Políticas para el Desarrollo y/o Mantenimiento de Sistemas Informáticos en la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal Página 1 de 10 1. INTRODUCCIÓN Con el propósito de contar con una administración dinámica y activa para dar respuesta inmediata a las necesidades actuales de la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal se ha dado a la tarea de desarrollar permanentemente programas de modernización y simplificación administrativa, que permitan operar de manera eficiente y eficaz las áreas administrativas de la Consejería. Por lo anterior, se elaboran, integran y difunden los manuales de procedimientos, los cuales son instrumentos técnicos administrativos, que facilitan el cumplimiento de las funciones, la desconcentración de actividades y el logro eficiente de los objetivos institucionales. 2. OBJETIVO Facilitar y agilizar los procedimientos, trámites y funciones de las dependencias y áreas de la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal; mediante la implementación de sistemas de información y bases de datos, haciendo uso de los recursos con los que cuenta la Consejería. 3. POLÍTICAS 3.1 Todo sistema de información consistirá en la aplicación de herramientas informáticas para desarrollar bases de datos y sistemas de información de los procesos administrativos que realizan las dependencias y áreas administrativas de la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal. 3.2 El desarrollo de los sistemas informáticos serán realizados únicamente por la Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Aplicaciones Web o en su caso quien designe la Dirección de Informática y Telecomunicaciones. 3.3 El desarrollo de los sistemas deberá realizarse con el apoyo de los responsables de los procesos que se sistematicen. 3.4 Los tiempos serán calculados con base a un análisis preliminar de requerimientos, los cuales dependerán de la magnitud del desarrollo solicitado. 3.5 Los tiempos serán calculados con base a un análisis preliminar de requerimientos, los cuales dependerán del tipo de modificación solicitado. 3.6 Los avances en el diseño ó modificación de los sistemas estarán sujetos a las cargas de trabajo de las áreas involucradas. 3.7 Las Unidades Administrativas de la dependencia y de la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal, que soliciten un sistema de información, deberán hacerlo a través de un oficio dirigido a la Dirección de Informática y Telecomunicaciones, anexando el formato de “Solicitud de Desarrollo de Sistemas y Levantamiento de Necesidades”. 3.8 Todo desarrollo de sistemas será aprobado por el responsable del área solicitante, previo a su liberación por parte de la Dirección de Informática y Telecomunicaciones. Página 2 de 10 3.9 Todos los cambios serán aprobados por el responsable del área solicitante, previo a su liberación por parte del Director de Informática y Telecomunicaciones. 3.10 La Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Aplicaciones Web, una vez terminado el sistema lo entregará al titular del área administrativa y al usuario, así como su instructivo correspondiente. 3.11 Se realizará la documentación del Desarrollo, así como la bitácora y control de versiones por parte de la Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Aplicaciones Web. 3.12 La información que se generará de acuerdo a las etapas del proyecto será: Etapa de Análisis: • • Documento análisis preliminar Fases de estructura de trabajo Etapa de Diseño: • • • • • Prototipo del sistema Documentación de la Base de Datos Documentación específica de las pruebas Determinación del plan de trabajo Requerimientos de la estructura de trabajo Etapa de Desarrollo: • • • • • Documentación de flujo de pantallas Entrega de requerimientos atendidos Resumen de realización de pruebas Manual ó instructivo de usuario Documentación de versiones Etapa de Implementación: • • • Documento de instalación Control de usuarios Formato de liberación Nota: La documentación generada dependerá del tipo de servicio que se proporcione. 3.13 Se realizaran los manuales correspondientes de usuario, administrador, etc. 3.14 La Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Aplicaciones Web, brindara capacitación del sistema desarrollado en caso de ser necesario. 3.15 El mantenimiento al sistema se puede dar en dos vertientes: Mediante solicitud a la Dirección de Informática y Telecomunicaciones, utilizando el formato Solicitud de Mantenimiento de Sistema” para justificar el motivo de la corrección o adición de opciones al sistema. Página 3 de 10 Por iniciativa de la Dirección de Informática y Telecomunicaciones, con base a su programa de mantenimiento y actualización de los sistemas en operación. En los dos casos, tanto la Dirección de Informática y Telecomunicaciones, como la Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Página Web, evaluarán la falla(s) y/o adición(es), determinando si procede tal acción considerando los lineamientos que rigen al sistema informático. 3333 La Dirección de Informática y Telecomunicaciones determinará, con base a cargas de trabajo, el tiempo necesario para efectuar el mantenimiento. 3333 Para cualquier tipo de mantenimiento será necesario establecer una etapa de prueba, que permita validar la modificación o adición, este periodo de tiempo lo define la Dirección de Informática y Telecomunicaciones. 4. MARCO REFERENCIAL 4.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 4.2 Reglamento Interno de la Consejería Jurídica de Ejecutivo Federal 4.3 Código de Ética de los Servidores Públicos de la Administración Pública Federal DOF 31-VII-2002 4.4 Ley Federal del Derecho de Autor 5. PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE DESARROLLO Y/O MODIFICACIÓN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS Solicita a la Dirección de Informática y Telecomunicaciones por oficio el desarrollo ó 1 Área solicitante modificación de un sistema informático. Deberá anexar el formato “Solicitud de Desarrollo de Sistemas y Levantamiento de Necesidades” Dirección de 2 Informática y Recibe el oficio ó memorando. Telecomunicaciones ¿Procede? 3 4 Dirección de Informática y Telecomunicaciones No. Contesta por Oficio ó Nota informativa la negativa de la petición y las razones que lo fundamentan. Dirección de Informática y Telecomunicaciones Instruye mediante Nota Informativa a la Subdirección de Desarrollo y Aplicaciones Web el inicio del proyecto ó modificación. Recibe la instrucción enviada por la Dirección de Informática y Telecomunicaciones en la que autoriza Subdirección de Desarrollo de Si. Procede con la actividad No.3. Página 4 de 10 Sistemas y Aplicaciones Web se inicio del desarrollo ó modificación del sistema informático. 5 Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Aplicaciones Web Programa y convoca reunión con el área solicitante para la etapa de análisis. 6 Área solicitante 7 Área solicitante 8 Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Aplicaciones Web Acude en fecha y hora convocada, recibe planteamientos, necesidades y procede a su análisis, (realiza las reuniones de análisis que sean necesarias). 9 Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Aplicaciones Web Define calendario con base al diagnostico. 10 Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Aplicaciones Web Como resultado del análisis elabora documento “Presentación del Sistema”, y lo expone ante el titular del área solicitante y personal designado al análisis para su revisión, y la autorización del modelo del sistema. 11 Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Aplicaciones Web Realiza pruebas técnicas y requisita el “Formato de pruebas técnicas” 12 Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Aplicaciones Web Requisita el formato “Detalle de requerimientos atendidos” y el formato “Entrega de requerimientos” y solicita visto bueno de la Dirección de Informática y Telecomunicaciones. ¿El área solicitante lo autoriza? Subdirección de Desarrollo y Aplicaciones Web No, realiza los ajustes pertinentes, procede a la actividad No.11 13 Subdirección de Desarrollo y Aplicaciones Web 14 Subdirección de Desarrollo y Aplicaciones Web y Área solicitante Presenta avances del sistema de acuerdo a las actividades calendarizadas (Etapa de diseño y desarrollo). Realizan las pruebas necesarias para determinar si el sistema satisface las necesidades o en su caso realizar los ajustes pertinentes. Recibe invitación y prepara planteamientos y requerimientos. Designa al personal que participará en el trabajo de análisis. Si, inicia, desarrolla y concluye el sistema, procede con la actividad No.13. Cada que entregue avances solicitará el visto bueno, entregando el formato “Entrega de requerimientos”. Página 5 de 10 ¿Los resultados son correctos? Subdirección de Desarrollo y Aplicaciones Web No, procede con la actividad No.15. 15 Subdirección de Desarrollo y Aplicaciones Web Realiza los ajustes pertinentes, procede con la actividad No.14 16 Subdirección de Desarrollo y Aplicaciones Web En caso de ser necesario instala el sistema ó programas y archivos modificados en el equipo del área solicitante (Etapa de implementación) 17 Subdirección de Desarrollo y Aplicaciones Web Elabora instructivo de usuario documentación técnica necesaria. Subdirección de Desarrollo y Aplicaciones Web Si, procede con la actividad No.16. y toda la ¿Se requiere capacitación para el uso del sistema? No, procede con la actividad No.19 Si, procede con la actividad No.18 18 Subdirección de Desarrollo y Aplicaciones Web 19 Subdirección de Desarrollo y Aplicaciones Web 20 Dirección de Informática y Telecomunicaciones Notifica a la Dirección de Informática y Telecomunicaciones por Nota Informativa, la conclusión del servicio solicitado, anexando el manual ó instructivo del usuario, para revisión y aprobación. Notifica a la Dirección General de Administración y de Finanzas, la conclusión del servicio solicitado, anexando el instructivo del usuario. 21 Dirección General de Administración y de Finanzas Notifica al área solicitante, por oficio la conclusión del servicio solicitado, así como la solicitud de liberación del proyecto ó modificaciones realizados. 22 Área solicitante Firma documento de aceptación, recepción del sistema y da inicio a la operación del mismo. 23 Área solicitante Recibe instructivo de usuario y toda la documentación técnica necesaria. Dirección General de Administración y de Finanzas Recibe documento de aceptación, recepción del Sistema, debidamente firmado por el área administrativa solicitante y procede a informar a la Dirección de Informática y Telecomunicaciones que el sistema ha sido desarrollado e implantado, respectivamente. 24 Brinda capacitación. Fin del Procedimiento Página 6 de 10 6. DIAGRAMA DE FLUJO Área solicitante Dirección de Informática y Telecomunicaciones Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Aplicaciones Web Inicio 1 2 Solicita por oficio el servicio de desarrollo ó modificación de un sistema informático 4 Recibe instrucción para inicio de modificación ó desarrollo del sistema informático Recibe el oficio con la solicitud de desarrollo de sistemas y levantamiento de necesidades * Oficio 5 No Si Programa y convoca reunión con el área solicitante, para realizar etapa de análisis ¿Procede la solicitud? Contesta los motivos de la negativa de la petición y las razones que lo fundamentan 6 * Oficio 5 3 6 Recibe invitación y prepara planteamientos y requerimientos Instruye el inicio de proyecto ó modificación del sistema informático * Nota informativa 7 Designa al personal que participará en el trabajo de análisis 8 Recibe planteamientos, necesidades y procede a su análisis 9 Define calendario en base a diagnóstico 10 Página 7 de 10 Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Aplicaciones Web Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Aplicaciones Web y Área solicitante 9 10 Elabora documento presentación del sistema y lo expone ante el área solicitante. 11 Realiza pruebas técnicas y requisita el formato correspondiente 12 Requisita el formato requerimientos atendidos y entrega de requerimientos . Solicita Vo.Bo. De la Dirección de Informática y Telecomunicaciones No Si ¿El Área solicitante autoriza? 15 14 13 Presenta avances del sistema de acuerdo a las actividades calendarizadas Realiza los ajustes pertinentes Realizan las pruebas necesarias para determinar si es sistema cumple con los requerimientos 16 En caso de ser necesario instala sistema ó programas y archivos en el equipo del usuario 17 15 Realiza los ajustes pertinentes 14 Página 8 de 10 No Si ¿Los resultados son correctos? Subdirección de Desarrollo de Sistemas y Aplicaciones Web Dirección de Dirección General de Informática y Administración y Telecomunicaciones Finanzas Área solicitante 16 17 Elabora instructivo de usuario y toda la documentación técnica necesaria No ¿Se requiere capacitación? Si 18 Brinda capacitación 19 Notifica la conclusión del servicio solicitado , anexando instructivo de usuario * Nota informativa * Instructivo 20 21 Notifica la conclusión del servicio solicitado , anexando instructivo de usuario 22 Notifica la conclusión del servicio solicitado y solicita liberación del proyecto ó modificaciones realizados * Oficio * Instructivo Firma documento de aceptación y recibe el sistema ó modificación * Oficio * Instructivo 23 Recibe instructivo de usuario y toda la documentación técnica necesaria * Documentación técnica * Instructivo 24 Recibe documento de aceptación debidamente firmado por el área solicitante Fin Página 9 de 10 7. CONTROL DE CAMBIOS Fecha de Modificación Revisión 16/ENE/08 29/OCT/09 1 2 Naturaleza del cambio Creación de documento Actualización Página 10 de 10