Procedimiento para una Solicitud de trabajo

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE SOLICITUD
DE TRABAJO Y CUENTAS PRESUPUESTARIAS
Valparaíso, Septiembre de 2009
INTRODUCCIÓN
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TRABAJOS DEL DEPARTAMENTO DE MANTENCIÓN
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SOLICITUD DE TRABAJO
PRIORIDADES DE EJECUCIÓN DE SOLICITUDES DE TRABAJO
PROCEDIMIENTO DEL FLUJO DE UNA SOLICITUD DE TRABAJO
RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y CONFECCIÓN DE PRESUPUESTO
PRIORIDADES DE EJECUCIÓN DE SOLICITUDES DE TRABAJO
PROCESO DE CIERRE DE ORDEN
CUENTAS PRESUPUESTARIAS
REGISTRO DE TRASPASO PRESUPUESTARIO
INFORMACIÓN REQUERIDA PARA REALIZAR TRASPASO
RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
MEMORANDO DE TRASPASO.
DETALLES DE LOS TRASPASOS
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INTRODUCCIÓN
El presente manual de procedimientos, se fundamenta en dos objetivos generales: El
primero es establecer un criterio uniforme, en torno a la forma en que se realizará el
proceso de ingreso de una solicitud de trabajo.
El segundo objetivo es, establecer una política de fiscalización sobre la forma en que se
realizan los trabajos solicitados, facilitando así que el control sobre los mismos, permita
asegurar la calidad de estos.
Para la realización de estos objetivos se contempló un claro desarrollo del flujo para una
solicitud de trabajo, donde se indica forma y contenido de la misma. Junto a lo anterior se
incluyó los criterios que se adoptarán para determinar la urgencia de un determinado
trabajo, quien lo realizará, las recepciones de los trabajos, así como el flujo que tendrán
los cobros respectivos sobre dichos trabajos.
Otro aspecto que se aborda para el cumplimiento de dichos objetivos es la prevención de
riesgos, abordada desde una óptica de lo que se conoce como calidad total. Buscando la
realización de este concepto se generó ciertos criterios que se deberán usar antes,
durante y después de efectuado un trabajo, para garantizar por una parte la calidad del
servicio que se nos está brindando y del cual finalmente seremos responsables para las
Unidades o Departamentos que lo soliciten y por otra el cumplimiento de la normativa
legal vigente, lo cual resulta en resguardo de los trabajadores.
Dichos criterios apuntan en dos direcciones totalmente complementarias. Una que permite
visualizar los aspectos legales que observa la Ley 16.744 y el Código del Trabajo, en
torno al personal que efectúa el trabajo. La segunda va dirigida a las políticas o directrices
que tiene la Universidad en torno al cumplimiento de los acuerdos contractuales con las
Empresas contratistas y la calidad de servicio que se establece al contratarlos.
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Una vez establecidos estos criterios, en este manual de procedimientos, se han resumido
en una tabla que permitirá calificar el servicio entregado por estas empresas, y por tanto
ayudará a conservar sólo aquellas que entreguen un servicio óptimo en torno a la calidad
del trabajo y la responsabilidad con sus trabajadores.
Aspectos como identificación y uniformidad en el vestuario, son abordados con el
propósito de generar un ordenamiento al interior de la Universidad y así poder facilitar la
seguridad institucional.
En términos prácticos este manual permitirá, en la medida de su correcta implementación,
un parámetro concreto con el cual se pueda regularizar los procesos de reacción a los
trabajos solicitados.
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TRABAJOS DEL DEPARTAMENTO DE MANTENCION
El Departamento de Mantención, se encargará de atender los diferentes requerimientos
de las distintas Unidades que dicten relación con:
•
Mantención del Campus.
•
Mantención, reparación y remodelaciones de Edificios y dependencias.
•
Mantención eléctrica.
•
Mantención mueblería.
Cada uno de estos temas abordados tiene como objetivo mantener el desarrollo normal y
estético al interior de la Universidad.
SOLICITUD DE TRABAJO
Este se refiere al documento físico con el cual se comunica el requerimiento de una
determinada tarea en el campo de la mantención o remodelación de algún espacio físico.
Esta deberá ser enviada a la oficina de la Dirección de Infraestructura. Debe contener: La
reseña del trabajo que se desea realizar, fecha, código y nombre de cuenta
presupuestaria, nombre del responsable del trabajo, como también del responsable de la
cuenta presupuestaria.
Una vez recibida ésta se procede a su análisis y evaluación para asignarle la prioridad de
ejecución.
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PROCEDIMIENTO DEL FLUJO DE UNA SOLICITUD DE
TRABAJO
RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y CONFECCIÓN DE PRESUPUESTO
Cada Unidad o Departamento que requiera de trabajos de mantención o remodelación,
deberá emitir una solicitud de trabajo que será dirigida a la Dirección de Infraestructura y.
Una vez recibida está, se ingresará al Sistema de Planificación y Control de Solicitudes,
(SCS) permitiendo en este punto llevar un seguimiento de la misma.
De acuerdo a lo solicitado es que se clasificará en una de las tres secciones: Eléctrica,
General o Mueblería.
Todo trabajo será realizado en un plazo no superior a 5 días de recepcionado el
documento físico, sea ejecución directa del trabajo como también elaboración de
presupuesto requerido por el Departamento.
Se establece de acuerdo al tipo de trabajo que se solicita y al recurso humano que exista,
la asignación del trabajo personal de mantención o a contratistas.
Como anexo a lo anterior se deberá establecer que en caso de realizarse por personal de
mantención un trabajo urgente, el cual se define anteriormente, y exista la necesidad de
comprar materiales esto se podrá
solicitar a través de un memorando dirigido a la
Sección Compras que en el caso que la compra no exceda las 100 UF, de lo contrario se
deberá seguir el flujo normal de compras.
Cuando se requiera la elaboración de un presupuesto este será entregado en un plazo
máxima de 5 días hábiles, desde el momento de recibida la solicitud, el cual contemplará
monto económico del trabajo, plazo de ejecución y alguna observación si es necesario.
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La Unidad o Departamento, una vez que haya recibido la respuesta deberá en un tiempo
no mayor de 10 días hábiles evaluar la información e indicar si la acepta, en este caso se
seguirá con el proceso de la solicitud, en caso de rechazarla, corresponderá finalizar el
proceso de la solicitud de trabajo.
Si es aceptada la respuesta entregada por la DI, con posterioridad a los 10 días antes
señalados, se deberá realizar una nueva solicitud de trabajo para dar inicio a las tareas.
Una vez recibida ésta, procede la ejecución del trabajo. Una vez terminado este, se
realizará
la recepción conforme, en compañía del solicitante y éste deberá firmar la
solicitud de trabajo como aceptada.
PRIORIDADES DE EJECUCIÓN DE SOLICITUDES DE TRABAJO
Con el objeto de mejorar el funcionamiento y tiempo de respuesta de los trabajos que se
realicen en la Casa Central, se pretende centralizar la información. De aquí la
implementación de un programa computacional que permita la correcta canalización de la
información a través de la red, la cual permita que se realice un seguimiento a la solicitud.
Se realizarán de forma inmediata toda solicitud de trabajo que envuelva la optimización de
las actividades docentes u operativas de la Universidad, ya que se la considera como
urgente. A partir de este criterio se asignará un valor de prioridad decreciente para cada
solicitud.
PROCESO CIERRE DE ORDEN
Una vez reunida toda la información comprometida en la solicitud de trabajo se procede a
efectuar el cargo y abono a la cuenta presupuestaria. En el caso de tratarse de un trabajo
de remodelación, junto con el envío del memorando de solicitud de traspaso, se remite a
la Unidad solicitante el detalle del trabajo y valores comprometidos en la obra.
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Realizado lo anterior, se procede a indicar en el software que la solicitud esta ejecutada y
recibida como conforme por el solicitante.
De lo anterior se desprende, que los objetivos de hacer uso de éste serán:
•
Obtener de forma más rápida y ágil el costo de trabajos normalmente ejecutados.
•
Mantener una base de datos, de los valores unitarios de los trabajos realizados en
la Universidad.
•
Control de los trabajos realizados.
•
Seguimiento de los trabajos.
•
Cuantificar
la
cantidad
de
trabajos
que
se
realizan
en
los
diferentes
Departamentos, Unidades y Campus en general.
•
Control de los trabajos por código presupuestario cifrado a los diferentes
Departamentos.
•
Tiempo de respuestas menor en una solicitud de trabajo.
•
Planificación de trabajos.
•
Elaboración y ejecución de un Plan de Mantención del Campus.
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CUENTAS PRESUPUESTARIAS
Se individualiza con un código la cuenta presupuestaria de determinada Unidad o
proyecto a la cual se cargan los gastos comprometidos en un trabajo determinado.
REGISTRO DE TRASPASO PRESUPUESTARIO
Este paso en el desarrollo del proceso, corresponde al punto en el cual una vez terminado
el trabajo, se procede a realizar el cobro correspondiente por medio de la solicitud de un
traspaso de fondos de acuerdo al presupuesto aceptado por la Unidad o Departamento.
A continuación se describen los pasos a seguir:
•
Para cada solicitud de trabajo se llevará un registro interno, el cual consistirá en
fotocopias de facturas y solicitud con la firma de recibido conforme. Cada factura
llevará la firma del Director de la DI o Jefe de Mantención.
•
De igual forma se deberá llevar un registro de los memorandos de traspasos, enviados
con su respectivo Nº de folio para su ordenamiento.
•
Además, existirá un tercer registro en formularios de solicitudes de trabajo con la copia
del memorando de cobro que se esté efectuando.
INFORMACIÓN REQUERIDA PARA REALIZAR EL TRASPASO
Al recibir una S/T, ésta deberá contar con el número de código y firma del responsable de
la cuenta presupuestaria. Previo a este paso, cada Unidad o Departamento, deberá hacer
llegar a la DI el nombre y firma de la persona autorizada o responsable de la cuenta
presupuestaria, para crear una base de datos. Dicha información podrá ser enviada por
medio de un memorando.
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RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
Una vez terminado el trabajo, se deberá reunir los antecedentes relacionados al mismo,
como:
•
Fotocopias de solicitud de trabajo, con su respectiva firma de recibido conforme.
•
Facturas, recibos.
•
Presupuestos.
•
Valores de mano de Obra.
MEMORANDO DE TRASPASO.
Se remitirán al Director de Presupuesto, las solicitudes de traspaso en un tiempo máximo
de 30 días y un mínimo de 15 días, a partir del momento de terminada la ejecución del
trabajo. Una vez recibida por el Director de Presupuesto, éste enviará a la(s) Unidad(es) o
Departamento(s) los respectivos traspasos de fondo por los trabajos realizados.
DETALLES DE LOS TRASPASOS.
Se realizará el envió por parte del Departamento de Mantención el detalle de cobros que
se está realizando a la Unidad o Departamento, por medio de un memorando.
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