ANEXO No. 4 DOCUMENTO TECNICO ESPECIFICACIONES

ANEXO No. 4
DOCUMENTO TECNICO
ESPECIFICACIONES – REQUERIMIENTOS
OBJETO: CONTRATAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA Y
SEGURIDAD PRIVADA PARA LAS INSTALACIONES DE LA CORPORACIÓN DE
COMERCIANTES DE PALOQUEMAO – COMERPAL.
1. CUMPLIMIENTO DEL NIVEL DE EXIGENCIA REQUERIDO PARA EL
ESQUEMA DE SEGURIDAD PRIVADA:
Los diferentes horarios que maneja la operación de la Plaza de Mercado de
Paloquemao para los diferentes puestos de vigilancia, los cuales se dieron
a conocer en la visita técnica obligatoria y expuesta en el documento de
licitación, deben ser cumplidos incluyendo sus extremos y/o cambios que se
generen, iniciando y terminando el servicio de vigilancia en las horas
determinadas. Dada la necesidad del servicio, queda específico que EL
CONTRATANTE podrá modificar los turnos y horarios existentes. En
cualquiera de los casos No podrá existir un turno de trabajo mayor a doce
(12) horas diarias por vigilante. Al finalizar cada turno EL PROVEEDOR
efectuará el cumplimiento de los relevos correspondientes, siempre
buscando un buen rendimiento, seguridad, tranquilidad y optimización del
recurso humano que se aplique en el esquema de vigilancia.
2. CUMPLIMIENTO DE LOS CAMBIOS DE PERSONAL SOLICITADOS POR
LA INTERVENTORIA TECNICA O ADMINISTRATIVA DEL CONTRATO:
EL PROVEEDOR debe realizar el cambio o los cambios de vigilantes,
supervisores o coordinador de seguridad que las interventorías del contrato
consideren deben ser relevados, Sin que sea necesario realizar escrito o
manifestación verbal específica sobre los motivos de la solicitud. Lo anterior,
debe ser cumplido por EL PROVEEDOR, en un término máximo de dos (2)
días. Cabe anotar que todo personal debe llegar con carta de presentación.
3. CUMPLIMIENTO DE PROGRAMACIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA:
EL PROVEEDOR, a través de los supervisores de puesto, deben presentar al
departamento de operaciones de Comerpal la Programación Mensual, (La cual
debe cumplirse a cabalidad, salvo eventos de emergencias y/o calamidad del
personal), todos los primeros (1) de cada mes; El personal de vigilancia debe
cumplir su programación de manera semanal en cada puesto facturable de
Comerpal. De igual forma deben hacer llegar el cuadro con relación del
cronograma de vacaciones u otras características similares. Ningún cambio a
la programación convenida se deberá hacer sin la aprobación previa de quien
direcciona las operaciones de Comerpal.
EL PROVEEDOR, debe cumplir y garantizar la permanencia de los
supervisores de puesto (24 Hrs Todos los días del mes), y, personal que haya
prestado satisfactoriamente el servicio al CONTRATANTE, según criterio de la
interventoría del contrato, entendiéndose que este personal no podrá ser
retirado, prestado o trasladado sin previo consentimiento de la interventoría del
contrato, como tampoco podrá traer de nuevo a las instalaciones, el personal
que haya sido cambiado por solicitud del cliente. Cabe anotar que los vigilantes
mixtos designados para el dispositivo de Comerpal, deben ser exclusivos del
servicio para la Corporación de Comerciantes de Paloquemao, por tanto, no
podrá ser designados ni parcial ni temporalmente para otros contratos que
tenga el proveedor.
4. CUMPLIMIENTO EN COMUNICACIÓN Y ARMAMENTO:
EL CONTRATANTE requiere de una comunicación confiable y optimizada con
todos los puestos motivo del contrato de vigilancia, articulando sus
comunicaciones en la central de monitoreo del oferente. EL CONTRATANTE
exigirá todos los equipos de comunicación con manos libres (radio portátil), en
cada uno de los puestos y horarios de servicio. EL PROVEEDOR se
compromete a mantener permanentemente en buenas condiciones de
funcionalidad para la operación, los equipos de comunicación ofrecidos en la
propuesta de la licitación.
EL PROVEEDOR, con el fin de mejorar, optimizar y prestar un servicio
calificado deberá instalar en la central de monitoreo de Comerpal, un radio
base (Programado con un canal abierto y el canal dos - compartido) puesto al
servicio de las operadoras de monitoreo, para canalizar de mejor forma las
Comunicaciones permanentes que sobre la fase operacional se maneja a
diario en la plaza de mercado de Paloquemao.
EL PROVEEDOR pondrá al servicio de la operación los medios de
comunicación en campo (Radios Portátiles), con una especificación técnica
apropiada y mejorada con el fin de establecer una permanente comunicación
desde todas las áreas internas y externas de las instalaciones del cliente, como
también deberán contar con suficientes baterías como Backap para su
operación en las instalaciones de la plaza de mercado de Paloquemao.
Cabe anotar, que EL PROVEEDOR, además de los radios puestos en servicio,
deberá contar con un Backap tanto de radios como de baterías en el cuarto de
seguridad, dado el desgaste diario de la operación y/o teniendo en cuenta los
días o fechas en las que se aplique servicio adicional de vigilancia
Los radios portátiles dispuestos para el dispositivo de vigilancia deberá contar
con tres canales programados: Un canal Abierto, Un canal Dos – compartido
con comunicación Comerpal y Un tercero, único para el personal de vigilancia.
Los radios portátiles asignados al personal de Comerpal: Supervisor Operativo,
Supervisora de Cajas, Monitora de Servicios Generales, Coordinador de
Mantenimiento, Monitor Operativo, Coordinador de Tecnología y los 8 puestos
operativos, únicamente deberán estar programados con el canal abierto y el
canal compartido. (Todos con su respectivo manos libres y cargador). EL
PROVEEDOR, deberá dejar en la central de monitoreo de Comerpal un
mínimo de cinco baterías como Backap, puestas al servicio exclusivo de la
operación de Comerpal.
EL PROVEEDOR, tendrá a disposición y asignará al Jefe Operativo y/o Jefe de
Seguridad de Comerpal, un medio de comunicación Radio Portátil, de
excelentes condiciones técnicas para articular la operación general de las
instalaciones, por tanto, éste medio deberá estar programado con los tres
canales puestos a la operación conjunta (Preferiblemente con tablero o visual
en pantalla de los ID de todos los demás radios puestos al funcionamiento del
contrato de vigilancia para el oferente.
EL PROVEEDOR, tendrá a disposición equipos de comunicación AVANTEL,
con su respectivo cargador. Dichos equipos serán designados por la
permanencia del contrato, a las siguientes personas:
-
-
Administración Comerpal
Interventoría Técnica (Comunicación Con Funcionarios de la Empresa de
Vigilancia Administrativos y Central Comerpal, Fuerza disponible Policía,
Red de Apoyo y demás fases acordadas).
Servicio al Cliente Comerpal
Gestión Humana Comerpal
Central de Monitoreo Comerpal
Supervisor de Puesto (Empresa de Vigilancia)
Coordinador (Empresa de Vigilancia)
Grupo Policía Asignado a Comerpal
Los anteriores equipos, con la programación destinada y/o determinada por la
interventoría del contrato de vigilancia privada.
Queda descrito, que EL PROVEEDOR proporcionará la cantidad necesaria de
equipos de comunicación para atender las áreas que se estipulan en la propuesta
(Contando la información recibida en la visita técnica), y, de igual forma, que EL
PROVEEDOR, repondrá inmediatamente el o los equipos de comunicación que
por desgaste o término de vida útil, y/o por daños que sufran por el uso o
deterioro, informando al área administrativa del cliente.
ARMAMENTO: EL PROVEEDOR dispondrá de la capacidad de armamento
requerida para la consecución del contrato, el cual deberá estar en perfectas
condiciones de funcionalidad, contar con su respectivo salvoconducto vigente
(Tenencia), del cual deberá reposar fijado en cada minuta de puesto de vigilancia
una copia del mismo. Es de conocimiento del PROVEEDOR, y como se le informa
En la visita técnica obligatoria, y como lo describe el presente documento técnico,
que los puestos facturados como armados deben prestarse con arma letal, cl. 38
largo, 12 cartuchos con su respectiva chapuza.
EL PROVEEDOR, deberá contar en el cuarto de seguridad asignado con un Kit de
aseo y limpieza de armamento.
EL PROVEEDOR deberá hacer llegar a la Interventoría del contrato el cronograma
de aseo y limpieza de armamento asignado al esquema de vigilancia.
5. DOTACIÓN – INTENDENCIA ADECUADA PARA LA PRESTACIÓN DEL
SERVICIO DE VIGILANCIA PRIVADA EN COMERPAL:
La dotación e Intendencia de los vigilantes, supervisores y coordinador de
seguridad para el servicio objeto del contrato debe ser toda suministrada por
LA EMPRESA DE VIGILANCIA, y, por ningún motivo deberán hacer
descuentos al personal respecto a uniformes. EL PROVEEDOR, deberá
cumplir dotando a todo el personal la cantidad de uniformes en la periocidad
exigida por la ley (Artículo 230 del código laboral del régimen laboral de
Colombia), modificado por el artículo 7 de la ley 11 de 1984; Además, deberá
cumplir con los requerimientos establecidos por la superintendencia de
vigilancia y seguridad privada, como también del ministerio de protección
social, aplicado a todo aspecto del régimen laboral colombiano.
Todo puesto de vigilancia deberá contar con linterna, minuta de servicio
(Nueva), bolígrafo, dotación de invierno completa por vigilante, chapuza, porta
Tonfa, reata y todo lo necesario para la prestación de un óptimo servicio de
vigilancia privada.
Los vigilantes, supervisores y coordinador de seguridad deberán portal de
manera visible el carné de la empresa (Mostrando de manera visible: Logo tipo
de la empresa, Fotografía reciente de quien los porta, Nombre Completo
Legible, Número de cédula de ciudadanía, Vigencia del carné y Grupo
Sanguíneo), carné de ARL, Copia laminada de la cédula de ciudadanía, Carné
emitido por la superintendencia de vigilancia privada.
Los Vigilantes, Guías Caninos y Supervisores de puesto, deberán prestar su
servicio en uniforme tipo overol – completo, los cuales deben estar
demarcados en la parte anterior (A la espalda) de acuerdo a lo exigido por la
superintendencia de vigilancia y seguridad privada.
6. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL:
EL PROVEEDOR, se compromete a disponer de tiempo y lugar para dar al
personal una adecuada inducción (Vigilantes, Supervisores, Coordinador) que
sean asignados al CONTRATANTE, en todas las actividades que deben
Desarrollar en concordancia con el objeto del contrato y el continuo
mejoramiento del servicio y de la operación.
EL PROVEEDOR, entregará trimestralmente al CONTRATANTE el plan de
capacitación el cual, de manera previa y con conocimiento del cliente deberán
organizar para asignar los temas y/o aspectos requeridos con enfoque
específico hacia el dispositivo de seguridad aplicado a la Corporación.
Como temas globales, deberán aplicar los siguientes: Atención y Servicio al
Cliente, Actitud de Servicio, Tolerancia y Manejo del Estrés, Actitud de
Servicio, Comportamiento Humano y Liderazgo, Emergencias.
Dicho cronograma deberá venir especificado la fecha, intensidad horaria, lugar
de aplicación, tema, métodos de capacitación y anexar copia del listado del
personal que recibe la capacitación. Cabe anotar, que es importante y
favorable para las partes, que las capacitaciones en un alto porcentaje de
ejecución, deberán ser realizadas en el cuarto de seguridad y/o en efecto, de
acuerdo a lo organizado, deberán solicitar un lugar o sitio de nuestras
instalaciones para llevar a cabo tal fin..
7. EVENTOS ESPECIALES O CONTINGENCIAS:
EL PROPONENTE deberá garantizar en su oferta la disponibilidad de personal
mixto, para la prestación de servicios adicionales y/o apoyos solicitados,
eventos especiales programados y colaboración en situaciones de
emergencias de nuestra corporación. Los servicios adicionales para eventos
especiales de nuestra corporación se aplicarán como no facturables y serán
transcritos como ayudas para el mejoramiento del servicio.
8. PERFIL DEL PERSONAL PARA EL ESQUEMA DE VIGILANCIA:
EL CONTRATANTE, solicita las siguientes condiciones técnico – operativas
para la designación del personal que va a ser partícipe de la operación general
de la Plaza de Mercado de Paloquemao:
-Personal Masculino entre los 20 y 50 años de edad.
-Personal Femenino entre los 20 y 37 años de edad.
-Nivel Académico: Bachilleres
-Personas sin ningún tipo de antecedente penal o civil.
-Lugar de Residencia asequible al puesto de trabajo (Distancia y Transporte)
-Personal con experiencia mínima de seis meses en vigilancia privada.
-El personal asignado al contrato debe contar con formación comprobada en
vigilancia y en brigadas de emergencia.
-Es importante señalar que el personal de vigilancia asignado al esquema de
vigilancia, quede con la obligación laboral y el compromiso en cumplir el turno
de aperturas de la plaza de mercado (3:00 y 4:00 a.m.) por tanto deben contar
con medio de transporte moto o bicicleta.
-EL PROVEEDOR deberá hacer llegar a la interventoría del contrato, una
carpeta con la copia de las hojas de vida de todo el personal de vigilantes,
supervisor y coordinador, anexando Copias De: Cedula de ciudadanía, Curso
Actualizado de Vigilancia, Antecedentes de la Policía, Antecedentes
Procuraduría, Contraloría, Fiscalía General, Diploma o Certificación de Estudio
Solicitados en el documento técnico.
SUPERVISORES: Terna Mixta, entre los 30 y 45 años de edad, Con
experiencia mínima de seis meses en vigilancia, Bachilleres, Formación
Técnica, Fácil acceso al sitio de trabajo (Residencia y Transporte), Disposición
total y permanente, Manejo Básico de Sistemas, Honestos, Responsables,
Manejo de Programación, Tolerantes, Manejo de personal, Elaboración de
informes y documentos varios, atención, manejo y solución de novedades del
servicio que se presenten en las instalaciones de Comerpal.
EL PROVEEDOR, a partir de la fecha de inicio del contrato (01-Octubre-2015)
contará con un máximo de 45 días, para presentar y radicar ante las
interventorías el análisis de seguridad sobre las instalaciones de la corporación
de comerciantes de Paloquemao.
9. CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS LEGALES VIGENTES:
EL PROVEEDOR prestará el servicio de vigilancia de conformidad con las
normas legales vigentes (Superintendencia de Vigilancia, Ministerio de
Protección Social, Ministerio de Comunicaciones, Código Laboral Colombiano)
las funciones expresas en el presente documento técnico, los manuales,
condiciones y procedimientos establecidos por el CONTRATANTE, Las
órdenes verbales o escritas, y las instrucciones generales y específicas que
imparta la administración y/o interventoría del contrato de vigilancia. Por tanto,
En general, EL PROVEEDOR, se compromete a atender las observaciones e
instrucciones que se requieran para sostenimiento y mejoramiento del servicio
de vigilancia privada.
10. RESERVA DE LA INFORMACIÓN:
EL PROVEEDOR se compromete a tener reserva y respeto por la información
a la que por razón del servicio tenga en conocimiento, bien sea para la
prestación del servicio y/o a través de las reuniones o comités acordados por la
administración y/o interventoría del contrato. En caso de detectarse fuga y/o
extracción de información, se procederá con las acciones pertinentes.
11. ASPECTOS GENERALES CUARTO DE SEGURIDAD:
COMERPAL asignará al PROVEEDOR, un área de trabajo cubierto, con baño,
energía, agua potable, comedor, sillas rimax, archivador grande, puerta de
acceso con chapa, ventana, sitio que debe ser únicamente designado para uso
del personal de vigilantes, supervisores y el coordinador, de la empresa de
vigilancia que sea seleccionada, con el fin de brindar comodidad, buen
ambiente, ayuda suplementaria y caracterización de una operación conjunta.
Cabe anotar que EL PROVEEDOR, contribuirá durante la permanencia del
contrato con Lockers Metálicos con divisiones (En Perfecto Estado de Utilidad)
que permitan un espacio para que cada persona de seguridad guarde sus
bolsos y elementos personales)
Por tanto EL PROVEEDOR se compromete en mantener el sitio limpio y
ordenado de manera permanente, de cuidar y preservar la vida útil de dicho
sitio y, dada la composición técnica – operacional del servicio a contratar, LA
EMPRESA DE VIGILANCIA PRIVADA, deberá contribuir con la siguiente
complementación para ayuda, herramienta y suplemento del servicio:
-
-
Equipo Completo de cómputo (De Escritorio)
Impresora Multifuncional
Dos tableros acrílicos
Horno Microondas
Cámara Fotográfica
Toda la papelería necesaria y accesorios de oficina que suplan las
necesidades de la operación del contrato. (Lapiceros, marcadores,
resaltadores, grapadora, cocedora, resma papel, carpetas, AZ, marcadores
de tablero, borrador de tablero, regla, clips, sello de la empresa, huellero,
entre otros elementos y/o accesorios de oficina)
Planillas de registro diario para los servicios de parqueaderos.
Elementos de aseo y limpieza para el sitio designado.
12. CRONOGRAMA TECNICO PREVENTIVO DE CCTV Y ACTIVIDADES DE
BIENESTAR POR PARTE DE LA EMPRESA.
13. CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE LA NATURALEZA DEL
CONTRATO DE VIGILANCIA:
EL PROVEEDOR, deberá cumplir todas las obligaciones que correspondan a
la naturaleza del contrato para la adecuada y oportuna prestación del servicio,
en concordancia con lo dispuesto en la invitación de la licitación.
EL PROVEEDOR asume la depreciación y mantenimiento de los equipos que
incorpore al servicio, tal como se estipula en los parámetros generales de la
licitación de vigilancia y seguridad privada.
EL PROVEEDOR contará con periodo de tiempo máximo de cuarenta y cinco
días (45) para la instalación total del componente tecnológico solicitado al
oferente en el proceso, con las debidas actas.
EL PROVEEDOR, de igual forma contará con un mínimo de un mes para
instalar un control de rondas electrónico con 15 puntos de marcación para el
vigilante nocturno. Dichos puntos deberán instalarse de acuerdo a
instrucciones de la interventoría del contrato. Cabe anotar, que dos de los
vigilantes que queden en servicio nocturno deberán contar con medio de
desplazamiento Bicicleta para efectuar las rondas permanentes en la parte
perimétrica y demás zonas que componen las instalaciones de Comerpal, y, de
igual forma, hacer registro visual en las cámaras de video que cubran su
recorrido alterno.
Queda contemplado en el proceso de licitación, al igual que en el presente
documento técnico y fijado en el contrato, que EL PROVEEDOR, es
responsable de la seguridad y vigilancia en los controles de acceso, los
estacionamientos, áreas internas, áreas perimetrales y zonas comunes de la
corporación de comerciantes de Paloquemao.
Queda en conocimiento del Proveedor, desde el inicio de la presente licitación
de vigilancia, que el o los incumplimientos que se lleguen a presentar en la
prestación del servicio, en cualquiera de los casos, acarreará las sanciones
determinadas en el contrato de prestación de servicio por la corporación de
comerciantes de Paloquemao (Clausulas de incumplimiento).
Proyectó y Elaboró: Arith Rodriguez
Operaciones Comerpal