PROCEDIMIENTO PARA LAS TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN (PRIMARIAS) Código: P-GD-05 Versión: 05 PROCESOS ASOCIADO: Proceso de Gestión Documental OBJETIVO: Establecer las directrices generales para realizar las transferencias documentales de los Archivos de Gestión, al Archivo Central, con el fin de garantizar y conservar la memoria institucional de la Entidad. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Jefe Área Administrativa No. FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROL DE REGISTROS INICIO Memorando en SIGOB 1 ELABORAR CRONOGRAMA ANUAL DE TRANSFERENCIAS 2 3 SELECCIONAR DOCUMENTACIÓN A TRANSFERIR VERIFICAR DOCUMENTACIÓN A TRANSFERIR Elabora el Cronograma Anual de Tranferencias Documentales y Acompañamiento y lo envía a traves de memorando a cada Jefe de dependencia. Selecciona y prepara los documentos a transferir al Archivo Central de acuerdo con la TRD vigente de la dependencia y los criterios establecidos en el Manual del Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales- M-GD01. Nota 1: Los Funcionarios del Grupo de Gestión Documental, prestarán el acompañamiento a las dependencias, respecto a la aplicación de los criterios establecidos en el Manual del Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivos OficialesM-GD-01 Coordinador Grupo de Gestión Documental Cronograma anual de tranferencias documentales y acompañamiento Funcionario asignado en cada dependencia Formato de Acta-F-DE11 diligenciado Verifica conjuntamente con el responsable de la dependencia productora de los documentos a transferir, que se hayan aplicado los criterios establecidos en el Manual del Sistema de Funcionario asignado Gestión de Correspondencia y Archivos Grupo de Gestión Oficialesl- M-GD-01 y la TRD vigente. Documental Adicionalmente se verifica la información registrada en el Formato Inventario Único Documental-F- Funcionario asignado en GD-07, corresponda con los documentos fisicos. cada dependencia Formato de Acta-F-DE11 diligenciado Nota 1: En caso de ser necesario solicita los ajustes correspondientes. 4 5 -19 (Versión: 05) TRANSFERIR DOCUENTACIÓN AL ARCHIVO CENTRAL UBICAR DOCUMENTACIÓN EN EL ARCHIVO CENTRAL Transfiere al Archivo Central, la documentación, anexando el Formato Inventario Único Documental-F-GD-07 debidamente diligenciado, Funcionario asignado en de acuerdo con las fechas establecidas en el cada dependencia Cronograma Anual de Tranferencias Documentales y Acompañamiento. Formato Inventario Único Documental-F-GD-07 diligenciado Ubica las documentación en estantería y asigna ubicación topográfica. Registra ubicación topográfica en el Formato Inventario Único Documental-F-GD-07, dejando las observaciones que considere necesarias y da el acuse de recibido. 2 de 2 Funcionario asignado Grupo de Gestión Documental Formato Inventario Único Documental-F-GD-07 diligenciado PROCEDIMIENTO PARA LAS TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN (PRIMARIAS) Código: P-GD-05 Versión: 05 PROCESOS ASOCIADO: Proceso de Gestión Documental OBJETIVO: Establecer las directrices generales para realizar las transferencias documentales de los Archivos de Gestión, al Archivo Central, con el fin de garantizar y conservar la memoria institucional de la Entidad. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Jefe Área Administrativa No. FLUJOGRAMA ACTUALIZAR INVENTARIO GENERAL DEL ARCHIVO CENTRAL 6 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Actualiza el Inventario General del Archivo Central y archiva el Formato Inventario Único Documental-FGD-07, en la serie correspondiente. FIN -19 (Versión: 05) 2 de 2 RESPONSABLE Funcionario asignado Grupo de Gestión Documental CONTROL DE REGISTROS Formato Inventario Unico Documental-F-GD-07 diligenciado Inventario General del Archivo Central actualizado