2015-2016 School Year Uniform Complaint Procedures Farmersville Unified School District 571 E. Citrus Farmersville, CA 93223 For more information, contact: District Superintendent (559) 592-2010 Uniform Complaint Procedure The Farm ersville Unified School District Board of Trustees recognizes that Farm ersville Unified School District (“FUSD”) has prim ary responsibility for com plying with applicable state and federal laws and regulations governing educational program s. FUSD shall investigate com plaints alleging failure to com ply with such laws and/or alleging discrim ination and shall seek to resolve com plaints in accordance with the FUSD’s Uniform Com plaint Procedures. FUSD shall follow the Uniform Com plaint Procedures when addressing any com plaints alleging unlawful discrim ination against any protected group as identified under Education Code 200 and 220 and Governm ent Code 11135, including actual or perceived sex, sexual orientation, gender, ethnic group identity, race, ancestry, national origin, color, religion, or m ental or physical disability, or age, or on the basis of a person’s association with a person or group with one or m ore of these actual or perceived characteristics in any program or activity conducted by a local agency, which is funded directly by, or that receives or benefits from any state funding. (California Code of Regulations, Title 5, Section 4610) Uniform Com plaint Procedures shall also be used when addressing com plaints alleging failure to com ply with state or federal laws in: adult education program s, career/technical education program s, child care and developm ent program s, child nutrition program s, consolidated categorical aid program s, m igrant education program s, and special education program s. A student enrolled in a public school shall not be required to pay a student fee for participation in an educational activity. Com plaints related to the sufficiency of textbooks or instructional m aterials, em ergency or urgent facilities conditions that pose a threat to the health or safety of students or staff, and teacher vacancies and m isassignm ents shall be investigated pursuant to FUSD’s W illiam s Uniform Com plaint procedure. (AR 1312.4) FUSD encourages the early, inform al resolution of com plaints at the site level wherever possible. FUSD acknowledges and respects every individual’s rights to privacy. Discrim ination com plaints shall be investigated in a m anner that protects the confidentiality of the parties and the integrity of the process. This m ay include keeping the identity of the com plainant confidential as appropriate, except to the extent necessary to carry out the investigation or proceedings, as determ ined by the District Superintendent or designee on a case-by-case basis. FUSD prohibits retaliation in any form for the filing of a com plaint, the reporting of instances of discrim ination or participation in the com plaint procedure. FUSD prohibits any form of retaliation against any com plainant in the com plaint process, including but not lim ited to, a com plainant’s filing of a com plaint or the reporting of instances of discrim ination. Such participation shall not in any way affect the status, grades, or work assignm ents of the com plainant. FUSD recognizes that a neutral m ediator can often suggest an early com prom ise that is agreeable to all parties in a dispute. The District Superintendent shall ensure that the m ediation results are consistent with state and federal laws and regulations. Compliance Officer The Farm ersville Unified School District follows a Uniform Com plaint Procedure established in Board Policy #1312.3. Com plaints should be directed to the District’s Com pliance Officer: District Superintendent 571 E. Citrus Farm ersville, CA 93223 (559) 592-2010 The District Superintendent or designee shall ensure that em ployees designated to receive and investigate com plaints are knowledgeable about the laws and program s for which they are responsible. Such em ployees m ay have access to legal counsel as determ ined by the District Superintendent or designee. Notification The District Superintendent or designee shall m eet the notification requirem ents of the California Code of Regulations, Title 5, Section 4622, including the annual dissem ination of FUSD’s com plaint procedures and inform ation about available appeals, civil law rem edies and conditions under which a com plaint m ay be taken directly to the California Departm ent of Education. Parents or guardians, students, em ployees, district/site advisory com m ittees, appropriate private school officials or representatives, and other concerned parties will be notified of FUSD’s Uniform Com plaint Procedures annually through distribution of this pam phlet. The District Superintendent or designee shall m ake available copies of the Uniform Com plaint Procedures free of charge. Procedures The following procedures shall be used to address all com plaints that allege that FUSD has violated federal and or state laws or regulations governing educational program s. The com pliance officer shall m aintain a record of each com plaint as required for com pliance with California Code of Regulations, Title 5, Section 4632. All parties involved in allegations shall be notified when a com plaint is filed, when a com plaint m eeting or hearing is scheduled, and when a decision or ruling is m ade. Step 1: Filing a Complaint Any individual, public agency or organization m ay file a written com plaint of alleged noncom pliance by FUSD. A com plaint m ay be filed by a person who alleges that he/she personally suffered unlawful discrim ination, harassm ent, intim idation, or bullying or by a person who believes that an individual or specific class of individuals has been subjected to unlawful discrim ination, harassm ent, intim idation, or bullying. A com plaint shall be initiated no later than six (6) m onths from the date the alleged occurred, or six m onths from the date when the com plainant first obtained knowledge of the facts of the alleged unlawful discrim ination, harassm ent, intim idation, or bullying. (California Code of Regulations, Title 5, Section 4630) The com plaint shall be presented to the com pliance officer who shall m aintain a log of com plaints received, providing each with a code num ber and a date stam p. A student fee com plaint shall be filed no later than one year from the date the alleged violation occured. If a com plainant is unable to put a com plaint into writing due to conditions such as a disability or illiteracy, FUSD staff shall assist him /her to file the com plaint (California Code of Regulations, Title 5, Section 4600). If a com plaint is not covered by this procedure, the com plainant is referred to the proper agency for filing a com plaint. Step 2: M ediation W ithin three (3) days of receiving the com plaint, the com pliance officer m ay inform ally discuss with the com plainant the possibility of using m ediation. If the com plainant agrees to m ediation, the com pliance officer shall m ake arrangem ents for this process. Before initiating m ediation of an unlawful discrim ination, harassm ent, intim idation, or bullying com plaint, the com pliance officer shall ensure that all parties agree to m ake the m ediator a party to related confidential inform ation. If m ediation does not resolve the problem within the param eters of law, the com pliance officer shall proceed with his/her investigation of the com plaint. The use of m ediation does not extend FUSD’s tim e lines for investigating and resolving the com plaint unless the com plainant agrees in writing to such an extension of tim e. (California Code of Regulations, Title 5, Section 4631) Step 3: Investigation of Complaint The com pliance officer is encouraged to hold an investigative m eeting within ten (10) calendar days of receiving the com plaint or an unsuccessful attem pt to m ediate the com plaint. This m eeting shall provide an opportunity for the com plainant and/or his/her representative to repeat the com plaint orally. The com plainant and/or his/her representative shall have an opportunity to present the com plaint and evidence or inform ation leading to evidence to support the allegations of the com plaint. (California Code of Regulations, Title 5, Section 4631) A com plainant’s refusal to provide FUSD’s investigator with docum ents or other evidence related to the allegations in the com plaint, or his/her failure or refusal to cooperate in the investigation or his/her engagem ent in any other obstruction of the investigation, m ay result in the dism issal of the com plaint because of a lack of evidence to support the allegation. (California Code of Regulations, Title 5, Section 4631) The district office’s refusal to provide the investigator with access to records and/or other inform ation related to the allegation in the com plaint, or its failure or refusal to cooperate in the investigation or its engagem ent in any other obstruction of the investigation, m ay result in a finding, based on evidence collected, that a violation has occurred and m ay result in an im position of a rem edy in favor of the com plainant. (California Code of Regulations, Title 5, Section 4631) Step 4: District Response Unless extended by a written agreem ent with the com plainant, the com pliance officer shall prepare a written report of FUSD’s investigation and decision, as described in Step #5 below, within sixty (60) days of the District’s receipt of the com plaint. Step 5: Final W ritten Decision FUSD’s decision shall be in writing and sent to the com plainant. (California Code of Regulations, Title 5, Section 4631) FUSD’s decision shall be written in English and in the language of the com plainant, whenever feasible or required by law. The report shall include: the findings of fact based on the evidence gathered, the conclusion(s) of law; the disposition of the com plaint; the rationale for such disposition; corrective actions, if any are warranted; and notice of the com plainant’s right to appeal the District’s decision within fifteen (15) days to the California Departm ent of Education and the procedures to be followed for initiating such an appeal. For unlawful discrim ination, harassm ent, intim idation, or bullying com plaints, notice m ust be given that the com plainant m ust wait until sixty (60) days have elapsed from the filing of an appeal with the California Departm ent of Education before pursuing civil law rem edies. If an em ployee is disciplined as a result of the com plaint, this report shall sim ply state that effective action was taken and that the em ployee was inform ed of FUSD’s expectations. The report shall not give any further inform ation as to the nature of the disciplinary action. If a com plaint alleging noncom pliance with the laws regarding student fees, deposits, and other charges is found to have m erit, the district office shall provide a rem edy to all affected students and parents/guardians, which where applicable, shall include reasonable efforts to ensure full reim bursem ent to them . (Education Code 49013) APPEALS TO THE CALIFORNIA DEPARTM ENT OF EDUCATION If dissatisfied with District’s decision, the com plainant m ay appeal in writing to the California Departm ent of Education within fifteen (15) working days of receiving FUSD’s decision. W hen appealing to the California Departm ent of Education, the com plainant m ust specify the basis for the appeal of FUSD’s decision and whether the facts are incorrect and/or the law has been m isapplied. The appeal shall be accom panied by a copy of the locally filed com plaint and the District’s decision. (California Code of Regulations, Title 5, Section 4652) Upon notification by the California Departm ent of Education that the com plainant has appealed the District’s decision, the District Superintendent or designee shall forward the following docum ents to the California Departm ent of Education: a copy of the original com plaint; a copy of the decision; a sum m ary of the nature and extent of the investigation conducted by FUSD; if not covered by the decision, a copy of the investigation file including, but not lim ited to, all notes, interviews, and docum ents subm itted by the parties and gathered by the investigator; a report of any action taken to resolve the com plaint; a copy of the FUSD’s com plaint procedures; and other relevant inform ation requested by the California Departm ent of Education. The California Departm ent of Education m ay directly intervene in the com plaint without waiting for action by the District when one of the conditions listed in the 5CCR 4650 exists, including when the district office has not taken action within 60 calendar days of the date the com plaint was filed with the district office. (5 CCR 4650) Contact Inform ation for the California Departm ent of Education: California Departm ent of Education Categorical Program s Com plaints Managem ent 1430 N Street Sacram ento, CA 95814 CIVIL LAW REM EDIES A com plainant m ay pursue available civil law rem edies outside of the District’s com plaint procedures. Com plainants m ay seek assistance from m ediation centers or public/private interest attorneys, Civil law rem edies that m ay be im posed by a court include, but are not lim ited to, injunctions and restraining orders. For com plaints alleging discrim ination, harassm ent, intim idation, and bullying based on state law, a com plainant shall wait until sixty (60) calendar days has elapsed from the filing of an appeal with the California Departm ent of Education before pursuing civil rem edies, provided that the district office has appropriately and in a tim ely m anner apprised the com plaint of his/her right to file a com plaint in accordance with 5 CCR 4622. The m oratorium does not apply to injunctive relief and to discrim ination com plaints based on federal law. (Education Code 262.3) H:\WP Docs\Uniform Complaint Procedures\Uniform Complaint Procedures 2015-16 04-13-2016.wpd Revised: April 13, 2016 2015-2016 School Year Procedimiento Uniforme de Quejas Farmersville Unified School District 571 E. Citrus Farmersville, CA 93223 Para más información, llame: Superintendente del Distrito (559) 592-2010 Procedimiento Uniforme de Quejas El Distrito Escolar Unificado de Farm ersville ("FUSD") reconoce que el Distrito es el principal responsable del cum plim iento de las leyes y reglam entos estatales y federales que gobiernan los program as educativos. FUSD investigará las quejas que alegan el incum plim iento de dichas leyes y /o la discrim inación basada en e intentará resolver las quejas de conform idad con el Procedim iento Uniform e de Quejas del FUSD. FUSD deberá seguir los procedim ientos de quejas uniform es al abordar las quejas que alegan discrim inación ilegal contra cualquier grupo protegido com o se identifica bajo el Código de Educación 200 y 220 y el Código de Gobierno 11135, incluyendo el sexo real o percibido, orientación sexual, género, identidad de grupo étnico, raza, ascendencia, origen nacional, color, religión o discapacidad m ental o física, o la edad, o sobre la base de la asociación de una persona con una persona o grupo con una o m ás de estas características reales o percibidas en cualquier program a o actividad llevada a cabo por una agencia local, que es financiado directam ente por, o que recibe o se beneficia de ninguna financiación estatal. (Código de Regulaciones de California, Título 5, Sección 4610) Procedim ientos de Quejas Uniform e se utilizarán asim ism o, al tratar las quejas que alegan el incum plim iento de las leyes estatales o federales en: program as de educación de adultos, la carrera / program as de educación técnica, cuidado y desarrollo infantil, program as de nutrición infantil, program as de ayuda categórica consolidada, program as de educación para m igrantes, y program as de educación especial. Un estudiante inscrito en una escuela pública no estará obligado a pagar una tarifa de estudiante para participar en una actividad educativa. Las quejas relacionadas con la suficiencia de libros de texto o m ateriales de instrucción, de em ergencia o las condiciones urgentes de instalaciones que representan una am enaza a la salud o seguridad de los estudiantes o el personal, y vacantes de m aestros y asignaciones incorrectas serán investigadas de acuerdo a procedim ientos de Quejas Uniform es W illiam s de FUSD. (AR 1312.4) FUSD anim a la resolución tem prana e inform al de quejas en el nivel del sitio siem pre que sea posible. FUSD reconoce y respeta los derechos de cada individuo a la privacidad. Las quejas de discrim inación serán investigadas de m anera que se proteja la confidencialidad de las partes y la integridad del proceso. Esto puede incluir el m antenim iento de la identidad del dem andante confidencial según corresponda, salvo en la m edida necesaria para llevar a cabo la investigación o procedim ientos, según lo determ inado por el Superintendente del Distrito o la persona designada en una base de caso por caso. FUSD prohíbe represalias de cualquier form a para la presentación de una denuncia, la denuncia de casos de discrim inación o participación en el procedim iento de denuncia. FUSD prohíbe cualquier form a de represalia en contra de cualquier dem andante en el proceso de quejas, incluyendo pero no lim itado a, la presentación de un dem andante de una queja o la denuncia de casos de discrim inación. Tal participación no afectará de ninguna m anera el estado, calificaciones, o asignaciones de trabajo del dem andante. FUSD reconoce que un m ediador neutral a m enudo puede sugerir un com prom iso tem prano que sea aceptable para todas las partes en una controversia. El Superintendente del Distrito se asegurará de que los resultados de la m ediación sean consistentes con las leyes y reglam entos estatales y federales. Oficial de Cumplimiento El Distrito Unificado Escolar de Farm ersville sigue un procedim iento uniform e establecido en la Política de la Mesa Directiva #1312.3. Las quejas deben ser dirigidas al Oficial de Cum plim iento del Distrito: Superintendente del Distrito 571 E. Citrus Farm ersville, CA 93223 (559) 592-2010 El Superintendente del Distrito o persona designada deberá asegurarse que los em pleados designados para recibir e investigar quejas tengan conocim iento de las leyes y program as de los que son responsables. Tales em pleados pueden tener acceso a un abogado según lo determ ine el Superintendente del Distrito o su designado. Notificación El Superintendente del Distrito o persona designada deberá cum plir con los requisitos de notificación del Código de Regulaciones de California, Título 5, Sección 4622, incluyendo la difusión anual de los procedim ientos de quejas del FUSD y la inform ación sobre las apelaciones disponibles, rem edios de leyes civiles y las condiciones bajo las cuales una queja puede ser llevada directam ente al Departam ento de Educación de California. Los padres o tutores, estudiantes, em pleados, com ités asesores escolares / distrito, funcionarios de escuelas privadas o representantes, y otras partes interesadas serán notificados de Procedim ientos Uniform es de Quejas FUSD anualm ente a través de la distribución de este folleto. El Superintendente del Distrito o persona designada deberá proporcionar copias de lost Procedim ientos Uniform es de Quejas gratiz. Procedimientos Los siguientes procedim ientos se pueden usar para tratar todas las quejas que alegan que FUSD ha violado las leyes o reglam entos federales y estatales o gobiernan los program as educativos. El oficial de cum plim iento deberá m antener un registro de cada queja com o se requiere para el cum plim iento del Código de Regulaciones de California, Título 5, Sección 4632. Todas las partes involucradas en las alegaciones serán notificados cuando se presenta una queja, cuando está prevista una reunión de queja o audiencia, y cuando se hace una decisión o fallo. Paso 1: Presentar una Queja Cualquier individuo, agencia pública u organización puede presentar una queja por escrito alegando el incum plim iento por parte del FUSD. Una queja puede ser presentada por una persona que alega que él / ella ha sufrido personalm ente discrim inación ilegal, acoso, intim idación o acoso o por una persona que cree que un individuo o clase específica de individuos ha sido objeto de discrim inación ilegal, acoso, intim idación, o la intim idación. Una queja debe ser iniciada antes de seis (6) m eses a partir de la fecha de la supuesta ocurrió, o seis m eses a partir de la fecha en que el dem andante tuvo conocim iento de los hechos de la supuesta discrim inación ilegal, acoso, intim idación o acoso. (Código de Regulaciones de California, Título 5, Sección 4630) La queja será presentada al oficial de cum plim iento quien m antendrá un registro de las quejas recibidas, proporcionando cada uno con un núm ero de código y un sello de fecha. Una queja tarifa de estudiante deberá ser presentada a m ás tardar un año a partir de la fecha de la presunta violación ocurrió. Si el dem andante no puede presentar una queja por escrito debido a condiciones tales com o una discapacidad o analfabetism o, el personal deberá FUSD que le ayuden / a presentar la queja (Código de Regulaciones de California, Título 5, Sección 4600). Si una queja no está cubierta por este procedim iento, el dem andante se refirió a la agencia apropiada para presentar una queja. Paso 2: M ediación Dentro de los tres (3) días de recibir la queja, el oficial de cum plim iento puede discutir inform alm ente con el dem andante la posibilidad de usar m ediación. Si el dem andante no está de acuerdo con la m ediación, el oficial de cum plim iento hará arreglos para este proceso. Antes de iniciar la m ediación de una discrim inación ilegal, acoso, intim idación, acoso o queja, el oficial de cum plim iento se asegurará de que todas las partes están de acuerdo en que el m ediador un partido a la inform ación confidencial relacionada. Si la m ediación no resuelve el problem a dentro de los parám etros de la ley, el oficial de cum plim iento procederá con su / su investigación de la queja. El uso de m ediación no se extiende líneas de tiem po de FUSD para investigar y resolver la queja a m enos que el dem andante esté de acuerdo por escrito a una extensión de tiem po. (Código de Regulaciones de California, Título 5, Sección 4631) Paso 3: Investigación de la Queja El oficial de cum plim iento se le anim a a m antener una reunión de investigación dentro de los diez (10) días calendario de recibir la queja o de un intento sin éxito de m ediar la queja. Esta reunión proporcionará una oportunidad para el dem andante y / o su / su representante de repetir la queja oralm ente. El dem andante y/o él/ella representante tendrán la oportunidad de presentar la queja y evidencia o inform ación que lleve a la evidencia para apoyar las alegaciones de la dem anda. (Código de Regulaciones de California, Título 5, Sección 4631) El dem andante no está dispuesto a proporcionar al investigador del FUSD los docum entos u otra evidencia relacionada a las alegaciones en la queja, o él/ella fracaso o no está dispuesto a cooperar en la investigación o él/ella participación en cualquier otra obstrucción de la investigación, puede resultar en el despido de la queja debido a la falta de pruebas para apoyar la alegación. (Código de Regulaciones de California, Título 5, Sección 4631) El dem andante de la oficina del distrito proporcionar al investigador con acceso a los registros y/o cualquier otra inform ación relacionada con la alegación en la queja, o su om isión o negativa a cooperar en la investigación o su participación en cualquier otra obstrucción de la investigación, puede resultar en una encontrar, sobre la base de las pruebas recogidas, que se ha producido una violación y puede dar lugar a una im posición de un rem edio a favor del dem andante. (Código de Regulaciones de California, Título 5, Sección 4631) Paso 4: Respuesta del District Response A m enos que se extendió por un acuerdo escrito con el dem andante, el oficial de cum plim iento preparará un inform e escrito de la investigación y la decisión del FUSD, tal com o se describe en el Paso # 5 abajo, dentro de los sesenta (60) días siguientes a la recepción de la queja del distrito. Paso 5: Decición Final por Escrito La decisión de FUSD deberá ser por escrito y enviada al dem andante. (Código de Regulaciones de California, Título 5, Sección 4631). La decisión de FUSD deberá ser escrita en Inglés y en el idiom a del dem andante, siem pre que sea posible o requerido por la ley. El inform e deberá incluir: las com probaciones de hecho sobre la base de las pruebas reunidas, la conclusión (s) de la ley; la disposición de la queja; la justificación de tal disposición; acciones correctivas, en su caso están garantizados; y la notificación del derecho del dem andante de apelar la decisión del distrito dentro de los quince (15) días al Departam ento de Educación de California y los procedim ientos a seguir para iniciar tal apelación. Para la discrim inación ilegal, acoso, intim idación, acoso o quejas, se debe dar aviso de que el dem andante debe esperar hasta sesenta (60) días desde la presentación de un recurso ante el Departam ento de Educación de California antes de buscar rem edios de la ley civil. Si un em pleado es disciplinado com o resultado de la queja, este inform e sim plem ente indicará que se tom ó acción efectiva y que el em pleado fue inform ado de las expectativas del FUSD. El inform e no dará m ás inform ación en cuanto a la naturaleza de la acción disciplinaria. Si se descubre que un incum plim iento alegando queja con las leyes relativas a las cuotas estudiantiles, depósitos y otros cargos de tener el m érito, la oficina del distrito deberá proveer un rem edio para todos los estudiantes afectados y los padres / tutores, los cuales en su caso, deberán incluir esfuerzos razonables para asegurar la plena el reem bolso a ellos. (Código de Educación 49013) APELACIONES AL DEPARTAM ENTO DE EDUCACIÓN DE CALIFORNIA Si no está satisfecho con la decisión del Distrito, el dem andante puede apelar por escrito al Departam ento de Educación de California dentro de los quince (15) días de recibir la decisión del FUSD trabajo. Al apelar al Departam ento de Educación de California, el dem andante debe especificar la base para la apelación de la decisión del FUSD y si los hechos son incorrectos y / o la ley ha sido m al aplicada. El escrito deberá ir acom pañado de una copia de la queja presentada localm ente y la decisión del Distrito. (Código de Regulaciones de California, Título 5, Sección 4652) Tras la notificación por el Departam ento de Educación de California que el dem andante ha apelado la decisión del distrito, el Superintendente del Distrito o persona designada deberá rem itir los siguientes docum entos al Departam ento de Educación de California: una copia de la queja original; una copia de la decisión; un resum en de la naturaleza y el alcance de la investigación llevada a cabo por FUSD; si no están cubiertos por la decisión, una copia del expediente de la investigación, incluyendo, pero no lim itado a, todas las notas, entrevistas y docum entos presentados por las partes y recogidos por el investigador; un inform e de cualquier acción tom ada para resolver la queja; una copia del procedim iento de quejas del FUSD; y otra inform ación relevante solicitada por el Departam ento de Educación de California. El Departam ento de Educación de California puede intervenir directam ente en la queja sin esperar acción por el distrito cuando una de las condiciones enum eradas en la 5CCR 4650, incluso cuando la oficina del distrito no ha tom ado acción dentro de los 60 días naturales siguientes a la fecha de presentación de la queja con la oficina del distrito. (5 CCR 4650) Inform ación de contacto para el Departam ento de Educación de California: Departam ento de Educación de California Program as Categóricas Adm inistración de Quejas 1430 N Street Sacram ento, CA 95814 Remedios de la Ley Civil Un dem andante puede seguir los rem edios de la ley civil fuera de los procedim ientos de quejas del Distrito. Los dem andantes pueden buscar ayuda de centros de m ediación o abogados de interés público / privado, rem edios de la ley civil que pueden ser im puestos por una corte incluyen, pero no están lim itados a, m andatos y órdenes de restricción. Para las quejas que alegan discrim inación, el acoso, la intim idación y el acoso basado en la ley del estado, el dem andante deberá esperar hasta sesenta (60) días naturales contados a partir de la presentación de un recurso ante el Departam ento de Educación de California antes de buscar rem edios civiles, a condición de que el distrito oficina de m anera adecuada y en el m om ento oportuno ha inform ado la queja de su / su derecho a presentar una queja de acuerdo con 5 CCR 4622. la m oratoria no se aplica a una m edida cautelar y las quejas de discrim inación en base a la ley federal. (Código de Educación 262.3) H:\WP Docs\Uniform Complaint Procedures\Uniform Complaint Procedures 2015-16 04-13-2016.wpd Revised: April 13, 2016