Criterios de ordenación del archivo

CRITERIOS DE ORDENACIÓN DEL ARCHIVO
Las dos operaciones fundamentales incluidas bajo el término organización, pueden definirse
de la siguiente manera:
• Clasificar. Tiene como finalidad separar o dividir documentos, estableciendo clases o grupos
que quedan integrados dentro de un sistema orgánico y jerárquico.
• Ordenar. Su finalidad es unir documentos dentro de un grupo ya definido, de acuerdo con un
orden ya establecido.
1. Sistema de ordenación alfabética.
Ordena los documentos o series según las letras del alfabeto.
Reglas generales de ordenación alfabética:
• Se sigue el orden del alfabeto español. El primer apellido dará la pauta para la ordenación,
seguido del segundo apellido, y por último del nombre.
RUIZ FERNÁNDEZ, Antonio
• Los apellidos se ordenan siguiendo la secuencia exacta de las letras que los componen.
FERNÁNEZ GIL, Paloma
FERNÁNEZ GIL, Luis
GARCÍA GÓMEZ, Pablo
GARCÍA PEÑA, Francisco
• Los apellidos compuestos se cuentan como palabras separadas.
FUENTE ADRADOS, Francisco
◦ FUENTE-AGUILERA CONDE, Carlos
FUENTE ALCALDE, Leopoldo
FUENTE-ARÍAS BUSTAMANTE, Andrés
• Si dos personas tienen los mismos apellidos y el mismo nombre, primará el criterio
cronológico (año de nacimiento o año de ingreso en la Administración).
GARCÍA MARTÍNEZ, Alicia (1959)
GARCÍA MARTÍNEZ, Alicia (1978)
• En la ordenación alfabética las consonantes dobles “ch”, “ll” y “rr” se consideran como
letras aisladas, es decir, la “ch” se ordena en la “c”, la “ll” en la “l” y la “rr” en la “r”.
CASADO LÓPEZ, Francisco
CHECA RODRÍGUEZ, Elvira
CORONAS RUIZ, África
LLERAS, Arturo
LÓPEZ JIMENEZ, Gonzalo
• Se posponen las preposiciones que preceden a los apellidos, vayan solas, acompañadas del
artículo o sean contracción de preposición y artículo.
HIGUERA, Manuel de la
SALAS, Javier de
RÍO, Ángel del
• Se anteponen los artículos sin preposición que preceden al apellido, ya vaya sólo, o unido a
éste, bien sea directamente o mediante guión.
LAS HERAS, Manuel Antonio
LAFUENTE, Ángel
• Se anteponen los artículos con preposición cuando vayan unidos al nombre, directamente o
mediante guión.
LAIGLESIA, Álvaro de
• Si el nombre de una ciudad va precedido de un artículo éste se une al nombre.
LA CORUÑA, y no CORUÑA, La
• Cuando los nombres de los organismos tienen artículos éstos se posponen.
•
CORTE INGLÉS, El
UNIÓN Y EL FENIX, La
No conviene emplear abreviaturas de organismos, salvo que éstos sean más conocidos por el
nombre abreviado.
ONCE y no Organización Nacional de Ciegos Españoles.
CAMPSA
1.1 Onomástica.
Utiliza como mecanismos de catalogación la lista de encabezamientos de materia y
las reglas de catalogación. El elemento que se utiliza en la alfabetización es el
nombre de persona o entidad.
1.2 Geográfica o topográfica.
Con las mismas características que la onomástica, es utilizada para ordenar series
relacionadas con lugares.
1.3 De organismos.
Tiene como principios de ordenación:
▪ Los nombres de organismos que posean artículo, se posponen al final.
▪ La denominación de los organismos se reflejará como se conocen.
Es un sistema de ordenación alfabética utilizado para ordenar documentos que se
refieren a una institución, oficinas, centros, etc.
1.4 De asuntos.
Se utiliza para la ordenación de expedientes por su asunto o temática del contenido.
Se debe utilizar el término más específico, y el más simple. Todos los asuntos tienen
que tener el mismo encabezamiento.
2. Sistema de ordenación cronológica.
Se trata de ordenar documentos de acuerdo con la fecha en que han sido tramitados. El
orden cronológico debe seguir la siguiente secuencia: año/mes/día.
3. Sistema de ordenación numérica.
Se usa una numeración correlativa que será completada con un índice. Tipos de ordenación
numérica:
3.1 Ordenación numérica-cronológica.
Consiste en ordenar los documentos por años y dentro de éstos por un número correlativo.
Ejemplo:
Expediente de subvención a “...” para proyectos de inversión generadores de empleo 68/93.
3.2 Ordenación alfanumérica.
La ordenación se realiza combinado letras con números. Por ejemplo: El expediente 34-O (
Expediente de obras número 34.)
4. Sistema de ordenación por conceptos.
Se tendrá en cuenta la información contenida en el archivo, del cual se extraerá un concepto
básico que servirá para ordenar el documento.
5. Sistema de ordenación decimal universal.
Es el sistema utilizado en bibliotecas de casi todo el mundo. Parte de la idea de agrupar en
10 categorías la totalidad de los conocimientos humanos. Estas categorías se subdividen
sucesivamente.