UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER BIBLIOTECA EDUARDO COTE LAMUS RESUMEN - TESIS DE GRADO AUTORES__MARIA CONSTANZA BARRERA ARCHILA______________________ ___________LUIS FERNANDO URIBE ANGARITA___________________________ FACULTAD_DE INGENIERIAS____________________________________________ PLAN DE ESTUDIOS__INGENIERIA DE SISTEMAS__________________________ DIRECTOR__Ing. NELSON BELTRAN GALVIS______________________________ TITULO DE LA TESIS__ANALISIS DEL SISTEMA DE INFORMACION PARA LA BIBLIOTECA EDUARDO COTE LAMUS DE LA U.F.P.S. Y DISEÑO E IMPLEMENTACION DE LOS MODULOS DE PROCESOS TECNICOS Y CONSULTA ____________________________________________________________ RESUMEN Este proyecto ofrece a la Biblioteca Eduardo Cote Lamus de la Universidad Francisco de Paula Santander un nuevo Sistema de Información Bibliográfico: El S.I.B. Este nuevo Sistema permite a la biblioteca un eficiente control de los recursos bibliográficos, a través del Módulo de Procesos Técnicos, desarrollado con base en el Formato Internacional MARC para datos bibliográficos para manejar cualquier tipo de material dentro de la biblioteca. El Módulo de Consulta ofrece a los usuarios una eficiente herramienta de acceso al material catalogado, a través de una interfaz gráfica amigable y utilizando el poderoso lenguaje de recuperación de Oracle. CARACTERISTICAS PAGINAS_________PLANOS________ILUSTRACIONES________CD-ROM______ ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA BIBLIOTECA EDUARDO COTE LAMUS DE LA U.F.P.S. Y DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE LOS MÓDULOS DE PROCESOS TÉCNICOS Y CONSULTA BARRERA ARCHILA MARIA CONSTANZA URIBE ANGARITA LUIS FERNANDO UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE INGENIERÍAS PLAN DE ESTUDIOS DE INGENIERÍA DE SISTEMAS SAN JOSE DE CÚCUTA 2000 ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA BIBLIOTECA EDUARDO COTE LAMUS DE LA U.F.P.S. Y DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE LOS MÓDULOS DE PROCESOS TÉCNICOS Y CONSULTA BARRERA ARCHILA MARIA CONSTANZA Cód. 150826 URIBE ANGARITA LUIS FERNANDO Cód. 150517 Director NELSON BELTRAN GALVIS Ingeniero de Sistemas Proyecto de Grado presentado como requisito para optar al título de Ingeniero de Sistemas. UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE INGENIERÍAS PLAN DE ESTUDIOS DE INGENIERÍA DE SISTEMAS SAN JOSE DE CÚCUTA 2000 A la memoria de mi abuelo… A mi madre Alicia, mi apoyo en todos los momentos de mi vida y mi mayor motivación. A Maritza y Lorena, las mejores hermanas que alguien pudiera tener. Constanza. A Dios, mi Padre A Halina, mi eterno amor. Gracias mamá, por estar ahí cuando más te necesito. A Luis Fernando Uribe Narvaez, mi hijo, el sol que ilumina mi camino. A Leyla, la mujer que amo. Luis Fernando. CONTENIDO RESUMEN - TESIS DE GRADO 1 CARACTERISTICAS 1 NELSON BELTRAN GALVIS 4 A DIOS, MI PADRE 7 A HALINA, MI ETERNO AMOR. GRACIAS MAMÁ, POR ESTAR AHÍ CUANDO MÁS TE NECESITO. 7 A LUIS FERNANDO URIBE NARVAEZ, MI HIJO, EL SOL QUE ILUMINA MI CAMINO. 7 INTRODUCCIÓN 1 1. EL PROYECTO 3 1.1 TÍTULO 3 1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 3 1.3 OBJETIVOS 5 1.3.1 Objetivo General. 5 1.3.2 Objetivos Específicos. 5 1.4 JUSTIFICACIÓN 6 1.5 ALCANCES 8 1.LA BIBLIOTECA EDUARDO COTE LAMUS 9 1.6 MISIÓN 9 1.7 VISIÓN 9 1.8 RESEÑA HISTÓRICA 10 1.9 OBJETIVOS 19 1.10 FUNCIONES 19 1.11 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DIVISIÓN DE BIBLIOTECA 20 1.12 UNIDADES DE LA DIVISION DE BIBLIOTECA 21 1.13 USUARIOS 22 1.14 RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS 22 1.15 SERVICIOS 23 2.FORMATO MARC PARA DATOS BIBLIOGRÁFICOS 25 1.16 GENERALIDADES 25 1.17 ETIQUETAS MARC 26 3.EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTRUCTURADO 32 1.18 GENERALIDADES 32 1.19 ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS 33 1.20 DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS 36 4.3.2 Diagrama de Contexto. 37 4.3.3 Diagrama de nivel 0. 38 4.3.4 Diagrama de Primer Nivel. 39 1.21 DICCIONARIO DE DATOS 40 4.4.1 Descripción de Procesos. 40 5.ORACLE: DEVELOPER/2000 48 5.1 APLICACIONES DE BASE DE DATOS 48 5.2 ARQUITECTURA CLIENTE/SERVIDOR 51 6.EL SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICO (S.I.B.) 53 6.1 GENERALIDADES 53 6.2 MÓDULO DE CATALOGACIÓN 54 6.3 MÓDULO DE CONSULTA 55 6.4 MÓDULO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO 56 6.5 MÓDULO DE ADQUISICIONES 57 7.ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICO (S.I.B.) 58 7.1 MODELO DE CONTEXTO 58 7.2 MODELO DE EVENTOS 59 7.2.3 Diccionario de Eventos. 62 7.2 MODELO DE INFORMACIÓN 67 ANALITICAS 69 8.DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICO 81 8.1 DISEÑO DE LA INTERFAZ 81 FIGURA 14. PANTALLA DE CONSULTA POR AUTOR. 86 9. PRUEBAS E IMPLEMENTACIÓN 89 9.1 PROCESO DE RECUPERACIÓN DE LOS DATOS 89 9.2 PROCESO DE CORRECCIÓN Y DEPURACIÓN DE LOS DATOS 90 9.3 MODULO DE CATALOGACIÓN TEMPORAL 91 9.4 PROCESO DE EXPORTACIÓN DE LOS DATOS 93 Introducción 39 Acerca de este manual 39 Lo que debe Saber Acerca del S.I.B. 39 Lo que debe Saber Acerca de la Biblioteca 39 Módulos que Conforman el S.I.B. Botones de Comando. Se utilizan para iniciar, 39 interrumpir o terminar un proceso particular. Un botón de comando puede tener solo texto o un icono que describen la acción que ejecutan. Barra de Menú. 45 Se ubica en la parte superior de la pantalla, cuenta con una serie de opciones, algunas de ellas presentan submenús, a través de los cuales se accede a los diferentes procedimientos que conforman la Aplicación. 47 10. CONCLUSIONES 94 11. RECOMENDACIONES 96 BIBLIOGRAFIA 97 ANEXOS LISTA DE FIGURAS Figura 1. Diagrama de Contexto. 37 Figura 2. Diagrama de Nivel 0. 38 Figura 3. Diagrama de Primer Nivel Proceso 1. 39 Figura 4. Diagrama de Primer Nivel Proceso 3. 39 Figura 5. Diagrama de Contexto S.I.B. 58 Figura 6. Modelo Entidad Relación Sección Desarrollo de Colecciones. 69 Figura 7. Modelo Entidad Relación Sección Circulación - Préstamo. 70 Figura 8. Pantalla Catalogación Libros. Página Autores - Edición. 83 Figura 9. Pantalla Catalogación Libros. Página Imprenta - Desc. Física - Serie. 83 Figura 10. Pantalla Catalogación Libros. Página Notas - ISBN. 84 Figura 11. Pantalla Catalogación Libros. Página Materia - Inventario. 84 Figura 12. Pantalla Principal de Consulta. 85 Figura 13. Pantalla de Consulta por Material. 85 Figura 14. Pantalla de Consulta por Autor. 86 Figura 15. Pantalla de Consulta por Materia. 86 Figura 16. Pantalla de Resultados de Consulta 87 Figura 17. Pantalla de Ficha del Material. 87 Figura 18. Pantalla de Existencias. 88 Figura 19. Fragmento Archivo Plano según ISO 2709. LISTA DE FORMATOS Formato 1. Catalogar Material. 40 Formato 2. Clasificar Material. 41 Formato 3. Capturar Material. 42 Formato 4. Consultar Material. 43 Formato 5. Verificar Usuario Material. 45 Formato 6. Realizar Préstamo. 46 Formato 7. Devolver Material. 47 Formato 8. Diccionario de Eventos. 62 Formato 9. Descripción de Entidades. 72 LISTA DE TABLAS Tabla 1. Estructura de la Base de Datos BIBL1. 34 LISTA DE ANEXOS Anexo A. Manual del Usuario. Anexo B. Formato de Catalogación de Libros. Anexo C. Formato de Catalogación de Libros. Anexo D. Bolsillo Libros de Colección General - Reserva. Anexo E. Ficha Libros de Colección General - Reserva. Anexo F. Bolsillo Libros de Colección Referencia. Anexo G. Ficha Libros de Colección Referencia. Anexo H. Bolsillo Tesis. Anexo I. Ficha Tesis. Anexo J. Rótulos. INTRODUCCIÓN La Biblioteca Eduardo Cote Lamus de la Universidad Francisco de Paula Santander es un centro de orientación, información y divulgación fundamental para el trabajo docente y discente de investigación y extensión. La eficiencia que presta la Biblioteca a sus usuarios dentro y fuera de la Universidad depende del adecuado control dado al material bibliográfico, así como de su capacidad para diseñar y participar en programas de cooperación e integración de la información bibliográfica. La normalización en el contexto del intercambio de registros bibliográficos es de fundamental importancia; ya que permite coordinar, simplificar y uniformar criterios con la ventaja de obtener mayores productos a menor costo y con rapidez. El formato MARC para datos bibliográficos está diseñado para almacenar información bibliográfica acerca de material textual manuscrito o impreso, archivos de computador, mapas, música, publicaciones seriadas y analíticas, material audiovisual y material mixto manejado por cualquier biblioteca. 2 El manejo centralizado de toda la información bibliográfica por parte de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, le permitirá un control eficiente de los recursos bibliográficos que trascenderá en un eficiente servicio a los usuarios. Este Proyecto parte de la necesidad de reestructurar el Sistema de Información Bibliográfica implementado actualmente dentro de la Biblioteca, con miras a apoyar los trabajos de modernización desarrollados en la Universidad. Se plantea el análisis de un nuevo sistema de información que permita una Biblioteca eficiente, y el diseño e implementación de los Módulos de Procesos Técnicos y Consulta, básicos en el manejo de la información. 3 1. EL PROYECTO 1.1 TÍTULO ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA BIBLIOTECA EDUARDO COTE LAMUS DE LA U.F.P.S. Y DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE LOS MÓDULOS DE PROCESOS TÉCNICOS Y CONSULTA. 1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Ultimamente, como consecuencia de la nueva política estatal frente a las universidades oficiales; la Universidad Francisco de Paula Santander ha incrementado sus planes de estudio, convenios inter-institucionmales, servicios a los egresados y extensión a la comunidad. La Biblioteca Eduardo Cote Lamus es un centro de orientación, información y divulgación fundamental para el trabajo docente y discente de investigación y extensión, lo que la convierte en eje fundamental dentro de las actividades de la Universidad. El Sistema de Información anteriormente implementado en la Biblioteca no cumplía con ningún estándar internacional para el almacenamiento de la información bibliográfica, limitando la participación de la Biblioteca en procesos de intercambio de registros 4 bibliográficos y de cooperación mutua con otras bibliotecas a nivel nacional e internacional. Los datos almacenados en la base de datos bibliográfica de diseño estructurado, que soportaba el sistema anterior; presentaban además algunos problemas de inconsistencia y redundancia de información, que se traducían en ineficiencia y demoras en la prestación del servicio; así como en fallas de confiabilidad e integridad de la información. La Biblioteca Eduardo Cote Lamus, mantenía bases de datos separadas para los diferentes tipos de material que maneja y existían algunas colecciones como videos y discos magnéticos; que no estaban siendo registradas en ninguna base de datos. Esta situación conlleva a que la información bibliográfica no estuviese centralizada, dificultando el proceso de circulación y control del material dentro de la Biblioteca y el acceso de los usuarios a información completa y actualizada. Paralelo al proceso de remodelación de la planta física de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, se hacía necesario organizar una “remodelación” del sistema de información que administraba los recursos bibliográficos, patrimonio de la Universidad. El diseño del nuevo Sistema debería tener en cuenta un estándar internacional que facilite el proceso de intercambio de registros bibliográficos, así como un adecuado control del material bibliográfico por medio de una Base de Datos Bibliográfica que centralice las diferentes colecciones que son manejadas por la Biblioteca. 5 1.3 OBJETIVOS 1.3.1 Objetivo General. − Analizar el Sistema de Bibliográfico a implementarse en la Biblioteca Eduardo Cote Lamus de la Universidad Francisco de Paula Santander y diseñar e implementar los Módulos de Procesos Técnicos y Consulta. 1.3.2 Objetivos Específicos. − Normalizar la Base de Datos Bibliográfica y adoptar el Formato MARC para datos bibliográficos a los requerimientos de información de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. − Diseñar la Base de Datos Bibliográfica normalizada, que permita la participación en procesos de intercambio de registros bibliográficos. − Integrar la información de los diferentes tipos de material manejados por la biblioteca, garantizando la centralización y un adecuado control de los recursos bibliográficos. − Realizar el análisis del Sistema de Información Bibliográfico (S.I.B.) a implementarse en de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. − Realizar el diseño e implementación del Módulo de Procesos Técnicos y Catalogación para la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. 6 − Realizar el diseño e implementación del Módulo de Consulta para la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. − Diseñar y ejecutar el proceso de exportación de los datos almacenados en el Sistema anteriormente implementado al nuevo Sistema de Información Bibliográfico. − Organizar y supervisar la forma de corregir y depurar la información bibliográfica una vez exportada al nuevo Sistema. − Diseñar los Módulos adicionales al Sistema de Información Bibliográfico como Circulación - Préstamo, Auditoría y Estadísticas; y sentar las bases para su efectiva implementación. 1.4 JUSTIFICACIÓN La remodelación de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus en cuanto a sus recursos físicos y lógicos, hace necesario la reestructuración del Sistema de Información implementado anteriormente, por uno más moderno y eficiente que permita a los usuarios un acceso rápido y oportuno a la información y un control adecuado del material bibliográfico, aprovechando la tecnología existente para lograr una biblioteca más moderna que cumpla cabalmente las funciones y objetivos establecidos por la Dirección. La Normalización de las Bases de Datos Bibliográficas y la World Wide Web, permiten el intercambio de registros bibliográficos entre diferentes instituciones para agilizar los 7 procesos de catalogación de material bibliográfico, permitiendo ahorrar tiempo y dinero. Para lograr eficientemente el intercambio de registros con la comunidad bibliotecaria internacional, se hace necesario almacenar la información bibliográfica en un formato estándar adoptado ampliamente a nivel internacional, como es el Formato MARC para datos bibliográficos. La integración de la información en una sola Base de Datos Bibliográfica bajo un Formato único de Catalogación, proporciona un acceso oportuno y eficiente a la información; que se traduce en un buen servicio para el usuario final. También facilita los procesos de control y toma de decisiones por parte de la Dirección. El nuevo Sistema de Información Bibliográfico garantizará la integridad de la información y la agilización de los proceso de Consulta ofreciendo a los usuarios diferentes puntos de acceso a la información y presentando resultados sobre todas las colecciones que agrupan los diferentes tipos de material. Finalmente, es indispensable para la Universidad Francisco de Paula Santander; contar con una Biblioteca moderna y eficiente y un Sistema de Información Bibliográfico flexible que permita la adopción de nuevas tecnologías que optimice algunos proceso dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. 8 1.5 ALCANCES El Proyecto planteado abarca en primer lugar, el análisis de etiquetas MARC a usar para manejar la información de los diferentes tipos de material catalogados dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus; el diseño de la Base de Datos Bibliográfica normalizada y su implementación. Así mismo, el proceso de exportación de la información almacenada en la anterior base de datos estructurada a la estructura relacional soporte del nuevo Sistema y la definición de nuevas políticas necesarias para el reingreso de la información en el proceso de depuración y corrección de la misma. Además, el análisis completo del nuevo Sistema de Información Bibliográfico (S.I.B.) que será implementado en la Biblioteca Eduardo Cote Lamus soportado por un eficiente modelo relacional que permite satisfacer las necesidades de control del material bibliográfico y permita flexibilidad para la adopción de nuevas tecnologías. Paralelo a este análisis, se realizará el diseño e implementación de los Módulos de Catalogación y de Consulta; así como el diseño de los Módulos Auxiliares que conforman el Sistema de Información. 9 1. LA BIBLIOTECA EDUARDO COTE LAMUS 1.6 MISIÓN La División de Biblioteca de la Universidad Francisco de Paula Santander, es una Unidad de Información cuya parte fundamental es brindar apoyo constante en la información requerida por la academia de la comunidad universitaria y del profesional que genera un desarrollo económico, social y cultural de la región, brindando una prestación de servicios eficientes de información innovadora. Su propósito es satisfacer las necesidades de información de los usuarios y la participación continua hacia el progreso. 1.7 VISIÓN Para el año 2005, la División de Biblioteca de la Universidad Francisco de Paula Santander, será una Unidad de Información, con modernas tecnologías que incorpore la automatización en todos sus procesos con un equipo humano procesador, generador y difusor de información; logrando combinar Internet con la investigación presencial que realiza la comunidad universitaria y de zona de frontera, ofrecida a través de un servicio de calidad. 10 1.8 RESEÑA HISTÓRICA La Biblioteca fue creada en el año 1962, en ese entonces la planta física ocupó una extensión de 14 m2 y tuvo un fondo bibliográfico de 164 volúmenes. En 1964, la Biblioteca se ubicó en el bloque de Bienestar Universitario, recibió los aportes de varias empresas como la Lotería de Cúcuta que donó $10.000,oo; y la Cámara de Comercio $100.000,oo. El 4 de Febrero, según Acta del Consejo Directivo, se recibió del Señor Obispo de Cúcuta, una donación de la Biblioteca de autores católicos, hecha por el Instituto de Cultura Hispánica de Madrid. El 17 de Diciembre del mismo año, según consta en el acta No. 25 del Consejo Directivo, el Rector de la Universidad Francisco de Paula Santander, fue autorizado para contactar la organización de la Biblioteca, se le asignó para tal fin y para su funcionamiento un presupuesto de $10.000,oo. El 27 de Julio, el Consejo Directivo analizó la propuesta, según datos textuales que constan en el Acta 42 de Julio 27 de 1967 del Honorable Consejo Directivo; Organización de la Biblioteca: “a. Revisión de la organización e implantación del sistema Dewey que es Universal. b. Organización del fichero. 11 c. Elaboración de las tarjetas para los libros y para los ficheros. d. Organización del préstamo de los libros. e. Vinculación con los organismos internacionales e instituciones que podrían enviar publicaciones. f. Organización de la biblioteca de planeación. g. Organización de la Hemeroteca es decir, periódicos y revistas. h. Entrenamiento de las personas encargadas de la biblioteca i. Preparación del reglamento de la biblioteca. j. Preparación del manual de procedimientos y métodos de trabajo.” El valor del contrato sería de $10.000,oo con una duración de tres meses. En l968, según consta en el Acta No. 49 del 30 de Septiembre, el Doctor José Luis Acero Jordán, Rector de la Universidad, manifiesta su interés por donar su sueldo para la adquisición de obras necesarias mientras que se cumple su período de asistencia de Asistencia a la Asamblea del Departamento como Diputado. En 1971, Resolución No. 339 se reglamenta el funcionamiento de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, se nombra Consejo y se fijan funciones. En 1985, en cabeza del Señor Rector Doctor Andrés Entrena y siendo Vicerrector Académico el Doctor Gandolfo, se tomó la determinación de ampliar y mejorar las condiciones físicas de la Biblioteca, tomando los espacios del segundo piso correspondientes a Texun, Bienestar universitario, FAPROEM y Planeación Física, 12 logrando obtener cuatro (4) salas estilo cubículo con arcos, ésta remodelación le correspondió al Arquitecto Alfonso Cabrales, Jefe de la Oficina de Planeación Física en esa época, y le dio a la Biblioteca un área de 441.4 m 2 que le permitió tener una capacidad de 350 lectores distribuidos en las diferentes salas de consulta, a la vez que se mejoraron los servicios y se obtuvo una mejor distribución de las colecciones (se anexa plano de distribución logrado por dicha remodelación). Igualmente se efectuó la construcción de la cafetería para el personal de la dependencia como un bienestar social se organizó un espacio ubicado en la secretaria de la biblioteca, siendo debidamente dotada funcionamiento. con greca y otros elementos indispensables para su Además se autorizó por la Dirección Administrativa una división modular en madera en la sala de reserva - referencia, para ubicar la Unidad de Procesos Técnicos, y se realizo a través de Mantenimiento de la UFPS un retoque general de pintura para la dependencia. Con fecha 29 de Octubre de 1988, ante el Comité de Biblioteca la Oficina de Planeación Física, hizo la presentación del proyecto de ampliación de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, a un corto plazo y con una solución inmediata a 10 años, capacidad 700 lectores, 50.000 volúmenes, una inversión de construcción $110.000.000,oo; dotación de muebles por $75.631.419,oo; total costo de ampliación, $185.637.420,oo. Sería un Edificio paralelo a la Biblioteca ubicado en la zona peatonal, constaría de un semisótano, y tres (3) pisos de los cuales el segundo estaría interconectado con la actual planta de la biblioteca a través de un túnel elevado, que cumpliría la doble función de circulación peatonal y exposiciones 13 transitorias de tipo liviano, respetando el criterio urbanístico general del campus universitario, de amplias zonas verdes y edificios de baja altura. En el documento de la Universidad Francisco de Paula Santander, HACIA EL SIGLO XXI, agenda de trabajo del Doctor Patrocinio Ararat Díaz entonces candidato a la Rectoría de la Universidad, período 1994 - 1997, presentado en mayo de 1994, en el numeral 2.4, consolidación de la infraestructura física, es mencionado entre las prioridades la construcción del edificio de la Biblioteca. Por razones de financiación fue imposible llevar a cabo el proyecto de construcción de la biblioteca. Es así como el Señor Rector Doctor Patrocinio Ararat Díaz, gestiona en 1998, la construcción de la Biblioteca Pública de la Ciudad de Cúcuta en predios de la Universidad Francisco de Paula Santander, proyecto que no tuvo el empeño de los mandatarios de la Región, perdiendo una buena oportunidad de ubicar una biblioteca moderna en una zona de mucha afluencia de estudiantes debido a la cercanía de colegios como el Municipal, el INEM, el CASD, y por derecho otras entidades como, el ISS, el Hospital Erasmo Meoz, el Colegio Ebenezer, etc. Es así como a finales de ese año, se toma la decisión de remodelar la Biblioteca existente, para lo cual debe ser evacuado el edificio en su totalidad y se toma como alternativa ubicar temporalmente la biblioteca en la Casona donde se inicia el servicio en su totalidad a partir del 2 de Noviembre de 1998. Para no dejar colecciones ni equipos guardados, se envían recursos bibliográficos a las Bibliotecas Satélites del CREAD y del Bosque Popular, se solicita al Doctor Oscar Gallardo Jefe del Departamento de Informática y Sistemas, se 14 considere la posibilidad de ceder una sala del 4 piso del Edificio de Aulas Sur, siendo aceptada ésta petición logrando a partir de Enero de 1999, dar al funcionamiento la Sala de Internet de la Biblioteca cuyos equipos fueron obtenidos por el Convenio COLCIENCIAS-UFPS en 1998. Gracias a este Proyecto de remodelación la Biblioteca Eduardo Cote Lamus cuenta hoy con una moderna y funcional construcción de 1.850 m2 y dos niveles distribuidos así: Primer Nivel. − Seis Salas de Lectura. − Catorce cubículos individuales de Lectura. − Un Auditorio. − Area Administrativa. − Zonas de Servicio. − Ascensor para minusválidos. − Recepción y Control General. Segundo Nivel. − Tres Salas de Lectura. − Ocho cubículos individuales de Lectura. − Dos salas de música. − Hemeroteca. − Secretaría y Dirección. − Dos grandes Salas Virtuales. 15 2.3.1 Biblioteca Satélite “BOSQUE POPULAR”. En 1988, un estudio presentado y sustentado por la Oficina de Planeación General permitió que se realizara el “Proyecto ICFES SED-BID Universidad a Distancia – Obras Civiles, Biblioteca Eduardo Cote Lamus”; Biblioteca Satélite ubicada en el Bosque Popular. Este proyecto fue concebido, dado que la Seccional Regional del ICETEX, trasladaba sus dependencias a su propia sede, se hacía necesario utilizar el área ocupada por dicha entidad, en el Bosque Popular, tratando de aprovechar al máximo las mejoras y adaptaciones locativas, solucionando en parte con ello la necesidad de espacios físicos que tienen algunas dependencias de la Universidad Francisco de Paula Santander, entre las alternativas propuestas se presentó la descentralización de servicios Bibliotecarios, teniendo en cuenta que gran parte de la población universitaria estaba ubicada en aquel entonces en las instalaciones del Bosque Popular, como eran: − Primeros semestres de Ingeniería. − Primer semestre de Biología. − De primero a cuarto semestre de Administración de Empresas y Contaduría. − Total de alumnos del programa de Tecnología de Delineantes de Arquitectura e Ingeniería y Tecnología Agropecuaria. − Cuarto semestre de Tecnología en obras civiles − Tres primeros semestres de Tecnología Electromecánica, Obras Civiles y Minas. Lo anterior daba un número aproximado de 1.600 alumnos equivalente a un 47% del total de estudiantado de la UFPS, (3.432 estudiantes presenciales), además en el Bosque se dictaban también los cursos de preuniversitario que en esa época contaba con un total de 314 alumnos. 16 Teniendo en cuenta el aspecto anterior y considerando además que la Biblioteca de la Universidad no contaba con la capacidad suficiente para atender la demanda actual de sus usuarios debido a su reducido espacio físico. La descentralización de parte de sus servicios bibliotecarios al Bosque Popular permitiría subsanar temporalmente este problema, a la vez que favorecería al personal discente, evitándole traslados continuos, pérdida de tiempo e incomodidades y de igual manera a los demás estamentos de la Universidad. En esta Biblioteca se dispondrían de 4 salas de lectura, 1 cuarto para cafetería, servicios sanitarios en un área de 152.20 m2. La Dirección de Biblioteca planteó una distribución interna basada en la estructura orgánica de la biblioteca Central, se establecieron las secciones de Recepción y Control Circulación y Consulta, el Préstamo a domicilio se dejó inicialmente de carácter restringido a los estudiantes de las Escuelas de Tecnología Agropecuaria y Delineante de Arquitectura, se conservó el sistema de estantería abierta. La preparación técnica de los recursos bibliográficos se dejó centralizada. El objetivo inicial fue dar servicio a la comunidad Universitaria ubicada en este lugar, allí fueron trasladas la colecciones de arte, obras civiles, libros para primeros semestres y la segunda copia de las tesis, además la totalidad de las Tesis de Delineantes de Arquitectura y Tecnología Agropecuaria poco a poco fue especializándose el servicio para estudiantes de la Escuela de Delineantes de Arquitectura y estudiantes de la Escuela de Tecnología Agropecuaria. 17 En 1994 el Consejo Superior Estudiantil, remitió una comunicación al Comité de Biblioteca solicitando la ampliación del préstamo a domicilio a todas las carreras, fue aceptada por unanimidad por los miembros del Comité quienes recomendaron poner en practica dicha sugerencia. Además se hizo necesario ampliar el horario a la jornada nocturna y se dejaron dos (2) personas con el ánimo de lograr satisfacer la necesidad de investigación de los lectores hasta el año 1995, cuando por cambios surgidos por la nueva estructura orgánica planteada para la Universidad se modificaron espacios y se volvieron a reubicar las colecciones de ciencias agropecuarias en la Biblioteca Central y la Colección de Delineantes en la Biblioteca Satélite del CREAD. Como un complemento al servicio ofrecido se incorpora a esta Biblioteca Satélite una fotocopiadora en arriendo. Actualmente el apoyo en ésta área es dado a los estudiantes de preuniversitario, algunos estudiantes de presencial y en su totalidad a los estudiantes de postgrado, lectores de otras Universidades y de zona de frontera. 2.3.2 Biblioteca Satélite del CREAD. En 1988, se establece la Biblioteca Satélite del CREAD. El objetivo del proyecto correspondía a atender la demanda de investigación que tenían los estudiantes de la modalidad de Licenciatura en Educación Primaria y Obras Civiles como una necesidad sentida de apoyar la investigación de los estudiantes de esta modalidad. El proyecto contempló recursos bibliográficos con una capacidad 10.800 volúmenes. Esta Biblioteca ofrecía los servicios tradicionales de consulta, fotocopiadora, préstamo a domicilio. 18 Inicialmente se disponía de un área de 118.m2 ubicada en el tercer piso del CREAD. Este espacio fue modificado por el Doctor Eduardo Castellanos y las directivas de la época, asignándole el 2 piso del mismo edificio. Se especializan sus colecciones en educación, se traslada de la Biblioteca Central un promedio de 5.000 volúmenes se establecen los servicios de Recepción y control, Préstamo a Domicilio, y consulta en la sala de lectura; fue desarrollada en cuanto a colecciones y servicios por personal técnico de la Biblioteca Central; aún así, un año después deja de pertenecer a la Biblioteca central hasta 1994, cuando a solicitud respetuosa del Comité de Biblioteca le es entregada nuevamente para su administración, mantenimiento y desarrollo a la Dirección de la Unidad de Información. Actualmente, la Biblioteca satélite del CREAD ha desaparecido y sus colecciones han sido integradas a la Biblioteca Central en su nueva instalación física. 2.3.3 Bibliotecas Satélites Extensiones Tibú y Chinácota. A partir de 1997 se establece por parte de la Universidad una descentralización de Programas Académicos correspondientes a Ingeniería Civil e Ingeniería de Sistemas, en los Municipios de Tibú y Chinácota, como un apoyo a estas extensiones la Biblioteca Central inicia con la Sección de Procesos Técnicos una nueva descentralización de colecciones especializadas en estos programas. La Extensión de Chinácota se encuentra ubicada en el Colegio San Luis Gónzaga de dicho municipio a cargo del Doctor Nelson Beltrán. La Extensión Tibú se encuentra ubicada en 19 un edificio asignado por la Alcaldía del Municipio, a cargo de la Doctora Susana Marles Herrera. La biblioteca de Chinácota cuenta con el apoyo de las directivas del Colegio y de la ciudadanía residente, quienes van a realizar consulta y efectúan donaciones con el ánimo de lograr un mayor desarrollo de sus colecciones. La extensión de Tibú está recibiendo apoyo de las directivas del Municipio de Tibú y especialmente de ECOPETROL. 1.9 OBJETIVOS Prestar servicios en el campo bibliográfico y afines a profesores, estudiantes y a la comunidad en general, para facilitar las actividades académicas y de investigación, así como el desarrollo cultural de la región. 1.10 FUNCIONES Las funciones generales de la División de Biblioteca son las siguientes: − Proponer a los organismos de dirección y gobierno de la Universidad las políticas de desarrollo del área de conformidad con los objetivos generales de la institución. − Constituirse, en concordancia con los objetivos y principios institucionales, en centro de acopio y divulgación de la información socioeconómica, científica, técnica y cultural de la región de frontera. 20 − Definir un programa de trabajo en concordancia con las unidades de la Dependencia de tal manera que se garantice establecimiento de prioridades y procedimientos integrados. − Elaborar y promover programas de desarrollo de la División para permitir un servicio actualizado y eficiente. − Promover las actividades de difusión cultural, bien sea con programas propios de la División o en coordinación con los demás organismos de la Universidad. − Presentar ante las instancias correspondientes el proyecto de presupuesto anual de la División y velar por su adecuada ejecución. − Dar a conocer los recursos y servicios que presta la División y asesorar al personal que requiera de ellos. − Desarrollar y ofrecer los servicios y sistemas de información bibliográfica y consulta que requieran la docencia, la investigación y la extensión. − Las demás que le asignen los reglamentos específicos. 1.11 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA DIVISIÓN DE BIBLIOTECA 2.6.1 forma: Organización. La División de Biblioteca se encuentra organizada de la siguiente 21 A Nivel Macro. Como organismos directivos a este nivel, pertenece la Vicerrectoría Asistente de Investigación y Extensión. A Nivel Micro. Se encuentra la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, como dependencia ejecutora de los procesos técnicos y de los servicios al público. Como Organismo de Apoyo. Se encuentran la Bibliotecas Satélites, es decir; las Bibliotecas Bosque Popular, Tibú, Chinácota. Como Organismo Asesor. Se encuentra el Comité Asesor de Biblioteca. 1.12 UNIDADES DE LA DIVISION DE BIBLIOTECA La División de Biblioteca para la prestación de sus servicio cuenta con las siguientes unidades: 2.7.1 Unidad de Procesos Técnicos. catalogación de Encargada de la selección, adquisición y libros, preparación de los materiales e ingreso a la Base de Datos Bibliográfica. 2.7.2 Unidad de Servicios al Público. Encargada de la prestación de los servicios a la comunidad universitaria y al público en aspectos de: Referencia, Circulación, colecciones de Consulta General extensión cultural. y Reserva, Hemeroteca, y demás servicios especializados y de 22 1.13 USUARIOS − Docentes, tiempo completo, medio tiempo, Contratación ocasional. − Personal Administrativo. − Estudiantes Presencial, Estudiantes de Educación a Distancia, Estudiantes de Preuniversitario, Estudiantes de Postgrados. − Estudiantes de otras Universidades de la región y Zona de Frontera. − Egresados y Jubilados. − Investigadores de la Región, Zona de Frontera, departamental, Nacional e Internacional. 1.14 RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS La División de Biblioteca ofrece a sus usuarios los siguientes recursos Bibliográficos: − 41.000 Libros de consulta general. − 10.000 Libros de carácter restringido. − 700 títulos de Revistas de carácter Técnico y Científico. − 8.000 Proyectos de Grado de los diferentes planes de estudios de la Universidad en copias impresas y CD-ROM. − 2.000 Disquetes de libros y material complementario de Proyectos de Grado. − 300 Videos de temas generales y material complementario de Proyectos de Grado. 23 − 180 Sonovisos sobre temas generales y material complementario de Proyectos de Grado. − 150 CD-ROMS, correspondientes a la base de datos DATALEGIS y Tesis de Grado Los Recursos Bibliográficos en mención, luego de ser procesados técnicamente, son distribuidos en las siguientes colecciones de la Unidad de Servicios al Público. − Colección General. − Colección de Reserva. − Colección de Referencia. − Colección de Proyectos De Grado. − Colección de Audiovisuales. − Colección Especial. − Colección de Hemeroteca (Revistas y Documentos). 1.15 SERVICIOS Como apoyo a la comunidad universitaria y extensión a la ciudadanía ofrece: − Consulta de colecciones en las salas de lectura y préstamo a domicilio, según reglamentación. − Ubicación y adquisición de reimpresos en otras Bibliotecas Universitarias del País, por sistema manual y/o programas electrónicos como ARIEL. − Servicio de consulta de INTERNET, por turnos y reglamentación definida. 24 − Préstamo interbibliotecario. − Suministro de información en disquette, listados, según los requerimientos de los lectores. − Consulta automatizada de las colecciones de libros, tesis y parte de la información ubicada en la Hemeroteca. − Asesoría metodológica para los estudiantes que realizan Proyecto de Grado. − Cursos para estudiantes de primer semestre. − Visitas guiadas a la División de Biblioteca a solicitud de Instituciones de la Región. − Suministro de información y Datos correspondientes a los Proyectos de Grado para evaluación de puntaje, e información de apoyo a la Acreditación por parte de los Departamentos de la Universidad. − Servicios de Extensión a personas egresadas y externas a la institución. − A solicitud de los usuarios se elaboran bibliografías. − Información y orientación de usuarios. 25 2. FORMATO MARC PARA DATOS BIBLIOGRÁFICOS 1.16 GENERALIDADES El Formato MARC para Datos Bibliográficos está diseñado para ser un portador de información bibliográfica sobre los materiales textuales impresos o manuscritos, archivos de computadora, mapas, música, publicaciones periódicas, materiales visuales y los materiales mixtos. Los datos bibliográficos normalmente incluyen títulos, nombres, temas, notas, datos de la publicación e información sobre la descripción física del artículo. El Formato MARC para Datos Bibliográficos contiene elementos de los datos para los siguientes tipos de material: − Libros. Material textual que es de naturaleza monográfica. − Archivos de Computador. La información en forma codificada de una manera que le permite ser procesada por un computador, incluyendo tanto los datos guardados en forma legible por la máquina como los programas que procesan esos datos. − Mapas. Todo tipo de material cartográfico, incluso mapas y globos. − Música. Música impresa, música manuscrita; las grabaciones no musicales legítimas y las grabaciones musicales legítimas. 26 − Publicaciones Periódicas. Artículos con un modelo repetido de publicación como revistas, periódicos, anuarios. − Materiales Visuales. Medios de comunicación proyectados, gráficos bidimensionales, objetos tridimensionales u objetos animados en tiempo real. − Materiales Mixtos. Principalmente las colecciones de manuscritos o una mezcla de formas de material. 1.17 ETIQUETAS MARC Las etiquetas MARC se encuentran definidas y agrupadas según las Areas de Descripción Catalográfica definidas en las Normas Angloamericanas de Catalogación Bibliográfica (AACR). 3.2.1 Etiquetas de Control. Las etiquetas de Control agrupan las etiquetas bajo las cuales se registran los Números de Control o codificación internos o externos que caracterizan el material. Las etiquetas de control utilizadas en el diseño de la Base de Datos Bibliográfica son: − Etiqueta 001. - Número de Control. El número de control asignado por la organización que crea, usa o distribuye el registro. Este Número de Control es asignado internamente por el Sistema. 27 − Etiqueta 005. - Fecha y hora de la última transacción. La fecha y hora de la última transacción realizada sobre el registro. La fecha es almacenada según el formato ANSI X3.30 y la hora en el formato ANSI X3.43. − Etiqueta 020. - International Standard Book Number (ISBN). El ISBN asignado a una publicación monográfica por agencias designadas en cada país participante en el programa. − Etiqueta 022. - International Standard Serial Number (ISSN). El ISSN asignado a una publicación seriada por un Centro Nacional bajo el auspicio del ISDS. 3.2.2 Entrada Principal. Las etiquetas 1XX contienen un encabezamiento de nombre o título uniforme usado como entrada principal en un registro bibliográfico. Se utilizan para mencionar el autor considerado como Principal, responsable del material catalogado. − Etiqueta 100. - Nombre Personal. Nombre Personal usado como entrada principal en un registro bibliográfico. − Etiqueta 110. - Nombre Corporativo. El nombre de una entidad u organización usado como entrada principal en un registro bibliográfico. − Etiqueta 111. - Congresos, Conferencias. Nombre de un Congreso, Conferencia u otro tipo de encuentro usado como entrada principal del registro bibliográfico. 28 3.2.3 Título. Estas etiquetas contienen el Título del material descrito en el registro bibliográfico y títulos variados que también se aplican. − Etiqueta 240. - Título Uniforme. En esta etiqueta se registra el título asignado por el catalogador cuando no aparece visiblemente impreso en el mismo. − Etiqueta 243. - Título Colectivo. Es un título distintivo para fines de catalogación, que se usa para agrupar las publicaciones de un autor, compositor o entidad; que contiene varias obras, extractos, etc., de diferentes trabajos; por ejemplo, obras completas, varias obras de un género literario o forma musical específica. − Etiqueta 245. - Título y Subtítulo. El título propiamente dicho; se transcribe según aparece en la portada y separando el título del subtítulo por dos puntos (:). 3.2.4 Edición. El número de la edición relacionada con el material que está siendo catalogado, cuando se presenta el caso de varias publicaciones del mismo se registra bajo la Etiqueta 250. 3.2.5 Imprenta. Todos los elementos del Pie de Imprenta se almacenan en la Etiqueta 260. Estos son: Lugar, Editorial y Fecha de Publicación. 3.2.6 Descripción Física. material. La Etiqueta 300 almacena los detalles que describen el La descripción del material en cuanto a monografías o cualquier material impreso o manuscrito incluye básicamente tres elementos: Extensión (en páginas), 29 Ilustraciones y otros detalles complementarios. Con relación a otro tipo diferente de material; se almacenan los detalles característicos de almacenamiento. 3.2.7 Serie. Corresponde a la Serie o Colección a la que pertenece el material, cuando se trata de una Colección con título propio que reúne varios trabajos. El nombre o título de la Serie se registra bajo la Etiqueta 440. 3.2.8 Notas. Estas etiquetas contienen notas que relaciona algunos aspectos de los materiales bibliográficos que son específicos a un tipo particular de material o a un ejemplar específico. − Etiqueta 500. - Nota General. Información general para la que no se ha definido ninguna etiqueta 5XX especializada. − Etiqueta 502. - Nota de Tesis. La designación de una Tesis, el título obtenido y la Institución a las que fue presentado incluyendo la Facultad o Departamento asociado. − Etiqueta 505. - Nota de Contenido. Los títulos separados o partes de un artículo o el conjunto de volúmenes que conforman el artículo que se está catalogando. Esta etiqueta se utiliza en el caso de material monográfico, cuyo título denota un Título Colectivo. − Etiqueta 516. - Nota de Tipo de Archivo de Computadora. Una descripción general de los archivos almacenados en el medio magnético. 30 − Etiqueta 520. - Nota de Resumen. Contiene información sin formato que describe el alcance y las características generales de los materiales. Este puede ser un resumen, anotación o solo una frase que describe el material. − Etiqueta 525. - Nota de Suplemento. Información sobre la existencia de suplementos o ediciones especiales asociadas con una publicación periódica. − Etiqueta 546. - Nota de Idioma. Información textual sobre el idioma de los materiales descritos. 3.2.9 Epígrafes de Materia. Nombres Personales, Los epígrafes de materia pueden estar definidos por Corporativos, Congresos o conferencias, Temas Generales Nombres Geográficos. y La asignación de Epígrafes temáticos proviene de Listas Controladas Estándares en su mayoría. − Etiqueta 600. - Nombres Personales como Materia. Se almacena el nombre completo: Nombres y Apellidos. − Etiqueta 610. - Nombres Corporativos como Materia. Se almacena el nombre completo de la entidad y la unidad subordinada de esta. − Etiqueta 650. - Materia: Epígrafes Generales. Se almacena el tema específico seleccionado por el catalogador de la Lista de Epígrafes de Materia Normalizada. 31 − Etiqueta 651. - Nombre Geográfico. Almacena el nombre geográfico correspondiente a un país, ciudad, etc. cuando se usa como epígrafe de materia. 3.2.10 Entradas Secundarias. Corresponden a los autores responsables del material considerados como Secundarios, cuando se hace mención a varios autores. Se realiza el mismo tratamiento que con los Autores mencionados como Entrada Principal, bajo las siguientes etiquetas: Etiqueta 700. - Nombre Personal, Corporativo, Etiqueta 711. - Congreso, Conferencia. Etiqueta 710. - Nombre 32 3. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTRUCTURADO 1.18 GENERALIDADES El Sistema de Información implementado anteriormente en la Biblioteca Eduardo Cote Lamus se manejaba bajo ambiente MS-DOS y fue desarrollado en el software Micro CDS/ISIS versión 3.07. 4.1.1 Micro CDS/ISIS. El software CDS - ISIS (Computarized Documentation System Integrated Set for Information System), comúnmente llamado MicroIsis es un sistema generalizado de almacenamiento y recuperación de información basado en menús, diseñado especialmente para el manejo computarizado de bases de datos no numéricas, constituidas principalmente por texto. Este sistema soporta un Modelo Estructurado, es decir no relacional. Puede pensarse en una base de datos CDS/ISIS como un archivo de datos relacionados, generados para satisfacer los requerimientos de información de los usuarios. El sistema opera en PC bajo el Sistema MS-DOS y Windows. El MicroIsis fue diseñado para el registro de documentos. Su uso ha estado dirigido principalmente al área bibliográfica y a toda base de datos que posea información estructurada en “fichas textuales”. 33 1.19 ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS El Sistema de Información anteriormente implementado en MicroIsis, está conformado de tres módulos principales: Módulo de Procesos Técnicos, Modulo de Consulta y Módulo de Circulación y Préstamo desarrollados en ISIS-PASCAL para interactuar con las Bases de Datos MicroIsis. 4.2.1 Módulo de Procesos Técnicos. En este Módulo se realiza el ingreso de los datos bibliográficos correspondientes a Libros y Tesis en la Base de Datos Bibliográfica BIBL1, cuya estructura se presenta en la Tabla 1. No existe ninguna diferencia entre el Formato de Entrada de usado para el tipo de material Libros, ni Tesis. Los dos tipos de materiales quedan integrados en la misma Base de Datos. Existe un registro dentro de la base de datos por cada volumen y copia de un mismo Título existente dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, lo que se traduce en redundancia de información. La Signatura Topográfica asignada a cada Título es el identificador único que permite la ubicación de un ítem en los estantes de la Biblioteca, este Módulo de Procesos Técnicos no valida la unicidad de la Signatura; dificultando el proceso de Catalogación al personal de la Biblioteca. El Módulo genera los Reportes necesarios para la ubicación del ítem dentro de la estantería como Rótulos, Fichas y Bolsillos característicos de cada Colección definida. 34 Tabla 1. Estructura de la Base de Datos BIBL1. Rótulo 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 120 130 140 150 160 170 180 190 200 210 220 230 240 250 260 270 280 290 300 310 320 330 340 350 360 370 380 390 400 Nombre NREG NROVOL NROCOP SIGTOP TIPO-COLECCIÓN MATERIA TITULO AUTOR COSTOAD CODAL FECHAPRES NRVEPRES NRVEPREAC PERMAXRET PERMINRET PERPRORET TIPOL FECHADQUI SECCION PERIODO FECENT MULTA ESTADO-FISICO FECHAPB UFECVEC HORAPD TIPOD EDICION LUGAR EDITORIAL AÑOPUBL DESCRIPCION-FISICA SERIE ISBN DIRECTOR NOTAS O-AUTORES FORMA-ADQUISICION CALIFICACION RESUMEN Subcampos ABC AB AB AB Fuente: Biblioteca Eduardo Cote Lamus. Longitud 5 2 2 30 1 100 400 50 11 6 10 8 8 3 3 3 1 8 1 1 10 7 1 10 8 5 1 10 200 230 4 150 40 20 50 60 100 1 1 800 Tipo N N N X A X X X X N P N N N N N A P N N P N N P P P N X X X N X X X X X X N A X Rep. Patrón R 99/99/9999 99/99/99 99/99/9999 99/99/9999 99/99/99 99:99 R R 35 4.2.2 Módulo de Consulta. El Módulo de Consulta se encarga básicamente de facilitar el acceso de los usuarios a la información bibliográfica almacenada en la base de datos BIBL1, utilizando la sintaxis propia del Lenguaje de Búsqueda y Recuperación de MicroIsis. El Módulo de Consulta utiliza un “Diccionario de Términos Recuperables” formado con cada palabra de los campos Título, Materia y Autor. Esto implica que el Sistema solo permite consultar sobre estos tres campos dentro de la base de datos. 4.2.3 Módulo de Circulación y Préstamo. Este Módulo es el más importante dentro de la Unidad de Atención al Público. Es el encargado de realizar el registro diario de préstamos a cargo de los usuarios y su respectiva devolución. La Biblioteca Eduardo Cote Lamus cuenta con una base de datos de usuarios, actualizada semestralmente con base a un listado de alumnos matriculados enviado desde el Centro de Cómputo. En esta misma base de dato se registran los préstamos realizados por los diferentes usuarios dentro de la Universidad. El Módulo no controlaba políticas de préstamo para las diferentes colecciones, ni tampoco calculaba multas por mora en la devolución. Estos procesos se corregían manualmente por parte del funcionario responsable. El Módulo de Circulación y Préstamo generaba informes sobre préstamos diarios ordenados por Códigos de Usuario o Números de Registro identificadores únicos de usuario y material respectivamente. 36 1.20 DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS 4.3.1 Notación Utilizada. El Diagrama de Flujo de Datos es una de las herramientas más comúnmente utilizadas, sobre todo en Sistemas en los cuales las funciones del sistema son de gran importancia y son más complejas que los datos que éste maneja. La notación se tomó prestada de artículos anteriores sobre teoría de gráficas y continúa siendo utilizada por los ingenieros de software que trabajan en la implantación directa de modelos de los requerimientos del usuario.1 Proceso: Grupo de actividades mediante las cuales se reciben datos procesan para producir resultados o información de salida. Flujo de Datos: Compuesto de atributos de datos individuales, agrupados en paquetes de información sobre una banda transportadora. Los flujos de estímulos son las entradas y los flujos de respuestas son las salidas. Agentes Externos: Cada parte interesada que está en el ambiente alrededor del sistema y que interactúa con éste, están fuera del contexto del área de estudio por esta razón nunca 1 YOURDON, Edward. Análisis Estructurado Moderno. México: Prentice-Hall Hispanoamericana, 1993. 735 p. 37 se muestran flujos entre ellos. Sólo se despliegan los datos que fluyen hacia o desde el sistema en el diagrama de contexto. 4.3.2 Diagrama de Contexto. ALMACEN Orden de Alta Orden de Alta - R.B Rbo. Multa Documentos R.B. Paz y Salvo SISTEMA DE INFORMACIO N ESTRUCTURAD O ISIS Listado Deudores – R.B Consulta Listado Préstamos USUARIOS UFPS Rta. Consulta USUARIOS EXTERNOS BIBLIOTECAS SATÉITES Figura 1. Diagrama de Contexto Listado Deudores Listado Usuarios CENTRO DE COMPUTO 4.3.3 Diagrama de nivel 0. Hemeroteca CENTRO DE COMPUTO USUARIO UFPS - Documento - Sol. Consulta Ficha Préstamo Firmada Colecciones R.B. P. Listado Usuarios R.B. Consultado R.B.P. Consulta R.B. P. Orden de Alta Procesada Procesar Material Consultar Material R. Multa 3. - R.B.P. - Ficha Préstamo Prestar Material Ficha Préstamo Diligenciada 4. Devolver Material R. Usuario USUARIO EXTERNO R.B.P. R. Préstamo BIBLIOTECAS SATÉLITES Actualizar Libro Inf. Libro R.B.P. Rbo. Multa USUARIO UFPS Paz y Salvo Actualizar Libro Consulta Dat. Préstamo Listado Deudores Dat Préstamo Listado Deudores Libros Rta. Consulta Inf. Bibliográfica BIBLIOTECAS SATÉLITES 2. Mat. procesado R.B. P. 1. Sol.Consulta - Orden de Alta - R.B. Inf. Libros ALMACEN Dat Usuario Inf. Bibliogáfica Listado Préstamos Inf. Revistas R. Mat. Procesado Rta. Consulta Colecciones Usuarios -Préstamos Libros Figura 2. Diagrama de Nivel 0 38 39 4.3.4 Diagrama de Primer Nivel. Mat. Procesado PROCESO 1. PROCESAR MATERIAL. Hemeroteca Libros Inf. Libros Mat. Procesado R. Inf. revistas ALMACEN - Orden de Alta - R.B. Orden de Alta Procesada 1.1 Cataloga r Material R.B. Catalogado 1.2 Clasificar Material 1.3 Capturar Material R.B. Clasificado R.B. Procesado R.B. Procesado Figura 3. Diagrama de Primer Nivel Proceso 1 BIBLIOTECAS SATÉLITES Colecciones PROCESO 3. PRESTAR MATERIAL. Libros Inf. Libro Listado Préstamos Actualizar Libro CENTRO DE COMPUTO Listado Usuarios R. Usuario R. Material - R.B.P - Ficha Préstamo Ficha Préstamo Firmada USUARIO UFPS 3.1 Verificar Usuario Material - Ficha Préstamo Aprobada 3.2 Realizar Préstamo R.B.P. Dat. Préstamo Dat. usuario Listado Deudores Usuario-Préstamo Figura 4. Diagrama de Primer Nivel Proceso 3 USUARIO UFPS Listado Préstamos BIBLIOTECAS SATÉLITES 40 1.21 DICCIONARIO DE DATOS 4.4.1 Descripción de Procesos. Formato 1. Catalogar Material Número del Proceso : 1.1 Nombre del Proceso : CATALOGAR MATERIAL Entrada : Orden de Alta Salida : Orden de Alta Procesada R.B. R.B. Catalogado DESCRIPCION : Verificar que la Orden de Entrada de Libros, proveniente de ALMACEN, concuerde con el total de Volúmenes enviados (Recursos Bibliográficos), además se registra la información bibliográfica del material en el Formato de Captura. ESPECIFICACION FUNCIONAL Llega Orden de Alta de ALMACÉN Llegan Recursos Bibliográficos (R.B.) de ALMACÉN Verificar que la Orden de Alta concuerde con los R.B. SI la verificación es correcta Diligenciar Orden de Alta Sale Orden de Alta Procesada a ALMACÉN PARA cada R.B. Diligenciar el formato de Cap Sale R.B. Catalogado FIN PARA SI NO Rechazo. FIN SI 41 Formato 2. Clasificar Material Número del Proceso : 1.2 Nombre del Proceso : CLASIFICAR MATERIAL Entrada : R.B. Catalogado Salida : R.B. Clasificado DESCRIPCION Agrupar el Recurso Bibliográfico (R.B), asignando a cada uno de ellos el encabezado de materia y la clave de Autor, así como la materia y el número de inventario ESPECIFICACION FUNCIONAL Llega Recurso Bibliográfico (R.B.) catalogado PARA cada R.B. Catalogado Asignar Encabezado de Materia utilizando el Sistema de Clasificación Dewey Asignar Clave de Autor utilizando el Sistema de Clasificación Dewey Asignar Materia Asignación de número de Inventario Sale R.B. Clasificado FIN PARA 42 Formato 3. Capturar Material Número del Proceso : 1.3 Nombre del Proceso : CAPTURAR MATERIAL Entrada : R.B. Clasificado Salida : R.B. Procesado Inf. Libros Mat. procesado Inf. Revistas DESCRIPCION Permite ingresar la información procesada a los almacenes de Libros y Hemeroteca, así como elaborar los bolsillos, fichas y rótulos del material clasificado ESPECIFICACION FUNCIONAL Llega Recurso Bibliográfico (R.B.) clasificado PARA cada R.B. Clasificado SI Recurso Bibliográfico es un Libro o Tesis Sale Mat. Procesado a Libros SI NO Sale Mat.Procesado a Hemeroteca FIN SI Generar Bolsillo Generar Ficha Generar Rótulo Sale Recurso Bibliográfico (R.B.) Proceaso a Colecciones Sale Recurso Bibliográfico (R.B.) Procesado a BIBLIOTECAS SATÉLITES FIN PARA 43 Formato 4. Consultar Material Número del Proceso : 2 Nombre del Proceso : CONSULTAR MATERIAL Entrada : Documento Salida : Sol. Consulta Rta. Consulta R.B.P. R.B.P. Ficha Préstamo Inf. Bibliográfica Consulta DESCRIPCION Suministra información Bibliográfica tanto a usuarios de la Universidad Francisco de Paula Santander, como a usuarios externos y sirve de antesala al proceso de préstamo de Material ESPECIFICACION FUNCIONAL SI tipo usuario = Usuario UFPS Entra Documento USUARIO UFPS Entra Sol. Consulta USUARIO UFPS SI colección a consultar = Libros o Tesis Sale Consulta Libros Entra Rta. Consulta Entra Recurso Bibliográfico Procesado (R.B.P) Sale Inf. Bibliográfica SI Préstamo domiciliario Sale Recurso Bibliográfico procesado (R.B.P.) Sale Ficha Préstamo SI NO Sale Recurso Bibliográfico (R.B.) Consultado FIN SI SI NO Sale Consulta Hemeroteca Entra Rta. Consulta 44 Sale Inf. Bibliográfica Sale Recurso Bibliográfico (R.B.) Consultado FIN SI SI NO Entra Sol. Consulta USUARIO EXTERNO SI colección a consultar = Libros o Tesis Sale Consulta Libros Entra Rta. Consulta Entra Recurso Bibliográfico Procesado (R.B.P) Sale Inf. Bibliográfica Sale Recurso Bibliográfico (R.B.) Consultado SI NO Sale Consulta Hemeroteca Entra Rta. Consulta Sale Inf. Bibliográfica Sale Recurso Bibliográfico (R.B.) Consultado FIN SI FIN SI 45 Formato 5. Verificar Usuario Material Número del Proceso : 3.1 Nombre del Proceso : VERIFICAR USUARIO MATERIAL Entrada : R.B.P. Salida : Ficha Préstamo Aprobada Ficha Préstamo Rechazo Material Ficha Préstamo Firmada Rechazo Usuario Inf. Libro Dat. Usuario DESCRIPCION Realiza la validación de la información del Usuario y el estado del Material para aprobar o rechazar el Préstamo. ESPECIFICACION FUNCIONAL Entra Registro Bibliográfico Procesado Entra Ficha Préstamo SI Ficha Préstamo = Correcta USUARIO UFPS diligencia Ficha Préstamo Entra Ficha Préstamo Firmada Entra Dat. Usuario SI Código Usuario = Aprobado Entra Inf. Libro SI Estado Material = Disponible Sale Ficha Préstamo Aprobada SI NO Sale Rechazo Material FIN SI SI NO Sale Rechazo Usuario FIN SI FIN SI 46 Formato 6. Realizar Préstamo Número del Proceso : 3.2 Nombre del Proceso : REALIZAR PRESTAMO Entrada : Ficha Préstamo Aprobada Salida : Listado Préstamos Listado Usuarios R.B.P. Dat. Préstamo Actualizar Libro Listado Deudores Listado Préstamos DESCRIPCION Registra los datos correspondientes al Préstamo dentro del Sistema, actualizando el Estado del Material y del Usuario. ESPECIFICACION FUNCIONAL Entra Ficha Préstamo Aprobada Actualiza Fecha Préstamo = Fecha Actual Calcula Fecha Entrega = Fecha Préstamo + 7 Sale Dat. Préstamo Actualiza Estado Material = Prestado Sale Actualizar Libro Sale Listado Préstamos Sale Listado Deudores 47 Formato 7. Devolver Material Número del Proceso : 4 Nombre del Proceso : DEVOLVER MATERIAL Entrada : Ficha Préstamo Diligenciada Salida : R.B.P. Rbo. Multa R.B.P. Paz y Salvo Dat. Préstamo Actualizar Libro DESCRIPCION Elimina los datos correspondientes al Préstamo del Sistema, actualizando el Estado del Material y del Usuario. ESPECIFICACION FUNCIONAL Entra Ficha Préstamo Diligenciada Entra Registro Bibliográfico Procesado (R.B.P.) SI Fecha Actual > Fecha Entrega Calcular Multa Entra Rbo. Multa Sale Paz y Salvo a USUARIO UFPS FIN SI Sale Dat. Préstamo Elimina Dat. Préstamo Sale Registro Bibliográfico Procesado (R.B.P.) Actualiza Estado Material 48 5. ORACLE: DEVELOPER/2000 5.1 APLICACIONES DE BASE DE DATOS Un gestor de Base de Datos como ORACLE, es un sistema de software que permite consultar, manipular y controlar datos mediante el lenguaje SQL de base de datos. Cuando una aplicación utiliza un gestor de base de datos, se crea una aplicación de bases de datos en vez de una sola aplicación. Los gestores de base de datos reales dan protección contra las vicisitudes de la vida (recuperación); permiten múltiples usuarios (concurrencia), múltiples aplicaciones e integridad referencial; protegen la utilización no autorizada de los datos (seguridad); y aíslan de los detalles de la gestión de los datos en una plataforma particular (portabilidad). 5.1.1 Recuperación. La recuperación es la capacidad que provee ORACLE de recuperar la base de datos después de un fallo en una transacción, en una aplicación, en el sistema o en el medio. Si se desarrolla una aplicación que depende de un sistema de archivos que accede directamente a estos, se está totalmente expuesto a cualquier fallo de cualquier nivel. El software debe tener en cuenta dichos fallos. 49 Una transacción es una unidad lógica de trabajo. La transacción comienza con una acción relacionada con los datos y termina con una orden de finalización con éxito (commit) o una orden de finalización fallida (rollback). Estos límites configuran esencialmente una secuencia de operaciones sobre los datos que se pueden deshacer si fuera necesario volver atrás. Entre Developer/2000 y ORACLE como gestor de base de datos subyacente, no es necesario preocuparse por la recuperación. Ocasionalmente se puede necesitar que el administrador de la base de datos recupere alguno de sus archivos que se ha estropeado en cualquier lugar. Esto se refiere básicamente a la política de Copias de Seguridad. 5.1.2 Concurrencia. La concurrencia es la capacidad de que múltiples procesos accedan a la base de datos al mismo tiempo. Estos pueden ser clientes residentes en máquinas diferentes o procesos independientes en la misma máquina. De nuevo, estas cuestiones se manejan entre Developer/2000 y ORACLE de forma automática. ORACLE maneja la concurrencia bloqueando tablas y filas de diferentes formas. El bloqueo evita que otros procesos arranquen alguna operación que viole las reglas de la concurrencia. Puede ser necesario desarrollar el manejador de errores que sucedan ocasionalmente, pero estos serán poco frecuentes. 5.1.3 Independencia de los Datos. Una de las razones principales de la gestión de bases de datos es la necesidad de una base de datos central que soporte múltiples aplicaciones, además de múltiples usuarios de una aplicación. Los teóricos de bases de datos dividieron 50 su arquitectura en tres partes: Los aspectos físicos de la gestión de bases de datos (el Modelo Interno), los aspectos lógicos (el Modelo Conceptual) y los aspectos lógicos de las vistas de los datos compartidas por la aplicaciones (el Modelo Externo). Esta arquitectura tiene dos consecuencias principales en las aplicaciones de base de datos. La primera es que se puede cambiar el modelo de datos de la base de datos sin afectar las aplicaciones que lo utilizan. Si se proporcionan vistas de los datos, no se tendrán que cambiar las aplicaciones en absoluto. La segunda es que se pueden estructurar diferentes aplicaciones sin tener que compartir estructuras de datos intermedias basadas en el modelo conceptual. La clave de toda esta teoría es la independencia de los datos. Los datos físicos son independientes del modelo conceptual; los datos de las aplicaciones son independientes del modelo conceptual. 5.1.4 Integridad Referencial. La integridad referencial es la capacidad de las bases de datos de asegurar que cuando una fila hace referencia a otra fila, exista dicha segunda fila. Los asuntos relacionados con la integridad referencial se deben abordar durante la construcción de la base de datos, en vez de en la propia aplicación. 5.1.5 Seguridad. La seguridad es la protección de la base de datos contra accesos no autorizados o cambios. Esta definición asume que los accesos autorizados son seguros y que no dañarán los datos. Diferentes usuarios tienen diferentes necesidades, y no todos ellos deberían tener que acceder a todos los datos. Developer/2000 y ORACLE se combinan para proporcionar un alto nivel de seguridad a las aplicaciones. 51 El primer nivel de seguridad es el usuario de ORACLE. Cada usuario tiene una contraseña. Se debe tener una forma de iniciar sesión en la base de datos con el nombre de usuario y la contraseña que proporciona el nivel de acceso adecuado a la aplicación. Developer/2000 maneja este requisito como un primer nivel de seguridad de forma automática. El segundo nivel de seguridad es el esquema de autorización del sistema. El SQL estándar permite acceder a las tablas. ORACLE amplía este sistema permitiendo conseguir muchos privilegios específicos sobre muchos elementos específicos. ORACLE8 añade los roles o papeles que hacen que la obtención de privilegios sea mucho más flexible. 5.1.6 Portabilidad. La portabilidad es la capacidad de ejecución en diferentes sistemas. Se aplica a los sistemas operativos o cualquier otra plataforma de servicios. Los requisitos de una aplicación Developer/2000 pueden incluir la ejecución de la misma aplicación en diferentes gestores de base de datos o en diferentes sistemas operativos. Developer/2000 es en sí mismo un desarrollador de aplicaciones portables. Se puede desarrollar la aplicación y ejecutarla en cualquier sistema operativo que soporte los programas ejecutables; Oracle Corporation trata de portar estas herramientas a tantos sistemas operativos como sea posible. 5.2 ARQUITECTURA CLIENTE/SERVIDOR 52 El procesamiento cliente/servidor lo es ahora todo en el mundo corporativo del procesamiento de información. La computación cliente/servidor comprende una arquitectura descentralizada pero cooperativa en la negociación de la Información. Es el procesamiento de Información mediante un conjunto de procesadores, en donde los usuarios distribuidos geográficamente inician peticiones que son procesadas mediante servidores centrales. Las aplicaciones pueden ser dividas en cuatro componentes: Lógica de presentación. Es la parte de la aplicación que interactúa con el usuario final. Lógica del negocio. Es la parte que utiliza la información del usuario y de la base de datos para efectuar transacciones haciendo cumplir las políticas o reglas del negocio. Lógica de base de datos. Es la parte de la aplicación en la que se accede a los datos dentro de la aplicación para manipularlos, los gestores de base de datos relacionales. El modelo cliente/servidor presenta las siguientes ventajas: − Integración de diferentes tipos de sistemas operativos en un único ambiente de procesamiento. − Una aplicación es más asequible para el usuario. − Inmediato crecimiento de la capacidad de cómputo del sistema. 53 − Reducción de costos de la comunicación tanto local como remota por la minimización en el tiempo de respuesta. 6. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICO (S.I.B.) 6.1 GENERALIDADES El Sistema de Información Bibliográfico será desarrollado en ORACLE teniendo en cuenta todas las características que ofrece este gestor de base de datos. El Sistema será soportado en un eficiente modelo relacional que garantizará la integridad y seguridad de la información, permitiendo la definición de diferentes políticas por parte de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. El S.I.B. contará con una Base de Datos diseñada basados en el Formato MARC para Datos Bibliográficos, que permitirá manejar información de cualquier tipo de material bibliográfico como son libros, tesis, publicaciones seriadas, archivos de computadora y material audiovisual. El S.I.B. permitirá una gran flexibilidad, siendo altamente configurable al gusto del usuario; es decir puede ser adaptado a las política y procedimientos de la biblioteca sin programados adicional. Las políticas pueden ser cambiadas usando la función de control de política. Son ejemplos de políticas definidas por el usuario: − Perfiles o Tipos de Usuario. 54 − Períodos de Préstamo. − Períodos de Gracia y Límites de Tiempo. − Porcentajes de Multas y Pagos. − Ubicación del Material. − Seguridad. El S.I.B. permitirá el manejo de más de una Biblioteca con el mismo sistema, permitiendo la integración de las diferentes extensiones de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus para un control centralizado. 6.2 MÓDULO DE CATALOGACIÓN El corazón del Sistema es su completo control bibliográfico. De forma consistente, toda la información catalográfica se crea, mantiene y almacena en un solo lugar: La Base de Datos Bibliográfica. El S.I.B. soporta el formato MARC completo que permite catalogar y almacenar cualquier tipo de material. El sistema clasifica el material bibliográfico en cuatro grupos: Monografías (Libros y Tesis), MRDF (Archivos de Datos Legibles a Máquina), Publicaciones Seriadas o Periódicas, Material Cartográfico y Material Visual. Los materiales son identificados por el Sistema por su Signatura Topográfica (Número de Clasificación Decimal Dewey) y un número de identificación interno. 55 El Módulo de Catalogación permite la creación de registros en línea en una estación de trabajo. El Sistema valida automáticamente la estructura de cada registro, realizando la siguiente revisión de errores: − Formato apropiado y definido para cada campo. − Entradas válidas en campos controlados. − Presencia de datos obligatorios o requeridos. Así mismo, este Módulo permite la Consulta y Recuperación de información desde diferentes puntos de acceso; así como la generación de informes o reportes impresos necesarios para efectos de Auditoría y Control. 6.3 MÓDULO DE CONSULTA El Módulo de Consulta es donde la mayoría de los usuarios de las bibliotecas pasa el mayor tiempo. En este módulo, una serie de pantallas guían al usuario para realizar los procesos de Búsqueda y Recuperación de los registros bibliográficos. Este Módulo presenta los resultados en forma detallada en forma de Ficha Bibliográfica, permitiendo además visualizar las existencias de un mismo título dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus indicando su ubicación exacta en cualquiera de las salas que componen la biblioteca, así como su estado de disponibilidad. Existen varias opciones de consulta para el usuario, estando definidas principalmente los puntos de acceso por Autor, Título y Materia. Existen puntos de acceso secundarios que 56 varían dependiendo del tipo de material a ser consultado, como I.S.B.N. en caso de libros, o Facultad en caso de tesis, etc. Paralelo al Módulo de Consulta, el S.I.B. proporciona un Módulo de Servicios a los Usuarios, que le permite a los usuarios diferentes servicios como ver el estado actual de sus cuentas, enviar comunicaciones y recibir respuesta mediante mensajes y hacer solicitudes de Reservas de material bibliográfico. 6.4 MÓDULO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO El Módulo de Circulación está diseñado para hacer frente a las demandas de cualquier área de Circulación. La tabla de Políticas maneja todos los requerimientos definidos por la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, entre ellas se encuentran: − Perfil o Tipo de Usuario. Número máximo de cargos permitidos por tipo de material o colección, prioridades, − Período de Préstamo. El tiempo establecido para el préstamo. − Restricciones de Préstamo. Acceso a las colecciones por horas o días específicos. − Reglas de Circulación. Permisos de renovación o reserva. − Estructura de Facturación. Valor de multas por vencimientos. Cualquier transacción realizada es reflejada en el estado de disponibilidad del registro de Inventario que está siendo procesado, así como en el estado del usuario dentro del Sistema. El Módulo de Circulación cumple básicamente las siguientes funciones: 57 − Cargo o Préstamo a domicilio del material bibliográfico. − Descargo o Devolución del material. − Liquidación y Pago de Multas. − Registro y administración de usuarios. − Generación de avisos a usuarios. − Generación de Reportes Estadísticos. 6.5 MÓDULO DE ADQUISICIONES Las adquisiciones y manejo de fondos del S.I.B. permiten seguir la compra de materiales a través de su orden, recepción y procesamiento. El proceso de solicitud de adquisiciones por parte de la Biblioteca se inicia desde Desarrollo de Colecciones, mediante el análisis de las solicitudes realizadas por los usuarios así como de las peticiones realizadas por las diferentes dependencias de la Universidad. 58 7. ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICO (S.I.B.) Orden de Alta 7.1 MODELO DE CONTEXTO DISTRIBUIDOR ALMACEN Orden de Alta - R.B Solicitud Cotización CREAD Cotización DEPENDENCIAS U.F.P.S Rbo. Multa Documentos R.B. Paz y Salvo USUARIOS EXTERNOS Rta. Consulta Figura 5. CENTRO DE COMPUTO Listado Préstamos – R.B Consulta BIBLIOTECA EDUARDO COTE LAMUS U.F.P.S. Listado Préstamos USUARIOS UFPS BIBLIOTECAS SATELITES Diagrama de Contexto UFPS ICFES UFPS S.I.B. BIBLIOTECAS EXTERNAS UFPS 59 7.2 MODELO DE EVENTOS El propósito del Modelo de Eventos es describir cuál es el comportamiento adecuado de un Sistema. Sirve para determinar todas las acciones que en el mundo real deben causar que el sistema entre en acción. Determina que las Interfaces deben de responder a la acción de clic por medio del ratón o a la introducción de una orden mediante el teclado. Un Evento es un suceso que ocurre en el ambiente alrededor del sistema, es reconocible por el sistema y al cual debe responder. Un evento cuenta con las siguientes características: − Un evento sucede en un momento específico. − Un evento sucede en el ambiente y no dentro del sistema. − La ocurrencia del evento está bajo el control del ambiente y no del sistema. − El sistema debe ser capaz de detectar que el evento sucedió. − Se supone que el sistema hará algo con respecto a él, significando esto que es relevante para el plan general del proyecto. Los eventos pueden clasificarse en varios tipos. La comprensión del patrón asociado con cada tipo de evento le da al analista una ventaja adicional cuando determina el comportamiento adecuado del sistema y ayuda en el descubrimiento de eventos subsecuentes. − Eventos inesperados. La mayoría de los eventos en los sistemas de información de negocios son inesperado. Un evento inesperado significa que, para cualquier instancia dada del evento, el sistema nunca sabe cuando sucederá y ni siquiera si sucederá. 60 − Eventos Esperados. Para un evento esperado, el sistema determina un periodo en el cual anticipa que el evento debe suceder. − Eventos Temporales. También se denomina activado por el paso del tiempo. Estos siempre son esperados, debido a que algún evento predecesor debe establecer la calendarización dentro del sistema. Paralelo a los Eventos, es importante crear el Diccionario de eventos que contiene entradas que definen la importancia del evento dentro del sistema y sus partes componentes. Básicamente, el Diccionario de Eventos contiene: − Estímulo. Flujo de datos de entrada que activa el evento. − Actividad. Procesamiento realizado por el sistema para producir respuesta adecuada. − Respuesta. Datos enviados desde el sistema, de regreso al ambiente para producir un efecto en el negocio. La Matriz de eventos establece relaciones entre los diferentes eventos para poder identificar cuales de ellos realizan acciones similares o idénticas sobre sus entidades respectivas, y detectar procedimientos y reglas que podrían ser buenos candidatos para la codificación como componentes de software reutilizable. Es la encargada de mostrar una buena panorámica de las operaciones de datos requeridas para responder adecuadamente a cada evento. 61 7.2.1 Lista de Eventos. Los eventos que afectan el Sistema se desarrollan en tres escenarios principalmente: Desarrollo de Colecciones, Circulación - Préstamo y Consulta. Estos escenarios corresponden a las tres diferentes secciones que conforman la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. Desarrollo de Colecciones. − Desarrollo de Colecciones solicita cotizaciones. − Desarrollo de Colecciones recibe cotizaciones. − Desarrollo de Colecciones recibe material bibliográfico. − Desarrollo de Colecciones cataloga material bibliográfico. − Desarrollo de Colecciones clasifica material bibliográfico. − Desarrollo de Colecciones registra material bibliográfico. Circulación – Préstamo − Dirección define políticas. − Usuario presta material bibliográfico. − Usuario devuelve material bibliográfico. − Usuario paga la multa. Consulta − Usuario ingresa consulta. − Usuario realiza solicitud. − Usuario reserva material bibliográfico. 62 7.2.3 Diccionario de Eventos. Formato 8. Diccionario de Eventos. Evento Desarrollo de Colecciones recibe Material Bibliográfico. Descripción Iniciador Estímulo Actividad Cuando la sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus recibe el Material Bibliográfico (Libros, Tesis, Revistas, etc.) de Almacén en el caso de Libros, o algún Usuario en el caso de Tesis. Las Revistas se reciben directamente de su fuente Externa. Almacén, Usuario Llegada del Libro, Tesis o Revista. Verificar la Orden de Alta de Almacén Comparar la Orden de Alta con la Solicitud Biblioteca SI Orden de Alta = Solicitud Biblioteca Imprimir Orden de Alta Procesada Actualizar Registro Adquisiciones SI NO Imprimir Nota Rechazo FSI Respuesta Efecto Material admitido en Desarrollo de Colecciones. Afecta el procesamiento en Desarrollo de Colecciones. Evento Desarrollo de Colecciones clasifica Material Bibliográfico. Descripción La sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus realiza el proceso de asignación de la Signatura Topográfica según el Sistema de Clasificación Decimal Dewey al Material Bibliográfico. Auxiliar Desarrollo de Colecciones Formato de Entrada de Material diligenciado. SI Tipo Material = Tesis Definir Encabezado de Tesis FSI Asignar Encabezado de Materia Asignar Clave de Autor Consultar Signatura Topográfica SI Signatura Topográfica existe Adicionar Clave Título FSI Iniciador Estímulo Actividad Respuesta Efecto Material clasificado en Desarrollo de Colecciones. Afecta la organización de las Colecciones dentro de la Biblioteca. 63 Continuación Formato 8. Diccionario de Eventos. Evento Desarrollo de Colecciones cataloga Material Bibliográfico. Descripción La sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus realiza el proceso de Catalogación o Captura en el respectivo Formato de Entrada para el Material Bibliográfico. Iniciador Estímulo Actividad Almacén, Usuario Llegada del Libro, Tesis o Revista. Diligenciar Formato Captura Registrar Datos Material Bibliográfico SI Copias Libro > 1 Actualizar Datos Inventario FSI Respuesta Efecto Material catalogado en Desarrollo de Colecciones. Afecta el procesamiento en Desarrollo de Colecciones. Evento Desarrollo de Colecciones registra Material Bibliográfico. Descripción La sección de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus registra los datos de los diferentes tipos de material bibliográfico basados en el Formato de Entrada característico a cada tipo de material. Iniciador Estímulo Actividad Auxiliar Desarrollo de Colecciones Formato de Entrada diligenciado y clasificado. Registrar Signatura Topográfica, Título SI Tipo Material = Libro Registrar Datos Libro SI NO SI Tipo Material = Tesis Registrar Datos Tesis FSI FSI Registrar Datos Inventario Respuesta Efecto Registro Bibliográfico Material disponible en la Base de Datos Bibliográfica para consulta. 64 Continuación Formato 8. Diccionario de Eventos. Evento Dirección define Políticas de Préstamo. Descripción Iniciador Estímulo Actividad La Dirección de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus define los Tipos de Usuario de la Biblioteca así como las políticas de Préstamo y Circulación de las diferentes colecciones para cada usuario específico. Dirección Biblioteca Solicitudes de Préstamo de material bibliográfico. Definir Tipos de Usuario de Biblioteca Definir Colecciones con servicio de Préstamo a domicilio Asignar Límite de Préstamo Definir Períodos de Préstamo Definir Valor de la Multa Respuesta Efecto Políticas actualizadas Circulación - Préstamo realiza préstamos a domicilio del material bibliográfico. Evento Usuario presta material bibliográfico Descripción Los diferentes usuarios de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus solicitan el servicio de préstamo a domicilio de las diferentes colecciones que conforman la biblioteca en la sección de Circulación y Préstamo. Usuario, Auxiliar Circulación - Préstamo Carnet del usuario, Ficha Préstamo diligenciada Leer Código de Barras material bibliográfico SI Estado Material = Procesado Leer Código Usuario SI Estado Usuario = Normal Verificar Políticas Asignar Fecha Entrega Registrar Préstamo Actualizar Estado Material = Prestado Actualizar Estado Usuario = Deudor Imprimir Recibo Préstamo Desensibilizar material bibliográfico FSI FSI Iniciador Estímulo Actividad Respuesta Efecto Recibo de Préstamo Material bibliográfico autorizado para salir de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. 65 Continuación Formato 8. Diccionario de Eventos. Evento Usuario devuelve material bibliográfico Descripción Iniciador Estímulo Actividad Los usuarios del servicio de préstamo a domicilio de las diferentes colecciones que conforman la Biblioteca, deben devolver el material prestado en la fecha estipulada por el Sistema con base a las políticas definidas. Usuario, Auxiliar Devoluciones Material Bibliográfico Leer Código de Barras material bibliográfico Registrar Fecha Devolución Actualizar Estado Material = Procesado SI Fecha Actual > Fecha Entrega Calcular Valor Multa Imprimir Recibo Multa Actualizar Estado Usuario = Multado FSI Sensibilizar material bibliográfico Ubicar material bibliográfico en Colección Respuesta Efecto Planilla Devolución, Recibo Multa Material bibliográfico integrado dentro de la Colección de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. Evento Usuario paga la Multa Descripción Los usuarios que deban alguna multa a la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, figuran ‘Multados’ dentro del Sistema. Este estado les impide utilizar el servicio de préstamo a domicilio. El usuario paga la Multa en la Sección de Tesorería de la Universidad. Usuario, Auxiliar Devoluciones Recibo de Pago Tesorería Leer Código de Usuario Registrar Valor Recibo Registrar Número Recibo Actualizar Estado Usuario = Normal Iniciador Estímulo Actividad Respuesta Efecto Recibo Pago Tesorería Usuario nuevamente habilitado dentro del Sistema para acceder al Servicio de Préstamo a Domicilio 66 Continuación Formato 8. Diccionario de Eventos. Evento Usuario ingresa Consulta Descripción Iniciador Estímulo Actividad Los usuarios de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus pueden hacer Consultas sobre la Base de Datos Bibliográfica desde diferentes puntos de acceso característicos del material. Usuario Solicitud Consulta Leer Forma Consulta SI Forma Consulta = Material Leer Signatura Topográfica Leer Título Leer Tipo Material SI NO SI Forma Consulta = Autor Mostrar Lista Autores Leer Autor SI NO Mostrar Lista Materias Leer Materia FSI FSI SI Consulta = Éxito Visualizar Resultados Consulta Visualizar Detalle material bibliográfico FSI Respuesta Efecto Registro Bibliográfico Usuario ubica el material bibliográfico dentro de las diferentes Colecciones manejadas por la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. Evento Usuario realiza Solicitud Descripción Si el usuario no recibe resultados satisfactorios el Sistema permite que realice solicitudes o peticiones del material bibliográfico que necesita para realizar su investigación. Iniciador Estímulo Actividad Usuario Resultados de Consulta SI Consulta <> Éxito Leer Datos material bibliográfico Registrar Solicitud FSI Respuesta Efecto Alerta Solicitud Desarrollo Colecciones recibe solicitudes y define material bibliográfico a ser adquirido por la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. 67 Continuación Formato 8. Diccionario de Eventos. Evento Usuario reserva material bibliográfico Descripción Los usuarios de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus pueden hacer reservas de material bibliográfico si este se encuentra actualmente prestado por otro usuario. Iniciador Estímulo Actividad Usuario Solicitud Reserva SI Estado Material = Prestado Leer Código Usuario Leer Clave Calcular Fecha Expiración Reserva Registrar Reserva Actualizar Estado Material = Reservado FSI Respuesta Efecto Registro Bibliográfico Reservado Usuario es informado de la fecha de expiración de la Reserva del material bibliográfico. 7.2 MODELO DE INFORMACIÓN Los datos son la parte más importante de cualquier sistema, comprenden el mapa de memoria empresarial de cualquier organización. Los objeticos de efectividad de un Sistema de Base de Datos incluyen: − Asegurarse de que la Base de Datos pueda ser compartida entre los usuarios de una diversidad de aplicaciones. − Mantener datos que sean precisos y consistentes. − Asegurarse de que todos los datos requeridos para las aplicaciones actuales y futuras estén fácilmente disponibles. 68 − Permitir que los usuarios construyan su vista personal de los datos sin preocuparse de la forma en que estén físicamente guardados los mismos. El diseño de la base de datos se realiza mediante la modelación de un Diagrama de Entidad / Relación y una Descripción de Entidades. El diagrama entidad – relación está compuesto por las entidades acerca de las cuales el sistema necesita recordar hechos especificos y las relaciones que existen dentro de los grupos de hechos, de igual manera la cardinalidad de las relaciones. En el Formato de Descripción de Entidades, se definen los atributos correspondientes a las entidades, así como sus propiedades incluyendo: opcionalidad, tipo de dato, rango, unidad de medida, precisión y valores restringidos; junto con una definición exacta y clara de cada uno de ellos. 7.3.1 Diagrama Entidad - Relación. El Diagrama Entidad - Relación del Sistema de Información Bibliográfico está dividido por Secciones para facilitar su comprensión y análisis. La Sección de Desarrollo de Colecciones, está conformada por las tablas que conforman la Base de Datos Bibliográfica de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, siguiendo el Formato MARC; y la Sección de Circulación - Préstamo está conformado por las tablas que soportan los diferentes servicios ofrecidos por la Sección de Atención al Público de la Biblioteca. 69 TESIS # NO_CONTROL LUGAR EDITORIAL AÑO DESC_FISICA NOTA_GRAL NOTA_TESIS NOTA_RESUMEN NO_CD CALIFICACION MATERIAL # NO_CONTROL SIG_TOPOGRÁFICA FECHA_ACT TÍTULO TIPO_MATERIAL TIPO_TÍTULO LIBROS # No_Control ISBN Edición Lugar Editorial Año desc_fisica nota_serie Nota_Gral Nota_Contenido Nota_Idioma MAT_AUTOR ARCH_COMP # cod_barras no_control tipo_cd Tipo_file desc_fisica Requerim TESIS_DIRECTOR # No_Control # Cod_Autor Tipo_Entrada AUTORES # Cod_Autor Nombre Tipo_Autor REVISTAS # No_Control ISSN Edición Lugar Editorial Año DESC_fisica numeracion Frecuencia Nota_Gral Nota_Suplemento Nota_Idioma nota_contenido # No_Control # Cod_director MAT_MATERIA DIRECTORES # No_Control # Cod_Materia Tipo_Materia # Cod_DIRECTOR Nombre ANALITICAS # NO_CONTROL PAGS RESUMEN MATERIAS # Cod_Materia Nombre INVENTARIO COLECCION # Cod_COLECCION DETALLe ES # No_Registro cod_barras No_Control Volumen Copia Coleccion fecha_adq Precio Edo_Fisico forma_Adq Ubicación sala EDOS_FISIC # Cod_EDOFIS DETALLE Figura 6. Modelo Entidad Relación Sección Desarrollo de Colecciones OS 70 TIPOS_USUAR # Tipo_Usuar Descripcion Max_Prest POLITICAS # Tipo_Usuar # cod_Coleccion tipo_prest tiempo_Prest no_libprest hora_prest renovacion Multa EDOS_USUA ES INVENTARIO USUARIOS # Cod_Usuar Nip Nombre Tipo_Usuar edo_usuar COLECCION # cod_Coleccion Detalle PRESTAMOS # No_Prest No_Reg Cod_Usuar Fecha_Pres Fecha_Ent coleccion fecha_dev pr_interno # No_Registro cod_barras No_Control Volumen Copia Coleccion fecha_adq Precio Edo_Fisico forma_Adq Ubicación sala # cod_ESTADO Descripcion R MULTAS # No_Prest Valor_Multa Valor_Pago No_Recibo Figura 7. Modelo Entidad Relación Sección Circulación - Préstamo 71 7.3.2 Descripción de Entidades. La descripción de las tablas corresponde al mismo Diccionario de Datos. Los tipos de datos a los que se hace referencia en el diccionario de datos, son aquellos soportados por el Schema Builder herramienta del ORACLE Developer 2000, usada en la definición de la estructura de la Base de Datos; básicamente estos son: − Number. Este tipo puede contener un valor numérico entero o de punto flotante. La sintaxis para la declaración incluye la precisión (P) y la escala (S). La precisión es el número de dígitos enteros y la escala el número de dígitos a la derecha del punto decimal. La precisión máxima es 38 y la escala puede variar entre –84 y 127. − Varchar. Almacena cadenas de caracteres de longitud variable, con una longitud máxima especificada. Una columna de base de datos tipo Varchar solo puede contener 4000 bytes. − Date. Se emplea para almacenar información sobre la fecha y la hora, incluyendo el siglo, año, mes, día, hora, minuto y segundo. ORACLE soporta otros tipos de datos adicionales llamados Subtipos que lo que hacen, esencialmente es renombrar los tipos de datos principales por cuestiones de compatibilidad con los tipos de datos de otras bases de datos. 72 Formato 9. Descripción de Entidades. NOMBRE : MATERIAL DESCRIPCION : Contiene los datos generales comunes a cualquier tipo de material, y su número de identificación único dentro de la colección. CAMPO NO_CONTROL SIG_TOP LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA X TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION NUMBER VARCHAR 6 30 X X Número Consecutivo Interno. Número de Clasificación según el Sistema Decimal Dewey. La fecha de la última transacción realizada sobre el material. La etiqueta MARC asociada con el título: 240, 241 o 245. El título propiamente dicho del material catalogado. 1 = Libro, 2 = Tesis, 3 = Revista, 4 = Analítica. FECHA_ACT DATE X TIPO_TITULO NUMBER 3 X TITULO VARCHAR 500 X TIPO_MATERIAL NUMBER 1 X NOMBRE : LIBROS DESCRIPCION : Contiene los datos específicos asociados con el tipo de material Libros. CAMPO LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION X X NUMBER VARCHAR 6 30 X EDICION VARCHAR 50 LUGAR VARCHAR 100 X EDITORIAL VARCHAR 100 X AÑO VARCHAR 4 X DESC_FISICA VARCHAR 100 X NOTA_SERIE VARCHAR 200 NOTA_GRAL VARCHAR 200 NOTA_CONTENIDO VARCHAR 500 NOTA_IDIOMA VARCHAR 50 Número Consecutivo Interno. Número Internacional para Libros Normalizado. La mención de la edición correspondiente al Libro. El lugar (ciudad) de publicación del Libro. El nombre de la Editorial responsable de la publicación. El año de publicación del Libro. Descripción en cuanto a páginas, ilustraciones y otro material acompañante. El nombre de la Serie cuando pertenece a alguna colección. Detalles de carácter general relacionados con un Libro. Los títulos separados que se encuentran agrupados en el Libro. El idioma en el que está escrito el Libro. NO_CONTROL ISBN X 73 Continuación Formato 9. Descripción de Entidades. NOMBRE : TESIS DESCRIPCION : Contiene los datos específicos asociados con el tipo de material Tesis. CAMPO LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION X X NUMBER VARCHAR 6 100 X X EDITORIAL VARCHAR 100 X AÑO VARCHAR 4 X DESC_FISICA VARCHAR 100 X NOTA_GRAL VARCHAR 200 NOTA_TESIS VARCHAR 300 X NOTA_RESUMEN VARCHAR 800 X NO_CD NUMBER 6 CALIFICACION VARCHAR 1 Número Consecutivo Interno. El lugar (ciudad) de publicación de la Tesis. El nombre de la Editorial responsable de la publicación. El año de publicación de la Tesis. Descripción en cuanto a páginas, ilustraciones y otro material acompañante. Detalles de carácter general relacionados con la Tesis. La Facultad y el Plan de Estudios asociados a la Tesis. Una breve descripción del contenido de la Tesis. Número de Registro del CD correspondiente a la Copia 2 de la Tesis. Calificación en Letras asignada por los Jurados a la Tesis. NO_CONTROL LUGAR X NOMBRE : REVISTAS DESCRIPCION : Contiene los datos específicos asociados con el tipo de material Revistas. CAMPO LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION X X NUMBER VARCHAR 6 20 X EDICION VARCHAR 30 LUGAR VARCHAR 100 X EDITORIAL VARCHAR 100 X AÑO VARCHAR 4 X DESC_FISICA VARCHAR 100 X Número Consecutivo Interno. Número Internacional para Series Normalizado. La mención de la edición correspondiente a la Revista. El lugar (ciudad) de publicación de la Revista. El nombre de la Editorial responsable de la publicación. El año de publicación de la Revista. Descripción en cuanto a páginas, ilustraciones y otro material acompañante. NO_CONTROL ISSN 74 Continuación Formato 9. Descripción de Tablas. NOMBRE : REVISTAS DESCRIPCION : Contiene los datos específicos asociados con el tipo de material Revistas. NUMERACION VARCHAR 30 X FRECUENCIA VARCHAR 50 X NOTA_GRAL VARCHAR 200 NOTA_IDIOMA VARCHAR 300 NOTA_SUPLEMENTO VARCHAR 800 NOTA_CONTENIDO NUMBER 6 X Detalles de numeración (Volumen, Número) correspondientes a la Revista. Frecuencia de Publicación de la Revista o Serie. Detalles de carácter general relacionados con la Revista. El idioma en el que está escrito el Revista. Título del Suplemento Especial asociado con la Revista. Los títulos separados que se encuentran agrupados en la Revista. NOMBRE : ANALITICAS DESCRIPCION : Contiene los datos específicos asociados con el tipo de material Analíticas que corresponden a los artículos representativos extraídos de cada Revista. CAMPO NO_CONTROL PAGS LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION X X NUMBER VARCHAR 6 30 X X VARCHAR 200 NUMBER 6 Número Consecutivo Interno. Las páginas de inicio y fin de la Analítica en la Revista. Descripción breve o Resumen del Artículo. Número Consecutivo Interno asignado a la Revista Origen. RESUMEN NO_REVISTA X X NOMBRE : ARCH_COMP DESCRIPCION : Contiene los datos específicos que describen los materiales almacenados en dispositivos magnéticos legibles a través de computador. CAMPO COD_BARRAS NO_CONTROL LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA X X TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION NUMBER 6 X NUMBER 6 X Número Interno de Inventario asignado al Dispositivo Magnético. Número Consecutivo asignado al material propietario del Dispositivo. 75 Continuación Formato 9. Descripción de Tablas. NOMBRE : ARCH_COMP DESCRIPCION : Contiene los datos específicos que describen los materiales almacenados en dispositivos magnéticos legibles a través de computador. TIPO_CD VARCHAR TIPO_FILE DESC_FISICA VARCHAR VARCHAR REQUERIM VARCHAR 200 X X X Tipo de Dispositivo Magnético. Tipo de Archivo almacenado. Cantidad de espacio físico utilizado en el Dispositivo. Requerimientos técnicos para el acceso a los archivos. NOMBRE : AUTORES DESCRIPCION : Contiene los datos de los diferentes Autores responsables del material. CAMPO COD_AUTOR NOMBRE LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION X X NUMBER VARCHAR 6 X X NUMBER 3 X Número Consecutivo Interno. Apellidos y Nombres completos del Autor. Etiqueta MARC que define si el autor es Personal, Corporativo o Conferencia. TIPO_AUTOR NOMBRE : MAT_AUTOR DESCRIPCION : Tabla intermedia que relaciona la tabla Material con Autores. CAMPO LLAVE LLAVE PRIMARIA FORANEA TIPO NO_CONTROL X X NUMBER COD_AUTOR X X VARCHAR NOT DESCRIPCION NULL NUMBER TIPO_ENTRADA LONG 6 X X 3 X Número Consecutivo Interno del Material. Número Consecutivo Interno del Autor. Etiqueta MARC que define si el autor es Personal, Corporativo o Conferencia. NOMBRE : MATERIAS DESCRIPCION : Contiene los datos de las diferentes Materias asignadas al material. CAMPO COD_MATERIA LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION X X NUMBER 6 X Número Consecutivo Interno. 76 Continuación Formato 9. Descripción de Tablas. NOMBRE VARCHAR TIPO_MATERIA NUMBER X 3 X Nombre completo Normalizado de la Materia. Etiqueta MARC que define si la Materia es un Nombre Personal, Corporativo, Temático o Geográfico. NOMBRE : MAT_MATERIA DESCRIPCION : Tabla intermedia que relaciona la tabla Material con Materias. CAMPO LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION NO_CONTROL X X NUMBER 6 X COD_AUTOR X X VARCHAR Número Consecutivo Interno del Material. Número Consecutivo Interno de la Materia. X NOMBRE : DIRECTORES DESCRIPCION : Contiene los datos de los docentes responsables como Directores de Proyecto. CAMPO COD_DIRECT NOMBRE LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION X X NUMBER VARCHAR 6 X X Número Consecutivo Interno. Nombre completo Normalizado del Director. NOMBRE : TESIS_DIRECTOR DESCRIPCION : Tabla intermedia que relaciona los Directores con los respectivos Proyectos. CAMPO LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION NO_CONTROL X X NUMBER 6 X COD_DIRECT X X NUMBER Número Consecutivo Interno de la Tesis. Número Consecutivo Interno del Director. X 77 Continuación Formato 9. Descripción de Tablas. NOMBRE : INVENTARIO DESCRIPCION : Contiene los datos correspondientes a las existencias físicas del material dentro de la Biblioteca. CAMPO LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION X X NUMBER 10 X X NUMBER NUMBER 6 6 X VOLUMEN NUMBER 2 COPIA NUMBER 2 VARCHAR 2 Número de Registro Impreso de Inventario. Número de Código de Barras. Número Consecutivo Interno asignado al Material. Número del Volumen del material. Número de Copia del material. Tipo de Colección a la que pertenece el material. La Fecha en que fue adquirido el material. El valor por el que fue adquirido el material. El Estado de disponibilidad asociado al material. La forma como fue adquirido el material: Compra, Canje, Donación. La ubicación del material dentro de la Biblioteca. La sala donde está ubicado el material dentro de la Biblioteca Central. NO_REG COD_BARRAS NO_CONTROL COLECCION X X DATE FECHA_ADQ NUMBER 10 NUMBER 2 FORMA_ADQ NUMBER 2 UBICACION NUMBER 2 SALA VARCHAR 6 PRECIO EDO_FISICO X X NOMBRE : COLECCIONES DESCRIPCION : Contiene las Colecciones definidas por la Biblioteca. CAMPO COD_COLECC DETALLE LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION X X VARCHAR 2 X VARCHAR 20 X Código alfabético asignado a la Colección. Nombre completo de la Colección. 78 Continuación Formato 9. Descripción de Tablas. NOMBRE : EDOS_FISICOS DESCRIPCION : Contiene los Estados Físicos definidas por la Biblioteca. CAMPO COD_EDOFIS LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION X X NUMBER 2 X VARCHAR 20 X Código numérico asignado al Estado Físico. Nombre completo descriptivo del Estado Físico. DETALLE NOMBRE : POLITICAS DESCRIPCION : Contiene las Políticas de Préstamo definidas por la Biblioteca. CAMPO LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION TIPO_USUAR X X NUMBER 2 X COD_COLECC X X VARCHAR 2 X TIPO_PREST VARCHAR 2 X TIEMPO_PREST NUMBER 3 X NO_LIBPREST NUMBER 3 X HORA_PREST VARCHAR 5 RENOVACION VARCHAR 1 X MULTA NUMBER 6 X Código numérico asignado a los Tipos de Usuario. Código numérico asignado a la Colección. Indica si el Préstamo se realiza por Días u Horas. Período de Préstamo a Domicilio. Número de ítems permitidos al Usuario sobre una Colección específica. Restricción de hora cuando el Préstamo es por Hora. Permiso de Renovación: Sí, No. Valor de la multa asignada. NOMBRE : USUARIOS DESCRIPCION : Contiene los datos de los Usuarios de la Biblioteca. CAMPO COD_USUAR NIP LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION X X NUMBER VARCHAR 6 20 X X Código asignado al Usuario. Número de Identificación Personal. Nombre Personal Completo. Código numérico que identifica el Tipo de Usuario. Código numérico que identifica el Estado del NOMBRE TIPO_USUAR X VARCHAR NUMBER 50 2 X X EDO_USUAR X NUMBER 2 X 79 Usuario dentro del Sistema. Continuación Formato 9. Descripción de Tablas. NOMBRE : TIPOS_USUAR DESCRIPCION : Almacena los diferentes Tipos de Usuarios de la Biblioteca. CAMPO LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION X X NUMBER 2 X DESCRIPCION VARCHAR 20 X MAX_PREST NUMBER 3 X Código numérico asignado a cada Tipo de Usuario. Breve descripción del Tipo de Usuario. Número total de préstamos para cada Tipo de Usuario. TIPO_USUAR NOMBRE : PRESTAMOS DESCRIPCION : Contiene los Préstamos realizados por los Usuarios Biblioteca. CAMPO LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION X X NUMBER 6 X NO_REG X VARCHAR 6 X COD_USUAR FECHA_PRES X VARCHAR DATE 6 X X Código Numérico asignado a cada Préstamo internamente. Numérico de Registro Impreso de Inventario. Código asignado al Usuario. Fecha y hora en que se realiza el Préstamo. Fecha y hora en que se debe entregar el Préstamo. Colección a la que pertenece el material prestado. Fecha y hora en que se realiza la Devolución. Bit que indica si el Préstamo es de carácter interno. NO_PREST FECHA_ENT DATE COLECCION VARCHAR FECHA_DEV DATE PR_INTERNO NUMBER X 2 X 1 NOMBRE : EDOS_USUAR DESCRIPCION : Almacena los diferentes Estados de los Usuarios dentro de la Biblioteca. CAMPO COD_ESTADO DESCRIPCION LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION X X NUMBER 2 X VARCHAR 20 X Código numérico asignado a cada Estado de Usuario. Breve descripción del Estado del Usuario. 80 Continuación Formato 9. Descripción de Tablas. NOMBRE : MULTAS DESCRIPCION : Registra las Multas a cargo de los Usuarios por concepto de Préstamos. CAMPO LLAVE PRIMARIA LLAVE FORANEA TIPO LONG NOT NULL DESCRIPCION X X NUMBER 2 X VALOR_MULTA NUMBER 10 X VALOR_PAGO NUMBER 10 NO_RECIBO NUMBER 6 Código Numérico asignado a cada Préstamo internamente. Valor de la Multa calculado internamente a partir de la Fecha de Devolución Valor cancelado por concepto de Multa en la Tesorería. Número del Recibo de Caja expedido en Tesorería. NO_PREST 81 8. DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICO 8.1 DISEÑO DE LA INTERFAZ La Interfaz del S.I.B. garantiza un control total ya que permite a los diferentes usuarios de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus el ingreso de los datos de una forma ágil y eficiente, disminuyendo considerablemente los errores en el proceso de Captura de Información. El Sistema valida las restricciones de integridad y existen formatos y máscaras de entrada que permiten controlar el acceso en ciertos campos claves. Los campos de asignación y control interno del Sistema están restringidos a cambios por parte del usuario final. 8.1.1 Módulo de Catalogación. El Módulo de Catalogación está formado básicamente de lienzos tipo Tabulación organizados según las diferentes Areas Catalográficas estándares presentes en los Formatos de Captura de Libros y Tesis para facilitar el proceso de ingreso de información. Para garantizar el adecuado control de los diferentes tipos de material bibliográfico y teniendo en cuenta que su Captura y Catalogación involucra datos diferentes, el S.I.B. trata cada tipo de material en forma independiente durante el proceso de ingreso a la Base de Datos Bibliográfico, pero siguiendo el mismo diseño para mantener uniformidad y coherencia. 82 Las Areas Catalográficas definidas según los estándares de Catalogación definidos a nivel nacional, estas son: Area de Signatura Topográfica, Area de Título, Area de Autor, Area de Edición, Area de Imprenta, Area de Descripción Física, Area de Serie, Area de Notas, Area de ISBN, Area de Materia y Area de Inventario. Las pantallas que conforman el Módulo de Catalogación de Libros se muestran a continuación: Figura 7. Pantalla Catalogación Libros. Página Control - Signatura - Título. 83 Figura 8. Pantalla Catalogación Libros. Página Autores - Edición. Figura 9. Pantalla Catalogación Libros. Página Imprenta - Desc. Física - Serie. 84 Figura 10. Pantalla Catalogación Libros. Página Notas - ISBN. Figura 11. Pantalla Catalogación Libros. Página Materia - Inventario. 85 8.1.2 Módulo de Consulta. La pantalla principal del Módulo de Consulta, está formada por un Menú que le permite al usuario seleccionar la opción por la que desea consultar. Figura 12. Pantalla Principal de Consulta El usuario tiene acceso a consultar por tres opciones diferentes: Material, Autor y Materia. Estas conforman los tres puntos de acceso más importantes a la información bibliográfica. Figura 13. Pantalla de Consulta por Material. 86 Figura 14. Pantalla de Consulta por Autor. Figura 15. Pantalla de Consulta por Materia. Los Resultados de la Consulta son visualizados inicialmente en forma tabular, presentando solo los datos principales asociados con cada material: Signatura Topográfica, Título y Autor Principal. La Pantalla de Resultados de Consulta se presenta en la siguiente Figura. 87 Figura 16. Pantalla de Resultados de Consulta Figura 17. Pantalla de Ficha del Material. 88 En la Ficha del Material se presenta además de la Ficha Bibliográfica, una relación detallada de las existencias de un título específico dentro del Inventario de la Biblioteca, su ubicación exacta en cualquiera de las Salas y su Estado de disponibilidad; tal y como se muestra en la Figura. Figura 18. Pantalla de Existencias. 89 9. PRUEBAS E IMPLEMENTACIÓN El proceso de implementación del S.I.B. en la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, se desarrolló de forma gradual por etapas: Recuperación de los Datos existentes en el anterior Sistema de Información Estructurado, Corrección y Depuración de la Información mediante un Módulo Temporal de Catalogación y finalmente exportación de los Datos Corregidos al nuevo Sistema. 9.1 PROCESO DE RECUPERACIÓN DE LOS DATOS El problema al considerar o no los datos existentes, radicaba en el alto porcentaje de errores que la base de datos mantenía y a la gran duplicidad e inconsistencia de los mismos provocados principalmente por la impotencia de su modelo de Base de Datos Estructurado característico del Micro - ISIS. Sin embargo, se tomó la decisión de adoptar los datos recopilados durante años de trabajo bibliotecario y tomarlos como punto de partida en el proceso de desarrollo del Nuevo Sistema de Información. Micro CDS/ISIS posee una herramienta que permite la exportación de los datos a archivos planos basándose en el estándar ISO 2709. A continuación se muestra un fragmento de uno de los archivos ISO generados con esta herramienta. 90 00370000000000229000450001000060000005000020000619000020000802000020001003000020 00120400016000140800013000300700042000432900010000853000005000953100005001003200 00700105060001200112380000200124090000300126180000900129230000200138*00004*C*0*0 *1*^B001.53 ^CF828*^AFRANK^BH. *CIBERNETICA: UN PUENTE ENTRE LAS CIENCIAS*BARCEL ONA*ZEUS*1966*507 p.*CIBERNETICA*1*80*12/01/70*0*# 00542000000000349000450012000020000013000020000214000020000415000020000616000020 00081700002000102000002000122400007000142500007000212700002000280100002000300500 00200032190000200034020000200036030000200038040001300040080001500053070004500068 29000070011330000060012031000050012632000070013106000350013838000020017309000060 0175180000900181230000200190*0*0*0*0*0*0*0* / /* / /*0*6*C*0*0*1*^B071 ^CT32 2*^ATEBBEL^BJOHN*BREVE HISTORIA DEL PERIODISMO NORTEAMERICANO*MEXICO*UTEHA*1967* 297 p.*PERIODISMO NORTEAMERICANOHISTORIA*1*80.00*12/01/70*0*#004930000000003370004500120000200000130000200002140 415000020000616000020 00081700002000102000002000122400007000142500007000212700002000280100005000300500 00200035190000200037020000200039030000200041040001200043080001500055070003300070 29000100010331000050011332000070011806000110012538000020013609000060013818000090 Figura 19. Fragmento Archivo Plano según ISO 2709 9.2 PROCESO DE CORRECCIÓN Y DEPURACIÓN DE LOS DATOS El proceso de corrección y depuración de la información no fue fácil. Inicialmente, los archivos planos fueron depurados utilizando una Hoja de Cálculo para eliminar los duplicados de información y los datos erróneos o dañados resultantes del proceso de Exportación desde Micro-Isis. Luego de este primer filtro, la información fue transportada a Microsoft Access, donde utilizando el Lenguaje de Consulta de Datos (SQL), y las herramientas de filtrado avanzado de datos, se realizó una segunda depuración y se generaron tablas intermedias con las respectivas relaciones que soportan el nuevo Modelo Relacional del S.I.B. 91 9.3 MODULO DE CATALOGACIÓN TEMPORAL Basados en el Formato MARC, los datos extraídos y filtrados desde Micro-ISIS aparecían incompletos a los requerimientos exigidos según este Formato Internacional, por esta razón; este proyecto se encargó de la Dirección y Coordinación del Proceso de Recuperación y Corrección de los Datos usando las estructuras definidas en Microsoft Access y un pequeño Módulo de Catalogación diseñado específicamente para este fin, capacitando personal contratado específicamente para este proceso; por la Universidad Francisco de Paula Santander. Todo este proceso se ha desarrollado durante los meses de Noviembre - Diciembre del año 1999, y Enero - Febrero del año 2000 incluyendo el período de vacaciones. El Módulo de Catalogación Temporal fue diseñado completamente en Microsoft Access e instalado bajo un servidor de Windows NT, con trece estaciones de trabajo en la sede de La Casona, antigua sede de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. Las principales características de este Módulo de Catalogación temporal: − Está basado en un Sistema de Bases de Datos Relacional, el cual soporta tan solo dos tipos de material. (Libros y Tesis). Las Entidades y las Relaciones de este sistema fueron evaluadas en la sección anterior. − El Sistema se encarga de controlar los usuarios y el número de registros procesados por estos. Control a través del cual se cancela la nómina de los digitadores. 92 − El Sistema permite las Búsquedas por No de Registros, No de Control o por Signaturas Topográficas del material facilitando la tarea de verificación. − El Módulo también mantiene un sistema de seguridad para los usuarios controlando el acceso a la aplicación. − Los usuarios están supervisados por un control de transacciones interno, el cual registra cada uno de los cambios realizados por estos sobre las Tablas de Material e Inventario. − El Módulo está diseñado para facilitar la digitación efectiva y controlada y para ello utiliza objetos y herramientas de programación con los cuales los usuarios evitan la digitación repetitiva de campos, evitando a su vez, errores en la misma. − Otra de las características fundamentales de este Módulo, es su capacidad para evitar el Fraude por parte de los digitadores en contra de la Biblioteca y en contra de ellos mismos, protegiendo cada uno de los registros procesados y restringiendo su acceso solo al personal administrativo. Este Módulo de Catalogación Temporal, fue desarrollado con el único propósito de cumplir con el proceso de depuración propuesto, por esta razón no se realiza un estudio detallado del mismo. 93 9.4 PROCESO DE EXPORTACIÓN DE LOS DATOS Finalizado el proceso de Corrección de la información, y paralelamente al cambio de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus al nuevo y moderno edificio que le servirá de sede definitiva dentro del campus universitario, se realizó el proceso de exportación de los datos desde Microsoft Access a ORACLE. Este proceso fue definitivo para efectos de implantación de los Módulos de Catalogación del S.I.B. Tal y como fue concebido inicialmente, el modelo soportado por el Módulo de Catalogación Temporal y el alto grado de portabilidad característico de Oracle, permitió una fácil exportación de los datos a las estructuras Oracle utilizando ODBC. 94 10. CONCLUSIONES Las aplicaciones del Sistema de Información Bibliográfico S.I.B., son creadas con una amigable interfaz gráfica, que permite un fácil e intuitivo acceso a los diferentes módulos que lo conforman, garantizando un rápido proceso de adaptación al nuevo Sistema. Así mismo, todos los módulos utilizan objetos sencillos y herramientas que combinados, logran disminuir al máximo los errores en el proceso de captura de datos y el tiempo de ingreso por registro. La metodología aplicada fue del análisis y diseño para sistemas cliente/servidor GUI (Interfaz Gráfica de Usuario). Emplea el modelo de contexto para definir el alcance del sistema implementado, el modelo de eventos que define los requerimientos del sistema desde el punto de vista del usuario y el diseño de la base datos para definir los datos que intervienen en el sistema. El modelo de arquitectura cliente/servidor es considerado el más adecuado por que centraliza y protege la integridad de la base de datos, optimiza el procesamiento de consulta/actualización generando un mayor rendimiento en las transacciones, de ahí la herramienta de desarrollo utilizada, Oracle Developer 2000. El Módulo de Procesos Técnicos fue creado para registrar toda la información necesaria y requerida sobre diferentes tipos de material bibliográfico administrado por cualquier 95 biblioteca. Y fue basado en el Formato Internacional MARC para Datos Bibliográficos. Permite la generación de los reportes como fichas y rótulos, necesarios para la ubicación del material dentro de las diferentes colecciones de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. El Módulo de Consulta garantiza un rápido acceso a los datos utilizando las herramientas de recuperación y de integridad referencial ofrecidas por Oracle, el Sistema Administrador de la Base de Datos. 96 11. RECOMENDACIONES Los Módulos que conforman el Sistema de Información Bibliográfico S.I.B. deben ser administrados por personal capacitado en Oracle, que establezca las políticas de seguridad y de acceso a las diferentes tablas que conforman la Base de Datos. Esto es de vital importancia para garantizar que la información sea consistente y libre de errores. Así mismo, el desarrollo de nuevos módulos adicionales al Sistema; debe tener en cuenta los lineamientos de diseño seguidos anteriormente para conservar la uniformidad en todo el Sistema. Este proceso de actualización requiere personal capacitado en la herramienta Oracle Developer 2000. El Sistema requiere que la Biblioteca Eduardo Cote Lamus defina políticas claras y estándares para el manejo de sus usuarios y del material bibliográfico, para lograr así la configuración y puesta a punto del Sistema. 97 BIBLIOGRAFIA INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Normas colombianas para la presentación de tesis de grado. Santafé de Bogotá: ICONTEC. 1998. 132p. NTC 1307. MULLER, Robert J. Manual de Oracle Developer 2000. Madrid: Mc. Graw Hill, 1998. 573 p. RUBLE A, David. Análisis y diseño práctico de sistemas Cliente/ Servidor con GUI. México: Prentice Hall, 1997. 498p. URMAN, Scott. Oracle 8: Programación PL/SQL. Madrid: Mc. Graw Hill,1998. 778 p. ANEXOS ANEXO A. MANUAL DEL USUARIO Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Contenido Introducción Acerca de este manual Lo que debe Saber Acerca del S.I.B. Oracle®: Developer/2000 Requerimientos Requerimientos mínimos de Hardware Hardware Recomendado Requerimientos de Software Instalación del S.I.B. Instalación de un Módulo del S.I.B. Elementos de las Pantallas Entorno de Trabajo Lo que debe Saber Acerca de la Biblioteca Usuarios Colecciones Políticas Módulos que Conforman el S.I.B. Módulos de Procesos Técnicos Catalogación Catalogación de Libros Catalogación de Tesis Código de Barras Módulos de Consulta Consultas Consultar Material Consultar Autor Consultar Materia Módulos de Circulación – Préstamo Circulación – Préstamo Devoluciones Pago de Multas Prestamos diarios Módulos de Auditoría Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Auditoría Introducción Una Aplicación es un programa informático que realiza una tarea. Una aplicación de Base de Datos es un programa que utiliza los datos de un sistema de gestión de bases de datos. El Sistema de Información Bibliográfico (S.I.B.) es entonces una aplicación de Base de Datos que utiliza Oracle 8.0 como motor o sistema de gestión de Base de Datos. Bienvenidos al S.I.B. Este Sistema de Información le brinda al usuario un ambiente cómodo y amigable, facilitando el manejo gracias a su poderosa Interfaz Gráfica de Usuario (G.U.I). El S.I.B. está dividido en Módulos los cuales les permiten a cada una de las Dependencias de la Biblioteca desarrollar sus tareas y facilitar los procesos. Los Módulos del S.I.B. se encuentran agrupados por secciones (Desarrollo de Colecciones, Consulta, Circulación – Préstamo, Auditoría) y son cada uno de ellos administrados por diferentes tipos de usuarios. De esta manera los Módulos de Desarrollo de Colecciones son manejados por personal administrativo capacitado en el proceso de catalogación de los diferentes tipos de material. Los Módulos de Consultas, son manejados por usuarios que solicitan el material de la Biblioteca (Estudiantes, profesores, usuarios externos, personal administrativo, jubilados etc.). Los Módulos de Circulación – Préstamo son utilizados por el personal administrativo encargado de los procesos de Préstamos y devoluciones. Y por último, los Módulos de Auditoría son manejados por el personal perteneciente al área de Desarrollo de Colecciones, el Director de la Biblioteca y el Ingeniero de Sistemas a cargo. Es importante señalar, que cada uno de los usuarios del Sistema de Información Bibliográfico, posee diferentes privilegios sobre la Base de Datos, de esta manera se mantiene un margen de seguridad sobre los datos contenidos en ella, dándole a cada usuario el role que le pertenece y control sobre los datos. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Acerca de este Manual En este manual se describe la forma adecuada de manejar el Sistema de Información bibliográfico (S.I.B.), aquí podrá encontrar respuestas a sus inquietudes, pues consta de una descripción detallada de la manera como se accede eficazmente a cada una de las opciones que lo conforman. Posee una interfaz amigable, por lo tanto le será fácil familiarizarse con sus elementos y herramientas. Convenios utilizados en este Manual Además de las explicaciones claras y coherentes sobre el manejo del software, el material incluye algunos elementos especiales para ayudar a conducirle a través de la explicación de este manual. Esta viñeta denota la utilización de una Herramienta, función, expresión o nota importante que facilitará su trabajo Esta viñeta representa una advertencia sobre alguna operación, o para denotar algún procedimiento que deberás tener en cuenta antes de realizar alguna tarea. 8 Esta viñeta denota una operación fallida o algún error efectuado por el operador o por el mismo Sistema. Convenios de Teclado TAB ALT ENTER F7 F8 % : : : : : : Tecla tabulador Tecla alterna Tecla Enter Tecla de Función F7 Tecla de Función F8 Tecla Porcentaje << SHIFT + 5 >> El signo más (+) entre dos teclas significa que deben ser presionadas al tiempo. Por ejemplo, <<CTRL + A>> ó <<ALT + F>>. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Debes tener en cuenta el Tipo y configuración de tu teclado, ya que dependiendo de ello, difiere la posición de las teclas. Utiliza el Panel de Control de Windows para configurarlo. Lo que debe saber acerca del S.I.B. Oracle®: Developer/2000 Un gestor de Base de Datos como Oracle®, es un sistema de software que permite consultar, manipular y controlar datos mediante el lenguaje SQL de base de datos. Oracle ofrece las siguientes características: Recuperación, Concurrencia, Independencia de los datos, Integridad Referencial, Seguridad, Portabilidad. Recuperación. Le permite al usuario rescatar los datos, después de un fallo en una transacción ya sea de la aplicación, del sistema o del medio. Concurrencia. Capacidad de que múltiples procesos accedan a la Base de Datos al mismo tiempo. Independencia de los Datos. Una de las más importantes características es que separa las aplicaciones de los datos físicos permitiendo por ejemplo que múltiples aplicaciones accedan a los datos así como que múltiples usuarios obtengan respuestas de la misma. Integridad Referencial. La base de datos no debe contener valores de clave ajena sin concordancia, en otras palabras el Motor debe garantizar que si una fila hace referencia a otra fila, dicha fila debe existir. Seguridad. La seguridad es la protección de la base de datos contra accesos o cambios no autorizados. De esta forma diferentes usuarios tienen diferentes necesidades y diferentes privilegios sobre los datos. Portabilidad. Capacidad de ejecución en diferentes sistemas. Se puede desarrollar la aplicación y ejecutarla en cualquier sistema operativo que soporte los programas ejecutables. Developer/2000 es en si mismo una herramienta para desarrollar aplicaciones de Bases de Datos. Oracle Corporation ha implementado herramientas que le permiten a sus usuarios realizar esta y otras tareas utilizando a Oracle como Gestor de sus datos (Administración, Seguridad, Consultas, Diseño, Desarrollo etc.). Requerimientos Requerimientos Mínimos de Hardware: Ordenador compatible PC Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Procesador de tipo 486 o Superior 8 MB de Memoria RAM Aproximadamente 20 MB de Disco Duro libres Monitor VGA Color Hardware Recomendado Procesador Pentium II 64 MB de Memoria RAM 100 MB de Disco Duro Libres Tarjeta de Video con Acelerador Monitor SVGA Color Requerimientos de Software Windows 95 o superior Forms Runtime Reports Runtime SQL Net Instalación del S.I.B. Como mencionamos anteriormente, el S.I.B. esta conformado por un conjunto de Módulos, los cuales desarrollan tareas especificas a diferentes tipos de usuarios, esto quiere decir, que el S.I.B. no es una aplicación que se instala en su totalidad, lo que se instala en realidad son aplicaciones más pequeñas llamadas Módulos los cuales satisfacen las necesidades de un determinado usuario. Instalación de un Módulo del S.I.B. Para poner en funcionamiento un Módulo del S.I.B. debes haber instalado con anterioridad todo el software mencionado en la sección de requerimientos y configurar el SQL Net de tal manera que el equipo pueda acceder al Motor de Oracle. Debes también estar conectado a la unidad de Red en donde se encuentran almacenados los módulos del S.I.B. ( \\Vertigo\S.I.B. ) Luego creas un acceso directo al Forms Runtime y lo configuras para que pueda ejecutar directamente el Módulo. Por ejemplo: Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. C:\ORAWIN95\BIN\F50RUN32.EXE Z:\consulta Si no tienes acceso a esta unidad de red o si alguna de estas instrucciones te parece confusa, comunícate de inmediato con el Administrador de la Red, o el Administrador de la Base de Datos. Recuerda que este proceso solo puede ser realizado por personal autorizado. En este caso hemos configurado el Forms Runtime para que ejecute el módulo de consulta que se encuentra en la unidad de red denominada Z: ( \\Vertigo\S.I.B. ). Debes definir tu conexión a la unidad de red como Z: para evitar problemas de configuración de los módulos. C:\ORAWIN95\BIN\F50RUN32.EXE Z:\consulta consulta@ufps/consulta Esta instrucción ejecuta el módulo de consulta y envía como parámetros, el usuario y su contraseña. Esto le evita al usuario tener que establecer la conexión cada vez que ejecute un llamado sobre el módulo (Ver figura 1). Figura 1. Cuadro de Conexión. Esta última configuración solo debe emplearse con Módulos que realicen única y exclusivamente consultas sobre la base de datos, para evitar que usuarios no autorizados realicen operaciones restringidas sobre la misma. Elementos de las Pantallas En las diferentes pantallas que conforman los Módulos del S.I.B. encontramos algunos elementos de datos comunes, cuyo funcionamiento explicaremos a continuación. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Botones de Comando. Se utilizan para iniciar, interrumpir o terminar un proceso particular. Un botón de comando puede tener solo texto o un icono que describen la acción que ejecutan. Figura 2. Botones de Comando. Botones de Opción. Generalmente, los botones de opción permiten a los usuarios especificar una opción entre varias, en lugar de introducir los datos. La opción seleccionada es aquella que presenta un círculo negro (encendida). Figura 3. Botones de Opción. Cajas de Chequeo. A diferencia de los Botones de Radio, las cajas de chequeo permiten seleccionar más de una opción entre varias. Las opciones seleccionadas, son aquellas que presentan un indicador dentro de la caja. Figura 4. Cajas de Chequeo. Lista Desplegable. Despliega una lista de elementos en la que el usuario puede seleccionar uno haciendo click con el mouse sobre él. Estas Listas son estáticas y su contenido no varía en tiempo de ejecución. Figura 5. Lista Desplegable. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Lista de Valores (LDV). Al igual que la Lista Desplegable, despliega una lista de elementos en al que el usuario puede seleccionar uno haciendo doble click con el mouse. La diferencia es que estas listas son variables. Sus opciones pueden cambiar en tiempo de ejecución, ya que son resultado de acceder los datos de una tabla específica. Figura 6. Lista de Valores (LDV). Cuadro de Texto. El cuadro de texto es el control básico que permite a los usuarios agregar o modificar datos almacenados en un campo de la tabla. Figura 7. Cuadro de Texto. Cuadro de Edición. Permite que los usuarios modifiquen texto de campo de caracteres o de campos grandes, con mucho texto. Los cuadros de edición ofrecen la posibilidad de moverse por el texto con las teclas de dirección, las teclas de avance y retroceso de página, y las barras de desplazamiento. Figura 8. Cuadro de Edición. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Entorno de Trabajo Barra de Menú. Se ubica en la parte superior de la pantalla, cuenta con una serie de opciones, algunas de ellas presentan submenús, a través de los cuales se accede a los diferentes procedimientos que conforman la Aplicación. Barra de Herramientas Barra de Título Menú Barra de Menú Submenú Figura 9. Menú Principal. Barra de Herramientas. Junto a la Barra de Menú Principal, la Aplicación cuenta con una Barra de Herramientas que consta de un grupo de botones por medio de los cuales se puede acceder a procedimientos simples y comunes, solo con hacer click en el botón correspondiente. La Barra de Herramientas está organizada de la siguiente forma: Barra de Archivo. Guardar Barra de Edición. Deshacer Salir Cortar Copiar Pegar Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Registro Barra de Navegación. Anterior Registro Siguiente Primer Registro Barra de Consulta. Último Registro Ejecutar Consulta Ingresar Consulta Cancelar Consulta Cuadro de Mensaje. Este cuadro de diálogo se utiliza para mostrar al usuario mensajes, ya sean de advertencia, de aviso, de información o de interrogación, en cualquier caso debe seleccionar uno de los botones que aparecen en él, para devolver una respuesta al sistema y así continuar con los procesos que se estén realizando. Figura 10. Cuadro de Mensaje. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Lo que debe saber acerca de la Biblioteca Usuarios Como criterio particular de este manual se ha clasificado a los usuarios del Sistema de Información Bibliográfico en tres grandes grupos: Usuarios U.F.P.S. Usuarios Externos. Usuarios Internos. Usuarios Administradores. Usuarios U.F.P.S. En este grupo podemos encontrar todos los Usuarios que se encuentran vinculados con la Universidad Francisco de Paula Santander, ya sea como funcionarios Administrativos o Docentes; o simplemente Estudiantes. En este grupo se encuentran la gran mayoría de los usuarios de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. Para lograr un adecuado control y una definición flexible de políticas de Préstamo y Acceso, este grupo de Usuarios se encuentra subdividido en varios tipos específicos dentro del S.I.B.: Personal Administrativo. Funcionarios de la Universidad con cargos Administrativos, no relacionados con la Docencia. − Docentes. Los diferentes Docentes de la Universidad, sin importar su tipo de contratación como Tiempo completo, Medio tiempo o Cátedra. − Estudiantes. Los estudiantes de las diferentes Facultades y Planes de Estudio de la Universidad, en la modalidad de Pregrado, Postgrados, Educación a Distancia, Preuniversitario. Dentro de este grupo se hace una diferenciación especial a los estudiantes de Primer Semestre, quienes manejan una Política de Préstamo Especial. − Usuarios Externos. En este grupo podemos encontrar los usuarios de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus que no se encuentran vinculados directamente con la Universidad Francisco de Paula Santander, como son Egresados de la U.F.P.S., Estudiantes de otras Universidades e Investigadores en general. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Usuarios Internos. En este grupo está el personal administrativo que labora dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus en las diferentes dependencias que la conforman (Desarrollo de Colecciones, Circulación y Préstamo, Secretaría, Dirección); y es responsable del funcionamiento de cada uno de los Módulos del S.I.B. Usuarios Administradores. A este grupo pertenecen los funcionarios administrativos que laboran en la Sección de Sistemas de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, responsables de la administración, control y mantenimiento del S.I.B. Tipos de Usuarios. La tabla muestra la forma como están organizados los Usuarios dentro del S.I.B. El código asignado a cada Tipo de Usuario dentro del sistema y el límite de préstamos permitido por cada tipo de usuario. Tipo Usuario Descripción 1 Pregrado 2 Primer Semestre 3 Postgrado 4 Docente 6 Investigadores 7 Administrativos 8 Externos 10 Egresado Fuente: Biblioteca Eduardo Cote Lamus Límite Préstamos 2 0 3 3 3 3 1 0 Estados de Usuarios. Cada usuario mantiene un Estado dentro del S.I.B. Este Estado puede ser modificado internamente en la medida que el Usuario realice alguna operación dentro del sistema como préstamos a domicilio, devoluciones, etc.; o puede ser modificado por algún funcionario de la Biblioteca con privilegios para ello dentro del sistema. Los posibles estados para un usuario dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus son: Estado Usuario 1 2 3 4 5 Fuente: Biblioteca Eduardo Cote Lamus. Descripción Normal Deudor Multado Sancionado Carnet Perdido Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. El S.I.B. revisa antes de realizar cualquier transacción el Estado del Usuario, manteniendo así un estricto control de las actividades realizadas por los usuarios. Estado Normal. El estado inicial de todos los usuarios dentro de la biblioteca. Cuando no existe ningún préstamo, ni multa, ni sanción a cargo del Usuario. Estado Deudor. El estado del usuario cuando tiene algún préstamo a cargo de la Biblioteca. Los Usuarios Deudores pueden prestar el material hasta cumplir su límite de préstamos. Estado Multado. El estado del usuario cuando tiene una multa a su cargo por concepto de mora en la devolución del material. Los Usuarios Multados no pueden utilizar el servicio de Préstamo a Domicilio. Estado Sancionado. El estado del usuario cuando tiene una sanción a su cargo por cualquier concepto definido por la Dirección. Las políticas de sanciones no están definidas actualmente. Los Usuarios Sancionados no podrán utilizar el servicio de Préstamo a Domicilio. Estado Carnet Perdido. El estado del usuario cuando reporta su carnet como perdido en la Sección de Circulación y Préstamo. Esta es una medida de seguridad para el Usuario, con el fin de evitar posibles fraudes. El usuario que reporte su carnet como ‘perdido’ no podrá realizar préstamos hasta tanto no resuelva su situación y sea reactivado como Normal. Colecciones La Biblioteca Eduardo Cote Lamus mantiene organizados sus recursos bibliográficos en una serie de Colecciones distribuidas en las diferentes salas de la Biblioteca. Cada colección tiene una característica particular y una restricción de acceso a los diferentes usuarios. Estas colecciones son: Colección Referencia ( R ). Esta colección comprende los volúmenes que corresponden a Enciclopedias, Manuales, Decretos o Leyes que sirvan de referencia para los Usuarios. Esta colección no tiene servicio de Préstamo a domicilio. Colección Reserva ( S ). Esta colección comprende una o varias copia de los ejemplares más consultados, considerados de mayor importancia dentro de la Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Biblioteca, garantizando un estricto control de los mismos. El servicio de préstamo a domicilio de esta colección está restringido a un horario especial. Sin embargo, es permitido el préstamo del material para consulta dentro de la misma Biblioteca (Préstamo Interno). Además siempre se deja una copia en Reserva de cada título específico. Colección General ( C ). Esta colección corresponde a la mayoría de libros de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. No cuenta con ninguna política especial para Préstamo a domicilio. Colección Tesis ( T ). Corresponde a los Proyectos de Grado entregados por los estudiantes como donación a la Biblioteca. Esta colección tiene servicio de Préstamo a domicilio restringido a un horario y solo a estudiantes que estén realizando su Proyecto de Grado. Colección Hemeroteca ( H ). Esta colección comprende todas las Revistas, Documentos y Publicaciones Periódicas o Seriadas que recibe la Biblioteca Eduardo Cote Lamus por concepto de suscripciones. Esta colección no tiene servicio de Préstamos a domicilio. Colección en Medio Magnético ( M ). Esta colección corresponde a los Proyectos de Grado entregados por los estudiantes en CD-Rom. Esta colección es nueva dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus y tiene restricciones de acceso para consulta y Préstamo a domicilio. Políticas Las Políticas de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus en cuanto manejo de Usuarios y Colecciones definidas por la Dirección están soportadas por los diferentes módulos del S.I.B., especialmente Circulación y Préstamo. Aquí tenemos un ejemplo de Política: Los Usuarios de tipo 1 (Estudiantes de Pregrado) tienen definida sobre la Colección S (Colección Reserva) una política de préstamo por horas, a partir de las 17:00 (5:00 p.m.) por 1 día. El valor de la multa por mora será de $250 por hora. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. La Tabla presenta en forma codificada las políticas definidas por la Dirección de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus para los diferentes tipos de Usuario y que son validadas internamente por el S.I.B.: Tipo Tipo Número Usuario Colección Préstamo* Préstamos 1 C D 2 1 S H 1 1 T H 1 2 S H 1 3 C D 3 3 S H 1 3 C D 3 3 S H 1 4 C D 3 4 S H 1 4 T H 1 Fuente: Biblioteca Eduardo Cote Lamus. Período Préstamo 7 1 2 0 7 1 7 1 7 1 2 Hora Préstamo* 17:00 17:00 17:00 17:00 17:00 17:00 17:00 Multa 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 La columna Tipo Préstamo* indica si el préstamo se realiza por Días (D) o por Horas (H). En este sentido es como se liquida la multa. La Hora Préstamo* indica la restricción de horario para Préstamo a Domicilio sobre algunas colecciones. Los libros de Reserva solo tienen servicio de Préstamo a Domicilio después de las 17:00 (5:00 p.m.) Multas. El valor de las multas en la Biblioteca Eduardo Cote Lamus se calcula por días u horas, según el tipo de préstamo realizado. La multa se liquida desde la Fecha de Entrega asignada por el Sistema en el momento del Préstamo, hasta la Fecha en que el Usuario realiza la Devolución. El Sistema descarga el Préstamo al Usuario y actualiza su Estado a Deudor hasta tanto el Usuario no presente el Comprobante de Pago de la Multa, expedido en la Tesorería de la Universidad. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Módulos que conforman el S.I.B. A continuación presentaremos los diferentes módulos que conforman el Sistema de Información Bibliográfico - S.I.B. - , describiéndolos detalladamente según su funcionamiento y características más importantes. El S.I.B. está conformado por diferentes agrupados en cuatro categorías diferentes: Módulos de Procesos Técnicos, Módulos de Consulta, Módulos de Circulación y Préstamo y Módulos de Auditoría. Módulos de Procesos Técnicos Los módulos de Procesos Técnicos son los que corresponden a la Sección anteriormente llamada de Procesos Técnicos y ahora denominada Desarrollo de Colecciones. En esta sección están presentes dos módulos diferentes: Catalogación y Código de Barras. Módulos de Catalogación Los Módulos de Catalogación son los encargados de registrar y almacenar la información correspondiente a los diferentes materiales administrados por la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. En la sección de Desarrollo de Colecciones se encuentran instalados los Módulos de Catalogación de Libros y Catalogación de Tesis. Catalogación de Libros. El Módulo de Catalogación de Libros registra la información del tipo de material Libros, el más importante dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus con aproximadamente 12000 títulos distribuidos en las diferentes colecciones. Los datos almacenados de cada Libro son tomados usando el Formato de Entrada para Libros, organizado siguiendo el Formato MARC para Datos Bibliográficos y posteriormente registrados a través de este Módulo. El Módulo se encuentra organizado en forma de Carpetas o ‘Tabs’ que agrupan las diferentes áreas catalográficas estándares en el mismo orden lógico presentado en el Formato de Entrada, facilitando así su navegación. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Seguidamente presentamos las diferentes Páginas que conforman este módulo y los campos contenidos en cada uno de ellos. Página de Signatura Topográfica / Título. En esta página se encuentran las Areas de Control, Signatura Topográfica y Título. Figura 11. Página de Control / Signatura Topográfica / Título. (Libros). El Area de Control es manejada exclusivamente por el S.I.B. Está conformada por el Número de Control, un consecutivo numérico asignado internamente a cada título diferente existente dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus y que no puede ser modificado; y la Fecha de Actualización, donde el sistema registra la fecha y hora exacta de ingreso del material en la Base de Datos. El Area de Signatura Topográfica es donde se registra la Signatura Topográfica asignada al Libro, que permite identificarlo dentro de la colección. La signatura Topográfica según el Sistema de Clasificación Decimal Dewey; está conformada por el Encabezado de Materia y la Clave de Autor, que son Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. validados en forma independientemente por el S.I.B. para garantizar la consistencia de la Signatura eliminando posibles errores. El Area de Título está conformada por el Tipo de Título, que puede ser Título Uniforme, Colectivo o Título y Subtítulo; y el Título propiamente dicho del material. Página de Autores / Edición. En esta página se encuentran las Areas de Autores y Edición. Figura 12. Página de Autores / Edición. (Libros). El Area de Autores registra el nombre completo del Autor responsable del material y la responsabilidad que tiene sobre el mismo (Autor Principal, Secundario, Traductor, etc.). El nombre del Autor se valida desde un LOV (Lista de Valores), garantizando así una entrada normalizada para todos los nombres de autores. Los botones de ‘Nuevo Autor’ y ‘Modifica Autor’ permiten ingresar un nombre nuevo al LOV o editar una entrada para corregirla, respectivamente. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. El Area de Edición almacena los detalles relevantes a la Edición del Libro, cuando existan varias ediciones del mismo. Página de Imprenta / Descripción Física / Serie. En esta página se encuentra las áreas correspondientes al Pie de Imprenta, Descripción Física y Serie. Figura 13. Página de Imprenta / Descripción Física / Serie. (Libros). El Area de Imprenta, está conformada por tres campos que conforman el Pie de Imprenta de todo material bibliográfico: Lugar de Publicación, Editorial y Año de Publicación. Los campos de Lugar y Editorial, son validados por el S.I.B. de un LOV, para garantizar uniformidad en las entradas. El Area de Descripción Física, corresponde a la descripción detallada del material en cuanto a sus características físicas de extensión (páginas), ilustraciones y material acompañante o complementario. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. El Area de Serie almacena la Serie o nombre de Colección a la que pertenece el libro, cuando se catalogan colecciones. Página de Notas / I.S.B.N. En esta página se encuentran el Area de Notas relacionados con el libro y el Area del Número Internacional Normalizado I.S.B.N. Figura 14. Página de Notas / Edición. (Libros). El Area de Notas está conformado por las diferentes Notas relacionadas con el Libro. Básicamente existen tres tipos de notas para el tipo de material Libro: Nota General, Nota de Contenido y Nota de Idioma. Nota General. Almacena información de carácter general sobre el Libro. Detalles como numeración, bibliografías e índices. − Nota de Contenido. Almacena el contenido parcial o total del Libro. Se utiliza específicamente para enumerar los ítems de una colección de varios tomos; como una Enciclopedia, cuando se produce una entrada bajo un Título Colectivo. − Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Nota de Idioma. Almacena el idioma en que está escrito el Libro. En este campo aparece escrito el idioma ‘ESPAÑOL’ por defecto. − El Area de I.S.B.N. corresponde al Area del Número Internacional Normalizado asignado por Organizaciones Internacionales a cualquier Libro distribuido comercialmente. Página de Materia / Inventario. En esta página se registran las Areas de Materia e Inventario. Figura 15. Página de Materia / Inventario. (Libros). El Area de Materia registra las materias asignadas por Desarrollo de Colecciones a un Libro específico, para facilitar su consulta y organización del material por áreas del conocimiento. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. El Area de Inventario registra las existencias en la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, para un mismo título de Libro. Es importante destacar, que un mismo título (Número de Control) puede tener múltiples entradas en Inventario, cada una de ellas con su Número de Registro y Código de Barras; dependiendo del número de copias que la Biblioteca posea del mismo material. Catalogación de Tesis. Al igual que el Módulo de Catalogación de Libros, el Módulo de Catalogación de Tesis registra la información del tipo de material Tesis, el segundo en importancia dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus con aproximadamente 8000 títulos asignados a la colección de Tesis. Los datos almacenados de cada Tesis son tomados usando el Formato de Entrada para Tesis, organizado siguiendo el Formato MARC para Datos Bibliográficos y posteriormente registrados a través de este Módulo. El Módulo cuenta con la misma organización que el Módulo anterior, es decir; en forma de Carpetas o ‘Tabs’ que agrupan las diferentes áreas catalográficas estándares en el mismo orden lógico presentado en el Formato de Entrada, facilitando así su navegación. A continuación presentamos las diferentes Páginas que conforman este Módulo, explicando solo los datos relevantes que lo diferencian del anterior. Página de Control / Signatura Topográfica / Título. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Figura 16. Página de Control / Signatura Topográfica / Título. (Tesis). El Area de Signatura Topográfica tiene un elemento adicional; el Encabezado de Tesis que corresponde a una cadena alfabética que indica el Plan de Estudios al que pertenece la Tesis. Este campo es validado desde un LOV, y una vez validado se actualiza la Nota de Tesis. (Ver Página de Notas más adelante). El Area de Título no cuenta con el campo Tipo Título. tesis se registra como Título y Subtítulo. Página de Autor / Imprenta. Por defecto, el título de una Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Figura 17. Página Autor / Imprenta. (Tesis). El Area de Imprenta cuenta con valores por defecto en los campos Lugar y Editorial. (‘SAN JOSÉ DE CÚCUTA’, ‘UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER’). Página de Descripción Física / Notas. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Página 18. Página de Descripción Física / Notas. (Tesis). El Area de Notas, cuenta con dos Notas exclusivas del tipo de material Tesis: Nota de Tesis y Resumen. Nota de Tesis. Este campo registra la información sobre la Facultad y el Plan de Estudios al que pertenece el Proyecto de Grado. El S.I.B. llena este campo de forma automática después de validar el Encabezado de Tesis del LOV. − Resumen. En esta nota se almacena un breve Resumen explicativo del contenido del Proyecto, con el fin de brindar una mayor información a los usuarios que consulten a través del S.I.B. − Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Página de Materia / Director. Figura 19. Página de Materia / Director. (Tesis). El Area de Directores, incluye la Calificación asignada a la Tesis y el (los) nombre (s) del (los) Director (es) responsables del Proyecto de Grado. Por defecto, el Sistema marca la calificación de Aprobada. Al igual que el nombre de los autores, el nombre del Director es seleccionado de un LOV permitiendo un control de la entrada normalizada. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Página de CD-Rom / Inventario. Figura 20. Página de CD-Rom / Inventario (Tesis). El Area de CD-Rom, contiene los datos correspondientes a la copia entregada en CDRom de todos los Proyectos de Grado. Estos datos son Tipo de CD, Archivos que contiene, Descripción de los Archivos y Requerimientos específicos. Inicialmente estos datos se encuentran inhabilitados, solo se activan para su ingreso en el momento de presionar el botón de CD-Rom. Esta disposición se debe a que inicialmente las tesis no tenían copia en CD-Rom, resultando ineficiente el desplazamiento por esta Area. Módulo de Código de Barras El segundo Módulo perteneciente a los Módulos de Procesos Técnicos, es el Módulo de Código de Barras; que describiremos a continuación. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Código de Barras. Este Módulo fue creado inicialmente, con el fin de insertar a cada registro bibliográfico el correspondiente Código de Barras asignado por la Biblioteca Eduardo Cote Lamus para facilitar el proceso de Préstamo a Domicilio y Devolución. Este Módulo solo permite Actualización. Actualmente se utiliza como herramienta rápida de consulta de un ítem específico para la edición o corrección de sus datos. Permite consultar el material bibliográfico de cualquier tipo (Libros, Tesis, etc.) por Número de Registro o Inventario. Figura 21. Módulo de Código de Barras. El botón “Buscar Registro” recupera los datos del material bibliográfico correspondiente al Número de Registro especificado. Los datos son desplegados organizados por bloques. Bloque de datos del Material, Inventario, Autor, Materia, y finalmente Libros o Tesis; según el tipo de material. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Figura 22. Bloque de Autor y Materia de Módulo de Código de Barras. Los botones de “Anterior” y “Siguiente” permiten el desplazamiento entre los diferentes bloques. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Figura 23. Bloque de Libros en el Módulo Código de Barras. El botón “Nueva Consulta” regresa a la ventana principal, para realizar la búsqueda de un nuevo Número de Registro. Por razones de seguridad, este Módulo de Código de Barras no permite la inserción de nuevos registros. El proceso de inserción se realiza solo por personal autorizado a través de los Módulos de Catalogación de Libros, o Tesis respectivamente. Tampoco es permitido eliminar registros desde este Módulo. El proceso de eliminación de registros está restringido. Módulos de Consulta Los Módulos de Consulta permiten la recuperación de los registros bibliográficos desde varios puntos de acceso diferentes: Título o Signatura Topográfica en la Consulta por Material, Autor en Consulta por Autor y Materia en la Consulta por Materia. Estos Módulos son de vital importancia ya que corresponden a los de mayor uso por parte de los diferentes usuarios de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. La pantalla principal que relaciona los diferentes Módulos de Consulta corresponde a un Menú que permite a los usuarios elegir el tipo de consulta a realizar. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Figura 24. Menú Principal de Consulta. Consulta por Material Este tipo de consulta permite recuperar registros por el Título completo o parte de él, por Signatura Topográfica, y por Tipo de Material. La búsqueda puede incluir uno de estos elementos individualmente o cualquier combinación. Para referirse a fracciones del Título o la Signatura Topográfica, se utiliza el carácter especial “%”, que cumple en Oracle funciones de comodín. La ventana que permite ingresar el criterio de consulta al Módulo de Consulta por Material es la siguiente: Figura 25. Consulta de Material. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. El sistema despliega un tip de ayuda indicando al usuario el uso del caracter especial “%”, para la búsqueda. Los botones de “Aceptar” y “Cancelar”, permiten que la búsqueda sea ejecutada o cancelada respectivamente. Si el usuario confirma el criterio de búsqueda, el S.I.B. retorna los resultados en la pantalla de Resultados de Consulta, donde se puede seleccionar cualquier registro y ampliar la información sobre él. Por ejemplo, la figura muestra los Resultados de la Consulta del Tipo de Material ‘Tesis’, por Signatura Topográfica ‘TIS%’, y cuyo Tìtulo empiece por ‘ANALISIS %DISEÑO%’. Figura 26. Resultados de la Consulta. El título completo del registro seleccionado, así como el tipo de material aparece en el recuadro ubicado en la parte superior. Los resultados muestran básicamente la Signatura Topográfica, el Título y el Autor Principal. El botón ubicado a la Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. derecha permite desplegar la Ficha Bibliográfica del material, para ampliar la información sobre el mismo. El botón “Nueva Consulta” regresa al Usuario a la ventana principal de Consulta por Material, para que ingrese nuevamente los datos de consulta. La Ficha Bibliográfica del material, se muestra en la figura 27. Figura 27. Ficha Bibliográfica del Material. En la Ficha Bibliográfica se muestran los datos completos del material dependiendo de su Tipo específico. En el ejemplo, se muestran los datos correspondientes al tipo de material Tesis, que incluye Resumen. El botón “Ver Resumen”, es característico de las Tesis y permite leer el Resumen asociado con la Tesis que se está consultando. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Figura 28. Resumen. El botón “Aceptar” regresa a la Ficha Bibliográfica del material. En la Ficha Bibliográfica del material, existe otro botón llamado “Ver Existencias”, éste permite visualizar las existencias (número de copias) en la Biblioteca para el título especificado. Así mismo, permite ver la ubicación dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus de cada copia individual y su estado de disponibilidad. Figura 29. Existencias. El botón “Aceptar” regresa a la Ficha Bibliográfica. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Finalmente, en la esquina inferior derecha de la Ficha Bibliográfica del material se encuentra el botón , que permite regresar a la Ventana de Resultados de la Consulta para seleccionar otro registro. Consulta de Autor Esta modalidad de consulta permite recuperar registros por el nombre completo del Autor o parte de él (usando el caracter especial “%”). El nombre del autor se puede extraer de la Lista Normalizada de Autores registrados en el S.I.B. Figura 30. Consulta de Autor. El botón se utiliza para que el usuario pueda seleccionar de una Lista de Valores, el nombre del Autor por el que desea consultar. Este procedimiento garantiza que la consulta producirá resultados evitando errores en el ingreso de los criterios de Consulta. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. La Lista de Valores, permite filtrar los nombres de los Autores. Es decir, el usuario escribe parte del nombre del Autor (el primer apellido como en el ejemplo anterior, o la primera letra, etc.) y la Lista devuelve los autores que cumplan con esa condición. Este proceso permite limitar la selección del usuario, así como mejorar el tiempo de ejecución. El S.I.B. cuenta con aproximadamente 20.000 nombres de Autores normalizados, en sus registros. Los resultados de la Consulta son presentados en la Pantalla de Resultados de Consulta, presentada anteriormente. De igual forma, es posible conocer más detalles sobre el material desplegando la Ficha Bibliográfica relacionada con el mismo. Para efectos de garantizar consistencia y uniformidad en la presentación, todas las ventanas del Módulo de Consulta conservan la misma línea de presentación, lo que garantiza al usuario un fácil aprendizaje y un intuitivo manejo de la interfaz. Consulta de Materia Esta modalidad de consulta permite recuperar registros por el Encabezado de Materia o parte de él (usando el caracter especial “%”). El Encabezado de Materia es asignado por el personal de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus, para Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. clasificar el material bibliográfico según las diferentes áreas del conocimiento. El Encabezado de materia, al igual que el nombre del Autor, se puede extraer de la Lista Normalizada de Materias registradas en el S.I.B. Figura 32. Consulta de Materia. Este Módulo tiene un funcionamiento muy parecido al Módulo de Consulta de Autor. El botón a la derecha del Elemento de Texto Nombre de la Materia, permite desplegar una Lista de Valores desde la que el usuario puede seleccionar la materia sobre la que desea consultar. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Figura 33. Lista de Valores de Materias. La Lista de Valores de Materias no tiene procedimiento de filtrado. Existen solo 4000 Encabezados de Materia aproximadamente registrados en el S.I.B. La ventana de Resultados de Consulta y la Ficha Bibliográfica, son exactamente iguales a las descritas anteriormente. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Módulos de Circulación – Préstamo Los Módulos de Circulación – Préstamo pertenecen a la Sección de Atención al Público de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus y permiten ofrecer los servicios de Préstamo a Domicilio, Devolución del Material, Liquidación y Pago de Multas y generación de Reportes de Préstamos Diarios. Circulación – Préstamo Es el Módulo más importante dentro de este grupo de Módulos. Es el encargado de registrar y controlar el material bibliográfico que va a ser entregado con el servicio de Préstamo a Domicilio. La interfaz de este Módulo es muy sencilla y fácil de usar. El uso de las lectoras de Código de Barras para capturar el Material Bibliográfico y el Usuario, hace prácticamente imposible los errores en la entrada de datos. El Módulo valida internamente el Tipo de material bibliográfico y su Estado, el Tipo de usuario y su estado; y con base en las políticas establecidas determina si es permitido o no realizar el Préstamo. En caso afirmativo, determina la respectiva Fecha de Devolución o Entrega del material bibliográfico y registra el préstamo en la tabla de Préstamos actualizando el estado del usuario. Figura 34. Módulo de Circulación – Préstamo. (Colección General). Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. El cuadro de Material despliega el Título del material bibliográfico, su Signatura Topográfica y la Colección a la que pertenece, inmediatamente después de capturar el Código de Barras del material. El cuadro de Usuario despliega el Nombre del Usuario y el Tipo de Usuario asignado, inmediatamente después de capturar el Código del Usuario de su carnet. Los botones de “Aceptar” y “Cancelar”, permiten al funcionario de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus validar o rechazar el registro del Préstamo. El botón de permite salir del Módulo. La Caja de Chequeo Prést. Interno, se activa solo con el material bibliográfico de la colección Reserva; para indicar si el Tipo de Préstamo es Interno dentro de la Biblioteca Eduardo Cote Lamus. Figura 35. Módulo de Circulación – Préstamo. (Colección Reserva). Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Figura 36. Alertas del Módulo Circulación – Préstamo. El Módulo presenta Alertas en línea a los usuarios, informando sobre el éxito o fracaso de la operación realizada. Si el Préstamo no es realizado, el mensaje de Alerta informa al usuario sobre la razón del rechazo. El Préstamo es rechazado si el Estado del Usuario es diferente a Normal; o si el Estado del Material Bibliográfico es diferente a Disponible. También se rechaza el Préstamo, si se trata de una Colección que no tiene definida política de Préstamo para los Usuarios. Todas estas validaciones las realiza el S.I.B. internamente, generando los respectivos mensajes de Alerta. Devoluciones Paralelo al Módulo de Circulación – Préstamo, se encuentra el Módulo de Devoluciones; encargado de descargar los Préstamos a los usuarios, cuando éstos hacen entrega del material bibliográfico. Así mismo, este Módulo realiza la liquidación y cálculo de la respectiva multa, ya sea por días o por horas; en caso de que el Usuario haya excedido la Fecha de Devolución definida. Este cálculo, lo realiza con base en las Políticas definidas por la Dirección. Sistema de Información Bibliográfico Manual del Usuario S.I.B. Figura 37. Pantalla de Devoluciones. El Módulo captura el Código de Barras del material bibliográfico que va a ser devuelto por el Usuario y con base en él, visualiza los datos completos del Préstamo y algunos más relevantes del material bibliográfico. Las fechas de Préstamo y Devolución son visualizadas en el recuadro central del Módulo. La Fecha de Devolución es tomada de la Fecha Actual del Sistema cada vez. El proceso de liquidar multa se realiza automáticamente, cuando el S.I.B. compara la Fecha de Entrega almacenada contra la Fecha de Devolución o Fecha Actual y detecta que hay un traspaso del período establecido. ANEXO B. FORMATO DE CATALOGACIÓN DE LIBROS ANEXO C. FORMATO DE CATALOGACIÓN DE TESIS ANEXO D. BOLSILLO LIBROS COLECCIÓN GENERAL - RESERVA ANEXO E. FICHA LIBROS COLECCIÓN GENERAL – RESERVA ANEXO F. BOLSILLO LIBROS COLECCIÓN REFERENCIA ANEXO G. FICHA LIBROS COLECCIÓN REFERENCIA ANEXO H. BOLSILLO TESIS ANEXO I. FICHA TESIS ANEXO J. ROTULOS