preparacion de sorteos - Pronósticos para la Asistencia Pública

PREPARACION DE SORTEOS
I. OBJETIVO
Mantener preparados y dispuestos todos los elementos necesarios para la
correcta celebración de los sorteos de números, a fin de garantizar la
transparencia y legalidad en su realización.
I. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la inspección de los equipos y elementos para los
sorteos y concluye con la colocación de las esferas en los alimentadores de las
máquinas de sorteos de los productos de que se trate.
III. REFERENCIAS NORMATIVAS
-
Reglamento del Sorteo “Melate - Revancha” de Pronósticos para la
Asistencia Pública y sus reformas.
-
Reglamento del Sorteo “Tris de Números” de Pronósticos para la Asistencia
Pública y sus reformas.
-
Reglamento del Concurso “Chispazo” de Pronósticos para la Asistencia
Pública y sus reformas.
-
Decreto de Creación de Pronósticos para la Asistencia Pública (D.O.F. 24
de febrero de 1978 y sus reformas).
-
Norma NMX-CC-9001-INMC-2000
IV. POLITICAS
1. La calibración de las básculas que se utilizan para el pesaje de las esferas
de los sorteos, debe realizarse cuando menos una vez al año, de acuerdo
al calendario que establezca la Gerencia de Sorteos y Normatividad, esta
periodicidad podrá cambiar si incrementa de manera considerable el
número de sorteos que requieran del pesaje de esferas.
2.
Los pesajes de esferas se realizarán en un lugar a la vista del público.
3. El C. Inspector de la Secretaría de Gobernación debe estar presente en
todo el proceso de los pesajes de esferas (desde el pesaje de las esferas
para seleccionar el estuche que se utilizará en el sorteo, hasta la
colocación de las esferas en los alimentadores de las máquinas de sorteos
de los productos de que se trate).
4. Para garantizar que todas las esferas tengan la misma posibilidad de ser
capturadas en los exhibidores, el responsable del pesaje (única persona
facultada para tocar las esferas) pesará una por una e imprimirá su peso,
verificando que la diferencia entre la de menor y la de mayor peso no
exceda de 0.15 gramos, así mismo que el peso de cada esfera esté entre
2.3 y 3.0 gramos (estándares internacionales del fabricante de las esferas,
que provee a muchas loterías en el mundo); en caso de que no se cumpla
alguna de estas condiciones, se seleccionará otro estuche, que será
determinado por el Inspector de la SEGOB (procediendo también a pesar
las esferas).
5. El repesaje de las esferas (que se efectúa al final de los sorteos), sólo se
llevará a cabo cuando el C. Inspector de la Secretaría de Gobernación lo
considere necesario, o cuando por alguna circunstancia exista duda en el
pesaje.
6. El personal comisionado por la Dirección General, Dirección Técnica,
Gerencia de Sorteos y Normatividad y el Inspector de la Secretaría de
Gobernación, son responsables de verificar el desarrollo de todas las
actividades de los pesajes de esferas, de acuerdo a lo establecido en este
Procedimiento.
7. La vigilancia de las actividades de inspección de equipos, es
responsabilidad del representante de la Gerencia de Sorteos y
Normatividad.
8. Cuando por un suceso imprevisto se retrasen las actividades para la
Preparación de Sorteos, se dará prioridad a la verificación del cierre de la
venta, al cual deben asistir todos los representantes de las áreas que
participan en los sorteos, así como el Inspector de la Secretaría de
Gobernación; para continuar inmediatamente después con las actividades
faltantes del Procedimiento mencionado.
9. Cuando se presente una incidencia, ésta se debe asentar en el Acta del
sorteo que corresponda, en el apartado de incidencias.
10. Para la preparación de los sorteos, la Gerencia de Recursos Materiales
contratará a petición de la Subdirección General de Mercadotecnia, el
servicio de filmación, el cual comprende: el pesaje de esferas para sortear
los estuches de esferas que se utilizarán en los diferentes sorteos; el sorteo
de los estuches de esferas que se utilizarán en los propios sorteos; el
pesaje de las esferas contenidas en los estuches que se utilizarán para
cada sorteo que corresponda y la colocación de las esferas en los
alimentadores de cada máquina, según el o los sorteos de que se trate.
Dichas grabaciones, sin edición, serán verificadas y resguardadas por el
personal de la Gerencia de Sorteos y Normatividad, como testigos
documentales para cualquier eventual aclaración que fuese necesario
realizar.
11. La sala de sorteos debe permanecer cerrada con llave y únicamente será
abierta para la realización de los sorteos, para efectuar la limpieza y/o para
algún mantenimiento, lo cual se efectuará con la vigilancia de un empleado
de la Gerencia de Sorteos y Normatividad.
12. El Gerente de Sorteos y Normatividad, tendrá en su oficina un juego de
llaves de la sala de sorteos para casos de emergencia y asignará un juego
de llaves al Coordinador de Soporte Técnico de Equipos de Sorteos y otro
al Supervisor de la empresa contratada para la grabación de los sorteos.
13. Tendrán acceso a la sala de sorteos, con gafete de identificación,
únicamente las siguientes personas:
a)
Personal de la Gerencia de Sorteos y Normatividad.
b)
Representante de Órgano Interno de Control.
c)
Funcionarios de guardia, en representación de la Dirección
General.
d)
Personal de la empresa contratada para la grabación de los
sorteos.
e)
Personal de limpieza y de mantenimiento (con la vigilancia de un
empleado de la Gerencia de Sorteos y Normatividad).
El personal de la Gerencia de Sorteos y Normatividad debe vigilar el
cumplimiento de esta política.
14. El mantenimiento preventivo mayor que se proporciona a los equipos de
sorteos, se realizará de acuerdo al programa anual de mantenimiento de
equipo y a la bitácora de mantenimiento mayor, que el Coordinador de
Soporte Técnico de Equipos de Sorteos elaborará para tal fin.
V. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
1. GERENCIA DE
SORTEOS
Y
NORMATIVIDAD.
ANALISTA
O
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
EN EQUIPOS DE
SORTEOS
DESCRIPCION DE ACTIVIDAD
1.1
1.2
Verifica el buen estado del equipo y
elementos, antes de la celebración de los
sorteos, llena el formato de Inspección
Diaria del Funcionamiento de los Equipos
de Sorteo CS - 02, conforme lo indican las
instrucciones para la inspección de
equipos, contenidas en el anexo 1, lo firma
y solicita firma del representante de la
Gerencia de Sorteos y Normatividad. Ver
Plan de Calidad
Selecciona el estuche de esferas para cada
producto, de la siguiente manera:
Melate y Revancha: Para todos los sorteos.
Chispazo: Una vez por semana, y en los
demás sorteos, siguiendo el número
progresivo de estuche.
Tris: Dos veces por semana, y en los
demás sorteos, siguiendo el número
progresivo de estuche.
1.3
Realiza el pesaje de las 6 esferas para
seleccionar el estuche que se utilizará en el
sorteo, en presencia del C. Inspector de la
Secretaría de Gobernación y conforme a
las instrucciones de operación de las
básculas e impresoras, contenidas en el
anexo 2, así como las instrucciones para el
pesaje de esferas, descritas en el anexo 3.
1.4
Verifica que la diferencia entre la esfera de
menor y la de mayor peso no exceda de
0.15 gramos, así mismo que el peso de
cada esfera esté entre 2.3 y 3.0 gramos, en
caso de no cumplirse las especificaciones
anteriores, toma otro juego de esferas que
será elegido por el Inspector de la SEGOB
y procede a pesar
1.5
Firma la tira de pesaje y solicita firma del C.
Inspector de la Secretaría de Gobernación.
Posteriormente también la firmará el
representante de la Gerencia de Sorteos y
Normatividad. Ver Plan de Calidad
Introduce en una tómbola las 6 esferas.
1.6
FORMATO/
REGISTRO
INSPECCIÓN
DIARIA DEL
FUNCIONAMIENTO
DE LOS EQUIPOS
DE SORTEO
CS - 02
ANEXO 1
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDAD
1.7
Acciona la tómbola para que se capture
una esfera en el exhibidor, la cual
determinará el número de estuche a utilizar
en el sorteo.
1.8
Da a conocer el número de estuche
seleccionado que se utilizará.
1.9
Captura en el formato Números Ganadores
de los Sorteos CS - 11 la fecha, el número
de concurso y el número del estuche
seleccionado.
1.10
Extrae el estuche seleccionado a utilizar en
el sorteo.
1.11
Coloca en la báscula (de una en una y en
orden numérico) las esferas, conforme a
las instrucciones de operación de las
básculas e impresoras, contenidas en el
anexo 2, así como las instrucciones para el
pesaje de esferas, descritas en el anexo 3,
imprimiendo el peso de cada una de ellas,
en una tira de pesaje en la que aparece el
peso de cada esfera, el peso mayor y
menor, así como la diferencia entre ambos.
1.12
Verifica en la tira de pesaje, que la
diferencia entre la esfera de menor y la de
mayor peso no exceda de 0.15 gramos, así
mismo que el peso de cada esfera esté
entre 2.3 y 3.0 gramos, en caso de no
cumplirse las especificaciones anteriores,
notifica al C. Inspector de la Secretaría de
Gobernación que se cambiará el estuche
(quien a su vez determina el número de
estuche que se utilizará), y procede
también a pesar las esferas.
1.13
Firma la tira de pesaje y solicita firma del C.
Inspector de la Secretaría de Gobernación.
Posteriormente también la firmará el
representante de la Gerencia de Sorteos y
Normatividad. Ver Plan de Calidad
Coloca las esferas en los alimentadores de
las máquinas de sorteos, en orden
progresivo, conforme lo establecen las
instrucciones contenidas en el anexo 5.
1.14
FORMATO/
REGISTRO
NÚMEROS
GANADORES DE
LOS SORTEOS.
CS - 11
ANEXO 4
TIRA DE PESAJE
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDAD
1.15
FORMATO/
REGISTRO
Guarda la tira de pesaje en el expediente
respectivo,
como
registro.
Ver
procedimiento de Control de Registros DTE
– PRO – 03.
Nota 1: Invariablemente, el representante
de la Gerencia de Sorteos y Normatividad,
una vez concluidos los sorteos, hará el
registro de los sucesos en el formato
Bitácora de Concursos y Sorteos CS-09. Si
hubo incidencia, conserva copia del acta
del sorteo como evidencia del hecho.
BITÁCORA DE
CONCURSOS Y
SORTEOS
CS – 09
FIN DEL PROCEDIMIENTO
VI. CONTROL DE CAMBIOS
REVISION
DESCRIPCION DEL CAMBIO
05
Se complementó la política sobre la
calibración de las básculas
06
Se agregó una política en donde se establece
documentar en el acta las incidencias, la nota
1 y en el glosario la palabra suceso.
07
Se modificó la política referente al
responsable de la inspección de equipos,
FECHA
Agosto 2004
Noviembre 2004
Noviembre 2004
08
09
10
11
dicha actividad queda bajo la responsabilidad
del representante de la Gerencia de Sorteos y
Normatividad.
Se modifica el nombre del formato CS-02
Se agregó una política relacionada con el
mantenimiento de los equipos de sorteos, se
sustituyeron los anexos 4 y 5 derivado del
incremento en la cantidad de esferas para el
sorteo Chispazo (de 25 a 28)
Se numeraron las políticas y en la No. 13 se
adicionó a los responsables de vigilar el
acceso a la sala de sorteos, y se actualizó la
denominación de los puestos responsables
de las actividades.
Se modificaron los anexos 3 y 5 para
considerar el incremento a 51 esferas en
Melate y Revancha a partir del 4-dic-05.
Enero 2005
Mayo 2005
Junio 2005
Noviembre 2005
VII. GLOSARIO
Exhibidores:
Parte superior de los tubos de las máquinas de sorteos por donde suben las
esferas que resultan seleccionadas.
Incidencia o Incidente:
Cualquier hecho o circunstancia que se salga del Procedimiento y que afecte
los resultados de los sorteos.
Suceso:
Hecho o circunstancia que se salga del Procedimiento y que puede afectar o no
los resultados de los sorteos. Cuando afecte los resultados, se registra tanto en
el Acta del sorteo o concurso correspondiente como en la Bitácora de
Concursos y Sorteos (CS-09), como una Incidencia.