in SAISD supports the importance of maintaining the respect and confidence of one's colleagues (e.g., other volunteers, teachers, administrators), of students, of parents, and of other members of the community and must strive to achieve and sustain the highest degree of ethical conduct. SAISD Volunteer Standards of Conduct Absences & Lateness:  The volunteer must be dependable and on time. If unable to attend, volunteers must notify the campus contact or the school secretary that you will not be there. Alcohol, Tobacco & Other Controlled Substances:  The volunteer does not glamorize or lend approval to the use of alcohol and drugs.  The volunteer shall not consume alcohol beverages or tobacco products or paraphernalia, including e‐cigarettes, on school property or during school activities.  The volunteer shall refrain from the illegal use or distribution of controlled substances and/or abuse of prescription drugs and toxic inhalants. Behavior & Conduct:  The volunteer shall comply with state and federal laws and regulations; all SAISD policies and procedures; and any applicable campus guidelines.  The volunteer shall comply with all lawful directives given to the volunteer by District or campus staff.  The volunteer serves as a role model for the District’s student body and shall be courteous to students, employees, and the public, working in a cooperative spirit to serve the best interests of the District. The volunteer shall treat each individual with respect, dignity, and good manners.  The volunteer shall not falsify records, or direct others to do so.  The volunteer shall not intentionally, knowingly, or recklessly misrepresent facts.  The volunteer shall not make threats of violence against District employees, Board members, students, or parents of students. SAISD Volunteer Information Packet 2016‐17
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The volunteer shall not use coercive means or promise of special treatment in order to influence others.  The volunteer shall not intentionally, knowingly, or recklessly treat a student in a manner that adversely affects or endangers the learning, physical health, mental health, or safety of the student.  The volunteer shall not intentionally, knowingly, or recklessly engage in physical mistreatment, neglect, or abuse of a student, employee, or member of the public.  The volunteer shall not solicit or engage in sexual conduct or a romantic relationship with a student or minor.  The volunteer shall maintain appropriate professional volunteer‐student relationships and boundaries.  The volunteer shall refrain from inappropriate communication with a student or minor, including, but not limited to, electronic communication such as cell phone, text messaging, e‐mail, instant messaging, blogging, or other social network communication. Factors that may be considered in assessing whether the communication is inappropriate include, but are not limited to: o The nature, purpose, timing, and amount of the communication; o The subject matter of the communication and whether the communication was made openly; o Whether the communication could be reasonably interpreted as soliciting sexual contact or a romantic relationship; o Whether the communication was sexually explicit; and o Whether the communication involved discussion(s) of the physical or sexual attractiveness or the sexual history, activities, preferences, or fantasies of either the volunteer or the student. Commercial product & promotions:  The volunteer must avoid promoting any commercial product or brand names, so that one business does not have an unfair advantage over another.  The volunteer is NOT authorized to sell products on SAISD campuses. However, the school principal may use discretion on a case by case basis. Correspondence:  Only SAISD staff is authorized to use SAISD campus letterhead and to sign documents.  The volunteer must NOT use SAISD or campus logos without prior approval of the principal or designee. Discontinuance or Removal:  The San Antonio Independent School District reserves the right to ask an unsatisfactory volunteer to cease participation in the Volunteer Program.  Any failure to comply with one or more standards stated within this document may result in forfeiture of volunteering privileges with SAISD.  Any violation or potential violation of the law shall result in District staff notifying the proper legal authorities. Dress:  The volunteers’ dress and grooming shall be clean, neat and in a manner appropriate for their assignment and in accordance with any additional standards established by the school. Electronic Devices:  The volunteer shall silence electronic devices when entering the school. Funds:  The volunteer shall not misappropriate, divert, or use monies, personnel, property, or equipment for personal gain or advantage.  The volunteer shall not obligate SAISD funds. SAISD Volunteer Information Packet 2016‐17
Page 2 of 6 Gift Giving:  The volunteer shall neither accept nor offer gratuities, gifts, or favors that impair the volunteer’s judgment or to obtain special advantage. This standard shall not restrict the acceptance of gifts or tokens offered and accepted openly from students, parents of students, or other persons or organizations in recognition or appreciation of service.  The volunteer must avoid lending money to students, so that parents are not expected to return unauthorized expenditures. Grading Papers:  Work done by students must not be graded by a volunteer. Assistance in checking answers marked on an answer key is the only method allowed.  The volunteer shall not reveal confidential education, health or personnel information or records. As a volunteer, you are responsible to maintain the confidentiality of learning, and you must not share information which can be detrimental to any individual or group. Guests & Children:  Volunteers should be totally committed to their duties when at school, therefore, guests and/or infants and toddlers should NOT accompany you. However, the school principal may use discretion on a case by case basis. Personal Beliefs:  The volunteer shall not interfere with anyone’s exercise of political, professional, or citizenship rights and responsibilities.  The volunteer shall not discriminate against or coerce anyone on the basis of race, color, religion, national origin, age, gender, disability, family status, or sexual orientation.  The volunteer must avoid proposing any religious doctrines or beliefs, so that each family's beliefs and religious habits will be respected. Problem Resolution:  The volunteer shall take all matters of concern to the administrator of the school.  The volunteer must avoid expressing differences of opinion or dissatisfaction with the school or staff in the presence of students. Any genuine concerns should be discussed with the principal in private. Restrooms:  For the safety and security of both the student and the volunteer, volunteers are to avoid using the students’ restrooms. If the need arises, ask a staff member for directions to the appropriate adult restroom. Safety, Special Needs & Medications:  The volunteer must be sensitive to the special needs of SAISD students and must not involve any students in activities which might be hazardous to their health or safety. Students may have special medical or behavioral restrictions and the volunteer must abide by the restrictions.  The volunteer is NOT authorized to give medical treatment, prescription or non‐prescription medication to any student. Campus personnel are responsible for addressing medical needs of students.  The volunteer is NOT authorized to release any student to any adult not authorized to be on school grounds.  The volunteer must seek the aid of the school personnel in case of serious discipline problems, so that the staff person who is responsible for the overall care of the student can take the necessary action. Security:  The volunteer is required to complete a Volunteer Orientation Session as well as an Authorization for Release of Criminal History Records Information form and submit for approval BEFORE volunteer work begins. SAISD Volunteer Information Packet 2016‐17
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The volunteer shall not intentionally or knowingly misrepresent his or her criminal history when applying for volunteering.  The volunteer must check in the principal's office (sign in/out) when they arrive at school. Volunteer hours of service must be recorded on the designated form at the school (Sign In/Out Sheet) so that an accurate report can be prepared for the administration and the central office.  The volunteer must wear an I.D. badge at all times while on campus.  The school reserves the right to establish and maintain additional procedures to ensure safety and a positive learning environment of the school.  Obtaining a Stage One CHRI background clearance to be eligible to become a volunteer does not guarantee possible employment with the District. Snacks:  The volunteer shall not provide any snack or candy to students. Texas public schools participating in the federal child nutrition programs must comply with the nutrition policy outlined by the Texas Department of Agriculture (TDA). Therefore, all school visitors, volunteers, guest speakers and presenters are prohibited from providing all forms of snacks and/or candy to all students. Transportation:  The volunteer is not authorized to transport staff, employees, other volunteers and/or students without prior approval of the school principal and/or parent. SAISD Volunteer Information Packet 2016‐17
Page 4 of 6 Please read and initial the following: _____ I have read, understand and agree to this Volunteer Code of Ethics and Standards of Conduct. _____ I acknowledge that I have gone through an orientation on the policies and procedures of SAISD’s Volunteer Program. Please sign below and submit this signature page as evidence along with the Background Clearance form and a copy of your Driver’s License. ______________________________________________ Volunteer Printed Name ______________________________________________ Volunteer Signature Date SAISD Volunteer Information Packet 2016‐17
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Page 6 of 6 Paquete Informativo para Voluntarios 2016‐17
Gracias por elegir servir como voluntario en el Distrito Escolar Independiente de San Antonio. Esperamos que el tiempo que usted dedique como voluntariado en SAISD sea divertido y gratificante. Por favor, complete los formularios de este paquete y provea una copia de su Licencia de Conducir o cualquier otro tipo de identificación válida con fotografía emitida y fecha de nacimiento por el gobierno. Después, entregue sus formularios e identificación a la escuela en la que servirá de voluntario después de haber asistido a una orientación obligatoria para voluntarios. Usted puede comenzar su asignación como voluntario una vez que la escuela reciba aviso de que su solicitud ha sido aprobada. Para Obtener Ayuda Llame a: John Guardia Coordinador de Programa Relaciones Escolares/Comunitarias Relaciones Gubernamentales y Comunitarias Distrito Escolar Independiente de San Antonio Gonzales Learning Center 518 E. Magnolia San Antonio, Texas 78212 Oficina: (210) 554‐2230 Línea Directa: (210) 554‐2236 Corre Electrónico: jguardia@saisd.net Paquete Informativo para Voluntarios de SAISD Gracias por haber elegido servir como voluntario en el Distrito Escolar Independiente de San Antonio. Esperamos que el tiempo que usted invierta como voluntario en SAISD sea a la vez divertido y gratificante. SAISD está obligado por la ley y por tradición a establecer ciertas normas de conducta que todos los voluntarios deben de seguir. Con el fin de mantener un ambiente educativo seguro para los estudiantes, personal docente y miembros de la comunidad de SAISD, el Distrito ha establecido el Código de Ética y Normas de Conducta de SAISD. El término voluntario deberá incluir todas las categorías o iniciativas. Esto incluye, pero no se limita, a todos los padres de familia y voluntarios de la comunidad, promotores; acompañantes, mentores, tutores, estudiantes universitarios observadores; socios comunitarios y empresariales o cualquier otra persona que desea tener acceso, trabajar o ayudar en la escuela, (por ejemplo, maestros practicantes, pasantes, observadores, etc.), o que tiene la intención de establecer relaciones empresariales con la escuela o el Distrito donde habrá estudiantes y/o menores de edad presentes. Todos los voluntarios en SAISD deben cumplir con lo siguiente: Código de Ética para Voluntarios de SAISD 1. El voluntario en SAISD aprecia el valor y la dignidad de toda persona. 2. El voluntario en SAISD aboga por el estudiante y por el desarrollo del potencial del estudiante. 3. El voluntario en SAISD apoya la importancia de mantener el respeto y la confianza de los colegas (por ejemplo, otros voluntarios, maestros, administradores), de estudiantes, de los padres de familia y de otros miembros de la comunidad y debe esforzarse para lograr y mantener el más alto grado conducta de ética. Normas de Conducta para Voluntario de SAISD Ausencias y Tardanzas:  El voluntario debe ser confiable y puntal. Si no le es posible asistir, el voluntario debe notificar al contacto de la escuela, o la secretaria de la escuela, para informar que no va a estar presente. Alcohol, Tabaco y Otras Sustancias Controladas:  El voluntario no da glamour o aprobación al uso de alcohol y drogas.  El voluntario no deberá consumir bebidas alcohólicas o productos de tabaco o parafernalia, incluyendo cigarrillos electrónicos, en la escuela o durante actividades escolares.  El voluntario deberá abstenerse del uso o distribución ilegal de sustancias controladas y/ o abuso de medicamentos recetados y de inhalantes tóxicos. Comportamiento y Conducta:  El voluntario deberá cumplir con las leyes y reglamentos estatales y federales; todas las políticas y procedimientos de SAISD, y las pautas aplicables del plantel escolar.  El voluntario deberá cumplir con todas las directivas legales dadas a los voluntarios por el personal docente del Distrito o del plantel escolar.  El voluntario sirve como un modelo de conducta para el cuerpo estudiantil del Distrito y deberá ser cortés con los estudiantes, empleados y el público, y trabajar con espíritu de cooperación para servir el mejor interés del Distrito. El voluntario deberá tratar a cada persona con respeto, dignidad y con buenos modales.  El voluntario no deberá falsificar expedientes, o dirigir a que otras personas lo hagan. Paquete Informativo para Voluntarios de SAISD 2016‐17
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El voluntario no deberá, intencionalmente, a sabiendas o de manera imprudente, distorsionar los hechos.  El voluntario no deberá hacer amenazas de violencia contra empleados del distrito, miembros de la Junta Directiva, estudiantes o contra padres de estudiantes.  El voluntario no podrá utilizar medios coercitivos o promesa de un tratamiento especial con el fin de influir en los demás.  El voluntario no deberá, intencionalmente, a sabiendas o imprudentemente, tratar a un estudiante que afecte de manera adversa o ponga en peligro el aprendizaje, la salud física, la salud mental o la seguridad del estudiante.  El voluntario no deberá, intencionalmente, a sabiendas o imprudentemente, participar en el maltrato físico, negligencia o abuso de un estudiante, empleado o miembro del público.  El voluntario no deberá solicitar o participar en conducta sexual o en una relación romántica con un estudiante o con un menor de edad.  El voluntario deberá mantener relaciones profesionales y limites apropiados entre voluntarios y estudiantes.  El voluntario se abstendrá de mantener comunicación inapropiada con un estudiante o menor de edad, incluyendo, pero no limitado a, la comunicación electrónica, tal como teléfonos celulares, mensajes de texto, correo electrónico, mensajería instantánea, blogs, o cualquier otra comunicación de redes sociales. Los factores que pueden ser considerados al evaluar si la comunicación es inapropiada incluyen, pero no se limitan a: o La naturaleza, propósito, horario y cantidad de la comunicación; o El tema de la comunicación y si la comunicación fue hecha abiertamente; o Si la comunicación podría interpretarse razonablemente como el solicitar contacto sexual o una relación romántica; o Si la comunicación era sexualmente explícita, y o Si la comunicación involucra temas(as) de atracción física o sexual o la historia sexual, actividades, preferencias, o fantasías de, ya sea el voluntario o el estudiante. Productos comerciales y promociones:  El voluntario debe evitar la promoción de cualquier producto comercial o marcas, de modo que una empresa no tenga una ventaja injusta sobre otras empresas.  El voluntario NO está autorizado para vender productos en los planteles de SAISD. Sin embargo, el director de la escuela puede usar su criterio según sea el caso. Correspondencia:  Sólo el personal docente de SAISD está autorizado para usar papel membretado del plantel escolar de SAISD y para firmar documentos.  El voluntario NO debe usar logos del plantel escolar o de SAISD sin la aprobación previa del director o su designado Descontinuación o Remoción:  El Distrito Escolar Independiente de San Antonio se reserva el derecho de pedirle a un voluntario con desempeño insatisfactorio que cese su participación en el Programa de Voluntarios.  Cualquier incumplimiento de una o más normas establecidas en este documento puede resultar en la pérdida de privilegios de voluntariado con SAISD.  Cualquier violación o posible violación de la ley dará lugar al personal docente del Distrito a notificar a las autoridades legales competentes. Tipo de ropa:  La ropa y el arreglo personal de los voluntarios deberán estar limpias, ordenadas y de una manera apropiada para su asignación y de acuerdo con cualquier otras normas adicionales establecidas por Paquete Informativo para Voluntarios de SAISD 2016‐17
Page 2 of 6 la escuela Aparatos Electrónicos:  El voluntario deberá silenciar los aparatos electrónicos al entrar en la escuela. Fondos monetarios:  El voluntario no deberá apropiar indebidamente, desviar o usar fondos monetarios, personal, propiedad o equipo para obtener ganancias económicas o ventajas personales.  El voluntario no deberá comprometer los fondos económicos de SAISD. Donación de Regalos:  El voluntario no deberá aceptar ni ofrecer gratuidades, regalos o favores que dañen el juicio del voluntario o para obtener ventajas especiales. Esta norma no restringirá la habilidad de poder aceptar regalos o prendas de bajo costo ofrecidos y aceptados abiertamente de parte de los estudiantes, los padres de los estudiantes u otras personas u organizaciones en reconocimiento o apreciación del servicio.  El voluntario debe evitar el préstamo de dinero a los estudiantes, de manera que no se espere que los padres tengan que devolver gastos no autorizados. Calificación de Asignaciones:  El trabajo hecho por los estudiantes no deberá ser calificado por un voluntario. El asistir en revisar respuestas marcadas en una clave de respuestas es el único método permitido.  El voluntario no deberá divulgar información confidencial educativa, de salud o del personal docente, o de expedientes personales. Como voluntario, usted es responsable de mantener la confidencialidad de aprendizaje, y no debe compartir información que pueda ser perjudicial para cualquier persona o grupo. Invitados y Niños:  Los voluntarios deben estar totalmente comprometidos con sus deberes, cuando estén en la escuela, por lo tanto, NO se permite que estén acompañados por invitados o por bebés y/o niños pequeños. Sin embargo, el director de la escuela puede usar su criterio según sea el caso. Creencias Personales:  El voluntario no deberá interferir con el ejercicio de los derechos y responsabilidades políticas, profesionales o de ciudadanía de ninguna persona.  El voluntario no deberá discriminar o forzar a nadie basándose en raza, color, religión, origen nacional, edad, sexo, discapacidad, estado civil u orientación sexual.  El voluntario debe evitar proponer cualquier doctrina religiosas o creencia, de modo que se respeten las creencias y costumbres religiosas de todas las familias. Resolución de Problemas:  El voluntario deberá reportar todas las cuestiones preocupantes al administrador de la escuela.  El voluntario debe evitar expresar diferencias de opinión o de insatisfacción con la escuela o el personal docente en la presencia de los estudiantes. Cualquier preocupación válida debe ser discutida con el director en privado. Baños:  Por razones de protección y de seguridad tanto del estudiante como del voluntario, los voluntarios deben evitar usar los baños estudiantiles. Si surge la necesidad, pídale a un miembro del personal docente que lo dirija a un baño apropiado para adultos. Seguridad, Necesidades Especiales y Medicamentos:  El voluntario debe ser sensible a las necesidades especiales de los estudiantes de SAISD y no involucrará a ningún estudiante en actividades que puedan ser peligrosas para su salud o seguridad. Los estudiantes pueden tener restricciones médicas especiales o de comportamiento y el voluntario Paquete Informativo para Voluntarios de SAISD 2016‐17
Page 3 of 6 deben respetar las restricciones.  El voluntario NO está autorizado para dar tratamiento médico, o administrar medicamento recetado o no recetado a ningún estudiante. El personal docente del plantel escolar es responsable de lidiar con las necesidades médicas de los estudiantes.  El voluntario NO está autorizado para entregar a ningún estudiante a ningún adulto que no esté autorizado a estar en la escuela.  El voluntario debe procurar la ayuda del personal docente en casos serios de problemas disciplinarios, de modo que sea el miembro del personal docente encargado de la atención general del estudiante quien tome las medidas necesarias. Seguridad:  Se requiere que el voluntario complete un formulario llamado Autorización para la Divulgación de Expedientes de Antecedentes Penales (Authorization for Release of Criminal History Records) y presentarla para su aprobación ANTES de que comience el trabajo de voluntario.  El voluntario no deberá intencionalmente o a sabiendas falsificar su historial criminal al solicitar servir como voluntario.  El voluntario debe reportarse a la oficina del director (registrar llegada y salida) al llegar a la escuela. Las horas de servicio del voluntario deben ser anotados en el formulario designado en la escuela (Formulario de Registro de llegada y de salida) de manera que un informe preciso se puede preparar para la administración local y para la oficina central.  El voluntario debe llevar un gafete de identificación siempre que esté en el plantel escolar.  La escuela se reserva el derecho de establecer y mantener procedimientos adicionales para garantizar la seguridad y un ambiente escolar positivo.  El obtener certificación de Etapa Uno de Autorización para la Divulgación de Expedientes de Antecedentes Penales (CHRI, por sus siglas en inglés) para poder servir como voluntario no garantiza un posible empleo con el Distrito. Bocadillos:  El voluntario no deberá proporcionar ningún tipo de bocadillos o dulces a los estudiantes. Las escuelas públicas de Texas que participan en los programas federales de nutrición infantil deben cumplir con la política de nutrición descrita por el Departamento de Agricultura de Texas (TDA, por sus siglas en inglés). Por lo tanto, todo los visitantes escolares, voluntarios, invitados y presentadores tienen prohibido proporcionar todo tipo de bocadillos y/o dulces a todos los estudiantes. Transporte:  El voluntario no está autorizado para transportar personal docente, empleados, otros voluntarios y/o estudiantes sin la aprobación previa del director y/o los padres de familia. Paquete Informativo para Voluntarios de SAISD 2016‐17
Page 4 of 6 Por favor lea y escriba sus iniciales en las siguientes declaraciones: _____ He leído, entiendo y estoy de acuerdo con este Código de Ética para Voluntarios y con las Normas de Conducta. _____ Reconozco que he asistido a una orientación acerca de las políticas y procedimientos del Programa de Voluntarios de SAISD. Por favor firme a continuación y entregue esta página de firma como prueba, junto con el formulario de Verificación de Antecedentes Penales y una copia de su Licencia de Conducir. ______________________________________________ Nombre Impreso de Voluntario ______________________________________________ Firma de Voluntario Fecha Paquete Informativo para Voluntarios de SAISD 2016‐17
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