Procedimiento de Eliminación de Documentos INDICE CAP I: GENERALIDADES DEL MANUAL. 1.1 Finalidad 1.2 Objetivos 1.3 Base Legal 1.4 Alcance CAP II: NORMAS INTERNAS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS 2.1 De la transferencia de documentos de los Archivos Periféricos al Archivo Central. 2.2 De la transferencia de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central. CAP III: DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS SEGÚN. 3.1 Denominación. 3.2 Descripción. 3.3 Requisitos. 3.4 Acciones a Seguir. ANEXO: * Inventario de Eliminación de Documentos UNFV / ARCHIVO CENTRAL 1 de 10 Procedimiento de Eliminación de Documentos CAPITULO I GENERALIDADES DEL MANUAL 1.1. FINALIDAD El presente manual tiene la finalidad de establecer el procedimiento para la eliminación periódica de aquellos documentos del Archivo Central de la Universidad, que han perdido su utilidad administrativa y no han sido considerados para su conservación permanente, con el fin de racionalizar los recursos disponibles y lograr eficiencia y eficacia en la administración del Archivo Central. 1.2. OBJETIVO Descongestionar periódicamente los repositorios del Archivo Central de la Universidad. Asegurar el control de los documentos a ser eliminados, evitando así la destrucción de aquellos documentos que posean un valor implícito para la protección de derechos, la investigación científica o la eficiencia administrativa de la universidad. Asegurar el máximo aprovechamiento del espacio de los recursos físicos y humanos del Archivo Central de la Universidad. Determinar las responsabilidades existentes a lo largo del desarrollo del procedimiento de eliminación de documentos del Archivo Central de la Universidad. 1.3. BASE LEGAL Constitución Política del Estado Peruano. Estatuto de la Universidad, aprobado por RR. Nº 1258-2001-UNFV. Reglamento del Estatuto de la Universidad Resolución R. Nº 1575-2001-UNFV: Aprueba el Reglamento de Comunicaciones Escritas La Ley Universitaria Nº 23733 del 18.01.84 Decreto ley 739 Decreto Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos. Decreto Supremo 008-92-JUS Reglamento del Sistema Nacional de Archivos. Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN/J Normas del Sistema Nacional de Archivos. Resolución Jefatural Nº 173-86-AGN/J Directivas del Sistema Nacional de Archivos. UNFV / ARCHIVO CENTRAL 2 de 10 Procedimiento de Eliminación de Documentos Directiva Nº 006/86-AGN-DGAI, Normas para la Eliminación de Documentos en los Archivos del Sector Público Nacional. 1.4. ALCANCE El presente Manual de Normas y Procedimientos es de aplicación obligatoria para el Archivo Central de la Universidad Nacional Federico Villarreal (UNFV). UNFV / ARCHIVO CENTRAL 3 de 10 Procedimiento de Eliminación de Documentos CAPITULO II NORMAS INTERNAS PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD 2.1 DE LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD. a) La eliminación de aquella documentación, que perdida su utilidad administrativa y no haya sido considerada para su conservación permanente, se realizará de acuerdo a los periodos establecidos en la Tabla de Retención de Documentos aprobada por el Archivo Central de la Universidad. b) La eliminación de documentos en el Archivo Central de la UNFV, será aprobada por el Comité Evaluador de Documentos de la Universidad y refrendada por el Archivo General de la Nación. c) El Comité Evaluador de Documentos de la Universidad estará conformado de la siguiente manera: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Un representante de la Secretaría General el cual cumplirá la función de presidente del Comité. El jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica o un representante. El jefe de la unidad orgánica cuya documentación será evaluada. El Jefe del Archivo Central quién cumplirá la función de Secretario del Comité. Un historiador. d) Bajo ninguna circunstancia se podrán eliminar documentos sin la aprobación del Comité Evaluador de Documentos de la Universidad debiendo ser refrendada dicha decisión por el Archivo General de la Nación. e) La eliminación de documentos será formalizada mediante la elaboración de Inventarios de Eliminación de Documentos por el Archivo Central de la Universidad, y la aprobación de estos por el Comité Evaluador de Documentos de la Universidad y del Archivo General de la Nación. f) El Jefe del Archivo Central de la Universidad elaborará el Cronograma Anual de Eliminación de Documentos, el cual será enviado al Archivo General de la Nación antes del 31 de marzo de cada año para su aprobación. g) La disposición final de los documentos a ser eliminados queda a cargo y bajo la responsabilidad del Archivo General de la Nación. UNFV / ARCHIVO CENTRAL 4 de 10 Procedimiento de Eliminación de Documentos 2.2 DE LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD SIN LA EXISTENCIA DE LA TABLA GENERAL DE DOCUMENTOS. a) La eliminación de documentos sin la existencia de una Tabla de Retención de Documentos es considerado un caso excepcional, el cual cesará una vez sea establecida, por el Archivo Central de la Universidad, la referida tabla. b) Para la eliminación de documentos en este caso, será imperativa la aprobación del Comité Evaluador de Documentos. Este emitirá un informe en el cual brindará opinión favorable sobre la eliminación de aquellos documentos considerados por estos de valor temporal. c) Para tal fin el Jefe del Archivo Central identificará aquellos documentos que hayan superado su interés administrativo y cumplido sus requerimientos legales de custodia. d) Se elaborarán Inventarios de Eliminación de Documentos y se tomarán muestras de los documentos, los cuales serán elevados al Comité Evaluador de Documentos para su opinión. e) Bajo ninguna circunstancia se podrá eliminar documentos sin la aprobación del Comité Evaluador de Documentos. f) La aprobación final y definitiva para la eliminación de documentos, en este caso particular, será brindada por el Archivo General de la Nación. UNFV / ARCHIVO CENTRAL 5 de 10 Procedimiento de Eliminación de Documentos CAPITULO III DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS SUSTENTATIVOS 3.1 Denominación del procedimiento. 3.2 Descripción. 3.3 Requisitos. 3.4 Acciones a Seguir. UNFV / ARCHIVO CENTRAL 6 de 10 Procedimiento de Eliminación de Documentos PROCEDIMIENTO Nº 01 DENOMINACION DEDOCUMENTOS UNIVERSIDAD. DEL PROCEDIMIENTO: ELIMINACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA CODIGO : INTERESADO : ARCHIVO CENTRAL FECHA: N° DE PASOS : 12 PASOS T. E: 48 Días DESCRIPCION Es el procedimiento mediante el cual, el Archivo Central de la Universidad eliminará aquella documentación, que de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención de Series Documentales, ha vencido su periodo de retención en dicho nivel de archivo. REQUISITOS -Formato de Inventario de Eliminación de Documentos en dos copias debidamente llenado. -Muestras de los documentos a ser eliminados. - Los documentos por eliminar deben haber vencido los periodos de retención establecidos en la Tabla de Retención de Documentos. -Aprobación por parte del Archivo General de la Nación, para la eliminación de los documentos. ACCIONES A SEGUIR T.E 1er paso.- El Jefe del Archivo Central de la Universidad verifica en la Tabla de Retención de Documentos los plazos de retención de las series documentales custodiadas por este. 2do paso.- El Jefe del Archivo Central de la Universidad identifica aquellos documentos que hayan superado sus periodos de retención establecidos. 3er paso.- El Jefe del Archivo Central de la Universidad elabora el Cronograma Anual de Eliminación de Documentos el cual es elevado a la Secretaría General para su aprobación. 4to paso.- Una vez aprobado el Cronograma Anual de Eliminación de Documentos, este es elevado al Archivo General de la Nación para su aprobación. 5to paso.- De acuerdo a lo establecido en el Cronograma de Eliminación de Documentos, aquellas series documentales que han sido programadas para UNFV / ARCHIVO CENTRAL 5 Horas 3 Horas 5 Días 15 Días 3 Días 7 de 10 Procedimiento de Eliminación de Documentos ser depuradas serán identificadas, procediéndose a extraer aquellos documentos que hayan superado su plazo de retención. 6to paso.- El Especialista en Archivos responsable elaborará, con apoyo de los técnicos de archivo necesarios para al fin, los Inventarios de Eliminación de Documentos. 5 Días 7mo paso.- Los documentos seleccionados para su eliminación serán empaquetados en bolsas de polietileno de 1.5 metros de alto por 0.4 metros de ancho por 0.20 metros de largo, las cuales serán numeradas, consignando dicho número dentro de los inventarios de eliminación. 5 Días 8vo paso.- Los Inventarios de Eliminación de Documentos junto con las muestras tomadas, serán elevados al Comité Evaluador de Documentos para su aprobación. 3 Días 9no paso.- Una vez aprobados los Inventarios de Eliminación de Documentos, el Jefe del Archivo Central de la Universidad, elaborará una solicitud de eliminación de documentos, la cual será elevada al Archivo General de la Nación junto con los Inventarios de Eliminación de Documentos y las muestras tomadas en su elaboración. 1 Día 10mo paso.- El Archivo General de la Nación determinará la procedencia o improcedencia de la solicitud de eliminación. 15 Días 11vo paso.- De determinarse la procedencia del pedido de eliminación, el Archivo General de la Nación verificará la concordancia de los Inventarios de Eliminación con los paquetes existentes, los cuales de no mediar inconveniente serán recogidos por este para su disposición final. 1 Día 12vo paso.- El Archivo General de la Nación remitirá al Archivo Central de la Universidad una Resolución de Eliminación de Documentos mediante la cual dejará constancia de la conformidad del procedimiento. 5 Días UNFV / ARCHIVO CENTRAL 8 de 10 Procedimiento de Eliminación de Documentos PROCEDIMIENTO Nº 02 DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO: ELIMINACIÓN DEDOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD SIN UNA TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS. INTERESADO : ARCHIVOS CENTRAL N° DE PASOS : 10 PASOS CODIGO : FECHA: T.E. 27 DIAS DESCRIPCION Es el procedimiento mediante el cual, el Archivo Central de la Universidad eliminará aquella documentación, que habiendo perdido su valor primario, y no existiendo una Tabla de Retención de Documentos, sea imperativa su eliminación. REQUISITOS -Formato de Inventario de Eliminación de Documentos en dos copias debidamente llenado. -Muestras de los documentos a ser eliminados. - Informe favorable por parte del Comité Evaluador de Documentos de la Universidad. -Aprobación de parte del Archivo General de la Nación, para la eliminación de los documentos. ACCIONES A SEGUIR T.E 1er paso.- El Jefe del Archivo Central de la Universidad identifica aquellos documentos que hayan superado su valor administrativo y sus requerimientos legales de custodia. 1 Día 2do paso.- El especialista en Archivos, junto con los técnicos de archivo necesarios para tal fin, extraen los documentos identificados previamente 3 Días 3er paso.- Se elaborarán los Inventarios de Eliminación correspondientes extrayendo una muestra por cada Serie Documental a ser seleccionada. 4to paso.- Los documentos seleccionados para ser eliminados serán empaquetados en bolsas de polietileno de 1.5 metros de alto por 0.4 metros de ancho por 0.20 metros de largo, las cuales serán numeradas, consignando dicho número dentro de los inventarios de eliminación. 5to paso.- Dichos Inventarios serán elevados al Comité Evaluador de Documentos de la Universidad, el cual se pronunciará acerca de la UNFV / ARCHIVO CENTRAL 5 Días 5 Días 5 Días 9 de 10 Procedimiento de Eliminación de Documentos procedencia o improcedencia del procedimiento. 6to paso.- De ser procedente la eliminación de los documentos, el Comité Evaluador de Documentos de la Universidad elaborará un informe en el cual expondrá los criterios utilizados para tal decisión, y justificará la procedencia de la eliminación. 5 Días 7mo paso.- Una vez aprobados los Inventarios de Eliminación de Documentos, el Jefe del Archivo Central de la Universidad, elaborará una solicitud de eliminación de documentos, la cual será elevada al Archivo General de la Nación junto con los Inventarios de Eliminación de Documentos, las muestras tomadas en su elaboración y el Informe elaborado por el Comité Evaluador de Documentos de la Universidad. 1 Día 8vo paso.- El Archivo General de la Nación determinará la procedencia o improcedencia de la solicitud de eliminación. 15 Días 9no paso.- De determinarse la procedencia del pedido de eliminación, el Archivo General de la Nación verificará la concordancia de los Inventarios de Eliminación con los paquetes existentes, los cuales de no mediar inconveniente serán recogidos por este para su disposición final. 1 Días 10mo paso.- El Archivo General de la Nación remitirá al Archivo Central de la Universidad una Resolución de Eliminación de Documentos mediante la cual dejara constancia de la conformidad del procedimiento. 5 Días UNFV / ARCHIVO CENTRAL 10 de 10