Reportaje extraído de PREREQUISITOS (V): Control de proveedores 2009-07-19 Tanto las materias primas como los materiales que se utilicen en una cocina deben cumplir unos requisitos mínimos que garanticen la seguridad alimentaria. Por esta razón las empresas deben conocer a sus proveedores y exigirles el cumplimiento de las especificaciones de compra. La finalidad del plan de Control de Proveedores es garantizar el origen y la seguridad alimentaria de los productos y servicios que nos suministran las empresas que abastecen a la cocina o servicios anexos a la restauración. Al igual que otros prerrequisitos, este Plan está compuesto por el documento principal que nos indica cómo llevarlo a cabo, así como por los registros que se deben cumplimentar para dejar registro escrito de los controles realizados. Este Plan debe aplicarse tanto a proveedores de alimentos y bebidas como a proveedores de materiales y utillaje, logística y otros servicios (laboratorios, empresas de DDD, empresas externas de limpieza…) En primer lugar la empresa deberá definir los criterios de evaluación y selección de proveedores, así como las especificaciones de compra. En ninguno de los dos casos los requisitos estarán por debajo de lo que exige la legislación. Son muchos los factores que afectan a la hora de seleccionar un proveedor, a continuación mostramos algunos de los datos que se pueden pedir: Registro Sanitario o Autorización Sanitaria Este documento es imprescindible para cualquier proveedor, por lo que nos deberán facilitar una fotocopia del documento completo par a comprobar que el RSI continúa en vigor. Implantación de APPCC La implantación del os APPCC es obligatoria y la empresa debe exigirlos a todos aquellos proveedores que nos suministren materias primas o productos que vayan a estar en contacto con ellos. Será necesario que presenten el documento que acredite su correcta implantación. Fichas Técnicas de los Productos Además de los catálogos, el proveedor puede disponer de documentos de cada producto en el que se describan las características de dichos productos. En caso de que el proveedor disponga de ellos puede ser un aspecto favorable para su elección. Certificados de Calidad En caso de que la empresa proveedora está certificada por algún sistema de calidad y/o gestión (sea ISO 9001/2000, ISO 22000, BRC, IFS,…) debemos solicitarles una copia del documento. La implantación de estos sistemas nos ofrecen más garantías de buen servicio y cumplimiento del marco legal por parte del proveedor, así como mayor facilidad a la hora de incluirlo en nuestro sistema de gestión y/o calidad. Reportaje extraído de En las empresas pequeñas es frecuente que el proveedor sea tan sólo un distribuidor, es decir, un intermediario entre el productor y nosotros. En este caso debemos exigirle que nos acredite que la empresa que le suministra los productos cumple los requisitos exigidos. Además, en cualquiera de los casos, nosotros mismos, como clientes, podemos exigir que nuestros proveedores acepten auditorías independientes realizadas por personas cualificadas de nuestra empresa o por una empresa auditora externa. Este es el sistema que utilizan las grandes superficies, garantizando así que todos sus productos cumplen el 100% de las exigencias de compra definidas por la empresa a sus proveedores. La documentación que la empresa debe reunir para cumplir con el Plan de Proveedores es: Listado de Proveedores Lista con los datos de cada proveedor para su rápida identificación y localización. Deberá incluir: nombre comercial, datos de contacto, productos que suministra y número del registro sanitario. También es conveniente incluir la fecha del vencimiento del contrato o de la próxima revisión de los requisitos. Ficha de proveedor Es el documento que reúne toda la información necesaria sobre el proveedor. Incluirá todo lo mencionado para el listado de proveedores, el detalle de productos o servicios que realiza, además de los datos fiscales y los datos de la evaluación inicial realizada para su elección. En esta ficha también se deben ir reuniendo las incidencias detectadas durante el periodo de contrato y las medidas adoptadas. Complementariamente, será necesaria la evaluación continua de los proveedores. Para ello será necesario realizar el control de las materias primas (o los controles estipulados para cada tipo de proveedor de servicio) y, de forma periódica, volver a realizar una valoración completa del cumplimiento de los requisitos. El control de las materias primas se realizará a la recepción de cada pedido. En general, es suficiente con tomar una muestra-control de temperatura (para productos refrigerados y congelados). Sin embargo, es importante revisar todos los envases del lote comprobando que no estén mojados, sucios, rotos o deformados. También comprobaremos que el etiquetado es correcto, el aspecto de los productos y que los datos del albarán son correctos y corresponden al pedido. Reportaje extraído de Cada vez que se recepcione mercancía también se debe comprobar la limpieza y el correcto almacenamiento dentro del vehículo del transportista, comprobando además que no se transportan producto son alimentarios junto a alimentos y bebidas. En resumen, la documentación que debemos reunir para cada lote de mercancía recibida por proveedor, es la siguiente: Registro de control de materias primas cumplimentado Albarán original y copia del pedido (controlar que aparece fecha de entrega, productos detallados e identificación completa del proveedor) Informe de incidencias, en caso de que se detecten En caso de que cualquiera de las exigencias legales o por parte de la empresa no se cumpliera se debe tomar nota de la incidencia y de la acción correctiva llevada a cabo (es muy frecuente optar por la devolución del producto). Periódicamente se comunicará a cada proveedor las incidencia detectadas y las medidas adoptadas en cada caso. De esta forma disponemos de una prueba documental de que el proveedor ha sido avisado de las anomalías ocurridas. La empresa deberá definir cuando un proveedor es dado de baja en función de las incidencias recogidas. La parte documental inicial del Plan de Control de Proveedores es sencilla y viable incluso para empresas pequeñas. Los registros de control de la recepción exigirán que haya una persona disponible para realizar el control de temperaturas y el control visual y documental ante el proveedor. PREREQUISITOS (V): Control de proveedores by CocinasCentrales.com is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-No comercialSin obras derivadas 3.0 España License. Artículos relacionados: - PRERREQUISITOS(I): Plan de Limpieza y Desinfección - PRERREQUISITOS (I): Documentación para el Plan de Limpieza y Desinfección - PRERREQUISITOS (II): Plan de DDD - PRERREQUISITOS (III): Plan de Control de Aguas - PRERREQUISITOS (IV): Formación de manipuladores