Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca
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Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca ___________________________ MANUAL DE ESTILO DE LA DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE HUESCA DERECHOS RESERVADOS © 2010, DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE HUESCA Porches de Galicia, 4 22002 Huesca http://www.dphuesca.es Es propiedad, © 2010, Diputación Provincial de Huesca Impreso en España Printed in Spain Reservados todos los derechos. Ni la totalidad ni parte de este libro pueden reproducirse o transmitirse por ningún procedimiento electrónico o mecánico, incluyendo fotocopia, grabación magnética o cualquier almacenamiento de información y sistema de recuperación. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca ÍNDICE Página 3 ÍNDICE 1. Estructura de los documentos administrativos 1.1. Introducción .................................................................................................................... 8 1.2. Tipos de documentos ..................................................................................................... 9 1.2.1. Documentos administrativos de decisión ............................................................. 10 1.2.2. Documentos administrativos de transmisión ........................................................ 12 1.2.3. Documentos administrativos de constancia ......................................................... 14 1.2.4. Documentos administrativos de juicio .................................................................. 15 1.2.5. Documentos de los ciudadanos ........................................................................... 16 1.3. Estructura general de los documentos ......................................................................... 17 1.4. Resolución .................................................................................................................... 19 1.5. Notificación ................................................................................................................... 22 1.6. Comunicación ............................................................................................................... 24 1.7. Anuncio ......................................................................................................................... 27 1.8. Oficio ............................................................................................................................. 30 1.9. Carta ............................................................................................................................. 31 1.10. Acta ............................................................................................................................. 32 1.11. Certificado................................................................................................................... 34 1.12. Informe y dictamen ..................................................................................................... 36 1.13. Medios electrónicos: fax y correo electrónico ............................................................ 39 1.14. Solicitud ...................................................................................................................... 42 2. Lenguaje y estilo administrativo 2.1. Claridad, sencillez, concisión y corrección ................................................................... 46 2.2. Lenguaje llano .............................................................................................................. 49 2.3. Lenguaje no sexista ...................................................................................................... 52 2.4. Formas verbales ........................................................................................................... 58 2.5. Léxico ........................................................................................................................... 63 Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca ÍNDICE Página 4 3. Criterios ortográficos y convenciones 3.1. Signos ortográficos ....................................................................................................... 68 3.2. Mayúsculas y minúsculas ............................................................................................. 85 3.3. Cifras y números........................................................................................................... 89 3.4. Negrita y cursiva ........................................................................................................... 94 3.5. Acrónimos, siglas, abreviaturas y símbolos ................................................................. 97 4. Normalización de formatos 4.1. Formato ...................................................................................................................... 102 4.2. Tipografía.................................................................................................................... 110 4.3. Codificación de los documentos ................................................................................. 112 4.4. Cabeceras .................................................................................................................. 114 Anexo I. Plantillas de documentos Decreto de la Presidencia ................................................................................................. 116 Notificación ........................................................................................................................ 117 Requerimiento de subsanación ......................................................................................... 119 Convocatoria a sesiones ................................................................................................... 120 Comunicación del plazo máximo de duración de los procedimientos y de los efectos del silencio administrativo........................................................................................................ 121 Comunicación de la suspensión del plazo máximo de duración de los procedimientos .. 122 Comunicación de la reanudación del plazo máximo de duración de los procedimientos . 123 Comunicación interna ........................................................................................................ 124 Circular informativa ............................................................................................................ 125 Recibo acreditativo de presentación de documentos ........................................................ 126 Anuncio .............................................................................................................................. 127 Oficio .................................................................................................................................. 128 Carta .................................................................................................................................. 129 Acta general ....................................................................................................................... 130 Acta de la Mesa de Contratación ...................................................................................... 131 Acta de Comisiones Informativas ...................................................................................... 132 Acta de reuniones de Grupos de Trabajo ......................................................................... 133 Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca ÍNDICE Página 5 Acta del Pleno .................................................................................................................... 134 Certificado de Secretaría ................................................................................................... 136 Certificado de Acuerdo del Pleno ...................................................................................... 137 Certificado de actos producidos por silencio administrativo ............................................. 138 Dictamen ............................................................................................................................ 139 Informe general.................................................................................................................. 140 Informe-propuesta de resolución ....................................................................................... 141 Fax ..................................................................................................................................... 142 Correo electrónico ............................................................................................................. 143 Solicitud general ................................................................................................................ 141 Solicitud de teleasistencia domiciliaria .............................................................................. 143 Solicitud para tomar parte en procesos selectivos ............................................................ 148 Solicitud de admisión en curso de formación .................................................................... 150 Solicitud de ayuda social ................................................................................................... 151 Solicitud de certificado ....................................................................................................... 153 Solicitud de cesión de datos personales a otras Administraciones Públicas .................... 154 Anexo II. Tratamientos honoríficos Tratamientos honoríficos ................................................................................................... 158 Recursos bibliográficos Bibliografía ......................................................................................................................... 162 Recursos en red ................................................................................................................ 163 Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca ___________________________ Estructura de los documentos administrativos ___________________________ Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.1 INTRODUCCIÓN Página 8 INTRODUCCIÓN En este primer bloque del Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca se define la estructura básica de los documentos administrativos que con más frecuencia utilizan los empleados públicos de la Diputación. Si bien han existido distintas clasificaciones a lo largo de la historia, a la hora de definir la estructura de los documentos administrativos este bloque se apoya en la clasificación y las directrices propuestas en el Manual de documentos 1 administrativos editado por el Ministerio de Administraciones Públicas (MAP), adaptándolas a las necesidades y características específicas de la Diputación Provincial de Huesca. Aunque quizás se pierdan ciertos matices, en el presente manual se ha intentado simplificar la información que recoge el Manual de documentos administrativos, tanto a nivel formal (orden de la información y omisión de casos muy específicos) como en lo concerniente al lenguaje empleado (estructuras sintácticas, léxico, etcétera). Dentro de un manual de estilo no tendría sentido que este primer bloque, dedicado a la estructura de los documentos, entrase en flagrante contradicción con lo expuesto en el segundo, que se ocupa del lenguaje y el estilo que los empleados públicos de la Diputación deben esforzarse por adoptar con el fin de facilitar la comunicación con sus ciudadanos, a menudo ajenos a la jerga administrativa y jurídica. Así, en este bloque se ha dado prioridad a la claridad, la sencillez y la precisión, de modo que cualquier empleado que tenga que redactar o comprender un documento administrativo pueda entender su estructura básica, por muy poco familiarizado que esté con el lenguaje administrativo y jurídico que tradicionalmente han utilizado las instituciones públicas. 1 Según lo dispuesto en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC). Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.2 TIPOS DE DOCUMENTOS Página 9 TIPOS DE DOCUMENTOS Dentro de los documentos administrativos se distinguen cuatro grandes grupos dependiendo del tipo de declaración que contienen: documentos de decisión, de transmisión, de constancia y de juicio. En las próximas páginas se describen las características principales de cada uno de estos grupos y se enumeran los documentos que engloban con mayor relevancia para los empleados públicos de la Diputación Provincial de Huesca. El siguiente cuadro sinóptico resume la clasificación de los documentos administrativos cuya estructura se analiza en este apartado del manual. Acuerdo DECISIÓN Resolución Decreto Notificación Comunicación TRANSMISIÓN Anuncio Oficio Carta Acta CONSTANCIA Certificado Informe JUICIO Dictamen Debido a la importancia que actualmente tienen los medios electrónicos en la relación entre las Administraciones y la ciudadanía, en este manual se analiza también el formato general de los documentos que la Diputación Provincial de Huesca puede remitir mediante los dos más usuales: el fax y el correo electrónico. Los documentos de los ciudadanos no son en sentido estricto documentos administrativos, ya que el autor no es un órgano administrativo ni el documento constituye el soporte de un acto de la Administración. No obstante, dada su importancia y el hecho de que son el instrumento del que se sirve la ciudadanía y el propio personal para relacionarse con la Diputación Provincial de Huesca, su estructura también se analiza en este manual. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.2.1 TIPOS DE DOCUMENTOS Página 10 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE DECISIÓN En los documentos administrativos de decisión un órgano de gobierno de la Diputación Provincial de Huesca declara su voluntad sobre materias de su competencia. 2 En el ámbito de la Diputación, las resoluciones constituyen el principal documento de este tipo. Recogen las decisiones adoptadas por los órganos competentes de la Diputación Provincial de Huesca antes del inicio y durante la tramitación de un procedimiento, así como las decisiones resolutorias que le ponen fin. Pueden establecerse dos clasificaciones de las resoluciones según el criterio que empleemos. Según el sentido de la decisión, las resoluciones pueden ser positivas o negativas. Las resoluciones positivas estiman la solicitud de un ciudadano o ratifican la iniciativa de un órgano administrativo (es decir, autorizan, conceden, reconocen, sancionan, etcétera). Las resoluciones negativas, por el contrario, desestiman la solicitud de un ciudadano o rectifican la iniciativa de un órgano administrativo, ya que, por ejemplo, deniegan, desautorizan, no conceden o no imponen sanciones, etcétera. Según el contenido de la decisión existen tantos tipos de resoluciones administrativas como ámbitos en los que interviene y actúa la Diputación Provincial de Huesca. No obstante, con el fin de clasificar de algún modo la gran variedad de resoluciones existentes atendiendo a este criterio, se pueden distinguir tres grandes grupos: Resoluciones ampliatorias. Son las que aumentan o extienden las facultades de los ciudadanos, tales como: — Concesiones de subvenciones, ayudas públicas, derechos de propiedad o de explotación. — Autorizaciones para ejercer determinadas actividades. — Reconocimiento de derechos económicos. Resoluciones restrictivas. Son las que limitan las facultades o capacidades de los ciudadanos, por ejemplo, las sanciones. 2 Reguladas en el artículo 89 de la LRJ-PAC. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.2.1 TIPOS DE DOCUMENTOS Página 11 Resoluciones de modificación. Son aquellas que modifican otras resoluciones administrativas previas, tales como: — — — — Rectificaciones de errores. Revocaciones de actos de gravamen o desfavorables. Estimación de recursos administrativos. Declaración de nulidad de pleno derecho. 3 La resolución de inadmisión merece una mención aparte. Esta resolución, que se aplica cuando una solicitud pretende que se reconozcan derechos que no se contemplan en el ordenamiento jurídico o que de forma evidente carecen de fundamento, pone fin al procedimiento administrativo sin que sea necesario completar su tramitación. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE DECISIÓN Acuerdo Decreto 3 Regulada en el artículo 89.4 de la LRJ-PAC. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.2.2 TIPOS DE DOCUMENTOS Página 12 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE TRANSMISIÓN Mediante los documentos administrativos de transmisión la Diputación Provincial de Huesca comunica la existencia de actos o hechos a otras personas, órganos o entidades. Los documentos de transmisión pueden clasificarse de tres formas distintas dependiendo del criterio empleado. Según las relaciones existentes entre la Diputación Provincial de Huesca y el receptor, se distinguen dos tipos: Internos: cuando emisor y receptor son órganos o unidades de la Diputación Provincial de Huesca. Externos: cuando el receptor es, bien un ciudadano o una entidad privada, bien un órgano o unidad que pertenece a una Administración distinta a la Diputación Provincial de Huesca. Según el contenido se distinguen tres clases de documentos de transmisión cuyos receptores son ciudadanos o entidades privadas: Notificación de resoluciones o acuerdos. Anuncio (también llamado publicación) de resoluciones o acuerdos. Comunicación de hechos o circunstancias relacionados con un procedimiento o con la Diputación Provincial de Huesca. Dentro del material impreso utilizado por la Diputación se distinguen dos tipos de documentos atendiendo a su diseño formal: Oficio. Se dirige a otras áreas o unidades administrativas pertenecientes o no a la Diputación Provincial de Huesca y a ciudadanos. Carta. Se utiliza en las comunicaciones personales y protocolarias. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.2.2 TIPOS DE DOCUMENTOS Página 13 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE TRANSMISIÓN Notificación Anuncio (o publicación) Comunicación Oficio Carta Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.2.3 TIPOS DE DOCUMENTOS Página 14 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONSTANCIA Los documentos de constancia son aquellos mediante los cuales la Diputación Provincial de Huesca acredita actos, hechos o efectos. Según el objeto de la acreditación, este tipo de documentos se clasifica en tres categorías distintas: actas, certificados (en general) y certificados de actos producidos por silencio administrativo. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONSTANCIA Acta Certificado Certificado de actos producidos por silencio administrativo Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.2.4 TIPOS DE DOCUMENTOS Página 15 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE JUICIO Son los documentos que contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, de una persona o de una entidad (pública o privada) sobre las cuestiones de hecho o de derecho que son objeto de un procedimiento administrativo. Los órganos de la Diputación Provincial de Huesca competentes para tramitar y resolver un procedimiento administrativo reciben a través de los informes los datos, valoraciones y opiniones necesarios para adoptar las decisiones correspondientes. Los documentos de juicio se caracterizan porque nunca se emiten de oficio, sino que siempre son solicitados. Entre los documentos de juicio se distingue entre informe y dictamen, dependiendo de sus características. En la Administración local el dictamen de una Comisión Informativa tiene una gran importancia. Se trata de un documento producido por un órgano de gobierno que, en ocasiones, puede iniciar o forma parte de un trámite administrativo. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE JUICIO Informe Dictamen Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.2.5 TIPOS DE DOCUMENTOS Página 16 DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS Son los documentos que la ciudadanía y el propio personal de la Diputación Provincial de Huesca utilizan para relacionarse con la Administración. Aunque no son estrictamente documentos administrativos, los documentos de los ciudadanos comparten con ellos ciertas características comunes de estructura y estilo. Los documentos de los ciudadanos suelen clasificarse en cuatro grandes grupos: Solicitud. Contiene una o varias peticiones de un ciudadano con el fin de que el órgano administrativo al que se dirige satisfaga una o varias pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o un interés legítimo. Denuncia. Mediante la denuncia, el ciudadano, en cumplimiento o no de una obligación legal, informa a un órgano administrativo sobre la existencia de un determinado hecho que pudiera obligar a la iniciación de un procedimiento administrativo. Alegación. Documento por el que el interesado en un procedimiento administrativo aporta datos o valoraciones de carácter fáctico o jurídico para que los órganos responsables los consideren. Recurso. Documento mediante el cual el ciudadano demanda la anulación de un acto administrativo que afecta a sus derechos o intereses, por considerar que incurre en alguna de las causas de invalidez previstas en el ordenamiento jurídico. DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS Solicitud Denuncia Alegación Recurso Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.3 ESTRUCTURA GENERAL DE LOS DOCUMENTOS Página 17 ESTRUCTURA GENERAL DE LOS DOCUMENTOS Los documentos administrativos y los documentos de los ciudadanos constan por lo general de tres partes claramente diferenciadas: 1. ENCABEZAMIENTO Proporciona información sintetizada del contenido del documento. Datos generales de identificación. Son datos que facilitan las operaciones de gestión administrativa y la identificación por parte de los receptores. Se sitúan a continuación de la cabecera (logotipo de la Diputación Provincial de Huesca y demás datos de la entidad). Los datos de identificación que figuran en cualquier documento administrativo son los siguientes: — Número de expediente. Expresión del código de referencia establecido en cada uno de los manuales de procedimiento y del número correlativo que corresponde al documento en cuestión. Véase el apartado “Codificación de los documentos” para obtener más información. — Procedimiento. Este campo determina el tipo general de procedimiento administrativo al que se refiere el expediente. Se utilizarán las denominaciones recogidas en los manuales de procedimiento. — Asunto. Síntesis del contenido del documento. Hay que procurar, dentro de lo posible, utilizar una sola línea. Título. Expresa de manera clara y concisa la información que contiene el documento. En este caso, el título se escribe centrado con respecto al cuerpo del texto, en mayúsculas y en negrita para destacarlo del resto del documento. Hay que procurar, dentro de lo posible, utilizar una sola línea al redactarlo y evitar el uso de siglas y abreviaturas. 2. CUERPO Es la parte que refleja el contenido del documento y, por lo tanto, la que más varía dependiendo de su función. Si en el cuerpo del documento figuran nombres de personas físicas, estas se identifican de acuerdo con el siguiente orden: nombre + espacio + primer apellido + espacio + segundo apellido. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.3 ESTRUCTURA GENERAL DE LOS DOCUMENTOS Página 18 3. PIE 4 Los elementos que integran el pie del documento son obligatorios en todos los documentos administrativos, incluidos los de mero trámite. El pie figura al final del documento, centrado, y se desglosa en: Datación. Lugar y fecha (día, mes y año) en el que se firma o acredita la autenticidad del documento. Antefirma y firma. Cargo o puesto de trabajo de la persona que formaliza el documento. Si existe delegación de competencias o de firma, esta circunstancia constará inmediatamente después, así como la disposición que regula tal delegación. A continuación figura la rúbrica u otros símbolos de autenticación y, finalmente, el nombre y apellidos del firmante. En ciertos documentos, como contratos o convenios, si el soporte del documento está fragmentado (por ejemplo, en dos páginas), la firma o acreditación de la autenticidad deberá constar en el margen izquierdo de cada una de las páginas, excepto en la última, donde aparecerá centrada respecto al cuerpo del documento, al igual que la datación y la antefirma. Destinatario. En determinados documentos (comunicaciones, notificaciones, solicitudes, etcétera), el nombre y apellidos del destinatario figurarán en la última línea de la última página del documento. No se aplicará ningún tipo de tratamiento. A continuación se hará constar la dirección, código postal y localidad del interesado. En algunos escritos, la dirección postal se sustituirá por la denominación del cargo (generalmente en documentos remitidos a la Administración). 4 En virtud de lo dispuesto en el artículo 3.1 del Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción documental y el material impreso de la Administración General del Estado. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos RESOLUCIÓN 1.4 Página 19 RESOLUCIÓN La resolución es el documento (acuerdo o decreto) que recoge las decisiones adoptadas por los órganos competentes de la Diputación Provincial de Huesca en relación con un procedimiento, bien sea antes de su inicio, durante su tramitación o para poner fin al mismo. En el contexto de los documentos administrativos, el acuerdo se caracteriza por ser una declaración unilateral de un órgano de la Diputación, a diferencia de otras acepciones del mismo término que implican a dos partes. El Manual de documentos administrativos del MAP propone tres grupos de acuerdos según su alcance y contenido: De iniciación de un procedimiento. Instrumentales. Entre estos se encuentran los acuerdos de tramitación urgente, los de ampliación de plazos, los de acumulación de procedimientos, los de apertura de período de prueba y los de práctica simultánea de trámites procedimentales. Sustantivos. En este grupo se engloban los acuerdos de adopción de medidas provisionales, los de admisión o rechazo de pruebas propuestas y los de información pública sobre circunstancias del procedimiento. La estructura general de las resoluciones consta de los elementos que se enumeran a continuación (en el apartado “Estructura general de los documentos” se proporciona información más detallada sobre los elementos que aquí únicamente se mencionan): 1. ENCABEZAMIENTO Datos generales de identificación. — Número de expediente. — Procedimiento. — Asunto. Título. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos RESOLUCIÓN 1.4 Página 20 2. CUERPO Refleja el contenido de la resolución y se estructura en los siguientes apartados: Antecedentes. Resumen de las circunstancias que han determinado la necesidad de adoptar la decisión. Entre los antecedentes se incluyen los siguientes datos: — Forma de inicio del expediente (de oficio o a instancia del interesado). Generalmente se abre con una fórmula del tipo “Visto…”. — Datos del solicitante interesado o del órgano administrativo. — Referencia al hecho, conducta o acontecimiento que dio lugar a la adopción de la decisión. Ejemplo: “Examinado el procedimiento iniciado a solicitud de don Pedro Mejías García, relativo a la autorización para instalar un letrero en un local del casco histórico de Huesca…”. Motivación. Cuando la resolución debe estar motivada, se suelen exponer tanto los hechos como la valoración jurídica. — Hechos. Exposición sencilla y objetiva de las acciones, omisiones o conductas relacionadas con la decisión. Los hechos deben exponerse de forma clara y siguiendo el orden cronológico, haciendo constar todos los datos, lugares y fechas relevantes. Cada hecho se hará constar en un párrafo numerado y separado del resto mediante espacios en blanco. — Fundamento jurídico. Es la valoración jurídica de los hechos de acuerdo con la normativa que se les aplica y que justifica la decisión adoptada. En este apartado deben constar de forma expresa y completa las disposiciones normativas que apoyan la valoración, concretando su rango jerárquico, denominación, número y fecha de aprobación. Por ejemplo, “Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC)”. Cada valoración se hará constar en un párrafo numerado y separado del resto mediante una línea en blanco. Para referirse a los hechos expuestos anteriormente se empleará el número que ocupan en el documento. Competencia del órgano decisor. Identifica el órgano administrativo competente originariamente para adoptar la resolución, por lo que no coincidirá con el órgano de la Diputación Provincial de Huesca que formaliza el documento si se han delegado competencias o la firma. Además del órgano titular de la competencia, hay que citar de forma completa las normas que le atribuyen dicha competencia (artículo, denominación de la disposición, número, fecha y diario en el que fue publicada). Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos RESOLUCIÓN 1.4 Página 21 Decisión. Es la declaración de voluntad del órgano de gobierno de la Diputación acerca de las cuestiones planteadas en el documento. La redacción debe ser clara y comprensible, por lo que si la decisión es extensa o compleja hay que dividirla en apartados numerados que contengan las distintas determinaciones y medidas adoptadas. 3. PIE Datación. Antefirma y firma. En los Decretos de la Presidencia suelen constar dos antefirmas y dos firmas: la del Secretario General, precedida por la expresión “Doy fe” en la línea inmediatamente superior, y la del Presidente. En el Anexo I de este manual se adjunta la plantilla del Decreto de la Presidencia. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.5 NOTIFICACIÓN Página 22 NOTIFICACIÓN La notificación es el trámite mediante el cual el órgano competente de la Diputación Provincial de Huesca da traslado de una resolución o acuerdo a las personas interesadas. La notificación es una actuación compleja en la que suelen intervenir distintos sujetos, incluso ajenos al órgano que adopta la decisión (por ejemplo, un empleado del servicio de correos). 5 La práctica de la notificación se realiza mediante un agente interpuesto (por ejemplo, un funcionario de correos) o a través de un medio automatizado (fax, correo electrónico, etcétera). Para efectuar una notificación es válido cualquier medio que permita la constancia de la recepción, la fecha, la identidad y el contenido del acto notificado. La notificación podrá realizarse mediante medios electrónicos, siempre y cuando el interesado haya consentido expresamente su utilización y haya proporcionado una dirección de correo electrónico. En este caso, la notificación se considerará practicada cuando se produzca el acceso a su contenido desde la dirección de correo electrónico. Si, por el contrario, transcurren diez días naturales desde el envío sin que se acceda a su contenido, se entenderá que la notificación ha sido rechazada. También es posible realizar la notificación mediante otros medios electrónicos. La estructura general de las notificaciones consta de los elementos que se enumeran a continuación (en el apartado “Estructura general de los documentos” se proporciona información más detallada sobre los elementos que aquí únicamente se mencionan): 1. ENCABEZAMIENTO Datos generales de identificación. — Número de expediente. — Procedimiento. — Asunto. Este campo no consta en las convocatorias a sesiones. Título. 5 Regulada en el artículo 59 de la LRJ-PAC. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.5 NOTIFICACIÓN Página 23 2. CUERPO Fórmula de notificación. Si se notifica una resolución, se hará constar el órgano de la Diputación Provincial de Huesca que dictó el acuerdo o la resolución y en qué fecha. Ejemplo: “Mediante la presente pongo en su conocimiento que…, en fecha…, ha dictado el / la… que literalmente se transcribe: …”. Texto de la notificación. Si se notifica una resolución, se deberá transcribir el texto del decreto o acuerdo de forma íntegra, entrecomillado y de forma literal. Recursos. En este apartado se especifica si es o no posible interponer un recurso contra la decisión y si la resolución pone o no fin a la vía administrativa. Si cabe recurso, se indicará el tipo, así como el plazo y el órgano ante el que debe presentarse. En este apartado también hay que indicar, si procede, las disposiciones normativas relacionadas con los derechos que legalmente se reconocen a los ciudadanos, tales como la posibilidad de oponerse a acuerdos contra los que no cabe recurso mediante alegaciones que deberán considerarse en la resolución del procedimiento. 3. PIE Datación. Antefirma y firma. Identificación del destinatario. Al pie de la última página del documento constarán el nombre y apellidos del destinatario, su dirección, el código postal y la localidad. No se pone punto final. En el Anexo I de este manual se recogen las notificaciones más utilizadas en el ámbito de la Diputación Provincial de Huesca: notificación, requerimiento de subsanación y convocatoria a sesiones. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.6 COMUNICACIÓN Página 24 COMUNICACIÓN Las comunicaciones son documentos mediante los cuales la Diputación Provincial de Huesca da a conocer a los ciudadanos hechos o circunstancias de un procedimiento o de la Administración. Se distinguen de las notificaciones y de los anuncios en que no transmiten actos administrativos definitivos o de trámite. Como se puede deducir de su definición, el contenido de las comunicaciones es muy variado. A continuación examinaremos aquellos casos en los que, de acuerdo con la normativa vigente, la Diputación Provincial de Huesca está obligada a cursar comunicaciones a los ciudadanos: Comunicación del plazo máximo de duración de los procedimientos y de los efectos del silencio administrativo (véase plantilla en el Anexo I). La Diputación Provincial de Huesca debe informar a los interesados sobre el plazo máximo 6 legal de duración de los procedimientos y de los efectos del silencio administrativo. En los procedimientos iniciados de oficio esta información aparece en la notificación o publicación del acuerdo de iniciación, donde también se indica la fecha a partir de la cual se computa el plazo, los datos de identificación del procedimiento y los medios a los que se 7 puede acudir para obtener información sobre su estado de tramitación. Por el contrario, en los procedimientos iniciados a solicitud del interesado, es necesario que la Diputación Provincial de Huesca dirija, dentro de los diez días siguientes a la recepción de la solicitud, una comunicación que indique: — El plazo máximo de duración del procedimiento. — Los efectos que se producirían si no se notifica una resolución en ese plazo. — La fecha en que el órgano competente para tramitar la solicitud la ha recibido, ya que dicha solicitud puede presentarse en otros lugares distintos al Registro del órgano tramitador. Existen además otros criterios que regulan la emisión de las comunicaciones: 8 — No será necesario emitir la comunicación cuando los interesados formulen solicitudes para pedir la suspensión de la ejecución de un acto impugnado en vía 9 de recurso. 6 De acuerdo con el artículo 42.4 de la LRJ-PAC. De acuerdo con la Orden de 14 de abril de 1999, por la que se establecen criterios para la emisión de la comunicación a los interesados prevista en el artículo 42.2 de la LRJ-PAC. 8 Regulados por la Orden de 14 de abril de 1999 (véase nota anterior). 9 Excepción prevista en el artículo 111.3 de la LRJ-PAC. 7 Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.6 COMUNICACIÓN Página 25 — No será necesario emitir la comunicación cuando, dentro del plazo de diez días legalmente establecido para su emisión, se dicte y notifique la resolución que ponga fin al procedimiento. — Si la solicitud se presenta en un Registro del órgano competente geográficamente alejado de la unidad de la Diputación Provincial de Huesca que debe emitir la comunicación, la oficina de Registro adelantará el contenido de la solicitud y su fecha de entrada por medios electrónicos, informáticos o telemáticos. — En la comunicación se facilitarán datos que permitan identificar el procedimiento e información sobre dónde acudir para informarse acerca de su estado de tramitación. Comunicación de la suspensión del plazo máximo de duración de los procedimientos (véase plantilla en el Anexo I). 10 La normativa contempla casos en los que pueden suspenderse los plazos máximos establecidos para la duración de los procedimientos. En los siguientes casos, la Diputación Provincial de Huesca deberá enviar a los interesados una comunicación en la que se informe de que se ha suspendido el cómputo del plazo establecido por ley para dictar y notificar una resolución expresa: — Cuando un órgano de la Unión Europea deba emitir un pronunciamiento previo y preceptivo. En este caso, en la comunicación se indicará cuándo se ha solicitado el pronunciamiento. — Cuando haya que solicitar informes a un órgano de la Diputación Provincial de Huesca u otra Administración que sean preceptivos y determinantes para la resolución. En este caso, la suspensión no durará más de tres meses. En la comunicación se indicará cuándo se ha solicitado el informe. Comunicación de la reanudación del plazo procedimientos (véase plantilla en el Anexo I). máximo de duración de los En los casos descritos en el bloque anterior, la Diputación Provincial de Huesca enviará a los interesados una comunicación para informar sobre el momento en que se reanuda el cómputo del plazo máximo establecido para dictar y notificar la resolución correspondiente. En la comunicación se indicará también la fecha de recepción del pronunciamiento o del informe. 10 De acuerdo con el artículo 42.5 de la LRJ-PAC. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.6 COMUNICACIÓN Página 26 La estructura general de las comunicaciones consta de los siguientes elementos (véase el apartado “Estructura general de los documentos” para obtener información más detallada sobre los elementos que únicamente se mencionan): 1. ENCABEZAMIENTO Datos generales de identificación. — Número de expediente. — Procedimiento. — Asunto. Título. 2. CUERPO Es la parte que más varía dependiendo del tipo de comunicación. En general, incluye referencias al procedimiento y a la legislación oportuna, y datos sobre los que obligatoriamente debe informarse al interesado. 3. PIE Datación. Antefirma y firma. Identificación del destinatario. Al pie de la última página del documento constarán el nombre y apellidos del destinatario, su dirección, el código postal y la localidad. No se pone punto final. En el Anexo I de este manual se recogen, además de las mencionadas anteriormente, las plantillas de otro tipo de comunicaciones, a saber: comunicación interna, circular informativa y recibo acreditativo de presentación de documentos. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.7 ANUNCIO Página 27 ANUNCIO El anuncio, también llamado publicación, consiste en la inserción de un acto administrativo en un diario oficial, en un tablón de anuncios o en un medio de información, con el fin de comunicarlo. 11 La ley establece que los actos administrativos deben publicarse en los siguientes casos: Anuncio sustitutivo de la notificación: — Cuando los interesados son desconocidos, cuando se ignora el lugar en el que hay que efectuar una notificación o el medio para realizarla, o cuando la notificación no se puede practicar (notificación por medio de anuncios). — Cuando los destinatarios del acto administrativo son un número indeterminado de personas. — Cuando el acto administrativo se integra dentro de un procedimiento de selección o de concurrencia competitiva. Publicación adicional a la notificación: — Cuando así lo establecen las normas reguladoras del procedimiento. — Por razones de interés público. — Cuando la notificación a un solo interesado es insuficiente para garantizar la notificación a todos los interesados en el procedimiento. La estructura general de los anuncios consta de los elementos que se enumeran a continuación (en el apartado “Estructura general de los documentos” se proporciona información más detallada sobre los elementos que aquí únicamente se mencionan): 1. ENCABEZAMIENTO Datos generales de identificación. — Número de expediente. — Procedimiento. — Asunto. Título. 11 Artículos 59 y 60 de la LRJ-PAC. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.7 ANUNCIO Página 28 2. CUERPO Fórmula de publicación. Si se notifica una resolución, se hará constar el órgano de la Diputación Provincial de Huesca que dictó el acuerdo o la resolución y en qué fecha. Ejemplo: “Se hace público para conocimiento de los interesados que la Presidencia de la Diputación Provincial de Huesca, por Decreto n.º X, de fecha X, ha dispuesto lo siguiente: …”. Texto del anuncio. El anuncio, al igual que la notificación, debe contener el texto íntegro de la resolución, así como indicar si es o no definitiva en vía administrativa y los recursos que cabe interponer, ante qué órgano y en qué plazo. El texto del decreto o acuerdo se deberá transcribir de forma íntegra, entrecomillado y de forma literal. 3. PIE Datación. Antefirma y firma. En el Anexo I de este manual se incluye la plantilla general de los anuncios publicados por la Diputación Provincial de Huesca. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.7 ANUNCIO Página 29 Existen dos clases de publicaciones con características especiales, por lo que a continuación se describen sus particularidades. PUBLICACIÓN SUSTITUTIVA DE LA NOTIFICACIÓN NO PRACTICADA La característica que define a este tipo de publicación es que, antes del cuerpo del acuerdo o la resolución, debe constar un apartado en el que se indiquen: — La finalidad del documento (notificar mediante la publicación del anuncio). — Una explicación de por qué ha sido imposible efectuar la notificación ordinaria (porque el interesado es desconocido, porque se ignora el lugar o el medio de notificación, etcétera). Se dejará constancia de los intentos de notificación que se han producido. — El diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación en los que aparece la publicación. A continuación figurará el texto íntegro del acuerdo o resolución entre comillas, siguiendo la estructura explicada en el apartado “Resolución” de este manual. No obstante, en el apartado de notificación se hará referencia a los artículos 59.4 o 59.5 a) y b) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC). INDICACIÓN DE NOTIFICACIONES Y PUBLICACIONES Cuando la notificación por medio de anuncios o la publicación ordinaria pudieran lesionar ciertos derechos o intereses, la Diputación Provincial de Huesca publicará únicamente una somera indicación del contenido del acto, así como el lugar y el plazo dentro del cual los interesados pueden comparecer para conocer el contenido íntegro. Las indicaciones de 12 notificaciones y publicaciones contendrán los siguientes elementos: — Justificación del uso de la indicación. Se expondrán los derechos o intereses que la notificación por medio de anuncios, en los que se publica el acto íntegro, pudiera vulnerar (por ejemplo, el derecho a la intimidad). — Indicación somera del contenido del acto. Se resumen los elementos fundamentales, obviando los que pudieran perjudicar intereses o derechos. — Indicación del lugar donde los interesados pueden acudir para conocer el contenido íntegro del acto y del plazo. — Diario oficial en el que se publica la indicación (boletín oficial, tablón o sede). 12 Reguladas en el artículo 61 de la LRJ-PAC. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.8 OFICIO Página 30 OFICIO El oficio es el documento impreso que cualquier entidad o departamento de la Diputación Provincial de Huesca utiliza para comunicarse con órganos o unidades que pertenecen a diferentes Administraciones o con otras áreas o departamentos de la propia Diputación. El oficio también se utiliza en la relación con el ciudadano. El contenido del oficio es administrativo y oficial. El tono es formal, neutro y objetivo. La estructura general de los oficios consta de los siguientes elementos (en el apartado “Estructura general de los documentos” se proporciona información más detallada sobre los elementos que aquí únicamente se mencionan): 1. ENCABEZAMIENTO Datos generales de identificación. — Número de expediente. — Procedimiento. — Asunto. 2. CUERPO El contenido será claro y conciso; el estilo, formal y caracterizado por el rigor. El texto se dividirá en párrafos breves y separados, siguiendo un orden coherente al expresar las ideas. 3. PIE Datación. Antefirma y firma. Identificación del destinatario. Al pie de la última página del documento constarán el nombre y apellidos del destinatario y la denominación de su cargo. En el Anexo I de este manual se proporciona la plantilla general para los oficios. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.9 CARTA Página 31 CARTA Es el documento que la Diputación Provincial de Huesca utiliza en las comunicaciones protocolarias, personales y de contenido general, es decir, aquellas que no están relacionadas directamente con la gestión habitual de un procedimiento. El tono que se emplea en las cartas es, generalmente, más personal y mucho menos formal que el de los oficios. En cuanto a los tratamientos honoríficos, se utilizarán según lo contemplado en el Anexo II de este manual. Al tratarse de un documento muy personalizado, no existe una estructura rígida, aunque sí un esquema general que consta de los elementos que se enumeran a continuación (en el apartado “Estructura general de los documentos” se proporciona información más detallada sobre los elementos que aquí únicamente se mencionan): 1. ENCABEZAMIENTO Nombre, apellidos y dirección del destinatario. Se alinean a la izquierda. Datación. Se alinea a la derecha. 2. CUERPO Fórmula inicial de saludo. Por ejemplo, “Muy Sra. mía” o “Estimado señor”. A continuación figuran dos puntos. Texto de la carta. Se separa del saludo mediante un espacio en blanco. Fórmula de cortesía o de despedida. Por ejemplo, “Atentamente”. Se separa del cuerpo de la carta mediante un espacio en blanco. 3. PIE Antefirma y firma. En las cartas no aparecen centradas, sino justificadas y alineadas a la izquierda. Tras la firma puede añadirse la posdata (abreviada, “P. D.”) para incluir información. En este caso, la posdata se justificará al igual que el cuerpo de la carta. En el Anexo I de este manual se incluye una plantilla general para las cartas enviadas por el personal de la Diputación Provincial de Huesca. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.10 ACTA Página 32 ACTA El término acta designa, con carácter general, los documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. En el marco de la Administración, se suele denominar acta a los siguientes documentos: 13 Acta de órgano colegiado y de reuniones mantenidas por otros grupos. Documento que acredita la celebración de cada sesión mantenida por un órgano o grupo. En este documento constan los asistentes, el orden del día, el lugar, fecha y hora de la reunión, las deliberaciones y los acuerdos alcanzados. Acta de infracción. Documento que emiten los empleados con condición de autoridad pública (por ejemplo, inspectores de sanidad) para acreditar hechos que pudieran constituir infracciones administrativas. Acta procesal. Documento que acredita que se han realizado determinados trámites o actuaciones en procedimientos administrativos (por ejemplo, el acta de ocupación de un inmueble en un procedimiento de expropiación). No se puede definir una estructura homogénea de las actas en general, ya que este término se aplica a diversos documentos de constancia con distintos objetos, finalidades y contenidos. En el caso de las actas de órganos colegiados y de las reuniones mantenidas por otros grupos, existen características uniformes en su estructura, que consta de los siguientes elementos (en el apartado “Estructura general de los documentos” se proporciona información más detallada sobre los elementos que aquí únicamente se mencionan): 1. ENCABEZAMIENTO Datos generales de identificación. — Número de expediente. — Procedimiento. — Asunto. Título. 13 Recogido en el artículo 27 de la LRJ-PAC. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.10 ACTA Página 33 2. CUERPO Asistentes. Lista de las personas presentes en la sesión. Los nombres y apellidos van precedidos de los tratamientos D. y D.ª. Ausentes. Lista de las personas que no pudieron asistir a la sesión. Los nombres y apellidos van precedidos de los tratamientos D. y D.ª. Orden del día. Relación numerada de los temas objeto de debate en la sesión. Cada punto constituye un párrafo separado del resto mediante una línea en blanco. Texto del acta. En el mismo se relata el desarrollo de la sesión. Se estructura en dos partes: — Deliberaciones. Transcripción resumida de las intervenciones y de las deliberaciones (ordenadas en apartados numerados que hagan referencia al orden del día) que se produjeron durante la sesión. Se identificará a cada una de las personas que tomaron la palabra y se reflejarán fielmente sus intervenciones. — Acuerdos. Expresión ordenada de los acuerdos alcanzados y la mayoría de aprobación de los mismos. Si los miembros así lo solicitan, se especificarán los votos contrarios, las abstenciones y los motivos que justifican el sentido del voto o de la abstención. 3. PIE No tiene datación, puesto que esta se incluye en el cuerpo del documento, tras la lista de asistentes y ausentes a la sesión. En el pie figurarán la antefirma, rúbrica o acreditación y firmado (nombre y apellidos) del Presidente y del Secretario. Las siglas “V.º B.º” (visto bueno) preceden a la antefirma del Presidente en la misma línea. En el Anexo I de este manual se recogen las actas más utilizadas en el ámbito de la Diputación Provincial de Huesca: acta general, acta de la Mesa de Contratación, acta de Comisiones Informativas, acta de reuniones de Grupos de Trabajo y acta del Pleno. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos CERTIFICADO 1.11 Página 34 CERTIFICADO Mediante el certificado la Diputación Provincial de Huesca acredita actos o situaciones de carácter administrativo. Su destinatario es una persona, órgano o entidad que pretende la producción de efectos en un procedimiento administrativo o en las relaciones jurídicas privadas (por ejemplo, un certificado de asistencia a un curso). La palabra certificación también se usa para denominar las acreditaciones que emite el Secretario de un órgano colegiado para reflejar 14 los acuerdos adoptados en una sesión. Aunque el certificado se utiliza con multitud de fines, por lo que hay variaciones ostensibles en su contenido, es posible identificar una estructura homogénea, que consta de los siguientes elementos (en el apartado “Estructura general de los documentos” se proporciona información más detallada sobre los elementos que aquí únicamente se mencionan): 1. ENCABEZAMIENTO Datos generales de identificación. — Número de expediente. — Procedimiento. Este campo no constará en el Certificado de Secretaría. — Asunto. Este campo no constará en el Certificado de Secretaría. 2. CUERPO Se compone de los siguientes elementos: Identificación del emisor. Nombre y apellidos de la persona que firma o acredita el certificado y cargo que ocupa dentro de la Diputación Provincial de Huesca. Identificación del solicitante. Si el certificado se expide a petición de un solicitante, constarán su nombre y apellidos; si el certificado se expide a un órgano o entidad, constará su denominación orgánica, institucional, social o mercantil. Objeto del certificado. Es la parte que más varía. Aparece después de la expresión “Certifica” y en ella se reflejan de forma sucinta y clara los elementos que constata el certificado. Deberá expresarse el origen de la constancia (por ejemplo, “… una vez consultados los datos que se hallan en el Registro…”). Si se certifican varios hechos, deberán aparecer en párrafos enumerados y separados mediante una línea en blanco. 14 Recogido en el artículo 27.5 de la LRJ-PAC. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos CERTIFICADO 1.11 Página 35 Efectos. Los certificados se pueden solicitar con fines indeterminados en el momento de su petición, pero también con vistas a producir efectos concretos, en cuyo caso la Diputación Provincial de Huesca lo hará constar en el documento. Para ello, se utilizarán fórmulas del tipo: “Y, para que conste a los efectos oportunos, emito el presente certificado de orden y con el V.º B.º del Presidente, para que conste y sirva de justificante a efectos de…”. Validez temporal. Algunos certificados se emiten para acreditar situaciones contingentes o que pueden variar en el transcurso del tiempo. En estos casos, en el documento deberá figurar el período en el que el órgano de la Diputación garantiza su veracidad. Datación. En los certificados la datación se incluye al final del cuerpo del documento. 3. PIE No tiene datación, puesto que esta se incluye al final del cuerpo del documento. En el pie figurarán la antefirma, rúbrica o acreditación y firmado (nombre y apellidos) del Presidente. Las siglas “V.º B.º” (visto bueno) preceden a la antefirma del Presidente en la misma línea. El Secretario firmará a la derecha de la rúbrica del Presidente, aunque no consten su antefirma y su nombre y apellidos. En el Anexo I de este manual se recogen las plantillas de los certificados más utilizados en el ámbito de la Diputación Provincial de Huesca: certificado de Secretaría, certificado de Acuerdo del Pleno y certificado de actos producidos por silencio administrativo. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.12 INFORME Y DICTAMEN Página 36 INFORME Y DICTAMEN Los informes y dictámenes tienen una estructura muy similar, por lo que se analizan en este apartado de forma conjunta, si bien se proporcionan plantillas para cada uno de estos tipos de documentos en el Anexo I. Mediante los informes y dictámenes la Diputación Provincial de Huesca recibe una declaración de juicio de un órgano administrativo, de una persona o de una entidad (pública o privada), sobre las cuestiones de hecho o de derecho que son objeto de un procedimiento administrativo. Se distinguen distintos tipos de informes dependiendo del criterio utilizado para su clasificación. Por la obligación de solicitarlos: Preceptivos. Son los informes que los órganos o entidades de la Diputación Provincial de Huesca deben necesariamente solicitar, puesto que así lo exige la normativa vigente. Los informes preceptivos se dividen en dos clases: — Determinantes. Aquellos que, a juicio del órgano de la Diputación competente, son imprescindibles para adoptar la resolución de un procedimiento. Cuando la Diputación solicita este tipo de informes, deberá hacer constar su calidad de “determinante”. Si el informe no se emite en el plazo previsto, se interrumpe el 15 cómputo del plazo para la resolución del procedimiento hasta que este se reciba. — No determinantes. Aquellos que, a juicio del órgano de la Diputación Provincial de Huesca competente, no resultan imprescindibles para la resolución del procedimiento. En caso de no emitirse en el plazo previsto, no se interrumpe el cómputo de la fecha límite para emitir la resolución, aunque sea de carácter 16 vinculante. Facultativos. Son los informes que los órganos de la Diputación Provincial de Huesca solicitan para recabar datos, opiniones o valoraciones, aunque no estén obligados a hacerlo. Por la vinculación con su contenido: Vinculantes. Obligan al órgano de la Diputación Provincial de Huesca a resolver de acuerdo con el sentido del informe. Generalmente, los informes no son vinculantes, salvo 17 que así se disponga de forma expresa. 15 Artículo 83.3 de la LRJ-PAC. De acuerdo con el artículo de la LRJ-PAC expuesto en la nota anterior. 17 Artículo 83.1 de la LRJ-PAC. 16 Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.12 INFORME Y DICTAMEN Página 37 No vinculantes. Las conclusiones del informe sirven únicamente para que el órgano de la Diputación se asesore, aunque puede o no resolver de acuerdo con el sentido del informe. Por el tipo de resolución que aportan: De resolución única. Finalizan con una sola propuesta o conclusión. De resoluciones alternativas. Finalizan con varias propuestas o resoluciones, por lo que el órgano de la Diputación puede optar entre diversas alternativas. Por el órgano que los emite: Internos. Son los informes que emite un órgano de la propia Diputación Provincial de Huesca. Externos. Son los informes que emite una Administración distinta a la Diputación Provincial de Huesca. Por la razón de su contenido: Vinculados. Someten su contenido y conclusiones a cuestiones concretas. Libres. Su contenido es general y las soluciones y propuestas que recogen trascienden la razón que justifica su elaboración. A la hora de elaborar un informe o dictamen, los órganos de la Diputación Provincial de Huesca se atendrán, en la medida de lo posible y dependiendo del asunto tratado, a ciertas normas básicas de redacción para facilitar la comprensión y no sobrecargar a los receptores con lecturas más extensas de lo necesario. En la redacción primarán la brevedad, la precisión y la unidad del texto, que se estructurará de una forma lógica. Aunque los informes y dictámenes varían notablemente dependiendo de su contenido, por lo general deben figurar en ellos los elementos que se enumeran a continuación (en el apartado “Estructura general de los documentos” se proporciona información más detallada sobre los elementos que aquí únicamente se mencionan): Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.12 INFORME Y DICTAMEN Página 38 1. ENCABEZAMIENTO Datos generales de identificación. — Número de expediente. — Procedimiento. — Asunto. Título. 2. CUERPO Antecedentes. Ofrece una síntesis del contenido del informe o del dictamen, por lo que tampoco debe ser una parte demasiado extensa. Consta de los siguientes elementos: — Tema y finalidad: quién solicitó el informe o el dictamen, a quién y por qué. — Objetivo del informe. Desarrollo. Es la parte más variable dependiendo del contenido. En ella se detallan los fundamentos jurídicos o, en su caso, las observaciones de los técnicos de la Diputación Provincial de Huesca. Todo ello se expondrá de forma lógica, numerando cada párrafo y separándolo del resto. Conclusiones. Es una de las partes más importantes del informe o del dictamen, ya que contiene las recomendaciones, opiniones o juicios de valor del autor como conclusión de lo expuesto anteriormente, así como los beneficios o ventajas que se obtendrían con la implantación de las recomendaciones o propuestas. Las conclusiones se expondrán de forma lógica, numerándolas y separando cada una de ellas. 3. PIE Datación. Antefirma y firma. Conforme. En los casos en los que sea necesario, figurará también el cargo o puesto de trabajo de la persona que da la conformidad al documento, así como su nombre y apellidos. En el Anexo I de este manual se recogen las siguientes plantillas: dictamen, informe general e informe-propuesta de resolución. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.13 MEDIOS ELECTRÓNICOS Página 39 MEDIOS ELECTRÓNICOS Los documentos administrativos transmitidos mediante medios electrónicos no constituyen en sí un tipo de documento distinto a los anteriormente descritos, ya que lo único que varía es el medio de transmisión de los mismos. No obstante, los documentos transmitidos de esta forma deberán adaptarse a ciertas convenciones de cortesía (por ejemplo, la fórmula de despedida) y de identificación del mensaje (encabezamiento), por lo que a continuación analizamos la estructura de los documentos contenidos en dos de los más frecuentemente utilizados: el fax y el correo electrónico (en el apartado “Estructura general de los documentos” se proporciona información más detallada sobre los elementos que aquí únicamente se mencionan). FAX Generalmente suele tratarse de una simple portada en la que se mencionan los documentos que se envían adjuntos y el motivo de dicho envío. 1. ENCABEZAMIENTO Datos generales de identificación. — — — — — — Destinatario. Autor. Número de fax del destinatario. Fecha de envío del fax. Número de páginas del fax, incluida la portada. CC (copia carbón). Si se envía copia del fax a otras personas, se hará constar en este apartado. — Asunto. En el caso de que el fax se utilice para enviar documentos administrativos, el asunto coincidirá con el del documento en sí. Casillas de identificación del fax. 2. CUERPO Texto del fax. Aquí se describe de forma breve el objeto del fax (por ejemplo, “Mediante el presente fax le remito…”). Fórmula de cortesía o de despedida. Por ejemplo, “Atentamente”. Se separa del texto mediante un espacio en blanco. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.13 MEDIOS ELECTRÓNICOS Página 40 3. PIE Antefirma y firma del remitente del fax. 4. DOCUMENTO En caso de que el fax se utilice para transmitir documentos administrativos, se enviará el documento en sí en hojas separadas a la de la portada del fax. En el Anexo I de este manual se incluye una plantilla general para los faxes enviados por el personal de la Diputación Provincial de Huesca. CORREO ELECTRÓNICO 1. ENCABEZAMIENTO Datos generales de identificación. Coincidirán con los datos generales del documento remitido por correo electrónico. 2. CUERPO Fórmula inicial de saludo. Por ejemplo, “Muy Sra. mía” o “Estimado señor”. A continuación figuran dos puntos. Texto del mensaje. Se separa del saludo mediante un espacio en blanco. Aquí se describe de forma breve el objeto del mensaje (por ejemplo, “Mediante el presente correo electrónico le remito…”). En caso de que el mensaje sirva para transmitir documentos administrativos, se indicará expresamente que se adjunta un archivo y el asunto del mismo. Fórmula de cortesía o de despedida. Por ejemplo, “Atentamente”. Se separa del resto mediante un espacio en blanco. 3. PIE Muchas áreas de la Diputación Provincial de Huesca tienen definida una firma que se inserta de forma automática al final de sus correos electrónicos (tipografía, tamaño de las Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.13 MEDIOS ELECTRÓNICOS Página 41 fuentes, colores, etcétera). En cualquier caso, la firma que se inserta automáticamente en los correos electrónicos deberá contener los siguientes datos: Firma. Incluye los siguientes datos del autor del correo: — — — — — — Nombre y apellidos. Designación del cargo. Dirección postal del área de la Diputación. Teléfono. Fax. Dirección de correo electrónico. Se muestra a continuación un ejemplo de firma automática: Nombre y apellidos Designación del cargo Porches de Galicia, 4 22002 Huesca Tel. 974 XXX XXX Fax 974 XXX XXX dirección@dphuesca.es Nota de confidencialidad. El texto será literalmente el que se transcribe a continuación: “Este correo electrónico y, en su caso, cualquier fichero anexo al mismo contienen información confidencial o legalmente protegida y están exclusivamente dirigidos a su destinatario o destinatarios. Si usted no es el destinatario del mensaje, no está autorizado a leerlo, retenerlo, modificarlo, distribuirlo, copiarlo ni a revelar su contenido. En el caso de haber recibido este correo electrónico por error, le rogamos que nos comunique inmediatamente esta circunstancia y que elimine de su sistema el mensaje y el material anexo que pueda contener”. 4. DOCUMENTO En caso de que el correo electrónico se utilice para transmitir documentos administrativos, estos se incluirán en el mensaje como un archivo adjunto. En el Anexo I de este manual se incluye una plantilla general para los correos electrónicos enviados por el personal de la Diputación Provincial de Huesca. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.14 SOLICITUD Página 42 SOLICITUD La solicitud es el documento que contiene una o varias peticiones que los ciudadanos o el personal de la Diputación Provincial de Huesca dirigen a la propia Diputación para que satisfaga una o varias pretensiones fundamentadas en un derecho subjetivo o un interés legítimo. El contenido de las solicitudes puede variar notablemente. Además, los ciudadanos no están obligados a utilizar los modelos proporcionados por la Diputación Provincial de Huesca. No obstante, existe una estructura general que siguen estos modelos y que analizamos a continuación (en el apartado “Estructura general de los documentos” se proporciona información más detallada sobre los elementos que aquí únicamente se mencionan): 1. ENCABEZAMIENTO Datos generales de identificación. En ningún caso deberá rellenarlos el propio solicitante. Son campos que, como se indica, rellenará el personal de la Diputación Provincial de Huesca. — Número de expediente. — Procedimiento. — Asunto. Título. 2. CUERPO Identificación del solicitante. Deberán figurar el nombre y apellidos del solicitante (nombre + espacio + primer apellido + espacio + segundo apellido), su número de DNI y su domicilio (tipo y nombre de la vía, número, piso, código postal y localidad). Si un representante del solicitante presenta el documento en su nombre, se indicará este hecho y se harán constar su nombre y apellidos, así como su número de DNI. Exposición. En primer lugar aparece la palabra “expone”, en mayúsculas, negrita y centrada respecto al cuerpo del texto. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Estructura de los documentos administrativos 1.14 SOLICITUD Página 43 A continuación se explican los motivos que originan la solicitud, es decir, los hechos que la fundamentan y las razones que la justifican. Si se exponen varios hechos o razones, estos deberán constar en párrafos numerados y separados del resto mediante una línea en blanco. En este apartado suele indicarse la documentación que se adjunta a la solicitud. En caso de conocer las normas que amparan la solicitud, deberán citarse. Si el solicitante desea que se le notifique electrónicamente, hará constar en este apartado su dirección de correo electrónico. Solicitud. En primer lugar aparece la palabra “solicita”, en mayúsculas, negrita y centrada respecto al cuerpo del texto. A continuación figura la expresión concreta y clara de la solicitud. Si hay distintas peticiones, cada una aparecerá en un párrafo independiente y numerado, separado del resto mediante una línea en blanco. 3. PIE Datación. Antefirma (el solicitante) y firma. Identificación del destinatario. Después de la firma, y centrada al igual que el resto de los elementos del pie, deberá constar la denominación del área de la Diputación o la persona a la que se dirige la solicitud. En las solicitudes e instancias no se harán constar fórmulas de cortesía o tratamientos (por ejemplo, “Presidente de la Diputación Provincial de Huesca”). En el Anexo I de este manual se recogen las siguientes plantillas: solicitud general, solicitud de teleasistencia domiciliaria, solicitud para tomar parte en procesos selectivos, solicitud de admisión en curso de formación, solicitud de ayuda social, solicitud de certificado y solicitud de cesión de datos personales a otras Administraciones Públicas. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca ___________________________ Lenguaje y estilo administrativo ___________________________ Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.2 LENGUAJE LLANO Página 46 CLARIDAD, SENCILLEZ, CONCISIÓN Y CORRECCIÓN Cualquier persona que emita un documento desde la Diputación Provincial de Huesca tendrá como máximas la claridad, la sencillez, la concisión y la corrección, ya que su fin es transmitir información a los ciudadanos de la manera más efectiva y sencilla posible. CLARIDAD El lenguaje jurídico-administrativo se considera un lenguaje de especialidad o tecnoleto. Como cualquier otro lenguaje de especialidad, se caracteriza por un vocabulario y por unos rasgos distintivos (expresiones, construcciones sintácticas, estilo, etcétera) que dominan los iniciados o los profesionales de la materia en cuestión y que a su vez lo alejan del lenguaje común que se utiliza fuera de su ámbito. El problema en el caso del lenguaje jurídico y administrativo es que su uso tiene a menudo repercusiones importantes y directas para los receptores. El lenguaje que utilizan las Administraciones se basa en el lenguaje jurídico, caracterizado por su alto grado de especialización y su tendencia arcaizante. Estos rasgos han calado también en el lenguaje administrativo y lo han dotado de unas características propias que, en ocasiones, dificultan la comprensión de los documentos por parte de la ciudadanía. Cualquier ciudadano debe poder entender los documentos que emite la Diputación Provincial de Huesca. Para ello, el personal de la Diputación debe esforzarse por adoptar un lenguaje lo más sencillo posible e intentar dejar atrás ciertos rasgos que en el pasado han caracterizado a este lenguaje de especialidad. Así como el ciudadano tiene que cumplir con las obligaciones que emanan de muchos documentos administrativos, también tiene el derecho democrático a entender lo que estos comunican. Para que los documentos sean claros, el personal de la Diputación tendrá en cuenta las siguientes recomendaciones: Respetar las normas ortográficas, de puntuación y de sintaxis del castellano. Los documentos deben estructurarse siguiendo un orden lógico y de acuerdo con las pautas que se dan en el apartado “Estructura de los documentos” de este Manual de estilo. La disposición visual de la información tiene también un gran peso a la hora de facilitar la comprensión y la asimilación (véase el apartado “Normalización de formatos”). Hay que evitar párrafos demasiado largos y se debe dejar una línea en blanco entre ellos. Dentro de los párrafos, las frases deben ser lo más cortas y concisas posible. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.2 LENGUAJE LLANO Página 47 Hay que resaltar las partes más importantes del documento mediante la utilización de encabezados, el uso de negrita en títulos o la numeración de distintos párrafos (fundamento jurídico, hechos, etcétera). Se deben evitar expresiones que puedan presentar dificultades de comprensión, tales como latinismos, términos demasiado técnicos si no está en juego la precisión jurídica, siglas o acrónimos poco frecuentes, etcétera. SENCILLEZ Hay que esforzarse por adoptar un estilo sencillo y natural. Con frecuencia los documentos administrativos están redactados con una elegancia artificial y afectada o tienen aspiraciones literarias que no les corresponden. Para que los documentos sean sencillos, a la hora de redactarlos se tendrá en cuenta lo siguiente: Hay que intentar ceñirse a la estructura de las oraciones más común en castellano (sujeto + verbo + objeto). Hay que evitar la construcción verbo + sustantivo, que se sustituirá por un verbo simple. EJEMPLOS Se pone en conocimiento de los habitantes de Huesca… Para dar cumplimiento a esta normativa… RECOMENDACIONES Se informa a los ciudadanos de Huesca… Para cumplir con esta normativa… Se debe evitar el uso de expresiones y fórmulas arcaicas y redundantes. En cuanto al vocabulario, se evitará el uso de latinismos, galicismos, anglicismos y cualquier otra palabra de procedencia extranjera, especialmente si existe un equivalente en español. CONCISIÓN En la redacción de documentos administrativos se incurre en ocasiones en la verborrea, es decir, en la expresión de las ideas mediante el uso de palabras o expresiones que no aportan información relevante. Este hecho, no solo característico del lenguaje jurídico-administrativo, Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.2 LENGUAJE LLANO Página 48 tiene su origen, por un lado, en que los hablantes de un idioma a menudo, y casi siempre de forma errónea, asocian de forma inconsciente la prolijidad con una mayor precisión y un nivel cultural más elevado. Por otro lado, la falta de concisión se puede también achacar a una insuficiente reflexión, ya que suele resultar más difícil transmitir un mensaje que contenga las palabras justas y necesarias, lo que implica una labor de síntesis, que simplemente escribir las ideas según afloran. El personal de la Diputación Provincial de Huesca deberá esforzarse por adoptar un estilo en el que, en el menor número posible de palabras, se sintetice toda la información que se desea transmitir. CORRECCIÓN El lenguaje de los documentos administrativos debe caracterizarse por un estilo formal, en el que la información se expone con precisión y se limita al contenido esencial. Se deben evitar los elementos superfluos que, sin aportar contenido, extiendan de modo artificial las frases, ya que dificultan la comprensión del documento. El estilo será formal pero, dentro de lo posible, directo. Hay que evitar tanto un estilo pomposo como uno vulgar, así como una forma de expresión excesivamente impersonal. En general, hay que evitar expresiones que establezcan diferencias entre la ciudadanía, por ejemplo a través de un lenguaje sexista. Se tratará a las personas por su nombre y apellidos, y se podrá anteponer a los mismos los tratamientos de respeto don, doña, señora y señor, así como sus formas abreviadas (D., Dña. / D.ª, Sra. y Sr., respectivamente). Los títulos honoríficos se reservarán para los casos que se contemplan en el Anexo II de este manual. CITA DE DISPOSICIONES NORMATIVAS En los documentos administrativos, las disposiciones legales deberán citarse de forma explícita y concreta. En las disposiciones con rango de ley hay que citar, además de su denominación, el número de la disposición, el año, el mes y el día de su aprobación. En todas las demás disposiciones habrá que añadir a todo ello el diario oficial en que fueron publicadas (nombre y número), así como la fecha de publicación. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.2 LENGUAJE LLANO Página 49 LENGUAJE LLANO El lenguaje llano, también conocido como lenguaje ciudadano, lenguaje claro o lenguaje sencillo, aboga por una comunicación que favorezca el entendimiento, la transparencia y la certeza jurídica, especialmente en los ámbitos legales y administrativos, en los que tradicionalmente se ha utilizado un lenguaje pretencioso, rimbombante y hermético. El lenguaje llano se basa en la expresión simple, clara y directa de la información que tanto la ciudadanía como los servidores públicos necesitan promulgar y conocer. Esta idea, estrechamente relacionada con la impulsión de la justicia social y los ideales democráticos, surgió en Suecia en la década de los setenta y rápidamente se extendió por los países anglosajones con el nombre de Plain English. En la actualidad, cada vez más estados promueven el uso del lenguaje llano por parte de sus instituciones, ya que en los países democráticos los ciudadanos tienen derecho a recibir información clara y objetiva con el fin de hacer efectivos sus derechos y cumplir con sus obligaciones. Por su parte, las Administraciones tienen la obligación de proporcionar a la ciudadanía información clara y comprensible, fomentando así la transparencia, la rendición de cuentas y la mejora de la gestión. La Diputación Provincial de Huesca se suma a esta iniciativa y promueve el uso del lenguaje ciudadano entre los empleados públicos de la entidad, ya que: Acerca la Diputación a la ciudadanía. Refuerza la confianza de la ciudadanía en sus instituciones. Ahorra recursos al simplificar el funcionamiento de las áreas de la Diputación. Fomenta la transparencia y la rendición de cuentas. Fortalece los derechos democráticos de los ciudadanos. El uso de un lenguaje llano y accesible para todos los ciudadanos requiere, no obstante, de un esfuerzo por parte del personal de la Diputación. Redactar con sencillez y precisión no resulta tan fácil como en un principio pudiera parecer, ya que implica distanciarse del estilo jurídicoadministrativo que hasta ahora se había tomado como modelo. Para redactar documentos que resulten fáciles de leer y comprender, los empleados públicos de la Diputación Provincial de Huesca tendrán siempre presente lo siguiente: Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.2 LENGUAJE LLANO Página 50 Quién es el destinatario. Hay que adaptarse a las características y necesidades de las personas a las que se dirige el documento, sin presuponer conocimientos especializados y tomando como referente al ciudadano medio. Para qué sirve el documento. Hay que evitar las pretensiones literarias, la verborrea y la exhibición de una jerga y unos conocimientos jurídico-administrativos que en ocasiones no aportan nada a la información que se desea transmitir. Sin perder de vista el rigor jurídico, hay que ceñirse a la función del documento (comunicar, notificar, dejar constancia, etcétera). Qué implicaciones tiene el documento. El contenido de los documentos administrativos tiene con frecuencia fuertes repercusiones en la vida de los ciudadanos. Resulta mucho más fácil esforzarse por adoptar un estilo sencillo y comprensible si el personal de la Diputación Provincial de Huesca valora la importancia de su trabajo y visualiza las consecuencias que una comunicación poco efectiva pudiera acarrear para las personas a las que se dirige. El lenguaje llano pretende que el destinatario se concentre en el mensaje, en vez de en el lenguaje utilizado para transmitirlo, y se caracteriza por lo siguiente: Documentos bien diseñados, con una información estructurada de forma lógica. Las ideas más importantes son las que aparecen primero. Uso de encabezamientos, numeración y tipografía para resaltar las ideas principales y la información de mayor relevancia. No obstante, no hay que abusar de estos recursos, ya que si no se logra el efecto contrario al deseado. Párrafos breves que se relacionan entre sí mediante conectores. Frases breves en las que prevalece la construcción sujeto + verbo + objeto. Se preferirán los verbos conjugados y en voz activa sobre las formas impersonales o en voz pasiva. Uso de expresiones concisas y claras y de palabras sencillas. Hay que evitar un vocabulario demasiado técnico o complicado siempre que sea posible y no vaya en detrimento de la precisión jurídica. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.2 LENGUAJE LLANO Página 51 Mediante el uso del lenguaje llano se pretende, en suma, evitar el desconcierto y la inseguridad que a menudo los escritos jurídicos y administrativos producen en el ciudadano de a pie. Fernando Lázaro Carreter reflejó esto con maestría en la siguiente frase: “Según dicen, el desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento, pero ¿cómo vamos a cumplirla los profanos en tales saberes si no la entendemos? Porque no solo se legisla para abogados: creo que alguna caridad merecemos los ciudadanos para no correr el riesgo de que nos enchironen 18 estando in albis”. 18 Lázaro Carreter, Fernando, “Desde el proscenio”, El País, 1 de julio de 2001. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.3 LENGUAJE NO SEXISTA Página 52 LENGUAJE NO SEXISTA A día de hoy, nadie pone en duda el cambio al que asiste nuestra sociedad, gracias al cual las mujeres están recuperando parcelas de las que tradicionalmente, y de forma injusta, se les había relegado. El lenguaje, vehículo de pensamiento a través del cual se transmiten valores, refleja aún hoy estereotipos sexistas sumamente arraigados que los hablantes de una lengua a menudo perpetúan de forma inconsciente. En el año 2007 el Congreso aprobó una ley para garantizar la igualdad entre mujeres y hombres, en la que se propugna “la implantación de un lenguaje no sexista en el ámbito administrativo y su fomento en la totalidad de las relaciones 19 sociales, culturales y artísticas”. La Diputación Provincial de Huesca, en su apuesta por la igualdad entre mujeres y hombres, promueve el uso de un lenguaje que no discrimine por razón de género. De nuevo, ello requiere un esfuerzo por parte de quienes trabajan en la Diputación, ya que no solo deben redactar dentro del plazo establecido textos que resulten comprensibles, breves y acordes con la legalidad, sino que además deben cuestionar y enmendar usos sexistas que están tan enraizados en la lengua y tan interiorizados por la comunidad, que en un principio pudieran parecer neutros. USO DEL MASCULINO GENÉRICO El masculino plural, según la gramática española, significa masculino, femenino y también neutro. Por lo tanto, ciudadanos es la forma neutralizada de ciudadanos y ciudadanas. El problema es que el masculino plural tiene un doble significado: puede englobar a mujeres y hombres y puede usarse solamente referido a hombres. Cuando nos encontramos con un masculino plural, tenemos que pensar a quién se refiere: si a mujeres y a hombres o solo a hombres. Por lo tanto, para evitar esa ambivalencia del masculino plural, debemos determinar en primer lugar a quién se refiere. Si se refiere a mujeres y hombres es preferible recurrir a sustantivos abstractos (la ciudadanía, la gente, la población, el profesorado, la infancia, la juventud, la adolescencia, el vecindario, el electorado, el empresariado, etcétera), aunque también presentan inconvenientes, ya que en cierta forma distancian al no realizar referencias concretas. EJEMPLOS Los vecinos de los municipios de Huesca pueden solicitar… Esta medida afecta a todos los ciudadanos de Huesca. 19 Artículo 14 de la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.3 LENGUAJE NO SEXISTA Página 53 RECOMENDACIONES La población de los municipios de Huesca puede solicitar… Esta medida afecta a toda la ciudadanía de Huesca. También es posible emplear las formas dobles en masculino y femenino (por ejemplo, ciudadanos y ciudadanas), aunque si se utilizan mucho hacen la comunicación pesada y van en detrimento de la brevedad, ya que a menudo implican doblar también artículos y adjetivos. Para evitar textos demasiado cargados, otra posible alternativa consiste en introducir una sola vez, al comienzo del texto, una aclaración del tipo los ciudadanos, tanto mujeres como hombres… EJEMPLO Los ciudadanos con hijos matriculados en centros concertados… Pero tampoco es en absoluto recomendable un exceso de celo: Los ciudadanos y ciudadanas con hijos e hijas matriculados y matriculadas en centros concertados… OTRAS FORMAS DE EVITAR EL MASCULINO GENÉRICO Los sustantivos colectivos (persona, personal, equipo, colectivo, público, población, gente, etcétera) pueden también servir para evitar el masculino genérico. EJEMPLOS Los contratados deberán presentarse en la sede del Inaem. Los interesados deberán dirigirse a… RECOMENDACIONES El personal deberá presentarse en la sede del Inaem. Las personas interesadas deberán dirigirse a… El pronombre relativo quien y su plural quienes no marcan el género, a diferencia de el que, los que, aquellos que, etcétera. EJEMPLO Aquellos que cumplan los requisitos de esta convocatoria… RECOMENDACIÓN Quienes cumplan los requisitos de esta convocatoria… Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.3 LENGUAJE NO SEXISTA Página 54 También es posible evitar el masculino genérico si sustituimos la tercera persona de los verbos por la primera o la segunda persona singular o plural y hacemos recaer la carga semántica en el verbo en vez del sustantivo. EJEMPLOS Se recomienda a los usuarios que utilicen los servicios… Los becarios de la Diputación Provincial de Huesca… RECOMENDACIONES Recomendamos que utilicen los servicios… Si usted ha recibido una beca de la Diputación Provincial de Huesca… Mediante la construcción “con + sustantivo” se puede evitar el uso de adjetivos sustantivados en masculino. EJEMPLO Los minusválidos podrán beneficiarse de estas ayudas. RECOMENDACIÓN Las personas con minusvalía podrán beneficiarse de estas ayudas. USO DE PARÉNTESIS Y DEL SÍMBOLO @ El uso de paréntesis constituye otra opción para evitar el uso del masculino genérico. Al igual que ocurre con las formas dobles, al usar paréntesis hay que concordar también artículos y adjetivos, por lo que su uso solo es recomendable en saludos, impresos, encabezamientos o textos muy breves (por ejemplo, ofertas de empleo), ya que este tipo de recursos dificulta además la lectura. RECOMENDACIÓN Estimado(a) señor(a): … La arroba (@) nunca debe utilizarse en los documentos emitidos por el personal de la Diputación Provincial de Huesca, ya que no está aceptada como signo lingüístico. Además, muchas personas no reconocen este símbolo, su lectura no es unívoca y muchos procesadores de textos identifican de forma automática las palabras que llevan arroba con direcciones de correo electrónico. EJEMPLO Tod@s deberemos esforzarnos por… Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.3 LENGUAJE NO SEXISTA Página 55 RECOMENDACIÓN Todas las personas deberemos esforzarnos por… VISIÓN ESTEREOTIPADA DE LOS GÉNEROS A menudo se ha identificado a la mujer como dependiente del hombre, en especial en el caso de los cónyuges. Hay que evitar esta visión estereotipada que con frecuencia se refleja en expresiones como mujer de, esposa de o señora de. EJEMPLO El inmueble propiedad de don… y de su esposa, doña… RECOMENDACIONES El inmueble propiedad de doña… y de don… El inmueble propiedad de don… y de doña… Otro de los estereotipos más comunes dentro de la Administración consiste en identificar las profesiones de mayor responsabilidad con el género masculino y las de menor responsabilidad con el femenino. El uso de la terminación masculina es correcto si nos referimos de forma abstracta a una determinada categoría profesional o funcional (forma neutra). También es posible utilizar paréntesis, aunque esta solución presenta ciertos inconvenientes, como ya hemos visto. En cualquier caso, el tratamiento elegido (masculino singular, paréntesis, etcétera) se aplicará por igual a todas las profesiones. EJEMPLO Se convoca concurso-oposición para cubrir una plaza de arquitecto, dos plazas de ingeniero y tres plazas de limpiadora. RECOMENDACIÓN Se convoca concurso-oposición para cubrir una plaza de arquitecto, dos plazas de ingeniero y tres plazas de limpiador. ANTEPOSICIÓN SISTEMÁTICA DEL MASCULINO AL FEMENINO Hay que evitar anteponer de forma sistemática el masculino al femenino, que es lo que tradicionalmente se ha hecho en documentos y formularios. Como resultaría igual de injusto exigir el orden inverso, se recomienda la alternancia. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.3 LENGUAJE NO SEXISTA Página 56 EJEMPLOS Escribir siempre: Don… y doña… Nombre del padre: …; nombre de la madre: … RECOMENDACIONES Alternar las expresiones anteriores con: Doña… y don… Nombre de la madre: …; nombre del padre: … LAS MUJERES, CONSIDERADAS COMO CATEGORÍA APARTE A la hora de enumerar los distintos colectivos que integran nuestra sociedad, muchas veces se ha citado a las mujeres como una categoría aparte, como si estas quedasen excluidas de otros grupos sociales junto a los que se les cita. EJEMPLO En la provincia de Huesca, jóvenes, jubilados, trabajadores y mujeres… RECOMENDACIÓN En la provincia de Huesca, las personas de toda edad y condición… No obstante, sí que es correcto hablar de las mujeres cuando realmente queremos referirnos a las mismas como grupo que tiene en común su género, normalmente en contextos relacionados con la igualdad de oportunidades. RECOMENDACIÓN La Diputación Provincial de Huesca ha aprobado un paquete de medidas destinadas a fomentar el empleo entre las mujeres mayores de cuarenta años. TRATAMIENTO DE LAS MUJERES En el pasado en muchos documentos se marcaba el estado civil o la edad de las mujeres mediante el uso de la palabra señorita, mientras que no ocurría así en el caso de los hombres, a los que siempre se les trataba de señor aunque fuesen solteros o jóvenes. Si empleamos fórmulas de tratamiento, utilizaremos siempre doña y don o, alternativamente, señora y señor. También es correcto identificar a hombres y mujeres mediante su nombre y sus apellidos. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.3 LENGUAJE NO SEXISTA Página 57 EJEMPLO El señor Pedro Figueras López y la señorita Julia Borges Pérez. RECOMENDACIONES La señora Julia Borges Pérez y el señor Pedro Figueras López. Doña Julia Borges Pérez y don Pedro Figueras López. Pedro Figueras López y Julia Borges Pérez. En ningún caso se utilizarán los términos varón y hembra en los impresos y documentos administrativos de la Diputación Provincial de Huesca. Estos se sustituirán siempre por los sustantivos hombre y mujer. EJEMPLO Marque la opción que corresponda: Sexo: Varón Hembra RECOMENDACIÓN Marque la opción que corresponda: Sexo: Mujer Hombre TRATAMIENTO DE LOS CARGOS O PUESTOS ADMINISTRATIVOS EN MASCULINO Cuando nos referimos al cargo o puesto administrativo ocupado por una mujer, la mención de su titular se hará mediante el sustantivo femenino que corresponda (interventora, tesorera, técnica, ingeniera, arquitecta, médica, gerenta, concejala, etcétera). La Real Academia Española ya ha aprobado las formas femeninas (flexionadas en -a) de muchos sustantivos que tradicionalmente solo se conocían con la terminación masculina en -o (la jueza, la fiscala o la albañila). EJEMPLOS El Secretario-Interventor del municipio es Pilar Pérez. Comparecen la abogado doña Silvia Lacasa y… RECOMENDACIONES La Secretaria-Interventora del municipio es Pilar Pérez. Comparecen la abogada doña Silvia Lacasa y… Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.4 FORMAS VERBALES Página 58 FORMAS VERBALES Los verbos constituyen la columna vertebral de la expresión. Mediante el uso de las formas verbales adecuadas el mensaje resulta mucho más claro y conciso. El personal de la Diputación Provincial de Huesca prestará especial atención para no incurrir en los errores que se explican a continuación, muy comunes en los textos de carácter administrativo. GERUNDIO Uno de los errores más típicos del lenguaje jurídico-administrativo consiste en el uso indebido del gerundio, probablemente como consecuencia de calcar estructuras propias del inglés y del francés. Para no cometer este tipo de errores al redactar los documentos, hay que recordar que en castellano el gerundio implica simultaneidad. Por un lado, podemos encontrar el llamado gerundio especificativo, conocido también como gerundio del BOE. Este uso indebido del gerundio puede evitarse mediante la construcción de una oración subordinada de relativo (a menudo introducida por pronombres relativos como que, quien, etcétera). INCORRECTO Con este fin se emite un decreto modificando las disposiciones anteriores. El interesado, alegando ser mayor de edad y estando en posesión de los documentos, compareció… CORRECTO Con este fin se emite un decreto que modifica las disposiciones anteriores. El interesado, quien/que alegó ser mayor de edad y estar en posesión de los documentos, compareció… Por otro lado, en los textos de carácter administrativo abunda también el gerundio copulativo, que encadena oraciones de forma errónea. Este uso indebido se puede salvar mediante la construcción de una oración coordinada (generalmente con la conjunción y). INCORRECTO El programa da respuesta a las necesidades de la ciudadanía, buscando asegurar su bienestar. CORRECTO El programa da respuesta a las necesidades de la ciudadanía y busca asegurar su bienestar. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.4 FORMAS VERBALES Página 59 En otras ocasiones el uso del gerundio responde a formas arcaizantes y debe sustituirse por formas verbales más ágiles y directas. INCORRECTO … pudiendo interponer un recurso contra la presente resolución. … no habiéndose aportado nuevos documentos ni considerándose necesaria la revisión del expediente… CORRECTO Es posible / cabe interponer un recurso contra la presente resolución. Al no haberse aportado nuevos documentos ni considerar necesario revisar el expediente… OTRAS FORMAS NO PERSONALES DEL VERBO El abuso del participio en los documentos emitidos por la Administración genera distanciamiento con el ciudadano y da lugar a un lenguaje poco natural y afectado, por lo que hay que procurar sustituir esta forma verbal por otras más acordes con el lenguaje estándar. INCORRECTO Emitida la resolución, se debe notificar al interesado… Que, presentado escrito en este Registro con fecha 22 de octubre de 2008… CORRECTO Tras emitir la resolución, se debe notificar al interesado… El escrito, que se presentó en este Registro el 22 de octubre de 2008… El infinitivo francés, que consiste en utilizar esta forma verbal seguida de una preposición, es una construcción agramatical en castellano muy extendida no solo en el ámbito de la Administración, sino también en el político, el periodístico y el empresarial. Este galicismo se evita fácilmente mediante una oración subordinada de relativo. INCORRECTO Se enumeran los documentos a presentar para solicitar… Los temas a tratar por la Comisión… CORRECTO Se enumeran los documentos que hay que presentar para solicitar… Los temas que la Comisión tratará… Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.4 FORMAS VERBALES Página 60 El infinitivo audiovisual se ha propagado desde los medios de comunicación y en la actualidad es frecuente encontrarlo en escritos de carácter jurídico y administrativo. Consiste en utilizar el infinitivo sin conjugar, a lo indio. INCORRECTO Por último, informar a los habitantes de la provincia de Huesca… CORRECTO Por último, informamos / se informa a los habitantes de la provincia de Huesca… Asimismo, hay que evitar el infinitivo con valor imperativo, muy común sobre todo en formularios e impresos. INCORRECTO Marcar con una cruz: … CORRECTO Marque con una cruz: … PASIVA Y PASIVA REFLEJA CON SE Las construcciones pasivas, de las que se abusa en el lenguaje administrativo, alargan de forma innecesaria la oración y van en detrimento de la claridad y el estilo directo. EJEMPLO La prestación ha sido denegada una vez se ha procedido a examinar la solicitud del interesado. RECOMENDACIÓN Tras examinar la solicitud del interesado, el organismo competente ha denegado la prestación. La pasiva refleja, construida con el pronombre reflexivo se, es una forma impersonal de la cual tampoco conviene abusar en los textos administrativos, ya que crea un efecto de distanciamiento en el receptor. Siempre que sea posible, conviene optar por la voz activa, más común en el lenguaje estándar. EJEMPLOS Se acepta el recurso que se ha interpuesto contra esta resolución, que se remitió… Se señaló por deliberación y votación el día… Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.4 FORMAS VERBALES Página 61 FUTURO DE SUBJUNTIVO El futuro de subjuntivo es una forma arcaica que se encuentra en desuso y que en el lenguaje estándar suele sustituirse por otro tiempo del subjuntivo. En la actualidad pervive casi exclusivamente en contextos legales y, aunque su uso no es incorrecto, es aconsejable sustituirla por formas verbales más ágiles. EJEMPLO Si así no lo hiciere, se le impondrá una sanción. RECOMENDACIONES Si así no lo hace, se le impondrá una sanción. De no hacerlo así, se le impondrá una sanción. USO DE SUSTANTIVOS EN LUGAR DE VERBOS PARA DESCRIBIR ACCIONES Los documentos administrativos se caracterizan por una presencia excesiva de sustantivos, lo cual dificulta la comprensión y alarga de forma artificial el documento sin añadir significado. Como norma, se optará por verbos con carga semántica y se evitarán las perífrasis verbales. EJEMPLO Con el propósito de dar cumplimiento a la normativa vigente, se llevará a cabo un análisis de los hechos y se pondrán en conocimiento de la ciudadanía las conclusiones a las que se haya llegado. RECOMENDACIÓN Con el propósito de cumplir con la normativa vigente, se analizarán los hechos y se publicarán las conclusiones. En la siguiente tabla figuran algunas de las perífrasis verbales más comunes y el verbo al que equivalen: PERÍFRASIS VERBAL VERBO Adoptar/tomar una decisión Decidir Alcanzar un acuerdo Acordar Dar comienzo (a) Comenzar Dar cumplimiento a Cumplir Hacer público Publicar Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.4 FORMAS VERBALES Página 62 PERÍFRASIS VERBAL VERBO Hacer/realizar una petición Pedir Llegar a una conclusión Concluir Poner de manifiesto Manifestar Poner en conocimiento de Informar Ser de la opinión de Opinar Tener la necesidad de Necesitar Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.5 LÉXICO Página 63 LÉXICO PALABRAS NO ACEPTADAS EN CASTELLANO El personal de la Diputación Provincial de Huesca debe evitar todas aquellas palabras que no están sancionadas por la Real Academia Española, máxima autoridad normativa del idioma español. Como regla general, cuando se utilicen términos ajenos al vocabulario estándar castellano, estos deberán escribirse en cursiva. Latinismos Aunque cada vez es menos frecuente, el lenguaje empleado por las Administraciones se ha caracterizado tradicionalmente por el empleo de voces y expresiones en latín. Esto se debe a la fuerte influencia que el derecho romano ha ejercido sobre el lenguaje administrativo en la mayoría de los países europeos. Los latinismos deben evitarse en los documentos administrativos en aras de la claridad y de la transparencia jurídica, aunque pueden utilizarse cuando la expresión o el vocablo latino transmitan conceptos jurídicos arraigados que carezcan de equivalente en castellano o se requieran largas explicaciones para eludir su uso (por ejemplo, hábeas corpus). Anglicismos Debido a la fuerte influencia que el inglés ejerce en el mundo actual, sobre todo en los campos de la comunicación y de las nuevas tecnologías, los anglicismos son cada vez más frecuentes en todas las esferas de nuestro idioma, incluida la Administración. Además, muchos de estos términos anglosajones tienen un equivalente en castellano, por lo que se debe descartar el uso del vocablo extranjero siempre que sea posible. E-mail: correo electrónico E-Administración: Administración electrónica On-line: en red, en línea Password: contraseña SMS: mensaje de texto Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.5 LÉXICO Página 64 Neologismos En el terreno de los neologismos debe distinguirse entre los generados en el seno de nuestra lengua, a partir de las estructuras morfológicas y semánticas del español, y los creados a partir de elementos procedentes de lenguas extranjeras. Siempre que sea posible, se evitarán tanto unos como otros, y en caso de tener que utilizarlos se recomienda que figuren en cursiva. Para comprobar si un vocablo está o no aceptado en castellano, el personal de la Diputación Provincial de Huesca puede remitirse al Diccionario de la lengua española de la Real Academia. Cibercafé, tuning, mileurista ARCAÍSMOS Tampoco se recomienda utilizar palabras y fórmulas que han caído en desuso, ya que suelen contar con una expresión equivalente actualizada y que resulta más fácil de comprender para la mayor parte de la ciudadanía. Debitorio, proveído, pedimento, resultancia, elevar un escrito SUSTANTIVOS TERMINADOS EN -CIÓN, -IDAD Y -ÁTICA En los textos de carácter administrativo abundan los sustantivos, especialmente aquellos que de forma inconsciente, y a menudo errónea, se asocian con un lenguaje más culto y preciso. Hay que tener cuidado, en concreto, en evitar un exceso de nombres creados con el sufijo -ción, puesto que a menudo cuentan con un sinónimo más corto y común. Además, la acumulación de sustantivos con esta terminación crea cacofonía y ralentiza el ritmo del texto. Tramitación (trámite), terminación (fin, final), ejemplificación (ejemplo), planificación, desestimación, realización, ejecución, dilación, programación Habrá que evitar igualmente la acumulación excesiva de palabras terminadas en -idad y en -ática, ya que generalmente son simples alargamientos de vocablos más directos (por ejemplo, intencionalidad por intención o problemática por problema). Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.5 LÉXICO Página 65 MULETILLAS Otro rasgo distintivo de los documentos administrativos es la utilización de muletillas o expresiones hechas que no suponen más que una acumulación innecesaria de palabras. Es recomendable evitar estas muletillas y optar por el modo de expresión más conciso. Acerca de: con referencia a Ahora: en este momento Antes: con anterioridad a Aunque: no obstante el hecho de que Esto/este: el cual Función: papel que juega Para: a fin de, con el propósito de, con objeto de, para el propósito de, de cara a, a efectos de Personalmente: a nivel personal Por: en vista de que, debido a que Por eso: es por eso que Porque: como efecto de, por la razón de que, dado el hecho de que, debido al hecho que, toda vez que Según: con base en, de conformidad con, según lo dispuesto en Otras muletillas comunes en los textos administrativos son en definitiva, en cualquier caso, a nivel de, es evidente, por ende, en el supuesto de, a instancias de, para su conocimiento y efectos, de conformidad con lo establecido, en virtud de lo anterior o sobre este particular, entre otras. ANAFÓRICOS En los documentos jurídicos y administrativos se suele abusar de los pronombres anafóricos, que se utilizan para referirse a elementos que han aparecido en el texto con anterioridad. El mismo, dicho asunto, este, ese y aquel, el anteriormente citado/mencionado/expresado/indicado/referido/aludido/dicho ADVERBIOS TERMINADOS EN -MENTE Por influencia del inglés y del francés, y por la tendencia inconsciente a elegir palabras largas al adoptar un estilo formal, en los textos administrativos se abusa de los adverbios terminados en -mente. Generalmente (en general), anteriormente (antes), recientemente (hace poco), posteriormente (después), indebidamente (de forma indebida/impropia) Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Lenguaje y estilo administrativo 2.5 LÉXICO Página 66 GENERALIZACIONES Y FALTA DE CONCRECIÓN Hay que evitar utilizar palabras poco concretas y adoptar los términos más precisos en cada caso. Existen ciertas palabras que suelen emplearse como comodín (factor, elemento, hecho, aspecto, información, problema, tema) y que con frecuencia resultan ambiguas, ya que se refieren a conceptos difusos y el receptor puede interpretarlas de múltiples maneras. EJEMPLO Muchos aspectos presentan problemas. Tenemos que hacer algo al respecto pronto. RECOMENDACIÓN El 40% de los expedientes están incompletos. Tenemos que recopilar los documentos que faltan en menos de un mes. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca ___________________________ Criterios ortográficos y convenciones ___________________________ Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 68 SIGNOS ORTOGRÁFICOS En este apartado no se pretende realizar un compendio exhaustivo de cada uno de los usos de los signos ortográficos en español, puesto que existen numerosas obras de referencia, algunas de las cuales se citan en la bibliografía de este Manual de estilo, que el personal puede consultar en caso de dudas concretas. El objetivo es, más bien, repasar las normas ortográficas de mayor importancia y aquellas en las que se suele errar a la hora de redactar documentos administrativos. PUNTO Se coloca al final de una frase (punto y seguido) o al final de un párrafo (punto y aparte). Las abreviaturas terminan con punto, salvo cuando se trata de unidades de medida (símbolos). Cuando las abreviaturas incluyen una letra volada (ª, º), el punto se coloca antes de dicha letra, nunca después. Ud., Sra., tel., Excmo., Ilma., vol., apdo., izq., dcha., pza., ej., máx., D.ª, n.º No pondremos punto en las siglas ni en los acrónimos. LRJ-PAC, CHE, BOPH, BOE, NIF, PIB, DNI, IVA, IPC, Inaem, Icex, Imserso, Injuve No se pone punto al final de los títulos y de frases aisladas cuando son el único texto en su renglón (aunque los haya en su interior). Informe sobre el estado de los edificios históricos de Huesca. Plan de actuación Combinación del punto con otros signos ortográficos El punto se escribe siempre después del paréntesis o del corchete, al igual que después de las comillas y las rayas de cierre. La moción se aprobó por mayoría absoluta (cuarenta y tres votos contra quince). No hubo ninguna abstención. Huesca es conocida como la Puerta de los Pirineos. Su situación geográfica le ha valido este sobrenombre. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 69 El punto no se repite si ya existe uno por otra razón al final de la frase, tanto si se trata del punto de una abreviatura como de puntos suspensivos o signos de interrogación o exclamación. Se trata de un plan para remodelar viviendas, locales, establecimientos, etc. Los detalles se pueden consultar en el Boletín. ¿Se aportarán soluciones para resolver la situación? Eso esperamos todos… Usos no lingüísticos del punto Se utiliza punto para separar las horas de los minutos en la expresión numérica de las horas. En este caso, horas y minutos también pueden separarse mediante dos puntos; en ningún caso se separarán mediante coma o comilla simple. INCORRECTO 19,30 h. Inauguración de la exposición. 19‟30 h. Inauguración de la exposición. CORRECTO 19:30 h. Inauguración de la exposición. La reunión tendrá lugar a las 8.30 h del próximo jueves. Al expresar fechas mediante números, el día, mes y año se separan mediante puntos, aunque también es posible hacerlo mediante el guión (-) o la barra (/). 23.08.2009 La norma internacional establece que, en la expresión numérica de las cantidades, se prescinda del punto (o de la coma en los países anglosajones) para separar millares, millones, etcétera. Pero en la práctica se sigue utilizando mucho esta convención, con el fin de no crear confusión; ahora bien, no deberá escribirse punto detrás de las unidades de millar cuando la cifra esté únicamente constituida por cuatro dígitos. 6.456.876 euros, 23.456 habitantes, 785.000 hectáreas, 1.234.654 dólares Pero: 1200 euros, 2300 habitantes, 8000 hectáreas, 7425 dólares Y, sobre todo, nunca se deberá escribir punto tras las unidades de millar en la expresión numérica de los años, la numeración de páginas, los códigos postales o los números de disposiciones legales. año 2009, página 1201, 22071 Huesca, Real Decreto 1001/2003 Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 70 COMA La coma indica una pausa y permite separar varios elementos de igual naturaleza en el interior de una frase. También permite intercalar una oración dentro de otra y señalar aposiciones. Debido a la especial arbitrariedad a que se presta su uso, a continuación se enumeran los casos de utilización obligatoria. Entre los términos de una enumeración, cuando no estén enlazados por conjunción. Alto Gállego, Bajo Cinca, Cinca Medio, Hoya de Huesca, Jacetania, La Litera, Los Monegros, Ribagorza, Sobrarbe y Somontano de Barbastro son comarcas de la provincia de Huesca. La coma debe ponerse para indicar la separación entre distintos niveles lógicos, incluso antes de una conjunción copulativa. El 1987 se remodelaron los parques, las instalaciones deportivas, las riberas de los ríos, y los ciudadanos pudieron disfrutar de todas estas ventajas. Se escribe coma delante y detrás de una oración intercalada en otra, de un vocativo o de una aposición. Desde que se aprobó este decreto, hace ya algunos años, la situación ha mejorado notablemente. El Colegio de Arquitectos, presidido por Julio Sánchez, mantuvo ayer una reunión. Se escribe coma delante de las oraciones de relativo explicativas, pero nunca delante de oraciones de relativo especificativas. Este uso de la coma puede incluso hacer cambiar el sentido de la frase. Explicativa: Recibió el apoyo de los concejales, que se callaron. Especificativa: Recibió el apoyo de los concejales que se callaron. Se escribe coma para indicar que un elemento se ha suprimido o se sobreentiende. Huesca, pulmón de Aragón. Se escribe también delante de como cuando no expresa igualdad. Me gustan las zonas montañosas, como la de Serrablo. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 71 La coma va delante y detrás de expresiones incisas como si acaso, por (lo) tanto, así y todo, no obstante, etcétera; también detrás de ellas cuando inician una frase. Los vecinos, por lo tanto, podrán presentar sus propuestas. La persona interesada puede, no obstante, presentar un recurso. Además, tendrá que acreditar lo que declare. Detrás de expresiones aclarativas como o sea, es decir, a saber, por ejemplo, etcétera, hay que escribir siempre coma. También delante de ellas, a no ser que la importancia de la pausa requiera un punto y coma. Esta disposición pretende impedir la discriminación contra las mujeres, es decir, evitar un tratamiento que favorezca a los hombres. Se tuvo en cuenta la situación especial, por ejemplo, de las comarcas más alejadas de la capital. Se escribe coma ante oraciones coordinadas adversativas introducidas por las palabras pero, mas, aunque, sino (que). Podrá presentar alegaciones, pero deberá hacerlo dentro del plazo indicado. Se escribe coma delante de oraciones consecutivas introducidas por conque, así que, de manera que, etcétera. El plan ha sido un éxito, de manera que todo el mundo ha quedado satisfecho. Cuando se invierte el orden regular de las partes de una oración (sujeto + verbo + complementos), anteponiendo al verbo elementos que suelen ir pospuestos, se escribe coma detrás del bloque anticipado, salvo que sean muy cortos. En caso de no estar de acuerdo con la resolución, podrá presentar un recurso. Si no está usted de acuerdo con la resolución, podrá presentar un recurso. Pero: En Huesca los ciudadanos disfrutan de un entorno agradable. Si lo sé no vengo. Hay que escribir coma detrás de locuciones preposicionales con valor introductorio, tales como en cuanto a, respecto de, con respecto a, en relación con, con referencia a, etcétera. En relación con el expediente 35/2009, le comunicamos que deberá presentar… Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 72 En la datación de documentos y cartas, se escribe coma entre el lugar y la fecha. También se escribe coma entre el día de la semana y el del mes. Huesca, 25 de octubre de 2008 Martes, 14 de junio de 2003 Se escribe coma entre la calle y el número del portal en las direcciones. Porches de Galicia, 4 22071 Huesca Usos incorrectos de la coma No debe escribirse coma entre el sujeto y el verbo, ni entre los complementos de una frase. INCORRECTO La responsable de Recursos Humanos, dijo ayer… Este organismo no adopta decisiones importantes, sin el asesoramiento de expertos. No se escribe coma detrás de pero cuando precede a una oración interrogativa o exclamativa. Pero ¿puede alguien afirmar con rotundidad que esto es así? En castellano, tras las fórmulas de saludo en el encabezamiento de cartas, documentos y correos electrónicos, se utilizan los dos puntos, no la coma. Muy Sra. mía: … Estimado Sr. González: … Buenos días, Julián: … En la antefirma es incorrecto poner coma después de la expresión del cargo. INCORRECTO El Presidente, CORRECTO El Presidente Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 73 Usos no lingüísticos de la coma Según la normativa internacional, la coma se utiliza para separar la parte entera de la parte decimal en las expresiones numéricas. En este caso, la coma se escribe en la parte inferior del renglón, no en la superior. 35,43 euros, 87.456 km, 23 camiones, 12,76% PUNTO Y COMA El punto y coma se escribe sin dejar espacio de separación con la palabra o el signo que lo precede, y separado por un espacio de la palabra o el signo que le sigue. La primera palabra que sigue al punto y coma se escribe con minúscula. El punto y coma es un signo de puntuación que presenta un alto grado de subjetividad, ya que generalmente puede sustituirse por punto y seguido, dos puntos o coma. En lugar de la coma Separa entre sí expresiones que ya contienen comas. Ante una conjunción, el último punto y coma de la enumeración suele sustituirse por una coma. La tasa de crecimiento de Huesca fue del 1,9%; la de Barbastro, del 2,1%; la de Sabiñánigo, del 2,2%, y la de Jaca, del 2,4%. Dependiendo de la extensión de la proposición, el punto y coma sustituye a la coma antes de las conjunciones adversativas. Las conclusiones del informe se debatieron en profundidad durante varios días; no obstante, al final no se pudo llegar a un acuerdo. En general, el punto y coma marca pausas entre oraciones sintácticamente independientes, pero con una estrecha relación semántica. No les gustan las conclusiones del informe; tendremos que volver a redactarlo. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 74 En lugar del punto El punto y coma separa cláusulas cuando están muy relacionadas entre sí. No hay consenso en el Grupo sobre la moción; los diputados tienen permiso para actuar libremente en la votación. Se coloca punto y coma al final de cada uno de los elementos en que se haya subdividido un párrafo en una enumeración, a excepción del último, que cierra dicho párrafo y termina con un punto. Cuando exista un punto en el interior de uno de los elementos, utilizaremos, sin embargo, el punto al final de cada uno de ellos. En este caso, todos empezarán con mayúscula. DOS PUNTOS Hay que escribir dos puntos tras la fórmula de saludo. En este caso, la palabra que sigue a los dos puntos se escribe en renglón aparte y con inicial mayúscula. Excma. Sra.: Me dirijo a usted… Para introducir una enumeración o una cita textual. Las disposiciones que se citan a continuación: … Para introducir una cláusula explicativa o que completa la idea precedente. Es necesario aportar toda la documentación necesaria: solicitud cumplimentada, fotocopia del DNI y certificado de empadronamiento en el municipio de Huesca. En los documentos jurídicos y administrativos, se colocan después del verbo que presenta el objetivo fundamental del documento. La primera palabra que sigue a dicho verbo se escribe siempre en párrafo aparte. Solicita: Que se acepte la interposición de este recurso contra la mencionada resolución y se declare su nulidad. No deben escribirse dos puntos entre una preposición y el sustantivo o sustantivos que esta introduce. INCORRECTO Las comarcas de: Hoya de Huesca, Jacetania, La Litera, Los Monegros, Ribagorza, Sobrarbe… Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 75 Usos no lingüísticos de los dos puntos Se utilizan dos puntos para separar las horas de los minutos en la expresión numérica de las horas. En este caso, horas y minutos también pueden separarse mediante punto. La reunión tendrá lugar a las 8.30 h del próximo jueves. PUNTOS SUSPENSIVOS Siempre son tres e indican una vacilación o una pausa hecha con un énfasis voluntario. INCORRECTO Si viniera el Secretario.... Si viniera el Secretario.. CORRECTO Si viniera el Secretario… Al citar títulos de libros y obras, pueden usarse los puntos suspensivos para no repetir constantemente el título íntegro. La Ortografía… de la Real Academia Española dispone… Entre corchetes o paréntesis, señalan una omisión en una transcripción o una cita. “La continua mejora de la provincia […] es nuestra principal misión”, manifestó. Debe evitarse, por redundante, la aparición conjunta de puntos suspensivos y de la palabra etcétera o su abreviatura. INCORRECTO Todos los grupos políticos (PSOE, PP, CHA, PAR…, etc.) votaron a favor. CORRECTO Todos los grupos políticos (PSOE, PP, CHA, PAR, etcétera) votaron a favor. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 76 Nunca se debe dejar espacio de separación entre la última letra de una palabra y los puntos suspensivos. Pero si los puntos suspensivos se encuentran al inicio del enunciado sí se deja un espacio de separación entre ellos y la palabra a la que preceden. INCORRECTO Y fueron felices y comieron perdices … …Y ordenó que se cumpliera lo dispuesto en el decreto. CORRECTO Y fueron felices y comieron perdices… … Y ordenó que se cumpliera lo dispuesto en el decreto. Cuando los puntos suspensivos cierran un enunciado, se escribe mayúscula inicial tras ellos. Por el contrario, si no lo cierran y este continúa tras ellos, se escribe minúscula. Si se produjeran fuertes tormentas… Prefiero no pensar en las consecuencias. Estoy pensando que… iré; será mejor así. Nunca se escribe coma delante de puntos suspensivos. INCORRECTO Los ciudadanos, tanto mujeres como hombres,… CORRECTO Los ciudadanos, tanto mujeres como hombres… PARÉNTESIS Sirven para encerrar un inciso o una acotación. También se utilizan para precisar fechas o lugares, desarrollar siglas y acrónimos, etcétera. Julio Pérez Larodé (fallecido en 2007) fue un escritor sublime. Los cantidades del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) recibidas en la provincia… La letra o el número que encabeza los distintos elementos de una enumeración solo admite paréntesis de cierre, y no doble paréntesis. De acuerdo con el artículo 110 de la LRJ-PAC todo recurso administrativo deberá expresar: a) El nombre y apellidos del recurrente y el lugar en el que deben realizarse las notificaciones. b) El acto que se recurre y el motivo de su impugnación. c) Lugar, fecha y firma del recurrente. d) … Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 77 Se utilizan paréntesis para introducir opciones en un texto. Los elementos que constituyen la alternativa, ya sean palabras completas o segmentos, se encierran entre paréntesis. Este uso debe limitarse a anuncios, fórmulas de salutación, formularios, etcétera. Los paréntesis que añaden segmentos no se separan mediante espacio de la palabra a la que se refieren, aunque sí se deja espacio si se trata de palabras completas. En el documento se indicará(n) el (los) día(s) en que haya tenido lugar la baja. Al reproducir citas textuales, se usan tres puntos entre paréntesis (o corchetes) para indicar la omisión de un fragmento entre el comienzo y el final de la cita. El Presidente declaró: “La continua mejora de la provincia (…) es nuestra principal misión”. Nunca pondremos coma, dos puntos, ni punto y coma antes del paréntesis de apertura. INCORRECTO Se aprobó la partida presupuestaria, (alrededor de 76.000 euros), aunque… CORRECTO Se aprobó la partida presupuestaria (alrededor de 76.000 euros), aunque… Por lo que se refiere al punto en relación con el paréntesis, el punto se escribe siempre después del paréntesis, como ya explicamos anteriormente. La moción fue aprobada por mayoría absoluta (sesenta y tres votos contra quince). No obstante… CORCHETES Usaremos corchetes para acotar una palabra, una cifra o una frase en el interior de un texto que ya contiene un paréntesis. Fue incluido en la legislación (reglamentos, directivas [1957-1986] y decisiones). Los corchetes pueden encerrar los paréntesis para respetar ciertos tipos de paréntesis. [Véase el Reglamento (CEE) n.º 65/99]. … el precepto se recoge en el citado documento [letra b) del apartado 7 del artículo 15]. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 78 Al reproducir citas textuales, se usan tres puntos entre corchetes (o paréntesis) para indicar la omisión de un fragmento entre el comienzo y el final de la cita. El Presidente declaró: “La continua mejora de la provincia […] es nuestra principal misión”. RAYA Utilizaremos la raya, dejando un espacio entre la raya y la palabra que le sigue, para señalar los diversos elementos de una enumeración. Se aprobaron los siguientes informes: — Estado de los parques. — Estado de las carreteras. — Saneamiento de las riberas de los ríos. Puede emplearse en los índices analíticos para evitar la repetición de una misma palabra. título, 12, 23, 34, 36, B3 cuerpo del —, 13 — de la publicación, 12 La raya como signo doble (de apertura y de cierre) sirve, al igual que los corchetes, para sustituir a los paréntesis en un texto ya incluido entre paréntesis. En este caso, las rayas se escriben sin espacio de separación respecto de la primera y la última palabra del enunciado que acotan. Como sucede con cualquier otro signo doble, la puntuación de la oración principal (coma, dos puntos, punto y coma) se coloca después de la segunda raya. La financiación se desglosa de acuerdo con los objetivos prioritarios (ajuste de las zonas menos desarrolladas —objetivo n.º 1—, apoyo a la modernización de la agricultura —objetivo n.º 2—)… Actualmente, la doble raya se utiliza en la práctica como equivalente a los paréntesis en cualquier caso. Si después del texto entre rayas se requiere un punto, se mantendrá la segunda raya de cierre. La Comisión presentó un informe sobre las redes de telecomunicaciones en la provincia de Huesca —redes de soporte, servicios y aplicaciones de tipo general—. También se utilizan las rayas para enmarcar los comentarios del transcriptor en una cita textual. “Es necesario —precisó el Secretario— que se refuercen los sistemas de control de la financiación”. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 79 La jerarquía entre paréntesis, corchetes y rayas no está claramente establecida fuera del lenguaje matemático, en el que el corchete siempre envuelve al paréntesis, por lo que conviene no abusar de ninguno de estos tres recursos y evitar su superposición. Punto y raya Hay que evitar la utilización del punto seguido de la raya, muy extendido en el pasado en sumarios e índices, para separar epígrafes o entre el número y el título de cada capítulo. INCORRECTO Normas sobre la competencia.— Ayudas.— Autorización de las ayudas con carácter excepcional. I.— Normas sobre la competencia II.— Ayudas III.— Autorización de las ayudas con carácter excepcional CORRECTO Normas sobre la competencia. Ayudas. Autorización de las ayudas con carácter excepcional. I. Normas sobre la competencia II. Ayudas III. Autorización de las ayudas con carácter excepcional GUIÓN El guión, algo más corto que la raya, se utiliza en los siguientes casos: Se emplea detrás de la sílaba en que queda cortada una palabra al final de una línea. No obstante, hay que evitar la división de palabras al final de línea, especialmente cuando se trate de títulos o subtítulos. Las palabras pueden cortarse ateniéndose a su división en sílabas o separando sus componentes (de-sam-pa-ro o des-am-pa-ro). El guión une los términos de una palabra compuesta, ya se trate de adjetivos o de sustantivos. Cada uno de los términos separados por guión en una palabra compuesta mantiene el acento ortográfico que le es propio. jurídico-administrativo, decreto-ley, económico-empresarial, hispano-norteamericana No se utilizará el guión en palabras compuestas por adjetivos cuyos significados se funden, ni tampoco en aquellas en las que interviene un afijo. interprovincial, plenipotenciario, anglosajones, socioeconómica Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 80 También utilizaremos el guión para separar los dos años de un período. El empleo total de la provincia de Huesca experimentó un aumento constante en el período 1983-1991. Delante y detrás del guión nunca se deja espacio. INCORRECTO Jurídico - administrativo, jurídico- administrativo, jurídico -administrativo. Período 1983 - 1991, período 1983- 1991, período 1983 -1991. CORRECTO Jurídico-administrativo. Período 1983-1991. BARRA La barra (/) se utiliza para separar las cifras de los dos años que limitan un período de tiempo cuando el último término se expresa mediante sus dos últimas cifras (presupuestos, legislaturas, campañas agrícolas, cursos académicos, etcétera). No se deja espacio entre la barra y el elemento que le precede y que le sigue. Presentaron el programa para la legislatura 2004/08. Cuando el período señalado abarque el último año de un milenio y el primero del milenio siguiente, será necesario escribir cada año de referencia con sus cuatro cifras. Aprobación del presupuesto 1999/2000. Colocada entre dos palabras, la barra indica la existencia de dos o más opciones posibles. En este caso, tampoco se escribe entre espacios. Estimado Sr./Sra.: … INTERROGACIÓN Y EXCLAMACIÓN En castellano nunca debe omitirse el signo que abre la interrogación o la exclamación. Los signos de interrogación y de exclamación se escriben sin espacio de separación respecto de la primera y la última palabra que acotan, y con un espacio de separación respecto de las palabras que los preceden y que los siguen. No obstante, si lo que sigue al Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 81 signo de cierre es otro signo de puntuación, este último se escribe sin espacio de separación. ¡Qué largo el camino recorrido desde que el proyecto se puso en marcha!: dos nuevos parques eólicos, tres centros deportivos… ¿Ya es mediodía?; se me ha hecho muy tarde. Los signos de apertura se colocan justo donde empieza la pregunta o la exclamación, aunque no corresponda con el inicio del enunciado. En estos casos, la primera palabra tras el signo de apertura de la interrogación o la exclamación se escribe con minúscula. Si la situación mejora, ¡qué alegría para todos! De todas formas, ¿qué podemos hacer? No debe escribirse punto tras los signos de cierre de interrogación o de exclamación, aunque con ellos termine el enunciado. INCORRECTO ¿A qué hora se ha convocado la reunión? ¡Qué corta ha sido la reunión!. Si el signo de cierre va detrás de una abreviatura con punto, dicho punto se mantiene. ¿Se lo dijeron a Ud.? COMILLAS Generalmente se utilizarán las comillas inglesas (“ ”), aunque también pueden utilizarse las comillas angulares (« »). En el caso de que precisemos de un entrecomillado de segundo orden, es decir comillas dentro de comillas, recurriremos a las comillas simples („ ‟). Me preguntó: “¿Has leído la sección „Internacional‟ en el diario de ayer?”. Se utilizan comillas en títulos de capítulos o partes de obras, énfasis de metalenguaje, etcétera; también para poner de relieve ciertas palabras de un texto en el que, por uno u otro motivo, deba evitarse la cursiva. Véase la sección 22, “Biodiversidad en la provincia de Huesca”. Donde dije “digo” digo “Diego”. Las citas textuales figuran siempre entre comillas. En el caso de citar resoluciones en documentos administrativos, se hará de forma íntegra y literal. Si la cita contiene varios Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 82 párrafos, las comillas no se abrirán y cerrarán en cada uno de los párrafos, se abrirán al comienzo del primero y se cerrarán al final del último. La Alcaldía de esta Corporación ha aprobado el día 23 de enero de 2009 la siguiente resolución: “Se aprueban las bases de la convocatoria…” (Texto completo de la resolución). TILDE En español solo existe el acento agudo (´), denominado tilde. Nunca debe omitirse, pues una palabra puede variar totalmente de significado según lo lleve o no. Un examen de inglés ≠ un examen de ingles. Trabaja solo en la empresa ≠ Trabaja sólo en la empresa. La tilde se escribirá siempre, tanto si recae sobre una minúscula como si recae sobre una mayúscula. Los monosílabos fe, pie, fue, fui, vio y dio nunca llevan tilde. Tampoco acentuaremos la o entre cifras, salvo en el caso de que pudiera haber confusión entre esta letra y el número cero. Según la Real Academia Española, solo se escribe generalmente sin tilde, ya que se trata de una palabra llana terminada en vocal. Según esta institución, únicamente se escribirá con tilde en enunciados concretos en los que funcione como adverbio, siempre y cuando su sentido resulte ambiguo. En caso de que no exista tal ambigüedad, no se acentuará aunque funcione como adverbio. Vive solo (adjetivo que equivale a sin compañía). La medida solo favorece a unos pocos (adverbio que equivale a solamente). Pero: Solo tardaré un minuto (Si lo hago sin ayuda, tardaré un minuto). Sólo tardaré un minuto (Solamente tardaré un minuto). La tilde diacrítica es el acento gráfico que sirve para distinguir palabras con idéntica forma pero que pertenecen a categorías gramaticales diferentes. CON TILDE Aún se escribe con tilde si equivale a todavía: Aún no se ha aprobado el presupuesto para este año. SIN TILDE Se escribe aun con el significado de hasta, también, inclusive o siquiera: Aun cuando no está seguro, siempre reacciona de la mejor manera. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 83 CON TILDE Más se acentúa cuando se refiere a cantidad: Cada día nos esforzamos más. SIN TILDE Se escribe mas cuando la palabra equivale a pero: Se esfuerza mucho, mas no siempre obtiene resultados. Sí lleva tilde cuando es una afirmación: Dijo que sí vendría. Cuando es una conjunción se escribe si, sin acento ortográfico: Si no viene, habrá que ir a buscarlo. Se escribe dé cuando se trata de una forma conjugada del verbo dar: De no lleva tilde cuando es una preposición. El Alcalde del municipio. Dé toda la información. Él va acentuado gráficamente cuando es un pronombre personal: El se escribe sin tilde si se trata de un artículo: El estudio de la normativa aplicable. Él expresó su aprobación. Sé lleva tilde cuando se trata de una forma conjugada de los verbos ser o saber: Cuando es un pronombre, se no lleva tilde: Se estudiará su solicitud. Sé lo que ocurrió. Sé fiel a tus principios. En cuanto a los pronombres demostrativos (este, ese, aquel y sus formas en plural y femenino), la Real Academia Española prescribe en la última edición (1999) de su Ortografía de la lengua española que se escriban con tilde únicamente en caso de confusión. Préstame un lápiz. Dame ese, que ya está afilado. Pero: ¿Por qué compraron ésos libros usados? (Unas personas —ésos— compraron libros usados). ¿Por qué compraron esos libros usados? (El sujeto no está expreso y esos acompaña al sustantivo libros). Qué, quién, quiénes, cómo, cuándo, etcétera, se escriben con tilde cuando aparecen en oraciones interrogativas o exclamativas, ya sean directas o indirectas. ¿De qué se trata? ¡Cómo me gustaría! Preguntó quién era el encargado. Pero: Quien no cumpla con el reglamento deberá pagar una sanción. Cuando se apruebe el nuevo reglamento, se publicará en el Boletín. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.1 SIGNOS ORTOGRÁFICOS Página 84 PARTICULARIDADES TIPOGRÁFICAS Los signos ortográficos unidos a una palabra escrita en un tipo de letra distinto al cuerpo del texto (negrita o cursiva) se deben escribir en redonda. INCORRECTO De acuerdo con las disposiciones citadas (véase el artículo 14 bis), se entenderá… El demandante solicita: … CORRECTO De acuerdo con las disposiciones citadas (véase el artículo 14 bis), se entenderá… El demandante solicita: … Los signos de puntuación, ya sean simples o dobles, no admiten espacio entre ellos y la palabra a la que se juntan. No ocurre lo mismo con ciertos signos especiales (porcentaje, grados de temperatura) y matemáticos (más, menos, igual, etcétera), que requieren un espacio. Los puntos suspensivos que comienzan un párrafo deben separarse también de la palabra inicial mediante un espacio. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS 3.2 Página 85 MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS En la actualidad se da en el idioma español cierto desorden en lo que respecta al uso de las letras mayúsculas y minúsculas. A falta de criterios claros y suficientemente detallados, el personal de la Diputación Provincial de Huesca se basará en las reglas que sigue la Administración española en sus publicaciones oficiales. Las indicaciones que siguen no recogen la totalidad de los casos que se presentan en la práctica, sino únicamente aquellos más comunes o en los que suelen darse más errores. En cualquier caso, el personal encargado de redactar documentos en nombre de la Diputación Provincial de Huesca deberá velar por la coherencia y la unificación de criterios dentro de cada texto. USO DE LAS MAYÚSCULAS Utilizaremos la letra mayúscula al iniciar un escrito y después de un punto (comprendidos los signos de interrogación y admiración, si no se interpone una coma). También después de los dos puntos tras el encabezamiento de una carta, cuando vayan seguidos de una cita textual o cuando comienza una enumeración en varios párrafos. No se prescribe mayúscula detrás de los puntos suspensivos si no cierran el enunciado. Estoy pensando que… iré; será mejor así. Se usa mayúscula en la primera letra de los nombres propios, ya sean onomásticos, de empresas o entidades, geográficos (por ejemplo, ríos, montes o valles) o de cosas. Julia Pérez Sánchez, Fernando Aliste Sutil Isabel la Católica, Alfonso X el Sabio El río Isuela, el embalse de Respomuso, el ibón de Estanés El Concorde Se usa mayúscula en la primera letra de los puntos cardinales, cuando tengan un valor geopolítico. Los países del Este, Irlanda del Norte Pero: El este de la provincia de Huesca Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS 3.2 Página 86 Se usa mayúscula en la primera letra de cada una de las palabras que designan zonas o regiones geográficas (excepto preposiciones y conjunciones). Alto Gállego, Bajo Cinca, Hoya de Huesca, La Litera, Alto Aragón, América Latina, Europa Central y Oriental, Oriente Próximo Se usa mayúscula en la primera letra de nombres y adjetivos que integran la denominación de las instituciones y los órganos de la Diputación Provincial de Huesca (incluidas todas sus divisiones administrativas). Sección de Recursos Humanos de la Diputación Provincial de Huesca Comisión de Promoción y Medio Ambiente Se escribe con mayúscula la primera letra de los nombres y adjetivos que integran la denominación de los órganos de las administraciones públicas, así como los que integran la denominación de organizaciones internacionales, políticas, profesionales o sindicales. Tribunal Constitucional Ayuntamiento de Benasque Ministerio de Política Territorial Confederación Española de Organizaciones Empresariales Universidad de Huesca Los títulos, cargos y nombres de dignidad, que normalmente se escriben con minúscula, figuran con mayúscula inicial (sustantivos y adjetivos) en leyes, decretos y documentos oficiales. Presidente de la Diputación Provincial de Huesca Secretario General Consejero Comarcal Alcalde-Presidente Diputado-Presidente Diputado Provincial Cada una de las palabras incluidas en la denominación de disposiciones jurídicas concretas se escribe con mayúscula inicial, salvo los artículos, preposiciones y conjunciones. Reglamento (CEE) n.º 42/89 del Consejo Ley Orgánica del Poder Judicial Convenio de Bruselas Pero: Todos los ciudadanos somos iguales ante la ley. El reglamento no contempla ninguna excepción. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.2 MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS Página 87 Las denominaciones oficiales de ciertos comités, programas y sistemas de información, así como la denominación de congresos, ferias, simposios, jornadas, festivales, etcétera, comienzan por mayúscula. Plan de Desarrollo Regional Comité de Dirección y Patronato de la Fundación Festival de Cine de Huesca Festival Internacional de las Culturas Pirineos Sur Se escriben con mayúscula inicial los tratamientos personales cuando vayan en abreviatura, y algunos incluso no abreviados. Excmo., Ilmo., Sra., D. Su Alteza, Su Excelencia, Su Señoría Se escriben con mayúscula cada una de las palabras (excepto conjunciones y preposiciones) de los títulos de publicaciones periódicas, boletines, diarios, etcétera. En el caso de los libros, solo la primera palabra se escribe en mayúscula, excepto si en el título figuran palabras que normalmente se escribirían también con mayúscula. Boletín Oficial de Aragón Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca La insoportable levedad del ser Festividades de tipo religioso, institucional, patriótico o popular. Fiestas de San Lorenzo Día de la Constitución Día de Año Nuevo La numeración romana se escribe siempre en mayúscula. Título VI, Pedro IV, XXV Informe sobre la política de desarrollo rural Los poderes establecidos, incluso cuando vayan Administración, Ejecutivo, Iglesia, Ejército, etcétera). Gobierno de coalición Administración local Estado de bienestar Iglesia católica Pero: El estado de California Un programa de gobierno La iglesia de San Pedro el Viejo en plural (Estado, Gobierno, Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS 3.2 Página 88 La primera letra de los acrónimos va en mayúscula. Las siglas se escriben con todas las letras en mayúscula. USO DE LAS MINÚSCULAS Se usa minúscula en títulos y tratamientos sin abreviar (usted, señor, don, etcétera, salvo en los casos citados en el punto anterior), especialmente cuando vayan seguidos del nombre de la persona. El duque de Huesca, el obispo de Huesca y Jaca El señor Gómez, don Alberto Luque Pero: El Sr. Gómez, D. Alberto Luque En nombres de cargos e instituciones utilizados con valor genérico. Un buen diputado sabe escuchar a sus colaboradores. El cargo de ministro no es vitalicio. Las alcaldías de los municipios gozan de ciertas competencias legislativas y presupuestarias. Nombres de religiones, ideologías, gentilicios, idiomas, meses, estaciones y días. catolicismo, jesuitas, socialismo democrático, oscense, europeo, francés, marroquí, septiembre, invierno, martes Después de dos puntos se escribe minúscula cuando les sigue una frase explicativa. Existen tres poderes: el legislativo, el ejecutivo y el judicial. Los nombres comunes de las vías urbanas e interurbanas (calle, avenida, paseo, plaza, autovía, autopista, etcétera) se escriben en minúscula. La autovía Zaragoza-Huesca El parque Miguel Servet La calle de San Jorge Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.3 CIFRAS Y NÚMEROS Página 89 CIFRAS Y NÚMEROS Las expresiones numéricas que encontramos en un texto corriente se escriben normalmente con letras. Acudieron a la reunión ocho representantes. El plazo de inscripción es de quince días. Compró dos periódicos y siete libros. La abundancia de datos numéricos en los documentos de carácter administrativo exige, sin embargo, la utilización de cifras. En los apartados que se desarrollan a continuación se detallan las normas para el empleo de los números arábigos, los ordinales y los romanos. NÚMEROS ARÁBIGOS Se utilizarán en los siguientes casos: En general, para expresar cantidades concretas superiores a 9. 23.456 euros, 1.234.765 habitantes Expresiones matemáticas. 26 + 19, ángulo de 60° Medidas (temperaturas, distancias, etcétera). Hoy hace una temperatura de 32 ºC. Huesca está a 71,3 km de Zaragoza. Cantidades monetarias. 13.870 euros, 25.000 dólares Población. En el último censo Huesca contaba con más de 50.000 habitantes. Porcentajes. El 48% de los habitantes de la provincia está a favor de la medida. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.3 CIFRAS Y NÚMEROS Página 90 Números de identificación de un texto. Los párrafos, frases, etcétera, que no cuenten con un número específico de identificación se expresarán mediante el ordinal, es decir, con letras. Capítulo 12, sección 7, artículo 26, nota 19, punto 1.4, pp. 145-170. Pero: El tercer guión del párrafo cuarto del artículo citado. Direcciones. Porches de Galicia, 4 5, Général Leclerc 22071 Huesca F-65510 Loudenvielle Números de teléfono y de fax. 974 294 148 (+ 34) 974 294 149 686 135 686 AÑOS Y PERÍODOS En general, los años se citarán con el número íntegro de sus cifras. No debe escribirse, por ejemplo, el año 89. Este reglamento se aprobó en el año 1989. Cuando se señalen los dos años completos que delimitan un período, escribiremos las cuatro cifras de cada año de referencia separadas por un guión. El período 1992-1996. El programa marco 2002-2005. Si se trata de períodos que abarcan solamente una parte de cada año enunciado, utilizaremos la barra para separar los dos años de referencia. La campaña agrícola 1998/99. El curso académico 1997/98. Los decenios se expresarán con letras. Escribiremos, por ejemplo, decenio de los ochenta, década de los ochenta o, simplemente, años ochenta. Hay que evitar, por impropias e incorrectas, las siguientes expresiones: década de 1980, década de los 80. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.3 CIFRAS Y NÚMEROS Página 91 FECHAS Las fechas se escriben en el siguiente orden: primero el día, después el mes y luego el año; entre el día y el mes, y entre el mes y el año, se escribirá siempre la preposición de. Si es necesario representar una fecha de manera abreviada (lo que solo debe hacerse en notas, referencias, cuadros y citas), se escribe punto (o barra), en lugar de la preposición de, entre el día y el mes y entre el mes y el año (sin espacios). 1 de febrero de 1990 1.2.1990 Hay que evitar el uso de ordinales al escribir fechas. Tampoco se recomienda sustituir el punto por un guión en las formas abreviadas, anteponer ceros innecesarios a las cifras o reducir el número completo al enunciar el año. USOS QUE DEBEN EVITARSE El día 1.º de enero 1-2-1990 01.02.1990 1.2.90 HORAS Se recomienda escribir las horas con letras cuando expresen duración o el tiempo que se requiere para realizar algo. El centro imparte cursos de treinta y ocho horas semanales. Los candidatos disponen de dos horas para hacer el examen. Por el contrario, es preferible utilizar cifras para indicar horarios. En este caso, se utiliza el punto para separar la expresión de las horas y los minutos, aunque también es posible utilizar dos puntos. Los impresos de solicitud deberán presentarse antes de las 16.00 horas. El horario de atención al público es de 9.00 a 12.30 h y de 14.00 a 18.00 h. OTRAS PARTICULARIDADES Cuando se precisen más de tres palabras para escribir una cantidad es preferible utilizar cifras. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.3 CIFRAS Y NÚMEROS Página 92 Mil cuatrocientas personas. Pero: 14.541 personas. Sin embargo, cuando se presenten diferentes cifras en un mismo párrafo, hay que velar por la armonización en la exposición. EJEMPLO 1450 médicos y tres mil doscientos enfermeros. RECOMENDACIÓN 1450 médicos y 3200 enfermeros. Cuando se citen millones, es recomendable escribir la palabra millón con letras. EJEMPLO — La provincia de Huesca contó con un presupuesto de cerca de 2.000.000 de euros en el año 2007. RECOMENDACIÓN — La provincia de Huesca contó con un presupuesto de cerca de 2 millones de euros en el año 2007. Cuando se haga referencia a varias cifras consecutivas (por ejemplo, páginas), se utilizará el guión como signo de separación entre ellas. Véanse las páginas 370-385 de este documento. En las cantidades, en aras de la claridad y en contra de lo aconsejado por la normativa internacional, se recomienda separar los grupos de tres dígitos entre sí mediante punto. No obstante, cuando la cifra esté constituida únicamente por cuatro dígitos, no se pondrá punto tras las unidades de millar. 1.765.567 Pero: 4500 Los decimales se separan de los enteros mediante una coma. 3,48% Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.3 CIFRAS Y NÚMEROS Página 93 NÚMEROS ORDINALES Los números ordinales se deben utilizar únicamente para referirse a volúmenes, aniversarios y números de informes. Su uso se restringirá aún más en el caso de números elevados. EJEMPLO Se celebró la reunión 34.102.ª. RECOMENDACIÓN Se celebró la reunión número 34.102. En el caso de los números ordinales expresados mediante letra, se recomienda utilizar las formas separadas [vigésimo primero(-a), trigésimo segundo(-a), etcétera], aunque vigesimoprimero(-a), trigesimosegundo(-a), etcétera, son también correctas. Se recomienda utilizar las formas séptimo(-a), noveno(-a) y decimonoveno(-a), aunque sétimo(-a), nono(-a) y decimonono(-a) también son correctas. Los ordinales correspondientes a los números 11 y 12 tienen una forma etimológica preferida en el uso culto (undécimo y duodécimo) y una forma moderna (decimoprimero y decimosegundo). NÚMEROS ROMANOS Los números romanos, que se escriben siempre en mayúsculas, se reservan para referirse a volúmenes y capítulos de libros, así como a siglos, monarcas, congresos, simposios, competiciones o premios, etcétera. No obstante, en la actualidad se tiende a usar números cardinales. Tomo VIII, capítulo II, artículo XV del GATT, siglo XVIII, XX Congreso, Fernando VII Los números romanos no admiten letras voladas, ya que estas se reservan para las abreviaturas de los números ordinales. INCORRECTO XIX.º Simposio de Escultura al Aire Libre. RECOMENDACIÓN XIX Simposio de Escultura al Aire Libre. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.4 NEGRITA Y CURSIVA Página 94 NEGRITA Y CURSIVA Conviene no abusar de la función de realce, ya que la abundancia de palabras o frases en cursiva o negrita anula cualquier pretendido efecto de resaltarlas. CURSIVA Se escriben en cursiva los títulos de diarios, revistas, periódicos y publicaciones semejantes, cuando se citen por su nombre completo. el Diario del Alto Aragón, el Heraldo de Aragón, el Boletín Oficial de Aragón, el Boletín Oficial de la Provincia de Huesca, el Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Las siglas, aunque correspondan a un enunciado completo que se escribe en cursiva, se escriben en letra redonda. … que aparece en el BOPH. Pero: … que se recoge en el Boletín Oficial de la Provincia de Huesca. Las palabras no castellanas, que hay que evitar siempre que sea posible, se escribirán en cursiva cuando excepcionalmente se utilicen. No obstante, las voces extranjeras correspondientes a nombres propios (ya sean geográficos, de personas, organismos, empresas, etcétera) se escribirán en redonda. Se ha aprobado una partida para la adquisición de software. La Diputación Provincial de Huesca facilita la tramitación on-line. … con la condición sine qua non de que se destine… Pero: La Diputación Provincial de Huesca ha suscrito un acuerdo con la empresa Go-Forward Technologies. Un programa que fomenta el intercambio entre alumnos de secundaria de la provincia de Huesca y del estado alemán de Schleswig-Holstein. Nunca hay que utilizar la cursiva en las citas textuales, que deberán ir entrecomilladas. En el caso de los documentos administrativos, esto se aplica, por ejemplo, al incluir el texto de una resolución en una notificación. Los nombres de obras literarias, artísticas, científicas o jurídicas se escriben en cursiva. La novela De Madrid al cielo del escritor oscense Ismael Grasa. Los cuadros El perro de Goya y Crucifixión de Antonio Saura. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.4 NEGRITA Y CURSIVA Página 95 También se escriben en cursiva los neologismos y las palabras a las que se quiere dar cierto énfasis o dotar de un segundo sentido, aunque tanto unas como otras deberán evitarse en los documentos emitidos por la Diputación Provincial de Huesca. NEGRITA El realce puede efectuarse también, de manera muy excepcional, mediante la negrita, aunque conviene prescindir de este recurso en los documentos y reservar su uso para casos muy concretos, tales como: Resaltar títulos. INFORME DE ANTECEDENTES Primero. . Segundo. Tercero. . . FUNDAMENTOS DE DERECHO Primero. Segundo. . . CONCLUSIONES De acuerdo con todo lo anterior… Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.4 NEGRITA Y CURSIVA Página 96 Enumerar hechos, fundamentos jurídicos, resoluciones, puntos del orden del día, etcétera. … abre la sesión, procediendo a la deliberación sobre los asuntos incluidos en el siguiente ORDEN DEL DÍA Primero. Aprobación, si procede, del Acta n.º celebrada el día , correspondiente a la sesión anterior, . Segundo. . Tercero. Ruegos y preguntas… Resaltar determinadas palabras dentro de un documento que aluden al objeto del mismo y que generalmente aparecen también en mayúsculas y centradas respecto al cuerpo del texto (orden del día, certifica, resuelve, acuerdo, expone, solicita, etcétera). … , con NIF n.º , que presta servicios en esta Diputación en con la categoría de , EXPONE Que . Por todo ello, SOLICITA Que … Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.5 ACRÓNIMOS, SIGLAS, ABREVIATURAS Y SÍMBOLOS Página 97 ACRÓNIMOS, SIGLAS, ABREVIATURAS Y SÍMBOLOS Por lo general, hay que evitar escribir palabras o nombres de forma abreviada, aunque a veces su uso queda justificado por el ahorro de espacio y tiempo que suponen, en especial cuando un mismo término se repite a menudo a lo largo de un documento o cuando corresponden a convenciones totalmente asimiladas por los hispanoparlantes. SIGLAS Las siglas son una forma de abreviación de las palabras que consiste en representarlas por su primera letra. Un ejemplo de sigla sería DNI (Documento Nacional de Identidad). Las siglas se escriben siempre en mayúscula y sin puntos o espacios intermedios. INCORRECTO Pedro Gómez Ansó, con D. N. I. 6.789.987-X… CORRECTO Pedro Gómez Ansó, con DNI 6.789.987-X… ACRÓNIMOS Los acrónimos, a diferencia de las siglas, se componen de letras y sílabas tomadas de forma arbitraria de las palabras que abrevian. Ejemplos de acrónimo serían Seprona (Servicio de Protección de la Naturaleza) o Inaem (Instituto Aragonés de Empleo). Por regla general, solo la primera letra de los acrónimos se escribe en mayúscula. CARACTERÍSTICAS COMUNES DE SIGLAS Y ACRÓNIMOS Las siglas y los acrónimos carecen de plural, por lo que nunca se les debe añadir la letra -s. INCORRECTO La Diputación ha aprobado un paquete de medidas de ayuda a las PYMES. En el documento constarán los DNIs de sus representantes. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.5 ACRÓNIMOS, SIGLAS, ABREVIATURAS Y SÍMBOLOS Página 98 CORRECTO La Diputación ha aprobado un paquete de medidas de ayuda a las PYME. En el documento constarán los DNI de sus representantes. Aunque siglas y acrónimos carecen de plural, en castellano existen las conocidas como abreviaturas dobles, que se desvían de la norma. Se utilizan en casos muy contados en los que se dobla la primera de las letras de cada palabra, colocando punto después de cada doblete y con espacio intermedio. ABREVIATURAS DOBLES SIGNIFICADO CC. AA. Comunidades Autónomas CC. OO. Comisiones Obreras JJ. OO. Juegos Olímpicos Solo deben utilizarse aquellas siglas y acrónimos que estén totalmente consolidados por el uso. Cuando se utilicen por primera vez en un documento, se expresará la denominación completa y a continuación, entre paréntesis, la sigla o el acrónimo correspondiente. Las cantidades del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) recibidas en la provincia… Hay que evitar utilizar siglas y acrónimos en los títulos de los documentos, y en caso de que sea necesario, su significado deberá constar de forma explícita en el texto del documento. ABREVIATURAS Una abreviatura es la representación de una palabra mediante una o varias de sus letras que conservan el mismo orden en el que figuran en la palabra. Son abreviaturas comunes Sra. (señora), D. (don), pág. (página) o c/ (calle). El sitio web de la Real Academia Española ofrece una lista de las abreviaturas más comunes en castellano (http://buscon.rae.es/dpdI/apendices/ apendice2.html). Con el fin de no perjudicar la comprensión y la legibilidad del texto, procuraremos no abusar de las abreviaturas. Emplearemos solo las más corrientes y velaremos por su unificación dentro de un mismo documento, ya que existen palabras que pueden abreviarse de distintas maneras (por ejemplo, tanto p. como pág. con abreviaturas de página). Si la palabra abreviada lleva tilde, la conservará en la abreviatura (por ejemplo, Admón.). Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.5 ACRÓNIMOS, SIGLAS, ABREVIATURAS Y SÍMBOLOS Página 99 Las abreviaturas siempre terminan con punto. Y si incluyen una letra volada (ª, º) este se coloca antes de dicha letra, nunca después. Como consta en el expediente n.º 679/09… D.ª M.ª Pilar Gómez Pereira. Tampoco se escribe punto detrás de una abreviatura cuando a continuación figura una barra. ABREVIATURAS SIGNIFICADO s/n. sin número s/ref. su referencia n/ref. nuestra referencia o/ orden Si la abreviatura está formada por una sola letra, su plural se hace duplicando la letra. A continuación se escribe punto. ABREVIATURAS SIGNIFICADO UU. ustedes ss. siguientes Si la abreviatura consta de varias letras, el plural se forma añadiendo -s. Véanse las págs. 8 y 9 del documento. … que figuran en los Anexos de los docs. SÍMBOLOS Los símbolos son representaciones abreviadas de palabras técnicas y científicas mediante una o varias letras. Entre los símbolos más habituales podemos citar los siguientes: El sitio web de la Real Academia Española (www.rae.es) ofrece una lista de los símbolos más comunes en castellano (Diccionario panhispánico de dudas, apéndices 3 y 4). Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Criterios ortográficos y convenciones 3.5 ACRÓNIMOS, SIGLAS, ABREVIATURAS Y SÍMBOLOS Página 100 SÍMBOLO SIGNIFICADO min minuto h hora d día km kilómetro mm milímetro kg kilo a área t tonelada N norte S sur E este O oeste Los símbolos carecen de plural y nunca finalizan en punto (a no ser que coincidan con el final de la frase). INCORRECTO Está a una distancia de 8 kms. / km. de Jaca. Pesó 3 kgs. / k. al nacer. CORRECTO Está a una distancia de 8 km de Jaca. Pesó 3 kg al nacer. Los símbolos se escriben en minúscula, excepto los referidos a los puntos cardinales, que sí se escriben con mayúscula (N, S, E, O). Los símbolos químicos también se escriben con mayúscula. INCORRECTO Está a una distancia de 8 Km / Kms de Jaca. El camión pesa 7 T. El agua (H2O) está constituida por oxígeno (O) e hidrógeno (H2). CORRECTO Está a una distancia de 8 km de Jaca. El camión pesa 7 t. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca ___________________________ Normalización de formatos ___________________________ Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Normalización de formatos 4.1 FORMATO Página 102 FORMATO En este apartado se presentan los criterios generales de disposición de los distintos elementos que aparecen en los documentos administrativos emitidos por la Diputación Provincial de 20 Huesca. NORMA UNE De acuerdo con la norma europea UNE-EN ISO 216:2007, por lo general se utilizará el formato DIN A4 (210 mm x 297 mm) para redactar documentos administrativos. Formato del encabezamiento del documento El encabezamiento, que figura en la parte superior del documento, proporciona información sintetizada sobre su contenido y facilita la tramitación y el archivo. Los distintos campos se escriben con fuente Arial de 9 puntos, sin que medie ninguna línea en blanco entre ellos y con interlineado sencillo. Se escribe el tipo de dato recogido en el campo y a continuación la información pertinente. Solo se escribirán dos puntos detrás de los campos “Asunto” y “Procedimiento”. Cuando después de los dos puntos se utilicen caracteres alfabéticos, la primera letra figurará en mayúsculas. Aunque los datos que recoge el encabezamiento varían dependiendo del tipo de documento, existen determinados campos comunes a casi todos ellos: — Número de expediente. Expresión del código de referencia establecido en cada uno de los manuales de procedimiento y del número correlativo que corresponda al documento en cuestión (véase el apartado “Codificación de los documentos”). — Procedimiento del que forma parte el documento, según las denominaciones recogidas en los manuales de procedimiento. — Asunto. Síntesis del contenido del documento. Hay que procurar, dentro de lo posible, utilizar una sola línea. Formato del cuerpo del documento El cuerpo del documento se escribe con Arial de 10 puntos, con un interlineado exacto de 14 puntos. En general, todos los párrafos de los documentos administrativos deberán justificarse. 20 De acuerdo con la Orden de 12 de agosto de 1986 sobre normalización de formatos de material impreso y papel destinado a operaciones administrativas [Boletín Oficial del Estado (BOE) n.º 198, de 19 de agosto de 1986]. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Normalización de formatos 4.1 FORMATO Página 103 Para separar párrafos entre sí, se dejará una línea en blanco. Los párrafos nunca deben sangrarse. Formato del pie del documento El pie del documento se escribe, al igual que el título y el cuerpo, con Arial de 10 puntos y con un interlineado exacto de 14. Los elementos del pie del documento aparecen generalmente centrados con respecto al cuerpo del texto y separados del mismo mediante dos espacios en blanco. Los elementos del pie no aparecerán aislados en una página en ningún caso. Datación. Expresa el lugar y fecha (día, mes y año) en el que se firma el documento. Huesca, 25 de octubre de 2009 Hay que recordar que: — El nombre de la localidad y la fecha se separan mediante una coma. — La fecha nunca se debe introducir mediante la preposición a. — El día y el año se escriben con cifras y no se utiliza punto tras las unidades de millar de los años. — Los meses se escriben siempre con minúscula en castellano. — Al final de la datación no se escribe punto. Antefirma. Cargo o puesto de trabajo (con mayúscula inicial) de la persona de la Diputación Provincial de Huesca que formaliza el documento (por ejemplo, El Secretario General o El Presidente). Si el documento lo emite un ciudadano, la antefirma será El solicitante. La antefirma se debe escribir sin punto y sin coma. Se separa de la datación mediante una línea en blanco. Si existe delegación de competencias o de firma, esta circunstancia constará inmediatamente después, en la siguiente línea, así como la disposición que regula tal delegación (sin dejar líneas en blanco). Si en el documento han de firmar dos o más personas, en cada línea figurarán dos antefirmas. La expresión “V.º B.º” (visto bueno) figura en la misma línea que la expresión del cargo. La expresión “Doy fe” figura en la línea inmediatamente superior a la denominación del cargo, sin sangrar. Nunca se escriben dos puntos ni ningún otro signo detrás de dichas expresiones. Rúbrica u otros símbolos de autenticación. Se dejarán cuatro líneas en blanco entre la antefirma y el siguiente elemento del pie (nombre y apellidos del firmante) para, una vez Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Normalización de formatos 4.1 FORMATO Página 104 impreso el documento, poder estampar la rúbrica. Si el soporte del documento está fragmentado (por ejemplo, dos páginas), como ocurre en ocasiones en contratos o convenios, la firma o acreditación de la autenticidad deberá constar en el margen izquierdo de cada una de las páginas, excepto en la última, donde aparecerá centrada respecto al cuerpo del documento, al igual que la datación y la antefirma. Nombre y apellidos del firmante, sin escribir delante de los mismos guiones, rayas o la abreviatura Fdo. Tras el nombre y los apellidos no debe utilizarse punto. Identificación del destinatario. En los documentos en los que debe constar el destinatario, el nombre y apellidos figurarán en la última línea de la última página del documento. A continuación se pondrá punto seguido y la dirección. Tras otro punto y seguido aparecerán el código postal y la localidad. La identificación al pie no lleva punto y final. En determinadas ocasiones (por ejemplo, comunicaciones internas), tras el nombre y apellidos, a continuación de punto y seguido, figura la denominación del cargo ocupado por el destinatario del documento. La identificación del destinatario, a diferencia de los elementos del pie del documento, se alinea a la izquierda. A continuación se muestra un ejemplo de pie de documento: ¶ ¶ Huesca, 25 de octubre de 2009 ¶ El Presidente ¶ ¶ ¶ ¶ Nombre y apellidos ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ ¶ Pedro José Larrosa Sanchidrián. Porches de Galicia, 4. 22002 Huesca 2,5 cm Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Normalización de formatos 4.1 FORMATO Página 105 ESQUEMA DE LA DISPOSICIÓN DE LOS ELEMENTOS EN DIN A4 En las siguientes páginas se ofrece un esquema de la disposición de los distintos elementos dentro del documento. Las medidas se indican en milímetros (mm). En la zona naranja se sitúa el encabezamiento del documento; la zona amarilla se reserva para el cuerpo y el pie. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Normalización de formatos 4.1 FORMATO Página 106 Primera página de documentos externos 210 33 90 60 33 297 Encabezamiento 25 Cuerpo y pie del documento Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Normalización de formatos 4.1 FORMATO Página 107 Segunda página y posteriores de documentos externos 210 33 297 60 33 25 Cuerpo y pie del documento Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Normalización de formatos 4.1 FORMATO Página 108 Primera página de documentos internos 210 33 90 60 33 297 Encabezamiento 25 Cuerpo y pie del documento Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Normalización de formatos 4.1 FORMATO Página 109 Segunda página y posteriores de documentos internos 210 33 297 60 33 25 Cuerpo y pie del documento Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Normalización de formatos 4.2 TIPOGRAFÍA Página 110 TIPOGRAFÍA En la redacción de los documentos emitidos por la Diputación Provincial de Huesca se utilizará la fuente Arial. Por lo general, el tamaño de la fuente será de 10 puntos con interlineado de 14, excepto en los campos del encabezamiento, donde se utilizará un cuerpo de 9 puntos en la fuente y un interlineado sencillo. Se utilizará normalmente la letra redonda, reservando la negrita y la cursiva para aquellos casos que se contemplan en el apartado “Criterios ortográficos y convenciones” de este Manual de estilo. El color de la fuente será siempre negro. ARIAL REDONDA ARIAL NEGRITA Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca ARIAL CURSIVA ARIAL NEGRITA CURSIVA Normalización de formatos 4.2 TIPOGRAFÍA Página 111 Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Normalización de formatos CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 4.3 Página 112 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Para codificar los documentos emitidos por las distintas áreas de la Diputación Provincial de Huesca, se seguirá el método diseñado por el Área de Archivo de la propia Diputación. En primer lugar figura el código del procedimiento. Este código está compuesto por tres letras, una barra y una serie de dígitos que identifican el tipo de procedimiento de acuerdo con un cuadro de clasificación. No se dejan espacios entre los distintos elementos. Ejemplo: “DFJ/02.05.01.00” DFJ = Referencia del procedimiento “Solicitud de defensa jurídica”. 02.05.01.00 = Dígito del cuadro de clasificación que identifica la serie a la que corresponde el procedimiento (en este caso, “Ayuda técnica”). Los distintos elementos, que se explican a continuación, se separan mediante un punto, sin dejar espacios entre ellos. 02 (Administración) = Este dígito indica que el expediente lo ha generado la Diputación Provincial de Huesca en el ejercicio de las actuaciones administrativas encaminadas a proporcionar los medios que permiten el cumplimiento de sus fines. 02.05 (Asesoría Jurídica) = Dado el volumen de funciones que la Diputación tienen encomendadas, necesita subdividirse en áreas para repartirse las competencias de un modo eficaz, lo que da lugar a las subsecciones. En este ejemplo, “02.05” se refiere a Asesoría Jurídica, subsección donde se clasifican las actuaciones que la Diputación realiza ante los tribunales con los ciudadanos u otras entidades para defender sus intereses. 02.05.01 = Dentro de cada subsección, descendemos a un nivel que refleja la serie documental a la que pertenece el expediente (conjunto de documentos seriados que responden a las actividades realizadas por la oficina productora en el desarrollo de sus competencias y que siempre sigue el mismo trámite administrativo). En este ejemplo, “Ayuda técnica a los municipios”. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Normalización de formatos CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 4.3 Página 113 El código de cada expediente debe llevar el código del procedimiento en el que se encuadra seguido de una barra y el número de expediente, una raya baja y el año de apertura del expediente (con las cuatro cifras). No se dejan espacios en blanco entre los distintos elementos. Ejemplo: “DFJ/02.05.01.00/1_2009”. DFJ/02.05.01.00 = Referencia del procedimiento. 1_2009 = Número del expediente y el año de inicio de la tramitación. El código de cada documento está formado por el código del procedimiento, seguido de una barra, seguido del código del expediente, seguido de una barra, más el número de orden del documento dentro del expediente. Ejemplo: “DFJ/02.05.01.00/1_2009/005” DFJ/02.05.01.00 = Referencia del procedimiento. 1_2009 = Número del expediente y el año de inicio de la tramitación. 005 = Documento número cinco del expediente. El código de referencia de los documentos relacionados o adjuntos estará formado por el código del procedimiento, el código del expediente y el código de referencia del documento principal, seguido de punto y del número de orden del documento adjunto. No se dejan espacios en blanco entre los distintos elementos. Ejemplo: “DFJ/02.05.01.00/1_2009/005.001”. DFJ/02.05.01.00 = Referencia del procedimiento. 1_2009 = Número del expediente y el año de inicio de la tramitación. 005 = Documento número cinco del expediente. 001 = Primer documento adjunto del documento número 5 del expediente. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Normalización de formatos 4.4 CABECERAS Página 114 CABECERAS El papel timbrado con el nombre y la dirección del área de la Diputación Provincial de Huesca se utilizará en la primera página de los documentos escritos de carácter externo. En los escritos externos, a partir de la segunda hoja, se utilizará el membrete en el que figura el nombre del área, pero no la dirección. Este membrete se usará asimismo en todas las páginas de los documentos de carácter interno de la Diputación Provincial de Huesca. En el caso de que un área departamental carezca de cabecera propia para la primera o posteriores páginas, o cuando no proceda por cualquier motivo el uso de membretes específicos, se utilizará el papel timbrado con la cabecera general de la Diputación Provincial de Huesca. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca ___________________________ Anexo I Plantillas de documentos ___________________________ Expediente n.º Procedimiento: Asunto: DECRETO N.º Visto: Primero. . Segundo. . Esta Presidencia, en uso de las facultades que le confiere el artículo conformidad con , RESUELVE Primero. Segundo. . . Huesca, Doy fe El Secretario General de de El Presidente , y de Expediente n.º Procedimiento: Asunto: NOTIFICACIÓN Mediante la presente pongo en su conocimiento que la Presidencia de esta Corporación, por Decreto n.º , de fecha , en uso de las facultades que le confiere el artículo y demás disposiciones concordantes, ha resuelto: “ . . . . . . . ”. Contra la presente Resolución, que pone fin a la vía administrativa, puede interponer alternativamente recurso de reposición potestativo ante el órgano que dictó la resolución en el plazo de un mes, a contar desde el día siguiente al de la recepción de la presente notificación, de conformidad con los artículos 116 y 117 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, o recurso contencioso-administrativo ante [el Juzgado de lo Contencioso-Administrativo de / la Sala de lo ContenciosoAdministrativo del Tribunal Superior de Justicia de , con sede en ] en el plazo de dos meses, a contar desde el día siguiente al de la recepción de la presente notificación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa. Si optara por el recurso de reposición potestativo, no podrá interponer recurso contencioso-administrativo hasta que aquel sea resuelto expresamente o se haya producido su desestimación por silencio. Todo ello sin perjuicio de que Vd. pueda interponer cualquier otro recurso que pudiera estimar más conveniente a su derecho. Huesca, de de Expresión del cargo Nombre y apellidos del destinatario. Dirección del destinatario. C. P. Localidad Expediente n.º Procedimiento: Asunto: REQUERIMIENTO DE SUBSANACIÓN DE DEFICIENCIAS La presente es para comunicarle que, según el expediente de referencia, se precisa para su subsiguiente tramitación que Vd. aporte documentación referente a: — . — . En consecuencia, de conformidad con el artículo 71 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC), se le concede el plazo de 10 días hábiles a partir de la recepción de la presente notificación para que aporte la documentación exigida, significándole que transcurrido el plazo indicado se le tendrá por desistido de su petición, previa resolución que deberá ser dictada en los términos previstos en el artículo 42 de la LRJ-PAC. En cuanto a los efectos del desistimiento, conforme al artículo 90 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, la resolución que declare el desistimiento no impide al interesado la presentación de nueva solicitud. Huesca, de de El Secretario General Nombre y apellidos del destinatario. Dirección del destinatario. C. P. Localidad Expediente n.º Procedimiento: CONVOCATORIA DE LA SESIÓN DE Por indicación del Presidente de , se le cita a Vd. a la reunión que celebrará dicho órgano el próximo día a las en para tratar los siguientes asuntos: Primero. . Segundo. Tercero. . . Cuarto. Ruegos y preguntas. Huesca, de de Expresión del cargo Nombre y apellidos del destinatario. Dirección del destinatario. C. P. Localidad Expediente n.º Procedimiento: Asunto: COMUNICACIÓN DEL PLAZO MÁXIMO DE DURACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y DE LOS EFECTOS DEL SILENCIO ADMINISTRATIVO En relación con la solicitud de , con fecha , y a los efectos establecidos en el artículo 42.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, le comunico que: — Ha tenido entrada en el Registro el día . A partir de esta fecha se inicia el cómputo del plazo para resolver el procedimiento. — Número de identificación asignado al expediente: — El plazo máximo para resolver y notificar es . . , de conformidad con el artículo — Si transcurre el plazo señalado sin que se haya dictado y notificado por la Administración la resolución correspondiente, el efecto será . — Recursos contra la Resolución. Huesca, de de El Secretario General Nombre y apellidos del destinatario. Dirección del destinatario. C. P. Localidad Expediente n.º Procedimiento: Asunto: COMUNICACIÓN DE LA SUSPENSIÓN DEL PLAZO MÁXIMO DE DURACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS En relación con la solicitud de , presentada en el Registro con fecha , y a los efectos establecidos en el artículo 42.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, por medio de la presente se le comunica que se suspende el cómputo del plazo para resolver y notificar el procedimiento. Huesca, de de El Secretario General Nombre y apellidos del destinatario. Dirección del destinatario. C. P. Localidad Expediente n.º Procedimiento: Asunto: COMUNICACIÓN DE LA REANUDACIÓN DEL PLAZO MÁXIMO DE DURACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS En relación con la solicitud de , presentada en el Registro con fecha , y a los efectos establecidos en el artículo 42.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, por medio de la presente se le comunica que se reanuda el cómputo del plazo para resolver y notificar el procedimiento. Huesca, de de El Secretario General Nombre y apellidos del destinatario. Dirección del destinatario. C. P. Localidad Expediente n.º Procedimiento: Asunto: COMUNICACIÓN INTERNA Texto de la comunicación. Huesca, de de Expresión del cargo Nombre y apellidos del destinatario. Denominación del cargo Expediente n.º Procedimiento: Asunto: CIRCULAR INFORMATIVA Texto de la circular. Huesca, de Expresión del cargo Datos del destinatario de Expediente n.º Procedimiento: Asunto: RECIBO ACREDITATIVO DE PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS DATOS DE LA ANOTACIÓN Oficina: N.º de registro: Fecha de registro: Hora de registro: Resumen: Presentado por RELACIÓN DE TERCEROS 1. 2. 3. RELACIÓN DE DOCUMENTOS 1. 2. 3. Expediente n.º Procedimiento: Asunto: ANUNCIO Se hace público para conocimiento de los interesados que la Presidencia de la Diputación Provincial de Huesca, por Decreto n.º , de fecha , ha dispuesto lo siguiente: “ ”. Huesca, de Expresión del cargo de Expediente n.º Procedimiento: Asunto: Le remito relativo a Huesca, . de Expresión del cargo Datos del destinatario de Nombre y apellidos del destinatario Dirección del destinatario C. P. Localidad Huesca, Muy Sr. mío: Texto de la carta. Atentamente, Expresión del cargo de de Expediente n.º Procedimiento: Asunto: ACTA DE DE LA DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE HUESCA CELEBRADA EL DÍA ASISTENTES: D. , como Presidente de ; D.ª , y D.ª , como Vocales; D. , como Secretario. AUSENTES: D.ª , D. En , a las Provincial de Huesca, se reúne y D. horas del día . , D. . , en la sede de la Diputación Una vez verificada por el Secretario la válida constitución de , el Presidente abre la sesión, procediendo a la deliberación sobre los asuntos incluidos en el siguiente ORDEN DEL DÍA Primero. Aprobación, si procede, del Acta n.º anterior, celebrada el día . , correspondiente a la sesión Segundo. Ruegos y preguntas. Y, no habiendo más asuntos que tratar y cumpliendo el objeto del acto, el Presidente levanta la sesión a las horas del , de lo cual como Secretario doy fe. V.º B.º El Presidente El Secretario Expediente n.º Procedimiento: Asunto: ACTA DE LA MESA DE CONTRATACIÓN DE LA DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE HUESCA CELEBRADA EL DÍA ASISTENTES: D. , como Presidente de ; D.ª y D.ª , como Asesores; D. , como Secretario. LICITADORES: D.ª AUSENTES: D.ª , D. , D. y D. , D. , . y D. . En , a las horas del día , en la sede de la Diputación Provincial de Huesca, se constituye la Mesa de Contratación para la adjudicación del contrato de . Una vez verificada por el Secretario la válida constitución de la Mesa, el Presidente abre la sesión, procediendo a la deliberación sobre los asuntos incluidos en el siguiente ORDEN DEL DÍA Primero. Aprobación, si procede, del Acta n.º celebrada el día . , correspondiente a la sesión anterior, Segundo. Ruegos y preguntas. Y, no habiendo más asuntos que tratar y cumpliendo el objeto del acto, el Presidente levanta la sesión a las horas del , de lo cual como Secretario doy fe. V.º B.º El Presidente El Secretario Expediente n.º Procedimiento: Asunto: ACTA DE LA COMISIÓN INFORMATIVA DE DE LA DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE HUESCA CELEBRADA EL DÍA ASISTENTES: D. , como Presidente de ; D.ª y D.ª , como Vocales; D. , como Secretario. AUSENTES: D.ª , D. y D. , D. , . En , a las horas del día , en la sede de la Diputación Provincial de Huesca, se celebra reunión de la Comisión Informativa de . Una vez verificada por el Secretario la válida constitución de la Comisión, el Presidente abre la sesión, procediendo a la deliberación sobre los asuntos incluidos en el siguiente ORDEN DEL DÍA Primero. Aprobación, si procede, del Acta n.º anterior, celebrada el día . , correspondiente a la sesión Segundo. Ruegos y preguntas. Y, no habiendo más asuntos que tratar y cumpliendo el objeto del acto, el Presidente levanta la sesión a las horas del , de lo cual como Secretario doy fe. V.º B.º El Presidente El Secretario Expediente n.º Procedimiento: Asunto: ACTA DEL GRUPO DE TRABAJO DE DE LA DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE HUESCA CELEBRADA EL DÍA ASISTENTES: D. , como Presidente de ; D.ª y D.ª , como Vocales; D. , como Secretario. AUSENTES: D.ª , D. y D. , D. , . En , a las horas del día , en la sede de la Diputación Provincial de Huesca, se celebra reunión del Grupo de Trabajo de . Una vez verificada por el Secretario la válida constitución del Grupo de Trabajo, el Presidente abre la sesión, procediendo a la deliberación sobre los asuntos incluidos en el siguiente ORDEN DEL DÍA Primero. Aprobación, si procede, del Acta n.º anterior, celebrada el día . , correspondiente a la sesión Segundo. Ruegos y preguntas. Y, no habiendo más asuntos que tratar y cumpliendo el objeto del acto, el Presidente levanta la sesión a las horas del , de lo cual como Secretario doy fe. V.º B.º El Presidente El Secretario Expediente n.º Procedimiento: Asunto: ACTA DEL PLENO DE LA DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE HUESCA CELEBRADA EL DÍA ASISTENTES: D. , como Presidente de ; D.ª y D.ª , como Diputados; D. , como Secretario. AUSENTES: D.ª , D. y D. , D. , . En , a las horas del día Diputación Provincial de Huesca, se celebra sesión , en la sede de la del Pleno. Una vez verificada por el Secretario General la válida constitución del Pleno, el Presidente abre la sesión, procediendo a la deliberación sobre los asuntos incluidos en el siguiente ORDEN DEL DÍA Primero. Aprobación, si procede, de los borradores de las sesiones anteriores, celebradas los días . Segundo. Dación de cuenta de Tercero. Aprobación, si procede, de Cuarto. . Quinto. . Sexto. . Séptimo. Ruegos y preguntas. . . Y, no habiendo más asuntos que tratar y cumpliendo el objeto del acto, el Presidente levanta la sesión a las horas del , de lo cual como Secretario General doy fe. V.º B.º El Presidente El Secretario General Expediente n.º , Secretario General de la Diputación Provincial de Huesca, CERTIFICA Que . Y, para que conste a los efectos oportunos, emito el presente certificado de orden y con el V.º B.º del Presidente, en Huesca, a de de . V.º B.º El Presidente Expediente n.º Procedimiento: Asunto: , Secretario General de la Diputación Provincial de Huesca, CERTIFICA Que en sesión “ del Pleno de fecha , con la asistencia de , entre otros se adoptó el Acuerdo del tenor literal siguiente: ”. Y, para que conste a los efectos oportunos, a salvo de lo previsto en el artículo 206 del Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, de orden y con el V.º B.º del Presidente, se expide el presente certificado en Huesca, a de de . V.º B.º El Presidente Expediente n.º Procedimiento: Asunto: , Secretario General de la Diputación Provincial de Huesca, CERTIFICA Que, según los antecedentes obrantes en las dependencias a mi cargo, se han producido los siguientes hechos: Primero. Con fecha presentado por se inició el procedimiento de en el Registro. Segundo. De conformidad con lo establecido en el artículo máximo para resolver y notificar es de . , , el plazo Tercero. Que el plazo citado en el párrafo anterior ha transcurrido sin que haya recaído resolución expresa. A petición del interesado, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 43.5 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, se expide el presente certificado de orden y con el V.º B.º del Presidente, en Huesca, a de de . V.º B.º El Presidente Expediente n.º Procedimiento: Asunto: DICTAMEN DE LA COMISIÓN DE Visto: Primero. . Segundo. . Esta Comisión, por , propone al Pleno la adopción del siguiente ACUERDO Primero. . Segundo. . Huesca, El Presidente Miembros de la Comisión de de El Secretario Expediente n.º Procedimiento: Asunto: INFORME CUESTIÓN PLANTEADA . ANTECEDENTES Primero. . Segundo. . FUNDAMENTOS DE DERECHO Primero. . Segundo. . CONCLUSIONES . Huesca, de Expresión del cargo de Expediente n.º Procedimiento: Asunto: INFORME-PROPUESTA DE RESOLUCIÓN ANTECEDENTES Primero. . Segundo. . FUNDAMENTOS DE DERECHO Primero. . Segundo. . Por todo ello, el que suscribe eleva la siguiente PROPUESTA DE RESOLUCIÓN Primero. Segundo. . . Huesca, de Expresión del cargo de FAX Para: De: N.º fax destinatario: Fecha: N.º de págs.: CC: Asunto: Urgente Comentarios Texto del fax. Atentamente, / Un saludo, / … Expresión del cargo Nombre y apellidos del remitente Responder (Campos de encabezado del documento remitido por correo electrónico) Muy Sr. mío: / Estimado Sr.: Cuerpo del correo electrónico. Atentamente, / Un saludo, / … Nombre y apellidos Designación del cargo Porches de Galicia, 4 22002 Huesca Tel. 974 XXX XXX Fax 974 XXX XXX dirección@dphuesca.es Este correo electrónico y, en su caso, cualquier fichero anexo al mismo contienen información confidencial o legalmente protegida y están exclusivamente dirigidos a su destinatario o destinatarios. Si usted no es el destinatario del mensaje, no está autorizado a leerlo, retenerlo, modificarlo, distribuirlo, copiarlo ni a revelar su contenido. En el caso de haber recibido este correo electrónico por error, le rogamos que nos comunique inmediatamente esta circunstancia y que elimine de su sistema el mensaje y el material anexo que pueda contener. A rellenar por la Diputación Provincial de Huesca Expediente n.º Procedimiento: Asunto: SOLICITUD , con NIF n.º , [representado por n.º ] y con domicilio a efectos de notificaciones en nombre de la vía), (número), (piso), localidad), y con teléfono . , con NIF (tipo y (código postal y EXPONE Primero. . Segundo. . Tercero. . Cuarto. Que adjunta a la solicitud de — . — . — . los siguientes documentos: Quinto. El solicitante desea ser notificado electrónicamente en la dirección de correo electrónico y asume que dicha notificación será la única vía, aunque podrá cambiarla en cualquier momento. Por todo ello, SOLICITA Que se le conceda . El solicitante declara bajo su responsabilidad que los datos que se consignan son ciertos. Huesca, de El solicitante Presidente de la Diputación Provincial de Huesca de A rellenar por la Diputación Provincial de Huesca Expediente n.º Procedimiento: Asunto: SOLICITUD DEL SERVICIO DE TELEASISTENCIA DOMICILIARIA , con NIF n.º , [representado por n.º ] y con domicilio a efectos de notificaciones en nombre de la vía), (número), (piso), localidad), y con teléfono . , con NIF (tipo y (código postal y EXPONE Primero. Que reúne las condiciones exigidas para solicitar el Servicio de Teleasistencia Domiciliaria de acuerdo con . Segundo. Que adjunta la documentación necesaria para solicitar dicho servicio: Fotocopia del DNI. Fotocopia de la cartilla de la Seguridad Social. Ficha de datos (modelo I de la Diputación Provincial de Huesca para el titular; modelo II para cada uno de los beneficiarios). Informe social (modelo de la Diputación Provincial de Huesca). Informe médico (uno por cada titular y beneficiario). Tercero. El solicitante se compromete a cumplir las normas de funcionamiento de dicho servicio, así como a abonar la cuantía que le corresponda a través de la cuenta bancaria en la cual autoriza que se realice la domiciliación. Cuarto. El solicitante desea ser notificado electrónicamente en la dirección de correo electrónico y asume que dicha notificación será la única vía, aunque podrá cambiarla en cualquier momento. Por todo ello, SOLICITA Acogerse al Servicio de Teleasistencia Domiciliaria como titular. (Rellenar en caso de que exista un primer beneficiario) n.º , con el mismo domicilio que el titular, , con NIF SOLICITA Acogerse al Servicio de Teleasistencia Domiciliaria como beneficiario [con colgante / sin colgante]. (Rellenar en caso de que exista un primer beneficiario) n.º , con el mismo domicilio que el titular, , con NIF SOLICITA Acogerse al Servicio de Teleasistencia Domiciliaria como beneficiario [con colgante / sin colgante]. Huesca, de de El solicitante Primer beneficiario Presidente de la Diputación Provincial de Huesca Segundo beneficiario A rellenar por la Diputación Provincial de Huesca Expediente n.º Procedimiento: Asunto: SOLICITUD PARA TOMAR PARTE EN EL PROCESO SELECTIVO DE , con NIF n.º , [representado por , con NIF n.º ] y con domicilio a efectos de notificaciones en (tipo y nombre de la vía), (número), (piso), (código postal y localidad), y con teléfono . EXPONE Primero. Que vista la convocatoria anunciada en el Boletín Oficial del Estado n.º , de fecha , en relación con la convocatoria para la provisión en propiedad mediante el sistema de de una plaza de conforme a las bases que se publican en el Boletín Oficial de n.º , de fecha . Segundo. Que cree reunir todas y cada una de las condiciones exigidas en las bases referidas a la fecha de expiración del plazo de presentación de la instancia. Tercero. Que declara conocer las bases generales de la convocatoria para la provisión en propiedad de una plaza de , mediante el sistema de . Cuarto. Que adjunta el justificante de pago de los derechos de examen y la documentación acreditativa de los méritos alegados (en caso de concurso-oposición). Quinto. El solicitante desea ser notificado electrónicamente en la dirección de correo electrónico y asume que dicha notificación será la única vía, aunque podrá cambiarla en cualquier momento. Por todo ello, SOLICITA Que se admita esta solicitud para las pruebas de selección de personal referenciadas. Huesca, de El solicitante Presidente de la Diputación Provincial de Huesca de A rellenar por la Diputación Provincial de Huesca Expediente n.º Procedimiento: Asunto: SOLICITUD DE ADMISIÓN EN CURSO DE FORMACIÓN , con NIF n.º con la categoría de , que presta servicios en esta Corporación en , EXPONE Que desea realizar el curso celebrará en . durante , convocado por los días Por todo ello, SOLICITA Ser admitido para realizar el curso referido. Huesca, de El solicitante Presidente de la Diputación Provincial de Huesca de con , que se el horario A rellenar por la Diputación Provincial de Huesca Expediente n.º Procedimiento: Asunto: SOLICITUD DE AYUDA SOCIAL , con NIF n.º , [representado por n.º ] y con domicilio a efectos de notificaciones en nombre de la vía), (número), (piso), localidad), y con teléfono . con la categoría profesional de , con NIF (tipo y (código postal y en el centro de trabajo , EXPONE Primero. Que con fecha se aprobaron las bases de Acción Social que establecen ayudas al personal de la Diputación Provincial de Huesca, correspondientes al ejercicio . Segundo. Que adjunta la documentación necesaria (una instancia para cada tipo de ayuda) para solicitar: Ayuda al fomento de estudios de los empleados. Ayuda por nupcialidad o unión de hecho. Ayuda por natalidad, acogimiento preadoptivo o adopción. Ayuda para gafas o similar. Ayuda para prótesis o similar. Ayuda por hijos menores de edad. Ayuda para gastos generados por los cuidados de ascendientes de primer grado de consaguinidad o afinidad y descendientes menores de edad o mayores de edad dependientes. Ayudas asistenciales extraordinarias. Total importe gastos: . Tercero. El solicitante desea ser notificado electrónicamente en la dirección de correo electrónico y asume que dicha notificación será la única vía, aunque podrá cambiarla en cualquier momento. Por todo ello, SOLICITA Que se le conceda la ayuda solicitada con cargo a la partida de Acción Social. Huesca, de El solicitante Presidente de la Diputación Provincial de Huesca de A rellenar por la Diputación Provincial de Huesca Expediente n.º Procedimiento: Asunto: SOLICITUD DE CERTIFICADO DE , con NIF n.º , [representado por n.º ] y con domicilio a efectos de notificaciones en nombre de la vía), (número), (piso), localidad), y con teléfono . , con NIF (tipo y (código postal y EXPONE Primero. Que . Segundo. El solicitante desea ser notificado electrónicamente en la dirección de correo electrónico y asume que dicha notificación será la única vía, aunque podrá cambiarla en cualquier momento. Por todo ello, SOLICITA Que se tenga por presentado este escrito y de conformidad con el mismo se emita certificado de . Huesca, de El solicitante Presidente de la Diputación Provincial de Huesca de Expediente n.º Procedimiento: Asunto: SOLICITUD DE CESIÓN DE DATOS PERSONALES , con NIF n.º , en calidad de (cargo de la Diputación Provincial de Huesca), y con domicilio a efectos de notificaciones en Porches de Galicia, 4, 22071 Huesca, y con teléfono y dirección de correo electrónico a efectos de notificaciones electrónicas, EXPONE Primero. Que con el fin de (descripción del uso que se va a dar a los datos solicitados), para tramitar el expediente n.º que se sigue en esta Diputación, es necesaria la obtención de los siguientes datos de (nombre y apellidos del ciudadano o nombre de la entidad), con NIF n.º , que obran en poder de (nombre de la Administración a la que se dirige la solicitud): — . — . Segundo. Que para completar la solicitud acompaña la siguiente documentación (en caso de que sea necesario o se estime conveniente): — . — . Por todo ello, SOLICITA Que, de conformidad con los artículos 11 y 21 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), se le cedan los datos anteriormente expuestos. Declara bajo su responsabilidad que los datos cedidos recibirán el tratamiento previsto por la LOPD y que se destinarán a los fines expresados. Huesca, de de Expresión del cargo Persona u organismo de la Administración Pública al que se dirige la solicitud Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca ___________________________ Anexo II Tratamientos honoríficos ___________________________ Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Anexo II TRATAMIENTOS HONORÍFICOS Página 158 TRATAMIENTOS HONORÍFICOS 21 El Código para el buen gobierno del Gobierno derogó gran parte de los tratamientos honoríficos otorgados a los miembros del Gobierno y a los altos cargos de la Administración General del Estado. No obstante, en la Administración local se siguen utilizando los tratamientos honoríficos, por lo que a continuación se detallan sus usos. Hay que tener en cuenta que estos tratamientos y sus correspondientes abreviaturas no suelen utilizarse en el cuerpo de los documentos, sino que figuran delante del destinatario, ya se sitúe este en el encabezamiento o en el pie. En cualquier caso, el personal de la Diputación Provincial de Huesca deberá evitar referirse a la Diputación en sí como Excelentísima, etcétera, en las comunicaciones dirigidas a los ciudadanos. Miembros de la Familia Real La Corona tiene un tratamiento determinado y regulado por Real Decreto, para su uso en cualquier evento o ceremonial. 22 exclusivamente — Majestad: el Rey o la Reina de España. — Alteza Real: el consorte de la Reina de España, el Príncipe o la Princesa de Asturias y los Infantes. Fuerzas Armadas — Excelentísimo: los Oficiales Generales y Almirantes. — Ilustrísimo: los Coroneles y Capitanes de Navío y los Tenientes Coroneles en posesión de la Placa de San Hermenegildo. — Usted: el resto del personal militar. Iglesia católica — Santidad: el Papa (que ostenta otros numerosos tratamientos). — Eminentísimo y Reverendísimo: los Cardenales. 21 Orden APU/516/2005, de 3 de marzo, por la que se dispone la publicación del Acuerdo del Consejo de Ministros de 18 de febrero de 2005, por el que se aprueba el Código del Buen Gobierno de los miembros del Gobierno y de los altos cargos de la Administración General del Estado. 22 Real Decreto 1368/1987, de 6 de noviembre, sobre Régimen de Títulos, Tratamientos y Honores de la Familia Real y de los Regentes. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Anexo II TRATAMIENTOS HONORÍFICOS — — — — Página 159 Excelentísimo y Reverendísimo: los Arzobispos. Ilustrísimo y Reverendísimo: los Obispos y Abades Mitrados. Muy Ilustre: los Vicarios Generales y Canónigos. Reverendo: los Arciprestes y los Párrocos. Estado Aunque, como se señaló al comienzo de este apartado, gran parte de los títulos honoríficos referidos a los miembros del Gobierno y a los altos cargos de la Administración General del Estado han sido derogados, se indica también su uso tradicional (los señalados con un asterisco). — Excelentísimo: Presidente del Gobierno*, Vicepresidentes del Gobierno*, Ministros* y asimilados (Jefe de la Casa de S. M. el Rey), Secretarios de Estado* y asimilados (Secretario General de la Casa de S. M. el Rey), Delegados del Gobierno, Presidentes de los demás poderes, Senadores (a título vitalicio según el artículo 23 del Reglamento del Senado), Diputados (por semejanza con los Senadores, aunque su tratamiento real es de Ilustrísimo), Presidentes de Consejos de Gobierno de las Comunidades Autónomas (con excepciones por su especial tradición), Decano del Cuerpo Diplomático y resto de Embajadores acreditados en España, Embajadores de España y Ministros plenipotenciarios, ex Presidentes del Gobierno, Presidentes de las Asambleas legislativas de las Comunidades Autónomas, Alcaldes de Madrid y Barcelona, así como los Alcaldes que determina la Ley 57/2003, de 16 de diciembre, sobre medidas para la modernización del gobierno local, Presidente del Consejo de Estado y Consejeros permanentes (vitalicio, salvo que sean cesados), Presidentes de Sala y Magistrados del Tribunal Supremo, Presidente del Tribunal de Cuentas, Fiscal General del Estado, Defensor del Pueblo, Consejeros de Gobierno de las Comunidades Autónomas (salvo excepciones por razones de tradición), Presidente del Instituto de España, Presidente de la Diputación Provincial de Barcelona (según el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las corporaciones locales), Presidentes y Fiscales de las Audiencias Territoriales, y Rectores de Universidad. — Ilustrísimo: Alcaldes de capitales de provincia y de determinadas localidades, según la Ley 57/2003, de 16 de diciembre, sobre medidas para la modernización del gobierno local, Subsecretarios de Departamentos Ministeriales, Directores Generales, Presidentes de Diputaciones y Cabildos, Magistrados y Jueces, Subdelegados del Gobierno, Subdirectores Generales, Directores Regionales y Provinciales de los Ministerios, Decanos y Vicedecanos de Facultades Universitarias, Directores de Institutos de Enseñanza Media (o equivalentes), Jefes Superiores de la Administración Civil, Ministros Plenipotenciarios de tercera clase y Consejeros de Embajadas, Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca Anexo II TRATAMIENTOS HONORÍFICOS Página 160 Decanos de los Colegios de Abogados, Notarios y Registradores de la Propiedad, y Secretarios de los Ayuntamientos de Madrid y Barcelona. Títulos nobiliarios — Excelentísimo: los Grandes de España y Duques. — Ilustrísimo: los Marqueses, Condes, Vizcondes y los Comendadores Mayores de las órdenes de Santiago, Calatrava, Montesa y Alcántara. — Señoría: Barones. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca ___________________________ Recursos bibliográficos ___________________________ Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS Página 162 RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS BIBLIOGRAFÍA Esta bibliografía no es una relación exhaustiva de las fuentes consultadas para la elaboración de este Manual de estilo, sino una enumeración básica de las fuentes a las que el personal de la Diputación Provincial de Huesca puede acudir cuando necesite realizar alguna consulta. Los recursos disponibles en red resultan especialmente interesantes por la facilidad con la que cualquier persona conectada a Internet puede resolver sus dudas de forma inmediata, por lo que bajo dicho epígrafe se explica con detalle cómo el personal de la Diputación puede sacar el máximo partido al sitio de la Real Academia Española. Diccionarios Martínez de Sousa, José, Diccionario de usos y dudas del español actual, 3.ª ed., Barcelona, Spes Editorial (Vox), 2001, 592 pp., ISBN 978-84-8332-210-2. Real Academia Española, Diccionario de la lengua española, 21.ª ed., Madrid, Espasa-Calpe, 1992, 2 vols., ISBN 978-84-239-9416-3 (o. c.). Uso de la lengua española Moliner, María, Diccionario de uso del español, Madrid, Gredos, 2000, 1530 pp., ISBN 978-84249-2264-6. Real Academia Española, Diccionario panhispánico de dudas, Madrid, Santillana, 2005, 888 pp., ISBN 978-84-294-0623-9. Real Academia Española, Ortografía de la lengua española, 22.ª ed., Madrid, Espasa-Calpe, 2001, 184 pp., ISBN 978-84-239-6812-X. Seco, Manuel, Diccionario de dudas y dificultades de la lengua española, Madrid, Espasa Calpe, 1998, 456 pp., ISBN 978-84-239-9068-0. Libros de estilo y manuales Castellón Alcalá, Heraclia, El lenguaje administrativo, Granada, La Vela (“Monografías de Lengua y Literatura”), 2001, 376 pp., ISBN 978-84-95519-02-X. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS Página 163 Castellón Alcalá, Heraclia, Los textos administrativos, Madrid, Arco Libros (“Cuadernos de Lengua Española”), 2000, 80 pp., ISBN 978-84-7635-404-5. Centro de Estudios Garrigues, Manual de estilo Garrigues, Alberto Gómez Font y María Peña Arsuaga (coords.), Cizur Menor, Aranzadi, 2005, 320 pp., ISBN 978-84-9767-477-4. Martínez de Sousa, José, Manual de estilo de la lengua española, Gijón, Trea (“Biblioteconomía y Administración Cultural”), 2000, 637 pp., ISBN 978-84-95178-61-3. Ministerio para las Administraciones Públicas, Manual de documentos administrativos, 3.ª ed., Madrid, Tecnos, 2003, 349 pp., ISBN 978-84-309-4000-6. Ministerio para las Administraciones Públicas, Manual de estilo del lenguaje administrativo, Madrid, Instituto Nacional de la Administración Pública, 1992, 38 pp., ISBN 978-84-7088-626-6. RECURSOS EN RED Diccionario en línea de la Real Academia Española: http://www.rae.es/rae.html. Al introducir la dirección de la RAE en el buscador, encontramos la página de inicio, desde donde podemos consultar vocablos en el Diccionario de la lengua española (DRAE) desde la barra que se señala a continuación mediante la línea de puntos roja: Pero desde este sitio no solo podemos realizar búsquedas concretas, ya que el Diccionario panhispánico de dudas ofrece también respuesta a las dudas lingüísticas más habituales (ortográficas, léxicas y gramaticales) que plantea el español. Para acceder al Diccionario panhispánico de dudas, pincharemos aquí: Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS Página 164 Accedemos a continuación a la siguiente página, donde, entre otros recursos, encontramos el Diccionario panhispánico de dudas: Al pinchar sobre el enlace, se nos muestra la siguiente pantalla, donde, desde el enlace “Apéndices”, podemos ver, por ejemplo, los modelos de conjugación verbal (apéndice 1) o acceder a una lista de países y capitales con sus correspondientes gentilicios (apéndice 5): Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS Página 165 Si en la pantalla de la imagen precedente pinchamos sobre el enlace “Artículos temáticos”, accedemos a una lista que recoge cuestiones lingüísticas analizadas desde varios puntos de vista, tales como el uso y formación del plural, las reglas de puntuación o las normas de acentuación gráfica en español, entre otras muchas. Podemos también acceder más directamente si, por ejemplo, introducimos la palabra puntuación en la barra de búsqueda de la parte superior: También es posible realizar este tipo de búsqueda desde la página de acceso al sitio de la RAE: En cualquiera de estos supuestos, la página a la que accederemos será la que se muestra a continuación. Desde aquí, y tras hacer clic en el enlace “Signos ortográficos”, podremos seleccionar aquel que nos interese. Otra de las ventajas que presenta el Diccionario panhispánico de dudas respecto al DRAE es que, además de encontrarse actualizado con términos que todavía no se han incluido en el último, ofrece ejemplos de uso, trata la cuestión de la formación de plurales, advierte sobre grafías no aceptadas, etcétera. Comparemos, por ejemplo, los resultados que se obtienen al buscar la palabra clic en el Diccionario panhispánico de dudas y en el DRAE. Manual de estilo de la Diputación Provincial de Huesca RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS Diccionario panhispánico de dudas: Diccionario de la lengua española: Página 166
