Gestión del tiempo: una competencia indispensable para el

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Gestión del tiempo
personal y profesional: una
competencia directiva
Prof. Nuria Chinchilla
ICWF – International Center for Work and Family
1
“Grabad esto en vuestros corazones: cada día
es el mejor del año”.
Ralph W. Emerson
2
Definición de Competencias
Comportamientos observables y habituales que
permiten a las personas tener éxito en su actividad
o función
3
La gestión del tiempo:
una competencia directiva
INTERPERSONALES
NEGOCIO
Visión de negocio
Visión de la organización
Orientación al cliente
Gestión de recursos
Negociación
Networking
Trabajo en equipo
Coaching
Comunicación
Gestión de conflictos
Carisma
Delegación
DE EFICACIA PERSONAL
INTERNAS
EXTERNAS
Iniciativa
Optimismo
Ambición
PROACTIVIDAD
GESTIÓN
PERSONAL
Gestión del tiempo
Gestión de la información
Gestión del estrés
Fuente: Prof. P. Cardona
MEJORA
PERSONAL
AUTOGOBIERNO
Autocrítica
Autoconocimiento
Aprendizaje
Toma de decisiones
Integridad
Equilibrio emocional
Autocontrol
4
Causas de la ausencia de la
competencia GT
Externas:
–
–
–
–
Sobrecarga de trabajo profesional
Desorganización del entorno empresarial
Horarios laborales
Necesidad de mantener el trabajo, dinero…
Internas:
–
–
–
–
–
–
Ausencia de autoconocimiento y de ritmos personales
No tener prioridades claras
Poca reflexión personal
Ausencia o poca definición de proyecto profesional y personal
Poca empatía (falta observación y desarrollo de la sensibilidad
Dispersión vs. concentración
Prof. Nuria Chinchilla
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Desarrollo de la competencia
“Gestión del tiempo”
•
•
•
•
•
•
Reflexióncuestionarios
DiálogoCoaching
Autoconocimiento
•
•
¿Qué he
conseguido?
¿Qué he de
reconducir?
Personal
Profesional
Familiar
Social
Misión
Planificación
Evaluación
•
Corto / medio / largo
plazo:
Proyecto profesional
y personal
Acción
Toma de decisiones
• Motivos
• Motivaciones
Prof. Nuria Chinchilla
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Características del tiempo
Atípico
Equitativo
Inelástico
Indispensable
Insustituible
Inexorable
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 7
El círculo del tiempo
La rueda del tiempo gira. El círculo
representa el tiempo sucesivo
cronológico y el centro representa la
eternidad, su eje (Platón).
El tiempo es cíclico y lineal.
El tiempo es objetivo y subjetivo.
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 8
Dos formas de ver el tiempo:
Kronos
Kronos: es cuantitativo, se puede medir: reloj, calendario,
estaciones y cosechas.
Límites del kronos:
Incapacidad de adaptarse a los cambios de la
época y de la sociedad (“antes era mejor”)
Rechazar la idea de su paso: Peter Pan
No admitir que llegan otros detrás de él
Apegarse a la vida hasta destruir el entorno:
Mr. Scrooge
Prof. Nuria Chinchilla
9
Dos formas de ver el tiempo:
Kairós
Es cualitativo, el tiempo justo, la experiencia en el momento
oportuno.
Kairos es veloz. Hay que saber:
Estar alerta a su paso
Atrapar el instante: es la diferencia
entre mediocridad y excelencia
Escoger una vida que valore el tiempo
y ver las múltiples maneras con las
que se pierde
En su límite lleva a la voracidad por acumular experiencias
Prof. Nuria Chinchilla
10
Del tiempo vemos…
1. Agenda, técnicas
2. Desarrollo profesional y personal
3. Motivos y misión
Prof. Nuria Chinchilla
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Trayectoria vital
Dispersión
Precisión
+
Dispersión
Quién soy
tiempo
A dónde voy
Prof. Nuria Chinchilla
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Conocer el propio capital
Capital humano
Virtualidad
(De partida)
(Se trabaja uno mismo)
1. Físico
(Temperamento,
aspecto, sexo…)
Competencias profesionales
Técnicas y conocimientos
2. Afectivo
Competencias intrapersonales
3. Social
Desarrollo del carácter
4. Intelectual
5. Espiritual
Se precisa siempre a otro para
desarrollarlas
(Desarrollo vertiente social)
Motivos y motivaciones
Potencial
Capital social
Competencias interpersonales
La calidad del capital social depende
de:
- la calidad del capital humano
- los motivos.
Produce confianza, cohesión,
cooperación, compromiso y unidad.
Libertad
Prof. Nuria Chinchilla
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El éxito:
objetivo y subjetivo
Éxito objetivo
-
Modelo
Realizada
Famosa
Fracasada
-
Éxito subjetivo
+
+
Prof. Nuria Chinchilla
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— “¿Me podría decir cuál es el camino que debo seguir?”
preguntó Alicia.
— “Eso depende de dónde quieras ir”, respondió el gato.
— “Es que no sé donde quiero ir”.
— “Entonces da igual el camino que cojas".
Lewis Carrol. "Alicia en el País de las Maravillas"
Prof. Nuria Chinchilla
15
El tiempo siempre está maduro. La pregunta es
para qué.
François Mauriac
16
Tiempo de calidad:
¿para qué vivimos?
El tiempo y los motivos que nos mueven:
– Extrínsecos: búsqueda de experiencias, consumidor, …
– Intrínsecos: hacer méritos, o lo que nos hace sentir bien, o reto
– Trascendentes: satisfacer necesidades de otros, dejar un legado y ayudar
a que otros se desarrollen
La calidad de nuestro tiempo depende de nuestra vitalidad
interna
“La calidad nunca es un accidente; siempre es el resultado de un
esfuerzo de la inteligencia”.
John Ruskin
Prof. Nuria Chinchilla
17
“El futuro nos tortura y el pasado nos
encadena. He aquí por qué se nos escapa el
presente”.
Flaubert
18
Inteligencia existencial
La ausencia de sentido fragmenta el tiempo vital y pueden
interpretarse de forma separada: pueden dar crisis de identidad
Crisis de identidad:
– La vida está compuesta por segmentos discontinuos
– No se pueden unir, porque cada uno de ellos responde a proyectos
incompatibles.
El tiempo y el espacio son los instrumentos que tenemos para
nuestro desarrollo integral y para la construcción identitaria
El sentido que dé será según los motivos
Fuente: ARREGUI, J. V. y CHOZA, J. Filosofía del hombre, Eunsa, 2002.
Prof. Nuria Chinchilla
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Proyecto profesional y personal
Se inspira en la misión personal: “alcanzar el máximo
nivel de excelencia a través de la toma de decisiones
privadas y públicas en cada dimensión (física, afectiva,
social, intelectual y espiritual)”.
Alcanzar el máximo desarrollo:
– A nivel individual
– En la relación con otros
Persona: individual y social
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Turbulencias
Edad
14
20
26 - 29
31 - 34
40
45
50
55
Prof. Nuria Chinchilla
60
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Resultados de la turbulencia
Naufragio
Continuidad
Cambio interno:
crecimiento
Prof. Nuria Chinchilla
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No puede impedirse el viento. Pero pueden
construirse molinos.
Proverbio holandés
Prof. Nuria Chinchilla
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Cada mañana me pregunto: “Si hoy fuese el último
día de mi vida, ¿querría hacer lo que voy a hacer
hoy?” Y si la respuesta es NO durante demasiados días
seguidos, sé que tengo que cambiar algo.
Steve Jobs
Prof. Nuria Chinchilla
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La Gestión del Tiempo Directivo
“Nada distingue tanto al directivo eficaz como su amor al tiempo”
Peter Drucker
ƒ Tiempo = recurso escaso, absolutamente inelástico e imposible de reemplazar.
Se nos entrega a diario una cantidad fija igual para todos Æ 24 horas
ƒ Es el único recurso perfectamente socializado: Mientras estamos vivos todos
tenemos la misma cantidad. Sin embargo, unos tienen grandes éxitos y otros
nunca tienen tiempo. La diferencia es su empleo.
ƒ Dado que no se puede almacenar ni recuperar, debe invertirse de modo
constante a un ritmo de 60 segundos por minuto.
“... llenar cada minuto con 60 intensos segundos ...”
Rudyard Kipling
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La Gestión del Tiempo Directivo
Debemos invertir el tiempo de tal modo que sea coherente con
nuestros objetivos vitales y empresariales.
“No hay nada más frustrante en la vida que fijarse un objetivo,
que pase el tiempo y no alcanzarlo” (Henry Kissinger)
Pero puede ser peor perseguir un objetivo, alcanzarlo y entonces
darse cuenta de que no sirve para nada...
Prof. Nuria Chinchilla
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El principio de Pareto
La regla del 80/20
“Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen una minoría”
Tiempo
Resultados
20%
Una expresión
común de la regla
80%
80/20 es que “el
80% de nuestro
negocio proviene
80%
del 20% de
20%
nuestros clientes”.
Prof. Nuria Chinchilla
27
La ley de Parkinson
“Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el
tiempo disponible para su completa realización”
4
Prof. Nuria Chinchilla
28
Otras leyes sobre el Tiempo
1.
«El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al
número de veces que la hemos interrumpido y reanudado»
2.
«Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades
muy superiores a las que plantea una corta»
3.
«El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo
que se le dedica, sino que forma una curva en S»
V
T
Prof. Nuria Chinchilla
29
Corolario
Es fácil ser, a la vez, chapuzas en unos temas y perfeccionista
en otros.
La forma de mejorar nuestro uso del tiempo no está, como
muchos suelen suponer, en dedicar menos tiempo a cada
actividad, sino en invertir en cada una lo necesario.
No es mal ejercicio el establecer un valor, siquiera aproximado,
de cada hora de trabajo propia.
Prof. Nuria Chinchilla
30
Flapsi Hapsi*
Muchas personas son víctimas del “Flapsi Hapsi” durante largos períodos de
tiempo. Ven todas sus futuras obligaciones -tanto en casa como en el
trabajo- como una masa de tareas no estructurada, desorganizada. Lo
grande y lo pequeño están mezclados, sin ningún orden ni concierto.
Como resultado, el cerebro está totalmente ocupado procesando multitud
de pequeños detalles no relacionados entre sí.
Es imposible distinguir lo importante de lo trivial.
* Flapsi Hapsi = aspecto de una persona cuyo cerebro ha sido sobrecargado.
Prof. Nuria Chinchilla
31
La organización del tiempo
Memoria, orden y control vs. olvido, trabajo extra en casa y no
hacer nada frente al desorden.
Visión global: influye en el control de la situación Æ nivel de
energía y actividad
Evita las cabezas llenas de cabos sueltos.
Algunas sugerencias:
– Escribe tus ideas en el momento que se te ocurran.
– Ten un plan preparado para el próximo período de planificación
antes de que termine el anterior: dormir sobre él produce nuevas
ideas.
Prof. Nuria Chinchilla
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“Hay ladrones a los que no se castiga, pero nos roban
lo más preciado: el tiempo”
Napoleón Bonaparte
Prof. Nuria Chinchilla
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Ladrones del Tiempo
Causas de su pérdida
± Falta de información
± Comunicaciones lentas y absurdas
± Interrupciones constantes
± Desorganización de los colaboradores más próximos
± Exceso de urgencias
± Llamadas telefónicas
Prof. Nuria Chinchilla
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Ladrones del Tiempo (2)
Causas de su pérdida
± Exceso de burocracia
± Errores de terceros
± Visitas al exterior y salidas para resolver problemas
± Exceso de reuniones
± Incompetencia de los jefes
± Correo electrónico
Prof. Nuria Chinchilla
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Otras causas, Yo
±Falta de organización personal
±Confusión de las prioridades
±Escasa delegación en los colaboradores
±Exceso de optimismo al apreciar las propias habilidades y
potencial de trabajo
±Intentar abarcar un campo de actividad demasiado amplio
±Poca puntualidad y control del horario
±Dilación de las decisiones importantes
±Precipitación en las decisiones
Prof. Nuria Chinchilla
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¿Te interrumpes a ti mismo?
Sí No
Cuestionario
1. ¿Tienes desordenada la mesa?
2. ¿Prolongas a veces el rato para tomar café o para comer?
3. ¿Das largas a las cosas?
4. ¿Te detienes frecuentemente durante la jornada a charlar con los
colegas?
5. ¿Lees artículos que te han tentado cuando deberías estar
trabajando en otras cosas?
6. ¿Realizas llamadas particulares durante las horas de trabajo?
7. Internet: ¿Navegas sin rumbo, chateas, cadenas de e-mails…?
Prof. Nuria Chinchilla
37
Otras causas
Æ La causa primera de nuestra mala gestión del tiempo somos, ante
todo, nosotros mismos con nuestros hábitos y forma de utilizarlo.
Æ A veces el directivo se parece más a una “marioneta” (Directivo
reactivo) que a lo que debe ser, es decir, un director de orquesta.
Æ Muy frecuentemente se confunde dirección con improvisación y las
consecuencias pueden ser nefastas.
Æ No hay que esperar a que el reloj vaya regulando y
controlando mi vida profesional, sino que yo debo ser su
controlador (Directivo proactivo).
Profs. Nuria Chinchilla
38
Si un directivo no puede administrar
correctamente su propio tiempo,
¿Qué otras cosas podrá administrar?
ƒ En USA, el directivo medio utiliza mal el 45% de su tiempo de
trabajo.
ƒ No se trata de hacer más cosas, sino de hacer las cosas idóneas
Æ reducir el agobio producido por el exceso de trabajo
pendiente. Es este trabajo pendiente - y no el ya realizado- el
que cansa y origina estrés.
Prof. Nuria Chinchilla
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Matriz de Actividades
Urgente
Importante
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas
vencen
No
Importante
Interrupciones, llamadas
Correo, algunos informes
Reuniones
Cuestiones inmediatas y
acuciantes
Actividades populares
No urgente
Prevención, actividades CP
(capacidad de producir)
Construir relaciones
Reconocer nuevas
oportunidades
Planificación, re-creación
Trivialidades, ajetreo inútil
Algunas cartas
Algunas llamadas telefónicas
Pérdidas de tiempo
Actividades agradables
Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994.
Prof. Nuria Chinchilla
40
Los 7 hábitos
I. Resultados (BOMBERO)
II.
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
IV.
Estrés
Agotamiento
Administración de crisis
Siempre apagando incendios
III.
Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994.
Prof. Nuria Chinchilla
41
Los 7 hábitos
I.
III. Resultados (AUTOENGAÑO)
II.
IV.
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Concentración en los plazos cortos
Administración de crisis
Carácter de camaleón, atento a la reputación
Considera que las metas y planes no valen la
pena
ƒ Se siente impotente, excluido del control
ƒ Relaciones muy frágiles o rotas
Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994.
Prof. Nuria Chinchilla
42
Los 7 hábitos
I.
II.
III.
IV.
Resultados (FRIVOLO)
ƒ Total irresponsabilidad
ƒ Despido de los empleos
ƒ Dependiendo de otros o
gobernado por apremios
básicos
Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994.
Prof. Nuria Chinchilla
43
Los 7 hábitos
II. Resultados (REALISTA)
I.
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Visión, perspectiva
Equilibrio
Pocas crisis
Mayor calidad de vida
Condiciones sine qua non
III.
ƒ Disciplina
ƒ Autocontrol
Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994.
Prof. Nuria Chinchilla
44
Visión global
¿Has tratado de planificar tu vida como un todo? ¿Has tratado de escribir los
objetivos de tu vida? ¿Los has visualizado? ¿Has tratado de imaginar qué
sucedería si los alcanzabas?
¿Cómo emplear tus recursos escasos?
Es necesario fijar prioridades
La eficacia de una persona y el sentirse bien dependen mucho de la forma en la
que esta tarea esté resuelta.
Prof. Nuria Chinchilla
45
Cómo operativizar
nuestra trayectoria
A hacer
(con fecha y hora)
Enunciado
de la
misión
Roles
Objetivos
Tareas
A delegar
Fuente: S. Covey
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46
Gerente
Investigación
Individuo
Desarrollo personal
9Borrador enunciado de la misión
9Inscribirse en el Seminario
9Visitar a Frank en el Hospital
Gerente
Desarrollo colaboradores
9Estudiar resultado útimo test
9Trabajar en el problema de
Conexión de red con Ken y
Peter
9Revisión del rendimiento
con Janie
9Visita a Samuels
Esposo y Padre
9Cuidado hogar/clase de
Karla
9Proyecto científico de Tim
9Bicicleta de Sarah
Gerente
Administración
9Comprobar parámetros mercado
Gerente Nuevos Prod. 9Entrevistar candidatos asistentes
9Estudiar encuesta consumidores
Presidente
Organización benéfica
9Informe de fin de mes
9Informe salarial
9Preparar agenda
9Visita relaciones Públicas
con Conklin
9Iniciar el Plan del año
47
próximo
DOMINGO
LUNES
MARTES
INFORME SALARIAL
PRESENTAR
INSCRIPCION
SEMINARIO
MIERCOLES
JUEVES
VIERNES
SABADO
8
9
ENUNCIADO DE
MISION
COMPROBAR
PARAMETRO
S
MERCADO
10
11
12
PROBLEMA
CONEXION
ENTREVISTAS
CANDIDATOS
ASISTENTES
1
CUIDADO
HOGAR
CLASE KARLA
CONKLIN
ESTUDIAR
ENCUESTA
CONSUMIDORES
2
3
4
RESULTADO TEST
VISITA SAMUELS
VI
RESEÑA
RENDIMIENTO
FRANK-HOSPITAL
INFORME FIN DE
MES
JANIE
5
6
7
8
PROYECTO TIM
BICICLETA SARAH
AGENDA ONG
A
PLAN PROXIMO
AÑO
TEATRO
48
48
Tramitación de papeles / mails
5 etapas
1.
Clasifique los papeles entrantes según el sistema “TRAA”:
| e-mails
Receptáculo
1.1
Tirar
¿Tiene este papel valor para usted
ahora o en el futuro? Si no es así, tírelo
Papelera*
1.2.
Remitir
Entregue los papeles a su secretaria o
subordinados cuando puedan hacerse
cargo de ellos, o envíelos a un colega
que pueda estar más o menos interesado
Carpetas de
referencia
Bandeja de salida
1.3.
Actuar
Papel que requiera tener una respuesta
por su parte: carta, análisis, revisión, etc.
Bandeja de actuación
Bandeja de lectura
1.4.
Archivar
Papeles que puedan tener para usted un
valor futuro. Siempre que sea posible,
asígneles fecha de caducidad
Bandeja de archivo
Bandeja de salida
* La papelera es una herramienta para triunfar
Prof. Nuria Chinchilla
50
Delegar, Delegar, Delegar
Dirigir es delegar Delegar es acotar ...
Delegar es acompañar ...
Hacer que otros hagan
Delegar es corregir ...
Delegar es educar ...
Prof. Nuria Chinchilla
51
“Decidiré mañana”
El indeciso suele invocar razones poco válidas para justificar su
comportamiento:
Falta de información
Perfeccionismo
Temor a equivocarse, ...
... Pero, el mañana no arregla la situación ...
“Usted no tiene un problema, sino una decisión que tomar”
Robert Schuller
Prof. Nuria Chinchilla
52
Cuida tus pensamientos porque se volverán palabras.
Cuida tus palabras porque se volverán actos.
Cuida tus actos porque se harán costumbre.
Cuida tus costumbres porque forjarán tu carácter.
Cuida tu carácter porque formará tu destino.
Y tu destino será tu vida.
Mahatma Gandhi
Prof. Nuria Chinchilla
53
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