Aprender a redactar documentos empresariales[1]

 Mat Aprender a redactar documentos empresariales Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorización escrita de los titulares del copyriht, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografía y el tratamiento informático, y la distribución de ejemplares de ella mediante alquiler o préstamo públicos. ©2002 Ediciones Paidós Ibérica, S.A. Mariano Cubí, 92-­‐08021 Barcelona Y Editorial Paidós SAICF, Defensa, 599-­‐Buenos Aires http://www.paidos.com ISBN: 84-­‐493-­‐1209-­‐4 Depósito legal: B-­‐47.114/2002 Aprender a redactar documentos empresariales 1 Material protegido por derechos de autor
ÍNDICE Introducción Escribir en la empresa ¿Se puede aprender a escribir? ¿Qué se propone este libro? ¿Qué contiene este libro? 1. Informes, proyectos y memorias: una definición ¿Qué son? ¿Cuándo conviene redactarlos? La opinión de los lectores 2. Analizar la situación El escrito: decida su finalidad El lector: póngase en su lugar El autor: decida su papel 3. Recoger la información Fuentes de información Documentación Información de primera mano: observación, entrevistas y encuestas 4. Redactar el primer borrador Estrategias de escritura Ordenar la información Construir párrafos 5. El estilo eficaz La frase eficaz La precisión en el lenguaje 6. Redactar informes ¿Qué es un informe? Aprender a redactar documentos empresariales 2 Material protegido por derechos de autor
Tipos de informes Estructura básica del informe Plan de trabajo para redactar un informe Informe técnico Informe propuesta 7. Redactar proyectos ¿Qué es un proyecto? Tipos de proyectos Estructura básica del proyecto Plan de trabajo para redactar un proyecto 8. Redactar memorias ¿Qué es una memoria? Tipos de memorias Estructura básica de la memoria Plan de trabajo para redactar una memoria 9. Utilizar recursos visuales 10. Revisar la redacción Bibliografía Aprender a redactar documentos empresariales 3 Material protegido por derechos de autor
Introducción
Escribir en la empresa
En la empresa actual, la información es la base para tomar
cualquier decisión. Reformar un local, adquirir una nueva máquina,
aprobar un plan de formación, introducir cambios en el proceso de
producción... Estas y otras decisiones se fundamentan en la
información que proporcionan los documentos escritos diseñados
para tal fin: los informes, los proyectos y las memorias. Lo cierto es
que muchas de las actuaciones de una organización se relacionan
estrechamente con estos documentos.
En primer lugar, un documento bien redactado confiere credibilidad
a la idea que expone. Un informe bien planteado o una memoria
exhaustiva pueden jugar un papel clave en la aceptación de una
idea. Quizás usted tenga una idea que considere brillante, pero para
convencer a los demás de que es factible y oportuna necesitará
exponerla por escrito. Si plantea esta idea en el transcurso de una
reunión, es probable que su jefe le diga: “No lo veo claro... ¿Por qué
no me lo propone por escrito?” Sin duda, la exposición escrita de las
ideas exige más precisión y rigor que la oral. En situaciones
complejas, sólo la escritura permite obtener una visión global de un
determinado asunto, sin perder de vista ningún aspecto.
Además, sólo la escritura permite almacenar la información.”Las
palabras se las lleva el viento”, reza un refrán que usted habrá oído
mil veces. El saber popular ya advierte sobre el carácter fugaz del
habla. Desde hace miles de años hasta nuestros días, trasladar las
ideas al papel sigue siendo la manera más eficaz de conservar la
información1. De hecho, la escritura aparece en la antigua
1
La invención de la escritura, el más avance tecnológico más trascendental, sucedió en Mesopotamia en el año 3300 A.C. (Ong, 1982) Aprender a redactar documentos empresariales 4 Material protegido por derechos de autor
Mesopotamia con fines contables: registrar el tránsito comercial
entre las ciudades. A diferencia de lo que ocurre en la comunicación
oral, el texto escrito puede ser almacenado, modificado, revisado o
releído. Por lo tanto, disponer de documentos claros y precisos es
imprescindible para la gestión empresarial.
Lo más probable es que, en el transcurso de su actividad
profesional, usted deba
enfrentarse al reto de
presentar un
informe, un proyecto o una memoria. En este caso, puede que su
éxito profesional dependa en gran parte de su habilidad para
redactar, es decir, de su capacidad para seleccionar datos y
exponerlos por escrito. Este libro pretende acompañarle durante
todo el proceso de elaboración de su documento: desde la
generación de la idea hasta su presentación final.
¿Se puede aprender a escribir?
Algunas personas albergan ideas erróneas sobre la facilidad de
escribir. Creen que escribir bien es un don, algo que se sabe o no se
sabe hacer, una aptitud innata que algunos privilegiados poseen y
otros no. Para las personas que piensan así tenemos dos noticias.
Empezaremos por la buena: a escribir se aprende. A diferencia de lo
que ocurre con el habla, la escritura no es una habilidad que se
adquiera de manera natural. Al contrario, escribir textos coherentes,
informativos y claros requiere un aprendizaje parecido al de cocinar
un plato, tocar un instrumento o pintar un cuadro. Esta era la mala
noticia: no confíe en las musas.
En realidad, incluso los mejores escritores reconocen que corrigen
mucho sus textos. Abundan las anécdotas sobre el tiempo que los
escritores famosos tardaban en escribir sus obras. Es bien conocida
la lentitud de Gustave Flaubert. Según cuenta en su
correspondencia, el autor de Madame Bovary podía emplear una
tarde entera en construir una frase. Por su parte, el escritor catalán
Quim Monzó, en una entrevista aparecida en El País (8.02.2001),
declara acerca del trabajo de escribir: "...de espontáneo, esto no
Aprender a redactar documentos empresariales 5 Material protegido por derechos de autor
tiene nada, precisamente porque el trabajo consiste en hacer que se
entienda lo ininteligible”.
Lo cierto es que los hábitos de escritura y las técnicas compositivas
sólo se adquieren después de analizar modelos, emborronar muchos
papeles y ser crítico con los propios escritos. Desde luego, se trata
de un plan de trabajo exigente. Requiere dedicar tiempo y esfuerzos
a la tarea. Pero, tal como ocurre en los deportes, después de
practicar la escritura durante un tiempo, comprobará que las horas
que invirtió redundan en su provecho. Esta frase del filósofo y
político inglés Francis Bacon (1561-1620), da cuenta de los
beneficios que comporta practicar la escritura: "La lectura hace al
hombre completo, la conversación lo hace ágil, escribir lo hace
preciso."
¿Qué nos proponemos?
Este libro es una guía práctica que contiene una síntesis de los
conocimientos y las técnicas necesarias para redactar documentos
funcionales eficaces. A lo largo de estas páginas, se reproducirá el
camino lógico que lleva desde el encargo de la redacción hasta los
últimos retoques. Así mismo, se tratan los conocimientos técnicos
precisos para elaborar informes, proyectos y memorias.
Los autores persiguen la participación del lector con propuestas e
instrucciones concretas para superar cada etapa y le invitan a
integrar los conocimientos en su plan personal de escritura. Tanto el
método de trabajo como los materiales de apoyo proceden de los
talleres de redacción que los autores imparten en ámbitos
universitarios, empresariales y académicos.
Aprender a redactar documentos empresariales 6 Material protegido por derechos de autor
¿Qué contiene este libro?
 Instrucciones para superar cada etapa del proceso de redacción
 Orientaciones concretas sobre estructura y formato de los tres
documentos
 Modelos y ejemplos de informes, proyectos y memorias
 Propuestas de redacción
 Fraseología adecuada para cada tipo de documento
 Ejercicios integrados por textos procedentes del ámbito
empresarial o administrativo
Este libro se divide en tres partes. La primera expone orientaciones
de redacción comunes a los tres documentos. Consta de cinco
capítulos que se corresponden con las diferentes etapas del proceso
de redacción: analizar de la situación, recoger la información y
ordenarla, diseñar recursos gráficos y redactar el primer borrador.
La segunda parte consta de tres capítulos dedicados a cada
documento en concreto. La tercera parte se dedica a los recursos
visuales y a la revisión final.
En el capítulo 2 describimos brevemente la función que desempeña
cada uno de los documentos en relación a momentos diferentes de
la gestión directiva. Enumeramos algunas de las cualidades que
debe reunir un escrito para ser aceptado por sus lectores, a la vez
que le invitamos a familiarizarse con conceptos como coherencia,
legibilidad, objetividad, etc.
En el capítulo 3 analizamos los factores clave de la redacción eficaz:
objetivo, audiencia y autor. Le proporcionamos un instrumento de
análisis que le permitirá concretar su propósito y adaptar el
documento a su lector. También encontrará algunas consideraciones
sobre la autoría y la introducción del pronombre de primera persona
para expresar las propias opiniones.
En el capítulo 4 nos ocupamos de las técnicas de recogida de datos.
Presentamos diversos instrumentos útiles para recoger información,
como la observación, la encuesta, etc.
En el capítulo 5 nos proponemos redactar el primer borrador. Para
ello, sugerimos un plan de trabajo y le mostramos tres modelos
Aprender a redactar documentos empresariales 7 Material protegido por derechos de autor
diferentes para organizar la información según su propósito.
Además, le invitamos a dar forma a la escritura construyendo los
primeros párrafos del escrito.
En el capítulo 6 nos adentramos en la tarea de conseguir un estilo
eficaz, es decir, una prosa que permita asegurar que el lector
comprende el sentido de lo que se ha escrito. Examinamos las
características de la frase eficaz y nos ocupamos de cómo se
consigue una sintaxis clara y un léxico preciso.
En los capítulos 7, 8 y 9 nos centramos en la redacción de informes,
proyectos y memorias. Presentamos la estructura básica de los
documentos y algunos modelos concretos. Describimos, también,
cada una de las partes de qué consta y ofrecemos fraseología útil
para redactarlos. Cada documento se acompaña de un plan de
trabajo detallado.
En el capítulo 10 nos dedicamos a los recursos gráficos: sus
posibilidades y las ventajas que supone utilizarlos para ilustrar los
datos más llamativos de un informe o una memoria.
En el capítulo 11 le proporcionamos un instrumento útil para valorar
la calidad de su escrito: la guía de revisión del escrito.
Aprender a redactar documentos empresariales 8 Material protegido por derechos de autor
Capítulo 1
Informes, proyectos y
memorias: una definición
Aprender a redactar documentos empresariales 9 Material protegido por derechos de autor
¿Qué son?
Los informes, proyectos y memorias son tres documentos básicos de
la actividad económica y administrativa. Desempeñan una función
fundamental en la gestión de las organizaciones: aportar
información al proceso de toma de decisiones.

El informe es un documento que recoge información, la analiza y
propone soluciones para orientar una actuación.

El proyecto es un documento que describe y planifica las tareas y
acciones que llevarán a conseguir un objetivo, ya sea crear una
empresa, ofrecer un nuevo servicio o llevar a cabo una idea.

La memoria es un documento que expone la relación de
actividades, gastos, etc. realizados por un organismo en un
determinado periodo de tiempo. Las memorias siempre se
elaboran una vez acabado el período, es decir, a posteriori.
¿Cuándo conviene redactarlos?
Los informes, proyectos y memorias son instrumentos que sirven
para:

Almacenar la información

Explicitarla y disponerla en una estructura lógica

Ponerla al alcance de todos los miembros de la organización
Responden a necesidades concretas de la organización. A
continuación, enumeramos algunas de estas necesidades y las
relacionamos con el documento apropiado.
Aprender a redactar documentos empresariales 10 Material protegido por derechos de autor
¿En qué se parecen?
Aunque son documentos diferentes (ver cuadro), presentan
características comunes que permiten tratar su redacción de manera
conjunta:
 Suelen ser escritos de “larga duración”, es decir, su contenido se
mantiene vigente durante meses e incluso años.
 Requieren una escritura reflexiva y analítica. No se limitan a
constatar hechos, sino que analizan información y proponen
soluciones.
 Presentan los datos de manera elaborada, con el fin de que la
dirección o una unidad de la organización puedan acceder a
ellos cuando sea necesario.
 Son documentos estructurados, es decir, las partes se ordenan
siguiendo un orden preciso.
 Requieren un estilo conciso pero exhaustivo. No basta con
presentar una lista de frases desconectadas.
 Utilizan recursos visuales, como gráficos y tablas, para
representar gráficamente los datos.
DIFERENCIAS PRINCIPALES
PROYECTO
Etapa de Gestión
Objetivo
INFORME
Inicio de la actividad
Inicio
Planificar las tareas
Puesta en práctica
Planificar las tareas
Recoge información
para conseguir un fin
Analiza un Tema
MEMORIA
Balance
Evalúa una actuación
Propone soluciones
Aprender a redactar documentos empresariales 11 Material protegido por derechos de autor
La opinión de los lectores
“Este informe carece de estructura”
“Faltan datos”
“La representación gráfica de los datos no es clara”
“No consigo entender la idea principal”
“Demasiado telegráfico. Por favor, explíquese un poco más.”
“¡Esto no es lo que le pedí!”
¿Quién no ha tenido alguna vez que soportar críticas parecidas a
estas? En muchos casos, los documentos no consiguen superar el
primer obstáculo: dejarse leer. Una vez rechazado el trabajo, poco
importa ya si la idea inicial era interesante y oportuna... En todo
caso, no lo parecía. Sin duda, los comentarios de su lector le
aportarán información sobre aspectos a mejorar en su escrito. Al fin
y al cabo, su jefe, sus clientes, sus compañeros de trabajo, son los
únicos autorizados para juzgar la validez de un escrito, sus
verdaderos árbitros.
Pero, ¿cómo debe ser un documento para conseguir la aceptación de
sus lectores?¿qué factores determinan el éxito del escrito? ¿qué
aspectos de mi escrito debo revisar?. En este apartado nos
ocuparemos de las condiciones que debe reunir un escrito para ser
leído con facilidad:
 Estructura
 Legibilidad
 Objetividad
 Autosuficiencia
Aprender a redactar documentos empresariales 12 Material protegido por derechos de autor
ESTRUCTURA
Una receta de cocina, una noticia de prensa, un cuento... Cada uno
de estos textos presenta una estructura determinada que podemos
identificar fácilmente. Por ejemplo, al leer una receta de cocina,
nos resulta fácil localizar los ingredientes que necesitaremos para
cocinar el plato. Nuestra experiencia como lectores nos ha enseñado
que esta información suele aparecer en la parte superior del escrito,
antes de las instrucciones para cocinar el plato. De manera parecida,
identificamos la información más relevante de una noticia de prensa
en el titular o leemos un cuento hasta el final para conocer el
desenlace.
En efecto, la comprensión de los escritos se apoya mucho en la
costumbre. Cada tipo de comunicación cuenta con unos esquemas
consolidados y conocidos por el lector. ¿Se imagina una receta de
cocina redactada como una noticia de prensa? Después de la
sorpresa inicial, el lector difícilmente podría
acceder a la información. La estructura de un escrito debe guiar los
pasos del lector y en ningún caso confundirle.
La estructura asegura que el escrito cumple su función, sea dar
instrucciones para preparar un plato, informar de un hecho o relatar
una historia. En el texto estructurado hay un objetivo y la estructura
es el plan para conseguirlo.
Un escrito está bien estructurado cuando...
 presenta pocas ideas, pero bien desarrolladas
 la estructura "salta a la vista"
 la información avanza de manera lógica
 respeta las convenciones del género respecto a forma y
contenido
 permite diferentes ritmos de lectura
Aprender a redactar documentos empresariales 13 Material protegido por derechos de autor
 facilita varios puntos de acceso a la lectura (índice,
sumario, epígrafes...)
Un escrito está mal estructurado cuando...
 no se diferencian las partes del texto
 resulta difícil seguir el hilo, hay saltos y
discontinuidad en la información
 no respeta convenciones de forma
 no permite otro ritmo de lectura que el lineal
 no incorpora puntos diferentes de acceso a la lectura
LEGIBILIDAD
Es decir, aptitud de un texto de ser leído, entendido y recordado. Un
texto se aprecia cuando entenderlo exige poco esfuerzo. El desafío
consiste en
recoger y seleccionar la información necesaria,
organizarla y presentarla de manera que el lector pueda acceder a
ella con facilidad. Para obtener escritos legibles, hay una norma
básica: colocarse en el lugar de su lector.
OBJETIVIDAD
Los escritos de gestión proporcionan datos y argumentos
procedentes de la realidad, es decir, información objetiva. A
diferencia lo que sucede en la literatura, el autor de un escrito
organizacional no transmite sentimientos ni emociones, sino
apreciaciones basadas en datos fiables. Si pretende resultar
convincente en sus argumentaciones, debe evitar los juicios de valor
y las afirmaciones gratuitas.
AUTOSUFICIENCIA
El texto debe “explicarse” por si sólo y proporcionar al lector la
información suficiente para descifrarlo. Esta es una de las
diferencias entre la exposición oral y la escrita.
Por ejemplo,
Aprender a redactar documentos empresariales 14 Material protegido por derechos de autor
durante la presentación oral de un proyecto, un ponente hábil es
capaz de captar las reacciones de los asistentes. Puede darse
cuenta, por ejemplo, de que el auditorio no es experto en el tema y
requiere informaciones previas para seguir el hilo del discurso. Si lo
considera conveniente, el ponente puede rectificar y ampliar la
información o cambiar el rumbo de la exposición.
Esto no es posible en la exposición escrita. Lo más probable es que,
cuando su lector se disponga a leer, usted no se encuentre cerca
para aclararle dudas. El escrito debe anticiparse a las necesidades
del lector y facilitar la comprensión de las ideas complejas.
Aprender a redactar documentos empresariales 15 Material protegido por derechos de autor
Capítulo 2
Analizar la situación
Aprender a redactar documentos empresariales 16 Material protegido por derechos de autor
Las páginas que siguen no se muestran en esta vista previa. Aprender a redactar documentos empresariales 17 Material protegido por derechos de autor
El lector: póngase en su lugar
¿Qué esperan encontrar mis lectores en este informe? ¿Les
interesará realmente esta propuesta? ¿Entenderán este concepto? ¿
A cuantas manos va a llegar esta memoria? Estas cuestiones son
fundamentales no sólo en el momento de plantear el trabajo, sinó
también al seleccionar la información. Hasta el lector más bien
dispuesto abandonaría la lectura de un
documento
que no
responde a sus expectativas o que no facilita las ayudas y
explicaciones suficientes.
El escritor y pensador Baltasar Gracián (1601-1658) comparó un
buen discurso con un festín, en el que el cocinero no prepara los
platos a su gusto sino al de sus invitados. 2 A nuestro modo de ver,
esta analogía puede aplicarse
también a la redacción de
documentos empresariales . Conocer al lector y tener en cuenta sus
necesidades es fundamental para decidir qué decir—datos,
explicaciones, argumentos— y cómo decirlo—estructura y
lenguaje—.
En efecto, un escrito técnico conseguirá ser eficaz si su autor
comprende claramente las necesidades de los lectores y
las
satisface. Por ejemplo, un lector poco experto en un tema —
economía, electrónica, derecho, etc. — agradecerá que el informe
explicite el significado de siglas, términos técnicos y conceptos
poco conocidos. En pocas palabras: facilite las cosas a su lector y no
le escatime explicaciones.
2. Perelman. Tratado de la argumentación, Gredos, 1994, pág. 61 . La comparación procede de El Discreto, cap.X. . Aprender a redactar documentos empresariales 18 Material protegido por derechos de autor
Conocer a su lector le orienta para decidir:
 la información que debe incluir o omitir,
 la estructura del documento
 el lenguaje más o menos especializado que conviene utilizar
Tipo de comunicación
Destinatario


Lector interno




Lector externo

Directivos con responsabilidad en la
toma
de
decisiones
de
la
organización.
Profesionales que participan en un
proyecto.
Profesionales
que
necesitan
informarse de una nueva situación
que no conocen o que no conocen
muy bien (un nuevo producto en el
mercado)
Accionistas
Clientes
otras organizaciones (el gobierno,
asociaciones empresariales, etc.)
público en general a través de los
medios de comunicación (prensa,
radio, televisión, Internet)
En el caso de escribir para un lector externo, esta consulta no será
posible. Deberá hacer un esfuerzo construirse un “retrato robot”.
Imagine qué conocimientos tiene sobre la materia, qué le interesa
en especial, su edad, ideología, extracción social y cultural, etc.
Es frecuente que un escrito se dirija a un lector y excluya a otros,
por ejemplo, el artículo de una revista especializada es poco
accesible para un no-experto. En este caso, el autor del artículo se
dirige a un lector con quién comparte muchos conocimientos. No
obstante, decidir el grado de especialización del texto debe ser una
decisión deliberada y no consecuencia de la inexperiencia del autor.
Aprender a redactar documentos empresariales 19 Material protegido por derechos de autor
¿Cómo adaptar el escrito a la audiencia?
 Incorpore la información suficiente para que sus lectores
entiendan el documento: defina los términos clave, aclare las
ideas complejas.
 Añada ejemplos que ilustren las ideas. El ejemplo permite
conectar con su lector y demostrar la validez de una idea.
 Omita la información superflua y redundante.
 Utilice el lenguaje apropiado: no abuse de tecnicismos si se dirige
a un cliente, ni dé la impresión de falta de rigor en un informe
técnico.
 Ordene la información según las necesidades de su lector. Usted
puede tener la información correcta, pero ordenada de manera
equivocada.
Ejercicio
¿Cuál de estas dos versiones considera más comprensible para un
lector no experto?
A
El Mibor cayó en septiembre casi cuatro décimas y se situó en el
3,771%. Es el nivel más bajo desde noviembre de 1999. En un año,
este índice se ha reducido casi un punto y medio.
B
El Mibor, el índice de referencia más utilizado en los préstamos
hipotecarios, cayó en septiembre casi cuatro décimas y se situó en
el 3,771%. Este es el nivel más bajo a que ha llegado desde
noviembre de 1999. En un año, este índice se ha reducido casi un
punto y medio.
Respuesta
El párrafo B es más fácil de comprender que el A. No ahorra en
palabras, sino que identifica y describe las referencias que utiliza el
párrafo A.
El lector encuentra en esta segunda versión la
explicación de qué es el Mibor y qué refleja.
Aprender a redactar documentos empresariales 20 Material protegido por derechos de autor
El autor: decida su papel
Consideramos autor a la persona o conjunto de personas que diseña
y elabora un escrito. Puede tratarse de autor individual, aunque
abundan los trabajos redactados por un equipo —autor múltiple— o
por una entidad —autor corporativo3.
Se trate de un autor individual o colectivo, la pregunta que surge
inevitablemente en el momento de redactar es la siguiente: “¿Cómo
debo expresarme?”, “ ¿Puedo utilizar la primera persona del plural o
al contrario, debo utilizar un redactado impersonal?”. Elegir entre
estas posibilidades no depende de nuestra predilección, sino de la
naturaleza del encargo y del tipo de documento que nos
proponemos redactar.
Por ejemplo, el enfoque que un experto dará a un informe será
distinto del que usará un técnico para redactar la memoria anual de
su departamento. En el primer caso, el informe requerirá que el
experto exprese su opinión o formule un punto de vista personal .
En cambio, el autor de la memoria buscará un efecto de objetividad
y evitará cualquier marca personal.

Escritos informativos: se redactan utilizando un estilo objetivo
y neutro, sin referencias al autor. Los sujetos personales en
primera o segunda persona resultan inadecuados.

Escritos valorativos: es adecuado utilizar la primera persona
para indicar que el autor expone su opinión. Son frecuentes
expresiones como: “ considero conveniente...”, “parece más
adecuado...”, “mi opinión es...”, “creo”, “desde mi punto de
vista”m “para mí”.
Expresiones como éstas sirven para
atenuar las afirmaciones y presentarlas como opiniones y no
como verdades indiscutibles.
Un mecanismo de cortesía habitual en los escritos valorativos es el
denominado plural de modestia. Se utiliza el plural “nosotros”
3
Martínez de Souza, José. Manual de estilo de la lengua española. Trea. Gijón, 2001 (2ª. Edición) Pg. 99 Aprender a redactar documentos empresariales 21 Material protegido por derechos de autor
para atenuar el singular “yo”. Esto no significa necesariamente que
el trabajo se haya elaborado en equipo.
Por ejemplo:
“Me parece importante matizar la impresión que pueden producir los
resultados siguientes”
Mejor: “Nos parece importante matizar la impresión que pueden
producir los resultados siguientes”.
¿Cómo presentarse adecuadamente?
 Explicite la autoría en la presentación del escrito.
 Evite redactar en primera persona a no ser que trate de matizar
una opinión.
Redacte el objetivo
Una buena manera de asegurar la coherencia de su escrito consiste
en exponer el objetivo al principio, en la introducción; desarrollarlo
en el cuerpo y volver a él en los párrafos finales, es decir, en la
conclusión. Los clásicos resumían el mensaje de la siguiente
manera: “Di de qué hablarás, habla y di de qué has hablado”.
 Explique en una frase o dos exactamente cuál es la idea principal
de su escrito. El enunciado de lo que intenta demostrar su
trabajo constituye la tesis. El resto del documento debe contribuir
a este objetivo.
 Si redacta por encargo de un superior, muéstrele el objetivo
redactado en un par de frases antes de empezar a documentarse.
Este intercambio de opiniones
evitará malentendidos más
adelante.
 Modifique el redactado del objetivo, si lo cree necesario. No se
sienta obligado a mantener un objetivo que,
después de
investigar, le parece incadecuado por algún motivo.
Aprender a redactar documentos empresariales 22 Material protegido por derechos de autor
Capítulo 4
Redactar el primer
borrador
Aprender a redactar documentos empresariales 23 Material protegido por derechos de autor
Las páginas que siguen no se muestran en esta vista previa Aprender a redactar documentos empresariales 24 Material protegido por derechos de autor
Ordenar la información
Una vez recogida la información - a partir de la documentación,
observación, encuesta o entrevista -, debe analizarla y seleccionar
la que considere relevante para su escrito. Conviene descartar
aquella que se aparte demasiado del tema principal y que resultaría
difícil encajar en la estructura del documento. Recuerde que su
escrito no debe ser un compendio de datos sin relación, sino un
discurso articulado.
3 maneras de ordenar la información
Organizar la información consiste en establecer una jerarquía entre
las ideas y decidir el orden en que se expondrán al lector.
Orden deductivo: parte de la idea principal para llegar a
explicaciones, datos y pruebas de soporte.
las
 de lo más importante a lo menos importante
 de lo general a lo específico
 del concepto a la aplicación
 del problema a la solución
Este orden es propio de escritos o párrafos que pretenden informar,
como la noticia de prensa, el informe, la memoria o el proyecto. La
información se ordena de manera jerárquica.
Orden inductivo: parte de los hechos y datos particulares
llegar a una conclusión donde se expresa la idea esencial.
hasta
 de lo particular a lo general

de lo concreto a lo abstracto,

de lo simple a lo complejo,

cronológico

hechos- conclusión, ...
Este orden, propio de las narraciones, se utiliza para detallar hechos
en los informes técnicos o jurídicos .
Aprender a redactar documentos empresariales 25 Material protegido por derechos de autor
Estructura mixta: integra en el mismo escrito el orden deductivo y el
inductivo. Expone al principio la idea básica y la retoma al final, en
el apartado dedicado a conclusiones. Esta disposición es habitual en
escritos argumentativos, como los informes valorativos.
Habitualmente, se utiliza la figura de la pirámide para representar
gráficamente estos dos esquemas ordenadores.
Figura nº3
Representación gráfica del orden deductivo (de más importante a
menos importante)
Información principal Información secundaria Detalles, antecedentes, consecuencias, ejemplo... Aprender a redactar documentos empresariales 26 Material protegido por derechos de autor
Las páginas que siguen no se muestran en esta vista previa. Aprender a redactar documentos empresariales 27 Material protegido por derechos de autor
Capítulo 5
El estilo eficaz
Aprender a redactar documentos empresariales 28 Material protegido por derechos de autor
En la vida diaria, entendemos que un remedio es eficaz cuando
sana
o atenúa las dolencias de una enfermedad. De manera
parecida, un escrito se considera eficaz cuando consigue comunicar
información de manera clara, precisa, concisa, correcta y adecuada.
El estilo eficaz apuesta por el lenguaje sencillo e inteligible y evita el
estilo barroco y retórico. Esta tendencia a la simplicidad de
expresión, conocida en inglés como Plain english, surgió en los
Estados Unidos durante la década de los setenta, como
consecuencia de la presión social a favor de una mayor comprensión
de los documentos jurídicos y administrativos. A raíz de las
demandas de los usuarios, muchas compañías
tuvieron que
replantearse el estilo de redacción de sus escritos. Redactar
pólizas , contratos o normas de manera críptica y ambigua empezó
a sancionarse, tanto desde un punto de vista ético como económico.
Con el fin de mejorar la calidad de su comunicación escrita, los
manuales de estilo de muchas empresas empezaron a recomendar
la redacción clara y concisa
Los obstáculos a la comprensión del escrito son diversos. En
capítulos anteriores hemos tratado del papel de la estructura en la
construcción de un texto lógico y ordenado. En éste nos ocuparemos
de la estructura
de la frase. Las siguientes recomendaciones,
difundidas por diversos manuales de estilo, se apoyan en el
resultado de estudios sobre la capacidad del lector para retener el
mensaje durante la lectura. 4Según estos estudios, el número de
palabras que estamos capacitados para recordar mientras leemos
es limitado. Por este motivo, son más comprensibles las frases
cortas, ordenadas y económicas.
Escriba frases eficaces
En el capítulo anterior comparábamos los párrafos con los bloques
de construcción del texto. Pues bien: los párrafos están constituidos
por frases y éstas, a su vez, por palabras. Una frase es un conjunto
de palabras que expresan una idea.
La frase eficaz es aquella que transmite la idea de la manera más
nítida posible.
Aprender a redactar documentos empresariales 29 Material protegido por derechos de autor
Algunas de las características que la definen:



Breve
ordenada
económica
1. Redacte frases breves
Las frases breves son más fáciles de leer, entender y recordar que
las frases largas. Los períodos breves, de veinte a treinta palabras,
facilitan la comprensión del mensaje y favorecen la legibilidad. En
cambio, los periodos largos pueden llegar a producir una sensación
asfixiante.
2. Ordene los elementos de la frase
Una frase se compone de palabras que
se ordenan de una
manera lógica, establecida por la evolución del lenguaje. En la
mayoría de los casos, este orden no depende de la voluntad del
redactor, sino de la sintaxis. Lo más probable es que si consigue
que las palabras de una frase se sucedan ordenadamente, las ideas
que expresan estas palabras también lo harán.
3. Sitúe la información más importante al principio de la frase
La información más importante de la frase es: quién hizo qué. Si
formulamos la idea en términos gramaticales: sujeto y verbo. Su
lector espera encontrar esta información al comienzo de la frase. No
la relegue al final de la frase ni la oculte detrás de términos
irrelevantes. Al redactar una frase, decida quién es el protagonista
y cuál es la acción.
Aprender a redactar documentos empresariales 30 Material protegido por derechos de autor
4. Evite los incisos demasiado largos
Los incisos son frases intercaladas en otras que proporcionan
información adicional. Bien utilizados, articulan el estilo y
confieren expresividad y ritmo a la prosa.
5. Elimine las palabras irrelevantes
La buena escritura utiliza el lenguaje de manera económica: con el
mínimo de elementos se propone conseguir el máximo resultado.
Los rodeos, las muletillas y las palabras innecesarias empobrecen el
estilo.
Las muletillas son palabras o frases que sirven de apoyo a la
expresión, como por ejemplo: valga la redundancia, como su mismo
nombre indica, por decirlo de alguna manera. Estas expresiones no
deben proliferar en un informe técnico.
6. Utilice un estilo verbal
Evite construir frases con
demasiados substantivos.
Las
construcciones con más nombres que verbos son difíciles de leer.
Aunque de entrada pueden parecer más objetivas, resultan
demasiado abstractas. Si abundan los verbos, en cambio, el estilo
adquiere un tono más vital y enérgico.
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Capítulo 6
Redactar informes
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¿Qué es un informe?
El informe de incidencias de un técnico, el dictamen de un abogado,
un estudio de mercado... ¿Qué tienen en común estos escritos? Pues
que todos ellos son informes. Lleve la etiqueta que lleve, el informe
es una forma organizada y objetiva de transmitir información útil
para resolver problemas.
Algunos informes exigen poco trabajo a su redactor, como es el
caso de los informes periódicos que se utilizan para transmitir
información rutinaria dentro de la empresa. Contienen datos
previsibles y disponen de un formato estandarizado con el fin de
facilitar el trabajo al lector. Lo cierto es que rellenar los espacios en
blanco de estos formularios no requiere demasiado esfuerzo.
La cosa cambia cuando se trata de redactar escritos más complejos,
por ejemplo informes extraordinarios. En este caso, el autor
maneja muchos datos, que deberá hilvanar en un discurso lógico y
coherente. En este capítulo le proporcionaremos las herramientas
necesarias para redactar informes
eficaces. Esto es, escritos
estructurados y adecuados al uso que el lector quiera darles.
El informe escrito es una exposición detallada de hechos basada en
datos comprobados. Tiene por objetivo comunicar información de
manera lógica y concisa para encaminar una actuación o solucionar
un problema.
Tal como señalábamos en el capítulo 2, como documentos de
gestión, los informes cumplen alguna de estas finalidades:
 informan acerca de un asunto
 presentan los resultados de una investigación
 proponen soluciones a un problema
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Tipos de informes
Existen muchos tipos de informes, tantos como necesidades de
informar de algo a alguien en el mundo de la empresa o de la
administración Las clasificaciones posibles son diversas según el
criterio que elijamos:
 Según la temática, el informe puede ser: financiero, económico,
jurídico, administrativo.
 Según su destinatario: interno o externo.
 Según la frecuencia: periódicos/ excepcionales.
Algunos ejemplos de informes

Informe de síntesis: Su objetivo es exponer, de manera
breve y ordenada, el estado de la cuestión sobre un tema
determinado y muchas veces desconocido por el lector.
Contar con ellos resulta imprescindible para disponer de
información sobre aspectos complejos o muy técnicos, como
por ejemplo, el reciclaje de residuos industriales, la energía
solar, la situación económica de un determinado sector, etc. A
diferencia del informe de investigación, el informe de síntesis
no incorpora material nuevo, sino que reelabora información
procedente de fuentes secundarias.

Informe de actividad: texto breve que sintetiza el desarrollo
de una actividad o proyecto en curso. Se utiliza para poner al
corriente a los asistentes a una reunión sobre la marcha de
un tema.

Informe de gestión: consiste en un análisis y valoración de
la gestión realizada por una unidad de la empresa.

Informe de investigación: documento en que un experto o
grupo de expertos analizan un tema y formulan
recomendaciones.
Presenta los resultados de una
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investigación, que con frecuencia proviene del trabajo de
campo, sobre un tema específico. Por ejemplo, un informe de
mercado, un estudio financiero, de formación, de auditoria,
etc.

Informe propuesta: documento en que el responsable de
una unidad propone una actuación determinada al responsable
de otra unidad, por ejemplo: el pago de unos gastos, la
contratación de personal, la adquisición de material, etc.

Dictamen o informe técnico: documento en que un
consultor —técnico, económico, financiero, jurídico, etc. —
expresa su parecer sobre un asunto.
Después de analizar las circunstancias que rodean la redacción del
informe y de recoger la información necesaria, deberá decidir una
estructura, es decir, un armazón dónde disponer la información.
Para decidir la estructura de un informe, hay que tener en cuenta
dos factores: el propósito y la cantidad de información que debe
incluir en él.
Naturalmente, la estructura más eficaz será la que permita al
lector hacerse una idea del contenido con el mínimo esfuerzo. Esta
decisión supone conocer algunos modelos que permiten organizar la
información de manera lógica y coherente.
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Estructura básica del informe
1. PRELIMINARES
PORTADA
Título
Un buen título sintetiza en pocas palabras el contenido del
documento: presenta la máxima información posible con el mínimo
de palabras. Es recomendable redactarlo una vez concluido el
trabajo. Debe ser claro y sin tecnicismos.
Nombre del autor
Cargo en la empresa
Fecha
Los informes se acostumbran a elaborar para un período corto de
tiempo. Por este motivo, esta información debe situarse en un
espacio visible, ya que es la única manera de confirmar la vigencia
del informe.
Resumen
Es necesario en documentos extensos. Su función es permitir al lector hacerse
una idea del informe en pocos minutos. El resumen expone de manera sintética
los puntos más importantes de la exposición: objetivo, metodología y
conclusiones.
Índice
Lista que presenta el orden de aparición de los diferentes apartados. Indica la
página en que empieza cada uno para permitir localizarlo fácilmente.
Los capítulos y apartados se ordenan partiendo de las ideas más generales hasta
llegar a las más concretas.
Lista de figuras y tablas
Número de gráfico, título del gráfico y número de página.
Presenta en forma de lista las ilustraciones o figuras que se incluyen en el
informe.
La lista reproduce el número de orden de cada ilustración.
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1. CUERPO
Introducción
Aproxima el contenido del trabajo al lector
Desarrollo
Presenta los datos de manera ordenada.
Conclusiones y recomendaciones
Resume la exposición y propone soluciones al problema planteado al inicio.
2. APENDICES
Datos técnicos complementarios
Bibliografía
Fuentes
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