PRODUCTORA NACIONAL DE BIOLOGICOS VETERINARIOS CONTENIDO PAGINA Introducción 2 Objetivo General 3 Marco Legal 4 Metodología de la Elaboración 5 Director General M.V.Z. Juan Garza Ramos Director Industrial Ing. Magaly Vazquez Ahuatzin Director Comercialización M.V.Z. Lamberto Mora Gutierrez Director de Planeación y Admon. Lic. Sergio Gaston Mnedez Y Romero CATALOGO DE DISPOSISCIÓN DOCUMNETAL PRONABIVE 1 PRODUCTORA NACIONAL DE BIOLOGICOS VETERINARIOS INTRODUCCION El 14 de diciembre de 1973 se publica, en el Diario Oficial de la Federación, el decreto de creación de la Productora Nacional de Biológicos Veterinarios (PRONABIVE) como un organismo público descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propios. Dicho Decreto fue reformado y adicionado el día 30 de enero de 1986 y publicado en el Diario Oficial de la Federación el día 6 de febrero del mismo año. El Organismo representa la única alternativa para la elaboración de biológicos en caso de brotes de enfermedades emergentes, además de ser el principal proveedor para las campañas zoosanitarias que conduce la DGSA de la SAGARPA. De conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental, en la Ley Federal de Archivos y en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal, la Productora Nacional de Biológicos y Veterinarios (PRONABIVE) presenta el Catalogo de Disposición Documental como instrumento normativo que permitirá la consulta y el control archivístico de los documentos producidos en cumplimiento de las atribuciones propias de este Órgano Administrativo Desconcentrado. El presente catálogo de disposición documental, forma parte de la normatividad aplicable para determinar los tiempos de guarda y custodia de la documentación generada por la Productora Nacional de Biológicos Veterinarios (PRONABIVE). Se constituye a partir de las funciones comunes y sustantivas de la institución, estableciendo a partir de sus valores primarios, los tiempos que se conservara la documentación generada por la institución en las diversas instancias archivísticas, optimizando con ello los espacios y principalmente, la organización de la documentación para facilitar el acceso a la información. El disponer de este instrumento, permitirá contar con los elementos básicos para homogeneizar y en su momento sistematizar todos aquellos documentos de archivo, facilitando su localización y disposición expedita en cualquiera de las diferentes etapas en que dichos documentos se encuentren. CATALOGO DE DISPOSISCIÓN DOCUMNETAL PRONABIVE 2 PRODUCTORA NACIONAL DE BIOLOGICOS VETERINARIOS OBJETIVO GENERAL Establecer los tiempos de guarda precaucional de la documentación generada en PRONABIVE, en las instancias archivísticas del organismo (Archivo de Tramite, Archivo de Concentración, Archivo Histórico o Baja documental). Disponer de un instrumento normativo que permitan la organización y conservación de los archivos, permitiendo conocer el valor documental, los plazos de conservación y destino final de cada documento que se genera en PRONABIVE. Cumplir con las disposiciones de la Ley Federal de Archivos, Titulo Primero, Capitulo Único, Artículo 6: I. Promover el uso, métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos a través de sistemas modernos de organización y conservación de los archivos, que contribuyan a la eficiencia gubernamental, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional; II. Asegurar el acceso oportuno a la información contenida en los archivos y con ello la rendición de cuentas, mediante la adecuada administración y custodia de los archivos que contienen información pública gubernamental; III. Regular la organización y conservación del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados, a fin de que éstos se preserven actualizados y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y el ejercicio de recursos públicos, así como de aquélla que por su contenido tenga un alto valor para la sociedad; IV. Garantizar la correcta conservación, organización y consulta de los archivos de trámite, de concentración e históricos; para hacer eficiente la gestión pública y el acceso a la información pública; así como para promover la investigación histórica documental; V. Asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados; VI. Promover el uso y difusión de los archivos históricos generados por los sujetos obligados, favoreciendo la investigación y resguardo de la memoria institucional de México; VII. Favorecer la utilización de tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos por los sujetos obligados; VIII. Establecer mecanismos para la colaboración entre las autoridades federales, estatales y municipales en materia de archivos; y IX. Contribuir a la promoción de una cultura de valoración de los archivos y su reconocimiento como eje de la actividad gubernamental. CATALOGO DE DISPOSISCIÓN DOCUMNETAL PRONABIVE 3 PRODUCTORA NACIONAL DE BIOLOGICOS VETERINARIOS MARCO LEGAL • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos • Ley Orgánica de la Administración Pública Federal • Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos • Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental • Ley General de Igualdad entre Hombres y Mujeres • Ley Federal de Archivos • Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria • Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito • Ley de Instituciones de Crédito • Ley Federal del Trabajo • Reglamento de la Ley Federal de Transparencia • Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria • Reglamento Interior de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público • Lineamientos en Materia de Transparencia • Manual de Transparencia y Archivos • Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidad central de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal, DOF 14/VII/1998. • Acuerdo por el que se establece el Lineamiento a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación de Archivo Contable Gubernamental, DOF 25/VII/1998. • Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, DOF 20/II/2004. • Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de Transparencia y de Archivos. CATALOGO DE DISPOSISCIÓN DOCUMNETAL PRONABIVE 4 PRODUCTORA NACIONAL DE BIOLOGICOS VETERINARIOS Catálogo de disposición documental 2015 Vigencia documental 2C 2C.1 2C.2 2C.5 2C.6 2C.7 2C.8 2C.9 2C.10 2C.11 2C.12 2C.13 2C.15 2C.16 2C.17 3C 3C.1 3C.2 3C.3 3C.5 3C.6 3C.8 3C.9 3C.14 3C.17 3C.18 3C.19 3C.20 Asuntos jurìdicos Disposiciones en materia de asuntos jurìdicos Programas y proyectos en materia de asuntos jurìdicos Actuaciones y representaciones en materia legal Asistencia y consulta y asesorìas Estudios, dictàmenes e informes X X X X X 2 2 2 2 2 5 5 5 5 5 7 7 7 7 7 X X X X X Juicios contra la dependencia Juicios de la dependencia Amparos Interposicion de recursos administrativos Opiniones tècnico jurìdicas Inspeccion y designaciòn de peritos Notificaciones Inconformidades y peticiones Delitos y faltas Programaciòn, Organizaciòn y Presupuestaciòn Disposiciones en materia de programaciòn Programas y proyectos en materia de programaciòn Procesos de programaciòn Registro programàtico de proyectos institucionales Registro programàtico de proyectos especiales Disposiciones en materia de organización Programas y proyectos en materia de organización Certificaciòn de calidad de procesos y servicios administrativos Disposiciones en materia de presupuestaciòn Programas y proyectos en materia de presupuestaciòn Anàlisis financiero y presupuestal Evaluaciòn y control del ejercicio presupuestal X X X X X X X X X 2 2 2 2 2 2 2 2 2 5 5 5 5 5 5 5 5 5 7 7 7 7 7 7 7 7 7 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 X X X X X X X X X X X X CATALOGO DE DISPOSISCIÓN DOCUMNETAL PRONABIVE Observaciones dependiendo el tiempo del juicio Confidencial Total Periodo de reserva Archivo de Concentraciòn Admvo. Legal Fiscal Muestreo Archivo Tramite Niveles de clasificaciòn Conservaciòn Còdigo Informaciòn Plazos de conservaciòn Eliminaciòn Valor documental Tècnicas de selecciòn X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 5 PRODUCTORA NACIONAL DE BIOLOGICOS VETERINARIOS Catálogo de disposición documental 2015 Vigencia documental 4C 4C.1 4C.3 4C.4 4C.5 4C.6 4C.8 4C.10 4C.11 4C.16 4C.20 4C.21 4C.22 5C 5C.1 5C.2 5C.3 5C.4 5C.5 5C.6 5C.7 5C.8 5C. 17 5C. 18 5C. 19 5C. 20 5C. 21 5C. 22 5C. 23 5C.24 5C.25 5C.26 5C.28 Recursos Humanos Disposiciones en materia de recursos humanos Expediente ùnico de personal Registro y control de puestos y plazas Nòmina de pago de personal Reclutamiento y selecciòn de personal Control de asistencia (vacaciones, descansos y licencias, incapacidades, etc.) Descuentos Estimulos y recompensas Control de prestaciones en materia econòmica (FONAC, Sistema de ahorro para el retiro, seguros, etc) Relaciones laborales (comisiones mixtas, sindicato nacional de trabajadores al servicio del estado, condiciones laborales) Servicios sociales y culturales y de seguridad e higiene en el trabajo Capacitacion continua y desarrollo profesional del personal de àreas administrativas Recursos Financieros Disposiciones en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental Programas y proyectos en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental Gastos de egresos y partida presupuestal Ingresos Libros Contables Registros contables Valores Financieros Aportaciones a capital Registro y control de pólizas de egresos Registro y control de pólizas de ingresos Pólizas de diario Compras directas Garantias, fianzas y depositos Control de cheques Conciliaciones Estados Financieros Auxiliares de cuentas Estado del ejercicio del presupuesto Pago de derechos Informaciòn X X X X X 3 3 3 3 3 5 5 5 5 5 8 8 8 8 8 X X X X X X X X X X X X X 3 3 3 5 5 5 8 8 8 X X X X X X X 3 5 8 X X X 3 5 8 X X X 3 5 8 X X X 3 5 8 X X X 2 5 7 X X X X X X X X X X X X X X X X X 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X CATALOGO DE DISPOSISCIÓN DOCUMNETAL PRONABIVE Confidencial Observaciones Periodo de reserva Archivo Archivo de Admvo. Legal Fiscal Total Tramite Concentraciòn Muestreo Niveles de clasificaciòn Conservaciòn Còdigo Tècnicas de selecciòn Plazos de conservaciòn Eliminaciòn Valor documental 6 PRODUCTORA NACIONAL DE BIOLOGICOS VETERINARIOS Catálogo de disposición documental 2015 Vigencia documental Recursos Materiales y Obra Pública Licitaciones Adquisiciones Sanciones, inconformidades y conciliaciones, derivados de contratos Control de contratos Seguros y fianzas Conservación y mantenimiento de la infraestructura física Registro de proveedores y contratistas Arrendamientos Disposiciones en activo fijo Inventario físico y control de bienes muebles Inventario físico y control de bienes inmuebles Almacenamiento, contrl y distribución de bienes muebles Disposiciones y sistemas de abastecimiento y almacenes Comités y subcomités de adquisiciones, arrendamientos y servicios Comité de enajenación de bienes muebles e inmuebles Servicios Generales Disposiciones en materia de servicios generales Programas y proyectos en materia de servicios generales Servicios básicos ( energía eléctrica, agua, predial, etc.) Servicios de seguridad y vigilancia Servicios de lavanderia, limpieza, higiene y fumigación Servicios de transportación Servicios de telefonía, telefonía celular y radiolocalización Control de parque vehicular Control de combustible Informaciòn Archivo de Concentraciòn X X X X X X X X X X X X X X X 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 2 2 2 2 2 2 2 2 2 5 5 5 5 5 5 5 5 5 X X X X X X X X X X X X X X X X X X CATALOGO DE DISPOSISCIÓN DOCUMNETAL PRONABIVE Total Confidencial Periodo de reserva Observaciones Archivo Tramite Admvo. Legal Fiscal 6C 6C.3 6C.4 6C.5 6C.6 6C.7 6C.13 6C.14 6C.15 6C.16 6C.17 6C.18 6C.19 6C.20 6C.23 6C.24 7C 7C.1 7C.2 7C.3 7C.5 7C.6 7C.7 7C.8 7C.13 7C.14 Muestreo Niveles de clasificaciòn Conservaciòn Còdigo Tècnicas de selecciòn Plazos de conservaciòn Eliminaciòn Valor documental 7 PRODUCTORA NACIONAL DE Catálogo de disposición documental 2015 Observaciones Disposiciones en materia de informática X X X X X 2 2 2 2 2 2 5 5 5 5 5 5 X X X X X X X X X X X X Programas y proyectos en materia de informática X 2 5 X X Seguridad informática X 2 5 X X Desarrollo de sistemas Automatización de procesos Control y desarrollo del parque informático Disposiciones en materia de servicios de información Programas y proyectos en materia de servicios de información Administración y servicios de archivo Administración y servicios de correspondencia Administración y servicios de bibliotecas Administración y servicios de otros centros documentales Administración y preservación de acervos digitales Instrumentos de consulta Procesos técnicos en los servicios de información Acceso y reservas en servicio de información Productos para la divulgación de servicios Comunicación Social Disposiciones en materia de comunicación social Programas y proyectos en materia de comunicación social Publicaciones e impresos institucionales Encuestas de opinión X X X X X X X X X X X X X X 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 2 2 2 2 5 5 5 5 X X X X X X X X 8C 8C.1 8C.2 8C.4 8C.5 Tecnologías y Servicios de la Información Disposiciones en materia de telecomunicaciones Programas y proyectos en materia de telecomunicaciones Desarrollo e infraestructura de telecomunicaciones Desarrollo e infraestructura del portal de internet de la entidad 8C.7 8C.8 8C.10 8C.11 8C.12 8C.13 8C.14 8C.15 8C.16 8C.17 8C.18 8C.19 8C.20 8C.21 8C.22 8C.23 8C.24 9C 9C.1 9C.2 9C.3 9C.18 CATALOGO DE DISPOSISCIÓN DOCUMNETAL PRONABIVE Confidencial Informaciòn Periodo de reserva Archivo Archivo de Total Tramite Concentraciòn Muestreo Admvo. Legal Fiscal Niveles de clasificaciòn Conservaciòn Còdigo Tècnicas de selecciòn Plazos de conservaciòn Eliminaciòn Vigencia documental Valor documental 8 PRODUCTORA NACIONAL DE BIOLOGICOS VETERINARIOS Catálogo de disposición documental 2015 Vigencia documental 12C 12C.1 12C.2 Informaciòn Total Observaciones Confidencial Archivo de Concentraciòn Periodo de reserva Archivo Admvo. Legal Fiscal Tramite Muestreo Niveles de clasificaciòn Eliminaciòn Còdigo Tècnicas de selecciòn Plazos de conservaciòn Conservaciòn Valor documental Transparencia y Acceso a la Información 12C.3 12C.4 12C.5 Disposiciones en materia de acceso a la información Programas y proyectos en materia de acceso a la información Programas y proyectos en materia de transparencia y combate a la corrupción Unidades de enlace Comité de información 12C.6 12C.7 12C.8 12C.9 12C.10 12C.11 1S 1S.1 2S 2S.1 2S.2 2S.3 Solicitudes de acceso a la información Portal de transparencia Clasificación de información reservada Clasificación de información confidencial Sistemas de datos personales Instituto Federal de acceso a la información Producción Lotes de producción Comercialización Facturas Convenios de Maquilas Dossier X 2 5 7 X X X 2 5 7 X X X 2 5 7 X X X X 2 2 5 5 7 7 X X X X X 2 5 7 X X X X X X X 2 2 2 2 2 5 5 5 5 5 7 7 7 7 7 X X X X X X X X X X X 2 10 12 X X X X x 2 2 2 10 10 10 12 12 12 X X x X X x CATALOGO DE DISPOSISCIÓN DOCUMNETAL PRONABIVE 9