UNIVERSIDAD CATÓLICA SILVA HENRIQUEZ SECRETARÍA DE ESTUDIOS MANUAL DE INDUCCIÓN AL DOCENTE sestudios@ucsh.cl Semestre 2/2010 PRESENTACIÓN El presente documento tiene la finalidad de entregarle información de utilidad para su gestión académica, la cual contribuye al logro de nuestros objetivos de enseñanza. La UNIDAD DE ATENCIÓN AL DOCENTE dependiente de la Secretaría de Estudios, tiene la finalidad de acoger, orientar y brindar un servicio centralizado e íntegro de apoyo a la docencia. Dentro de los servicios que esta unidad brinda se encuentran: • Administración de cartolas de registros y asistencia. • Entrega de insumos a los docentes para el desarrollo de sus cátedras. • Coordinación de reproducción de documentos (programas, pruebas, guías y exámenes) • Orientación en las solicitudes de reserva de material audiovisual para la realización de las actividades curriculares en Casa Central, Sede Carmen 350, Sede San Isidro y Campus Lo Cañas. • Administración y asignación de salas provisorias y definitivas. • Orientación y apoyo en la administración de la cartola web a los académicos, para el ingreso de asistencia y notas y contenidos al sistema computacional. • Coordinación del control de asistencia de los docentes. • Publicación diaria de horarios de docentes por módulos a la comunidad Universitaria. • Información vía correo electrónico a docentes y Coordinadores de Programas de las licencias médicas presentadas por los estudiantes para justificar su inasistencia a evaluaciones. El equipo de trabajo de esta unidad, está conformado por un grupo de personas capacitadas para orientarle en su gestión, ellos son: Asistentes Administrativos: • Srta. Neda Ramírez Porras • Srta. Susana Salinas Marambio • Sra. Carolina Muñoz Abarca • Sr. Patricio Díaz Guerrero. • Sr. César Soto Oyarzún. • Sr. Pablo Vera Jorquera. Coordinadora: • Sra. Lidia Herrera Palma Las oficinas de atención se encuentran ubicadas en un costado del patio principal en Casa Central, en el tercer piso del edificio de Carmen 350 y en el acceso principal del pabellón de salas de clases en el campus Lo Cañas, con un horario de atención entre las: - 08:00 y 22:00 horas, de lunes a viernes y - 08:00 a 13:00 horas, durante el día sábado. ADMINISTRACIÓN DE CARTOLAS DE ASISTENCIA La cartola de registros es la contraparte tangible de la cartola web utilizada para el registro de contenidos, asistencia y notas de una actividad curricular. En ella usted encontrará información de la actividad curricular que imparte, su horario y sala de clases asignada. A través de la cartola web se lleva un registro electrónico de las actividades curriculares realizadas a lo largo del semestre y que se traducen en la información que la unidad de recursos humanos procesará para el pago de las horas de docencia mes a mes. Cada cartola de registros, tanto la cartola física como la cartola web, constituyen un documento oficial de la Universidad, a través del cual queda constancia fehaciente de toda la información administrativo-académica de la ejecución y avance de la respectiva actividad curricular, de la asistencia y de las evaluaciones, información que a término de semestre debe archivarse para su testimonio, por lo que su correcta administración es de vital importancia para llevar a buen término el proceso académico. Dado lo anterior, es fundamental que toda la información registrada por el docente en la cartola física, sea traspasada al registro web, el cual se convertirá en la principal fuente de información para los estudiantes y la Universidad. La cartola será entregada en forma personal a cada docente a través de la Oficina de Atención al Docente al inicio de cada clase programada, debiendo ser devuelta de la misma forma una vez terminada la sesión. El retiro oportuno de la cartola, deja constancia de la realización de la actividad curricular en la fecha y hora indicada, lo que se reflejará en el Sistema de asistencia. El no retiro de la cartola se asumirá como una ausencia por parte del docente a la cátedra. En el caso de que una o más clases se desarrollen fuera de la universidad, impidiendo que tanto el docente como sus estudiantes se presenten en alguna de las sedes, el docente deberá dejar constancia de este hecho a través de un correo a la Unidad de Atención Docente, con copia al Director de la Unidad Académica en la cual realiza docencia, indicando: DIA / HORA / LUGAR DE LA SALIDA, DOCENTE RESPONSABLE. Estos datos son registrados y remitidos a la Unidad de Bienestar para tenerlos en consideración en caso de accidentes y para efectos del seguro escolar. En estos casos, la asistencia de los estudiantes deberá ser ingresada con posterioridad a la cartola web. Al inicio de semestre, la cartola contendrá una nómina oficial de estudiantes, la que de sufrir alguna modificación por matricula fuera de plazo de alguno de los estudiantes, será actualizada e incorporada a su cartola a la brevedad, por lo que le solicitamos, que las nóminas de los estudiantes por actividad se mantenga sin modificación según lo comunicado por la Secretaría de Estudios, ante lo cual no procede incorporar estudiantes en forma manual a dicha nómina. En el caso de aquellos alumnos que asisten a su cátedra sin aparecer inscritos en la nómina oficial de la actividad curricular, le agradeceremos informarles que deben acercarse a la Unidad de Atención al Estudiante para regularizar su situación. Una vez emitidas las nóminas oficiales de alumnos inscritos en cada actividad curricular, agradeceremos informar que aquellos estudiantes que no aparezcan en nómina oficial, no se les podrá registrar notas y asistencia, procediendo a su reprobación al término de semestre. En la cartola física de registros deberán quedar registrados al término de semestre los siguientes antecedentes: - Copia del registro de actividades consignada en la cartola web. - Copia de la planilla de asistencia de los estudiantes a la actividad curricular, en caso de que usted exija este requisito. - Copia de la cartola de notas parciales y finales de los estudiantes inscritos en la actividad curricular y que corresponden a los que figuran en la nómina oficial emitida por la Secretaría de Estudios. Por lo cual, no deben ser incorporados estudiantes en forma manual y complementaria a ésta nómina. La cartola deberá ser entregada al término de cada semestre en la Unidad de Atención al Docente, para su posterior resguardo en el Archivo Institucional de la Universidad, como antecedente de validación para los procesos de acreditación que están siendo llevados a cabo por la Institución para sus diversos Planes de Estudio. Desde luego, la Unidad de Atención al Docente queda a su disposición p para ara la prestación de estos servicios y para recibir todas aquellas observaciones y sugerencias que permitan mejorar nuestro quehacer Universitario. AUTOADMINISTRACIÓN DE CARTOLAS VIRTUALES La cartola virtual, es el registro de contenidos, asistencia y notas de una actividad curricular y permite también el registro de asistencia de un académico si necesidad de su paso por la Unidad de Atención al Docente. Ell sistema de cartolas virtuales se encuentra en n pleno funcionamiento en la Sede San Isidro y el Campus Lo Cañas y se irá implementando parcialmente en las demás sedes de nuestra Institución. Para ingresar a la cartola virtual, el docente dispone de un computador en el escritorio del aula de clases a través del cual accede automáticamente automática tras digitar su rut y clave, en una pantalla como la siguiente: En su defecto y tras la desaparición de esta pantalla, el docente podrá ingresar a través del acceso directo que se encuentra en el escritorio del computador, el cual tiene la siguiente imagen: Tanto el usuario como la clave del docente, son idénticas a las claves de acceso a Zona Académicos. Una vez que ingresa sus datos, le aparecerá la siguiente pantalla, la que le confirma el ingreso de la asistencia: A través de este acceso, se ingresa además a la Zona Académicos, en donde se encuentra el listado de sus estudiantes, el que se actualiza en forma automática y donde podrá registrar clase a clase la asistencia de ellos. Así mismo y si lo desea, podrá completar el registro de contenidos del día de clases señalado. Con este sistema y su acceso a la página de su cátedra, la asistencia del docente quedará registrada en forma automática, no necesitando realizar el retiro de carpetas físicas en la Unidad de Atención al Docente. Sin embargo, en caso de requerir de la misma como apoyo complementario, podrá solicitarla en la Unidad de Atención al Docente, oficina del tercer piso en Carmen 350 para la Sede San Isidro o en la oficina de Secretaría de Estudios en el Campus Lo Cañas. En el caso de los académicos que imparten clases por primera vez en nuestra Institución, les informamos que tanto su usuario, como su clave de ingreso es su rut, sin puntos, guiones, ni dígito verificador. SOLICITUD DE MATERIAL AUDIOVISUAL Si bien en la actualidad, la mayor parte de las salas posee instalación permanente de material audiovisual, en caso de requerir algún material adicional, la Unidad de Atención al Docente, administra las solicitudes de material audiovisual que usted pueda requerir para llevar a cabo sus actividades de docencia, las cuales son enviadas a la Dirección de Recursos Físicos y Tecnológicos, para que se haga entrega de los equipos en las salas y horarios pertinentes. Para una eficiente gestión de estos recursos, agradeceremos a usted considerar las siguientes observaciones: 1. Todo docente que requiera equipos audiovisuales deberá solicitarlo con un mínimo de 48 horas de anticipación vía web en www.ucsh.cl, Zona Académicos, Solicitud de Material Audiovisual. Las reservas pueden ser realizadas por un tiempo máximo de 2 semanas. En caso de que el docente no solicite oportunamente su material audiovisual, su uso quedará sujeto a la disponibilidad del momento. 2. La Unidad de Atención al Docente, coordinará con la Dirección de Recursos Físicos y Tecnológicos que el material solicitado en la fecha oportuna, esté disponible en la sala, el día y a la hora indicada. 3. La Dirección de Recursos Físicos y Tecnológicos será el responsable de ubicar dicho equipo en la sala indicada y retirarlo al término de la hora docente, revisando el estado material del equipo. 4. El docente que se retire antes del término de la hora, deberá avisar a la Oficina de Atención al Docente, para coordinar el retiro oportuno del equipo y evitar pérdidas o robos. SOLICITUD DE SALAS Y ESPACIOS FÍSICOS La Unidad de Atención al Docente, coordinará las solicitudes de salas que usted pueda requerir para llevar a cabo alguna actividad de docencia extraordinaria a la asignación habitual de espacios, de manera de minimizar los conflictos por uso de espacios no asignados. El Académico deberá realizar la petición de salas directamente en la Unidad de Atención al Docente con al menos 48 horas de antelación a su uso y será esta Unidad quien se encargará de confirmar su disponibilidad para el día y hora requerida. El uso de salas no solicitadas o el traslado de una actividad a una sala no solicitada con anterioridad, produce serios inconvenientes para los docentes y estudiantes, impidiendo el correcto funcionamiento de las actividades de docencia. En el caso de requerir el uso de Salones (Aula Magna, Salón de Eventos, Sala de Conferencias), estos serán administrados por la Unidad de Comunicación y Marketing, vía intranet y deben ser solicitados con un mínimo de 7 días de anticipación. La encargada de esta actividades es la Señorita Carola Esquivel, a quien usted puede ubicar directamente en la Unidad, a través del fono 7950545 o en el correo electrónico cesquivel@ucsh.cl. SOLICITUD DE REPRODUCCION DE MATERIAL La Unidad de Atención al Docente, ofrece dentro de sus servicios la coordinación de la solicitud de reproducción de material de apoyo a la docencia, para lo cual debe seguir el siguiente procedimiento: 1. Todo docente que requiera Reproducción de Programas, Pruebas, Guías y Exámenes, deberá solicitarlo con un Mínimo de 48 horas de anticipación a la Oficina de Atención al Docente (Casa Central o Carmen 350). 2. La solicitud es enviada en sobre cerrado al Centro de Fotocopiado “Luis Quiroz” en un formulario foliado que considera: • Nombre del Académico, • Actividad Curricular • Programa • Número de Originales • Número de Copias • Tipo de papel y se especifica si es necesario incorporar hoja de respuesta o desarrollo. • Fecha de la Solicitud y Día de Entrega del Trabajo. 3. 48 horas más tarde, el Servicio de Fotocopiado entrega la documentación solicitada por el académico en un sobre cerrado a la Oficina de Atención al Docente que lo solicitó, para que este material sea entregado al Docente en la fecha indicada. INFORMACIÓN Y APOYO PERMANENTE A LOS DOCENTES El personal de la Unidad de Atención al Docente, se encuentra capacitados y en permanente disposición para asesorar y acompañar a los académicos en la administración e ingreso de los registros de los estudiantes a la cartola web, la que debe ser actualizada de manera permanente, pues constituye una de las principales fuentes de información para los estudiantes y las Direcciones de los Programas, respecto del rendimiento de los estudiantes a lo largo del semestre. Dado lo anterior y la exigencia de un número mínimo de evaluaciones en forma semestral para una actividad curricular (mínimo 3 evaluaciones y máximo 7 evaluaciones), es que cada docente que imparte actividades en pre-grado, debe ingresar al menos una evaluación al mes durante los meses de abril, mayo y junio en el primer semestre y los meses de septiembre, octubre y noviembre durante el segundo semestre. Así también, es obligación tener ingresadas todas las evaluaciones parciales y con ello la nota de presentación a examen del estudiante, en forma previa al inicio del período de exámenes, para aquellas actividades que se encuentran sujetas a esta exigencia. Santiago, 23 de julio de 2010.