DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO OPERACIONAL G.I.R.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
INSTITUCIONAL
AÑO 2015 - 2017
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACION Y
CEDULACIÓN
CODIGO DEL PROCESO: CD-DGRCIC-006-2014
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
1.
ANTECEDENTES………………….. pág. 03
2.
EVOLUCION HISTORICA ……………….. pág. 03
3.
INTRODUCCIÓN………………….. pág. 06
4.
BASE LEGAL DE LA DIGERCIC PREVIO ANÁLISIS OPERACIONAL ………………….. pág. 07
5.
ANÁLISIS OPERACIONAL………………….. pág. 09
6.
FACTORES CRÍTICOS DEL ÉXITO………………….. pág. 10
7.
DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO ………….. pág. 11
7.1.
PRIORIZACIÓN DE FODA INSTITUCIONAL …….. pág. 15
7.2.
PERFIL GERENCIAL DE ANÁLISIS ESTRATÉGICO….…. pág. 16
8.
DIRECICONAMIENTO ESTRATÉGICO
8.1.
CONCEPTUALIZACIÓN………………………… páa.18
8.2.
MODELO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO – OPERACIONAL………pág. 19
8.3.
MISIÓN DE LA DIGERCIC ………pág. 21
8.4.
VISIÓN DE LA DIGERCIC………pág. 21
8.5.
VALORES INSTITUCIONALES ………pág. 21
8.6.
MAPEO ESTRATÉGICO BASADO EN F.C.E. ………pág. 22
8.7.
OBJETIVOS ESTRATÉGICO – NIVEL (1) ………pág. 23
8.8.
MAPA ESTRAÉGICO DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ………pág. 24
8.9.
ESTRATEGIAS ALINEADAS A LOS OBJETIVOS ………pág. 25
8.10.
INDICADORES DE IMPACTO NIVEL N(1) ………pág. 27
9.
PLANIFICACIÓN OPERACIONAL DE NIVELES ESPECÍFICOS
9.1.
CONCEPTUALIZACIÓN………pág. 31
9.2.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO NIVEL N(2) ………pág. 33
9.3.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO NIVEL N(3) ………pág. 39
10. PLANIFICACIÓN OPERACIONAL DE NIVELES OPERATIVOS
10.1.
CONCEPTUALIZACIÓN………pág. 42 – 43
10.2.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL N(4)
COORDNACIÓN GENERAL DE PLANIFICAICÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA … … … p á g . 4 4
10.3.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL N(4)
COORDNACIÓN GENERAL JURÍDICA … … … p á g . 4 8
10.4.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL N(4)
COORDNACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA … … … p á g . 5 0
10.5.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL N (4)
COORDNACIÓN GENERAL DE SERVICIOS … … … p á g . 5 4
10.6.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL N(4)
COORDNACIÓN GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN… … … p á g . 5 9
10.7.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL N(4)
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL CAMBIO DE CULTURA ORGANIZATIVA… … … p á g . 6 2
10.8.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL N(4)
DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL … … … p á g . 6 3
10.9.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL N(4)
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CIVIL Y MONITOREO … … … p á g . 6 4
11. PLANIFICACIÓN OPERACIONAL DE LAS COORDINACIONES ZONALES
11.1.
CONCEPTUALIZACIÓN………pág. 65
11.2.
ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO CON LOS OBJETIVOS DE LOS PROCESOS DE PRESTACIÓN
DE SERVICIOS………pág. 66
11.3.
ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO CON LOS CON LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES DE
EFICIENCIA OPERACIONAL, TALENTO HUMANO Y GESTIÓN DEL CLIENTE ………pág. 67
11.4.
MAPEO ESTRATÉGICO DE VINCULACIÓN D E LOS DIFERENTES NIVELES DE
GESTIÓN………pág. 68
12. DIRECCIONAMIENTO OPERACIONAL
12.1.
EL MAPA DE MACROPROCESOS ………pág. 69 - 70
12.2.
INTERRELACIÓN DE LOS PROCESOS ………pág. 71- 73
ANEXOS
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DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
1. ANTECEDENTES
El Direccionamiento Estratégico Operacional de la Dirección General de Registro Civil Identificación y
Cedulación se deriva de los lineamientos provistos por la Alta Dirección en concordancia con el Plan
Nacional del Buen Vivir.
La DIGERCIC comprometida con la implementación de su estrategia y para dar cumplimiento con el
orden rector de su Director General, emprende el afinamiento de su Planificación Institucional
considerando establecer los detalles pertinentes en cada nivel de responsabilidad de la organización,
por medio del establecimiento objetivos, acciones e indicadores utilizando la metodología del
Direccionamiento Estratégico alineado al Marco Normativo a fin a su competencia, cuyos pilares están
estructurados sobre la base de la cobertura, calidad y seguridad en el servicio, fortaleciendo el manejo
integral del talento humano, tecnologías, infraestructura y demás mecanismos institucionales como la
gestión integral del conocimiento que permiten proveer técnicamente el servicio requerido por el
usuario.
A si mismo se delinean directrices de fortalecimiento de las relaciones interinstitucionales con los
diversos actores a nivel nacional y establece los respectivos controles para mitigar la amenaza de
corrupción; generar sostenibilidad financiera; e implementar los sistemas de gestión que aseguran en el
mediano plazo el fortalecimiento institucional en relación a la administración por procesos, gestión de
riesgos operativos y laborales, seguridad en la información; entre otros.
2. EVOLUCION HISTORICA1
La Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, fue creada mediante Ley del Congreso
Nacional de la República del Ecuador, de 29 de Octubre de 1900, y se encuentra circunscrita en el
proceso de cambios profundos efectuados por el General Eloy Alfaro Delgado, que marcó un hito de
importancia suprema en la vida del país.
Son entre sus principales funciones; organizar, ejecutar y vigilar las inscripciones de los hechos y actos
relativos al estado civil de las personas, otorgar cédulas de ciudadanía y gestionar la identidad para el
ejercicio de los derechos constitucionales, con base en un servicio eficiente y moderno.
La Revolución Liberal de 1895 marcó un hito en la historia ecuatoriana; se implantó el laicismo como
antítesis del conservadorismo dominador. De esta forma, el liberalismo, cuyo líder fue el General Eloy
Alfaro, generó para el Ecuador cambios radicales y profundos, que trajeron una verdadera
transformación del aparato administrativo estatal, y por primera vez se ejecutó un proyecto de
Modernización del Estado.
En este contexto, se elabora el primer proyecto de Ley de Registro Civil, Identificación y Cedulación,
presentado para conocimiento del Congreso Nacional, el 5 de enero de 1897, sin embargo, se promulga
la Ley de Registro Civil, Identificación y Cedulación, el 25 de octubre de 1900, la misma que fue
publicada en el Registro Oficial Nº 1252, del 29 del mismo mes y año.
A través de esta Ley se formaliza la creación de la Dirección General de Registro Civil, Identificación y
Cedulación. Del texto de la Ley, se advierte que la Institución como tal iniciaría sus labores a partir del 1°
de enero de 1901. El Registro Civil, Identificación y Cedulación inició su funcionamiento como
1
Tomado del último documento de Planificación de la Institución (2013).
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dependencia de la Oficina Central de Estadísticas, asumiendo competencias y responsabilidades con
ámbito nacional, en 400 oficinas responsables; inicialmente registro los nacimientos y matrimonios,
distribuidos en todo el País.
Fue el General Eloy Alfaro, Presidente Constitucional de la República, quien entregó la responsabilidad
de la administración de ésta naciente institución a ecuatorianos ilustres, como Manuel J. Calle, quien
ejerció la dirección; Carlos Andrade, como secretario; Leopoldo de la Torre, como oficial mayor, entre
otros. Todos, coidearios del "Viejo Luchador", respondieron a la política de permitir que el Estado tenga
control sobre la información demográfica nacional, la que antes estaba bajo la responsabilidad del clero.
Desde inicios de la Conquista Española, los sacerdotes eran responsables de la administración de los
votos del bautismo y matrimonio; además, emitían certificados de defunción de los fieles católicos,
religión mayoritaria, casi única en nuestro País a inicios del pasado siglo, constituyéndose así el primer
registro eclesiástico. Al inicio de la gestión hubo resistencia por parte del clero, organización que influyó
en la población para catalogar a la innovación liberal como un atentado en contra de la religión. Ante
esto, el Gobierno Nacional apela a la autoridad eclesial para que disponga a los miembros del clero que
no procedan a realizar más bautismos, matrimonios y sepelios, si previamente no se realiza la debida
inscripción de tales hechos en las oficinas del Registro Civil, Identificación y Cedulación; la resistencia
generada hacia la revolución liberal por los líderes conservadores fue tan grande que, según algunos
autores, concluyó con el linchamiento y asesinato del General Eloy Alfaro en 1905 y la prisión de sus
dirigentes.
Años más tarde, en 1912, mediante reforma legal, se establece la disolución del vínculo matrimonial,
frente a lo que se genera una nueva reacción airada de los representantes de la Iglesia y de sectores de
la sociedad que consideran al divorcio como un grave atentado en contra de la estabilidad del núcleo
familiar. Mediante Decreto Ejecutivo No. 126 del 11 de diciembre de 1925, se establece la expedición
de cédulas como mecanismo para introducir una forma más segura de identificación de los ecuatorianos
y, a su vez, garantizar la transparencia de los procesos electorales. El Registro Civil, Identificación y
Cedulación dependió, para su funcionamiento, del Ministerio de Hacienda, luego del Ministerio de
Fomento, de la Dirección General de Estadísticas, del Tribunal Supremo Electoral, asignándole también
nuevas responsabilidades: elaborar los padrones electorales y asumir la Dirección Nacional de
Seguridad, mientras que en Guayaquil se creó la oficina de dactiloscopia, en razón de que se estableció
un nuevo procedimiento para las investigaciones de delitos, expedición de pasaportes y el control de
inmigración. El 3 de febrero de 1936, se creó la oficina de dactiloscopia en Quito.
La situación de la Institución fue incierta hasta 1959, año en el cual definitivamente comienza a
funcionar como Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, dependiente del
Ministerio de Gobierno. Mediante Decreto Supremo Nº 3020, del 5 de enero de 1965, publicado en el
Registro Oficial Nº 408, se crea la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, y se
amplía su ámbito de acción. El 14 de noviembre de 1966, mediante Decreto Supremo de la Junta Militar
de Gobierno, presidida por el Capitán de Navío Ramón Castro Jijón, se realiza la codificación de la Ley de
Registro Civil, Identificación y Cedulación y lo adscribe al Tribunal Supremo Electoral, la que tuvo una
vigencia de 10 años.
Para la década de los setenta, era una entidad pionera en Latinoamérica, modelo para el desarrollo de
procesos como el que Chile implementó. Es importante destacar el hecho de que en 1975 se pone en
marcha el sistema de procesamiento electrónico de datos, el cual, en principio, sirvió de apoyo para la
emisión de cédulas.
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Mediante Decreto Supremo Nº 278, publicado en el Registro Oficial Nº 70 del 21 de abril de 1976, se
realiza una reforma a la Ley de Registro Civil, Identificación y Cedulación, con el propósito de armonizar
esta Ley, con las innovaciones introducidas en el derecho civil ecuatoriano y facilitar la prestación de
servicios a la comunidad. A partir de entonces, dicho cuerpo legal ha sido modificado parcialmente, a
través de decretos ejecutivos, lo cual no necesariamente ha favorecido su aplicación. Ante la
inexistencia de un reglamento a la Ley de Registro Civil, Identificación y Cedulación, se ha procedido a
viabilizar su aplicación mediante la emisión de instructivos, que se fundamentan en las decisiones
políticas, los criterios de los directivos y en las necesidades coyunturales. El 7 de diciembre de 2004,
mediante Decreto Ejecutivo No. 2283, se dispone que el Consejo de Modernización del Estado
(CONAM), emprenda inmediatamente la reforma y modernización de la Dirección General de Registro
Civil, Identificación y Cedulación, con el fin de que preste un servicio eficaz y libre de corrupción a los
ecuatorianos.
Posteriormente, el 15 de julio de 2005, por Decreto Ejecutivo No. 331, se crea el Sistema Nacional de
Registro Civil, Identificación y Cedulación, con el carácter de único y con el fin de garantizar el derecho a
la identidad de los ciudadanos ecuatorianos y de los extranjeros residentes en el territorio nacional para
el ejercicio de sus derechos constitucionales.
Mediante Decreto Ejecutivo, publicado en el Registro Oficial No. 26 del 22 de febrero de 2007, Art. 7,
"Las Competencias.- atribuciones, funciones, derechos y obligaciones, constantes en convenios,
contratos u otros instrumentos jurídicos, nacionales o internacionales, que el Consejo Nacional de
Modernización CONAM - ejercía con relación a la reforma y modernización de la Dirección General de
Registro Civil, Identificación y Cedulación, pasan a ser ejercidas a partir de esta fecha por la
Vicepresidencia de la República."
El Registro Civil, inicio un proceso de fortalecimiento institucional que se sustenta en el dictamen de la
nueva Constitución de la República del Ecuador, del 2008, la cual establece en el Artículo 261 como
competencia exclusiva del Estado numeral 1: “El Registro de personas, nacionalización de extranjeros y
control migratorio”.
Mediante Decreto Ejecutivo Nº 8, el 13 de agosto se crea el Ministerio de Telecomunicaciones y
Sociedad de la información, y se adscribe a esta cartera de estado la Dirección General de Registro Civil,
Identificación y Cedulación la cual será se encarga de supervisar su inmediata reforma y modernización.
Por su parte, el Plan Nacional del Buen Vivir, articula la promoción del desarrollo humano integral,
incluyendo los ejercicios universales de los derechos civiles, políticos, económicos, sociales, culturales y
ambientales, como un objetivo del País.
3. INTRODUCCIÓN
El Registro Civil es la entidad del estado que garantiza el derecho a la identidad personal y colectiva, que
incluye tener nombre y apellido, debidamente registrados y libremente escogidos; así como conservar,
desarrollar y fortalecer las características materiales e inmateriales de la identidad, tales como la
nacionalidad, procedencia familiar, entre otras. Se encarga de dejar constancia de los hechos o actos
relativos al estado civil de las personas y otros que las leyes le encomienden como la inscripción de los
nacimientos, filiación, los fallecimientos reales o presuntos, los matrimonios y uniones de hecho. En la
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actualidad se tiene más de 15 millones de usuarios quienes solicitan los diversos servicios tanto
presenciales como electrónicos en los más de 180 puntos de atención a nivel nacional y en 82
consulados a nivel mundial; 56 instituciones públicas y privadas realizan más de 191 millones de
transacciones a la base de datos registral como: nombres, apellidos, estado civil, foto, firma, entre otros.
Cada año se ejecuta cerca de 11.3 millones de transacciones en agencias a nivel nacional, siendo una de
las pocas instituciones públicas que entrega este alto número de servicios. En referencia al servicio de
identificación y cedulación, cada año en promedio se producen más de 2.5 millones de cédulas
electrónicas y desde el inicio de la modernización a la fecha, se han entregado más de 12 millones de
cédulas, garantizando así la identidad única a los ecuatorianos y extranjeros residentes en el país; se han
realizado más de 1000 brigadas, las cuales atendieron a los sectores y grupos más vulnerables del país.
Gracias a este servicio se han entregado más de 40 mil documentos de identidad e identificamos a cerca
de 15 mil personas en fronteras en coordinación con la Registraduría de Colombia; de igual manera en la
actualidad se cuenta con el apoyo de la Organización de Estados Americanos, OEA, y del Banco
Interamericano de Desarrollo, BID, para la ejecución de brigadas y reducción del Subregistro.
De igual manera desde el 2014 hasta la presente fecha se han inscrito más de 400 mil nacimientos de los
cuales más de 90 mil fueron realizados en ARCES, (Agencias de Registro Civil en Establecimientos de
Salud) servicio creado pensando en la comodidad de los padres de familia quienes ya no necesitan ir al
Registro Civil para inscribir de manera inmediata y sin costo a su recién nacido, en la actualidad se
cuenta con más de 38 ARCES ubicadas en centros de salud pública a nivel nacional. En el año 2014 y en
lo que va del 2015, más de 70 mil parejas celebraron sus matrimonios en las agencias de la DIGERCIC
dentro o fuera de ellas. En suma, se han entregado más de 500 mil servicios presenciales relacionados a
inscripciones.
En relación a la infraestructura, se han cerrado 575 puntos con la visión de construir agencias modernas
con un diseño funcional con facilidades para personas con discapacidad sin embargo durante el año
2014 y parte del 2015 se entregaron 24 nuevas agencias a nivel nacional de las 75 totalmente
modernizadas, acercando así los servicios a los sectores más vulnerables, beneficiando a más de un
millón de ciudadanos de manera directa; en la actualidad se ejecutan más de 50 remodelaciones con el
fin de asegurar espacios dignos de atención cuyas poblaciones demandan cada día más servicios de
Registro Civil.
El Modelo de Direccionamiento Institucional se ha basado en 3 ejes principales: Cultura de Servicio,
Orientación al Ciudadano y lograr la Eficiencia Operacional sustentado en el análisis operacional del cual
se determinaron los Factores Críticos del Éxito relacionados con: la creación de nuevos canales y
servicios electrónicos, la del satisfacción del usuario e imagen institucional, la cultura comunicacional y
organizativa, el desarrollo del talento humano, el fortalecimiento de las tecnologías de información y
comunicación, el compromiso de la alta dirección y la colaboración interinstitucional.
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4. BASE LEGAL DE LA DIGERCIC PREVIO ANÁLISIS OPERACIONAL
A continuación se menciona los aspectos generales más relevantes de los diferentes cuerpos normativos
que delimitan las competencias de la DIGERCIC y que fueron parte integral del análisis operacional
posterior para la definición de los Factores Críticos del éxito.
4.1. CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR (ART. 66 / 92 / 262).
Se reconoce y garantizará a las personas: ... El derecho a la identidad personal y colectiva, que incluye
tener nombre y apellido, debidamente registrados y libremente escogidos; y conservar, desarrollar y
fortalecer las características materiales e inmateriales de la identidad, tales como la nacionalidad, la
procedencia familiar, las manifestaciones espirituales, culturales, religiosas, lingüísticas, políticas y
sociales
… Toda persona, por sus propios derechos o como representante legitimado para el efecto, tendrá
derecho a conocer de la existencia y a acceder a los documentos, datos genéticos, bancos o archivos de
datos personales e informes que sobre sí misma, o sobre sus bienes, consten en entidades públicas o
privadas, en soporte material o electrónico. Asimismo tendrá derecho a conocer el uso que se haga de
ellos, su finalidad, el origen y destino de información personal y el tiempo de vigencia del archivo o
banco de datos. Las personas responsables de los bancos o archivos de datos personales podrán difundir
la información archivada con autorización de su titular o de la ley. La persona titular de los datos podrá
solicitar al responsable el acceso sin costo al archivo, así como la actualización de los datos, su
rectificación, eliminación o anulación. En el caso de datos sensibles, cuyo archivo deberá estar
autorizado por la ley o por la persona titular, se exigirá la adopción de las medidas de seguridad
necesarias. Si no se atendiera su solicitud, ésta podrá acudir a la jueza o juez. La persona afectada podrá
demandar por los perjuicios ocasionados.
El Estado central tendrá competencias exclusivas sobre: … El registro de personas, nacionalización de
extranjeros y control migratorio.
4.2. DECRETO SUPREMO NO. 278 (LEY DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN)
Corresponde a esta Dirección la celebración de matrimonios, la inscripción de los hechos y actos
relativos al estado civil de las personas residentes en el territorio de la República y de los ecuatorianos
residentes en el exterior, y su identificación y cedulación. Tiene por finalidad específica organizar dichas
inscripciones, otorgar las cédulas de identidad y ciudadanía…
4.3. DECRETO EJECUTIVO N 8 DEL 13 DE AGOSTO DE 2009 (ART. 01 / 21).
… Créase el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, como el órgano
rector del desarrollo de las Tecnología de la Información y Comunicación, que incluye las
telecomunicaciones y el espectro radioeléctrico, que tendrá como finalidad emitir políticas, planes
generales y realizar el seguimiento y evaluación de su implementación, coordinar acciones de apoyo y
asesoría para garantizar el acceso igualitario a los servicios y promover su uso efectivo, eficiente y eficaz,
que asegure el avance hacia la Sociedad de la Información para el buen vivir de toda la población.
Adscripción del Registro Civil.- Adscríbase la Dirección General de Registro Civil, Identificación y
Cedulación al Ministerio de Telecomunicaciones y Sociedades de la Información, el que supervisará la
inmediata reforma y modernización de esa Entidad. La Dirección General de Registro Civil, Identificación
y Cedulación será una entidad descentralizada y desconcentrada administrativa y financieramente, su
representante legal será el Director General.
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4.4. LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS (ART. 01).
Constituye Patrimonio del Estado, la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se
produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores públicos y privado. . .
Dicha documentación básica estará constituida por los siguientes instrumentos: Escritos manuscritos,
dactilográficos o impresos, ya sean originales o copias; Material cibernético; y otros materiales no
especificados…
4.5. NORMAS DE CONTROL INTERNO (410 - TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN)
Las entidades y organismos del sector público deben estar acopladas en un marco de trabajo para
procesos de tecnología de información que aseguren la transparencia y el control, así como el
involucramiento de la alta dirección, por lo que las actividades y procesos de tecnología de información
de la organización deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que se encargue de regular y
estandarizar los temas tecnológicos a nivel institucional….
… Se elaborará e implementará un plan informático estratégico para administrar y dirigir todos los
recursos tecnológicos, el mismo que estará alineado con el plan estratégico institucional y éste con el
Plan Nacional de Desarrollo y las políticas públicas de gobierno.
… Se debe elaborar las normas, procedimientos e instructivos de instalación, configuración y utilización
de los servicios de internet, intranet, correo electrónico y sitio WEB de la entidad, a base de las
disposiciones legales y normativas y los requerimientos de los usuarios externos e internos.
4.6. RESUMEN DEL ANÁLISIS OPERACIONAL DEL PROYECTO DE LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA
NACIONAL DE REGISTRO CIVIL E IDENTIFICACIÓN UTILIZADO COMO ESCENARIO PROSPECTIVO DE
MEDIANO PLAZO. (DE LAS COMPETENCIAS):
Inscripción y registro de los hechos y actos relativos del estado civil de las personas.
Identificación y otorgamiento del Documento Único de Identificación a los ecuatorianos y
extranjeros residentes con domicilio en el Ecuador.
Celebración y registrar los matrimonios; celebración e inscripción de las uniones de hecho.
Realizar y registrar los reconocimientos de hijos.
Realizar y registrar cambios, adiciones o supresiones de nombres
Realizar y registrar cambio de apellidos.
Realizar y registrar reconstituciones relativas a nacimientos, matrimonios, defunciones y
certificados biométricos.
Rectificar los errores y omisiones constantes en el texto de las inscripciones de nacimiento,
matrimonio y defunciones.
Anular las inscripciones de los hechos y actos relativos al estado civil de las personas conforme
Recopilar y sistematizar los registros vitales de las personas
Identificación de migrantes
Homologación de actos y hechos relativos al estado civil celebrados ante autoridad
administrativa extranjera.
Transferencia electrónica de datos personales asequibles
Solemnizar, inscribir y registrar las disoluciones de uniones de hecho
Receptar las declaraciones de los contrayentes de disolución del vínculo matrimonial por
mutuo acuerdo
Emisión de pasaportes ordinarios
-
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5. ANÁLISIS OPERACIONAL
La Dirección General de Registro Civil Identificación y Cedulación representa el ente ejecutor del
derecho fundamental de la identidad de las personas, así como el registro que por efecto de las
modificaciones de actos de los ciudadanos y hechos vitales, deban mantenerse como información
organizada, segura, fiable y disponible en el momento requerido a nivel Nacional.
El desarrollo de las tecnologías de información y la construcción de los distintos conjuntos de datos
requeridos por todos los Procesos, obliga a considerar que el servicio de tecnologías de información y
comunicación es un elemento clave dentro del modelo de gestión organizacional de atención al usuario;
de allí que se ha definido como un Componente Estructural de la organización a los sistemas de
información que se deben implantar de una manera integral e interrelacionada, eliminando soluciones
parciales, aisladas y que atiendan problemas puntuales e integrales en relación a la cadena de valor y
actividades administrativas.
La oportunidad principal a destacar en la organización es que su desarrollo prospectivo debe estar en
paralelo con el desarrollo de las tecnologías de información alineadas a sus competencias de regulación,
custodia, acceso, mantenimiento y actualización de los documentos físicos y/o electrónicos,
administración y creación de bases de datos, procedimientos y registros informáticos de hechos y actos
relativos al estado civil de las personas, que aseguran el derecho a la identidad e identificación de las
mismas.
Por lo tanto la conceptualización y desarrollo de los sistemas de información igualmente deben estar
ligados con la estructuración de los distintos procesos, y sus resultados implican la obtención de un sin
número de subconjuntos de datos que tienen múltiples posibilidades de acceso, así como múltiples
posibilidades de uniones, e intersecciones entre ellos, y de ésta manera proveer de distintas soluciones
a las diversas problemáticas o proyecciones a resolver; es así que para los procesos de identificación y
expedición de la documentación de identidad se emplea la captura biométrica de los ciudadanos a
través de sistemas tecnológicos que permiten obtener datos seguros, confiables y verídicos. En un
futuro el mismo procedimiento regirá para la entrega de pasaportes.
Las tecnologías de información tales como las Bases de Datos relacionales, espaciales, documentales,
constituyen al igual que la red Internet posibles alternativas sobre las cuales se deben construir las
soluciones operativas requeridas para la institución y el usuario; que definen el equipamiento y el
software base correspondiente a instalarse y/o desarrollarse con capital humano propio deslindándose
de la actual dependencia tecnológica de un solo proveedor.
La institución debe formalizar los convenios de relación interinstitucional entre los principales actores
de uso y manejo de información de identidad, hechos y actos de las personas; donde la interrelación
basada en subprocesos asegurará claridad de rol institucional y eficiencia operacional cuando se
disponga de información clara sobre las diferentes brechas de información (nacimientos, defunciones,
entre otros) que coadyuvan al control del subregistro. Así mismo deberá fortalecer y/o crear los nuevos
convenios que permitan proveer nuevos servicios de entrega de información que aseguren la
sostenibilidad financiera percibiendo los valores que cada uno corresponda cobrar, según el estudio
previo de tarifas, sustentado en el Marco Legal y basado en el principio del buen vivir.
Si el planteamiento futuro es que el Registro Civil, al 2017 sea la mejor institución pública del país en la
prestación de servicios en línea y presenciales, que monitorea y garantiza satisfacción al usuario; esto
exhorta a que la institución disponga de plataformas tecnológicas que permitan interactuar con él,
además de contar con canales alternativos de atención como autoservicios; mejorar sus procesos
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operativos y propiciar el uso de Firma Electrónica y/o registros electrónicos como fuente de legalización
de los registros de hechos, actos y transacciones en general. Deberá contar con protocolos que
monitoreen su Imagen y el resultado de la calidez de atención al ciudadano así como garantizar su
servicio a nivel nacional, inclusive, propiciando que la Corporación Registro Civil de Guayaquil funcione
como agencia zonal de la DIGERCIC.
Al adoptar las mejores prácticas y/o experiencias de instituciones similares siendo referentes locales o
de otros países, la DIGERCIC dispondrá de los criterios técnicos que validen aspectos críticos en las
operaciones como política de precios y estándares de atención que sirvan de línea base para el
establecimiento de metas y determinación acciones preventivas y/o correctivas que coadyuven al
cumplimiento de la visión. Estandarizar, planificar, validar y tomar decisiones basadas en resultados de
los planes, programas, proyectos, procesos y procedimientos; permitirá la incursión en la certificación
de Sistemas de Gestión que evidencien calidad en el servicio, cumplimiento de requisitos y confiabilidad
en la Gestión de Tecnologías de información entre otros.
6. FACTORES CRÍTICOS DEL ÉXITO
LÍNEAMIENTOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES
Los F.C.E. son los distintos lineamientos que le permiten a la estrategia organizacional identificar donde
es necesario asignar sus recursos y concentrar los esfuerzos, ubica aquellos procesos (normalmente son
pocos) que son críticos para garantizar sostenibilidad de largo plazo.
FCE 1.
ASEGURAR LA CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN DE REGISTRO CIVIL IMPLANTANDO MECANISMOS DE
SEGUIMIENTO, CONTROL Y VALIDACIÓN GENERANDO VALOR AL USUARIO
FCE 2.
GARANTIZAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS EN RELACIÓN A LOS HECHOS Y ACTOS
CIVILES DE LAS PERSONAS
FCE 3.
GARANTIZAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS DE IDENTIFICACIÓN DE PERSONAS
FCE 4.
ADMINISTRAR LOS DATOS Y LA INFORMACIÓN GENERAL Y TÉCNICA BAJO PARÁMETROS DE SEGURIDAD,
FIABILIDAD Y OPORTUNIDAD EN CONCORDANCIA CON EL MARCO LEGAL VIGENTE
FCE 5.
DISPONER DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN QUE ASEGURAN LA PRESTACIÓN DE
LOS SERVICIOS Y LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO
FCE 6.
FORTALECER LAS CAPACIDADES INTEGRALES DE LOS EMPLEADOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA MISIÓN
FCE 7.
ASEGURAR LA EFECTIVIDAD EN EL USO Y ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS QUE
CONTRIBUYEN A LA SOSTENIBILIDAD DE LA INSTITUCIÓN
7. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO
DETERMINACIÓN DEL D.O.F.A. INSTITUCIONAL Y MATRIZ DE PRIORIZACIÓN
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El diagnóstico estratégico constituye el levantamiento y análisis de la situación interna y externa
considerando el cumplimiento de su competencia institucional sustentada en el marco normativo así
como la consecución de sus directrices prospectivas de mediano plazo.
DEBILIDADES
D1
Base de datos de información de ciudadanos y extranjeros residentes en el país por completar,
depurar y digitalizar a nivel nacional y provincial. No permite integrar el expediente digital del
ciudadano
D2
No se garantiza la trazabilidad de la información del usuario, con la indexación de documentos
físicos vs los datos existentes
D3
Sub registros en nacimientos y defunciones
D4
Brecha de cedulación con nuevo documento de identidad
D5
Desarticulación en la Fase de Seguimiento y control de la Planificación Institucional; Riesgo
Operativo y Gestión por Procesos con el G.P.R..
No se realizan inspecciones, auditorías; ni validaciones en los diferentes procesos críticos de
negocio y a otros requeridos por ley.
D6
No se ha formalizado el Plan Estratégico de Tecnologías de Información ni los Plan de
Contingencia y continuidad del negocio
D7
No se han restaurado la documentación de archivo registral (físico) que ha sufrido daño y/o
está deteriorada por el tiempo; maltrato y manipuleo
D8
No se dispone de programas comunicacionales que definan estrategias de concientización,
captación y promoción:
- La importancia de la identificación
- Beneficios en cuanto a usabilidad y trámites
- Consulta de datos (Gobierno Electrónico)
- Beneficios sociales
- Validación preliminar en Línea
- Programas comunicacionales que propician acercamientos a comunidades rurales
y extranjeros
D9
No se dispone de información estadística en relación a la atención y satisfacción del usuario; ni
prácticas de Registro Civil en otros países; ni estándares que permitan compararse con otras
instituciones públicas para el cumplimiento de la Visión
MÉTODO
INFORMACIÓN DEL Y PARA
EL USUARIO
ITEM
DEBILIDADES
PR
OCE
SOS
Y
EST
RU
CTU
RA
ITEM
D10 Exceso de trámites internos generan retrasos en las adquisiciones
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
D11
Inexistencia de Subprocesos que evidencien la relación Interinstitucional entre Registro Civil y
otras Unidades del Estado
D12 Estructura organizacional actual, no acorde a la dinámica del negocio de mediano y largo plazo
TALENTO HUMANO
MATERIALES Y EQUIPOS
HARDWARE Y SOFTWARE
INFRAESTRUCTURA
D13
Dependencia tecnológica del proveedor del sistema de cedulación Magna.
Falta de garantías técnicas en los Sistemas de Información y Comunicación
Falta operatividad y control de la infraestructura destinada para el negocio
D14 - Infraestructura para las Operaciones y Archivo
- Infraestructura Administrativa
D15
Falta de seguimiento y control integral de activos de larga duración y custodios de bienes
muebles e inmuebles y equipos
D16 Vigencia Tecnológica en el límite de operación
Existencia de varios sistemas de información y falta de integración entre sí; además falta de
D17 sistemas de información a los procesos de apoyo y de toma de decisiones.
Falta de integración de los equipos de almacenamiento de datos.
D18
Falta de Licenciamiento en los paquetes de ofimática y Diseño Gráfico
No aplicación del Decreto Ejecutivo 1014 (Software libre)
D19
No se cumplen con los perfiles por competencia definidos para cada puesto de trabajo; y se
desconoce la brecha de competencia
No existe un protocolos que formalicen al accionar de la administración, desarrollo y
desempeño del talento humano acorde al puesto de trabajo:
- Inducción al Personal
D20
- Rotación de Personal
- Medición de desempeño acorde a resultados y al cumplimiento de funciones
- Desconocimiento de clima laboral y ambiente de trabajo
D21 No se ha implementado el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
NORMATIVIDAD
PRESUPUESTO
D22 Falta aprobación de normatividad que facilite competencias concurrentes a las actuales
D23
D24 Promover la usabilidad electrónica de la cédula requiere Alta Inversión
D25
ITEM
La Planificación Presupuestaria no evidencia la Gestión integral de la Planificación Estratégica y
de los diferentes planes operativos
Déficit presupuestario supera el 10% anual; desde el punto de operación
Y el 40% anual; desde el punto de vista integral (inversión + gasto corriente)
OPORTUNIDADES
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
NORMATIVIDAD
PRESUPUESTO
MATERIALES Y EQUIPOS
HARDWARE Y SOFTWARE
PROCESOS Y
ESTRUCTURA
MÉTODO
INFORMACIÓN DEL Y PARA
EL USUARIO
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
O1
Desarrollo e implementación de procesos internos, y provisión de servicios utilizando Firma
Electrónica y registros electrónicos como fuente de legalización de los registros de hechos y
actos y transacciones en general
O2
Propiciar nuevos servicios en relación al registro y solemnización de hechos y actos civiles de
las personas:
O3
Incrementar los servicios complementarios de Registro Civil acorde a la demanda de
información registral y biométrica
O4
Considerar auto servicios como canal alternativo de atención al usuario acorde a una tarifa
establecida.
Contar con plataformas tecnológicas que permitan interactuar con el usuario
O5
Renegociar los convenios y/o contratos con proveedores catalogados como Alto Impacto al
negocio
O6
Implantación de Sistemas de Gestión:
- Sistemas Integrados de Gestión QHSE
- Buenas prácticas de TICs
O7
Corporación Registro Civil GYE funcione como agencia zonal de la Dirección General de
Registro Civil.
O8
Aprovechamiento de los servicios de Nube y/o centro de datos compartidos del estado para
garantizar la prestación de los servicios y sistemas informáticos minimizando riesgos de los
data center
O9
Se asigne un porcentaje gradual o fijo de la renta que se genera en la cadena de valor para
fortalecer los Procesos en relación a TI
O10
Contar con experiencias referentes locales o de otros países que validen la política de precios y
estándares institucionales
INFORMACIÓ
N DEL Y PARA
EL USUARIO
ITEM
FORTALEZAS
F1
Cerca de nueve millones de ecuatorianos ya cuentan con identificación biométrica y datos
actualizados con mayor confiabilidad
F2
Reducción del índice de subregistro por medio de la identificación de personas con brigadas
móviles; solidarias e institucionales
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
NORMATIVIDAD
INFRAESTRUCTURA
PRESUPUESTO
MÉTODO
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
F3
Homologación de procedimientos y simplificación de requisitos para obtención de servicios del
Registros Civil
F4
Presencia e Imagen a nivel nacional; Monopolio en la prestación del Servicio
F5
Reducción de actos ilegítimos hacia el usuario por medio del uso de protocolos y sistemas de
información
F6
El buen uso de la Herramienta G.P.R. propicia un adecuado seguimiento y control a los
Objetivos Institucionales, Procesos; Proyectos, Riesgos Operativos y Planes de Mejora
F7
Se generan No. de Cédula para ecuatorianos residentes en el exterior en lugares donde hay
consulados
F8
Existen convenios interinstitucionales que permiten en el mediano plazo sostenibilidad del
negocio
F9
Se dispone de oficinas y equipos modernos, para la prestación de servicios a la ciudadanía en
las principales ciudades. Y conectividad en la mayoría de ellas
F10
Se han legalizado > 95% la infraestructura perteneciente al Registro Civil, además de
implementar el aseguramiento de los activos de la misma
F11 Existe el compromiso de Alta Dirección en mejorar la Gestión Integral de la institución
MÉTODO
USUARIO
ITEM
AMENAZAS
A1
Uso de equipos inapropiados para la digitalización de documentos podrían ocasionar daños en
los archivos físicos
A2
Falta de controles en plataforma AS-400 y falta enrolamiento biométrico, podría degenerar en
Robo de identidad del usuario
A3
El Sistema Nacional de Salud, Ministerio del Interior y otros organismos del sector público no
disponen de los medios tecnológicos que identifiquen la brecha de información en relación a
inscripciones de nacimientos y defunciones
A4
Varios servicios electrónicos del Registro Civil son también realizados como competencia de la
DINARDAP; además que usan y manejan información de Registro Civil
7.1. PRIORIZACIÓN DE FODA INSTITUCIONAL
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
IMPACTO AL
F.C.E.
URGENTE
PLANIFICADOR
CUADRANTE I
CUADRANTE II
F3
IMPORTANTE
5
D12
D2; D8; D9;
D20; F11
F1
D4; F4;
O5
D19
O1; O6;
F8; A4
O7; D25
D5;
D6;
D23
A1; F6
D16
D22
D13
4
D10
3
D21; O10
D3; F2
D11
A3
D17
03; D24
F5
O2
NO IMPORTANTE
2.5
D7; O8
2
D14; F9
D15; D18; O9
F7; A2
F10
1
IMPACTO
FINANCIERO
0
EJE X.- "Impacto Financiero": Inversión/Gasto
EJE Y.- "Impacto al Factor Crítico del Éxito"
EJE Z.- "Impacto sobre el Cliente"
CUADRANTE III
1
[1]
Muy Bajo
Trivial
2
2.5
[2]
CUADRANTE IV
4
3
[3]
Bajo
Tolerable
Medio
Moderado
Bajo Impacto
Impacto Negativo
Poco Impacto
Impacto Moderado
5
[4]
[5]
Alto
Importante
Muy Alto
Muy
Importante
Alto Impacto
Impacto Positivo
MAPEO DE PRIORIZACIÓN DE D.O.F.A.
En base a la identificación y priorización del análisis situacional se establece el PERFIL GERENCIAL
PREVIO A LA ESTRATEGIA considerando que todas las estrategias en general tienen las siguientes
características:
1. Contienen una o más ventajas competitivas y se formulan en base a Información relevante
2. Se implementan de acuerdo a un proceso de gestión: planificación, organización, ejecución y control.
3. Se puede plantear un Plan de acciones simultáneas, en cual se construye en base a las Iniciativas
(actividades, programas, proyectos) para cada uno de los Factores Determinantes (personas,
recursos, tecnología, equipos, condiciones del entorno, etc.) de cada evento en particular relativos
al estado civil de las personas residentes en el territorio de la república y de los ecuatorianos
residentes en el exterior
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
7.2. PERFIL GERENCIAL DE ANÁLISIS ESTRATÉGICO
El perfil de información gerencial permite la determinación de las estrategias o Acciones estratégicas. Se
ha delimitado el campo de análisis estratégico al cuadrante No. 02 correspondiente al escenario
Importante & Planificador, cruzando con criterio de impacto al cliente (Alto impacto o Impacto positivo)
MATRIZ DE PRIORIZACIÓN DE FODA INSTITUCIONAL
CÓDIGO
D/O/F/A
ITEM
PERFIL GERENCIAL PREVIO LA ESTRATEGIA
1
D1
Base de datos de información de ciudadanos y extranjeros
residentes en el país por completar, depurar y digitalizar a nivel
nacional y provincial. No permite integrar el expediente digital del
ciudadano
2
D2
No se garantiza la trazabilidad de la información del usuario, con la
indexación de documentos físicos vs los datos existentes
Depurar, Salvaguardar y Almacenar técnicamente la
información existente del usuario
3
O1
Desarrollo e implementación de procesos internos, y provisión de
servicios utilizando Firma Electrónica y registros electrónicos como
fuente de legalización de los registros de hechos y actos y
transacciones en general
Desarrollar nuevos canales de servicios electrónicos para
mejorar los tiempos de respuesta y la accesibilidad a los
servicios.
4
D3
Sub registros en nacimientos y defunciones
Estructurar nuevas alianzas interinstitucionales que
reducen la tasa de subregistro y registro tardío de
nacimientos; y fortalecer las existentes
5
D4
Brecha de cedulación con nuevo documento de identidad
Construir nuevas fuentes de ingreso y fortalecer las
existentes
7
O3
Incrementar los servicios complementarios de Registro Civil acorde
a la demanda de información registral y biométrica
Desarrollar nuevos canales de servicios electrónicos para
mejorar los tiempos de respuesta y la accesibilidad a los
servicios.
8
O4
Considerar auto servicios como canal alternativo de atención al
Desarrollar nuevos canales de servicios electrónicos para
usuario acorde a una tarifa establecida.
mejorar los tiempos de respuesta y la accesibilidad a los
Contar con plataformas tecnológicas que permitan interactuar con
servicios.
el usuario
10
F2
Reducción del índice de subregistro por medio de la identificación
de personas con brigadas móviles; solidarias e institucionales
Estructurar nuevas alianzas interinstitucionales que
reducen la tasa de subregistro y registro tardío de
nacimientos; y fortalecer las existentes
12
F4
Presencia e Imagen a nivel nacional; Monopolio en la prestación
del Servicio
Estructurar e implementar propuestas de valor agregado
a clientes y usuarios
14
A1
Uso de equipos inapropiados para la digitalización de documentos
podrían ocasionar daños en los archivos físicos
Acrecentar, digitalizar y conservar el Archivo Físico
Institucional y Técnico
D8
No se dispone de programas comunicacionales que definan
estrategias de concientización, captación y promoción:
- La importancia de la identificación
- Beneficios en cuanto a usabilidad y trámites
- Consulta de datos (Gobierno Electrónico)
- Beneficios sociales
- Validación preliminar en Línea
- Programas comunicacionales que propician acercamientos
a comunidades rurales y extranjeros
Difundir y concientizar al cliente sobre los servicios
Integrales de Registro Civil
18
Depurar, Salvaguardar y Almacenar técnicamente la
información como expediente digital del usuario
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
MATRIZ DE PRIORIZACIÓN DE FODA INSTITUCIONAL
19
D9
No se dispone de información estadística en relación a la atención
y satisfacción del usuario; ni prácticas de Registro Civil en otros
países; ni estándares que permitan compararse con otras
instituciones públicas para el cumplimiento de la Visión
20
F6
El buen uso de la Herramienta G.P.R. propicia un adecuado
seguimiento y control a los Objetivos Institucionales, Procesos;
Proyectos, Riesgos Operativos y Planes de Mejora
Implantar y certificar los Sistemas de Gestión que
garantizan cumplimiento de requisitos y satisfacción de
las partes interesadas
25
D11
Inexistencia de Subprocesos que evidencien la relación
Interinstitucional entre Registro Civil y otras Unidades del Estado
Implantar y certificar los Sistemas de Gestión que
garantizan cumplimiento de requisitos y satisfacción de
las partes interesadas
26
D12
Estructura organizacional actual, no acorde a la dinámica del
negocio de mediano y largo plazo
Implementar la estructura orgánica - funcional requerida
que sustenta la visión
27
O6
Implantación de Sistemas de Gestión:
- Sistemas Integrados de Gestión QHSE
- Buenas prácticas de TICs
Implantar y certificar los Sistemas de Gestión que
garantizan cumplimiento de requisitos y satisfacción de
las partes interesadas
28
Dependencia tecnológica del proveedor del sistema de cedulación
Minimizar las situaciones de afectación al negocio por
D13 Magna.Falta de garantías técnicas en los Sistemas de Información y
medio de la Gestión del Riesgo
Comunicación
29
O7
Corporación Registro Civil GYE funcione como agencia zonal de la
Dirección General de Registro Civil.
Acrecentar, digitalizar y conservar el Archivo Físico
Institucional y Técnico
30
O5
Renegociar los convenios y/o contratos con proveedores
catalogados como Alto Impacto al negocio
31
F8
Existen convenios interinstitucionales que permiten en el mediano
plazo sostenibilidad del negocio
Minimizar las situaciones de afectación al negocio por
medio de la Gestión del Riesgo
Desarrollar nuevos canales de servicios electrónicos para
mejorar los tiempos de respuesta y la accesibilidad a los
servicios.
32
A4
Varios servicios electrónicos del Registro Civil son también
realizados como competencia de la DINARDAP; además que usan y
manejan información de Registro Civil
37
D16 Vigencia Tecnológica en el límite de operación
38
Existencia de varios sistemas de información y falta de integración
Garantizar operatividad, funcionalidad e integración de la
entre sí; además falta de sistemas de información a los procesos de
D17
infraestructura administrativa, tecnológica y de
apoyo y de toma de decisiones.
operaciones
Falta de integración de los equipos de almacenamiento de datos.
47
D24
48
Déficit presupuestario supera el 10% anual; desde el punto de
operación
D25
Y el 40% anual; desde el punto de vista integral (inversión + gasto
corriente)
50
F11
Promover la usabilidad electrónica de la cédula requiere Alta
Inversión
Existe el compromiso de Alta Dirección en mejorar la Gestión
Integral de la institución
8. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
8.1. CONCEPTUALIZACIÓN
Estructurar e implementar propuestas de valor agregado
a clientes y usuarios
Implementar la nueva Ley de Registro Civil y sus
reglamentos acorde a las necesidades de modernización,
operatividad y gestión institucional.
Minimizar las situaciones de afectación al negocio por
medio de la Gestión del Riesgo
Fomentar aplicaciones y servicios en relación a la
usabilidad del documento de identidad biométrico
Mantener bajo control los recursos institucionales y usar
eficientemente el presupuesto de Gasto Corriente e
Inversión
Estructurar e implementar propuestas de valor agregado
a clientes y usuarios
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
El Direccionamiento Estratégico es la herramienta metodológica de gestión que conceptualiza los
lineamientos de la alta dirección (Factores Críticos del Éxito) en los objetivos institucionales en los
diferentes noveles de gestión organizados en 4 perspectivas, con relaciones causa – efecto.
En organizaciones del Sector Público la organización de la estrategia inicia con la perspectiva financiera
debido a que principal razón de servicio es la comunidad y el Estado.
El Mapeo Estratégico consiste en mostrar las diversas directrices institucionales, tomando inicialmente
como fuente de decisión uno de los pilares del Direccionamiento Estratégico: LOS FACTORES CRÍTICOS DEL
ÉXITO, esta información es de carácter genérico y de importancia para la Alta Dirección; así mismo el
Mapeo Estratégico puede reflejar al apalancamiento de la estrategia en los diferentes niveles de gestión es
decir puede ser formulado con objetivos estratégicos u objetivos de Nivel (1); en lo que se denomina
“BAJAR LA ESTRATEGIA AL PISO”, esta información es de uso directivo, gerencias y ciertas jefaturas de la
organización, así se establecerán las respectivas responsabilidades para el cumplimiento de esos objetivos
y cómo ellos aportan a la estrategia al involucrar las acciones estratégicas y Proyectos de Alto Impacto.
"La Misión institucional es la razón de ser de la organización, que evidencia su competencia y las
necesidades que satisface; los tipos de productos que ofrece y en general, cuáles son los límites de sus
actividades; es el marco de referencia que orienta las acciones, enlaza lo deseado con lo posible,
condiciona las actividades presentes y futuras, y proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la
toma de decisiones estratégicas". La Misión Institucional de la Dirección General de Registro Civil
Identificación y Cedulación, viene definida por competencia legal y sustentada en el Análisis Operacional
realizado por la Consultoría
“La Visión institucional define a la organización del mediano y largo plazo”, condiciona a la estrategia al
establecimiento y seguimiento de planes alineados con el FODA, es decir al cumplimiento del período
definido para la visión; el escenario organizacional habrá cambiado de tal manera que las fortalezas
identificadas en un período anterior se han reforzado existiendo otras oportunidades que constituirán el
ciclo de mejoramiento continuo.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
8.2. METODOLOGÍA DEL MODELO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO – OPERACIONAL
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
METODOLOGÍA DEL MODELO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO – OPERACIONAL
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
8.3. MISION DE LA DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACION Y CEDULACION
MISIÓN INSTITUCIONAL
" SOMOS LA ENTIDAD DEL ESTADO QUE PRESTA SERVICIOS DE IDENTIFICACIÓN INTEGRAL DE
PERSONAS Y DE REGISTRO DE HECHOS Y ACTOS CIVILES A TRAVÉS DE MEDIOS FÍSICOS Y
ELECTRÓNICOS, GARANTIZANDO LA TRANSPARENCIA, CALIDAD, SEGURIDAD, Y USO OPORTUNO DE
LA INFORMACIÓN; CONTRIBUYENDO ASÍ A LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN"
8.4. VISION DE LA DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACION Y CEDULACION
VISIÓN INSTITUCIONAL
AL 2017 SOMOS LA MEJOR INSTITUCIÓN PÚBLICA DEL PAÍS EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
ELECTRÓNICOS Y PRESENCIALES, GARANTIZAMOS LA SATISFACCIÓN DEL USUARIO Y APORTAMOS
ACTIVAMENTE AL GOBIERNO INTELIGENTE
8.5. VALORES INSTITUCIONALES2
Honestidad y Transparencia: Los funcionarios de la Dirección General de Registro Civil, Identificación y
Cedulación nos comportamos y expresamos con coherencia y sinceridad, de acuerdo con los valores éticos,
morales, de verdad y justicia. No solo decimos la verdad sino que la decimos de manera completa, es decir,
lo bueno y lo malo.
Trabajo en equipo y Comunicación: En esta institución trabajamos en equipo y nos comunicamos
asertivamente, es decir de forma directa, honesta, fundamentada y adecuada.
Compañerismo y Respeto: Los funcionarios respetamos y apoyamos a todos y cada uno de las compañeras
y compañeros de la institución, cumpliendo con nuestros deberes y derechos.
Responsabilidad: Cumplimos con eficiencia y eficacia las asignaciones de nuestro trabajo, dando siempre
un paso adicional en la realización del mismo.
Apertura al cambio: Estamos conscientes de que para ser los mejores es necesario cambiar e innovar.
Actitud Positiva: Mantendremos siempre una actitud positiva para encarar las situaciones diarias. Tener
una actitud positiva es una característica de una alta autoestima.
Compromiso: Nos hemos “puesto la camiseta” de la institución y actuamos en función de su bienestar
dando siempre lo mejor de nosotros.
2
Tomado del último documento de Planificación de la Institución (2013).
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
8.6. MAPEO ESTRATEGICO BASADO EN LOS LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS O FACTORES CRÍTICOS DEL ÉXITO.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
8.7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS - OBJETIVOS NIVEL N(1)
Los objetivos estratégicos e institucionales aterrizan los lineamientos críticos del éxito en metas
específicas ligadas a la visión y a la posibilidad de ejecutar las acciones estratégicas y/o proyectos de alto
impacto. La taxonomía de los objetivos acorde a la Guía Metodológica G.P.R. indica que se deben iniciar
con los verbos: “incrementar” o “reducir”. Ocasionalmente se puede utilizar el verbo “mantener”.
OBJ 1. INCREMENTAR LA SATISFACCIÓN AL USUARIO.
PROPORCIONA LA INFORMACIÓN DE LA PERCEPCIÓN DEL USUARIO, CONSIDERANDO EL CUMPLIMIENTO DE LOS
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS; ASÍ COMO LAS EXPECTATIVAS DE ÉL FRENTE A LOS SERVICIOS
PROPORCIONADOS POR LA INSTITUCIÓN
OBJ 2. INCREMENTAR EL REGISTRO E INSCRIPCIÓN OPORTUNA DE HECHOS Y ACTOS CIVILES
PROPORCIONA INFORMACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS DERECHOS CONSTITUCIONALES QUE ASEGURAN EL BUEN
VIVIR (ART. 66; ART. 92; ART. 261)
OBJ 3. INCREMENTAR LA IDENTIFICACIÓN CON DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE LOS ECUATORIANOS Y
EXTRANJEROS RESIDENTES EN EL PAÍS
PROPORCIONA INFORMACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS DERECHOS CONSTITUCIONALES QUE ASEGURAN EL BUEN
VIVIR (ART. 66; ART. 92; ART. 261)
OBJ 4. INCREMENTAR LA OFERTA Y PROVISIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS
DA SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA PROVISIÓN DE LOS SERVICIOS INSTITUCIONALES POR MEDIO DEL USO DE CANALES
ELECTRÓNICOS Y OTROS QUE BRINDEN FACILIDAD DE ACCESO HACIA EL USUARIO E INTEROPERABILIDAD EN CLIENTES
CORPORATIVOS
OBJ 5. INCREMENTAR LA DISPONIBILIDAD Y CONFIABILIDAD DE LOS DATOS REGISTRALES
SUMINISTRA INFORMACIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD AFÍN DEL ARCHIVO DE INFORMACIÓN
REGISTRAL; ASÍ COMO DE LAS POLÍTICAS QUE COADYUVAN A LA DEPURACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DEL MISMO
OBJ 6. INCREMENTAR EL DESARROLLO Y OPTIMIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE
REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
LA OPTIMIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO ES UNO DE LOS PILARES DE LA PLANIFICACIÓN EN ESTE AÑO, YA QUE EXISTE
UN COMPROMISO PRESIDENCIAL PARA CONTAR CON EL NÚMERO ADECUADO DE SERVIDORES QUE PERMITAN HACER
MAS EFICIENTE EL APROVECHAMIENTO DE LOS MISMOS Y A SU VEZ DESARROLLAR SUS CAPACIDADES PROFESIONALES
EN CADA UNA DE SUS ÁREAS.
OBJ 7. INCREMENTAR LA EFICIENCIA OPERACIONAL INSTITUCIONAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO
CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
ESTE OBJETIVO BUSCA INCREMENTAR LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE TODOS LOS PROCESOS OPERATIVOS QUE TIENE LA
INSTITUCIÓN, EN ESPECIAL LOS REFERENTES A LAS DIRECCIONES AGREGADORAS DE VALOR
OBJ 8. INCREMENTAR EL USO EFICIENTE DEL PRESUPUESTO EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL,
IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
ESTE OBJETIVO BUSCA ESTANDARIZAR LA MAYORÍA DE PROCESOS DE PAGO QUE PERMITAN HACER MÁS ÁGILES Y
SEGURAS CADA UNA DE LAS EROGACIONES QUE LA INSTITUCIÓN REALIZA A SUS PROVEEDORES, CONTRATISTAS Y
DEMÁS PAGOS QUE POR CONCEPTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS SE REALIZAN
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
8.8. MAPA ESTRATÉGICO DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
8.9. ESTRATEGIAS ALINEADAS A LOS OBJETIVOS
Las estrategias son lineamientos generales de acción que establecen una dirección e indican “como”
lograr el objetivo. Las estrategias son la base para los objetivos de niveles inferiores. Varias estrategias
pueden necesitarse para lograr un objetivo.
Las estrategias deben:
 Ser enunciados breves,
 Comunicar acciones suficientes para lograr un objetivo, y
 Contar con cobertura suficiente para permitir la alineación de objetivos del nivel inferior..
A CONTINUACIÓN SE DETALLAN LAS ESTRATEGIAS DEFINIDAS EN FUNCIÓN DEL PERFIL GERENCIAL
FRUTO DEL DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Y PRIORIZACIÓN DEL F.O.D.A.
OBJETIVO: INCREMENTAR LA SATISFACCIÓN AL USUARIO
 Estructurar e implementar propuestas de valor agregado a clientes y usuarios.
 Difundir y concientizar al cliente sobre los servicios Integrales de Registro Civil.
OBJETIVO: INCREMENTAR EL REGISTRO E INSCRIPCIÓN OPORTUNA DE HECHOS Y ACTOS CIVILES
 Estructurar nuevas alianzas interinstitucionales (con Organismos Locales e Internacionales) y
fortalecer los mecanismos que reducen la tasa de subregistro y registro tardío de nacimientos.
OBJETIVO: INCREMENTAR LA IDENTIFICACIÓN CON DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE LOS
ECUATORIANOS Y EXTRANJEROS RESIDENTES EN EL PAÍS
 Asegurar el derecho a la identificación única aplicando mecanismos de unificación y uso de
bases de datos interinstitucionales, generación y cumplimiento de normatividad y políticas; así
como la
implementación de productos comunicacionales y asignación de recursos
tecnológicos.
 Estructurar nuevas alianzas interinstitucionales (con Organismos Locales e Internacionales) y
fortalecer los mecanismos que reducen la brecha de cedulación, e incrementan la tasa de
identificación.
OBJETIVO: INCREMENTAR LA OFERTA Y PROVISIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS
 Fomentar aplicaciones y servicios en relación al uso de la información del usuario.
 Desarrollar nuevos canales de servicios electrónicos para mejorar los tiempos de respuesta y la
accesibilidad a los servicios.
OBJETIVO: INCREMENTAR LA DISPONIBILIDAD Y CONFIABILIDAD DE LOS DATOS REGISTRALES
 Acrecentar, actualizar y conservar la base de datos de Registro Civil.
 Depurar, Salvaguardar y Almacenar técnicamente la información como expediente digital del
usuario.
 Depurar y digitalizar el Archivo Técnico de Información registral.
 Maximizar la disponibilidad, Salvaguardar, conservar y Almacenar Técnicamente el Archivo de
Información Registral.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVO: INCREMENTAR EL DESARROLLO Y OPTIMIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO EN LA
DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
 Contar, atraer y disponer de personal competente, comprometido, motivado y en constante
desarrollo.
 Implementar la Estructura orgánica - funcional requerida que sustenta la visión.
OBJETIVO: INCREMENTAR LA EFICIENCIA OPERACIONAL INSTITUCIONAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL
DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
 Implantar los Sistemas de Gestión que garantizan cumplimiento de requisitos y satisfacción de
las partes interesadas.
 Garantizar operatividad, funcionalidad e integración de la infraestructura administrativa,
tecnológica y de operaciones; así como el buen manejo de los archivos administrativos.
 Implementar la nueva Ley de Registro Civil y sus reglamentos acorde a las necesidades de
modernización, operatividad y gestión institucional.
 Alinear a la organización entorno a la estrategia y las operaciones alcanzando sostenibilidad
financiera.
OBJETIVO: INCREMENTAR EL USO EFICIENTE DEL PRESUPUESTO EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE
REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
 Mantener bajo control los recursos institucionales y usar eficientemente el presupuesto de
Gasto Corriente e Inversión.
 Minimizar las situaciones de afectación al negocio por medio de la Gestión del Riesgo.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
8.10.
INDICADORES DE IMPACTO VINCULADO A LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES. NIVEL N(1)
OBJ 1.
INCREMENTAR LA SATISFACCIÓN AL USUARIO.
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE IMPACTO
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
INDICADOR AGRUPADO
DESCRIPCIÓN
Mide la percepción del medio externo respecto al
cumplimiento de los atributos que afectan la Imagen de
Director de Gestión del Cambio de Cultura
la Institución:
Organizativa
- Transparencia
- Percepción de la atención
Director de Comunicación Social
- Personalización del Servicio
- Responsabilidad social y ambiental
IG-01
Índice de Imagen Institucional
IG-02
Porcentaje de eficacia en el
tratamiento y cierre de casos de
impacto crítico
Director de Investigación Civil y
Monitoreo
Índice de satisfacción al usuario
Mide la percepción promedio de los segmentos de
Director de Gestión del Cambio de Cultura mercado escogidos respecto a las preguntas
Organizativa
homologadas en relación a la satisfacción de los
servicios ofertados
IG-03
OBJ 2.
Enfocado a casos de corrupción; casos de insatisfacción o
quejas bajo conocimiento del medio externo
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Resultados de Encuesta de IMAGEN INSTITUCIONAL
TABULACIÓN REAL
----------------------------TABULACIÓN IDEAL
Semestral
Incremento
No. Casos cerrados correctamente
-----------------------------------------------TTL. Casos identificados y entregados
Trimestral
Incremento
Promedio de resultados de preguntas homologadas de satisfacción
Trimestral
Incremento
INCREMENTAR EL REGISTRO E INSCRIPCIÓN OPORTUNA DE HECHOS Y ACTOS CIVILES
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
IG-04
Evidencia el correcto tratamiento y cierre de los casos
identificados y entregados a las diferentes instancias y
actores responsables de su ejecución
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
Índice de Subregistro
INDICADOR AGRUPADO
Coordinador General de Servicios
Director de Servicios de Registro Civil
DESCRIPCIÓN
Evidencia la tasa de ausencia de registro oportuno de
inscripciones a nivel nacional
- Nacimientos
- Defunciones
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
Modelo Matemático provisto a mediados del año 2015
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Semestral
Reducción
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJ 3.
INCREMENTAR LA IDENTIFICACIÓN CON DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE LOS ECUATORIANOS Y EXTRANJEROS RESIDENTES EN EL PAÍS
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE IMPACTO
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
INDICADOR AGRUPADO
DESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
IG-05
Porcentaje de ciudadanos cedulados Coordinador General de Servicios
Director de Servicios de Identificación y
en el Sistema Biométrico
Cedulación
(Cédula Única)
Mide la brecha existente entre los usuarios que disponen No. Ciudadanos con documento de identificación segura
del nuevo documento de identificación vs la población ----------------------------------------------------------------total según el Censo
TTL. Proyección Población acorde al INEC
Trimestral
Incremento
IG-06
No. de cédulas producidas durante el Subdirector General
Coordinador Zonal
año
Mide la cantidad de cédulas entregadas al usuario por
renovación del documento y primera vez
Mensual
Incremento
OBJ 4.
No. Cédulas Producidas (renovación + primera vez)
INCREMENTAR LA OFERTA Y PROVISIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
INDICADOR AGRUPADO
DESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
IG-07
Número de Servicios en línea
ofertados por la DIGERCIC
Coordinador General de TICs
Mide el incremento de servicios factibles en línea
implementados en beneficio de los usuarios
IG-08
Porcentaje de transaccionalidad
electrónica
Coordinador General de Servicios
Director de Servicios Electrónicos
Mide el incremento del uso de los nuevos canales de
No. Transacciones realizadas por canales electrónicos
accesibilidad a los servicios electrónicos en función de ----------------------------------------------------------------------------------Mensual
la producción existente por cada servicio
TTL. Transacciones realizadas por canales electrónicos y no electrónicos
No. Servicios en Línea Implantados + (Resultado del Período anterior)
Trimestral
Incremento
Incremento
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJ 5.
INCREMENTAR LA DISPONIBILIDAD Y CONFIABILIDAD DE LOS DATOS REGISTRALES
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
INDICADOR AGRUPADO
Coordinador General de Servicios
Director de Información Registral
IG-09
Porcentaje de depuración de datos
Porcentaje de cumplimiento de
procesos de control para datos
inconsistentes
Coordinador General de TICs
IG-10
IG-11
Porcentaje de Cumplimiento de la
Política de S.L.A. (En Conferimiento)
Coordinador General de Servicios
Director de Gestión de Información
Registral
OBJ 6.
Coordinador General de Servicios
Director de Información Registral
DESCRIPCIÓN
Evidencia el incremento de la depuración de la data del
usuario considerando la ejecución de acciones que
coadyuvan al objetivo
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
Información Depurada (año n) - Información Depurada (año n-1)
-------------------------------------------------------------------------------------------Información Depurada (año n-1)
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Trimestral
Incremento
Mide el nivel de cumplimiento de mejora de los sistemas No. de mecanismos de control implantados
para evitar inconsistencias en los datos acorde a las
-----------------------------------------------------------solicitudes
No. de mecanismos de control solicitados
Trimestral
Incremento
No. Oficinas Técnicas que cumplen con S.L.A.
--------------------------------------------------------------------Evidencia el cumplimiento de los acuerdos en los niveles
TTL. Total Oficinas Técnicas
de servicio [S.L.A.] al usuario, para la emisión de
documentos certificados
Los niveles de Servicio se incluyen en las políticas operativas del
Proceso de Gestión de Información Registral
Semestral
Incremento
INCREMENTAR EL DESARROLLO Y OPTIMIZACIÓN DEL TALENTO HUMANO EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
INDICADOR AGRUPADO
DESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
MEDICIÓN
TENDENCIA
((Número de contrataciones + Número de desvinculaciones)/2)
El índice de rotación se usa para definir la fluctuación de
------------------------------------------------------------------------------------------------personal entre una organización y su ambiente
Número total de puestos ocupados en el período)
Mensual
Reducción
Índice de rotación de nivel operativo Director de Administración RR.HH.
(((A + D)/2) * 100) / TP
El índice de rotación se usa para definir la fluctuación de A = admisiones de personal
personal entre una organización y su ambiente;
D = desvinculación de personal
TP = total de puestos
Mensual
Incremento
IG-14
Porcentaje de personal con
nombramiento
Coordinador General Administrativo
Director de Administración RR.HH.
En cumplimiento a:
ACUERDO MINISTERIAL 56 - Registro Oficial Suplemento
702 CAPITULO II DE LA SELECCION DE PERSONAL
NORMA TECNICA DE REESTRUCTURACIÓN DE LA GESTIÓN
PÚBLICA INSTITUCIONAL PARÁGRAFO 5
(Número de puestos planificados aprobados
ocupados por personal con nombramiento definitivo)
-----------------------------------------------------------------------------------Trimestral
Número total de puestos planificados aprobados en el Estatuto Orgánico
por Procesos
Incremento
IG-15
Porcentaje de cumplimiento de la
inclusión de personas con
capacidades especiales
Coordinador General Administrativo
Director de Administración RR.HH.
Evidencia el cumplimiento del porcentaje obligatorio de
contratación de personas con discapacidad, es del 4%
del total de trabajadores de cada empresa o patrono
persona natural.
Número de servidores públicos con capacidades especiales
-----------------------------------------------------------------------------------------Total de servidores públicos en la institución
Trimestral
Incremento
IG-16
Porcentaje de Funcionarios
Capacitados
Coordinador General Administrativo
Director de Administración RR.HH.
Se busca medir la cobertura de capacitación a los
funcionarios de las instituciones públicas según lo que
señala las leyes respectivas.
N° funcionarios Capacitados en el periodo
conforme al Plan de Capacitación
---------------------------------------------------------------Total de funcionarios en la institución
Trimestral
Incremento
IG-12
Índice de rotación de nivel directivo
IG-13
Coordinador General Administrativo
Director de Administración RR.HH.
Coordinador General Administrativo
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJ 7.
INCREMENTAR LA EFICIENCIA OPERACIONAL INSTITUCIONAL EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE IMPACTO
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
INDICADOR AGRUPADO
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
DESCRIPCIÓN
IG-17
No. Acciones emprendidas
Porcentaje de acciones emprendidas Director de Gestión del Cambio de Cultura Describe el número de acciones emprendidas por el
Comité de Ética Institucional para el empoderamiento de -----------------------------------Organizativa
por el Comité de Ética Institucional
la Ética del Buen Vivir
TTL. Acciones Planificadas
IG-18
Índice de Sostenibilidad financiera
IG-19
IG-20
Director de Planificación e Inversión
OBJ 8.
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Trimestral
Incremento
Da seguimiento al control del punto de equilibrio
considerando los Ingresos Institucionales comparado
con el Gasto Corriente
VALORES RECAUDADOS
----------------------------------GASTOS DE OPERACIÓN
Mensual
Incremento
Porcentaje de erogación de recursos
Coordinador General de Gestión Jurídica
por sentencias judiciales
ejecutoriadas
Evidencia la pérdida y/o el ahorro de los recursos
financieros controvertidos en procesos judiciales
Recursos Financieros erogados
------------------------------------------------TTL. Cuantía de Juicios
Semestral
Reducción
Porcentaje de proyectos de inversión Coordinador General de Planificación y
Gestión Estratégica
en Riesgo
Evidencia el nivel de reducción del riesgo de los
proyectos de inversión mediante el cumplimiento de los
hitos y la planificación del mismo
No. Proyectos Inversión en Riesgo
---------------------------------------------TTL. Proyectos de Inversión
Mensual
Reducción
Coordinador General Administrativo
Director Financiera
INCREMENTAR EL USO EFICIENTE DEL PRESUPUESTO EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL, IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓNINCREMENTAR LA SATISFACCIÓN AL USUARIO
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE IMPACTO
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
INDICADOR AGRUPADO
DESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
IG-21
Porcentaje ejecución presupuestaria - Coordinador General Administrativo
Director Financiera
Gasto Corriente
Medición de la eficiencia en la ejecución del
presupuesto de gasto corriente. La institución debe
revisar el GRUPO DE GASTOS del e-SIGEF y el MANUAL DE
CLASIFICACIÓN DEL GASTO.
Monto de gasto corriente devengado
---------------------------------------------------Programación anual de la política pública
Mensual
Incremento
IG-22
Porcentaje ejecución presupuestaria - Coordinador General Administrativo
Director Financiera
Gasto Inversión
Medición de la eficiencia en la ejecución del
presupuesto de inversión. La meta corresponde al plan
de ejecución mensual del presupuesto. de inversión.
Monto de inversión devengado
--------------------------------------------Presupuesto de inversión codificado
(Excluye CUENTA 998 y anticipos entregados en el año)
Mensual
Incremento
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
9. PLANIFICACIÓN OPERACIONAL DE NIVELES ESPECÍFICOS
9.1. CONCEPTUALIZACIÓN.
En el GPR, los objetivos al más alto nivel dentro de una institución (N1) se denominan objetivos
estratégicos. A los objetivos de los planes de los N2 y N3 se les denominan objetivos específicos, y a los
objetivos de una unidad operativa (N4) se les denomina objetivos operativos.
Los objetivos Específicos fueron determinados en relación al Orgánico estructural aprobado por la
DIGERCIC:
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DIGERCIC 2014 - 2017
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
Es así que llega a al consenso de que son las siguientes unidades orgánicas las que gestionarán Objetivos
Específicos:
 Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica
 Coordinación General de Gestión Jurídica
 Coordinación General Administrativa
 Subdirección General
- Coordinación General de Servicios
- Coordinación General de Tecnologías de Información y Comunicación
NOTA ACLARATORIA.SE ACUERDA CON LA ALTA DIRECCIÓN DE LA DIGERCIC Y CON LA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
ESTRATÉGICA QUE LAS COORDINACIÓN GENERAL DE SERVICIOS Y LA COORDINACIÓN GENERAL DE TIC SON NIVELES N(3); SIENDO
LAS COORDINACIONES ZONALES TRATADAS COMO NIVEL N(4) BAJO EL SIGUIENTE ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO:
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS N(1)
RELACIONADOS CON LA EFICIENCIA
OPERACIONAL Y TALENTO HUMANO
OBJETIVO ESPECÍFICO N(2)
PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA
GESTIÓN JURÍDICA
COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
OBJETIVO ESPECÍFICO N(2)
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE LA
DIGERCIC
NIVEL N-2
NIVEL N-3
OBJETIVOS OPERATIVOS N(4)
DIRECCION ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN FINANCIERA
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL CAMBIO DE CULTURA
DIRECCIÓN DE PATROCINIO Y NORMATIVA
DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA
DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CIVIL Y MONITOREO
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS N(1)
EN RELACIÓN AL NEGOCIO
NIVEL N-1
NIVEL N-4
OBJETIVO ESPECÍFICO N(3)
COORDINACIÓN GENERAL
DE SERVICIOS
OBJETIVO ESPECÍFICO N(3)
COORDINACIÓN GENERAL
DE TIC
OBJETIVOS OPERATIVOS N(4)
DIRECCION DE SERVICIOS DE REGISTRO CIVIL
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN REGISTRAL
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE T.I.
DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y OPERACIONES
DIRECCIÓN DE SOPORTE E INTEROPERABILIDAD
OBJETIVOS OPERATIVOS N(4)
COORDIINACIONES ZONALES
DESPLIEGUE DE LA ESTRATEGIA EN OBJETIVOS
VINCULADOS EN LOS DIFERENTES NIVELES DE GESTIÓN
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
9.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-2)
COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
DESCRIPCIÓN
Porcentaje de Implementación del
Modelo de Gestión de Direccionamiento
Estratégico Operacional a nivel nacional
Evidencia el consolidado de la implementación del
modelo basado en Procesos, Proyectos y Planes
Operacionales en todas las Coordinaciones Zonales
%X = 30%
%Y = 30%
%Z = 40%
Implementar el Modelo de Gestión de Direccionamiento Estratégico Operacional
Porcentaje de Pérdidas en tiempos de
Procesos de Alto Impacto
Evidencia la reducción del ciclo del flujo de
información por medio del control de la pérdida de
tiempo.
HARRINGTON == % Pérdida < 1%
KAPLAN == % Pérdida [ECF] < 5%
Controlar la implementación del Modelo de Gestión en procesos,
proyectos y planes operacionales
Porcentaje de Procesos y Subprocesos
implantados
Evidencia el grado de implantación de la información
No. Procesos Institucionales Implantados
operacional institucional acorde a los lineamientos
----------------------------------------------------------------------definidos para la implantación
TTL. Procesos Institucionales Existentes
Levantados, Estandarizados y Auditados
Propiciar acuerdos y/o convenios interinstitucionales que permiten
reducir los costos operativos de las agencias
Porcentaje de déficit presupuestario
Mide la gestión que realiza planificación para
minimizar la falta del recurso financiero
Optimizar y controlar la calidad del gasto corriente y gasto de inversión
Porcentaje de reducción del costo
operacional
Nivel de Severidad del Riesgo
Institucional
Estandarizar la Metodología de Modelamiento y representación de
Planificación Institucional, Procesos y Proyectos
Levantar, afinar y/o ajustar las representaciones gráficas y matrices de
seguimiento de los procesos, proyectos y planificación que coadyuvan a
la toma de decisión
Incrementar el grado de Implantación del
Modelo de Gestión de Direccionamiento
Estratégico - Operacional a Nivel Nacional
Reducir el déficit presupuestario de la
Institución y controlar la ejecución del gasto
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
INDICADOR DE RESULTADO
Indicador de Implementación (DE)=
%X Procesos + %Y Proyectos + %Z Planes Operacionales
----------------------------------------Trimestral
Incremento
Semestral
Reducción
Semestral
Incremento
Trimestral
Decremento
Costo Operativo (Año n-1) - Costo Operativo (Año n)
Mide la eficacia de las estrategias tomadas para
----------------------------------------------------------------------reducir el costo de las operaciones de la institución.
Costo Operativo (Año n-1)
Cuatrimestral
Reducción
Mide el grado de severidad del Riesgo operativo a
nivel institucional posterior a la evaluación y
estimación del mismo
Promedio de Nivel de Severidad del Modelo de Gestión del
Riesgo Operativo
Semestral
Decremento
Evidencia el nivel de reducción del riesgo de los
No. Proyectos Inversión en Riesgo
Mensual
Reducción
Trimestral
Incremento
Indicador Consolidado a Nivel Nacional =
Promedio (DE): Z1, Z2, ……, Z7
Donde "Z" = Zona
Adoptar Metodología de Evaluación de Riesgo Operativo en cumplimiento
al Marco Legal
No. Flujos de Alto Impacto con %P < 5%
------------------------------------------------------TTL. Flujos de Alto Impacto Identificados
Presupuesto Asignado + Autogestión
1 - ----------------------------------------------Presupuesto Requerido
Porcentaje de proyectos de inversión en
proyectos de inversión mediante el cumplimiento de ---------------------------------------------Riesgo
los hitos y la planificación del mismo
TTL. Proyectos de Inversión
Reducir el nivel de severidad de Riesgo
Operativo a nivel Nacional
Consolidación y seguimiento a la implementación de los Planes de
Mitigación y Contingencia al Riesgo Operativo a Nivel Nacional
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Cumplimiento del Plan de Mitigación de
Riesgo Institucional
Evidencia el grado de cumplimiento de los proyectos No. Proyectos / Actividades ejecutadas
o actividades que aseguran control del riesgo
-------------------------------------------------operativo de toda la institución y a nivel nacional
TTL. Proyectos / Actividades acorde al Plan de Mitigación
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-2)
COORDINACIÓN GENERAL DE GESTIÓN JURÍDICA
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
Mejorar la profesionalización y especializar al talento humano de la
coordinación
Incrementar el grado de asertividad en los
pronunciamientos jurídicos
INDICADOR DE RESULTADO
Eficacia de los pronunciamientos
jurídicos
DESCRIPCIÓN
Evidencia el cumplimiento de protocolos internos
Pronunciamientos jurídicos motivados
para la ejecución de la asesoría legal, considerando -----------------------------------------------------------su sustento en los diversos cuerpos normativos
TTL. Pronunciamientos jurídicos emitidos
Propiciar la investigación jurídica y la resolución de casos emblemáticos
de instituciones similares
Propiciar alianzas interinstitucionales que generen presencia
institucional dentro de las diligencias judiciales
Incremento
Trimestral
Reducción
Porcentaje de Normatividad
aprobada
Mide el grado de cumplimiento del Plan anual de
normatividad
No. de Instrumentos Jurídicos Aprobados
------------------------------------------------------------------TTL. Instrumentos planificados en el P.A.N.
Semestral
Incremento
Porcentaje de causas ganadas
Mide la eficacia de la gestión del Patrocinio
Institucional
No. Causas Ganadas
-------------------------------TTL. Causas Patrocinadas
Semestral
Incremento
Porcentaje de erogación de
recursos por sentencias judiciales
ejecutoriadas
Evidencia la pérdida y/o el ahorro de los recursos
financieros controvertidos en procesos judiciales
Recursos Financieros erogados
------------------------------------------------TTL. Cuantía de Juicios
Semestral
Reducción
Sistematizar el seguimiento y control de los procesos judiciales
institucionales
Incrementar la efectividad en la Gestión de los
procesos judiciales garantizando la
Auditar periódicamente los procesos judiciales en Territorio
permanencia de los actos administrativos que
permiten la normal operación de la institución
Trimestral
TTL. Peticiones (Consultas Legales) - No. Peticiones con Silencio Administrativo
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------TTL. Peticiones (Consultas Legales
Conceptualizar y proveer las herramientas jurídicas que permiten operar
correctamente la Institución
Socializar la Normativa de interés y propiciar la aprobación de la
normativa generada para la correcta operación del Registro Civil
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Ausencia de peticiones con silencio Evidencia la atención oportuna y eficaz de las
diferentes consultas legales en la institución
administrativo
Establecer los protocolos o políticas que estandaricen lecciones
aprendidas en el ámbito jurídico colocándolas al alcance del profesional
Incrementar el grado de implantación de la
Normativa de Registro Civil
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-2)
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
INDICADOR DE RESULTADO
DESCRIPCIÓN
Incrementar los niveles desempeño del
personal de la DIGERCIC a Nivel Nacional
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Índice de rotación de nivel directivo
El índice de rotación se usa para definir la
fluctuación de personal entre una organización y su
ambiente
((Número de contrataciones + Número de desvinculaciones)/2)
------------------------------------------------------------------------------------------------Número total de puestos ocupados en el período)
Mensual
Reducción
Índice de rotación de nivel operativo
El índice de rotación se usa para definir la
fluctuación de personal entre una organización y su
ambiente;
(((A + D)/2) * 100) / TP
A = admisiones de personal
D = desvinculación de personal
TP = total de puestos
Mensual
Incremento
Porcentaje de personal con nombramiento
En cumplimiento a:
ACUERDO MINISTERIAL 56 - Registro Oficial
Suplemento 702 CAPITULO II DE LA SELECCION DE
PERSONAL
NORMA TECNICA DE REESTRUCTURACIÓN DE LA
GESTIÓN PÚBLICA INSTITUCIONAL PARÁGRAFO 5
(Número de puestos planificados aprobados
ocupados por personal con nombramiento definitivo)
-----------------------------------------------------------------------------------Número total de puestos planificados aprobados en el Estatuto
Orgánico por Procesos
Trimestral
Incremento
Trimestral
Incremento
Trimestral
Incremento
Semestral
Incremento
Evidencia el cumplimiento del porcentaje obligatorio
Asegurar que se disponen de los recursos e instrumentos técnicos para la
implantación de la estructura ocupacional
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
Número de servidores públicos con capacidades especiales
Porcentaje de cumplimiento de la inclusión de contratación de personas con discapacidad, es
-----------------------------------------------------------------------------------------del 4% del total de trabajadores de cada empresa o
de personas con capacidades especiales
Total de servidores públicos en la institución
patrono persona natural.
Porcentaje de Funcionarios Capacitados
Se busca medir la cobertura de capacitación a los
funcionarios de las instituciones públicas según lo
que señala las leyes respectivas.
N° funcionarios Capacitados en el periodo
conforme al Plan de Capacitación
---------------------------------------------------------------Total de funcionarios en la institución
Resultado de Evaluación Integral de Desempeño
Asegurar que se disponen de los recursos e instrumentos técnicos del
Sistema de Gestión de SST.
Porcentaje de evaluación integral de
desempeño
Evidencia la percepción del desempeño del personal
TABULACIÓN REAL
considerando modelos teóricos como 180 y 360
----------------------TABULACIÓN IDEAL
Porcentaje de implantación de Estructura
Orgánica
Evidencia el grado de implantación ideal de la
estructura orgánica funcional y numérica en el
Registro Civil
No. Puestos de Trabajo cubiertos a nombramiento
que cumplen perfiles
--------------------------------------------------------------TT. Puestos Trabajo óptimos
Semestral
Incremento
Porcentaje de reducción de brecha de
competencia
Mide la reducción de los perfiles duros y blandos en
función de los perfiles ideales
No. Cargos Orgánicos que cumplen perfiles
----------------------------------------------------TTL. Cargos Orgánicos a nivel nacional
Cuatrimestral
Incremento
N° elementos auditados integrados / implantados
------------------------------------------------------------N° Total de elementos aplicables
Semestral
Incremento
Evidencia el grado de implantación del Sistema de
Índice de Eficacia del Sistema de Gestión de
Gestión de SST, considerando el cumplimiento del
SST
marco normativo acorde RES. CD 333 - SART
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-2)
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
INDICADOR DE RESULTADO
DESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Check List de Cumplimiento de Normatividad
Incrementar el control de la documentación y
Desarrollar e implementar las políticas y los instrumentos de control
de los registros administrativos a Nivel
documental y archivo
Nacional
Porcentaje de cumplimiento a la normativa Mide el grado de control en los documentos y
registros administrativos (archivo) considerando
de control de documentos y registros
como fuente de validación el marco legal
administrativos
Índice de Sostenibilidad financiera
Da seguimiento al control del punto de equilibrio
considerando los Ingresos Institucionales
comparado con el Gasto Corriente.
Indicador compartido con Director de Planificación e
Inversión
Incrementar la efectividad de los productos y
servicios provistos por los procesos
administrativos financieros
Implementar herramientas de control de procesos para los servicios
administrativos y financieros
Trimestral
Incremento
VALORES RECAUDADOS
----------------------------------GASTOS DE OPERACIÓN
Mensual
Incremento
TABULACIÓN REAL
----------------------TABULACIÓN IDEAL
Porcentaje de cumplimiento en el PAC
Mide el avance a la ejecución del Plan Anual de
Compras
Planes / Programas / Proyectos / Actividades ejecutadas
---------------------------------------------------------------------------------------Planes / Programas / Proyectos / Actividades planificadas
Cuatrimestral
Incremento
Porcentaje de presupuesto total ejecutado
El presente indicador mide el nivel de gestión y
ejecución del presupuesto asignado.
Presupuesto total ejecutado
-------------------------------------------..
Presupuesto total codificado.
Mensual
Incremento
Mensual
Incremento
Mensual
Incremento
Semestral
Incremento
Medición de la eficiencia en la ejecución del
Monto de gasto corriente devengado
Porcentaje ejecución presupuestaria - Gasto presupuesto de gasto corriente. La institución debe
---------------------------------------------------revisar el GRUPO DE GASTOS del e-SIGEF y el MANUAL
Corriente
Programación anual de la política pública
DE CLASIFICACIÓN DEL GASTO.
Medición de la eficiencia en la ejecución del
inversión.
Monto de inversión devengado
--------------------------------------------Presupuesto de inversión codificado
(Excluye CUENTA 998 y anticipos entregados en el año)
Evidencia el cumplimiento de los tiempos definidos
y/o acordados en relación a la provisión de
Check List de Eficiencia Operacional de los procesos
Administrativos
Porcentaje ejecución presupuestaria - Gasto presupuesto de inversión. La meta corresponde al
plan de ejecución mensual del Presupuesto. de
Inversión
Porcentaje de cumplimiento de tiempos de productos y servicios de los procesos
administrativos y financieros:
entrega de productos y servicios
- Adquisiciones
administrativos y financieros
- Obligaciones Financieras a terceros
- Cumplimiento de tiempos por Normatividad
TABULACIÓN REAL
----------------------TABULACIÓN IDEAL
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-2)
SUBDIRECCIÓN GENERAL
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
OBJETIVO ESPECÍFICO
SUBDIRECTOR
ESTRATEGIAS
INDICADOR DE RESULTADO
DESCRIPCIÓN
Evidencia el incremento de la depuración de la data
Porcentaje de depuración de datos del usuario considerando la ejecución de acciones
que coadyuvan al objetivo
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
Información Depurada (año n) - Información Depurada (año n-1)
-------------------------------------------------------------------------------------------Información Depurada (año n-1)
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Trimestral
Incremento
Semestral
Incremento
No. de mecanismos de control implantados
-----------------------------------------------------------No. de mecanismos de control solicitados
Trimestral
Incremento
Promedio de Ingresos percibidos en cada Unidad Zonal
Trimestral
Incremento
Ingresos por provisión de P/S (Año n)
- Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
-----------------------------------------------------------------------Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
Trimestral
Incremento
Ingresos por nuevos P/S
--------------------------------------------------TTL. Ingresos Período
Trimestral
Incremento
Semestral
Incremento
Trimestral
Incremento
No. Oficinas Técnicas que cumplen con S.L.A.
---------------------------------------------------------------------
Porcentaje de Cumplimiento de la Evidencia el cumplimiento de los acuerdos en los
TTL. Total Oficinas Técnicas
niveles de servicio [S.L.A.] al usuario, para la emisión
Política de S.L.A.
de documentos certificados
(En Conferimiento)
Los niveles de Servicio se incluyen en las políticas operativas del Proceso de
Gestión de Información Registral
Incrementar el fortalecimiento de los procesos
Controlar el cumplimiento de las políticas institucionales en relación al
sustantivos y el desarrollo de servicios de la
manejo integral de la información y de las operaciones de la Cadena de
DIGERCIC asegurando confiabilidad en la
Valor
información del usuario
Porcentaje de cumplimiento de
procesos de control para datos
inconsistentes
Retribución financiera por
provisión integral de P/S
Mide el nivel de cumplimiento de mejora de los
sistemas para evitar inconsistencias en los datos
acorde a las solicitudes
Apoya Director de Información Registral en la
determinación del requerimiento; así como en la
ejecución de los controles implantado
Evidencia el incremento de recursos financieros
considerando la provisión de todos los servicios o
productos en relación a registro civil
Evidencia el incremento de recursos financieros
Retribución financiera por
considerando la provisión de los servicios
provisión de Servicios Electrónicos electrónicos
Evidencia el incremento de recursos financieros
Retribución financiera por nuevos
considerando la provisión de nuevos servicios o
P/S
productos en relación a registro civil
Establecer directrices técnicas que fomenten el intercambio de
información entre los diferentes actores institucionales
No. servicios WEB implementados
Mide el número de nuevos servicios WEB que
coadyuvan al intercambio de información con
entidades externas
Generar políticas que garanticen el cumplimiento de estándares de
operatividad en las TICs que soportan las operaciones de la DIGERCIC
Porcentaje de Disponibilidad de los
Sistemas Informáticos (CORE del
negocio)
Evidencia técnicamente la operatividad de los
No. Horas con disponibilidad del Sistema Informático
sistemas informáticos del CORE de la institución por
--------------------------------------------------------------------------medio del registro de paradas no planeadas en
TTL. Horas en operación
referencia a incidentes y problemas
No. de Servicios WEB implementados + Resultado período anterior
Incrementar la interoperabilidad y operatividad de las TICs
que soportan las operaciones de la DIGERCIC
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-2)
SUBDIRECCIÓN GENERAL
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
OBJETIVO ESPECÍFICO
SUBDIRECTOR
ESTRATEGIAS
Incrementar el fortalecimiento de los procesos
sustantivos y el desarrollo de servicios de la
DIGERCIC asegurando confiabilidad en la
Articular la operatividad de los procesos sustantivos y asegurar el
información del usuario
desarrollo y mejora de servicios
INDICADOR DE RESULTADO
DESCRIPCIÓN
Número de Servicios en línea
ofertados por la DIGERCIC
Mide el incremento de servicios factibles en línea
implementados en beneficio de los usuarios
Porcentaje de transaccionalidad
electrónica
Índice de Subregistro
Afianzar la capacidad de producción e incorporar herramientas
gerenciales de mejoramiento y toma de decisión
No. Servicios en Línea Implementados + (Resultado del Período anterior)
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Trimestral
Incremento
Mide el incremento del uso de los nuevos canales de No. Transacciones realizadas por canales electrónicos
accesibilidad a los servicios electrónicos en función ----------------------------------------------------------------------------------de la producción existente por cada servicio
TTL. Transacciones realizadas por canales electrónicos y no electrónicos
Mensual
Incremento
Evidencia la tasa de ausencia de registro oportuno
de inscripciones a nivel nacional
- Nacimientos
- Defunciones
Modelo Matemático provisto a mediados del año 2015
Semestral
Reducción
Porcentaje de incremento de
inscripciones de nacimientos oportunos en
inscripciones de nacimiento oportunas comparación con el período anterior
Inscripciones Oportunas (Año n)
- Inscripciones Oportunas (Año n-1)
------------------------------------------------------------Inscripciones Oportunas (Año n-1)
Trimestral
Incremento
Porcentaje de ciudadanos cedulados
en el Sistema Biométrico
(Cédula Única)
No. Ciudadanos con documento de identificación segura
----------------------------------------------------------------TTL. Proyección Población acorde al INEC
Trimestral
Incremento
Porcentaje de ciudadanos mayores de
Mide la brecha existente entre los usuarios mayores No. Ciudadanos con documento de identificación segura
edad cedulados en el Sistema
de edad que disponen del nuevo documento de
----------------------------------------------------------------Biométrico
identificación vs la población total según el Censo
TTL. Proyección Población > 18 años acorde al INEC
(Cédula Única)
Trimestral
Incremento
Evidencia el incremento sostenido de las
Incrementar la efectividad de los procesos
sustantivos estableciendo los estándares de
servicio y de producción que propician el
cumplimiento de las expectativas del cliente
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
Mide la brecha existente entre los usuarios que
disponen del nuevo documento de identificación vs
la población total según el Censo
Personas Económicamente activas con documento
Porcentaje de población
electrónico (cédula única) que son 5´399.239 (año
económicamente activa cedulados en 2014) con respecto a la producción de cédulas del
el Sistema Biométrico (Cédula Única) mismo año
No. Personas con documento electrónico [PEA 18-60años]
-------------------------------------------------------------------------------TTL. Población acorde al INEC [ 9´377361 ]
Semestral
Incremento
No. de cédulas producidas por
renovación
Mide la cantidad de cédulas entregadas al usuario
por renovación del documento
No. Cédulas Producidas + Acumulado Período Anterior
Mensual
Incremento
No. de cédulas producidas durante el
año
Mide la cantidad de cédulas entregadas al usuario
por renovación del documento y primera vez
No. Cédulas Producidas (renovación + primera vez)
Mensual
Incremento
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
9.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-3)
COORDINACIÓN GENERAL DE SERVICIOS
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
Incrementar la confiabilidad y acceso
oportuno a la información electrónica de
identificación del usuario
Incrementar la confiabilidad y acceso
oportuno a la información física y digital del
Archivo Técnico Institucional
ACCIONES ESTRATÉGICAS
INDICADOR DE RESULTADO
DESCRIPCIÓN
Porcentaje de depuración de datos
Evidencia el incremento de la depuración de la data
del usuario considerando la ejecución de acciones
que coadyuvan al objetivo
Porcentaje de Cumplimiento de la
Política de S.L.A.
(En Conferimiento)
Procesar y gestionar técnicamente la información institucional
relacionada con el usuario
Integrar, conservar y restaurar la documentación técnica de los Archivos
a nivel Nacional
Incremento
No. Oficinas Técnicas que cumplen con S.L.A.
--------------------------------------------------------------------Evidencia el cumplimiento de los acuerdos en los
TTL. Total Oficinas Técnicas
niveles de servicio [S.L.A.] al usuario, para la emisión
de documentos certificados
Los niveles de Servicio se incluyen en las políticas operativas del Proceso
de Gestión de Información Registral
Semestral
Incremento
Eficacia en el manejo de archivos
técnicos de la Institución
Mide el cumplimiento de los parámetros definidos
por la política sobre el correcto manejo y
administración de los documentos físicos técnicos
de la institución
- Archivo Nacional
- Archivos Provinciales
Trimestral
Incremento
Convalidación de Inventario de
Archivo Físico
Evidencia el cumplimiento de la normativa
considerando la existencia de dos documentos
originales para registros de hechos y actos
No. Documentos existentes en Archivo Provincial
--------------------------------------------------------------------TTL. Documentos existentes en Archivo Nacional
Semestral
Incremento
No. usuarios que utilizan Servicios Electrónicos (año n)
- No. usuarios que utilizan Servicios Electrónicos (año n-1)
--------------------------------------------------------------------------No. usuarios que utilizan Servicios Electrónicos (año n-1)
Trimestral
Incremento
Evidencia el incremento de la cantidad de servicios
Incrementar el desarrollo de servicios y
garantizar el acceso de los servicios
electrónicos de la DIGERCIC
Propiciar los lineamientos institucionales que incrementan la oferta
integral de los servicios de la DIGERCIC
Información Depurada (año n) - Información Depurada (año n-1)
-------------------------------------------------------------------------------------------Información Depurada (año n-1)
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Trimestral
Depurar y mejorar la integridad de los datos registrales
Identificar y captar nuevas oportunidades que integren soluciones
innovadoras al usuario; e integrar gradualmente la provisión de servicios
a través de canales electrónicos
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
Incremento de Servicios Electrónicos
electrónicos que están siendo utilizados por los
Implantados
diferentes usuarios requirientes
Check List de Manejo de Archivos Técnicos
TABULACIÓN REAL
----------------------------TABULACIÓN IDEAL
Porcentaje de transaccionalidad
electrónica
Mide el incremento del uso de los nuevos canales de No. Transacciones realizadas por canales electrónicos
accesibilidad a los servicios electrónicos en función ----------------------------------------------------------------de la producción existente por cada servicio
TTL. Transacciones realizadas por canales electrónicos y no electrónicos
Mensual
Incremento
Cumplimiento de Acciones
Correctivas de las Direcciones
Técnicas de Servicios:
Mide el promedio cumplimiento de las
observaciones y recomendaciones emitidas por las
Direcciones Técnicas hacia los responsables de
Producción
Semestral
Incremento
Sumatoria de Acciones Correctivas ejecutadas en Producción
--------------------------------------------------------------------------------------TTL. Acciones Correctivas planteadas acorde a recomendación por las
Direcciones Técnicas
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-3)
COORDINACIÓN GENERAL DE SERVICIOS
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
Incrementar el desarrollo de servicios y
garantizar el acceso de los servicios
electrónicos de la DIGERCIC
Incrementar el registro oportuno de hechos y
actos civiles ; y asegurar confiabilidad de la
identidad ciudadana estableciendo acciones
continuas de mejoramiento a los procesos
ACCIONES ESTRATÉGICAS
Propiciar los servicios que permiten incrementar los ingresos que
coadyuvan a la sostenibilidad financiera
INDICADOR DE RESULTADO
DESCRIPCIÓN
Evidencia el incremento de recursos financieros
Retribución financiera por provisión
considerando la provisión de los servicios
de Servicios Electrónicos
electrónicos
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Ingresos por provisión de P/S (Año n)
- Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
-----------------------------------------------------------------------Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
Trimestral
Incremento
Índice de Subregistro
Evidencia la tasa de ausencia de registro oportuno
de inscripciones a nivel nacional
- Nacimientos
- Defunciones
Modelo Matemático provisto a mediados del año 2015
Semestral
Reducción
No. de cédulas producidas por
renovación
Mide la cantidad de cédulas entregadas al usuario
por renovación del documento
No. Cédulas Producidas + Acumulado Período Anterior
Mensual
Incremento
No. Ciudadanos con documento de identificación segura
----------------------------------------------------------------TTL. Proyección Población acorde al INEC
Trimestral
Incremento
Porcentaje de ciudadanos mayores
de edad cedulados en el Sistema
Biométrico
(Cédula Única)
Mide la brecha existente entre los usuarios mayores No. Ciudadanos con documento de identificación segura
de edad que disponen del nuevo documento de
----------------------------------------------------------------identificación vs la población total según el Censo
TTL. Proyección Población > 18 años acorde al INEC
Trimestral
Incremento
Porcentaje de población
económicamente activa cedulados
en el Sistema Biométrico (Cédula
Única)
Personas Económicamente activas con documento
electrónico (cédula única) que son 5´399.239 (año
2014) con respecto a la producción de cédulas del
mismo año
No. Personas con documento electrónico [PEA 18-60años]
-------------------------------------------------------------------------------TTL. Población acorde al INEC [ 9´377361 ]
Semestral
Incremento
Porcentaje de tarjetas rechazadas
en producción
Evidencia la cantidad de material rechazado por
producción considerando factores atribuibles al
proveedor
No. Tarjetas Electrónicas rechazadas en Producción
--------------------------------------------------------------------TTL. Tarjetas Recibidas
Trimestral
Reducción
Porcentaje de ciudadanos cedulados Mide la brecha existente entre los usuarios que
disponen del nuevo documento de identificación vs
en el Sistema Biométrico
la población total según el Censo
(Cédula Única)
Maximizar la eficacia operativa en la entrega de los servicios al usuario
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS ESPECÍFICOS Y MEDICIÓN DE RESULTADO (NIVEL N-3)
COORDINACIÓN GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
MATRIZ DE MEDICIÓN DE INDICADORES DE RESULTADO
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
INDICADOR DE RESULTADO
DESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Implementar mecanismos de control en los sistemas de registro civil e
identificación para evitar el procesamiento de datos inconsistentes
Asegurar la provisión de información a demanda que coadyuve a la
depuración de datos en procesos relacionados con el negocio
Disminuir las inconsistencias de los datos
almacenados en las bases de datos de Registro
Proporcionar la infraestructura tecnológica que garantice la
Civil
Porcentaje de cumplimiento de
procesos de control para datos
inconsistentes
disponibilidad, conservación y seguridad de la información electrónica
de Archivo
Mide el nivel de cumplimiento de mejora de los
sistemas para evitar inconsistencias en los datos
acorde a las solicitudes
Apoya Director de Información Registral en la
determinación del requerimiento; así como en la
ejecución de los controles implantados
No. de mecanismos de control implantados
-----------------------------------------------------------No. de mecanismos de control solicitados
Trimestral
Incremento
Generar el expediente electrónico del usuario para validación de datos y
agilitar la corrección de inconsistencias
Desarrollar los sistemas informáticos para consulta de datos
almacenados en el documento de identificación del usuario
Incrementar los servicios en línea de la
DIGERCIC
Número de Servicios en línea
ofertados por la DIGERCIC
Mide el incremento de servicios factibles en línea
implementados en beneficio de los usuarios
No. Servicios en Línea Implementados + (Resultado del Período anterior)
Trimestral
Incremento
Desarrollar las aplicaciones WEB que coadyuvan a la automatización de
servicio en línea
No. servicios WEB implementados
Mide el número de nuevos servicios WEB que
coadyuvan al intercambio de información con
entidades externas
No. de Servicios WEB implementados + Resultado período anterior
Semestral
Incremento
Implementar los controles de seguridad informática acorde al esquema
gubernamental de seguridad en la información
Porcentaje de implementación de
controles de seguridad informática
Evidencia la gestión que se realiza para la
implementación de los controles exigidos en
cumplimiento al esquema gubernamental de
seguridad en la información
Semestral
Incremento
Evidencia el seguimiento al cumplimiento del EGSI en
la DIGERCIC a nivel nacional:
No. de verificaciones de cumplimiento EGSI
------------------------------------------------------------TTL. Verificaciones acorde al Plan
- Políticas y lineamientos
Semestral
Incremento
Porcentaje de Disponibilidad de los
Sistemas Informáticos (CORE del
negocio)
Evidencia técnicamente la operatividad de los
No. Horas con disponibilidad del Sistema Informático
sistemas informáticos del CORE de la institución por
--------------------------------------------------------------------------medio del registro de paradas no planeadas en
TTL. Horas en operación
referencia a incidentes y problemas
Trimestral
Incremento
Capacidad de Infraestructura
Tecnológica
Mide la capacidad de la infraestructura tecnológica
considerando los siguientes componentes:
- RAM
- CPU
- Capacidad de Disco
- Capacidad de Enlaces
Trimestral
Incremento
Implementar los mecanismos que acrecienten el uso de los servicios en
línea desarrollados
Reducir los niveles de vulnerabilidad de los
Sistemas de Información & Comunicación de la Implementar controles permanentes internos y externos que mitiguen el
DIGERCIC y garantizar las operaciones con
riesgo de vulnerabilidad o amenaza a los sistemas informáticos
entidades externas
Porcentaje de verificación integral
- Hardware
de cumplimiento de controles EGSI - Software
Socializar y coordinar las capacitaciones en seguridad informática
Mantener actualizada la infraestructura tecnológica y los servicios de
redes de datos
Incrementar la capacidad, disponibilidad y
continuidad de la infraestructura tecnológica
de la DIGERCIC
Implementar ciclos de mantenimiento integral para la infraestructura
tecnológica existente
Utilizar progresivamente los servicios de la nube para minimizar riesgos
de infraestructura y reducir costos
No. controles (Seguridad Informática) EGSI implementados
--------------------------------------------------------------------------------TTL. controles (Seguridad Informática) EGSI
Capacidad de infraestructura tecnológica utilizada
-----------------------------------------------------------------------Capacidad de infraestructura tecnológica instalada
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10. PLANIFICACIÓN OPERACIONAL DE NIVELES OPERATIVOS
10.1.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS - OBJETIVOS NIVEL N(2) & NIVEL N(3)
En el GPR, los objetivos de una unidad operativa (N4) se les denomina objetivos operativos y su
taxonomía tiene una variante:
El lado izquierdo (antes del MEDIANTE) comunica los resultados que se quieren lograr, el lado derecho
representa las acciones que se llevarán a cabo para lograr el resultado esperado, esta parte del
enunciado establece el enfoque para los proyectos y procesos de la unidad
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
MODELO CONCEPTUAL DE DESPLIEGUE ESTRATÉGICO DE OBJETIVOS E INDICADORES.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.2.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN ESTRATÉGICA
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
COORDINACIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
ESTRATÉGICA
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN E
INVERSIÓN
DIRECCIÓN DE
SEGUIMIENTO DE
PLANES, PROGRAMAS Y
PROYECTOS
DIRECCIÓN DE
SERVICIOS, PROCESOS Y
CALIDAD
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
Incrementar el grado de
Implantación del Modelo
de Gestión de
Direccionamiento
Estratégico - Operacional a
Nivel Nacional
Reducir el déficit
presupuestario de la
Institución y controlar la
ejecución del gasto
Reducir el nivel de
severidad de Riesgo
Operativo a nivel Nacional
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN E INVERSIÓN
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
Estandarizar la Metodología de Modelamiento y
representación de Planificación Institucional, Procesos y
Proyectos
Levantar, afinar y/o ajustar las representaciones gráficas y
matrices de seguimiento de los procesos, proyectos y
planificación que coadyuvan a la toma de decisión
Incrementar el grado de Implantación del
Modelo de Gestión de Direccionamiento
Estratégico - Operacional a Nivel Nacional
Implementar el Modelo de Gestión de Direccionamiento
Estratégico - Operacional
Incrementar la efectividad de la gestión
operativa institucional MEDIANTE la
implementación de Planes Operacionales
Controlar la implementación del Modelo de Gestión en
procesos, proyectos y planes operacionales
Propiciar los servicios de interoperabilidad que permiten
incrementar los ingresos que coadyuvan a la sostenibilidad
financiera
Reducir el déficit presupuestario de la
Institución y controlar la ejecución del gasto
Propiciar acuerdos y/o convenios interinstitucionales que
permiten reducir los costos operativos de las agencias
Incrementar fuentes de financiamiento
MEDIANTE el desarrollo, ejecución de
proyectos internos y apoyo de organismos
gubernamentales y del exterior.
Optimizar y controlar la calidad del gasto corriente y gasto de
inversión
Adoptar Metodología de Evaluación de Riesgo Operativo en
cumplimiento al Marco Legal
Reducir el nivel de severidad de Riesgo
Operativo a nivel Nacional
Consolidar e implementar los Planes de Mitigación y
Contingencia al Riesgo Operativo a Nivel Nacional
Reducir el costo operacional MEDIANTE
acciones de seguimiento y control del gasto;
así como la gestión del riesgo operativo
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Porcentaje de Cumplimiento de
Planes Operacionales
Evidencia el grado de cumplimiento de las
actividades rutinarias, no rutinarias y estratégicas
de los diferentes actores de la Institución acorde a
la Planificación definida
Planes Operaciones que superan el 90% de cumplimiento
------------------------------------------------------------------------------TTL. Planes Operacionales Levantados
Mensual
Incremento
Porcentaje de entendimiento de
la estrategia
Mide la percepción del colaborador (hasta mando
medio) respecto al conocimiento y manejo de la
planificación institucional y sus herramientas
(Encuesta de Percepción)
No. personas que entienden y trabajan entorno a la estrategia
(supera el 80% del valor promedio de la encuesta)
------------------------------------------------------------------------------TTL. Personas encuestadas
Cuatrimestral
Incremento
Porcentaje de presupuesto
institucional ejecutado según lo
planificado
Evidencia la correcta ejecución presupuestaria
alineada a la Planificación Estratégica Institucional
Presupuesto Devengado
-----------------------------Presupuesto Asignado
Trimestral
Incremento
Porcentaje de financiamiento de
déficit presupuestario
Mide la gestión que realiza planificación para
Recursos Financieros obtenidos para cubrir déficit
sostener el déficit de recursos financieros por medio -------------------------------------------de proyectos o acuerdos interinstitucionales
Déficit de Recursos Financieros
Cuatrimestral
Incremento
Porcentaje de proyectos de
inversión en Riesgo
Evidencia el nivel de reducción del riesgo de los
No. Proyectos Inversión en Riesgo
proyectos de inversión mediante el cumplimiento de ---------------------------------------------los hitos y la planificación del mismo
TTL. Proyectos de Inversión
Mensual
Reducción
Cuatrimestral
Reducción
Costo Operativo (Año n-1) - Costo Operativo (Año n)
Porcentaje de reducción del costo Mide la eficacia de las estrategias tomadas para
----------------------------------------------------------------------reducir el costo de las operaciones de la institución.
operacional
Costo Operativo (Año n-1)
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
Estandarizar la Metodología de Modelamiento y
representación de Planificación Institucional, Procesos y
Proyectos
Incrementar el grado de Implantación del
Modelo de Gestión de Direccionamiento
Estratégico - Operacional a Nivel Nacional
Levantar, afinar y/o ajustar las representaciones gráficas y
matrices de seguimiento de los procesos, proyectos y
planificación que coadyuvan a la toma de decisión
Controlar la implementación del Modelo de Gestión en
procesos, proyectos y planes operacionales
INDICADOR
Índice de desempeño del
Cronograma de los Programas
(SPI-PMBOK)
Reducir el nivel de Riesgo en la ejecución de
Proyectos MEDIANTE la implementación de
metodología de gestión de proyectos
Mide el avance logrado de los programas en comparación con el avance
planificado de cada proyecto.
Un valor de SPI inferior a 1.0 indica que la cantidad de trabajo efectuada es
menor a la prevista. Un valor de SPI superior a 1.0 indica que la cantidad de
trabajo efectuada es mayor a la prevista. Puesto que el SPI mide todo el trabajo
del programa, el desempeño en la ruta crítica también debe analizarse, para
determinar si el programa terminará antes o después de la fecha de finalización
programada.
Mide el valor del trabajo completado, en comparación con el costo o avance
reales del programa. Se considera la métrica más importante de la EVM y mide
SPI = EV / PV
EV = Valor Ganado
(Costo presupuestario del trabajo realizado)
Adoptar Metodología de Evaluación de Riesgo Operativo en
cumplimiento al Marco Legal
Porcentaje de cumplimiento de
planes que mitigan el Riesgo
Consolidar e implementar los Planes de Mitigación y
Contingencia al Riesgo Operativo a Nivel Nacional
Porcentaje de Proyectos
Mide el cumplimiento de la actualización de la información integral de la
Actualizados acorde a metodología
ejecución del Proyecto hasta el día 5 de c/mes
G.P.R.
Evidencia la Gestión del Riesgo en los proyectos por medio del seguimiento a la
ejecución de los planes que aseguran mitigación del mismo
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Trimestral
Reducción
Cuatrimestral
Reducción
No. Planes, actividades y tareas ejecutadas
---------------------------------------------------------------------TTL. No. Planes, actividades y tareas planificadas
Trimestral
Incremento
No. Proyectos Actualizados (5c/mes en G.P.R.)
---------------------------------------------------------------------TTL. Proyectos en portal G.P.R.
Mensual
Incremento
PV= Valor Planificado
(Costo presupuestario del trabajo programado)
CPI = EV / AC
Índice de desempeño del Costo de
EV = Valor Ganado
la eficacia de la gestión del costo para el trabajo completado. Un valor de CPI
(Costo presupuestario del trabajo realizado)
los Programas
inferior a 1.0 indica un sobrecosto con respecto al trabajo completado. Un valor
(CPI-PMBOK)
de CPI superior a 1.0 indica un costo inferior con respecto al desempeño a la
fecha.
Reducir el nivel de severidad de Riesgo
Operativo a nivel Nacional
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
DESCRIPCIÓN
AC= Costo Real del trabajo completado
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS, PROCESOS Y CALIDAD
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
Estandarizar la Metodología de Modelamiento y
representación de Planificación Institucional, Procesos y
Proyectos
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
Reducir tiempos de ciclo en los procesos
institucionales MEDIANTE el levantamiento
y/o ajuste de procesos, procedimientos e
instructivos
Levantar, afinar y/o ajustar las representaciones gráficas y
matrices de seguimiento de los procesos, proyectos y
planificación que coadyuvan a la toma de decisión
Incrementar el grado de Implantación del
Modelo de Gestión de Direccionamiento
Estratégico - Operacional a Nivel Nacional
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Porcentaje de Procesos y
Subprocesos estandarizados
Evidencia el grado de levantamiento,
estandarización y/o ajuste de la información
operacional institucional e interinstitucional acorde
a la Planificación definida
No. Procesos y Subprocesos (Caracterizados y Modelados)
----------------------------------------------------------------------TTL. Procesos y Subprocesos Institucionales e
Interinstitucionales
Mensual
Incremento
Procesos Comatosos Mejorados
Evidencia el grado de procesos que han sido
mejorados y que presentan riesgo en función de la
metodología de priorización
No. Procesos Comatosos Mejorados
------------------------------------------------TTL. Procesos Comatosos Identificados
Trimestral
Incremento
Porcentaje de Pérdidas en
tiempos de Procesos de Alto
Impacto
Evidencia la reducción del ciclo del flujo de
información por medio del control de la pérdida de
tiempo.
HARRINGTON == % Pérdida < 1%
KAPLAN == % Pérdida [ECF] < 5%
No. Flujos de Alto Impacto con %P < 5%
------------------------------------------------------TTL. Flujos de Alto Impacto Identificados
Semestral
Reducción
Requisito Promedio por trámite
ciudadano
No. TTL. Requisitos existentes
Mide la simplificación de los trámites y requisitos de
----------------------------------------los servicios que provee la institución
TTL. Servicios Institucionales existentes
Trimestral
Reducción
Cumplimiento del Plan Anual de
Auditoría de Gestión
Evidencia el cumplimiento del Plan Anual de
Auditoría de Gestión que asegura que los procesos
están siendo implantados
Mensual
Incremento
Porcentaje de Procesos y
Subprocesos implantados
Evidencia el grado de implantación de la información
No. Procesos Institucionales Implantados
operacional institucional acorde a los lineamientos
----------------------------------------------------------------------definidos para la implantación
TTL. Procesos Institucionales Existentes
Levantados, Estandarizados y Auditados
Semestral
Incremento
Cartas de Servicios Aprobadas
Evidencia la percepción del usuario respecto al
servicio y/o atención recibida por parte de la
institución.
Semestral
Incremento
Implementar el Modelo de Gestión de Direccionamiento
Estratégico - Operacional
Incrementar la efectividad de la gestión
operativa institucional MEDIANTE la
implementación del Sistema de Gestión
Basado en Procesos
Controlar la implementación del Modelo de Gestión en
procesos, proyectos y planes operacionales
No. de Auditorías realizadas / mes
No. Cartas Servicio Aprobadas
-----------------------------------------TTL. Servicios Institucionales existentes
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.3.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
COORDINACIÓN GENERAL JURÍDICA
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
COORDINACIÓN GENERAL
DE GESTIÓN JURÍDICA
DIRECCIÓN DE ASESORÍA
JURÍDICA
DIRECCIÓN DE
PATROCINIO Y
NORMATIVA
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
Incrementar la efectividad en la
Gestión de los procesos judiciales
garantizando la permanencia de los
actos administrativos que permiten
la normal operación de la institución
Incrementar el grado de
asertividad en los
pronunciamientos
jurídicos
Incrementar el grado de
implantación de la
Normativa de Registro
Civil
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
Evidencia la gestión que se da a los requerimientos de usuarios, áreas e
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Porcentaje de trámites atendidos
instituciones en cumplimiento a los acuerdos de Gestión
oportunamente
Tiempo de máximo de despacho = 5 días laborables
No. Trámites Atendidos a tiempo
--------------------------------------------No. Trámites Ingresados
Mensual
Incremento
Porcentaje de trámites
despachados
Evidencia la gestión que se da a los requerimientos de usuarios, áreas e
instituciones
No. Trámites Despachados
-----------------------------------No. Trámites Ingresados
Bimensual
Incremento
Efectividad de los Criterios y
Pronunciamientos
Evidencia el grado de efectividad en la asesoría jurídica considerando los
diferentes criterios y pronunciamientos provistos por el Director de Asesoría
Jurídica
Observaciones Entidad de Control (Año n-1) Observaciones Entidad de Control (Año n)
------------------------------------------------------------------Observaciones Entidad de Control (Año n-1)
Trimestral
Reducción
No. Procesos Auditados - Observaciones Entidad de Control
---------------------------------------------------------------------------------No. Procesos Auditados
Trimestral
Incremento
Mejorar la profesionalización y especializar al talento
humano de la coordinación
Incrementar la atención confiable y
oportuna de dictámenes y resoluciones
MEDIANTE la investigación, el
perfeccionamiento de la plantilla y
estandarización de protocolos jurídicos.
Incrementar el grado de asertividad en
los pronunciamientos jurídicos
Propiciar la investigación jurídica y la resolución de casos
emblemáticos de instituciones similares
Calidad en la provisión de criterios Mide el nivel de eficacia de la Dirección de Asesoría Jurídica considerando el
número de observaciones remitidas por la Entidad de Control
y pronunciamientos
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE PATROCINIO Y NORMATIVA
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
Incrementar el grado de implantación de la
Normativa de Registro Civil
ACCIONES ESTRATÉGICAS
Conceptualizar y proveer las herramientas jurídicas que
permiten operar correctamente la Institución
Socializar la Normativa de interés y propiciar la aprobación de
la normativa generada para la correcta operación del Registro
Civil
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
INDICADOR
Porcentaje de cumplimiento del
Programa de Reformas legales y
Resoluciones internas
Incrementar el desarrollo de la normativa legal
MEDIANTE propuestas de reformas legales y
resoluciones internas que viabilicen
Nivel de socialización de
sostenibilidad institucional
Normatividad
Sistematizar el seguimiento y control de los procesos judiciales
institucionales
Causas Terminadas
Incrementar la efectividad en la Gestión de los Auditar periódicamente los procesos judiciales en Territorio
procesos judiciales garantizando la
permanencia de los actos administrativos que
permiten la normal operación de la institución
Propiciar alianzas interinstitucionales que generen presencia
institucional dentro de las diligencias judiciales
Incrementar la efectividad en el patrocinio de
las causas judiciales MEDIANTE la
implementación de nuevos métodos de
Porcentaje de cumplimiento del
gestión y cooperación interinstitucional
Programa de Auditoría a Procesos
Judiciales
DESCRIPCIÓN
Mide la gestión de cumplimiento a la ejecución del
Programa de desarrollo y/o ajuste de nueva
normativa institucional
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
No. Actividades Ejecutadas
--------------------------------------------No. Actividades Planificadas
Mide el tiempo que se destina a socializar o instruir HORAS HOMBRE /MES
sobre normatividad de alto impacto organizacional a ---------------------------los diferentes actores de la Organización
50 HH/MES
Evidencia la gestión establecida para lograr
resoluciones, sentencia, laudos ante las
No. Causas Terminadas
reclamaciones judiciales y extra judiciales en contra ------------------------------------------------------o a favor de la Institución.
TTL. Reclamaciones judiciales y extrajudiciales
Mide la gestión de cumplimiento a la ejecución de
las auditorías a los procesos judiciales de interés
institucional
No. Actividades Ejecutadas
--------------------------------------------No. Actividades Planificadas
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Mensual
Incremento
Mensual
Incremento
Semestral
Incremento
Mensual
Incremento
Semestral
Incremento
Recursos Financieros recuperados
Recuperación de recursos por
Evidencia la gestión de recuperación de los recursos
------------------------------------------------sentencias judiciales ejecutoriadas financieros controvertidos en procesos judiciales
TTL. Recursos Financieros Acumulados - Reportados
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.4.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
COORDINACIÓN
GENERAL ADMINISTRTAIVA
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS
DIRECCIÓN
FINANCIERA
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
Incrementar los niveles
desempeño del personal de la
DIGERCIC a Nivel Nacional
Incrementar el control de
la documentación y de los
registros administrativos a
Nivel Nacional
Incrementar la efectividad
de los productos y
servicios provistos por los
procesos administrativos
financieros
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
INDICADOR
Incrementar la confiabilidad de los archivos
administrativos, MEDIANTE la aplicación de
políticas e instrumentos de control y
mantenimiento
Semestral
Incremento
Evidencia el uso eficiente del Sistema Quipux
No. De trámites contestados a tiempo
---------------------------------------------------TTL. Total de trámites generados en el periodo mediante Quipux
Semestral
Incremento
Trimestral
Incremento
Trimestral
Incremento
Porcentaje de cierre de proyectos
para asegurar el cierre correcto de los proyectos en -------------------------------------de construcción y/o remodelación relación a infraestructura
TTL. Contratos de Remodelación y/o construcción
Trimestral
Incremento
Porcentaje de cumplimiento de
Planes de Mantenimiento de
Infraestructura y transporte
Trimestral
Incremento
No. Informes de administrador de contrato conformes técnicamente
-------------------------------------------------------------------------------------------------------TTL. Requerimientos solicitados
Trimestral
Incremento
Porcentaje de trámites
considerando las herramientas de gestión
contestados en el sistema QUIPUX documental y archivo digital
Reducir las pérdidas tiempo en los procesos de
Eficacia en la gestión de los
adquisición, MEDIANTE la aplicación de
procesos de contratación
políticas y socialización de la normatividad afín
Mide el cumplimiento de los parámetros definidos
por la política sobre el correcto manejo y
administración de los documentos físicos en todas
las unidades del registro civil
Incrementar el grado de funcionalidad de la
infraestructura administrativa y logística de la
institución, MEDIANTE la ejecución planes de
mantenimiento y el fortalecimiento de la
misma.
Check List de Manejo de Archivos
TABULACIÓN REAL
----------------------------TABULACIÓN IDEAL
Mide el grado de cumplimiento de los parámetros de
contratación considerando las que no han sufrido
retrasos, quejas ni otra novedad que podría afectar No. Requerimientos atendido satisfactoriamente
al usuario.
---------------------------------------------------------------------------El Atributo integral de satisfacción se define con el
TTL. Procesos Ingresados
hito de firma del contrato posterior a todos los
procedimientos precontractuales
Evidencia el seguimiento a la gestión que se realiza
Implementar herramientas de control de procesos para los
servicios administrativos y financieros
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
No. Documentos Digitalizados
-----------------------------------------------TTL. De documentos organizados en el Archivo de Gestión
Administrativa
Eficacia en el manejo de archivos
Incrementar la efectividad de los productos y
servicios provistos por los procesos
administrativos financieros
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
Evidencia el cumplimiento de normativa
considerando la digitalización de información
administrativa, legal y financiero generada por y
para la institución
Grado de digitalización de la
información
Incrementar el control de la documentación y
Desarrollar e implementar las políticas y los instrumentos de
de los registros administrativos a Nivel
control documental y archivo
Nacional
DESCRIPCIÓN
Mide el cumplimiento del cronograma de
mantenimiento preventivo y la ejecución de
actividades de mantenimiento correctivo
Cumplimiento de procedimientos Evidencia el correcto manejo técnico del
procedimiento de mantenimiento
de mantenimiento
No. Actas Definitiva
No. Hitos de Mantenimiento ejecutados
----------------------------------------------------------------------TTL. Hitos de Mantenimiento Planificados (Contratación)
(MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA / EQUIPOS / TRANSPORTE)
Incrementar la confiabilidad de los bienes
inventariados y valorados, MEDIANTE el
control físico y el aseguramiento
Cumplimiento de protocolos de
seguridad
Mide la calidad del servicio de los proveedores de
Seguridad Física en cumplimiento con los
parámetros contractuales en cumplimiento del
Marco Legal
Constatación de inventario de
bienes
Evidencia el control de los ingresos y egresos de los
bienes institucionales; considerando la correcta
valorización de los mismos; y constatación en
función de una muestra representativa
Check List de Seguridad Física (Basada en Norma Internacional)
TABULACIÓN REAL
----------------------------TABULACIÓN IDEAL
No. bienes valorados, constatados e inventariados correctamente
--------------------------------------------------------------------------------TTL. Inventario en el Sistema (Muestra)
Mensual
Decremento
Mensual
Incremento
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Porcentaje de ejecución del Plan
Institucional de Talento Humano
Evidencia el avance y cumplimiento de los hitos
definidos en los diversos componentes que incluye
el Plan
No. Actividades ejecutadas a conformidad
------------------------------------------------TTL. Actividades definidas en el Plan
Mensual
Incremento
Índice de rotación de nivel
directivo
El índice de rotación se usa para definir la
fluctuación de personal entre una organización y su
ambiente
((Número de contrataciones + Número de desvinculaciones)/2)
------------------------------------------------------------------------------------------------Número total de puestos ocupados en el período)
Mensual
Reducción
Índice de rotación de nivel
operativo
El índice de rotación se usa para definir la
fluctuación de personal entre una organización y su
ambiente;
(((A + D)/2) * 100) / TP
A = admisiones de personal
D = desvinculación de personal
TP = total de puestos
Mensual
Incremento
Porcentaje de cumplimiento del
plan de optimización del Talento
Humano
Se busca incrementar el cumplimiento del plan de
desvinculaciones.
Arts. 47 - 48 LOSEP - Arts. 101 - 111 R
Art. 47 LOSEP - Art. 108 R
Decreto Ejecutivo 813 (R.O. 489 - 12-07-2011)
Número de desvinculaciones reales
------------------------------------------------------Número desvinculaciones planificadas
en el plan de optimización del talento humano.
Trimestral
Incremento
Porcentaje de personal con
nombramiento
En cumplimiento a:
ACUERDO MINISTERIAL 56 - Registro Oficial
Suplemento 702 CAPITULO II DE LA SELECCION DE
PERSONAL
NORMA TECNICA DE REESTRUCTURACIÓN DE LA
GESTIÓN PÚBLICA INSTITUCIONAL PARÁGRAFO 5
(Número de puestos planificados aprobados
ocupados por personal con nombramiento definitivo)
-----------------------------------------------------------------------------------Número total de puestos planificados aprobados en el Estatuto
Orgánico por Procesos
Trimestral
Incremento
Porcentaje de cumplimiento de la
Número de servidores públicos con capacidades especiales
de contratación de personas con discapacidad, es
-----------------------------------------------------------------------------------------inclusión de personas con
del 4% del total de trabajadores de cada empresa o
Total de servidores públicos en la institución
capacidades especiales
patrono persona natural.
Trimestral
Incremento
Porcentaje de ejecución del
Programa de Desarrollo de
competencias laborales
Evidencia el avance y cumplimiento de los hitos
definidos en los diversos componentes que incluye
el Programa
No. Actividades ejecutadas a conformidad
------------------------------------------------TTL. Actividades definidas en el Programa
Mensual
Incremento
Reducir la brecha de competencia del Talento Porcentaje de Funcionarios
Humano MEDIANTE, la ejecución del Programa Capacitados
de Desarrollo de competencias laborales
Se busca medir la cobertura de capacitación a los
funcionarios de las instituciones públicas según lo
que señala las leyes respectivas.
N° funcionarios Capacitados en el periodo
conforme al Plan de Capacitación
---------------------------------------------------------------Total de funcionarios en la institución
Trimestral
Incremento
Porcentaje promedio de
evaluación del Desempeño
En cumplimiento a:
LOSEP Art. 77.- De la planificación de la evaluación
LOSEP Art. 80
Se debe de sumar todos los resultados de las
evaluaciones realizadas a todos los funcionarios y
dividirlos para el número total de funcionarios
evaluados
Suma de todos los resultados de la evaluación
---------------------------------------------------------------------TTL de funcionarios evaluados.
Semestral
Incremento
Porcentaje de ejecución del
Programa de Prevención de
Riesgos
Evidencia el avance y cumplimiento de los hitos
definidos en los diversos componentes que incluye
el Programa
No. Actividades ejecutadas a conformidad
------------------------------------------------TTL. Actividades definidas en el Programa
Mensual
Incremento
Porcentaje de ejecución del
Programa de Vigilancia
Evidencia el avance y cumplimiento de los hitos
definidos en los diversos componentes que incluye
el Programa
No. Actividades ejecutadas a conformidad
------------------------------------------------TTL. Actividades definidas en el Programa
Mensual
Incremento
Índice de Gestión de Seguridad y
Salud
5 x IArt + 3 x IOpas + 2 x IDps + 3 x IDs + IEnts
Evidencia el cumplimiento del sistema de
+ 4 x IOsea + 4 x Icai
gestión de la seguridad y salud en el trabajo acorde a
----------------------------------------------------------los lineamientos de la Normativa CD 390
22
Semestral
Incremento
Incrementar el grado de implantación de la
Estructura Ocupacional MEDIANTE, la
ejecución de la planificación del Talento
Humano
Asegurar que se disponen de los recursos e instrumentos
técnicos para la implantación de la estructura ocupacional
Evidencia el cumplimiento del porcentaje obligatorio
Incrementar los niveles desempeño del
personal de la DIGERCIC a Nivel Nacional
Asegurar que se disponen de los recursos e instrumentos
técnicos del Sistema de Gestión de SST.
Incrementar el nivel de implementación del
Sistema de Gestión de SST MEDIANTE la
aplicación del parámetros técnico - legales
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN FINANCIERA
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
Incrementar los niveles de control del ciclo
financiero MEDANTE la aplicación de la
normativa Legal vigente
Incrementar la efectividad de los productos y
servicios provistos por los procesos
administrativos financieros
Implementar herramientas de control de procesos para los
servicios administrativos y financieros
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Porcentaje de cumplimiento del
Programa Anual de Control
Interno
Evidencia el avance y cumplimiento de las
actividades definidas en los diversos componentes
que incluye el Programa
No. Actividades ejecutadas a conformidad
------------------------------------------------TTL. Actividades definidas en el Programa
Trimestral
Incremento
Cumplimiento de
recomendaciones de control
interno
Mide el cumplimiento efectivo de las
recomendaciones técnicas que aseguran el buen
desempeño de la administración financiera
No. Recomendaciones / Observaciones ejecutadas
-------------------------------------------------------------TTL. Recomendaciones definidas a la contraparte
Mensual
Incremento
Porcentaje ejecución
presupuestaria - Gasto Corriente
Medición de la eficiencia en la ejecución del
presupuesto de gasto corriente. La institución debe
revisar el GRUPO DE GASTOS del e-SIGEF y el MANUAL
DE CLASIFICACIÓN DEL GASTO.
Monto de gasto corriente devengado
---------------------------------------------------Programación anual de la política pública
Mensual
Incremento
Porcentaje ejecución
presupuestaria - Gasto Inversión
Medición de la eficiencia en la ejecución del
presupuesto de inversión. La meta corresponde al
plan de ejecución mensual del Presupuesto de
inversión.
Mensual
Incremento
Monto de inversión devengado
--------------------------------------------Presupuesto de inversión codificado
(Excluye CUENTA 998 y anticipos entregados en el año)
Ventas por especies valoradas
Evidencia los recursos económicos en especies
valoradas respecto a los ingresos de la institución
considerando un stock mínimo
Recursos económicos recaudados por especies valoradas
-----------------------------------------------------------------------------Período
Mensual
Incremento
Conciliación en número de
especies valoradas
Mide la administración y manejo de las cantidades
de especies valoradas de la institución
Especies valoradas utilizadas
---------------------------------------------------------Especies valoradas entregadas - Stock Máximo
Mensual
Incremento
Eficacia en el manejo de la
administración financiera
Mide el cumplimiento de los parámetros normativos
TABULACIÓN REAL
acorde a la aplicación de una Lista de Chequeo
----------------------------TABULACIÓN IDEAL
Trimestral
Incremento
Porcentaje de cumplimiento de
Ingresos Proyectados
Evidencia la eficacia de las estrategias aplicadas al
negocio en relación al incremento de ingresos
Trimestral
Incremento
Porcentaje de eficacia en la
recaudación
Mide los resultados de la gestión que se realiza para VALORES RECAUDADOS
asegurar la disponibilidad de los recursos
----------------------------------financieros
OBLIGACIONES POR COBRAR
Trimestral
Incremento
VALORES RECAUDADOS
----------------------------------GASTOS DE OPERACIÓN
Mensual
Incremento
Total de órdenes de pago procesadas
--------------------------------------------------------Total de órdenes recibidas en el mes.
Mensual
Incremento
Check List de Administración Financiera
Incrementar la confiabilidad de la
administración financiera MEDIANTE la
automatización y control de sus procesos
Índice de Sostenibilidad financiera
Da seguimiento al control del punto de equilibrio
considerando los Ingresos Institucionales
comparado con el Gasto Corriente.
Indicador compartido con Director de Planificación e
Inversión
Porcentaje de autorizaciones de
pago ejecutadas
Se mide la gestión oportuna del procesamiento de
las órdenes de pago recibidas hasta las solicitudes
al Ministerio de Finanzas.
VALORES RECAUDADOS
----------------------------------INGRESOS PROYECTADOS
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.5.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
COORDINACIÓN GENERAL DE SERVICIOS
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
COORDINACIÓN
GENERAL DE SERVICIOS
DIRECCIÓN DE SERVICIOS
DE IDENTIFICACIÓN Y
CEDULACIÓN
DIRECCIÓN DE
SERVICIOS DE
REGISTRO CIVIL
DIRECCIÓN DE GESTIÓN
DE INFORMACIÓN
REGISTRAL
DIRECCIÓN DE
SERVICIOS
ELECTRÓNICOS
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
Incrementar la confiabilidad y
acceso oportuno a la
información electrónica de
identificación del usuario
Incrementar el registro oportuno de
hechos y actos civiles; y asegurar
confiabilidad de la identidad ciudadana
estableciendo acciones continuas de
mejoramiento a los procesos
Incrementar la confiabilidad y
acceso oportuno a la información
física y digital del Archivo Técnico
Institucional
Incrementar el desarrollo de
servicios y garantizar el
acceso de los servicios
electrónicos de la DIGERCIC
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
Mide el nivel de desarrollo nuevos servicios y mejoramiento de los servicios
Identificar y captar nuevas oportunidades que integren
soluciones innovadoras al usuario; e integrar gradualmente la
provisión de servicios a través de canales electrónicos
Incrementar el desarrollo de servicios y
garantizar el acceso de los servicios
electrónicos de la DIGERCIC
Propiciar los lineamientos institucionales que incrementan la
oferta integral de los servicios de la DIGERCIC
Incrementar el desarrollo de servicios de
identificación y fortalecer los existentes
MEDIANTE la ejecución de acciones que
mejoran la operatividad del proceso de
identificación
Propiciar los servicios que permiten incrementar los ingresos
que coadyuvan a la sostenibilidad financiera
Incrementar la confiabilidad de la identidad
ciudadana MEDIANTE la aplicación de
Incrementar el registro oportuno de hechos y
regulaciones, análisis y validación del
actos civiles ; y asegurar confiabilidad de la Maximizar la eficacia operativa en la entrega de los servicios procesamiento de la información de
identidad ciudadana estableciendo acciones al usuario
identificación y cedulación
continuas de mejoramiento a los procesos
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
No. Hitos ejecutados de los Proyectos
Porcentaje de desarrollo y mejoramiento
existentes considerando el cumplimiento del Plan Anual de Desarrollo y Mejora ---------------------------------------------------del proceso de identificación
de la Identificación
TTL. Hitos de Proyectos incluidos en el Plan
Trimestral
Incremento
Porcentaje de cumplimiento del Programa
No. brigadas de cedulación realizadas acorde al cronograma y demanda
Evidencia el seguimiento y control a la ejecución del Programa de Prestación de
----------------------------------------------------------------de Prestación de Servicios de Brigadas
Servicios de Brigadas Móviles
TTL. Brigadas establecidas según planificación y demanda
Móviles
Trimestral
Incremento
Porcentaje de ciudadanos cedulados en el
No. Ciudadanos con documento de identificación segura
Mide la brecha existente entre los usuarios que disponen del nuevo documento
----------------------------------------------------------------Sistema Biométrico
de identificación vs la población total según el Censo
TTL. Proyección Población acorde al INEC
(Cédula Única)
Trimestral
Incremento
Porcentaje de ciudadanos mayores de edad
No. Ciudadanos con documento de identificación segura
Mide la brecha existente entre los usuarios mayores de edad que disponen del
----------------------------------------------------------------cedulados en el Sistema Biométrico
nuevo documento de identificación vs la población total según el Censo
TTL. Proyección Población > 18 años acorde al INEC
(Cédula Única)
Trimestral
Incremento
Porcentaje de población económicamente Personas Económicamente activas con documento electrónico (cédula única)
activa cedulados en el Sistema Biométrico que son 5´399.239 (año 2014) con respecto a la producción de cédulas del
mismo año
(Cédula Única)
No. Personas con documento electrónico [PEA 18-60años]
-------------------------------------------------------------------------------TTL. Población acorde al INEC [ 9´377361 ]
Semestral
Incremento
Control de calidad de Materia Prima
Evidencia el cumplimiento de requisitos de calidad que debe cumplir el
proveedor para la entrega-recepción del insumo
(CONTROL DE CALIDAD AL INGRESO EN FUNCIÓN DE UNA MUESTRA CALCULADA)
TABULACIÓN REAL
----------------------------TABULACIÓN IDEAL
(Aplicación del Check List. Control de Calidad)
Trimestral
Incremento
Porcentaje de tarjetas rechazadas en
producción
Evidencia la cantidad de material rechazado por producción considerando
factores atribuibles al proveedor
No. Tarjetas Electrónicas rechazadas en Producción
--------------------------------------------------------------------TTL. Tarjetas Recibidas
Trimestral
Reducción
Cumplimiento de Metas de identificación de producción a nivel nacional
No. Provincias que cumplen las metas por prestación de servicios de identificación
Mensual
Incremento
Porcentaje de Cumplimiento del Plan de
Auditoría de Identificación
No. Actividades/Inspecciones/Evaluaciones ejecutadas
----------------------------------------------------------------------------TTL. Acciones a ejecutarse según Plan de Auditoría
Trimestral
Incremento
Semestral
Incremento
Mensual
Incremento
Mide el cumplimiento de las metas de identificación definidas para el proceso
Evidencia la gestión de la Dirección para garantizar el seguimiento y control de
normativa, regulaciones, protocolos entre otros en territorio
No. Acciones Correctivas ejecutadas
Cumplimiento de Acciones Correctivas de Mide el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones emitidas por la
--------------------------------------------------Dirección de Identificación y Cedulación hacia los responsables de Producción
Identificación
TTL. Acciones Correctivas planteadas acorde a recomendación
Cumplimiento de Convenios y Acuerdos
Interinstitucionales
Evidencia el seguimiento y control a los acuerdos, alianzas y convenios
interinstitucionales en relación a identificación y cedulación
No. Obligaciones ejecutadas
-----------------------------------------TTL. Obligaciones acorde al convenio
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE REGISTRO CIVIL
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
Incrementar el desarrollo de servicios y
garantizar el acceso de los servicios
electrónicos de la DIGERCIC
ACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
Identificar y captar nuevas oportunidades que integren
soluciones innovadoras al usuario; e integrar gradualmente la
provisión de servicios a través de canales electrónicos
Incrementar el desarrollo de servicios de
registro civil y fortalecer los existentes
MEDIANTE la ejecución de acciones que
mejoran la operatividad del proceso de
información registral
Propiciar los lineamientos institucionales que incrementan la
oferta integral de los servicios de la DIGERCIC
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
Evidencia el seguimiento y control a los acuerdos, alianzas y convenios
interinstitucionales en materia de registro civil
No. Obligaciones ejecutadas
-----------------------------------------TTL. Obligaciones acorde al convenio
Semestral
Incremento
Porcentaje de desarrollo y
mejoramiento de servicios de
registro civil
Mide el nivel de desarrollo nuevos servicios y mejoramiento de los servicios
existentes considerando el cumplimiento del Plan de fortalecimiento de los
servicios de Registro Civil
No. Hitos ejecutados de los Proyectos
---------------------------------------------------TTL. Hitos de Proyectos incluidos en el Plan
Mensual
Incremento
No. Registros generados por nuevos P/S
-----------------------------------------------------No. Registros generados estadísticamente
Trimestral
Incremento
Modelo Matemático provisto a mediados del año 2015
Semestral
Reducción
Evidencia el incremento consolidado de registros de hechos y actos
considerando la provisión de nuevos servicios o productos en relación a registro
Eficacia en el desarrollo de nuevos civil
Observación.
P/S
Propiciar los servicios que permiten incrementar los ingresos
que coadyuvan a la sostenibilidad financiera
Reducir el subregistro de hechos y actos
MEDIANTE la oportuna actualización de la
base de datos de información registral y la
aplicación de lineamientos y regulaciones
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Cumplimiento de Convenios y
Acuerdos Interinstitucionales
Nuevos P/S tienen vigencia de un año antes de entrar al estadístico total de P/S
Indicador No incluye Servicios Electrónicos
Incrementar el registro oportuno de hechos y
actos civiles ; y asegurar confiabilidad de la
identidad ciudadana estableciendo acciones
Maximizar la eficacia operativa en la entrega de los servicios
continuas de mejoramiento a los procesos
al usuario
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
Índice de Subregistro
Evidencia la tasa de ausencia de registro oportuno de inscripciones a nivel
nacional
- Nacimientos
- Defunciones
Porcentaje de cumplimiento del
Programa de Prestación de
Servicios de Brigadas Móviles
No. brigadas de inscripciones realizadas acorde al cronograma y demanda
Evidencia el seguimiento y control a la ejecución del Programa de Prestación de
----------------------------------------------------------------Servicios de Brigadas Móviles
TTL. Brigadas establecidas según planificación y demanda
Trimestral
Incremento
Porcentaje de No Conformidades
para controles en materia de
registro civil
Mide el cumplimiento de instrucciones de operación para ingreso de
información registral considerando la aplicación de una muestra representativa No. NO Conformidades en el registro de información
-------------------------------------------------------------------------------------------- Inscripciones
TTL. Documentos analizados según muestreo
- Registros
- Rectificaciones
Trimestral
Reducción
Cumplimiento de Acciones
Correctivas de información
registral
Mide el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones emitidas por la
Dirección de Servicios de Registro Civil hacia los responsables de Producción
Semestral
Incremento
No. Acciones Correctivas ejecutadas
--------------------------------------------------TTL. Acciones Correctivas planteadas acorde a recomendación
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN REGISTRAL
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
INDICADOR
Evidencia el incremento de la depuración de la data del usuario considerando la
Porcentaje de depuración de datos ejecución de acciones que coadyuvan al objetivo
Porcentaje de Cumplimiento de la
Evidencia el cumplimiento de los acuerdos en los niveles de servicio [S.L.A.] al
Política de S.L.A.
usuario, para la emisión de documentos certificados
(En Conferimiento)
Incrementar la confiabilidad y acceso oportuno a la
información electrónica de identificación del usuario
Depurar y mejorar la integridad de los datos registrales
Incrementar la fiabilidad de los datos del usuario
MEDIANTE la ejecución de acciones de depuración,
conservación, salvaguarda y correcto almacenamiento
Procesar y gestionar técnicamente la información institucional
relacionada con el usuario
Incrementar la fiabilidad del Archivo Físico y Digital
MEDIANTE la ejecución de acciones de depuración,
conservación, salvaguarda y correcto almacenamiento
Incrementar la confiabilidad y acceso oportuno a la
información física y digital del Archivo Técnico Institucional
Integrar, conservar y restaurar la documentación técnica de los Archivos
a nivel Nacional
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
DESCRIPCIÓN
Información Depurada (año n) - Información Depurada (año n-1)
-------------------------------------------------------------------------------------------Información Depurada (año n-1)
No. Oficinas Técnicas que cumplen con S.L.A.
--------------------------------------------------------------------TTL. Total Oficinas Técnicas
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Trimestral
Incremento
Semestral
Incremento
Mensual
Incremento
Los niveles de Servicio se incluyen en las políticas operativas del Proceso de Gestión de
Información Registral
Rectificación de datos del usuario a Mide la gestión que realiza la dirección para atender los diferentes casos de
rectificación a demanda del usuario
demanda
No. casos atendidos y solucionados
------------------------------------------------TTL. Casos solicitados
Porcentaje de solución de casos
represados por causales de
información registral
Porcentaje de Cumplimiento del
Plan de Auditoría de Archivo
Técnico
No. Casos solucionados represados
Evidencia la cantidad de casos solucionados que se han represado al considerar
------------------------------------------------el listado de Causales de Información Registral
TTL. Casos represados
Semestral
Incremento
Evidencia la gestión de la Dirección para garantizar el seguimiento y control de
normativa, regulaciones y protocolos según el Plan Nacional
No. Actividades/Inspecciones/Evaluaciones ejecutadas
----------------------------------------------------------------------------TTL. Acciones a ejecutarse según Plan de Auditoría
Trimestral
Incremento
Cumplimiento de Acciones
Correctivas para Archivo Técnico
Mide el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones emitidas por la
Dirección de hacia los responsables de la administración de los archivos
técnicos en las oficinas técnicas
No. Acciones Correctivas ejecutadas
--------------------------------------------------TTL. Acciones Correctivas planteadas acorde a recomendación
Semestral
Incremento
Grado de digitalización de la
información
Evidencia el cumplimiento de normativa considerando la digitalización de
información técnica generada del usuario para la institución
No. Documentos Digitalizados
-----------------------------------------------TTL. Universo de documentos
Semestral
Incremento
Eficacia en el manejo de archivos
técnicos de la Institución
Mide el cumplimiento de los parámetros definidos por la política sobre el
correcto manejo y administración de los documentos físicos técnicos de la
institución
- Archivo Nacional
- Archivos Provinciales
Trimestral
Incremento
Convalidación de Inventario de
Archivo Físico
Evidencia el cumplimiento de la normativa considerando la existencia de dos
documentos originales para registros de hechos y actos
Semestral
Incremento
Convalidación de Inventario de
Subinscipciones existentes
No. Subinscripciones existentes en Archivo Provincial
Evidencia el cumplimiento de subinscripciones y de su respectivo sustento legal --------------------------------------------------------------------TTL. Subinscripciones existentes en Archivo Nacional
Semestral
Incremento
Convalidación de inventario de
documentos legales aplicados
Evidencia el cumplimiento de los documentos legales como (resoluciones
No. Documentos legales aplicados
administrativas, sentencias judiciales, reconocimientos, adopciones, y otros de --------------------------------------------------afectación al usuario) aplicados
TTL. Documentos legales existentes
Semestral
Incremento
Check List de Manejo de Archivos Técnicos
TABULACIÓN REAL
----------------------------TABULACIÓN IDEAL
No. Documentos existentes en Archivo Provincial
--------------------------------------------------------------------TTL. Documentos existentes en Archivo Nacional
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
Identificar y captar nuevas oportunidades que integren soluciones
innovadoras al usuario; e integrar gradualmente la provisión de servicios
a través de canales electrónicos
Propiciar los lineamientos institucionales que incrementan la oferta
Incrementar el desarrollo de servicios y garantizar el acceso integral de los servicios de la DIGERCIC
de los servicios electrónicos de la DIGERCIC
Incrementar la implementación de los servicios
electrónicos MEDIANTE la conceptualización y
comercialización de productos electrónicos y nuevos
canales de servicio al usuario
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Porcentaje de Servicios
Electrónicos Implantados
Evidencia la cantidad de servicios electrónicos que están siendo utilizados por
los diferentes usuarios requirientes (y que se dispone de línea base)
No. usuarios que utilizan Servicios Electrónicos (año n)
- No. usuarios que utilizan Servicios Electrónicos (año n-1)
--------------------------------------------------------------------------No. usuarios que utilizan Servicios Electrónicos (año n-1)
Trimestral
Incremento
Uso de nuevos servicios
electrónicos
Evidencia la cantidad de nuevos servicios electrónicos que están siendo
utilizados por los diferentes usuarios requirientes
No. usuarios que utilizan Servicios Electrónicos/año
Trimestral
Incremento
Porcentaje de transaccionalidad
electrónica
Mide el incremento del uso de los nuevos canales de accesibilidad a los
servicios electrónicos en función de la producción existente por cada servicio
No. Transacciones realizadas por canales electrónicos
----------------------------------------------------------------TTL. Transacciones realizadas por canales electrónicos y no electrónicos
Mensual
Incremento
Porcentaje de cumplimiento del
Plan de Comercialización de
Servicios Electrónicos
Evidencia la gestión que realiza la dirección para promocionar y comercializar
los servicios electrónicos institucionales
No. Actividades ejecutadas
-----------------------------------------TTL. Actividades acorde al Plan de Comercialización
Mensual
Incremento
Ingresos por provisión de P/S (Año n)
- Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
------------------------------------------------------Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
Trimestral
Incremento
No. Acciones Correctivas ejecutadas
--------------------------------------------------TTL. Acciones Correctivas planteadas acorde a recomendación
Semestral
Incremento
Retribución financiera por
Evidencia el incremento de recursos financieros considerando la provisión de
provisión de Servicios Electrónicos los servicios electrónicos
Propiciar los servicios que permiten incrementar los ingresos que
coadyuvan a la sostenibilidad financiera
Cumplimiento de Acciones
Correctivas de servicios
electrónicos
Mide el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones emitidas por la
Dirección de Servicios Electrónicos a los diferentes actores de desarrollo y
producción en relación a incidentes, problemas, quejas y no cumplimiento de
estándares y protocolos.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.6.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
COORDINACIÓN GENERAL DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
COORDINACIÓN GENERAL DE
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN
DE TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN
DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCUTRA
Y OPERACIONES DE TECNOLOGÍAS
DE INFORMACIÓN
DIRECCIÓN DE SOPORTE
E INTEROPERABILIDAD
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
Disminuir las inconsistencias de
los datos almacenados en las
bases de datos de Registro Civil
Incrementar la capacidad, disponibilidad y
continuidad de la infraestructura
tecnológica de la DIGERCIC
Incrementar los servicios en
línea de la DIGERCIC
Reducir los niveles de vulnerabilidad
de los Sistemas de Información &
Comunicación de la DIGERCIC y
garantizar las operaciones con
entidades externas
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
Implementar mecanismos de control en los sistemas de
registro civil e identificación para evitar el procesamiento de
datos inconsistentes
Asegurar la provisión de información a demanda que coadyuve
a la depuración de datos en procesos relacionados con el
Disminuir las inconsistencias de los datos
negocio
almacenados en las bases de datos de Registro
Proporcionar la infraestructura tecnológica que garantice la
Civil
disponibilidad, conservación y seguridad de la información
electrónica de Archivo
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
INDICADOR
Reducir las inconsistencias de datos
almacenados y mejorar la funcionalidad de los
Porcentaje de cumplimiento de
sistemas CORE; MEDIANTE el desarrollo e
cambios a los sistemas CORE
implementación de cambios solicitados por los
usuarios
DESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Mide el gestión a los requerimientos de cambio establecidos por el
negocio en los sistemas CORE para la reducción de inconsistencias
y mejora de su funcionalidad
Acumulados de cambios al sistema atendidos
--------------------------------------------------------------TTL. Requerimientos de usuario
Trimestral
Incremento
Evidencia la gestión de TI respecto al desarrollo de aplicaciones
WEB con enfoque al incremento de los servicios electrónicos
No. portales, sistemas y servicios WEB implementados
Semestral
Incremento
Mide el cumplimiento en la ejecución de los proyectos tecnológicos
Porcentaje de cumplimiento de la acorde a los estándares definidos por la PMO
No. Proyectos Tecnológicos ejecutados a compromisos
ejecución de proyectos
- Tiempo
---------------------------------------------------------------------------tecnológicos
- Alcance
TTL. Proyectos Tecnológicos planificados
- Costo
Semestral
Incremento
Número de aplicaciones WEB
implementadas
(Servicios Internos)
Evidencia la gestión de TI respecto al desarrollo de aplicaciones
WEB con enfoque a la automatización de servicios internos
No. portales, sistemas y servicios WEB implementados
Semestral
Incremento
Porcentaje de lineamientos de
seguridad informática
documentados
Evidencia la generación de documentos de lineamientos y
protocolos de seguridad informática sustentadas en el EGSI
No. de controles (seguridad informática) EGSI documentados
-------------------------------------------------------------------------------------TTL. controles (seguridad informática) EGSI planificados
Mensual
Incremento
Trimestral
Incremento
Generar el expediente electrónico del usuario para validación
de datos y agilitar la corrección de inconsistencias
Desarrollar los sistemas informáticos para consulta de datos
almacenados en el documento de identificación del usuario
Número de aplicaciones WEB
implementadas
(Servicios Externos)
Incrementar la cantidad de aplicaciones WEB,
MEDIANTE el desarrollo e implementación de
sistemas que soportan los servicios en línea
Incrementar los servicios en línea de la
DIGERCIC
Desarrollar las aplicaciones WEB que coadyuvan a la
automatización de servicio en línea
Implementar los controles de seguridad informática acorde al
esquema gubernamental de seguridad en la información
Incrementar la automatización de procesos
institucionales MEDIANTE la implementación
de aplicaciones que aportan a la eficiencia
operacional
Incrementar la implementación del EGSI
Reducir los niveles de vulnerabilidad de los
asociados a la seguridad informática
Sistemas de Información & Comunicación de la
MEDIANTE la ejecución de acciones de
DIGERCIC y garantizar las operaciones con
Implementar controles permanentes internos y externos que
mitigación al riesgo y fortalecimiento de la
entidades externas
mitiguen el riesgo de vulnerabilidad o amenaza a los sistemas
plantilla
informáticos
Socializar y coordinar las capacitaciones en seguridad
informática
Porcentaje de lineamientos de
No. de controles (seguridad informática) EGSI validados
Evidencia el nivel de cumplimiento de lineamientos y protocolos de
seguridad informática implantados
-------------------------------------------------------------------------------------seguridad informática sustentadas en el EGSI
en los sistemas informáticos
TTL. controles (seguridad informática) EGSI planificados
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCUTRA Y OPERACIONES DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
ACCIONES ESTRATÉGICAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
INDICADOR
Implementar ciclos de mantenimiento integral para la
infraestructura tecnológica existente
Incrementar la disponibilidad de la
infraestructura tecnológica MEDIANTE el
fortalecimiento y optimización de la misma
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Evidencia técnicamente la operatividad de la infraestructura:
- Equipos de computación en general
- Dispositivos de Almacenamiento
Por medio del registro de paradas no planeadas en referencia a incidentes y
problemas
No. Horas con disponibilidad de Infraestructura
-----------------------------------------------------------------TTL. Horas en operación
Mensual
Incremento
Porcentaje de Capacidad de
Infraestructura
Mide la capacidad de la infraestructura considerando:
- Equipos de computación en general
- Dispositivos de Almacenamiento
Capacidad de infraestructura utilizada
----------------------------------------------------Capacidad de infraestructura instalada
Mensual
Incremento
Porcentaje de Disponibilidad de
plataformas de software
Evidencia técnicamente la operatividad de plataformas de software:
- Bases de datos
- Sistemas Operativos
- Middleware; entre otros.
Por medio del registro de paradas no planeadas en referencia a incidentes y
problemas
No. Horas con disponibilidad de plataformas de software
-------------------------------------------------------------------------------TTL. Horas en operación
Mensual
Incremento
Porcentaje de Capacidad de
plataformas de software
Mide la capacidad de la infraestructura considerando:
- Equipos de computación en general
- Dispositivos de Almacenamiento
Capacidad de plataformas de software utilizada
----------------------------------------------------Capacidad de plataformas de software instalada
Mensual
Incremento
Porcentaje de Disponibilidad de
redes y comunicaciones
Evidencia técnicamente la operatividad de redes y comunicaciones:
- Redes de datos
- Redes de comunicaciones, entre otros.
Por medio del registro de paradas no planeadas en referencia a incidentes y
problemas
No. Horas con disponibilidad de redes y comunicaciones
-----------------------------------------------------------------------------TTL. Horas en operación
Mensual
Incremento
Porcentaje de Capacidad de redes
- Equipos de computación en general
y comunicaciones
- Dispositivos de Almacenamiento
Capacidad de redes y comunicaciones utilizada
----------------------------------------------------Capacidad de redes y comunicaciones instalada
Mensual
Incremento
Porcentaje de cumplimiento del
Programa Integral de
Mantenimiento
No. Actividades ejecutadas de mantenimiento
---------------------------------------------------------------------------TTL. Actividades planificadas en los diferentes planes
Semestral
Incremento
Mide la capacidad de la infraestructura considerando:
Utilizar progresivamente los servicios de la nube para
minimizar riesgos de infraestructura y reducir costos
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
Porcentaje de Disponibilidad de
Infraestructura
Mantener actualizada la infraestructura tecnológica y los
servicios de redes de datos
Incrementar la capacidad, disponibilidad y
continuidad de la infraestructura tecnológica
de la DIGERCIC
DESCRIPCIÓN
Mide el cumplimiento de todos los planes de mantenimiento en relación a la
infraestructura tecnológica de la DIGERCIC
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO
DIRECCIÓN DE SOPORTE E INTEROPERABILIDAD
OBJETIVO ESPECÍFICO
COORDINACIÓN
Incrementar los servicios en línea de la
DIGERCIC
ACCIONES ESTRATÉGICAS
Implementar los mecanismos que acrecienten el uso de los
servicios en línea desarrollados
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Evidencia la gestión del soporte al usuario por medio de la atención No. de tiquets atendidos y resueltos
Incrementar la eficacia de atención al usuario Eficacia en la atención al usuario de tiquets que aseguran el tratamiento de incidentes y problemas de -------------------------------------------------los sistemas informáticos
TTL. Tiquets abiertos
de los sistemas informáticos e
interoperabilidad con instituciones externas
Reducir los niveles de vulnerabilidad de los
Implementar controles permanentes internos y externos que MEDIANTE el seguimiento y control del
Sistemas de Información & Comunicación de la
mitiguen el riesgo de vulnerabilidad o amenaza a los sistemas soporte técnico
DIGERCIC y garantizar las operaciones con
informáticos
Mide el número de nuevos servicios WEB que coadyuvan al
entidades externas
No. servicios WEB implementados
No. de Servicios WEB implementados + Resultado período anterior
intercambio de información con entidades externas
Mensual
Incremento
Semestral
Incremento
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.7.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DEL CAMBIO DE CULTURA ORGANIZATIVA
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
ESTRATEGIAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
Incrementar la Imagen Institucional
MEDIANTE, el desarrollo y ejecución de planes
Índice de Imagen Institucional
y proyectos que aseguran el tratamiento y
mejora de los atributos de interacción con el
usuario
INCREMENTAR LA
OBJ - 01
SATISFACCIÓN AL USUARIO
Estructurar e implementar propuestas de valor agregado a
AE-01
clientes y usuarios
Incrementar y fortalecer la relación con el
usuario MEDIANTE la identificación y
tratamiento de oportunidades de mejora y
provisión de soluciones que coadyuvan su
satisfacción
INCREMENTAR EL
DESARROLLO Y
OPTIMIZACIÓN DEL
TALENTO HUMANO EN LA
OBJ - 06
DIRECCIÓN GENERAL DE
REGISTRO CIVIL,
IDENTIFICACIÓN Y
CEDULACIÓN
AE-12
Contar, atraer y disponer de personal competente,
comprometido, motivado y en constante desarrollo
DESCRIPCIÓN
Mide la percepción del medio externo respecto al cumplimiento de los
atributos que afectan la Imagen de la Institución:
- Transparencia
- Percepción de la atención
- Personalización del Servicio
- Responsabilidad social y ambiental
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Resultados de Encuesta de IMAGEN INSTITUCIONAL
TABULACIÓN REAL
----------------------------TABULACIÓN IDEAL
Semestral
Incremento
Apoya Director de Comunicación Social
Índice de satisfacción al usuario
Mide la percepción promedio de los segmentos de mercado escogidos
respecto a las preguntas homologadas en relación a la satisfacción de
los servicios ofertados
Promedio de resultados de preguntas homologadas de
satisfacción
Trimestral
Incremento
Número de Quejas de los
Servidores Públicos
Mide las quejas de los usuarios hacia los servidores públicos en
relación al servicio recibido
No. Quejas recibidas en Buzón de Quejas y Sugerencias
Trimestral
Reducción
Percepción de Satisfacción del
usuario
(Segmento de Mercado Elegido)
Evidencia la satisfacción del segmento escogido considerando la
medición de los siguientes atributos por medio de una encuesta:
- La información sobre el producto,
- Las consultas, contratos, convenios o atención de pedidos,
incluyendo las modificaciones, y
- La retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas
Trimestral
Incremento
Porcentaje de cumplimiento del
Programa de Mejoramiento de
atención al usuario
Mide la gestión del cumplimiento de las actividades y proyectos
relacionados con el Programa de Atención al Usuario
Trimestral
Incremento
Clima Laboral
Mide la percepción del funcionario respecto al ambiente de trabajo
considerando los siguientes componentes:
- Comunicación Interna
- Motivación y Satisfacción
- Liderazgo
- Empoderamiento y pertenencia
- Trabajo en Equipo, entre otros.
Semestral
Incremento
Incrementar la satisfacción de los servidores
MEDIANTE la identificación y ejecución de
Porcentaje de acciones
planes que mejoran el clima laboral y aseguran emprendidas por el Comité de
Ética Institucional
la identidad corporativa
Porcentaje de cumplimiento del
Programa de Mejoramiento de
ambiente de trabajo y cultura
organizacional
Encuesta de Satisfacción del Usuario
(Segmento de mercado escogido)
TABULACIÓN REAL
-------------------TABULACIÓN IDEAL
No. Actividades ejecutadas e integradas
---------------------------------------------------TTL. Actividades Planificadas
Resultados de Encuesta de Clima Laboral
TABULACIÓN REAL
----------------------------TABULACIÓN IDEAL
Describe el número de acciones emprendidas por el Comité de Ética
Institucional para el empoderamiento de la Ética del Buen Vivir
No. Acciones emprendidas
-----------------------------------TTL. Acciones Planificadas
Trimestral
Incremento
Mide la gestión del cumplimiento de las actividades y proyectos
relacionados con el Programa de Mejoramiento de ambiente de
trabajo y cultura organizacional
No. Actividades ejecutadas e integradas
--------------------------------------------------TTL. Actividades Planificadas
Trimestral
Incremento
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.8.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
ESTRATEGIAS
Estructurar e implementar propuestas de valor agregado a
AE-01
clientes y usuarios
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
Incrementar la calidad de la información
comunicacional, MEDIANTE la creación de
flujos de comunicación, estandarización y
aplicación de lineamientos que permitan
retroalimentación de información
DESCRIPCIÓN
Establece la relación existente entre la DIGERCIC y los
diferentes grupos de interés; sobre los cuales se crearán
lasos de información que cumplen con lo estipulado en el
Manual de Directrices de Comunicación Institucional
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Porcentaje de medios de
comunicación alineados con la
institución
Evidencia la percepción positiva de los medios en relación al accionar
institucional; considerando el seguimiento y monitoreo a los
principales medios de conunicación
No. de medios de comunicación que mencionan
positivamente
a la DIGERCIC
------------------------------------------------------------TTL. Medios de comunicación de opinión de interés
Mensual
Incremento
Porcentaje de eficacia en el
manejo de crisis
Mide la correcta aplicación de los protocolos de manejo de crisis
institucional que pudieran afectar la imagen de a DIGERCIC. La eficacia
del manejo de crisis exhorta a que los medios de comunicación no
extiendan comentarios negativos hasta máximo 1 semana sucedido el
evento
No. de Crisis que duraron menos de una semana
------------------------------------------------------------TTL. No. de Crisis atendidas que pudieran afectar la Imagen
Institucional
Semestral
Incremento
Mide la gestión de la dirección de comunicación social en relación al
cumplimiento de los principales hitos que aseguran la socialización y
la difusión de la información a interior y al exterior de la misma
No. Productos y Actividades Comunicacionales ejecutadas
-----------------------------------------------------------------------TTL. Productos y Actividades Comunicacionales planificadas
Trimestral
Incremento
Bimensual
Incremento
INCREMENTAR LA
OBJ - 01
SATISFACCIÓN AL USUARIO
Incrementar la difusión de los servicios
Difundir y concientizar al cliente sobre los servicios Integrales integrales del Registro Civil, MEDIANTE la
AE-02
de Registro Civil
ejecución de productos y actividades
comunicacionales, y alianzas estratégicas.
DESCRIPCIÓN
Porcentaje de cumplimiento del
Asegura la provisión de la correcta información sobre el Plan Anual de Comunicación
accionar institucional por medio del desarrollo, ejecución
y seguimiento a los productos comunicacionales
Porcentaje de publicación de
reflejados en las campañas
Información de Impacto
Institucional en medios
No. Notas Informativas de Interés Publicadas
Evidencia la información publicada por los medios de comunicación en
correctamente en Medios
relación a la información que la Institución considera que debe ser
-------------------------------------------------difundida
TTL. Notas Informativas de Interés o de Impacto
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
10.9.
OBJETIVOS OPERATIVOS Y MEDICIÓN DE DESEMPEÑO (NIVEL N-4)
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN CIVIL Y MONITOREO
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
ESTRATEGIAS
OBJETIVO OPERATIVO
DIRECCIÓN
INDICADOR DE GESTIÓN
(IG)
Porcentaje de eficacia en el
tratamiento y cierre de casos
OBJ - 01
INCREMENTAR LA
SATISFACCIÓN AL USUARIO
AE-01
Estructurar e implementar propuestas de valor agregado a
clientes y usuarios
Incrementar las soluciones provistas al usuario
respecto a los casos de posible falsedad
ideológica y documental, MEDIANTE la
Oportunidad en la resolución de
aplicación de protocolos investigativos y
casos
asesoría directa
DESCRIPCIÓN
Evidencia el correcto tratamiento y cierre de los casos identificados y
entregados a las diferentes instancias y actores responsables de su
ejecución
Para reporte en el Nvel de Impacto N(1); éste indicador se enfoca a casos
de corrupción; casos de insatisfacción o quejas bajo conocimiento del
medio externo
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS
O FÓRMULA
No. Casos cerrados correctamente
-----------------------------------------------TTL. Casos identificados y entregados
No. Casos cerrados a tiempo
Monitorea el cumplimiento del tiempo en relación al estándar legal y/o
-----------------------------------------------técnico
TTL. Casos identificados y entregados
PERÍODO DE
TENDENCIA
MEDICIÓN
Trimestral
Incremento
Mensual
Incremento
Mensual
Incremento
Semestral
Reducción
CHECK LIST : CUMPLIMIENTO DE PROTOCOLOS DE INVESTIGACIÓN
INCREMENTAR LA
EFICIENCIA OPERACIONAL
INSTITUCIONAL DE LA
OBJ - 07
DIRECCIÓN GENERAL DE
REGISTRO CIVIL,
IDENTIFICACIÓN Y
CEDULACIÓN
INCREMENTAR EL USO
EFICIENTE DEL
PRESUPUESTO EN LA
OBJ - 08 DIRECCIÓN GENERAL DE
REGISTRO CIVIL,
IDENTIFICACIÓN Y
CEDULACIÓN
Implantar los Sistemas de Gestión que garantizan
AE-14 cumplimiento de requisitos y satisfacción de las partes
interesadas
AE-19
Reducir los niveles de vulnerabilidad de la
información de la DIGERCIC, MEDIANTE la
implementación del Sistema de Gestión de
Seguridad en la Información
Reducir los niveles de fraude en los procesos
Minimizar las situaciones de afectación al negocio por medio sustantivos de la DIGERCIC, MEDIANTE la
de la Gestión del Riesgo
ejecución de Planes de mitigación y
contingencia al Riesgo evaluado
Cumplimiento de Protocolos de
Investigación
Evidencia el adecuado manejo de la metodología de investigación
aplicada en campo; acorde a los lineamiento del Manual de
Investigación
Vulnerabilidad de los Sistemas de
Información
Evidencia los intentos de fraude y vulneraciones en general a los
sistemas de información de los procesos sustantivos
TABULACIÓN REAL
---------------------------TABULACIÓN IDEAL
No. Intromisiones (Período n-1) - No. Intromisiones (Período n)
-------------------------------------------------------------------------------------No. Intromisiones (Período n-1)
Intromisiones.- Alertas AFIS
Porcentaje de implementación de Mide el grado de implementación de las cláusulas de la Norma
Internacional ISO 27000
ISO 27000
No. Hitos implementados e integrados
-----------------------------------------------------TTL. Hitos por implementar
Semestral
Incremento
Porcentaje de reducción de fraude Evidencia la gestión de la dirección para coadyuvar a la reducción de
intentos de fraude
institucional
No. Casos (Período n-1) - No. Casos (Período n)
------------------------------------------------------No. Casos (Período n-1)
Trimestral
Reducción
Cumplimiento del Plan de
Mide el cumplimiento de las actividades y planes de acción que
mitigación de amenazas de fraude
aseguran la mitigación de amenaza de fraude.
institucional
No. actividades implementadas e integradas
----------------------------------------------------------TTL. Actividades Planificadas
Mensual
Incremento
Cumplimiento del Plan de
contingencia de fraude
institucional
No. actividades implementadas e integradas
----------------------------------------------------------TTL. Actividades Planificadas
Semestral
Incremento
Mide el cumplimiento de las actividades y planes de acción que
aseguran contingencia institucional ante la materialización de la
amenaza
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
11. PLANIFICACIÓN OPERACIONAL DE LAS COORDINACIONES
ZONALES
11.1.
CONCEPTUALIZACIÓN
El alineamiento estratégico para las unidades de gestión o unidades desconcentradas comprende la
determinación de Objetivos de Nivel Operativo (N4) relacionados directamente con los Objetivos de
nivel superior. Es así que las Coordinaciones Zonales en sus procesos de prestación de Servicios se
alinean a los Objetivos de la Subdirección General de la DIGERCIC; y en los demás procesos
administrativos su alineamiento está dado directamente con el nivel estratégico de la siguiente manera:
Incrementar la satisfacción del usuario e
imagen institucional MEDIANTE, la
ejecución de directrices de cambio de
cultura organizacional y comunicación
social
Incrementar la confiabilidad de la Gestión
Administrativa Financiera Zonal MEDIANTE, la
correcta planificación, control y uso del recurso así
como el cumplimiento del marco legal
Incrementar la productividad en territorio
y confiabilidad de la información registral,
identificación & cedulación; MEDIANTE el
control de los procesos sustantivos y el
cumplimiento de las directrices de las
Direcciones Nacionales de la DIGERCIC
Incrementar el bienestar del talento humano
MEDIANTE, la ejecución de planes de
capacitación, incentivos y prevención de riesgo
laboral
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
11.2.
ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO CON LOS OBJETIVOS DE LOS PROCESOS DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
SUBDIRECTOR
OBJETIVO OPERATIVO
COORDINACIÓN ZONAL
VINCULACIÓN OPERACIONAL
PROCESO RELACIONADO
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
Evidencia el incremento de recursos
Retribución financiera por
financieros considerando la provisión de
provisión integral de P/S en la
todos los servicios o productos en relación
Zonal
a registro civil
Incrementar el fortalecimiento de los procesos
sustantivos y el desarrollo de servicios de la
DIGERCIC asegurando confiabilidad en la
información del usuario
Trimestral
Incremento
Ingresos por nuevos P/S
--------------------------------------------------TTL. Ingresos Período
Trimestral
Incremento
Trimestral
Incremento
Inscripciones Tardías (Año n-1)
- Inscripciones Tardías (Año n)
------------------------------------------------------------Inscripciones Tardías (Año n-1)
Trimestral
Incremento
Inscripciones Oportunas (Año n)
- Inscripciones Oportunas (Año n-1)
------------------------------------------------------------Inscripciones Oportunas (Año n-1)
Trimestral
Incremento
Inscripciones Tardías (Año n-1)
- Inscripciones Tardías (Año n)
------------------------------------------------------------Inscripciones Tardías (Año n-1)
Trimestral
Incremento
No. Requerimientos atendidos acorde a directriz
--------------------------------------------------------------------TTL. Requerimientos atendidos
Mensual
Incremento
Evidencia el incremento de recursos
financieros considerando la provisión de
nuevos servicios o productos en relación a
registro civil
Porcentaje de incremento de
inscripciones de nacimiento
oportunas
Inscripciones Oportunas (Año n)
Evidencia el incremento sostenido de las
- Inscripciones Oportunas (Año n-1)
inscripciones de nacimientos oportunos en
------------------------------------------------------------comparación con el período anterior
Inscripciones Oportunas (Año n-1)
Porcentaje de incremento de
inscripciones de defunciones
oportunas
Incrementar la efectividad de los procesos
sustantivos estableciendo los estándares de
servicio y de producción que propician el
cumplimiento de las expectativas del cliente
Ingresos por provisión de P/S (Año n)
- Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
-----------------------------------------------------------------------Ingresos por provisión de P/S (Año n-1)
Retribución financiera por
nuevos P/S
Porcentaje de reducción de
inscripciones de nacimiento
tardíos
Incrementar la productividad en
territorio y confiabilidad de la
información registral, identificación &
GESTIÓN DE CONTROL DE SERVICIOS
cedulación; MEDIANTE el control de los ZONAL
procesos sustantivos y el cumplimiento
de las directrices de las Direcciones
Nacionales de la DIGERCIC
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS PERÍODO DE
TENDENCIA
O FÓRMULA
MEDICIÓN
Porcentaje de reducción de
inscripciones de defunciones
tardías
Evidencia la reducción sostenida de las
inscripciones de nacimientos tardíos en
comparación con el período anterior.
Observación:
Si el resultado de este indicado r es negativo ;
significa que las inscripcio nes tardías se
incrementaro n
Evidencia el incremento sostenido de las
inscripciones de defunciones oportunas en
comparación con el período anterior
Evidencia la reducción sostenida de las
inscripciones de defunciones tardías en
comparación con el período anterior.
Observación:
Si el resultado de este indicado r es negativo ;
significa que las inscripcio nes tardías se
incrementaro n
Mide el cumplimiento a la atención de
requerimientos en relación a través del
sistema eSSID:
- Archivos
Porcentaje de requerimientos - Conferimiento de documentación
- Documentos relacionados con hechos y
atendidos con eSSID
actos del usuario
Entre Unidades de Gestión acorde a los
lineamientos emitidos por la Dirección
General sobre la entrega de documentos
Rendimiento de inscripciones
por brigada
Evidencia la efectividad de las brigadas de
registros en territorio como fuente de
acercamiento de la Unidad hacia las
comunidades y personal vulnerable
Producción en Brigadas [inscripciones]
----------------------------------------------------TTL. Demanda acorde a Planificación
Trimestral
Incremento
Rendimiento de cedulaciones
por brigada
Evidencia la efectividad de las brigadas de
identificación y cedulación territorio como
fuente de acercamiento de la Unidad hacia
las comunidades y personal vulnerable
Producción en Brigadas [cedulaciones]
----------------------------------------------------TTL. Demanda acorde a Planificación
Trimestral
Incremento
No. Cédulas Producidas + Acumulado Período
Anterior
Mensual
Incremento
No. de cédulas producidas por Mide la cantidad de cédulas entregadas al
usuario por renovación del documento
renovación
Porcentaje de cédulas
rechazadas por error de
módulo
E videncia la cantidad de cédulas
rechazadas por:
- Errores de operadores de módulo
- Errores de operadores de producción
Con respecto a la producción total en el
período analizado
No. Cédulas rechazadas por errores
(módulo + producción)
-------------------------------------------------------------TTL. Cédulas Producidas
Mensual
Reducción
No. de cédulas producidas
durante el año
Mide la cantidad de cédulas entregadas al
usuario por renovación del documento y
primera vez
No. Cédulas Producidas
(renovación + primera vez)
Mensual
Incremento
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
11.3.
ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO CON LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES DE EFICIENCIA OPERACIONAL, TALENTO HUMANO Y GESTIÓN DEL CLIENTE.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
INCREMENTAR LA
OBJ - 01
SATISFACCIÓN AL USUARIO
INCREMENTAR EL
DESARROLLO DEL TALENTO
HUMANO EN LA DIRECCIÓN
OBJ - 06
GENERAL DE REGISTRO CIVIL,
IDENTIFICACIÓN Y
CEDULACIÓN
INCREMENTAR LA
EFICIENCIA INSTITUCIONAL
OBJ - 07 EN LA DIRECCIÓN GENERAL
DE REGISTRO CIVIL,
IDENTIFICACIÓN Y
CEDULACIÓN
INCREMENTAR EL USO
EFICIENTE DEL
PRESUPUESTO EN LA
OBJ - 08 DIRECCIÓN GENERAL DE
REGISTRO CIVIL,
IDENTIFICACIÓN Y
CEDULACIÓN
OBJETIVO OPERATIVO
COORDINACIÓN ZONAL
VINCULACIÓN OPERACIONAL
PROCESO RELACIONADO
Incrementar la satisfacción del usuario
e imagen institucional MEDIANTE, la
GESTIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL
ejecución de directrices de cambio de ZONAL
cultura organizacional y comunicación
social
Incrementar el bienestar del talento
humano MEDIANTE, la ejecución de
planes de capacitación, incentivos y
prevención de riesgo laboral
GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ZONAL
INDICADOR
GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA
ZONAL
MÉTODO DE CAPTURA DE DATOS PERÍODO DE
TENDENCIA
O FÓRMULA
MEDICIÓN
Número de Quejas de los
Servidores Públicos
Mide las quejas de los usuarios hacia los
servidores públicos en relación al servicio
recibido
No. Quejas recibidas en Buzón de Quejas y
Sugerencias
Trimestral
Reducción
Porcentaje de Funcionarios
Capacitados
Se busca medir la cobertura de
capacitación a los funcionarios de las
instituciones públicas según lo que señala
las leyes respectivas.
N° funcionarios Capacitados en el periodo
conforme al Plan de Capacitación
---------------------------------------------------------------Total de funcionarios en la institución
Trimestral
Incremento
Porcentaje promedio de
evaluación del Desempeño
En cumplimiento a:
LOSEP Art. 77
LOSEP Art. 80
Suma de todos los resultados de la evaluación
---------------------------------------------------------------------TTL de funcionarios evaluados.
Semestral}
Incremento
Índice de Eficacia del Sistema
de Gestión de SST
Evidencia el grado de implantación del
Sistema de Gestión de SST, considerando el
cumplimiento del marco normativo acorde
a RES. CD 333 - SART
N° elementos auditados integrados
e implantados
------------------------------------------------------------N° Total de elementos aplicables
Semestral
Incremento
Porcentaje de trámites
atendidos oportunamente
Evidencia la gestión que se da a los
requerimientos de usuarios, áreas e
instituciones en cumplimiento a los
acuerdos de Gestión
Tiempo de máximo de despacho = 5 días
laborables
No. Trámites Atendidos a tiempo
--------------------------------------------No. Trámites Ingresados
Mensual
Incremento
Porcentaje de trámites
despachados
Evidencia la gestión que se da a los
requerimientos de usuarios, áreas e
instituciones
No. Trámites Despachados
-----------------------------------No. Trámites Ingresados
Bimensual
Incremento
Porcentaje de cumplimiento
en el PAC (Ínfima Cuantía)
Mide el avance a la ejecución del Plan
Anual de Compras en el ámbito de su
jurisdicción
Planes / Proyectos / Actividades ejecutadas
(ínfima cuantía)
---------------------------------------------------------------------Planes / Proyectos / Actividades planificadas
(ínfima cuantía)
Cuatrimestral
Incremento
Validación del inventario de
bienes
Evidencia el control de los ingresos y
egresos de los bienes institucionales;
considerando la correcta valorización de
los mismos
No. bienes valorados e inventariados
correctamente
------------------------------------------------------------TTL. Inventario en el Sistema
Semestral
Incremento
Porcentaje de presupuesto
total ejecutado
El presente indicador mide el nivel de
gestión y ejecución del presupuesto
asignado.
Presupuesto total ejecutado
------------------------------------------Presupuesto total codificado
Mensual
Incremento
Porcentaje de cumplimiento
en la recaudación
Evidencia la eficacia de las estrategias
aplicadas al negocio en relación al
incremento de ingresos
VALORES RECAUDADOS
----------------------------------INGRESOS PROYECTADOS
Trimestral
Incremento
Conciliación en número de
especies valoradas
Mide la administración y manejo de las
cantidades de especies valoradas en su
jurisdicción
Especies valoradas utilizadas
---------------------------------------------------------Especies valoradas entregadas - Stock Máximo
Mensual
Incremento
GESTIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA ZONAL
GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN & GESTIÓN
Incrementar la confiabilidad de la
Gestión Administrativa Financiera Zonal ESTRATÉGICA ZONAL
MEDIANTE, la correcta planificación,
control y uso del recurso así como el
cumplimiento del marco legal
DESCRIPCIÓN
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
11.4.
MAPEO ESTRATÉGICO DE VINCULACIÓN DE LOS DIFERENTES NIVELES DE GESTIÓN
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
12. DIRECCIONAMIENTO OPERACIONAL
La Organización basada en Procesos ejecuta actividades secuenciales creando valor a las partes interesadas;
las actividades esenciales que forman parte de la Misión Institucional aseguran la transformación de las
necesidades del cliente en los servicios Institucionales que percibe el Usuario en estricto cumplimiento de
controles como Marco Normativo, estándares, políticas y lineamientos; es así que para poder lograr su
cometido, la organización requiere, usa y administra los medios y/o recursos institucionales como talento
humano, presupuesto, infraestructura entre otros. De esta manera se conceptualiza la Dirección General de
Registro Civil Identificación y Cedulación:
12.1.
EL MAPA DE MACRO PROCESOS
Un Mapa gerencial de Macro Procesos es la representación operacional del Direccionamiento estratégico;
evidencia cómo la alta dirección de una organización canaliza sus recursos y el flujo de información por medio
de los inductores de cambio; su elaboración parte de la conceptualización de la institución y aterriza en la
representación gráfica de los mismos considerando la Gestión de su ejecución en:



Macro Procesos Gobernantes
Macro Procesos Sustantivos (Agregadores de Valor)
Macro Procesos Adjetivos (Habilitantes de Apoyo)
NOTA ACLARATORIA.LA INSTITUCIÓN DEBE CONSIDERAR LA COEXISTENCIA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONA Y LOS PROCESOS YA QUE LOS DOS
MODELOS SON VINCULANTES MÁS NO SON LO MISMO; ES DECIR EL ÁREA ORGÁNICA NO NECESARIAMENTE ES EL PROCESO Y EL
PROCESO NO NECESARIAMENTE DEBE REPRESENTAR LA EXISTENCIA SINECUANÓN DE UN ÁREA ORGANIZACIONAL; MÁS SI
REPRESENTA EL CONJUNTO DE ACTIVIDADES MULTIDISCIPLINARIAS QUE SON EJECUTADAS POR VARIOS ACTORES DE DIFERENNTES
ÁREAS ORGÁNICAS DE LA INSTITUCIÓN
De esta manera se representa el Mapeo Institucional de la DIGERCIC con enfoque de procesos:
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
MAPA DE MACRO PROCESOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN Y CEDULACIÓN
12.2.
INTERRELACIÓN DE LOS PROCESOS
La interrelación de los procesos representa la vinculación de los mismos con la estructura funcional o
dependencia orgánica de la Institución; así mismo se identifican los niveles de despliegue en función de
esta vinculación.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
MODELO CONCEPTUAL DE DESPLIEGUE ESTRATÉGICO EN EL MODELO OPERACIONAL BASADO EN PROCESOS.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017
Los resultados del análisis Operacional de secuencia e interrelación es el siguiente:
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL IDENTIFICACIÓN & CEDULACIÓN
2015-2017