Código: U-IN-12.004.030 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: ANULAR CHEQUES EN BLANCO PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página 1 de 4 SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA INSTRUCTIVO: ANULAR CHEQUES EN BLANCO Código: U-IN-12.004.030 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: ANULAR CHEQUES EN BLANCO PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página 2 de 4 SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Identificar y llevar a cabo la anulación de los cheques en blanco, cuando se requiera, revisando que cumplan con los requisitos establecidos para su anulación. 1. ALCANCE: Inicia anulando el cheque en blanco en el SGF – QUIPU y finaliza revisando, firmando y enviando el oficio a la respectiva entidad bancaria para realizar la devolución de los cheques no utilizados, según sea el caso. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales. 2. DEFINICIONES: 1. Acreedor: Persona natural o jurídica legítimamente facultada para exigir de un deudor el pago o cumplimiento de una obligación contraída con anterioridad. 2. Cheque: Título valor que incorpora el mandato de pago de una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 3. Orden de pago – ORPA: Soporte de contabilidad donde se relaciona la liquidación de obligaciones e identifica información contable, tributaria y presupuestal que sirve de soporte de los pagos efectuados en la Tesorería. 4. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. 5. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Anular cheque en blanco en el SGF – QUIPU El auxiliar de Tesorería debe proceder a realizar la anulación del cheque en el SGF – QUIPU. Esta es la ruta que debe seguir en el SGF – QUIPU para anular cheques en blanco: SGF – QUIPU: Tesorería>Operativo>Movimiento>Anulaciones>Anulaciones de Tesorería. En la pantalla de anulaciones de Tesorería escoger la opción "Anulación de cheques sin movimiento" para cheques en blanco. Código: U-IN-12.004.030 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: ANULAR CHEQUES EN BLANCO PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 Página 3 de 4 SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA 2. Anular el cheque físicamente El auxiliar de Tesorería deberá realizar el siguiente procedimiento para la anulación física de cheques según corresponda: Para los cheques que generaron movimiento y tienen como soporte un comprobante de egreso anulado se deberá: 1. Realizar la destrucción del cheque cortando y conservando la parte correspondiente al número del cheque. 2. Pegar la parte del número del cheque que fue cortado en el numeral 1 en el comprobante de anulación, generado desde el SGF – QUIPU. Para los cheques que no tienen movimiento y no cuentan con comprobante de egreso anulado, porque no se utilizó el cheque o porque la cuenta bancaria se va a saldar quedando cheques en blanco sin utilizar, se deberá: Cheques anulados porque no tienen movimiento Realizar la destrucción del cheque cortando y conservando la parte del número del cheque anulado. Cheques anulados porque se va a saldar la cuenta bancaria Realizar la anulación física del cheque, colocando el sello de anulado sobre el cheque. Posteriormente, para cheques anulados porque no tienen movimiento o anulados porque se va a saldar la cuenta bancaria, se debe: 1. Generar en el SGF – QUIPU la consulta “Cheques Anulados Sin Movimiento”, en donde se pueda evidenciar que el cheque efectivamente ya fue anulado. Esta es la ruta que se debe seguir en el SGF – QUIPU para generar la consulta del cheque anulado sin movimiento: SGF – QUIPU: Tesorería>Consultas>Mov. Tesorería>Cheq. Anul Sin Mov>Cheques Anulados Sin Movimiento. 2. Copiar la consulta generada desde el SGF – QUIPU “Cheques Anulados Sin Movimiento”, en el formato cheques anulados sin movimiento. Cuando se trate de la anulación de más de diez (10) cheques, se podrá sólo copiar la consulta de los diez (10) primero cheques anulados y de los diez (10) últimos. Ver Formato cheques anulados sin movimiento 3. Diligenciar la información requerida en el formato Cheques Anulados Sin Movimiento y firmarlo para dejar constancia del procedimiento realizado. Código: U-IN-12.004.030 MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Página 4 de 4 INSTRUCTIVO: ANULAR CHEQUES EN BLANCO PROCESO: TESORERÍA Versión: 1.0 SUBPROCESO: EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA ¿La anulación de los cheques en blanco es para saldar la cuenta bancaria? Sí: Elaborar oficio a la respectiva entidad bancaria para entregar los cheques, ir al numeral 3. No: Ir al Procedimiento efectuar apertura y cierre diario de Tesorería - Instructivo para archivar los documentos de Tesorería según Tabla de Retención Documental. 3. Elaborar oficio a la respectiva entidad bancaria para entregar los cheques El auxiliar de Tesorería debe elaborar una comunicación escrita, dirigida a la respectiva entidad bancaria que entregó los cheques, en donde haga constar que está realizando la devolución de los cheques no utilizados con el fin de que sean inhabilitados por parte del banco. 4. Revisar, firmar y enviar oficio a la respectiva entidad bancaria para realizar la devolución de los cheques no utilizados Los funcionarios delegados deben revisar, firmar y enviar el oficio a la entidad bancaria, en donde haga constar que está realizando la devolución de los cheques no utilizados con el fin de que sean inhabilitados por parte del banco. Cuando se trate de cheques que han sido anulados y entregados al banco, en atención a que se saldó la cuenta bancaria, se deberá dejar como soporte el oficio enviado en donde conste que fueron recibidos por el banco los cheques no utilizados. Ir al Procedimiento efectuar apertura y cierre diario de Tesorería - Instructivo para archivar los documentos de Tesorería según Tabla de Retención Documental. ELABORÓ Socorro Cardozo Miranda, Nohora Judith Rojas Rojas, María Fernanda Forero CARGO Jefe División Nacional de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Tesorería, Contratista FECHA Marzo 30 de 2010 REVISÓ CARGO FECHA Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. Abril 08 de 2010 APROBÓ CARGO FECHA Ángel Múnera Pineda Gerente Nacional Financiero y Administrativo Abril 09 de 2012