guía para el primer usuario de una autoridad
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Sistema de Información del Mercado Interior Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad ES Europe Direct es un servicio que le ayudará a encontrar respuestas a sus preguntas sobre la Unión Europea Número de teléfono gratuito (*): 00 800 6 7 8 9 10 11 (*) Algunos operadores de telefonía móvil no autorizan el acceso a los números 00 800 o cobran por ello. Más información sobre la Unión Europea, en el servidor Europa de Internet (http://europa.eu). Al final de la obra figura una ficha bibliográfica. Luxemburgo: Oficina de Publicaciones de la Unión Europea, 2009 ISBN 978-92-79-10415-2 doi:10.2780/17756 © Comunidades Europeas, 2009 Reproducción autorizada, con indicación de la fuente bibliográfica Printed in Belgium IMPRESO EN PAPEL BLANQUEADO SIN CLORO Sistema de Información del Mercado Interior Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad Índice Prefacio 5 Introducción: ¿qué es el IMI y cómo funciona? 6 Guía paso a paso: cómo configurar su autoridad en el IMI 8 Lista de control: resumen de todos los pasos importantes 12 Información adicional para coordinadores 18 Glosario de términos del IMI 20 Preguntas frecuentes 22 3 Prefacio Estimado usuario del IMI: Me complace darle la bienvenida al Sistema de Información del Mercado Interior (IMI). Enhorabuena por su nuevo rol en el IMI. El IMI es una herramienta con un gran potencial. Permite establecer una cooperación entre las administraciones de diferentes países de manera mucho más fácil y rápida y, de esta manera, ayuda a las administraciones a proporcionar un mejor servicio a todos aquellos que quieran aprovechar las oportunidades que ofrece el mercado único europeo. Sin embargo, como todos los sistemas electrónicos, el IMI solo podrá funcionar adecuadamente si se maneja de forma correcta. Para que los usuarios del IMI encuentren a sus homólogos en otros países, las autoridades necesitan mantener actualizada la información sobre ellas mismas. Asimismo, para que el intercambio de información funcione sin problemas, deben registrarse suficientes usuarios en cada autoridad, a fin de tramitar todas las solicitudes que se reciben sin retraso. Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad Por eso su papel como primer usuario del IMI en su autoridad es tan importante. Debe asegurarse de que su autoridad pueda ser encontrada con facilidad en el IMI y ha de configurarla de forma tal que garantice que la información podrá intercambiarse de forma rápida y eficaz. Esta guía tiene la finalidad de ayudarle en su tarea. Proporciona una breve introducción sobre el funcionamiento del IMI y, a continuación, explica paso a paso lo que debe hacer para configurar su autoridad en el IMI. Esta guía también incluye un glosario de términos importantes del IMI y una serie de preguntas frecuentes con sus correspondientes respuestas. Hacia la mitad de la guía encontrará una lista de control que le servirá para asegurarse de que no olvida nada importante. Le deseo un feliz comienzo con el IMI. Jörgen Holmquist Director General de Mercado Interior y Servicios Comisión Europea 5 Introducción: ¿qué es el IMI y cómo funciona? ¿Qué es el IMI? En cumplimiento de las disposiciones de «asistencia mutua» contempladas en la legislación que regula el mercado interior europeo, las administraciones de todo el Espacio Económico Europeo (EEE) (1) deben intercambiar información con sus homólogos de otros países. El Sistema de Información del Mercado Interior (IMI) es una herramienta electrónica diseñada para ayudarles en esta cooperación. El IMI consiste en una aplicación informática accesible a través de Internet sin necesidad de instalar ningún programa adicional. Ha sido desarrollada por la Comisión Europea en estrecha colaboración con los Estados miembros. ¿Cómo funciona el IMI? El IMI también le facilita el intercambio de información con su homólogo: una autoridad que necesita información de una autoridad de otro país puede crear una solicitud de información en su propia lengua basada en conjuntos de preguntas ya traducidas que están disponibles para cada ámbito legislativo incluido en el IMI. La autoridad envía su solicitud a través del sistema a su homóloga. La autoridad consultada ve la solicitud en su propia lengua; puede responder en esta lengua y enviar la respuesta a través del IMI a la autoridad solicitante. Puede comprobar el estado de su solicitud en cualquier momento a través del IMI. ¿Qué agentes intervienen en el IMI? Los principales agentes que intervienen en el IMI son: ● Autoridades competentes de todo el EEE que intercambian información y operan a escala nacional, regional o local. 6 (1) El EEE está formado por todos los Estados miembros de la UE así como por Islandia, Liechtenstein y Noruega. Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad El IMI le ayuda a identificar a su homólogo en otro país: cada autoridad registrada en el IMI introduce en el sistema su «designación no oficial» (una versión fácilmente comprensible de su nombre) y una descripción de sus responsabilidades dentro del sistema. Tanto la designación no oficial como la descripción se traducen a todas las lenguas oficiales de la UE y se vinculan con una función de búsqueda multilingüe. ● ● Los coordinadores IMI, cuya función consiste en decidir qué autoridades deberían registrarse en el IMI y garantizar que se responda de manera satisfactoria y sin demoras a las solicitudes procedentes de otros países. Entre ellos se encuentran: — un coordinador nacional del IMI (NIMIC) para cada país (la lista de los coordinadores nacionales está disponible en la página web del IMI: http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/ contact_es.html); — según el criterio de cada país, los coordinadores delegados del IMI (DIMIC) para cada ámbito legislativo o región geográfica en particular; — los denominados súper DIMIC (o SDIMIC) con responsabilidad en todas las esferas legislativas de su región. La Comisión Europea alberga y mantiene el IMI, es responsable de las traducciones del sistema y presta un servicio central de ayuda (helpdesk). ¿Qué ámbitos abarca el IMI? Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad El IMI está diseñado como un sistema flexible que puede utilizarse en todos los ámbitos de la legislación del mercado interior. Actualmente se utiliza para la Directiva relativa al reconocimiento de cualificaciones profesionales (2005/35/CE) y la Directiva relativa a los servicios (2006/123/CE) (que obliga a las autoridades del EEE a ayudarse mutuamente en la supervisión de los proveedores de servicios migrantes y en el control de la prestación transfronteriza de servicios). Para consultar las últimas noticias sobre el campo de aplicación del IMI en estos ámbitos legislativos y sobre los nuevos ámbitos legislativos que se añadirán, visite el sitio web del IMI. Protección de datos Las autoridades que utilicen el IMI deben respetar la legislación comunitaria y las leyes nacionales en materia de protección de datos. En el sitio web del IMI hay disponible una recomendación de la Comisión Europea que contiene indicaciones sobre la protección de datos específica al IMI. Conviene destacar que el sistema del IMI respeta la protección de datos porque: ● ● ● no crea una base o un registro permanente de datos personales; los datos personales que figuran en los intercambios de información se eliminan como máximo a los seis meses del cierre del intercambio; el acceso a los datos personales está restringido a las autoridades competentes que intervienen directamente en el intercambio de información. 7 Guía paso a paso: cómo configurar su autoridad en el IMI Inicio El IMI es una red descentralizada de autoridades. Esto significa que cada autoridad que utiliza el IMI es responsable de toda la información que contiene el sistema acerca de sí misma. También es responsable de su propio registro para los fines de la utilización del IMI. Cuando su autoridad se registró en el IMI, usted, como primer usuario, quedó registrado al mismo tiempo. Ya que es usted, por el momento, la única persona en su autoridad que puede acceder al IMI, debe: ● ● garantizar que las autoridades de otros países que pudieran necesitar información de su autoridad puedan encontrarla y ponerse en contacto fácilmente; determinar dentro de su autoridad qué personas desempeñan cada función en el IMI para que usted y sus compañeros puedan participar en el intercambio de información de manera rápida y efectiva. Esta guía le proporciona una visión general de todos los pasos que debe seguir. Para una descripción detallada de estos pasos, pantalla a pantalla, sírvase consultar el manual del usuario del IMI, que está disponible en la sección «documentos importantes» del sitio web: http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net En el sitio web del IMI encontrará además diverso material de formación, concretamente una serie de módulos de aprendizaje interactivo en línea que explican todas las funciones importantes del IMI. Para comenzar, podría resultarle útil pensar en su autoridad desde tres perspectivas diferentes. 8 ● ● En primer lugar, piense en su autoridad del modo en que la vería una autoridad de otro país. Luego, piense en ella dentro del marco de autoridades de su propio país, por ejemplo desde la perspectiva de una autoridad que supervisa el trabajo de su autoridad o de una autoridad con la que usted colabore. Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad Pueden parecer tareas difíciles, pero no se preocupe: el IMI está diseñado para ofrecer la máxima facilidad al usuario. Si sigue detenidamente estas instrucciones, podrá configurar fácilmente su autoridad en el IMI y la operación no le llevará mucho tiempo. ● Finalmente, piense en su autoridad desde dentro, por ejemplo, la manera en que están divididas las responsabilidades y el modo en que se organiza el trabajo. Las siguientes instrucciones paso a paso se han recopilado teniendo en cuenta estas tres perspectivas. Empecemos desde el punto más alejado de su autoridad, el punto de vista de una autoridad de un país diferente. Mi autoridad vista desde otro país Intente ponerse en el lugar de un usuario del IMI que trabaja en una autoridad similar a la suya en otro país. No habla su lengua y no conoce nada de las estructuras administrativas del país en el que usted trabaja. Sin embargo, debería ser capaz igualmente de localizar su autoridad en el IMI. Toda la información esencial de todas las autoridades registradas en el IMI está traducida a todas las lenguas oficiales de la UE y puede localizarse con una función de búsqueda multilingüe. No obstante, debe asegurarse de que la información acerca de su autoridad en su lengua sea correcta y se mantenga actualizada. Paso 1: Modifique la información general sobre su autoridad Cuando su autoridad se registró en el IMI ya se introdujo alguna información sobre ella. El primer paso consiste en comprobar esa información y, si fuera necesario, corregirla o actualizarla. Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad ● Designación no oficial El IMI permite a cada autoridad elegir su propia «designación no oficial», una versión de su nombre que explica claramente lo que hace la autoridad. Esta designación no oficial se traduce a todas las lenguas de la UE. Debería ser corta y clara para ayudar a que otras personas o entidades puedan identificar a su autoridad en el sistema. ¿Por qué una designación no oficial además de la oficial? ¿De qué considera que es responsable la autoridad irlandesa «Honourable Society of Kings Inns»? A juzgar por su denominación oficial, podría ser de muchas cosas. De hecho, es la responsable de la admisión a la profesión de abogado. Una posible designación no oficial como «Organismo profesional para el reconocimiento de abogados» expresaría más claramente la función de la autoridad. 9 Siempre que introduzca un cambio sustancial en la designación no oficial de su autoridad, recuerde indicar en el sistema que se necesita una nueva traducción (pulsando en la casilla correspondiente). Si se trata solo de corregir un error ortográfico no se necesita una nueva traducción. ● Perfil breve La designación no oficial, evidentemente, no puede expresar por sí misma, de manera completa, la función de su autoridad. Por esta razón tiene usted la posibilidad de escribir un breve perfil de su autoridad que también será traducido a todas las lenguas de la UE. Aquí puede indicar, por ejemplo, si su autoridad es local, regional o nacional, sus principales campos de actividad y las tareas que lleva a cabo en esos campos. Cuando escriba un perfil breve, intente imaginar lo que usted necesitaría saber sobre su autoridad si fuera un usuario del IMI en otro país. En el perfil breve no necesita exponer todas las responsabilidades de su autoridad sino solo aquellas que sean relevantes para su tarea en el IMI. Idiomas Para algunos intercambios de información en el IMI será suficiente utilizar las preguntas y respuestas ya traducidas que existen en el IMI para cada ámbito legislativo. Sin embargo, a veces, algunos usuarios del IMI en otros países podrían querer formular una pregunta o añadir un comentario. O podrían estar interesados en ponerse en contacto con usted por teléfono o por correo electrónico. Por consiguiente, debería indicar los idiomas que comprende su autoridad. No tenga miedo de decir que comprende idiomas extranjeros No necesita dominar las lenguas que seleccione. Los demás usuarios solo necesitan saber si tiene conocimientos básicos. ● 10 Datos de contacto Puede modificar y añadir información en los datos de contacto registrados para su autoridad. Por ejemplo, puede incluir un enlace a su sitio web, si lo desea. Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad ● ¡Si su autoridad cambia de dirección o de número de teléfono, no olvide actualizarlo en el IMI! ● Dirección de correo electrónico Siempre que necesite utilizar el IMI recibirá un aviso por correo electrónico. Para no perderse información importante, debe asegurarse de que la dirección de correo electrónico de su autoridad sea válida y comprobarla con frecuencia. Paso 2: Especifique los ámbitos de competencia de su autoridad Si una autoridad de otro país está buscando a su homóloga en su país, no necesita solo información general de contacto, sino también una descripción de las responsabilidades de su homóloga. Para ello, el IMI contiene dos listas detalladas de palabras clave recopiladas a escala europea, con el fin de garantizar su validez para todos los países. Estas listas incluyen: ● sectores de actividad económica; ● ámbitos de actuación. Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad Cuando utilice estas listas, intente ser lo más concreto posible al describir las responsabilidades de su autoridad. Paso 3: Especifique las responsabilidades de su autoridad en cada ámbito legislativo El IMI puede utilizarse en muchos ámbitos legislativos diferentes. Si su autoridad actúa en dos ámbitos, puede tener acceso al IMI para ambos. Por este motivo, además de las políticas y de los sectores de actividad económica, debe describir con mayor detalle las responsabilidades de su autoridad en cada ámbito. Para ayudarle en esta tarea, el IMI le proporciona listas de palabras clave para cada ámbito legislativo. Algunas de ellas ya se seleccionaron cuando se registró su autoridad, pero debería comprobar si son correctas y, si fuera necesario, seleccionar otras. 11 Lista de control: resumen de Mi autoridad vista desde otro país Paso 1: Modifique la información general sobre su autoridad La designación no oficial El perfil breve Idiomas Datos de contacto Dirección de correo electrónico Paso 2: Especifique los ámbitos de competencia de su autoridad Sectores de actividad económica 12 Ámbitos de actuación Paso 3: Especifique las responsabilidades de su autoridad en cada ámbito legislativo Mi autoridad en mi propio país Paso 4: Vincule otras autoridades a su autoridad Paso 5: Vincule su autoridad con sus coordinadores de solicitudes todos los pasos importantes Mi autoridad vista desde dentro Solo para coordinadores Paso 6: Averigüe qué departamentos necesitarán utilizar el IMI Paso 13: Decida quien desempeñará la función de administrador de datos Paso 7: Determine cuántos usuarios adicionales va a registrar Paso 14: Decida si quiere participar en el proceso de supervisión Paso 8: Decida si su autoridad quiere activar el proceso de asignación Paso 15: Decida si las autoridades que coordina necesitan su aprobación Paso 9: Decida las funciones de cada usuario Paso 10: Registro de usuarios Paso 11: Proporcione a los usuarios sus nombres de usuario Paso 12: Anime a los nuevos usuarios a registrarse en el IMI 13 Cómo elegir las palabras clave Si no encuentra una correspondencia perfecta en la lista predefinida de palabras clave, elija la palabra clave que más se aproxime o una combinación de ellas. Si le parece que falta alguna palabra clave importante, póngase en contacto con su coordinador para que se actualice la lista si es necesario. Mi autoridad en mi propio país Con toda la información anterior, una autoridad de otro país debería poder encontrar y ponerse en contacto con su autoridad fácilmente. Sin embargo, hay otros aspectos en el IMI que también son importantes. En su país, podría haber otras autoridades con tareas similares a la suya. Podría colaborar con ellas, supervisarlas o ser supervisado por ellas. Para los siguientes pasos, piense en su autoridad en su contexto nacional: ¿qué la distingue de otras autoridades del mismo sector? ¿Cuáles son sus relaciones profesionales con esas autoridades? ¿Dónde puede dirigirse en caso de surgir problemas? Supongamos que su autoridad es un colegio de médicos regional. En ese caso, el colegio de médicos nacional puede querer hacerse una idea general de las solicitudes que su autoridad está tramitando, con el fin de llevar la cuenta de la utilización del IMI a escala nacional. Para esta situación u otras similares, existe la posibilidad de vincular su autoridad a otras autoridades. Las autoridades vinculadas tendrán una idea general bastante completa de sus intercambios de información en el IMI. Sin embargo, por motivos de protección de datos, no podrán ver ningún dato personal que incluyan las solicitudes. Paso 5: Vincule su autoridad con sus coordinadores de solicitudes 14 La tarea de los coordinadores IMI es garantizar que el IMI está configurado correctamente en sus países o regiones y que el intercambio de información a través del sistema funciona correctamente. Son los coordinadores quienes deciden cuánta actividad quieren desarrollar en el sistema. Algunos pueden limitar su función a la coordinación administrativa; otros pueden decidir implicarse en el intercambio de información. Pueden actuar como árbitros si surge un problema entre una autoridad que ellos coordinan y una autoridad en otro país, o pueden dar su aprobación a las solicitudes y/o respuestas de las autoridades que coordinan en países que han decidido mantener un control centralizado. Para desempeñar esta función relativa al contenido, que es específica de cada ámbito legislativo, los coordinadores actúan como «coordinadores de solicitudes». Debería haber al menos un coordinador de solicitudes para cada ámbito legislativo. Si cree que podrían necesitarse coordinadores adicionales para los intercambios de información de su autoridad, deberá vincular esos coordinadores con su autoridad. Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad Paso 4: Vincule otras autoridades a su autoridad Por defecto, los coordinadores no pueden ver los detalles de sus solicitudes. Esto se debe a motivos de protección de datos. No obstante, si un coordinador decide desempeñar un papel activo en los intercambios de información, puede permitirle visualizar los detalles de sus solicitudes. Sin embargo, incluso con una visualización completa, el coordinador no podrá ver ningún dato personal incluido en los intercambios de información. Si usted trabaja en diferentes ámbitos legislativos, podrá tener diferentes coordinadores para cada uno de ellos. Mi autoridad vista desde dentro Ya ha aclarado la función de su autoridad tanto a las autoridades de otros países como a las de su propio país. Finalmente, necesita observar su autoridad desde dentro. ¿En qué departamentos se va a utilizar el IMI? ¿Cuántas solicitudes IMI prevé? ¿Cuántos de sus compañeros trabajarán con usted en el IMI? ¿Cómo puede organizar, de manera más efectiva, los procesos de trabajo? Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad Paso 6: Averigüe qué departamentos necesitarán utilizar el IMI Si trabaja para una gran autoridad, es posible que no resulte obvio cuáles son las unidades o los departamentos que trabajarán con el IMI. En ese caso, debería comprobar en primer lugar en qué ámbitos legislativos de los contemplados en el IMI actúa su autoridad. Encontrará información actualizada sobre estos ámbitos legislativos y la legislación pertinente de la UE en el sitio web del IMI. A continuación deberá comprobar qué unidades o departamentos de su autoridad se ocupan de las cuestiones que aborda esta legislación. Para hacer más fácil su tarea, compruebe las series de preguntas básicas que se han incluido en el IMI para cada ámbito legislativo. Las listas completas de esas series de preguntas están disponibles en la sección «documentos importantes» del sitio web del IMI. Paso 7: Determine cuántos usuarios adicionales va a registrar Como primer usuario del IMI en su autoridad, es usted responsable de decidir cuántos usuarios adicionales deberían registrarse para dicha autoridad. El número de usuarios debería reflejar, evidentemente, el tamaño y las necesidades de su autoridad. Si se trata de una pequeña autoridad que tramita escasas solicitudes a través del IMI, será suficiente con uno o dos usuarios adicionales. Una gran autoridad, por otro lado, podría necesitar varios usuarios con funciones diferentes para gestionar los intercambios de información de manera eficaz. 15 Prevea una sustitución Incluso si su autoridad es muy pequeña, debería registrar, al menos, un usuario adicional para asegurarse una sustitución durante sus vacaciones o en el caso de una baja médica. Paso 8: Decida si su autoridad quiere activar el proceso de asignación Cuando el IMI está registrado de acuerdo con la modalidad estándar, la llegada de una nueva solicitud enviada a su autoridad se anuncia automáticamente por correo electrónico a la dirección electrónica general de su autoridad y a todos los usuarios encargados de gestionar solicitudes. Esto puede no resultar práctico si el número de usuarios es elevado, si prevé ocuparse de una gran cantidad de solicitudes de información o si trabajan con el IMI diferentes partes de su autoridad. En esos casos, le sería útil activar el llamado «proceso de asignación». Esto significa que otra persona, a la que se ha otorgado el perfil de «asignador», recibe todas las solicitudes que llegan y las distribuye entre sus compañeros según, por ejemplo, el contenido o el volumen de trabajo. Esto le ayuda a garantizar que las responsabilidades están claras y que las solicitudes se tramitan con rapidez. Usted, como primer usuario de su autoridad, recibe automáticamente todos los derechos de usuario para el IMI. Esto implica que usted puede hacer todo por sí mismo en el IMI. Sin embargo, no tiene por qué hacer todo usted mismo. Usted decide qué tareas podría delegar en otras personas. Puede registrar un número de gestores adicionales. También puede, por ejemplo, otorgar la función de «administrador local de datos» a un usuario del departamento de informática de su autoridad. Esta función comprende la actualización de los datos de su autoridad, el registro de nuevos usuarios y la asistencia a compañeros con problemas técnicos, como la pérdida de contraseñas. Asimismo, puede otorgar a su jefe, que no está involucrado en los intercambios de información en sí, los derechos de un usuario básico y permitirle controlar el flujo de la información. 16 Recuerde que si ha decidido utilizar la asignación, necesita nombrar un asignador. Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad Paso 9: Decida las funciones de cada usuario Paso 10: Registro de usuarios Una vez que haya decidido cuántos usuarios va a registrar y cómo va a organizar su trabajo, puede proceder a registrarlos en el IMI. Es muy sencillo. Introduzca en el sistema sus datos de contacto, las lenguas de trabajo escogidas y sus direcciones electrónicas. Recuerde que cada usuario debe tener una dirección de correo electrónico individual y diferente, porque será utilizada para todos los correos electrónicos generados automáticamente por el sistema. A continuación, determine la función de los usuarios para cada ámbito legislativo. Por ejemplo, un compañero que sea gestor para el ámbito legislativo de las cualificaciones profesionales puede ser solamente usuario básico en el ámbito legislativo de servicios. Paso 11: Proporcione a los usuarios sus nombres de usuario Cuando registre un nuevo usuario en el IMI, el sistema generará automáticamente un nombre de usuario y una contraseña temporal para esa persona. La contraseña temporal se envía al nuevo usuario por correo electrónico. Sin embargo, por razones de seguridad, los nombres de usuario no se envían por correo electrónico. Tiene que ponerse en contacto con su compañero fuera del sistema y proporcionarle su nombre de usuario en persona, por teléfono, por fax o por correo postal. Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad ¿Se puede modificar el nombre de usuario generado automáticamente? Sí, siempre que sus compañeros quieran tener un nombre de usuario diferente del generado automáticamente por el sistema, puede modificar su nombre de usuario en sus datos de usuario. Paso 12: Anime a los nuevos usuarios a conectarse al IMI El IMI solo puede funcionar bien si los usuarios registrados están familiarizados con él y desarrollan cierta actividad en el sistema. Por eso es tan importante que anime a los nuevos usuarios de su autoridad a conectarse y a explorar el IMI. Cuando un nuevo usuario se conecta al sistema, puede elegir su propia contraseña y un código de seguridad de 12 caracteres. Después de cada conexión, el sistema le preguntará por tres de los doce caracteres de su código de su seguridad, elegidos al azar. 17 Olvido de contraseñas y nombres de usuario Si un compañero olvida su nombre de usuario para el IMI, puede buscar en el sistema y comunicárselo de nuevo. Si un compañero olvida su contraseña, debe restablecérsela, a menos que haya delegado la función en el «administrador local de datos» o en otra persona. Sírvase informar a los usuarios de su autoridad de que, si olvidan sus contraseñas, deberán ponerse en contacto con el administrador local de datos y pedirle una nueva. Cuando un administrador local de datos restablece una contraseña olvidada, el usuario recibirá un correo electrónico automático con una nueva contraseña temporal. Seguidamente podrá iniciar el procedimiento de conexión, otra vez, desde el principio. Si usted es el único administrador local de datos de su autoridad y olvida su contraseña, deberá ponerse en contacto con el administrador de datos del coordinador IMI que registró su autoridad o autenticó su registro. Información adicional para coordinadores Paso 13: Decida quien desempeñará la función de administrador de datos 18 Por defecto, el primer usuario de un coordinador IMI recibe otra función, la de «administrador de datos». Mientras un «administrador local de datos» es responsable de la gestión de todos los datos de su propia autoridad en el IMI, el «administrador de datos» es responsable de la gestión de los datos de las autoridades que usted coordina. Puede autenticar nuevas autoridades competentes, proporcionarles el acceso a un nuevo ámbito legislativo, modificar sus denominaciones oficiales y restablecer las contraseñas de sus administradores locales de datos. Por lo tanto, si entre sus tareas como coordinador se incluye la de registrar nuevas autoridades o darles acceso a nuevos ámbitos legislativos, podría querer asignar esta función a alguno o incluso a varios de sus colegas. Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad Si usted es el primer usuario de una autoridad que es coordinador IMI, debe seguir algunos pasos más antes de poder empezar a trabajar con el IMI. A diferencia del «administrador local de datos», la función del «administrador de datos» es específica para cada ámbito legislativo. Si decide delegar esta función, no olvide hacerlo para cada ámbito legislativo en el que trabaje su autoridad. Paso 14: Decida si quiere participar en el proceso de supervisión Si una autoridad que usted coordina y una autoridad de otro país no se ponen de acuerdo sobre la información que debe proporcionarse, el IMI le ofrece, a usted y al coordinador IMI de la otra entidad la posibilidad de intervenir. En esta situación, los coordinadores desempeñan la función de árbitros. La configuración estándar en el IMI es que los coordinadores participen en este proceso de supervisión. Esta configuración es también específica para cada ámbito legislativo. Si quiere ocuparse de la supervisión usted mismo, no necesita hacer ningún cambio en el sistema. Si quiere delegar la función en otra persona de su autoridad, puede designar un «supervisor». Si no quiere participar en el proceso de supervisión en ningún momento, por ejemplo, si su función como coordinador está limitada a los aspectos técnicos, tiene que cambiar la configuración a «no». Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad Paso 15: Decida si las autoridades que coordina necesitan su aprobación Algunos Estados miembros han decidido mantener un control centralizado sobre los intercambios de información que afecten a sus autoridades competentes. Con este fin, el IMI permite a los coordinadores decidir si aprueban las solicitudes y/o respuestas antes de ser enviadas a otro país. La configuración predefinida es «no». 19 Glosario de términos del IMI Administrador local de datos: un administrador local de datos puede realizar, además de las funciones del J usuario básico, las siguientes: ● ● ● ● actualizar los datos del IMI sobre su autoridad; registrar nuevos usuarios para su autoridad; modificar el perfil otorgado a los usuarios de su autoridad; restablecer contraseñas para los usuarios de su autoridad. Autoridad competente: las autoridades competentes son los agentes principales que intervienen en el IMI y se intercambian solicitudes de información a través del sistema. Estas autoridades pueden ser organismos del sector público u organismos privados a los que los Estados miembros hayan facultado para ejercer determinadas funciones relacionadas con la aplicación de la legislación sobre el mercado interior. Su ámbito de actuación puede ser nacional, regional o local. Autoridad consultada: la autoridad consultada es aquella con la que la autoridad solicitante se ha puesto en contacto y es la responsable de ofrecer una respuesta a la solicitud. Autoridad vinculada: se pueden vincular otras autoridades del mismo Estado miembro a su autoridad. Las autoridades vinculadas visualizan de manera bastante completa los intercambios de información de su autoridad. El J administrador local de datos es el único que puede vincular autoridades. Coordinadores IMI: los coordinadores IMI son responsables de autenticar las J autoridades competentes que deseen utilizar el IMI y deben asegurar que el IMI funcione sin problemas en sus países o regiones. Además, los coordinadores IMI pueden decidir participar en los intercambios de información individuales entre las autoridades que ellos coordinan y autoridades de otro país (J proceso de aprobación, J proceso de supervisión). 20 Gestor: además de los derechos de un usuario básico, los gestores pueden enviar y responder a las solicitudes de información en nombre de sus autoridades. Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad Autoridad solicitante: una autoridad solicitante es una autoridad que necesita información y comienza el intercambio de información. Proceso de asignación: una gran autoridad con muchos usuarios IMI podría querer utilizar el proceso de asignación para asignar las solicitudes recibidas a uno o más J gestores, según su contenido o cualquier otro criterio. Para poder asignar y reasignar solicitudes dentro de la autoridad, el usuario necesita tener otorgado el perfil de «asignador». Proceso de aprobación: los coordinadores IMI pueden decidir que las nuevas solicitudes o respuestas provenientes de las J autoridades competentes que coordinan precisan su aprobación antes de que se envíen a otro Estado miembro. Esto significa que cuando una autoridad competente envía una nueva solicitud, la solicitud se envía primero al coordinador IMI para su aprobación. Si el coordinador aprueba la solicitud, ésta se envía a la J autoridad consultada competente. Proceso de supervisión: si una J autoridad solicitante no está satisfecha con la respuesta recibida de otro Estado miembro, puede solicitar información adicional. Sin embargo, si la J autoridad consultada insiste en la imposibilidad de proporcionar esta información, la autoridad solicitante puede hacer que intervengan, como árbitros, su propio coordinador del IMI y el coordinador IMI de la autoridad consultada. Este proceso se denomina «supervisión». Los coordinadores IMI deciden si quieren intervenir en dicho proceso. Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad Usuario básico: cada usuario del IMI es como mínimo un usuario básico. Un usuario básico puede buscar una J autoridad competente utilizando la base de datos del IMI sobre las autoridades competentes y obtiene una idea general bastante completa de todas las solicitudes (recibidas y enviadas) de su autoridad así como de las solicitudes de las J autoridades vinculadas. 21 Preguntas frecuentes He recibido un correo electrónico con una contraseña temporal para el IMI. Sin embargo, no tengo un nombre de usuario. ¿Cómo accedo al IMI? Cuando se registra como nuevo usuario en el IMI, el sistema genera automáticamente un nombre de usuario y una contraseña temporal para usted. La contraseña temporal se le enviará automáticamente por correo electrónico. El nombre de usuario se lo debería comunicar la persona que le registró. Por razones de seguridad, se hace fuera del sistema, en persona o por teléfono, por ejemplo. Si usted es el primer usuario de su autoridad y no recibe su nombre de usuario, póngase en contacto con el coordinador IMI que registró su autoridad. El sistema no reconoce mi contraseña/código de seguridad. ¿Con quién debo ponerme en contacto? Si usted es el único usuario de su autoridad y ha olvidado su contraseña o su código de seguridad, debe ponerse en contacto con el administrador local de datos de su coordinador IMI. Él o ella restablecerán su contraseña. Recibirá a continuación un mensaje de correo electrónico automático con su nueva contraseña temporal. Para acceder, deberá seguir utilizando el mismo nombre de usuario. El sistema le pedirá entonces que introduzca y confirme un nuevo código de seguridad. Mi autoridad es competente en diferentes ámbitos legislativos. ¿Cómo debo reflejarlo en el IMI? Si hay diferentes departamentos dentro de la misma autoridad responsable en diferentes ámbitos legislativos, existen dos soluciones técnicas para el registro. ● 22 Puede pedir a su coordinador que registre los departamentos como autoridades competentes separadas en el IMI, incluyendo el nombre del departamento en el nombre de la autoridad para evitar confusión. Se recomienda seguir esta ruta si los dos departamentos son entidades físicas separadas, teniendo cada una su propio personal especializado. Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad Tenga en cuenta que el sistema distingue entre mayúsculas y minúsculas. Si introduce sus datos de acceso de forma incorrecta cinco veces, el sistema bloqueará su entrada. Si eso llegara a suceder, siga los pasos anteriormente descritos para que se le restablezca la contraseña. ● O bien, puede mantener el registro de su autoridad como una sola autoridad competente y asegurarse de que tiene acceso a todos los ámbitos legislativos en los que es competente. En este caso, sería mejor utilizar la asignación para asignar las nuevas solicitudes al departamento apropiado. Un compañero al que registré en el IMI ha olvidado su contraseña o su código de seguridad. ¿Qué hago? Para poder restablecer contraseñas de otros usuarios, necesita tener otorgado el perfil de administrador local de datos. Si usted otorgó este perfil a otro usuario, debería pedirle a él que restablezca la contraseña de su compañero. Si usted es un administrador local de datos, acceda al IMI, seleccione la opción del menú «Administración» y luego «Gestionar usuarios de mi autoridad». Encuentre al compañero en cuestión en la lista de usuarios de su autoridad y pulse «Restablecer contraseña». La nueva contraseña temporal se le enviará automáticamente al usuario por correo electrónico. Seguirá utilizando su nombre de usuario y podrá elegir un nuevo código de seguridad cuando acceda de nuevo al IMI. ¿Cómo sé que se ha enviado una nueva solicitud a mi autoridad? Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad Cuando su autoridad recibe una solicitud, el IMI le enviará un aviso automático por correo electrónico. El aviso electrónico de la llegada de una nueva solicitud se enviará a todos los usuarios con perfil de gestor y a la dirección electrónica de contacto registrada para su autoridad. Además, los gestores también visualizarán las nuevas solicitudes en sus listas de acciones en el IMI. 23 Comisión Europea Sistema de Información del Mercado Interior — Configurar el IMI: guía para el primer usuario de una autoridad Luxemburgo: Oficina de Publicaciones de la Unión Europea 2009 — 23 pp. — 14,8 ⫻ 21 cm ISBN 978-92-79-10415-2 doi:10.2780/17756 Cómo obtener las publicaciones de la Unión Europea Publicaciones destinadas a la venta • A través de EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu/). • En una librería, facilitando el título, el editor y el número ISBN. • Poniéndose directamente en contacto con uno de nuestros agentes de ventas. Puede obtener sus datos de contacto en el sitio web http://bookshop.europa.eu/ o mandando un fax al +352 2929-42758. Publicaciones gratuitas: • A través de EU Bookshop (http://bookshop.europa.eu/). • En las representaciones o delegaciones de la Comisión Europea. Puede obtener sus datos de contacto en el sitio web http://ec.europa.eu/ o mandando un fax al +352 2929-42758. KM-81-08-481-ES-C Para saber más sobre el funcionamiento del IMI, visite el sitio web del IMI: http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net Concretamente, puede encontrar de utilidad las siguientes secciones: • Documentos importantes (que contienen un manual del usuario y todos los documentos legales relevantes). • Formación sobre el IMI (que incluye material de formación con una serie de módulos de aprendizaje interactivo en línea). • Contactos (que incluye una lista de todos los coordinadores nacionales del IMI). Para cualquier problema con el IMI que no pueda resolverse con el servicio de ayuda en su país, la Comisión Europea ha creado un servicio central de ayuda (helpdesk): Imi-helpdesk@ec.europa.eu Tel. +32 22955470 ISBN 978-92-79-10415-2
