GUIA ORFEO DIGITALIZADOR FECHA: 23/Jul/2011 APLICATIVO ORFEO DIGITALIZADOR 1. Ingresar al Sistema Los usuarios que tienen permiso para digitalizar documentos pueden ingresar a Orfeo Digitalizador de la siguiente forma: Digitar su usuario y la contraseña de Orfeo. Dar click en el botón de “INGRESAR” y el sistema presenta la siguiente pantalla. 1. Dependencia que digitaliza. 2. Ver radicados, Se visualizan los radicados que no han sido digitalizados. 3. Imprimir Sticker. 4. Digitalizar documento. 5. Enviar imagen al servidor. En la parte superior de la pantalla principal se encuentra 4 opciones de configuración así: 6.1 Insertar páginas: Cuando se ha digitalizado un documento y se desea agregar nuevas hojas digitalizadas. 6.2 Radicación de salida: Para poder visualizar en la lista de radicados todos los radicados tanto de entrada (2) como de salida (1) memorando (3). 6.3 Imprimir solo el Sticker seleccionado: Se debe dejar habilitado para que al dar click con el mouse en el botón impresión de Sticker, solo imprima el radicado que se encuentra seleccionado en la lista. Si no se habilita se imprimirán los radicados que aparecen en el rango. 7. Se visualiza la cantidad de hojas que se han digitalizado por documento. 8. Eliminar la hoja actual. 9. Borrar una selección de la imagen. 10. Abrir una imagen guardada en área local para ser asignada a un radicado. 11. Grabar localmente la imagen modificada. Se debe hacer después de borrar o realizar alguna modificación de la imagen seleccionada. 12. Descargar imagen del servidor, en el caso que se requiera hacer modificaciones. 13. Actualizar la imagen si ya se encuentra digitalizada en área local. 14. Presenta una vista preliminar en miniatura de las hojas que se han ido escaneando. 15. Hoja actual de acuerdo a la selección que se haga de la vista en miniatura. 2. Imprimir Sticker: Presione la tecla F12 de la parte superior del teclado, o Ingrese a Opciones y seleccione Buscar en todos los radicados. Búsqueda de radicados, Digite el número de radicado para el cual va a imprimir el Sticker. Debe tener 14 dígitos. Digite el número de radicado. El radicado aparecerá en la pantalla central, selecciónelo completamente. Impresión de Sticker. Dar click con el mouse en el botón Imprimir Sticker. Nota: La impresora de Sticker debe ser predeterminada del sistema. La opción de configuración de Imprimir solo Sticker de registro seleccionado debe estar activada. 3. Digitalizar una Imagen de un Radicado: Si es la primera imagen que agregará al radicado: Ponga las hojas en el escáner. Ingrese a Opciones y Seleccionar Escáner, si tiene más de un escáner configurado, seleccione el de su preferencia. Seleccione el escáner. Verifique que la opción de configuración “mostrar configuración antes de empezar a escanear”, deberá estar activa. Opciones para digitalización y envío al servidor. Haga click con el mouse en el botón de Digitalizar. Presione el Icono de Enviar imagen al servidor. La pantalla de respuesta será la siguiente: Envío correcto de una imagen. Nota: Cuando una imagen ya existe en el servidor, el sistema envía una nueva ventana para que se relacione el motivo del cambio de imagen. Si no se escribe ningún comentario, el envío de la nueva imagen no se realizará y el sistema cancelará la orden. Esta observación se debe diligenciar para el mismo control en el cambio justificado de una imagen. 4. Enviar una Imagen al Servidor: Digitalice la imagen siguiendo los pasos anteriores. Si ya ha digitalizado, o el documento se encuentra guardado en su computador, presione el icono Abrir imagen. Pulse el icono de Enviar imagen al servidor. Pulse ENVIAR y una vez que verifique que la imagen se puede visualizar correctamente se debe proceder a borrar la imagen que Orfeo digitalizador guardó localmente en el computador personal; puesto que, la imagen solo debe quedar en el servidor. 5. Recomendaciones para la Digitalización de Documentos: Se recomienda tener en cuenta las siguientes sugerencias al digitalizar: Realizar una preclasificación de las hojas del documento a digitalizar, teniendo en cuenta las hojas que no se encuentren en buen estado para digitalizarlas separadas. Si no tiene en cuenta esta observación, se puede atorar el papel al digitalizarlas en grupo y ocasionar algún daño en el escáner. Revisar que en las hojas del documento no se encuentren objetos que puedan impedir el paso libre de cada una en el escáner como ganchos de cosedora, cinta, hojas pegadas, pedazos de papel, etc. Numerar los folios del documento antes de digitalizar. Seleccionar la configuración adecuada de acuerdo al escáner y la calidad de las hojas a digitalizar. Después de digitalizar el documento verificar los folios numerados contra el número de hojas que quedaron en el sistema digitalizadas. Verificar la calidad de la digitalización. En caso de encontrar alguna imagen ilegible se debe digitalizarla nuevamente.