PREMATRÍCULA OBJETIVO: 2. RESPONSABLE:

Código: PR-GEC-03
PREMATRÍCULA
Versión: 05
Fecha actualización:
23/05/2014
1. OBJETIVO: Conocer la demanda real de los estudiantes antiguos para el siguiente año
lectivo.
2. RESPONSABLE: Secretario de Educación y Subsecretario de Cobertura
3. ALCANCE: Inicia con la comunicación enviada a los EE sobre la apertura de la etapa de
la prematrícula, comprende el registro la solicitud de reserva que realizan los padres de
familia y la reserva de cupo de los estudiantes que confirmaron la permanencia en el sistema
educativo oficial; y finaliza con la promoción de estudiantes para el siguiente año lectivo
4. DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
EE: Establecimiento Educativo
SIMAT: Sistema Integrado de Matrícula
SE: Secretaría de Educación
PU: Profesional Universitario
5. CONTENIDO:
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Enviar comunicación a los EE sobre la apertura de la etapa Subsecretario de
de la prematrícula: Envía comunicación sobre la apertura de la Cobertura
etapa en el SIMAT anexando el formato para que sea distribuido PU Cobertura
a los padres de familia.
Los Directivos Docentes ejecutan la etapa de prematrícula,
registran la información en el SIMAT y certifican a la SE la
culminación de la prematrícula
REGISTRO
Oficio
FO-GEC-03
Prematrícula y
traslado
Certificación
2. Realizar seguimiento a la etapa de prematrícula: Verifica en PU Cobertura
el SIMAT el registro de prematrícula realizado por los EE. En
caso de encontrar inconsistencias, estas son informadas a través
de los medios disponibles al rector para su corrección
3. Generar informe de prematrícula, traslados y retiros para Subsecretario de
el MEN: En el formato establecido por el MEN, se registra el Cobertura
consolidado de los estudiantes que solicitaron permanecer,
trasladarse o retirarse del EE
Revisado por:
Aprobado por:
Jesús Antonio Colorado Díaz
Guillermo León Restrepo Ochoa
Cargo: Subsecretario de Cobertura Educativa Cargo: Secretario de Educación
Formato de
prematrícula
del MEN
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Código: PR-GEC-03
PREMATRÍCULA
Versión: 05
Fecha actualización:
23/05/2014
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
4. Enviar oficio de cumplimiento de la etapa: Envía oficio al Secretario de
MEN indicando el cumplimiento de la etapa de prematrícula en el Educación
SIMAT, adjunta el formato de prematrícula enviado por el MEN.
Oficio
Formato de
prematrícula
del MEN
5. Publicar listado de traslados: Publica y envía los listados de PU Cobertura
los estudiantes a los cuales se les aprobó la solicitud de traslado
Listado
Registro de
publicación
6. Realizar análisis de demanda: Realiza el análisis de la PU Cobertura
demanda real de estudiantes que están en el sistema con fines
de proyectar relación entre la oferta y la demanda, entre otros.
Análisis de la
demanda
educativa
7. Promover los estudiantes para el siguiente año lectivo: PU Cobertura
Informa a los EE sobre la apertura y ejecución de la etapa de
Promoción de estudiantes, permitiendo la continuidad de los
estos en el SIMAT.
Oficio
6. DOCUMENTO DE REFERENCIA:
Resolución 5360 de 2006. “Por la cual se organiza el proceso de matrícula oficial de la
educación preescolar, básica y media en las entidades territoriales certificadas”
Acto administrativo en el cual se disponen las directrices, políticas, lineamientos,
criterios, cronograma y responsables del proceso de matrícula en su jurisdicción,
para el siguiente año escolar.
Ley 115 de 1994. Por la cual se expide la ley general de educación.
Ley 715 de 2001. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y
competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de
2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación
de los servicios de educación y salud, entre otros.
Decreto 1526 de 2002. Por el cual se reglamenta la administración del sistema de
información del sector educativo
Manual del Sistema SIMAT Versión 5.0
Decreto 366 de 2009. Por medio del cual se reglamenta la organización del servicio de
apoyo pedagógico para la atención de los estudiantes con discapacidad
y
con
capacidades excepcionales en el marco de la educación inclusiva.
Decreto 3020 de 2002. Por el cual se establecen los criterios
y
procedimientos
para
organizar las plantas de personal docente y administrativo del servicio Educativo estatal
Revisado por:
Aprobado por:
Jesús Antonio Colorado Díaz
Guillermo León Restrepo Ochoa
Cargo: Subsecretario de Cobertura Educativa Cargo: Secretario de Educación
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PREMATRÍCULA
Versión: 05
Fecha actualización:
23/05/2014
que prestan las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones
Decreto 3011 de 1997. Por el cual se establecen las normas para el ofrecimiento de la
educación de adultos y se dictan otras disposiciones.
Resolución MEN 166 del 4 de febrero de 2003. Por medio de la cual se establecen las
condiciones del reporte de información para la implementación de la primera etapa del
Sistema de Información del Sector educativo.
Decreto 1290 de 2009 Por el cual se reglamenta la evaluación del aprendizaje y promoción
de los estudiantes de los niveles de educación básica y media.
Ley 1448 de 2011. Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación
integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones.
Y las demás que modifiquen o complementen
7. CONTROL DE REGISTROS:
Lugar de
Recuperació
Tiempo de Disposició
Código Nombre Responsable almacenamient
Protección
n
retención
n Final
o
Análisis
Archivo de
de la
PU Cobertura
Gestión PU
Serie/Tema
Carpeta
Ver TRD
Ver TRD
demanda
Cobertura
educativa
Archivo de
Oficio PU Cobertura
Gestión PU
Serie/Tema
Carpeta
Ver TRD
Ver TRD
Cobertura
8. CONTROL DE CAMBIOS:
Fecha de
Versión
Aprobación
1
04/04/2005
2
3
4
5
10/04/2012
19/10/2012
23/06/2013
23/05/2014
Descripción del Cambio
Elaboración del Documento.
Actualización del documento a las necesidades de la SE.
Actualización del documento a las necesidades de la SE.
Actualización del documento a las necesidades de la SE.
Adaptación del documento a las directrices dadas por la
Administración Municipal en su sistema de gestión SIGI
9. ANEXOS:
Registro de prematrícula en el SIMAT (Directivos Docentes)
Formato de prematrícula del MEN
Revisado por:
Aprobado por:
Jesús Antonio Colorado Díaz
Guillermo León Restrepo Ochoa
Cargo: Subsecretario de Cobertura Educativa Cargo: Secretario de Educación
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