BEC ( Buzón Electrónico del Ciudadano)

BEC ( Buzón Electrónico del Ciudadano)
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Fecha: Mayo 2009
V1.3
MANUAL USUARIO
BEC (Buzón Electrónico del Ciudadano)
V1.3
Historia del Documento
Versión: V1.2
Descripción: Versión inicial del Documento
Elaborado por:
Revisado por:
Verónica García
Jorge Muiños
Nuria Morán
José Luis Rosat
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Fecha: Enero 2009
Fecha: Mayo 2009
Fecha: Enero 2009
Fecha: Mayo 2009
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Índice
1
Descripción global de BEC................................................................................4
1.1 Requisitos Mínimos ......................................................................................................... 5
2
Funcionalidades ...............................................................................................11
2.1 Creación del BEC.......................................................................................................... 12
2.2 Suscripción a Procedimientos ....................................................................................... 14
2.2.1 Consulta de Procedimientos ............................................................................... 15
2.2.2 Alta de Suscripciones a Procedimientos ............................................................. 16
2.3 Aviso de recepción de nuevas Notificaciones del ciudadano........................................ 17
2.4 Acceso a Notificaciones Electrónicas............................................................................ 18
2.4.1 Estado de las notificaciones ................................................................................ 18
2.4.2 Lectura de Notificaciones No Leídas................................................................... 18
2.4.3 Lectura de Notificaciones Leídas ........................................................................ 21
2.4.4 Lectura de Notificaciones Rechazadas o Expiradas ........................................... 21
2.4.5 Rechazar Notificaciones expresamente por parte del ciudadano. ...................... 21
2.4.6 Actualización del listado de Notificaciones del ciudadano. ................................. 22
2.5 Acceso a Comunicaciones Electrónicas ....................................................................... 23
2.6 Modificación de los datos del ciudadano en la aplicación............................................. 24
2.6.1 Modificación del BEC .......................................................................................... 24
2.6.2 Cerrar BEC .......................................................................................................... 25
2.6.3 Baja de Suscripciones a Procedimientos ............................................................ 26
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1 Descripción global de BEC
BEC es un aplicativo al que podrán acceder todos los ciudadanos de Castilla y León que
quieran recibir notificaciones y avisos informativos de forma electrónica.
El acceso al BEC siempre será a través de Certificado electrónico de un prestador de
servicio soportado por la plataforma de firma.
Para garantizar la identidad de quien realiza cualquier operación en BEC y el no repudio,
todas las operaciones deberán ser firmadas por certificado electrónico.
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1.1
Requisitos Mínimos
Para el funcionamiento de BEC se deben cumplir una serie de requisitos a los que se puede
acceder pulsando el botón “Requisitos mínimos”, situada en la parte superior derecha de la
página de inicio de BEC
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Para comprobar que se cumplen estos requisitos se debe pulsar el botón “Comprobar
Requisitos” obteniéndose la siguiente pantalla
Si todos los mensajes de verificación aparecen en verde significa que se cumplen los
requisitos mínimos referentes al Sistema Operativo, Navegador y Plug-in Java
La siguiente comprobación a realizar es el Componente Firma. Para ello se debe pulsar el
botón “Comprobar”
Lo más normal es que la primera vez que se ejecute no se tenga instalado el componente
de firma y se obtenga la siguiente pantalla
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Se debe pulsar el botón instalar, aparecerá una pantalla con las condiciones del
componente, que deberemos aceptar.
Si todo ha ido bien debe aparecer el siguiente mensaje
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Después de haber reiniciado el navegador debe volver a entrar en el apartado “Requisitos
Mínimos” y pulsar “Comprobar Requisitos”. En el apartado de componente de firma debe
volver a pulsar “Comprobar”. Si el componente de firma se ha instalado correctamente
debería aparecer la siguiente pantalla
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El último paso es simular una firma electrónica para comprobar que se ha instalado todo
correctamente. Para ello en el apartado Simular Firma Electrónica debe pulsar “Simular
Firma”, apareciendo la siguiente pantalla
Opcionalmente puede modificar el texto a firmar y luego debe pulsar “Simular Firma”
En este punto aparecerán los distintos certificados instalados en el equipo. Debe seleccionar
el certificado adecuado y pulsar Aceptar
Si todo ha ido bien debería obtener un resultado como el siguiente
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Si todos estos pasos han sido realizados correctamente, el ciudadano ya tiene configurado
el equipo para poder acceder a BEC.
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2 Funcionalidades
La funcionalidad que presenta la aplicación BEC, es la posibilidad de acceso a
Notificaciones y Comunicaciones emitidas por la Junta de Castilla y León telemáticamente.
Para que el ciudadano pueda acceder a notificaciones y comunicaciones, es necesario que
tenga un Buzón Electrónico del Ciudadano y esté suscrito a Procedimientos que
proporcionen la posibilidad de recibir Notificaciones y Comunicaciones Electrónicas.
Las funcionalidades de Creación del BEC y Suscripción a Procedimientos, están
implementadas en este aplicativo.
Por tanto, el aplicativo proporciona cuatro funcionalidades principales: Creación del Buzón
Electrónico del Ciudadano, Suscripción a Procedimientos, Acceso a Notificaciones y Acceso
a Comunicaciones.
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Pantalla inicial una vez que se accede a la aplicación.
Se ve el menú con todas la opciones que permite realizar la aplicación.
2.1
Creación del BEC
Para la creación del BEC, los datos DNI, Nombre y Apellidos son recuperados del certificado
digital con que se está accediendo a la aplicación. Una vez solicitada la creación del BEC,
se asigna un identificador de Buzón, que será el que sirva de referencia para todas las
operaciones que realice el ciudadano.
Además de DNI, Nombre y Apellidos, se solicita al ciudadano datos de su teléfono móvil y
dirección de correo electrónico.
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Una vez introducido los datos y pulsado el botón CREAR, se solicita una confirmación de los
datos introducidos y la firma electrónica de esos datos.
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Cuando se pulse CONFIRMAR, se le pedirá el certificado digital para que firme los datos
introducidos. En este momento es cuando se crea el BEC.
A continuación el ciudadano recibirá un correo electrónico en la dirección que haya
especificado en el formulario como comprobación de que la dirección de correo es correcta.
2.2
Suscripción a Procedimientos
Una vez que el ciudadano ha creado su BEC, puede suscribirse a los procedimientos para
recibir notificaciones electrónicas de estos procedimientos.
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2.2.1 Consulta de Procedimientos
Esta funcionalidad permite al ciudadano consultar todos los procedimientos que permiten el
envío de notificaciones y comunicaciones electrónicas y las condiciones que tienen estos
procedimientos.
El buscador de procedimientos consta de los siguientes campos:
•
Desplegable de Centros Directivos: Centros Directivos del IAPA dados de alta en
Notificaciones.
•
Desplegable de Materias: Materias a las que pertenecen los procedimientos.
•
Desplegable de Tipos: Tipos a las que pertenecen los procedimientos.
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2.2.2 Alta de Suscripciones a Procedimientos
El ciudadano puede suscribirse a todos aquellos procedimientos que hayan sido dados de
alta por el órgano emisor.
El buscador de procedimientos de alta consta de los siguientes campos:
•
Desplegable de Centros Directivos: Centros Directivos del IAPA dados de alta en
Notificaciones.
•
Desplegable de Materias: Materias a las que pertenecen los procedimientos.
•
Desplegable de Tipos: Tipos a las que pertenecen los procedimientos.
Después de rellenar los requisitos por los que se quiere buscar y pulsar el botón ‘Buscar’, se
muestra un listado con aquellos procedimientos para los que el ciudadano no está dado de
alta. Puede seleccionar aquellos a los que se quiera suscribir y pulsar el botón ‘Alta
Suscripción’.
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En la siguiente pantalla, deberá confirmar la suscripción a los procedimientos seleccionados
y firmar electrónicamente estos datos. Para esto, pulsará en el botón CONFIRMAR y a
continuación le aparecerá la ventana de selección de certificado. Una vez seleccionado el
certificado digital con el que firmar, el ciudadano quedará suscrito a los procedimientos
seleccionados.
2.3
Aviso de recepción de nuevas Notificaciones del ciudadano.
Cada vez que se reciba en el BEC del ciudadano una nueva Notificación, se recibirá un
correo electrónico en la cuenta de correo indicada por el ciudadano, con el aviso de que
dispone de una nueva Notificación en su BEC.
Además, si el procedimiento dispone de envío de SMS y el ciudadano ha introducido los
datos de su teléfono móvil, recibirá un mensaje cada vez que reciba una notificación nueva.
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2.4
Acceso a Notificaciones Electrónicas
Permite el acceso a las Notificaciones Electrónicas que tenga el ciudadano. Además de leer
las notificaciones, le permite Rechazarlas expresamente antes de que transcurra el plazo
legal de los 10 días para que pasen a estado rechazada sin que se haya leído.
2.4.1 Estado de las notificaciones
Las notificaciones electrónicas pueden estar en cualquiera de los siguientes estados:
NO LEÍDA
No leída. Son aquellas que han sido enviadas por los centros directivos y que aún no
han sido leídas por los ciudadanos.
LEÍDA
Leída. Notificaciones que ya han sido leídas por los ciudadanos
RECHAZADA
Rechazada. Las notificaciones pueden ser rechazadas por el ciudadano, pero es
necesario que no hayan sido leídas previamente
EXPIRADA
Expirada. Las notificaciones que recibe el ciudadano podrán ser abiertas en un periodo
inferior a 10 días. Una vez superado este periodo pasarán a estado Expiradas, no pudiendo
ser consultadas posteriormente
Para la lectura de una notificación, dependiendo del estado, el procedimiento es el siguiente:
2.4.2 Lectura de Notificaciones No Leídas
Para leer una notificación NO LEÍDA debe pulsar en el Asunto de la notificación
Se obtiene un resumen del contenido de la notificación
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Si pulsa en “Ver Notificación”, se le solicitará el certificado digital, con el que se comprueba
si la notificación que se quiere leer pertenece al ciudadano que está intentando leerla. En el
caso de que la notificación pertenezca al ciudadano que está intentando leerla, se
accederá a su contenido a través de un visor especial en que se muestra la notificación y los
datos relativos a la firma electrónica del documento custodiado en la Junta de Castilla y
León.
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2.4.3 Lectura de Notificaciones Leídas
Para volver a leer una notificación ya LEÍDA anteriormente debe pulsar el botón
Al igual que en el caso anterior obtendrá un resumen de la notificación.
Si pulsa el botón “Ver Notificación” se le solicitará el certificado digital y si todo es correcto
se abrirá el visor con el contenido de la notificación.
2.4.4 Lectura de Notificaciones Rechazadas o Expiradas
Para ver una notificación RECHAZADA o EXPIRADA debe pulsar el botón
Al igual que en el caso anterior de notificaciones leídas obtendrá un resumen de la
notificación.
Si pulsa el botón “Ver Notificación” se le pedirá que seleccione un certificado y si todo es
correcto se abrirá el visor con el contenido de la notificación.
2.4.5 Rechazar Notificaciones expresamente por parte del ciudadano.
Para Rechazar expresamente una o varias notificaciones que no se hayan leído, debe
seleccionar estas notificaciones a rechazar y pinchar el botón rechazar. A continuación
aparecerá una pantalla de confirmación de las Notificaciones Rechazadas que deberá
pulsarse en la confirmación y se le solicitará al ciudadano que firme el rechazo de la
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notificación o notificaciones. Una vez firmado el rechazo, automáticamente las Notificaciones
seleccionadas pasarán a estado Rechazadas.
2.4.6 Actualización del listado de Notificaciones del ciudadano.
Las notificaciones que ya han sido leídas o rechazadas pueden eliminarse del listado de
notificaciones pulsando
A partir de ese momento sólo podrán visualizarse seleccionando en el combo NO
MOSTRADAS
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2.5
Acceso a Comunicaciones Electrónicas
Las Comunicaciones son informaciones que se quiere enviar a un ciudadano en el que no
se tienen en cuenta plazos para su lectura. Se diferencian de las notificaciones
exclusivamente en que en ningún momento se podrán rechazar por el ciudadano o por
haber pasado un plazo determinado de tiempo.
Las comunicaciones se pueden filtrar por Mostradas o No Mostradas.
Si desea que una comunicación no se muestre pulse el botón
Para leer una comunicación debe pulsar el botón
la comunicación
y pasará a No Mostradas
. El sistema mostrará un resumen de
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Si desea ver el contenido de la comunicación debe pulsar “Ver Comunicación” donde se le
solicitará el certificado digital para comprobar si el ciudadano tiene acceso al documento
almacenado en la custodia de la Junta de Castilla y León.
En el caso de tener permisos, se mostrará un visor con el contenido de la Comunicación y la
firma electrónica de ese documento almacenado en la Junta de Castilla y León.
2.6
Modificación de los datos del ciudadano en la aplicación.
Desde la aplicación se pueden modificar los datos introducidos inicialmente por el usuario.
Así se puede modificar los datos personales del ciudadano, cerrar el BEC y modificar la
suscripción a procedimientos previamente suscritos.
2.6.1 Modificación del BEC
La modificación del BEC permite cambiar los datos del teléfono móvil y dirección de correo
electrónico.
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Después de modificar los datos, le aparecerá una pantalla para la confirmación de los datos
cambiados que deberá confirmar. En este momento se le solicitará el certificado digital con
el que firmar los datos modificados y se le cambiarán sus datos personales.
2.6.2 Cerrar BEC
La baja del BEC permite al ciudadano cerrar su BEC para que a partir de este momento no
reciba más Notificaciones ni Comunicaciones Electrónicas. Si un ciudadano quiere cerrar el
BEC y no dispone de notificaciones pendientes de leer, se comprueba si tiene suscripciones
a procedimientos. En caso de que tenga, se indica que el cierre del BEC supone que los
procedimientos suscritos pasarán a notificarse vía postal para lo que es necesario que
introduzca una dirección postal.
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En la siguiente pantalla se mostrarán los datos introducidos por el ciudadano para que los
confirme y se procederá a su firma electrónica a través del certificado digital seleccionado.
2.6.3 Baja de Suscripciones a Procedimientos
El ciudadano puede darse de baja de sus suscripciones.
El buscador de procedimientos de baja consta de los siguientes campos:
•
Desplegable de Centros Directivos: Centros Directivos del IAPA dados de alta en
Notificaciones.
•
Desplegable de Materias: Materias a las que pertenecen los procedimientos.
•
Desplegable de Tipos: Tipos a las que pertenecen los procedimientos.
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Después de rellenar los requisitos por los que se quiere buscar y pulsar el botón ‘Buscar’, se
muestra un listado con aquellos procedimientos para los que el ciudadano está dado de alta.
Puede seleccionar aquellos a los que ya no quiera estar suscrito, lo que supone que los
procedimientos pasarán a notificarse vía postal para lo que es necesario que introduzca una
dirección postal.
En la siguiente pantalla se muestran los datos de los procedimientos para los que se ha
solicitado la baja y la dirección postal introducida para la confirmación por parte del
ciudadano.
Cuando el ciudadano confirma que los datos son correctos, se le proporcionará que
seleccione el certificado digital con el que firmar electrónicamente los datos de baja de
suscripción y en el momento de la selección, automáticamente se le dará de baja de los
procedimientos seleccionados y se le asignará la dirección postal de notificación indicada.
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