Código de Ética del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI) Elaborado por: Licda. Bilderis de la cruz Responsable de la Oficina de Libre Acceso a la Información Pública REPUBLICA DOMINICANA, 2012 1 Índice I. Introducción……………………………………………………………... 5 II. Antecedentes…………………………………………………………….. 6 III. Principios rectores……………………………………………………... 7 IV. Obligaciones del CONANI…….…………………………………….… 8 V. Responsabilidad de los empleados…………………………………….. 9 VI. Principios generales……………………………………………………. 10 VII. Marco legal……………………………………………………………... 11 VIII. Normas Institucionales………………………………………………. 12 IX. Objetivos………………………………………………………………… 14 X. Valores básicos…………………………………………………………. 15 integridad honestidad lealtad equidad tolerancia transparencia discreción imagen publica XI. Conflicto de Intereses………………………………………………….. 18 XII. Relaciones con los Usuarios…………………………………………. 18 XIII. Relaciones con los Proveedores…….………………………….…… 13 2 XIV. Regalos………………………………………………………………… 14 XV. Cuidado de la información…………………………………………….. 14 XVI. Suministro de información………………………………………….... 14 XVII. Uso personal de información……………………………………….. 15 XVIII.Responsabilidad de los empleados en el suministro de información 15 XIX. Protección de la información confidencial………………………….. 15 XX. Control y usos de bienes……………………………………………… 15 XXI. Controles internos…………………………………………………….. 16 XXII. Medio ambiente………………………………………………………. 16 XXIII. Comportamiento en el lugar de trabajo……………………………. 16 XXIV. Aplicación y alcance…………………………………………………. 17 XXV. Certificación de conocimiento……………………………………… 17 XXVI. Incumplimiento del código de ética………………………………… 18 XXVII. Investigación de violación al código de ética……………………. 18 XXVIII. Procedimiento……………………………………………………… 18 XXIX. Denuncia de conductas indebidas………………………………… 19 XXX. Protección…………………………………………………………… 19 XXXI. Responsabilidad del código de ética…………………………….. 20 XXXII. Funciones del comité de ética……………………………………. 20 XXXIII. Limitación por conflicto de intereses……………………………. 20 XXXIV. Compromiso de confidencialidad……………………………….. 21 XXXV. Reuniones del comité de ética…………………………………... 22 XXXV. Responsabilidad del oficial de ética…………………………....... 22 XXXVI. Consulta al oficial de ética……………………………………….. 23 3 XXXVII. Plazos de respuesta……………………………………………… 23 XXXVIII. Consulta insatisfecha…………………………………………… 23 XL. Valoración de denuncias……………………………………………… 24 XLI. Registro y análisis de competencia…………………………............ 24 XLII. Investigación y conocimiento del empleado………………………. 25 XLIII. Derecho de respuesta……………………………………………….. 25 XLIV. Reconocimiento del Derecho de apelación………………………. 26 XLV. Medidas correctivas o sanciones disciplinarias…….……………… 26 XLVI. Glosario.……………………………………………………………….. 27 XLVII. Bibliografía……………………………………………………….…. 29 Anexo: Abreviatura……………………………………………………………………. 30 Formulario de declaración de empleado…………………………..……… 31 4 Introducción El Código de ética (CEC) del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI) es una herramienta de uso cotidiano que especifica el conjunto de conductas observables, de manera formal, definiendo cuál es el comportamiento que se espera de los miembros de la Institución, así como los que no son permitidos en el marco de la filosofía institucional. Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI) protegemos permanentemente el deseo de mejorar el servicio que brindamos, por lo que hemos elaborado este documento para reforzar nuestro Compromiso como servidoras y servidores públicos de trabajar con honradez, lealtad, imparcialidad, transparencia y eficiencia. Debemos ser auténtico, incorruptible y actuar de buena fe, esto se refleja en un respeto consigo mismo y con los demás. Implica apertura, confianza, actuar con honradez y sinceridad, al relacionarse con los demás. Debemos cumplir los compromisos y las responsabilidades que se establecen con ella. Es predicar con el ejemplo; orientar la toma de decisiones frente a los problemas y situaciones que impliquen un conflicto de valores. El Código de ética procura un comportamiento profesional, ético y responsable de sus empleados en el desarrollo de las actividades de la Institución en cada una de las dependencias, todo ello como elemento básico de la cultura institucional, en la que se asienta la formación y el desarrollo personal y profesional de sus empleados. Para la adquisición de los objetivos, la presente Pauta de conducta establece una guía de los estándares de conducta que la Institución espera de sus empleados, y por ello crea un mecanismo que permite a los propios empleados comunicar, cualquier irregularidad de potencial trascendencia que, en su opinión, suponga una vulneración. Los Compromisos y Deberes aquí establecidos regirán todos y cada uno de nuestros actos cotidianos, permitiendo que el Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia cumpla con su Objetivo, Misión y Visión. 5 Antecedentes Desde que la humanidad se organizó en sociedades, ha tenido que crear reglas, prescripciones que regulen su comportamiento, dando lugar a la moral y posteriormente a la ciencia denominada Ética, la cual se encarga de explicar la razón de ser de la moral, sus orígenes, el sentido de su evolución y su finalidad. El apego a principios éticos habla de un sentido de respeto, honestidad e integridad, valores imprescindibles para el desempeño armonioso del trabajo. Estos valores constituyen una parte esencial de nuestra cultura son una pieza fundamental para nuestra institución. Aunque todos estos valores son parte de nuestra cultura organizacional y del quehacer diario de nuestra institución, es necesario formalizarlos y establecer un marco de referencia común que unifique los criterios y oriente las acciones de todos los empleados del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI). El desarrollo el Código de Ética del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia es producto del esfuerzo colectivo y cotidiano de cada una de las personas que trabajamos en la institución, preocupadas por aplicar los valores que le dan sustento. El mismo se ha elaborado a través de recopilación de datos, análisis, socialización a las altas gerencias, análisis de las recomendaciones de la Contraloría, socialización del informe final y aprobación. 6 Principios Rectores Le Ética encuentra su objeto de reflexión en el área cultural llamada moral. El objetivo que le corresponde a la Ética en cuanto disciplina filosófica es esclarecer, reflexionar, fundamentar esta experiencia humana que es la moral. La importancia de la Ética deriva de su objeto de estudio: la moral. Desde que el hombre se agrupo en sociedades tuvo la necesidad de desarrollar una serie de reglas que le permitirán regular su conducta frente a los otros miembros de la sociedad. De manera que la moral es una constante en la vida humana. Los hombres no pueden vivir sin normas ni valores. Solo el hombre puede formarse una idea de un estado de cosas más deseable y poner luego los medios necesarios para llevarlos a la realidad. La Ética nos ilustra acerca del porqué de la conducta moral. Los problemas que la Ética estudia son aquellos que se suscitan todos los días, en la vida cotidiana, en la labor escolar, en la actividad profesional y en todas y cada una de las actuaciones u omisiones que realizamos en el discurrir de toda nuestra vida. La preocupación de la ética no es una cuestión llevada a cabo por simple razones de actualidad como pueden ser la corrupción política y financiera, la crisis económica, la perdida de legalidad de las instituciones o la mutilación de los sistemas., sino que corresponde a un nuevo ciclo de desarrollo, en el que el factor ético es el generador del pensamiento y las relaciones de convivencia dentro y fuera de la institución. El Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI) es el promotor de los derechos fundamentales haciendo posible un ambiente de calidad y eficacia en el marco de la legalidad y del servicio público. La ética en el empleado del CONANI debe ser la adquisición de un conjunto de hábitos operativos que lo caracterizan como un autentico servidor público, como un gestor de los intereses colectivo. Po lo tanto, la actuación conforme al interés público debe ser lo normal. 7 Obligaciones del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI) El Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI) tiene la responsabilidad de proveer las condiciones o facilidades para que se mantenga y cultive una cultura institucional basada en principios éticos y su compromiso con el debido cuidado de supervisar, investigar y llevar hasta las últimas consecuencias posibles, dentro del marco legal y potestades administrativas, los incidentes relacionados con supuestas violaciones al código de ética institucional. Así mismo debe confirmarse el compromiso con la protección y el respeto de las personas que presenten denuncia fundamentadas en supuestas violaciones al CEC. En el Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI) debemos actuar con integridad, que no es más que proteger la imagen y la reputación de nuestra Institución. Es mantener un lugar donde todos estemos orgullosos de trabajar. Se trata de que cada uno de nosotros este consciente de que hacemos lo correcto. Esto significa actuar con honestidad y tratar, a cada uno de nosotros y a nuestros usuarios de manera justa y con dignidad. En la institución tenemos el compromiso de brindar en cada fase de la relación laboral un trato digno, justo y amable, tendiente a satisfacer las expectativas de cada empleado de la Institución. Proporcionando al personal de los recursos, herramientas, información y equipos necesarios para la realización de las funciones con calidad. Garantizando la seguridad de las instalaciones y equipos, las condiciones debidas de salud en el trabajo, salvaguardando la integridad física de las /los empleados que laboran en la institución. Creando ambientes facilitadores del diálogo, la creatividad, el trabajo en equipo y las condiciones que permiten la obtención de resultados. Comprometiendo a todos/ todas a actuar basados en los principios éticos. 8 Responsabilidad de los Empleados Los empleados del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI) asumimos la responsabilidad de ser honestos, Íntegros, Leales e Imparciales. Cumplidores de las Leyes, Reglamentos y Normas Institucionales, teniendo como objetivo principal la Protección de los Niños, Niñas y la Adolescentes. Desempeñando nuestro trabajo con creatividad y sentido de previsión, proponer mejores formas de hacer las tareas así como trabajar con honestidad, y respeto a los derechos de los demás. Tenemos el compromiso de alinear nuestros esfuerzos y decisiones a los objetivos estratégicos de la empresa y al logro de resultados, cumpliendo con sentido de oportunidad nuestras tareas y responsabilidades; Comunicándonos oportunamente para participar activamente en equipos de trabajo y propiciar relaciones efectivas y armónicas. Desarrollar nuestro potencial al máximo y aprender por todos los medios disponibles mejores formas de realizar nuestro trabajo y contribuir a la misión del CONANI; reconociendo los logros de los demás y poner nuestro conocimiento al servicio e la institución. Debemos denunciar cualquier acto de corrupción y comprometernos a utilizar la información o los recursos que la institución nos confía para lo que nos son asignados. Guardando absoluta discreción de la información reservada o confidencial. Empleando el tiempo de la jornada laboral para cumplir con las tareas encomendadas. Manteniendo en buen estado los equipos, y las herramientas que la Institución nos confía, así como todos los medios con que nos proveen para la realización de nuestro trabajo. Asumiendo una cultura de Transparencia, Legalidad y Rendición de Cuentas en todas nuestras actividades y asegurar que nuestra participación en cualquier ámbito refleje la vivencia de los valores institucionales del CONANI. 9 Principios Generales del Código de Ética: 1. Piense, hable, actúe y compórtese de manera acorde a la dignidad de un servidor público, comprometido, considerado, humanitario, maduro, respetable y confiable, y demuestre la máxima integridad e imparcialidad. 2. Esté orgulloso de formar parte del personal del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI), no abuse de su autoridad ni la utilice indebidamente, recuerde que usted debe ser ejemplo social y familiar. 3. Respete las leyes y normas que permitan la transparencia de la función pública, dirigida a brindar con oportunidad respuestas y resultados de calidad. 4. Respete las costumbres locales, culturas, tradiciones y prácticas de las comunidades, atendiéndolas con un alto sentido social. 5. Trate a los usuarios con respeto, cortesía y consideración. Usted ha sido designado para ofrecerles un servicio y apoyarlos. 6. Rechace el uso de los programas y recursos de la Institución con fines de lucro o de naturaleza distinta de lo establecido. 7. Condúzcase con la mayor diligencia y responsabilidad al emitir actos de autoridad. 8. Mantenga la voluntad de impulsar la solución de los problemas planteados por los usuarios, quienes merecen un trato con compromiso. 9. Demuestre cortesía y trate con respeto a todo el personal del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia, y mejore continuamente el resultado de su trabajo. 10. Cuide y responsabilícese de todos los recursos, vehículos, equipo y bienes del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia, que se le hayan asignado. 11. Capacítese para que el capital humano del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia, logre con lealtad y entusiasmo los objetivos de las políticas públicas que impulsa. 10 Marco Legal: Todo empleado del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI) tiene el deber de cumplir y velar por el cumplimiento de las normas legales y revelar cuando disponga de base objetiva, cualquier violación. Leyes: La Constitución Ley 136-03 Código para el Sistema de Protección y los Derechos Fundamentales de los Niños, Niñas y Adolescencia Ley 41-8 de Función Pública Ley 340-05 y sus modificaciones (449-06) sobre compra y contrataciones sobre bienes, servicios, obras y concesiones Ley 200-04 de Libre Acceso a la Información Pública. Ley No. 10-07 sobre la Contraloría General. Decretos: 101-05 crea Comisión Nacional de Ética y Combate a la Corrupción. 310-05 Reglamento operativo de la Comisión de Ética y Combate a la Corrupción. 130-05 aprueba Reglamentos de la Ley de Libre Acceso a la Información Pública 200-04. 490-07 sobre Ley de Compras y Contrataciones. 11 Normas Institucionales Horario de Trabajo: Nuestro Horario regular de trabajo es de 8:00 A.M. a 4:00 P.M. de lunes a viernes. Existen dependencias que por la naturaleza de sus funciones este horario pude variar. En el caso de tener que desplazarte para el ejercicio de sus funciones fuera del área geográfica de trabajo, puedes solicitar viáticos para alimentos, en cuyo caso debes tramitarlo a través de su supervisor inmediato, quien aprobará el formulario existente para estos fines. El descanso para almuerzo es de 30 minutos, el cual podrás tomar de acuerdo a los turnos determinados, coordinando con los integrantes de cada área en los diferentes turnos, con el fin de que las áreas estén siempre atendidas. Tarjeta de Identificación: El Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia, a través del Departamento de Recursos Humanos, te proveerá una tarjeta de identificación institucional, que te acredita como perteneciente a ella. La misma tendrá tu foto, nombre y apellido, así como el departamento al cual perteneces. Siempre debes llevarla en un lugar visible mientras te encuentres en el desempeño de tus funciones, dentro o fuera de la Institución. Cortesía Telefónica: Al contestar el teléfono debes ser cortés. Nuestra política consiste en los siguientes pasos: a. b. c. d. Contestar inmediatamente. Identifíquese nombre y departamento Poner una sonrisa en el tono de voz. Utilice frases de cortesía: “Estoy a sus órdenes”, “Gracias”, 12 “Por favor”, “Para servirle”. e. No dejes esperando en línea. También queremos recordarte que el teléfono y el Internet son para uso institucional y que el uso personal debes limitarlo a casos de emergencia. Vestimenta: Las damas deben usar sus uniformes con los modelos y colores establecidos, evitando los escotes pronunciados o muy ceñidos. Los caballeros usarán pantalones de vestir, camisas con mangas corta/largas, dependiendo de las funciones que desempeñen. Los zapatos de las damas deben ser cerrados. A los empleados del Departamento de Mantenimiento, Conserjería, Chóferes, trabajadores sociales y supervisores usaran jeans y camisetas de la institución en el trabajo de campo. Apariencia Personal: Tu apariencia habla de ti, debes asegurarse de mantener su apariencia física en óptimas condiciones y cuidar de ella. El maquillaje de las damas debe ser moderado, adecuado para un ambiente profesional. Los accesorios y peinados deben ser discretos. Los caballeros deben llevar un corte de pelo formal. Firma y acuse de recibo: Todos los empleados de nuevo ingreso deberán firmar un formulario de reconocimiento que confirma que han leído el Código de Conducta y aceptan cumplir sus disposiciones. Se solicitará a todos los empleados que realicen reconocimientos similares en forma periódica (anual). No leer el Código o no firmar el formulario de reconocimiento no es excusa para que un empleado transgreda el Código. 13 Conllevarán sanciones por incumplimiento éstas y todas aquellas normas contempladas en la Ley 41-08 de Función Pública. Objetivos: El Código del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI), tiene como finalidad impulsar una conducta ejemplar en función de los principios y valores morales de las y los servidores públicos tiene como objetivos específicos; Divulgar las normas éticas que deben regir la conducta de los empleados, y en lo posible de aquellos que se relacionen con la Institución. Fomentar una conducta positiva par hacer lo correcto y proporcionar orientación. Promover el CEC tanto a todo el personal de la institución, así como también los empleados de nuevo ingreso. Informar a los ciudadanos cuales son los requisitos de comportamientos para ingresar en la institución. Informar las consecuencias del incumplimiento del CEC. Contribuir al fortalecimiento de los valores personales y colectivos del medio socia en el cual se desempeñan los empleados de la institución. Actitud y vocación de servicio, así como conocimiento y observancia de las leyes y normas. Desempeño y uso del cargo público. 3. Uso transparente y responsable de la información. Uso y asignación de recursos. Conflicto de intereses. Toma de decisiones. Atención a solicitudes y quejas de la sociedad. 14 En cada una de ellas se especifican Compromisos y Deberes concretos que sirven de guía para fortalecer nuestro comportamiento ético, con el propósito de definir conductas claras que fomenten un ambiente de respeto, Compromiso, honestidad, desarrollo profesional y transparencia. VALORES BASICOS: Son los que integran la política sobre ética de la Institución. Integridad Tiene que ver con el comportamiento general de las personas. Incluye las cualidades personales de honestidad, sinceridad, rectitud, ausencia y actitud de rechazo de influencia corruptiva y disposición permanente de cumplimiento o adhesión a las normas legales internas. Obliga a los servidores públicos a actuar, respecto a las personas que demandan o solicitan sus servicios, sin ningún tipo de preferencias y sólo en razón del mérito, legalidad, motivaciones objetivas y sin consideración de género, religión, etnia, posición social y económica u otras características ajenas al fondo del asunto y a la justicia. Honestidad Exige actuar teniendo en cuenta siempre que los fines públicos excluyen cualquier comportamiento en desmedro del interés colectivo, destinado de alguna manera al provecho personal o grupal de los servidores públicos o de un tercero cualquiera que éste sea, o buscarlo u obtenerlo por sí mismo o por interpuesta persona. Lealtad Se refiere a la fidelidad o solidaridad de las personas con su país, la Institución a la cual pertenece, con loa niveles supervisores, compañeros y subordinados y en especial, al comportamiento apegado al cuerpo de valores de esta. Cuando se ejercita en ausencia de los superiores alcanza su máxima expresión valorativa. 15 La lealtad nace del cumplimiento a la Constitución y del marco legal, así como del respeto por los derechos humanos. Un servidor público no debe ser requerido institucionalmente o por las autoridades de las cuales depende para atentar contra tales elementos básicos de la sociedad. De igual manera la Institución se compromete a ser leal con sus colaboradores dentro del marco orden constitucional y legal. Equidad Dar a cada quien lo que merece. Tomar decisiones sobre bases objetivas, es decir sin sesgos o perjuicios que pongan en desventaja a otro en beneficio de una persona o grupo de personas en particular. Las normas de la Institución deben aplicarse de manera uniforme, sin favoritismo o arbitrariedad. El trato equitativo en todos los actos de la Institución o trato de proveedores, entidades públicas y privadas relacionadas y comunidad en general. Tolerancia Se refiere a la disposición de la institución y sus colaboradores a respetar a las personas y sus opiniones, indistintamente de su raza, credo, preferencia política, edad, género, orientación sexual, condición social, condición física, etc. Transparencia La transparencia exige del servidor público la ejecución diáfana de los actos del servicio, e implica que éstos tienen en principio carácter público y son accesibles al conocimiento de toda persona natural o jurídica que tenga interés legítimo en el asunto. Las actuaciones de la Institución y de los empleados deben ser claras; esto significa que los actos relacionados con la gestión de los recursos a su buen cargo deben estar disponibles para el conocimiento público. La información suministrada por la Institución a los empleados debe ser confiable. Es decir basada en hechos comprobables y sin distorsión que pueda desorientar a quienes los reciban. 16 Discreción Sin perjuicio de las obligaciones legales y ética relacionadas con el suministro de información de carácter público tratada en l sección de transparencia, el servidor público debe actuar con prudencia y reserva con respeto a la información a la que tenga acceso o le sea suministrada con motivo de sus funciones. Debe evitas dar declaraciones públicas o participar en actos que comprometan el cumplimiento de sus funciones o de la institución parta la cual trabaja. Imagen Pública Todo funcionario y empleado público debe cuidar su presentación personal, siguiendo la costumbre y la solemnidad de los eventos en los cuales participe. Se espera que la prudencia y las buenas maneras orienten el uso de indumentaria apropiada tanto en el lugar de trabajo como en toda circunstancia en la que el empleado represente la institución. Para evitar el descredito de la Institución. Conflicto de Intereses Este surge cuando un empleado público es influenciado por consideraciones personales al realizar su trabajo. Es decir, sus decisiones sobre partes en conflicto con sus intereses son tomadas o se presume con base en rezones subjetivas. Los conflictos de intereses, incluso cuando se toman decisiones correctas, pueden ser dañinos para la reputación de una entidad y erosionar la confianza pública. 17 Declaraciones Periódicas de Ausencia de Conflicto de Intereses Los empleados deben notificar por escrito al menos una vez al año que no están en conflicto con ninguna de las norma del CEP y, en particular, que no tienen intereses que lo coloquen en conflicto o hagan pensar que pueden modificar su objetividad o dividir su lealtad para beneficiar a un tercero con sus decisiones. También den ser requerido para que cada vez que se le presente una situación de potencial conflicto de intereses, lo reporten formalmente al oficial de ética. Relaciones con los Usuarios Todos los empleados están obligados a actuar, en sus relaciones laborales con otros empleados y con los usuarios conforme a criterios de respeto, dignidad y justicia, teniendo en cuenta la sensibilidad cultural de cada persona y no permitiendo ninguna forma de violencia, acoso o abuso en el trabajo, ni discriminaciones por razón de raza, religión, edad, nacionalidad, sexo o cualquier otra condición personal o social ajena a sus condiciones de mérito y capacidad, con especial consideración hacia la atención a las problemáticas relacionadas con los Niños, Niñas y Adolescentes. Nota: El decoro impone al servidor público respeto para sí y para los ciudadanos que recurran en solicitud de atención o demanda de algún servicio. Respeto que ha de exteriorizar siendo circunspecto en el lenguaje y en la manera de conducirse durante el ejercicio de las funciones y tareas asignadas. Relaciones con los Proveedores Los empleados del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI) se relacionarán con proveedores de forma lícita, ética y respetuosa. Los mismos se comprometen a no quebrantar las normas ética, a ser leales en la competencia, y a no utilizar engaño o soborno para obtener ventaja. 18 La selección de los proveedores se regirá por la Ley 340-06 de Compras y Contrataciones con criterios de objetividad y transparencia, conciliando el interés de la empresa a la obtención de las mejores condiciones en el suministro, con la conveniencia de mantener relaciones estables éticas y responsables. Las infracciones invalidan la participación en cualquiera de los procedimientos establecidos por la Ley 340-06 y en otras normas complementarias, sin perjuicio de otras consecuencias. Esperamos que nuestros proveedores no tomen acciones contrarias a los Principios de nuestro Código. En consecuencia, el encargado de cada relación con un proveedor debe asegurarse que el cumplimiento del Código de Ética, sea una condición del contrato con los proveedores. Regalos La práctica de solicitas o aceptar regalos, favores o agasajos o equivalente no es admisible en los servidores públicos. Solicitar o sugerir favores u otras dadivas es una prohibición que no solo desprestigia a la personas sino que se extiende a la institución. Los servidores públicos deben abstenerse de hacer estas solicitudes o aparentar que lo hacen; deben evitarse las bromas que puedan malinterpretadas y destruir valor. El servidor público que reciba una oferta de regalo, favor, agasajo o equivalente que tenga como fin modificar su objetividad o dividir su lealtad y favorecer los intereses de la parte que lo ofrece, sin perjuicio de lo requerido, deberá expresar por escrito que no puede aceptar por convicción propia y en cumplimiento del Código de Ética Pública de la Institución. Cuidado de la Información La información tiene diferente grado de importancia, desde el punto de vista de su valor de uso. Esta se puede clasificar en información vital, confidencial y privilegiada. Hay datos vitales; la cual requiere tratamiento acorde con dicha importancia. Hay información confidencial que no pueden exponerse al público. Como son los detalles de planes de seguridad o defensa. La información privilegiada es aquella que debe estar bajo el control de pocas personas; como son las informaciones sobre las claves de acceso a los sistemas de información. Su uso indebido puede causar daños irreversibles a la Institución y a los relacionados. 19 Suministro de Información Las solicitudes de información deben ser tramitadas a través de la Oficina de Libre Acceso a la Información Pública, la cual se rige por la ley 200-04 y su reglamento de aplicación 130-05; dicha oficina esta para orientar sobre el manejo de las informaciones que se pueden suministrar y cuáles son los datos personales y una descripción de la información Clasificada. Uso Personal de Información Se relaciona con la prohibición de disponer de información cuyo acceso está limitado a los empleados o no es de dominio público de conformidad con leyes o regulaciones especificas. El respeto a los derechos de autor, la utilización de información suministrada a terceros y la prohibición de utilizar información de la institución para beneficios personal o de terceros en detrimento de los intereses de la institución. Responsabilidad de los Empleados con el Suministro de Información Los empleados que manejan información personal de otros, Deben: • Actuar de acuerdo con la ley 200-04; • Actuar de acuerdo con todas las obligaciones pertinentes; • Reunir, usar y procesar dicha información únicamente con fines de su labor de trabajo; y • Tener cuidado revelar información no autorizada. Protección de la Información Confidencial Los empleados están en la obligación de salvaguardar la información clasificada como confidencial por el Consejos Nacional para la Niñez y la Adolescencia, como son los datos personales de cada uno de los empleados de la Institución, la claves de acceso a los sistemas apoyados en tecnología, la divulgación de expediente de adopciones, los archivos, etc. Dichas informaciones están sujetas a la ley de transparencia 200-04. 20 Control y Uso de Bienes Los empleados del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia son los principales custodios del patrimonio Institucional, por tanto, deben ser fiel y permanente vigilante de los documentos, bienes e intereses que de ese despacho le han sido confiados. Los empleados deben proteger la propiedad física y los activos de uso no autorizado. Deben utilizar los que le fueran asignados para el desempeño de sus funciones de manera racional, evitando su abuso, derroche o desaprovechamiento. Controles Internos Se refiere a la contribución de los empleados con el logro de los objetivos, la protección de los activos fijos de la institución, la confiabilidad de los informes y trabajos realizados en cada uno de los departamentos que producen informaciones tanto para presentaciones internas como externas, con el cumplimientos de las leyes, decretos, normas y regulaciones. La negligencia en el incumplimiento de los controles internos, la violación o intento de violación, son considerados conductas indebidas en el Código de Ética Institucional Medio Ambiente Es un deber de todos los empleados del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI), velar por la conservación de la energía, los recursos naturales y la protección del medio ambiente. Es un compromiso institucional el ahorro de energía, del agua y el utilizar con prudencia el material gastable. Comportamiento en el Lugar de Trabajo Existe un mensaje claro de la máxima autoridad el debido respeto a todas las personas vinculadas a la institución, por lo tanto, todo el personal tiene la responsabilidad de respetarse mutuamente, evitando: 21 El acoso sexual: acciones mediante las se hacen propuestas o se solicitan favores sexuales, ofreciendo beneficios a la persona que accedan y perjuicio a la que no. Este puede ir desde la insinuación mediante gestos hasta los requerimientos verbales, intento de agresión. El acoso puede ir hasta la intimidación y el comportamiento agresivo u hostil contra la persona que se niega. Otra forma, la de discriminación a persona o familia, ya sea por su raza, sexo o condición; mediante burla y criticas constantes formales o informales; divulgar calumnia o alimentar rumores que socavan la personalidad o ignorar a una persona, por tales razones privarle de o negarle el cumplimiento de sus funciones colocándole un aislamiento sistemático. Están prohibidas las amenazas contra la integridad física como medio de presión contra alguien. Aplicación y Alcance Están obligados al cumplimiento del Código de ética del Consejo Nacional para la Niñez y Adolescencia (CONANI), todos los empleados sin distinción de categoría o nivel e independientemente de la forma de contratación. Es decir, no solo estarán obligados los empleados de nomina, sino cargos temporales, consultores, consultores, personas en pasantía y cualquier otra vinculación con la institución. Se espera que todos los empleados cumplan con el Código y todas las leyes, normas y reglamentos tanto Institucionales como gubernamentales. Nota: Si algún procedimiento estipulado en el Código de Ética Institucional contradice a la Ley de Función Publica 41-08, la Ley regirá sobre el Código. Certificación de Conocimiento Todos aquellos empleados del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI), que desempeñen cargos de responsabilidad, presentaran una certificación anual, donde declaren que conocen, entienden y cumplen con el código de ética. 22 Incumplimiento El Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI), prohíbe la conducta indebida, entendiendo por tal apartarse de lo previsto en el CE, la Ley 41-08, el reglamento del trabajo y otras normas aplicables, una vez se realice el debido proceso de imponer las sanciones y correcciones que fueren necesaria en aquellos caso de violación comprobadas. Los resultados y decisiones basados en el proceso de investigación de supuesta violaciones del CE, podrán ser divulgados públicamente con el fin de enviar una señal clara a las personas relacionadas con la entidad, los ciudadanos y otros interesados, de la decisión de cuidar los valores e intereses del Estado. Investigación de Violaciones El Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI), considera todos los informes de violaciones potenciales al Código seriamente y se compromete con la confidencialidad y la investigación total de todas las acusaciones. El personal de Auditoría, Finanzas, Legal y Seguridad pueden realizar o gestionar las investigaciones del Código. Los empleados que están siendo investigados por una violación potencial al Código tendrán la oportunidad de ser escuchados antes de cualquier determinación final. La Institución sigue los procedimientos de quejas locales en los lugares donde se realicen. Procedimiento Denuncia de Conducta Indebida Las violaciones deben ser denunciadas de manera formal e inmediatamente ante el miembro que el Comité de Ética haya designado, quien debe someter el caso en la siguiente reunión o considerar según la gravedad del hecho, convocar una reunión extraordinaria. a. La persona que denuncia un supuesto caso de violación puede hacerlo de forma anónima o confidencial. 23 b. Denuncias anónimas; es aquella en la cual la persona no suministra su identidad, y deben ser examinadas con especial cuidado para valorar su seriedad y consistencia, desestimando los aspectos basados en habladurías, presunciones o chismes. Considerar la carencia de evidencia o datos sobre lo enunciado, la insistencia en señalar a una persona, demostraciones emocionales en contra de alguien, lo que podría llevar a la conclusión que lo que se intenta desprestigiar a una persona y no perseguir una efectiva violación del Código. c. Las denuncias confidenciales: son aquellas en la que el empleado se identifica pero pide se reserve su identidad, excepto para los miembros del Comité de Ética. d. Cuando una persona presente denuncia infundada o con información que demuestre ha sido distorsionada con la intención de perjudicar a otra, se considera que incurrió en conducta indebida violatoria del Código de Ética. Protección La Institución hará una declaración de su compromiso de proteger al denunciante. El empleado deberá informar de cualquier amenaza o agresión recibida de otro empleado a causa de la denuncia. Sin importar la categoría o nivel al cual pertenece. Amenazar o constreñir el derecho a denunciar o sancionar, constituye una violación al CE y la persona que lo haga está incurriendo en una conducta indebida y se le someterá al debido proceso de responsabilidad previsto en el CE. Responsabilidad La responsabilidad de administrar el Código radica en el Comité de Ética, con la supervisión del Gerente de Recursos Humano. El Comité de Ética está compuesto por los directivos de alta gerencia que representan las funciones directivas de la Institución (Gerente General, Consultora Jurídica, Gerente de Recursos Humanos, Gerente de Finanza), así como también las operaciones. 24 Todos lo miembros del CEC son de libre exclusión de la máxima autoridad. Cuando un miembro del CEC este incurso en una denuncia por supuesta conducta indebida, deberá sustraerse de participar en las discusiones sobre la pertinencia y posterior investigación del caso. Deberá ser reemplazado por un suplente El CEC es una instancia temporal de asesoramiento y no una unidad organizacional operativa; por lo tanto no tendrá funciones, responsabilidad o atribuciones sobre la gestión. Funciones del Comité de Ética • Revisar y aprobar las propuestas de revisión y actualización del CEC. • -Revisar las respuestas que se ofrezcan a las consultas de los empleados y otras que le hayan sido sometidas. • Revisar procesos y resultados preliminares de las denuncias de conductas indebidas. • Ofrecer respuestas justificadas a las solicitudes de investigación que no prosperen. • Revisar los procesos y resultados de las investigaciones autorizadas y determinar si se presento una conducta indebida. • En los casos de conducta indebida comprobada, recomendar a la persona designada, las medidas correctivas o sancionatorias pertinente. • Revisar y firmar las actas, las declaraciones y recomendaciones en cada reunión sobre la falta de conducta debida que se dirigen a la persona designada por la Máxima Autoridad. Limitación por Conflicto de Intereses Los miembros del CEC deberán abstenerse de participar en cualquier investigación que tenga que ver con personas bajo su mando. En estos, casos la máxima autoridad deberá nombrar un suplente. Compromiso de Confidencialidad del Comité de Ética Todos los asuntos relacionados con aclaraciones preliminares o investigaciones de probable conducta indebida, así como los documentos que conformen expediente, son de naturaleza confidencial por los que los miembros del CE se 25 comprometerán por escrito a no divulgar información sobre los casos tratados y la información relacionada. Este compromiso es individual de los miembros del CE y se renovara anualmente. Si se comprueba la violación a esta confidencialidad será una violación al CEC y se tomaran las precauciones de lugar. Reuniones del Comité de Ética El CE se reunirá de forma ordinaria y extraordinaria. a. Reunión Ordinaria: se llevaran a cabo durante la última semana de cada fin de trimestre del año calendario. Esta se celebrara por citación del miembro designado para recibir las denuncias de velación del código, con una semana de anticipación. b. Reunión Extraordinaria: estas se celebraran en cualquier momento por convocatoria de la máxima autoridad o de la persona designada para recibir las denuncias de violación del código de ética, sin que medie tiempo límite de citación. En estos casos, se procurara que todos los miembros del Comité de Ética estén presentes en la reunión. En esta reunión se tratan asuntos que normalmente no se tratan en la ordinaria o caso de denuncia o de necesidad de acción inmediata que a juicio de la máxima autoridad o del designado no puede esperar a la reunión ordinaria. Actas de reunión: Toda reunión del Comité de Ética, sea ordinaria o extraordinaria debe documentarse en acta, que deberá ser firmada por cada uno de los miembros participantes de la reunión y permanecerá bajo custodia de la persona designada, que fungirá como secretario (a) y mantendrá un archivo ordenado cronológicamente. Responsabilidad del Oficial de Ética: • Desempeñarse como secretario del CE. • - Convocar las reuniones previstas (ordinaria y extraordinaria), según la gravedad o de la denuncia. 26 • Recibir y tramitar las consultas de los empleados sobre sus inquietudes para aplicar el CEC. • Recibir y tramitar la denuncia probable de conducta indebida. • Preparar los análisis preliminares y en interpretación del CEC, dirigir las investigaciones necesarias para aclarar las denuncias de conducta indebida. • Preparar el formulario de declaración de conocimiento, entendimiento y de inexistencia de conflicto de intereses y mantenerlo actualizado. • Realizar un monitoreo periódico para establecer que la unidad de Recursos Humanos está tramitando el formulario de conocimiento a los empleados. • Emitir informes trimestrales a la Máxima Autoridad previa revisión y aprobación del CE. • Someter a revisión del CE un informe anual de gestión con destino a la MA, el cual se deberá entregar a más tardar el último día del mes de febrero, siguiente a cada año de gestión. • Participar en el plan de inducción y capacitación para expandir los conocimientos del CEC tanto a los empleados como a los interesados. • Participar como Instructor en los eventos de inducción sobre el CEC. • Desempeñar las funciones que sean necesarias para la aplicación, supervisión y aseguramiento del funcionamiento del CEC y la preservación de la conducta debida en la institución. Consultas al Oficial de Ética Obligación de consultar: El empleado tiene la obligación de consultar al oficial de ética cualquier duda relacionada con la aplicación del CEC, deberá hacerlo por escrito, indicando la sección a la que se refieren el CEC y la situación de la cual necesita aclaración. Plazo de respuesta: toda consulta escrita requiere una respuesta escrita. El ODE deberá responder por escrito a la parte interesada dentro de los (15) días laborables posteriores a la fecha de la consulta. La respuesta debe valorarse en su prioridad, ya que de ella depende tomar medidas oportunas que prevengas situaciones violatorias al CEC. Si la consulta no es de dominio del CE, deberá indicárselo al consultante y remitirlo al departamento correspondiente para dicha respuesta. 27 Si la complejidad de la consulta requiere mayor tiempo que el establecido se le comunicara al solicitante la necesidad de una prorroga. Plazo de respuesta: toda consulta escrita requiere respuesta escrita. El oficial de ética deberá responder por escrito a la parte interesada dentro de los quince (15) laborables posteriores a la fecha de consulta. Si la consulta no depende del oficial de ética, deberá comunicárselo al consultante y derivárselo al departamento que contenga la respuesta. Si la complejidad de la consulta requiere un tiempo mayor y utilización de recursos adicionales interno o externo, deberá informárselo a la persona interesada la necesidad de prorrogar el término para suministrarle una respuesta adecuada. Consulta insatisfecha: cuando la respuesta no satisfaga la inquietud del solicitante, deberá expresarlo por escrito al oficial de ética y solicitar la ampliación de la consulta. Si es el caso puede solicitar una entrevista para exponer las razones por las cuales la respuesta no es suficiente. El oficial de ética deberá someter la ampliación de la respuesta al comité de ética, y hacerlo constar por escrito, si todavía no es satisfactoria la respuesta puede elevar la solicitud a la máxima. Autoridad indicando las razones por las cuales no fueron satisfactorias las respuestas anteriores. La máxima autoridad no se ocupara de esto hasta tanto se demuestre con evidencias formales que se sometieron a los tramites correspondiente. Denuncias de Conductas Indebidas: Es cualquier comportamiento que aparente ser o represente para el denunciante una violación o intento de violación de lo previsto en código de ética del CONANI. La mismas podrán presentarse personalmente, anónimas, por correo electrónico, por teléfono o fax. Los empleados podrán hacer las denuncias de conductas indebidas indicando: 1. Fecha de presentación de la denuncia. 28 2. Descripción de los hechos de los cuales tiene conocimiento, nombre de la o las personas involucradas, documentos u otras informaciones que podrían comprobar los hechos, testigos si los hay. 3. Firma del denunciante (opcional). VALORACIÓN DE LA DENUNCIA a. Registro de la denuncia: una vez recibid la denuncia, el oficial de ética deberá registrarla, para que se conserve evidencia de la fecha, el denunciado, el hecho y el denunciante. b. Análisis de competencia y procedencia: el oficial de ética deberá revisar y evaluar los hechos denunciados a la luz del código de ética u otro referente aplicables y decidir si existe suficiente competencia tanto de su jurisdicción como de los hechos denunciados y la base de su demostración. Estos análisis deberán quedar por escrito en un expediente en el que se conservara toda la información sobre el caso. Si el caso denunciado no corresponde con la ética, deberá remitirlo al departamento correspondiente e informárselo al denunciante. a. Notificación de la investigación: cuando existe merito para iniciar la investigación, debe informarse a las partes involucradas, siempre que no entorpezcan la investigación. b. Investigación: el oficial de ética adelantara la investigación asegurándose de mantener la confidencialidad, debiendo obtener evidencia suficiente y competente, practicando las pruebas que sean necesarias, obteniendo declaraciones de testigos, documentando cuidadosamente el proceso y los resultados. c. Conocimiento del empleado involucrado: se debe notificar al empleado o empleados involucrados en la denuncia y su relación con esta. El oficial de ética debe decidir si solicita a Recursos Humanos que las personas sean temporalmente separadas de sus cargos, hasta tanto se concluya la investigación. 29 d. Derecho de respuesta: se debe obtener una versión libre y aclaraciones suficientes sobre los hechos denunciados del empleado que está siendo investigado. Una vez que se le solicite formalmente, el empleado dispondrá de cinco (5) días laborables para enviar una respuesta sobre lo solicitado. Su silencio será una circunstancia a considerar dentro de la investigación. e. Recomendación del comité de ética: basado en los resultados de la investigación, el oficial de ética formalizara una recomendación al comité de ética para aplicar medidas correctivas o sanciones de conformidad con la ley de función pública 41-08. El comité de ética basado en los resultados de la investigación evaluara los datos que forman parte del expediente y la consistencia y competencia de la investigación con la recomendación recibida. Una vez terminado este proceso se pueden incluir ajustes y aclaraciones. El comité de ética emitirá las recomendaciones a la Máxima Autoridad, para que se apliquen las sanciones o las medidas resultantes. Una vez la Máxima Autoridad reciba del comité de ética las recomendaciones, dispondrá de treinta (30) días laborables para formalizar o rechazar la decisión de medida correctiva o sanción. Cualquier decisión deberá dejarse por escrito y conservarse en el expediente. En el caso de que haya sanciones, reposara una copia en el expediente del empelado. Derecho de apelación: una vez se le comunique el resultado de la investigación, el empleado dispondrá de un plazo de cinco (5) días laborables para apelar ante la máxima autoridad la sanción o cualquier disposición sobre el caso. Después de recibir la apelación la máxima autoridad, dispondrá de quince (15) días laborables para confirmar, reducir o retirar la sanción o medida proyectada. Con esta acción termina el proceso y después de vencerse este plazo la autoridad competente procederá a hacer efectiva la sanción. 30 MEDIDAS CORRECTIVAS O SANCIONES DISCIPLINARIAS Los empleados del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI), que incurran en conductas indebidas, previa investigación, estarán sujetos a las siguientes medidas correctivas o sanciones disciplinarias, sin pretender limitarla: • Amonestación verbal. • Amonestación escrita. • Suspensión conforme a las normas del servidor público vigente. • Restricción al acceso a las instalaciones. • Pérdida temporal o permanente de los beneficios o privilegios establecidos. • Despido del trabajo. El Oficial de Ética informara periódicamente todas las investigaciones pendientes del Código y decisiones finales del mismo, incluidas las medidas disciplinarias tomadas, a la Presidenta Ejecutiva. Conllevarán sanciones por incumplimiento éstas y todas aquellas normas contempladas en la Ley 41-08 de Función Pública. 31 Glosario Función Pública; A los efectos del presente Código, se entiende por "función pública" toda actividad temporal o permanente, remunerada u honoraria, realizada por una persona humana en nombre del Estado o al servicio del Estado o de sus entidades, en cualquiera de sus niveles jerárquicos. Funcionario Público; Se entiende por "funcionario público" cualquier funcionario o empleado del Estado o de sus entidades, incluidos los que han sido seleccionados, designados o electos para desempeñar actividades o funciones en nombre del Estado o al servicio del Estado, en todos sus niveles jerárquicos. A tales efectos, los términos "funcionarios", "servidor", "agente", "oficial" o "empleado" se consideran sinónimos. Ética; Es una rama de la filosofía que abarca el estudio de la moral, la virtud, el deber, la felicidad y el buen vivir. Se considera la ética como la disciplina de la filosofía que estudia la moral. Moral; Ciencia que trata el bien general, y de las acciones humanas en orden a su bondad o malicia. Se basa en los valores que la conciencia nos dicta, basados en las costumbres aprendidas. Código de Ética; Consiste en un conjunto de declaraciones de una entidad, que contribuye a orientar el comportamiento de sus servidores y d otros relacionados con la gestión. El CE se basa en reglas comunes de comportamiento, generalmente esperadas por la comunidad. El CE no es infalible, la conducta humana es cambiante; las personas pueden modificar su comportamiento por diversas razones. El CE puede estimular el apego a la ética y generar condiciones para prevenir o reprimir a quien obre de manera antiética, pero no garantiza que todas las personas actúen éticamente. Su efectividad dependerá de la combinación de esfuerzos en el control interno. Vocación de Servicio: Implica disposición para dar oportuna y esmerada atención a los requerimientos y trabajos encomendados, apertura y receptividad para encauzar cortésmente las peticiones, demandas, quejas y reclamos del público, así como el contestarlos pronta y oportunamente. 32 Disciplina; Significa la observancia y el estricto cumplimiento de las normas administrativas por parte de los servidores públicos en el ejercicio de sus funciones. La Puntualidad; Exige del servidor público que los compromisos contraídos y las tareas, encargos y trabajos asignados sean cumplidos dentro de los lapsos establecidos o convenidos. Impone exactitud y precisión en el cumplimiento de los horarios para el desarrollo de las actividades ordinarias y extraordinarias relacionadas con sus labores. 33 BIBLIOGRAFIA • D. Garcia Narza, Ética empresarial. Trotta, Madrid. 2004. • CONARE, Ética para construir ciudadanía, Rep. Dominicana, 2006. • Ley de Función Pública, Rep. Dominicana, 2010. • La ética del Instituto de Consejeros–Administradores. • Código de Ética del Servidor Público, Ley 120-01. • Ética y Transparencia, Miguel Suazo, revista voces, CONARE. Numero 2, 2009. • La ética en la administración pública, Jaime Rodriguez-Arana Muñoz, universidad de La Coruña (España). www.impo.com.uy www.iconsejero.com www.sagarpa.gob.mex www.unizar.es www.coca-colacompany.com www.cgr.gov.ve www.oca.com www.diconsa.com www.cigodeconducta.com.ve 34 ABREVIATURAS CEP CONANI CEC CE MA ODE Comité de Ética Pública Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia Comité de Ética del CONANI Comité de Ética Máxima Autoridad Oficial de Ética 35 Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia. DECLARACION DE EMPLEADO Señor: Oficial de ética Ciudad, De conformidad con las políticas previstas en el Código de ética del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia (CONANI), me permito confirmar lo siguiente: 1. He recibido un ejemplar del código de ética del Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia vigente.______ 2. He leído el CEC mencionado y entendido su contenido. ______ 3. Cumplo con los requerimientos de comportamiento ético y otros asuntos aplicables a mi desempeño en el ámbito de las funciones que me han sido asignadas de conformidad con el contrato de trabajo que me vincula al Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia. _______ 4. Me comprometo a cumplir el CEC y vigilar, en cuanto esté a mi alcance, que las personas relacionadas con mi trabajo cumplan con el mismo. _____ 5. Declaro que actualmente SI___ NO___ existen situaciones o circunstancias que me indiquen que estoy en conflicto de intereses o de otro tipo, con las personas incluidas en la relación adjunta con las cuales el Consejo Nacional para la Niñez y la Adolescencia tiene relación o puede llegar a relacionarse. (Si marco la casilla si, colocar nombre, cargo, empresa, teléfono) _____________________, ______________________, ________________, 6. No presto otro servicio al sector publico o intereses privados que puedan dividir mi lealtad o restarme capacidad de cumplir con mis responsabilidades. ______ Nombre del declarante:______________________________ cargo:_______________ Firma______________________ fecha: _____________________ 36