Capítulo 2. Google Calendar

Capítulo 2. Google Calendar
Google Calendar es un espacio personal gratuito que ofrece Google a todos aquellos
que disponen de una cuenta de GMail para que puedan crear, gestionar y compartir
eventos dentro de sus agendas.
Google Calendar permite una fácil introducción de datos. También se puede sincronizar
con Microsoft Outlook y Apple iCal o incluso desde agendas de otros usuarios de
Google Calendar.
Los usuarios pueden además crear múltiples calendarios (cada uno de ellos sobre una
temática diferente o creados para compartirlos con amigos) y enviar a sus contactos un
determinado evento para que lo añadan a sus agendas.
Además, dispone de una integración con Gmail. El servicio de correo de Google
reconoce eventos mencionados dentro de los mensajes y te permite añadirlos a tu
agenda, puedes recibir notificaciones vía SMS de forma completamente gratuita y
también puedes imprimir los calendarios en formato PDF.
Nada mas entrar desde la página de GMail en Calendar nos encontramos con una
pantalla de bienvenida con Nuestro nombre, Ubicación y Zona horaria.
Una vez rellenado accedemos a la pantalla principal de Calendar.
Las características mas importantes de Google Calendar son:
❖ Uso compartido del calendario: Puedes compartir tu agenda con los usuarios que
quieras.
❖ Invitaciones: Crea invitaciones a eventos, envíaselas a tus amigos y lleva la cuenta de
sus respuestas y comentarios. Todo ello en un único lugar. Tus amigos recibirán tu
invitación e introducirán sus respuestas, aunque ellos no utilicen Google Calendar.
❝Nota. Para que el uso compartido y las invitaciones estén completamente integrados
las personas con las que los compartas deberá tener cuenta de GMail o Google Apps.❞
❖ Buscar: Busca la fecha de eventos o realiza búsquedas en calendarios públicos para
descubrir eventos que puedan interesarte y añádelos a tu propio calendario.
❖ Acceso móvil: Recibe notificaciones y recordatorios por SMS de eventos en tu
teléfono móvil de forma completamente gratuita.
❖ Publicación de eventos: Comparte los eventos de tu empresa, colegio o universidad
con todo el que quieras.
2.1. Configuración
Antes de empezar a utilizar Calendar es conveniente configurar a nuestro gusto la
aplicación, como siempre usamos el botón de opciones en la parte superior derecha de la
página y hacemos clic en Configuración de Calendar.
2.1.1. Pestaña de configuración general
Desde esta pestaña podemos configurar las opciones generales del calendario.
Estas son las opciones que tenemos en esta pantalla:
❖ Idioma
❖ País
❖ Tu zona horaria actual
❖ Formato de fecha
❖ Formato de hora
❖ Duración predeterminada de la reunión
❖ La semana empieza en
❖ Atenuación del evento
❖ Mostrar fines de semana
❖ Vista predeterminada
❖ Vista personalizada
❖ Ubicación
❖ Mostrar tiempo
❖ Mostrar eventos no aceptados
❖ Añadir invitaciones de forma
automática a mi calendario
❖ Calendario alternativo
❖ Habilitar teclas métodos abreviados de
teclado
Todas estas opciones son muy intuitivas y sencillas.
2.1.2. Pestaña de configuración de calendarios
Desde esta pantalla se pueden seleccionar los calendarios activos, añadir calendarios,
importar y exportar. Estas opciones las veremos en detalle mas adelante.
2.1.3. Pestaña de configuración para móviles
Desde esta pestaña configuramos Calendar para que nos envíe notificaciones por SMS
a nuestro teléfono móvil. Este servicio es completamente gratuito.
Nada más entrar en esta pestaña veremos un aviso de que están inhabilitadas las
notificaciones por teléfono, se habilitan una vez que hayamos completado el proceso.
Una vez rellenado nuestro número de teléfono móvil tenemos que hacer clic en Enviar
código de verificación, Google nos mandará un código por SMS que tenemos que
introducir en el campo de verificación.
Este código lo tenemos que poner en la pantalla de
configuración de Calendar.
Cuando guardamos los cambios la siguiente pantalla que nos muestra es la configuración
de notificaciones ya que le hemos añadido los avisos por SMS.
Si queremos podemos poner de forma predeterminada que todas las notificaciones sean
por SMS.
❝Nota. No os olvidéis de guardar los cambios siempre que modifiquéis alguna
configuración.❞
2.2. Organización
2.2.1. Crear Eventos
Se pueden crear eventos de varias maneras:
❖ Hacer clic y escribir para crear un evento
Haz clic en el día y la hora en que deseas crear un nuevo evento. En la ventana
emergente, escribe el título del nuevo evento. Por último, haz clic en "Crear evento".
El evento aparecerá inmediatamente en tu calendario. Puedes mover el evento por el
calendario haciendo clic y arrastrándolo a la franja horaria o diaria que queramos. Si
haces clic en "Editar detalles del evento" puedes añadir información adicional.Esta es la
forma mas sencilla de crear eventos.
❖ Crear un evento mediante el vínculo "Crear evento"
Simplemente haz clic en "Crear evento" en la columna izquierda de tu calendario. Esto te
llevará a la página en la que puedes introducir toda la información que desees sobre el
evento.
En esta página, también podrás añadir invitados, cambiar la configuración de un
recordatorio y publicar el evento para otros usuarios. Una vez que hayas introducido la
información adecuada y hayas seleccionado la configuración deseada, asegúrate de
hacer clic en "Guardar"
❖ Crear un evento desde ▾ Mis calendarios
En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el botón ▾ Mis calendarios, se
desplegarán tus calendarios hacia abajo y tendrás que volver a seleccionar el calendario
en el que quieres crear el evento para seleccionar la opción Crear evento en este
calendario.
2.2.2. Editar detalles del evento
En cualquier momento podemos modificar los detalles de un evento haciendo clic
encima de él.
Si hacemos clic en el texto del evento iremos directamente a la pantalla de edición del
evento
Si hacemos clic encima del
cuadrado del evento nos mostrará
la ventana emergente con la
información del evento y desde esa
ventana podemos o suprimir o
editar los detalles.
Si elegimos suprimir, Calendar
suprimirá el evento pero nos
permite deshacer esta acción en la
ventana principal.
❖ Disponibilidad
En cualquier momento puedes ver la disponibilidad de los asistentes a un evento, es la
pestaña situada al lado de la Información del evento. Para modificarlo solo tienes que
hacer clic y arrastrar.
❖ Eventos periódicos
Cuando estamos editando o creando un evento podemos hacer que un éste se repita
no hay mas que seleccionar Repetir... y aplicar los intervalos en la ventana emergente.
2.2.3. Eliminar eventos
Para eliminar un evento, accede a Google Calendar, haz clic en el título del evento y, a
continuación, en el vínculo "Suprimir". De forma alternativa, puedes hacer clic en el botón
"Suprimir" en la página de información detallada del evento.
Ten en cuenta que sólo podrás eliminar los eventos de los calendarios que tengas
permiso para modificar.
2.2.4. Añadir calendarios
Puedes crear tantos calendarios como quieras, para crear un nuevo calendario,
simplemente sigue los pasos a continuación:
➀ En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el botón ▾ Mis calendarios, y
selecciona "Crear un calendario nuevo".
➁ Introduce la información solicitada.
➂ Haz clic en "Crear calendario".
Todos los calendarios que crees se enumerarán en "Mis calendarios", en la parte
izquierda de la página. Puedes añadir, eliminar y editar eventos en cada uno de estos
cuando lo desees.
Añadir Calendarios de otras personas
La forma más rápida es escribir la dirección de correo electrónico de tu amigo en el
campo "Añadir el calendario de un amigo" situado al final de la lista de calendarios de
la izquierda, justo debajo de ▾ Otros calendarios. Una vez que hayas escrito la dirección,
pulsa la tecla "Intro".
La otra manera de añadir un calendario consiste en hacer clic en ▾ Otros calendarios y
seleccionamos "Añadir el calendario de un amigo".
Luego tenemos que introducir la dirección de correo electrónico adecuada en el campo
correspondiente y haz clic en "Añadir".
Si tu amigo ha optado por compartir su calendario públicamente, éste aparecerá en ▾
Otros calendarios en tu lista de calendarios.
Para compartir usuarios éstos tienen que tener una cuenta válida de GMail, si no es así,
aparecerá un mensaje solicitando acceso al mismo. Puedes añadir una nota a la solicitud
y hacer clic en "Enviar invitación".
❖ Añadir Calendarios interesantes
Puedes añadir calendarios interesantes a tus calendarios como por ejemplo las
festividades de otros países. Estos calendarios se muestran en la parte superior de
nuestro calendario principal y tienen que ser públicos.
Para añadir un calendario público tienes que volver a hacer clic en el botón ▾ Mis
calendarios, y selecciona Explorar calendarios interesantes
❖ Añadir calendarios públicos por URL
Podemos añadir calendarios siempre que estén en formato iCal (este formato tiene la
terminación .ics). Hay muchos calendarios públicos en la web que se pueden añadir de
forma sencilla. Solamente hay que seleccionar Añadir por URL y rellenar la dirección al
archivo iCal.
2.2.5. Importar y exportar
Podemos importar los eventos de los calendarios que tenemos en nuestro ordenador,
para poder hacerlo antes deberemos tenerlos en formato CSV (Outlook) o iCal (Agenda
de Apple)
Para importar eventos desde archivos iCal o CSV, vuelve a hacer clic en ▾ Otros
calendarios, y selecciona Importar.
Haz clic en "Examinar" y elige el archivo iCal o CSV que contenga tus eventos y
selecciona el calendario de Google al que desees importar los eventos y haz clic en
"Importar".
❖ Exportar eventos
Para exportar el contenido de Google Calendar, simplemente sigue los pasos que se
indican a continuación:
➀ Tienes que hacerlo otra vez desde ▾ Otros calendarios, y seleccionar
Configuración.
➁ Una vez que hagas clic en exportar te descargarás a tu ordenador un archivo
comprimido .zip con el archivo ical dentro
2.3. Compartir e invitar
Puedes compartir tus calendarios de varias maneras: compartir con el público,
compartir con determinadas usuarios, compartir con usuarios que no utilizan Google
Calendar, compartir la dirección URL del calendario para que otros usuarios puedan
suscribirse a su feed e incrustar Google Calendar en tu sitio web. Vamos a ver cada uno
de estos supuestos.
2.3.1. Compartir con el público
Para compartir tu calendario con cualquier usuario, simplemente sigue los pasos a
continuación:
➀ En la lista de calendarios de la izquierda, haz clic en el botón de flecha hacia abajo
junto al calendario adecuado y, a continuación, selecciona Compartir este calendario. Si
lo prefieres, puedes hacer clic en "Configuración", en la parte inferior de la lista de
calendarios, y seleccionar el vínculo pertinente.
➁ Selecciona "Hacer público este calendario".
Por último, haz clic en "Guardar".
2.3.2. Compartir mis calendarios con determinados usuarios
Para compartir tu calendario con determinados usuarios, sigue los pasos del punto
anterior pero en vez de seleccionar Público tenemos que introducir los correos
electrónicos de las personas con las que queremos compartir el calendario
Una vez que hagas clic en "Añadir persona" y guardes la nueva configuración, la
persona que seleccionaste para compartir tu calendario recibirá una invitación por
correo electrónico para acceder a él y se le añadirá.
Si experimentas algún problema al intentar compartir tu calendario, no olvides que
desactivar y volver a activar la función para compartir el calendario a menudo resuelve el
problema.
Asimismo, ten en cuenta que actualmente puedes compartir los calendarios con hasta 75
usuarios al día. Si quieres compartir tus calendarios con más usuarios, espera 24 horas y
vuélvelo a intentar.
2.3.3. Compartir con usuarios que no utilizan Google Calendar
Aunque es algo más complicado también puedes compartir tu calendario con amigos
que actualmente no utilicen el servicio Google Calendar mediante la dirección URL en
formato HTML del calendario.
Para hacerlo tienes que tener tu calendario compartido como Público, luego haces clic
en ▾ Mis calendarios, selecciona el calendario que quieres compartir y haces clic en
Configuración del calendario.
Si no quieres que tu calendario esté disponible para todos, pero quieres compartirlo con
amigos que no utilizan Google Calendar, puedes compartir la "Dirección privada" del
mismo. Ten en cuenta que esta dirección es exclusivamente de uso privado, así que no
debes compartirla con otros si no quieres que vean todos los eventos del calendario en
cuestión.
2.3.4. Compartir la dirección URL del calendario para que otros usuarios
puedan suscribirse a sus RSS
Como hemos visto en el punto anterior, en esa pantalla están las direcciones de los
calendarios en diferentes formatos. Para suscribirse al feed necesitaremos hacer clic en
el icono XML
2.3.5. Integrar Google Calendar en mi sitio web
Puedes añadir tu calendario a tu sitio web siguiendo estos pasos:
➀ Haz clic en ▾ Mis calendarios, selecciona el calendario que quieres compartir y
escoge configuración.
➁ En la opción Integrar este calendario, copia el código iframe que aparece en el
cuadro blanco.
➂ Pega este código en tu sitio web para integrar el calendario.
❝ Nota. Esto puede ser útil para cuando aprendas a utilizar Google Sites al final de este
manual.❞
2.4. Notificaciones
Las notificaciones son los recordatorios o avisos de los eventos. Google Calendar
ofrece diferentes opciones para recibir recordatorios de eventos. Puedes recibirlos por
mensajes SMS, correo electrónico o ventanas emergentes.
Para ajustar la configuración de recordatorios, sigue los pasos siguientes:
➀ En la lista de ▾ Mis calendarios, selecciona el calendario y a continuación escoge
Notificaciones.
➁ En la sección "Recordatorios de eventos", selecciona el método y las horas de
recordatorios predeterminados para los eventos programados en ese calendario concreto.
En esta página también puedes configurar el recordatorio adecuado en la sección
"Selecciona cómo deseas recibir la notificación".
➂ Por último, haz clic en "Guardar".
❝ Nota. Ten en cuenta que, al modificar la configuración de recordatorios para los eventos
de tu calendario, los cambios sólo te afectarán a ti. Los invitados o aquellas personas que
tengan acceso a los eventos recibirán recordatorios según su configuración de
recordatorios de eventos de Google Calendar.❞
2.4.1. Tipo de notificaciones que ofrece Google Calendar
Google Calendar ofrece diversas opciones de notificación tanto a través del correo
electrónico como a través de mensajes SMS. Podrás establecer notificaciones para
cualquiera de los siguientes elementos:
❖ Nuevas invitaciones,
❖ Invitaciones con cambios,
❖ Invitaciones canceladas,
❖ Respuestas a invitaciones,
❖ Recordatorios de eventos,
❖ Agenda diaria (únicamente correo electrónico).
2.4.2. Cancelar notificaciones
Para cancelar un recordatorio de un evento en particular, sigue los pasos siguientes:
➀ Haz clic en el evento en cuestión.
➁ Selecciona "más información" o "modificar detalles del evento".
➂ Haz clic en "Opciones".
➃ Haz clic en el vínculo "eliminar" junto a la notificación que desees cancelar.
➄ Haz clic en "Guardar".
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