acelere su expansión internacional con un sistema erp

ACELERE SU EXPANSIÓN INTERNACIONAL CON UN SISTEMA ERP
Creación de un base sólida y rentable para acelerar el crecimiento
RESUMEN EJECUTIVO
Si su empresa dispone o planea disponer de varias divisiones u operaciones internacionales, el
establecimiento de un sistema coherente de gestión de la información puede constituir un reto por
múltiples razones. Al lanzar una nueva línea de negocio, adquirir una empresa, o experimentar un
fuerte crecimiento en nuevos territorios, estas entidades pueden considerar conveniente disponer
de aplicaciones independientes (o instancias individuales del mismo sistema ERP).
Sin embargo, cualquier beneficio a corto plazo de este enfoque será eclipsado por los desafíos
a largo plazo originados ​​por sistemas desconectados, que inhiben la capacidad de obtener una
auténtica visibilidad corporativa del rendimiento de negocio.
Este documento examina las características que su ERP debería tener para soportar eficazmente
su crecimiento internacional. De este modo, podemos distinguir entre un modo “correcto” y uno
“erróneo” de ampliar su negocio, definiendo además una lista de verificación de alto nivel con las
capacidades mínimas requeridas para que ERP soporte verdaderamente su expansión corporativa.
AMPLÍE SUS OPERACIONES CON UN SISTEMA ERP
El crecimiento de su empresa requiere hallarse en el lugar correcto en el momento adecuado para
asegurar la captura de las oportunidades de negocio. Ahora bien, dependiendo del tamaño de su
negocio, esto puede equivaler a una presencia superior en su territorio actual, en una nueva región
de un país, o una presencia en un país totalmente nuevo. En todo caso, independientemente de
cómo o cuando decida expandir su negocio, un sistema ERP aumentará significativamente sus
posibilidades de éxito de manera diferente en cada uno de estos escenarios.
Para concretizar estas cuestiones, vamos a revisar rápidamente el papel que una solución ERP puede jugar en tres escenarios de expansión diferentes, a saber, regional, zona Euro e internacional.
• Regional – La expansión a una nueva región plantea retos considerables en torno a
la independencia organizativa de las diversas áreas de negocio. En particular, puede
comprometer su capacidad para mantener la coherencia de los procesos de negocio. En
este punto, un sistema ERP puede asegurar el seguimiento y adopción de los procesos
estándar (tales como descuento, nóminas, etc.) de forma automática y transparente,
independientemente de donde las ventas o el inventario se realicen físicamente.
•
Zona Euro – La ampliación de la Unión Europea puede generar obvios problemas
idiomáticos en la gestión de pedidos, documentación y cuentas a cobrar. Asimismo, puede
incrementar significativamente la complejidad de la trazabilidad del producto. En este
sentido, un ERP proporcionará una base para el soporte multi-idioma y la trazabilidad,
y si ofrece una “lógica sensible al idioma”, puede permitir a los usuarios ver de forma
automática la información del producto en el idioma apropiado.
•
Internacional – En la expansión internacional, más allá de simplemente aceptar múltiples
monedas, deberá gestionar tipos de cambio variables, diversas normas contables y
asuntos muy complejos relativos a la revaluación de los productos / inventario. Un sistema
ERP puede ayudarle a afrontar el más difícil de estos desafíos de forma coherente para
que pueda centrarse en hacer crecer su negocio, despreocupándose de la multi-moneda
y los diversos tipos de cambio.
Como puede ver, independientemente del ámbito de su expansión, regional, zona Euro, o internacional, esta conllevará nuevos retos para su negocio. Mediante la adopción de un sistema ERP
único podrá afrontar estos problemas con una infraestructura común en todas sus operaciones
destinada a automatizar y agilizar los procesos clave de negocio y sentar las bases para el crecimiento. Lamentablemente, no resulta tan fácil como esta descripción parece sugerir y, como con la
mayoría de las cosas, existe un modo correcto y uno erróneo de proceder.
EL MODO “ERRÓNEO”: APLICACIONES ERP INDEPENDIENTES
Durante las primeras etapas de expansión, existe a menudo la tentación de permitir a las nuevas
entidades la selección e implantación de soluciones de software de forma independiente de la
empresa matriz. Típicamente, ello conduce a la instalación de aplicaciones especializadas o de
instancias nuevas e independientes del ERP utilizado por la empresa matriz.
Si tenemos en cuenta que la mayoría de las soluciones ERP en el mercado hoy en día pueden
proporcionar una visión unificada de las múltiples divisiones de una empresa y / o de sus operaciones en varios países, le sorprenderá saber que, en realidad, muy pocos ERPs pueden soportar
este tipo de implantación. En efecto, muchas soluciones ERP no soportan múltiples localizaciones
(como en el idioma y la moneda) y/o múltiples estándares contables y legales en la misma instancia. Para simplificar, ya tratemos con aplicaciones especializadas o con varias instancias de un
mismo ERP, nos referiremos a este enfoque como el de “aplicaciones independientes”.
Inicialmente, este enfoque puede ser útil para una nueva división. Sin embargo, permitir la proliferación de aplicaciones independientes en una empresa provoca en última instancia un menor
rendimiento y un coste superior. En este sentido, cuando una aplicación gestiona una unidad de
negocio de forma desconectada del ERP central, se generan peligrosos puntos ciegos donde las
empresas pierden la visibilidad de los gastos, inventario, rentabilidad y muchos otros aspectos.
Por ejemplo, si utiliza una aplicación independiente para administrar una expansión regional o
nueva línea de negocio, los datos en dicho sistema se mantienen separados de su negocio global.
Además, pierde la capacidad de realizar “roll-up” de datos contables y financieros de rendimiento
desde una perspectiva corporativa - a menos que cree y mantenga integraciones personalizadas
para las aplicaciones o construya un almacén de datos para consolidar datos de múltiples aplicaciones. Lamentablemente, el coste asociado a esta estrategia crece con extrema rapidez - se
puede ver cómo y por qué esto puede suceder en la Tabla 1 “Comparativa de costes: ERP único
vs. Aplicaciones independientes”.
Tabla 1 ‘Comparativa de costes: ERP único vs. Aplicaciones independientes’
ERP ÚNICO
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Hardware
Licencia ERP
Implantación ERP
Soporte ERP
APLICACIONES INDEPENDIENTES
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Hardware
Licencia de aplicaciones para cada unidad de negocio: A, B, C, etc.
Implantación de aplicaciones para cada unidad de negocio: A, B, C, etc.
Soporte de aplicaciones para cada unidad de negocio: A, B, C, etc.
Middleware
Base de datos y DBMS para Data Warehouse
Integración de aplicaciones
Mantenimiento del modelo de datos
Archivo de datos
Creación de meta-datos de infraestructura
Actualizaciones de aplicación en el lado cliente (para sistemas que no están basados en
​​ la web)
Incluso si puede conseguir que las aplicaciones independientes funcionen desde una óptica
económica y tecnológica, existen toda una serie de problemas que su negocio deberá afrontar de
adoptar este enfoque, incluyendo:
• Falta de visibilidad en tiempo real – El análisis basado en aplicaciones independientes
sufre retrasos significativos dado que estas envían datos a un repositorio central en base
a períodos de reporting estándar, tales como los cierres mensuales o trimestrales. La
falta de visibilidad en tiempo real dificulta la toma de decisiones y reduce la agilidad del
negocio, lo que puede llevar a perder oportunidades de negocio o a no anticipar problemas
que puedan incidir negativamente en sus beneficios.
•
Operaciones redundantes – La obtención de ahorros en costes vía consolidación de
operaciones tales como recursos humanos y contabilidad resulta compleja cuando las
divisiones confían en aplicaciones independientes. Esto se debe a que cada instancia
de aplicación tendrá su propio conjunto de datos y las reglas que requieren sus propios
administradores.
•
Prácticas de negocio incoherentes - Las listas de precios, descripciones de productos
y otras herramientas comerciales se deben actualizar manualmente en cada aplicación
independiente. De ello se derivan gastos de gestión adicionales, prestándose además
a posibles incoherencias en precios, descuentos, transporte y un sinnúmero de otras
actividades de cara al cliente.
•
Aumento de costes de administración del sistema- Cada aplicación independiente
que añada su empresa creará la necesidad de nuevos recursos de administración de
sistemas para su instalación y mantenimiento. Por lo tanto, sus costes de administración
aumentarán con el número y la complejidad de sus aplicaciones.
•
Cierres costosos - Incluso disponiendo de un centro de datos, extraer información
de aplicaciones independientes es una operación costosa. Por otro lado, resulta
extremadamente tedioso asegurar que los datos se formatean y consolidan debidamente.
Incluso si este extremo se ha verificado, el envío de datos en un formato incorrecto por una
sola aplicación puede retrasar el cierre o, peor aún, presentar datos incorrectos.
EL MODO “CORRECTO”: ERP ÚNICO
Si todos los desafíos y costes asociados a la utilización de aplicaciones independientes para soportar su crecimiento internacional no le han disuadido de tal enfoque, los beneficios de la utilización
de un ERP único para alcanzar los mismos objetivos sin duda lo harán. Una de las propuestas de
valor más fundamentales de un ERP es que proporciona visibilidad completa y en tiempo real de
las operaciones más importantes de su negocio.
Sin embargo, como se mencionó anteriormente, cuando se trata de la expansión internacional, no
todos los sistemas ERP son iguales. Algunas soluciones proporcionan una funcionalidad básica
de partida que más tarde requerirá una cara y extensiva localización, mientras que otros carecen
de la arquitectura de producto necesaria para apoyar a las distintas divisiones de una empresa con
una sola instancia ERP. De entre los múltiples beneficios del enfoque de ERP único, nos gustaría
destacar los siguientes:
•
•
Mejorar del rendimiento empresarial – Para todas las unidades de
negocio, regiones, y países con una única solución de gestión integral.
Informes financieros consolidados - Multi-moneda y multi-lenguaje se
combinan con actualizaciones automáticas del tipo de cambio para producir
informes precisos.
•
Cierre de periodo acelerado – La visibilidad en tiempo real y la
automatización de procesos elimina errores así como la tediosa entrada
manual de datos y su posterior análisis. Ello permite acelerar el cierre del
período contable y la presentación de informes financieros.
•
Menores gastos operativos - Consolide recursos humanos, contabilidad
y otras funciones empresariales horizontales construyendo centros de
servicio internos que ahorran costes y satisfacen las necesidades de todos
los empleados, en todas las divisiones y países.
•
Gestión simplificada de impuestos - Automatice la aplicación de los
múltiples regímenes fiscales para impuestos locales en todas las filiales,
incentivos fiscales de carácter regional, e impuestos regionales o locales.
•
Visibilidad completa de sus operaciones – El acceso seguro, basado
en roles a los datos y cuadros de mando permite a los empleados realizar
análisis detallados a partir de cualquier información, obteniendo así una
visibilidad instantánea a través de la jerarquía corporativa de las filiales.
Openbravo considera que un ERP único es la solución ideal para negocios multinacionales, ya que ofrece todos los beneficios mencionados y es el único modo
probado y rentable de obtener los beneficios empresariales asociados a una inversión en una solución ERP. Para ciertos sistemas ERP, la implantación de una
solución única destinada a gestionar todas las líneas de negocio puede ser costosa
y prolongada. Por el contrario, la selección un ERP modular, que disponga de una
amplia funcionalidad de base con módulos pre-definidos y se implante de forma
escalonada o en fases, permite evitar estas dificultades. Para mayor información
sobre implantaciones escalonadas, vea el recuadro: Implantaciones escalonadas:
La clave para la continuidad del negocio con un ERP. Además, un ERP modular le
permite continuar aprovechando todas las aplicaciones que soportan los procesos
de su negocio actual, migrando la carga de trabajo que soportan dichas aplicaciones a su ERP como y cuando lo desee.
STAGED IMPLEMENTATIONS:
The key to business continuity
with an ERP
Al evaluar un ERP, el mantenimiento de la continuidad del negocio para sus operaciones será
de suma importancia. La implantación de su ERP en etapas es la
clave para mantener esta continuidad. Mediante el uso de un
enfoque por etapas, se evitan los
eventuales errores asociados a la
sustitución simultánea de todos
los sistemas que el ERP deberá
reemplazar.
Por ejemplo, las grandes empresas con una infraestructura ERP
establecida en varios países,
probablemente deseen comenzar en la periferia, implantando un
ERP único para todos los nuevos
países y luego reemplazar los
países más establecidos. Por otro
lado, las organizaciones de menor
tamaño con menos países y soluciones ERP no tan establecidas,
deberían partir de un único ERP
para los países centrales.
En algunas situaciones, utilizar el
sistema ERP y las aplicaciones
existentes de forma simultánea en
un entorno de prueba proporciona
redundancia y es una excelente
manera de probar el rendimiento
del ERP antes de su puesta en
marcha. De esta manera, se puede utilizar el ERP inicialmente
como un almacén de datos, para
luego y progresivamente ir eliminando los sistemas antiguos, uno
por uno.
Independientemente del ERP que usted seleccione para su negocio, para asegurar que
cumple con los requerimientos del enfoque del ERP único, debería confirmar que presenta las
siguientes características:
LISTA DE VERIFICACIÓN DE LAS CAPACIDADES
Basado en la web – Para lograr un rápido retorno de la inversión, el ERP debe ser 100% basado en web, evitando así costosas y tediosas actualizaciones de software. Al eliminar la problemática causada por aplicaciones residentes en el cliente,
una solución basada en la web acelera drásticamente la velocidad de implantación.
Modelo de organización flexible – La capacidad de analizar el rendimiento de las unidades de negocio independientes a
nivel país, obteniendo a la vez ahorros de costes mediante la consolidación de funciones como recursos humanos y contabilidad.
Soporte multi-moneda – Automatización del procedimiento de soporte de distintas monedas, tipos de cambio y tasas de
cambio de divisas. Por otro lado, su ERP debería permitir identificar la fecha de pago y ayudar a reconciliar las cuestiones
relacionadas con las fluctuaciones en los tipos de cambio y en los valores de divisas e inventario.
Múltiples esquemas contables – Soporte a la visualización simultánea de documentos financieros, incluyendo facturas,
balances y otros documentos bajo diferentes normas contables (como las de EE.UU., españolas y chinas).
Multi-Language Support – International customers will demand invoices and documentation in their native language. Your
ERP should also support language sensitive logic that enables the use of a single product code in multiple languages.
Compatibilidad con Unicode – Unicode es un estándar de la industria tecnológica para la codificación, representación
y manipulación coherente de texto expresado en la mayoría de las lenguas del mundo. Un ERP debe ser compatible con
Unicode, además de soportar bidi (lectura en la dirección opuesta).
Seguridad basada en roles – El ERP debe ser capaz de ofrecer acceso seguro y basado en roles a la funcionalidad y los
datos relativos a las líneas de negocio individuales y las operaciones internacionales a nivel país.
Personalización flexible de pantalla – El ERP debe permitir la personalización sencilla de las pantallas y el despliegue de
las mismas por organización y función. Si bien la estandarización de procesos es deseable, las organizaciones deben ser
capaces de gestionar elementos de datos específicos sin problemas.
Requerimientos internacionales de información – Dado que los países tienen diferentes leyes fiscales, reglamentos
y normas, se requiere documentación específica para cada país para operar en comercio internacional. Un sistema ERP
debe simplificar y soportar estos requisitos críticos de información.
Interoperable – Para asegurar que su ERP pueda trabajar con su sistema actual y crecer con su negocio, verifique su
nivel de interoperabilidad con otros sistemas de software. En términos generales, el software de código abierto utiliza estándares abiertos que facilitan enormemente la interoperabilidad.
Acceso a la nube – Para una mayor flexibilidad de despliegue, escalabilidad y accesibilidad, el ERP debe hallarse preparado para la nube, permitiendo su instalación en nubes privadas o públicas como Amazon Web Services (AWS).
Modular – La posibilidad de extender el núcleo de su ERP con módulos pre-construidos representa un medio de incorporar
de forma rentable nueva funcionalidad a demanda. De este modo, el alcance funcional del núcleo de su ERP y los tiempos
de implantación asociados se mantienen bajo control.
Recuerde que la implantación de cualquier ERP puede resultar costosa y complicada para su
negocio. En este sentido, el único modo de evitar cualquier interrupción es disponer de una
solución 100% basada en web. Una solución de este tipo elimina la necesidad de software en
local y, en consecuencia, evita muchos de los sobrecostes y demoras asociados con el desplazamiento del personal de TI a cada uno de los lugares físicos donde instalar o resolver los
problemas de su solución.
CUANDO EL MODO “CORRECTO” NO ES EL ADECUADO: ERP A DOS
NIVELES
Para las organizaciones de gran tamaño con muchas entidades y operaciones, la implantación
de un ERP de un solo proveedor puede simplemente no ser factible- por no hablar de una sola
instancia ERP! Considere el dilema de una gran multinacional que ha gastado millones de dólares
implantando SAP en la sede central para descubrir que su despliegue a una serie de filiales y oficinas resulta demasiado caro y complejo.
En este caso, la estandarización sobre un ERP secundario que esté disponible a un costo menor
resulta generalmente la mejor manera de conseguir una combinación sostenible en términos de
autonomía, control y administración. Un ERP basado en web como Openbravo puede proporcionar
a estas organizaciones una solución flexible y naturalmente complementaria a su ERP corporativo.
CONCLUSIÓN
La expansión del negocio - ya sea a través de adquisiciones, la creación de nuevas unidades de
negocio, o el establecimiento de operaciones en nuevos países - presenta retos para todas las
compañías. La selección de la solución tecnológica adecuada para construir una sólida base de
crecimiento que proporcione a la vez una visibilidad corporativa completa le ayudará a optimizar el
rendimiento de sus nuevas unidades de negocio (y de las ya existentes).
El uso de un ERP único asegura que toda la información de negocio está disponible a través de
una sola aplicación, creando de este modo ahorros de costes significativos y minimizando problemáticas tecnológicas futuras. La estrategia de ERP ágil de Openbravo es ideal para este escenario porque es modular, intuitivo, y ofrece un retorno de la inversión continuado.
Si desea saber más sobre cómo el ERP ágil de Openbravo puede incrementar el rendimiento de
su negocio, estamos a su plena disposición. Para ello, sólo es necesario que rellene el formulario
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exclusivamente a través de una red global de partners de canal cuya experiencia proporciona
servicios de implantación rápidos y económicos. Los partners de Openbravo también aportan su
experiencia de implantación al creciente conjunto de más de 320 módulos de Openbravo, que extienden el producto principal con localizaciones y funcionalidad adicional. Openbravo dispone de
oficinas en los EE.UU., España y la India.