FORMULARIO DE INFORMACIÓN PREVIA

FORMULARIO DE SOLICITUD:
ACREDITACION DE ORGANISMOS QUE EXPIDAN
CERTIFICADOS DE APTITUD PSICOFÍSICA- PTA O FÍSICA,
MENTAL Y DE COORDINACIÓN MOTRIZ - CRC
0.
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INSTRUCCIONES
0.1 Este formulario debe ser diligenciado en su totalidad, sin introducirle modificaciones y deben anexarse los documentos que
se solicitan. Consulte la página web www.onac.org.co para confirmar la versión vigente del formulario de solicitud.
0.2 La documentación debe ser presentada en dos (2) copias en medio magnético (CD o DVD) independientes, en archivos
de texto o de imagen, que no puedan ser modificados. Los medios magnéticos deben ser enviados por correo o
entregados en la sede del ONAC.
0.3 Con la presentación de este formulario, el Organismo de Evaluación de la Conformidad (OEC, en adelante) que lo
suscribe, solicita cotización de la prestación del servicio de evaluación para la acreditación inicial o de su ampliación,
conforme con las características específicas informadas y, si como resultado de la evaluación ello procede, del respectivo
otorgamiento de la acreditación o su ampliación.
0.4 Para que se realice el estudio de este formulario, se requiere que en forma previa se haya pagado el monto equivalente a
medio (0,5) día de evaluación, conforme con las tarifas vigentes del ONAC (ver instructivo de pago en la página web de
ONAC).
0.5 La oportunidad, veracidad y exactitud de la información declarada e incluida en este formulario, permitirá cotizar y
planificar adecuadamente las actividades de evaluación.
0.6 ONAC se acoge a los requisitos de IAF, ILAC e IAAC para el reconocimiento de los certificados de acreditación, por lo
tanto, al completar esta solicitud debe tomarse en cuenta que aplican los documentos obligatorios indicados en la sección
de “Declaración del representante legal del OEC”
0.7 Las direcciones de correo electrónico indicadas en el presente formulario serán las únicas oficialmente utilizada por ONAC
para todos los efectos de comunicación con su organismo.
NOTA 1:
-
Si la documentación solicitada es incompleta, no se dará curso a la revisión del formulario.
-
La información contendida en este formulario es CONFIDENCIAL.
-
Los espacios sombreados son para uso exclusivo de ONAC
Número de referencia
ONAC
Indique con una x el motivo de la solicitud
Acreditación inicial
Ampliación de la acreditación
1.
Código de acreditación
Información del Organismo de Evaluación de la Conformidad solicitante:
1.1 Nombre de la razón social :
1.2 NIT - Número de identificación tributaria
1.3 Nombre del establecimiento de comercio
1.4 Matrícula mercantil
1.5 Dirección sede principal / ciudad:
F32P-SOL-01 / Versión 01/ Aprobado 2012-10-09
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1.6 Dirección correspondencia
1.7 Teléfono
Fijo:
Móvil:
Fax:
Fijo:
Móvil:
Fax:
Fijo:
Móvil:
Fax:
1.8 Página web:
1.9 Representante Legal:
1.9.1
Número de documento de identificación:
1.9.2
Correo electrónico:
1.9.3
Teléfono
1.10 Nombre del representante ante ONAC
1.10.1 Número de documento de identificación:
1.10.2 Correo electrónico:
1.10.3 Dirección oficina:
1.10.4 Teléfono
1.11 Número de personas del OEC
Empleados:
Personal externo (inspectores):
En caso que el organismo de evaluación de la conformidad corresponda a una unidad técnica o a un departamento con
entidad administrativa y operativa diferenciada dentro de una organización, complete la siguiente información:
1.12 Denominación de la unidad / departamento:
1.13 Dirección:
1.14 Ciudad:
1.15 Responsable:
1.16 Cargo:
1.17 Correo electrónico:
1.18 Teléfono
Fijo:
Móvil:
Fax:
Anexo A – Adjunte el documento que demuestra el registro ante autoridad competente, de la identidad legal del OEC
2.
ALCANCE DE ACREDITACIÓN
El alcance de la acreditación debe ser indicado en forma clara y precisa en el formato que se contiene a continuación. El
alcance de la acreditación de un organismo de certificación de personas se expresa en términos del tipo de certificación y
normas de competencia o documentos normativos aplicados:
Tipo de certificación
(1)
F32P-SOL-01 / Versión 01/ Aprobado 2012-10-09
Documento normativo
(2)
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Adicione las filas que sean necesarias para describir en forma clara y exacta el alcance de la acreditación solicitada.
Si es necesario, incluya un anexo.
INSTRUCCIONES PARA DEFINIR EL ALCANCE DE ACREDITACIÓN
(1) TIPO DE CERTIFICACIÓN
Se refiere a la indicación de la competencia a la que corresponde la certificación por ejemplo:
- Conductores de vehículos automotores
- Personas naturales para tenencia y/o porte de armas.
Cada tipo de certificación debe ser independiente y requerir de un examen específico.
Cuando se trate de esquemas de certificación en los que se establecen niveles, categorías o grados, la indicación del tipo de
certificación deberá incluir además los respectivos niveles, categorías o grados par los que se solicita la acreditación, por
ejemplo:
-
Conductores de vehículos automotores para las siguientes categorías:
Grupo 1
A1 ó 01: Para conducir motocicletas hasta 125 c.c.
A2 ó 02: Para conducir motocicletas, motociclos, mototriciclos mayores a 125 c.c.
(2) DOCUMENTOS NORMATIVOS
Para cada tipo de certificación señale el referente documental (norma nacional o internacional, o reglamento técnico, o
especificación) que constituye la(s) norma(s) de competencia o documentos reglamentarios aplicados.
Se debe hacer referencia a la fecha, versión y emisor, según corresponda.
NOTA 2: Cuando los referentes documentales no correspondan a un Reglamento Técnico expedido por el Gobierno
Colombiano, o a una Norma Técnica Colombiana (NTC), se deberán anexar a esta solicitud ejemplares de los
referentes documentales o normativos respectivos, como Anexo H.
3.
INFORMACIÓN DE OTRAS ACREDITACIONES
3.1 Si el OEC que solicita la acreditación ONAC o su ampliación, cuenta actualmente con acreditaciones de otros
organismos, por favor especifique:
Nombre del organismo de
Acreditación
Alcance de la acreditación
Fecha de otorgamiento
Fecha de vencimiento
3.2 El OEC que solicita la acreditación ONAC o su ampliación, ¿acepta que ONAC informe al otro OA acerca
de esta solicitud?
F32P-SOL-01 / Versión 01/ Aprobado 2012-10-09
SI
NO
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INFORMACIÓN DE OTRAS ACREDITACIONES
3.3 El OEC que solicita la acreditación ONAC o su ampliación, ¿acepta la participación de observadores del
otro OA en las evaluaciones de ONAC?
3.4 El OEC que solicita la acreditación ONAC o su ampliación, ¿acepta la participación de evaluadores del otro
OA en las evaluaciones de ONAC? (evaluaciones conjuntas)
SI
NO
SI
4. SEDES E INSTALACIONES
Indique la dirección completa de cada uno de los sitios o instalaciones en las cuales se desarrollan actividades que solicita
estén cubiertas por el alcance de la acreditación, señalando las actividades que se realizan en cada uno:
Sitio
Dirección completa, municipio y departamento,
de ubicación de cada sitio
Actividades desarrolladas en cada
sitio
SC
1
2
3
Adicione las filas que sean necesarias. Si es necesario, incluya un anexo.
5.
ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN
5.1 Estructura organizacional.
Adjunte como ANEXO B el organigrama general de la organización solicitante y, cuando sea aplicable, los
organigramas parcial del organismo o unidades que desarrollan las actividades de certificación para las que se solicita la
acreditación o ampliación ante ONAC; indicando las líneas de dependencia entre el organismo de certificación y la
organización.
5.2 Responsable del Sistema de Gestión.
Por favor indique el nombre y cargo de la persona
responsable de la función de calidad en el OEC
5.3 Subcontratación.
Si el OEC subcontrata alguna actividad clave de proceso de certificación, por favor especifique el nombre y la dirección
de los subcontratistas:
Nombre del subcontratista
6.
Actividad Desarrollada
Dirección completa
CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS REQUISITOS DE ACREDITACIÓN
6.1 Si utilizó consultores externos para la implementación de los requisitos de acreditación, por favor indique el nombre del
F32P-SOL-01 / Versión 01/ Aprobado 2012-10-09
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(los) consultor (es) y de la organización a la que pertenecen, si aplica.
Nombre (s) del (los) consultor (es):
Nombre de la organización de consultoría, si aplica:
7.
INDEPENDENCIA, IMPARCIALIDAD E INTEGRIDAD
7.1 Adjuntar como ANEXO D la siguiente información:
a. Análisis del cumplimiento de los requisitos de independencia, imparcialidad e integridad, como documento
controlado de su Sistema de Gestión.
b. Declaración que incluya todas las actividades, diferentes a aquellas para las que solicitó acreditación o ampliación
ante ONAC, que realiza el OEC o la organización a la que pertenece, poniendo de manifiesto que dichas
actividades no comprometen la independencia, imparcialidad e integridad del organismo en el desarrollo de la
actividad para la cual solicitó la acreditación o ampliación ante ONAC.
c. Listado de todos los organismos relacionados1 cuyas actividades puedan comprometer la confidencialidad e
imparcialidad de la actividad de certificación para la cual se solicita la acreditación o ampliación ante ONAC y las
medidas adoptadas para mantener la debida imparcialidad e integridad, si aplica.
d. Descripción de los medios por los cuales el OEC solicitante obtiene los recursos para la creación y operación del
organismo.
Según lo establecido en la guía IAF GD 24:2009 (Guidance on the Application of ISO/IEC 17024:2003) en el numeral 4.2.6
Un organismo relacionado es un organismo vinculado al organismo de certificación por compartir los propietarios en su
totalidad o en parte, o por tener miembros comunes en el comité de dirección (u órgano similar), disposiciones
contractuales, un nombre común, personal común, acuerdos informales o cualquier otro medio por el cual el organismo
relacionado tenga intereses creados en cualquier decisión sobre la certificación o pueda influir en el proceso, aún de
manera potencial.
8.
SISTEMA DE GESTIÓN
Adjuntar como ANEXO E el Manual del Sistema de Gestión, procedimientos, formatos y el listado actualizado de todos los
documentos de éste, indicando: código, edición y fecha de aprobación de la versión vigente, que incluya:
a. Procedimientos o disposiciones documentadas para asegurar la confidencialidad.
b. Procedimientos o disposiciones documentadas para el tratamiento de los casos de mal uso de los certificados.
c. Copia de un (1) certificado emitido para cada uno de los esquemas de certificación para los cuales solicita
acreditación o ampliación ante ONAC.
NOTA 3: En el Manual del Sistema de Gestión debe incluir, relacionar y cubrir en su aplicación, todas las sedes
para las cuales solicita acreditación o ampliación ante ONAC.
Adjuntar como ANEXO F una tabla cruzada de los numerales de la NTC-ISO/IEC 17024 con los capítulos del Manual
Sistema de Gestión o de la documentación de éste (utilice el formulario F31P-EVA-01).
9.
SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL
F32P-SOL-01 / Versión 01/ Aprobado 2012-10-09
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Para desarrollar las actividades de evaluación de la conformidad acreditadas, el organismo debe tener un seguro de
responsabilidad conforme se requiere en el artículo 25 del decreto 2269 de 1993.
Para el efecto, el organismo solicitante debe contar con la póliza de seguro expedida por compañía autorizada por la
Superintendencia Financiera de Colombia para operar en el país, que cubra la Responsabilidad Civil Extracontractual en la
que pueda incurrir el organismo solicitante, de acuerdo con la legislación colombiana, por perjuicios y pérdidas causados a
terceros con ocasión de las actividades de certificación para las cuales solicita acreditación o ampliación ante ONAC,
relacionadas en este formulario.
La cobertura deberá ser por un monto no inferior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes al
momento de su expedición. La póliza deberá ser expedida con período de vigencia mínimo de un año y deberá ser
renovada de tal forma que permanezca vigente durante el tiempo de vigencia de la acreditación concedida.
La póliza se debe adjuntar incluyendo el clausulado general, los amparos y exclusiones, así como la constancia de pago de
la prima.
Es requisito adjuntar copia de la póliza de seguro – Anexo H
10. RELACIÓN DE EMPLEADOS DEL OEC
Relación de los empleados del OEC que incluya:
Sede
Nombre
N° de documento de
Identidad
Cargo
Tipo de Contrato
Solo se debe relacionar a las personas que participan en las actividades de evaluación de la conformidad para las que se
solicita acreditación o ampliación ante ONAC
Adjuntar como ANEXO G la información anterior.
11. REQUISITOS LEGALES
6.1 ¿Para la operación o prestación de los servicios de certificación, se requiere autorización de una autoridad
gubernamental competente, por ejemplo: habilitación, registro, autorización, etc.?
SI
NO En caso afirmativo diligenciar los numerales siguientes.
6.2 Autoridad:
6.3 Acto1, número y fecha :
Es requisito adjuntar copia del acto administrativo de autorización – Anexo J.
1
Resolución, oficio, registro, etc.
F32P-SOL-01 / Versión 01/ Aprobado 2012-10-09
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ANEXO
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
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DESCRIPCIÓN
Archivo de imagen en medio magnético que contiene copia del certificado de existencia y
representación legal de la persona jurídica solicitante, y copia de la matricula mercantil del (los)
establecimiento de comercio de los sitios incluidos en el alcance, con fecha de expedición no
mayor a 1 mes de antelación.
Archivo de texto o de imagen en medio magnético que contiene el organigrama general de la
organización y, si es aplicable, los organigramas parciales de la(s) unidad(es) a acreditar y de los
sitios que se solicita sean cubiertos por el alcance de la acreditación.
Archivo de texto o de imagen en medio magnético que contiene la documentación sobre los
comités de cada esquema de certificación que se solicita sea cubierto por el alcance de la
acreditación.
Archivo de texto en medio magnético que contiene el análisis y declaración de actividades del
organismo solicitante y de los organismos relacionados, así como la política de independencia,
imparcialidad e integridad y análisis de independencia de las partes interesadas como documento
controlado.
Archivo de texto o de imagen en medio magnético que contiene el Manual del Sistema de
Gestión, procedimientos y formatos del sistema de gestión y la lista maestra actualizada de todos
los documentos del Sistema, incluyendo código o identificación, título del documento y fecha de
aprobación de la última versión vigente.
Archivo de texto en medio magnético que contiene la tabla cruzada de referencias entre la NTCISO/IEC 17024 y el manual del sistema de gestión y documentos del sistema, que corresponde al
formato F31P-EVA-01, según al alcance de la solicitud de acreditación ante ONAC o su ampliación,
los cuales se pueden obtener en la página web del ONAC.
Archivo de texto en medio magnético que contiene la relación de los empleados del OEC que
incluye: nombre, número del documento de identificación, cargo y sede, tipo de contrato, que
realizan o participan en las actividades de evaluación de la conformidad para las que se acreditación
o ampliación ante ONAC.
Archivo de imagen en medio magnético que contiene copia completa de la póliza de seguro,
incluido el clausulado general, amparos y exclusiones, así como copia del recibo de la constancia
de pago de la prima, de acuerdo con lo establecido en el numeral 9 de este formulario.
Si es aplicable, archivo de texto o de imagen en medio magnético que contenga copia de los
reglamentos técnicos extranjeros, o de las normas técnicas extranjeras o internacionales, que
hayan sido referidas en este formulario como documento normativo para definir el alcance de la
acreditación ante ONAC o su ampliación. Cuando para preservar derechos de autor sea necesario
aportar una norma técnica en medio físico, se deberá indicar tal circunstancia y proceder en
consecuencia a remitirla al ONAC en medio físico.
Si es aplicable, archivo de imagen en medio magnético que contenga copia del acto
administrativo por medio del cual se autoriza o habilita al organismo solicitante para operar o para
prestar las actividades de certificación para las cuales se acreditación o ampliación ante ONAC o
su ampliación.
Archivo de imagen en medio magnético que contiene la copia del comprobante de pago
correspondiente a la revisión del formulario de solicitud de acreditación ante ONAC o su
ampliación. Ver instrucciones de pago en la página web de ONAC.
Archivo de texto en medio magnético que contiene la información del representante de la
dirección del organismo de certificación, indicando nombre, cargo, correo electrónico, teléfono y
F32P-SOL-01 / Versión 01/ Aprobado 2012-10-09
REV.
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ANEXO
M
N
O
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DESCRIPCIÓN
dirección completa.
Archivo de imagen en medio magnético del último informe de auditoría interna y de la revisión por
la dirección
Archivo de texto en medio magnético que contiene: lista de equipos y certificados de calibración.
Archivo de texto (editable) que contiene el formulario de solicitud de acreditación ante ONAC o su
ampliación.
REV.
NOTA 4: Los medios magnéticos que contienen los anexos requeridos deben ser entregados junto con el ejemplar en
medio físico de este formulario, con firma autógrafa del representante legal. Ejemplos de archivos de texto usuales son
aquellos con extensiones .doc, .xls, o .ppt. Ejemplos de archivos de imagen usuales son aquellos con extensiones .pdf o
.jpg. El formulario de solicitud debe ser entregado en Word, con extensión doc.
12. Declaración del representante legal del OEC.
Como representante legal de la organización que presenta esta solicitud de acreditación o ampliación ante el Organismo
Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC, declaro:
1. Que la información suministrada es veraz y completa.
2. Que el organismo que represento cumple los requisitos legales y reglamentarios aplicables para la creación, funcionamiento
u operación y para la prestación del servicio, para el cual se solicita la acreditación o su ampliación ante ONAC.
3. Que todos los recursos financieros utilizados y los que se utilicen para el desarrollo de las actividades objeto de acreditación
o ampliación ante ONAC, proceden de actividades lícitas.
4. Que el organismo que represento, conoce los requisitos para la acreditación ante ONAC establecidos en el documento
R-AC-01, adjunto.
5. Que el organismo que represento, se compromete a pagar a ONAC todos los gastos de evaluación y administración
que se causen en el proceso, independientemente de que se otorgue o no la acreditación o ampliación ante ONAC.
6. Que, con la firma y presentación de la presente solicitud, el organismo que represento se adhiere al Código de Buen
Gobierno de ONAC (disponible en la página web de ONAC: www.onac.org.co).
7. Que a la fecha de presentación de esta solicitud de acreditación o ampliación ante ONAC, el organismo que represento
aplica y cumple la NTC-ISO/IEC 17024 , así como los documentos indicados a continuación, según sea aplicable de
acuerdo con el (los) esquema (s) que esta solicitud incluya:
* IAF GD 24 Guidance on the Application of ISO/IEC 17024:2003
(*) – Disponible en http://www.iaf.org
Firma del representante legal
Nombre del representante legal
Número de cédula de ciudadanía o C.E.
Ciudad y fecha en la que se completó
esta solicitud
La acreditación ante ONAC, o su ampliación como organismo de certificación de personas, corresponde a la evaluación de
la competencia técnica para la realización de manera confiable de las certificaciones, conforme con los documentos
normativos referenciados, y no presupone la evaluación del cumplimiento de obligaciones legales del organismo.
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Espacio Reservado para ONAC
Rev.
Fecha
Anexo
Observaciones
1ª
2ª
3ª
Observaciones:
ROL
CODIGO IAF
NOMBRE PROPUESTO
ELT
EL
E
ET
ET
ET
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Propuesta