Control y Administración de Bienes, Secretaria de la Administración

CONTROL Y ADMINISTRACION DE BIENES, SECRETARIA DE LA ADMINISTRACION
NORMA:
PUBLICADO:
Acuerdo Ministerial 252
Registro Oficial 839
STATUS: Vigente
FECHA: 11 de Diciembre de 1995
Dr. Carlos Larreátegui Nardi
SECRETARIO GENERAL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA
Considerando:
Que es necesario actualizar los procedimientos para el control y administración
de bienes, suministros, materiales y bienes menores de la Presidencia de la
República, sujetos a control; y,
En ejercicio de sus facultades.
Acuerda:
Expedir el siguiente INSTRUCTIVO INTERNO PARA EL CONTROL Y
ADMINISTRACION DE BIENES, SUMINISTROS, MATERIALES Y BIENES MENORES
SUJETOS A CONTROL.
CAPITULO I
DE LOS INVENTARIOS PARA CONSUMO INTERNO
Art. 1.- Inspección y Recepción: Concluido el trámite de adquisición y previa
inspección física de los suministros, materiales y bienes menores sujetos a control
por parte del Guardalmacén; procederá a ingresarlos al almacén, y a su
correspondiente registro, sustentando de ser el caso con el acta respectiva.
Para el efecto se utilizará el formulario denominado "NOTA DE INGRESO A
BODEGA" que será elaborado en original y dos copias por el empleado encargado
del control de suministros y materiales en el almacén y su distribución será la
siguiente:
Original: Almacén - Archivo
1 copia: Contabilidad
1 copia: Archivo Cronológico y Numérico Almacén.
Art. 2.- Registro: El Guardalmacén mantendrá un registro actualizado de
todos los inventarios para Consumo Interno en unidades físicas. Periódicamente
informará al Director Financiero respecto de los materiales que por obsolescencia o
cualquier otro motivo sean inservibles.
El almacén se organizará de manera que:
1. Los bienes se mantengan ordenados y sean fácilmente identificables;
2. Solo tengan acceso a ellas personal autorizado; y,
3. Los bienes estén protegidos contra robos, la inclemencia del medio ambiente
y otros riesgos propios de su naturaleza.
Art. 3.- Pedido y suministro: Los materiales y suministros que requieran las
diferentes unidades administrativas que conforman la estructura orgánica de la
Presidencia de la República, deben ser solicitados a la Dirección Administrativa,
utilizando para el efecto el formulario: "Solicitud de Bienes" el mismo que llevará la
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firma del Jefe de la Unidad Administrativa solicitante y/o su delegado con el registro
de firma correspondiente.
El formulario de solicitud de bienes se elaborará en original y una copia, y su
distribución será la siguiente:
Original: Almacén - Archivo
1 copia: Unidad Solicitante
El formulario de solicitud de bienes será numerado por cada unidad
administrativa solicitante. A base de la solicitud, el Guardalmacén verificará los
saldos de existencias de bienes en las correspondientes tarjetas de control y el
consumo efectuado en el período. Cuando lo creyere necesario, regulará el pedido y
autorizará la entrega de los suministros y materiales en existencia.
Para efectos de la entrega de materiales y suministros, se utilizará el formulario
NOTA DE EGRESO DE BODEGA, que será prenumerado y elaborado por el
Guardalmacén en original y dos copias, que se distribuirán de la siguiente manera:
Original: Con el resumen mensual de Almacén
1 copia: Archivo - Almacén
1 copia: Unidad Solicitante
Firmarán el formulario, el Guardalmacén, las personas que entreguen y reciban
los bienes y, el empleado encargado del registro.
Cuando se efectúe la adquisición de suministros y materiales para entrega
inmediata, se procederá de la misma forma que para los suministros y materiales
en stock.
CAPITULO II
DE LOS ACTIVOS FIJOS
Art. 4.- Adquisiciones: Las adquisiciones de activos fijos se efectuarán de
conformidad con las normas contenidas en los Arts. 3, 4, 5, 7 y 9 del Decreto
Ejecutivo No. 2345 promulgado en el Registro Oficial No. 588 de 13 de diciembre de
1994, y a la Ley de Contratación Pública vigente, según se trate de la respectiva
cuantía.
Art. 5.- Inspección y recepción: Una vez concluido el trámite de adquisición
de activos fijos, el Guardalmacén realizará la inspección y recepción de los bienes
adquiridos.
Cuando se trate de adquisiciones de bienes de uso especial intervendrá un perito
experto en esa clase de bienes.
El Guardalmacén se encargará de verificar que los bienes estén de conformidad
a los términos contenidos en las especificaciones técnicas y demás obligaciones
establecidas en el contrato.
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FECHA: 11 de Diciembre de 1995
El Guardalmacén se constituye personal y pecuniariamente responsable por sus
acciones u omisiones. Si en la recepción se encontraren novedades, notificará de
inmediato al Director Financiero, para que se tomen las medidas correctivas
pertinentes.
Art. 6.- Registro: Concluida la inspección por parte del Guardalmacén de la
Entidad, procederá al ingreso de los bienes al almacén.
Los activos fijos serán administrados y controlados a través de la Sección
Control de Bienes, que es parte integrante de la unidad de almacén.
Art. 7.- Pedido y suministro: Las diferentes unidades administrativas,
deberán solicitar los activos fijos, que requieran en forma permanente para el
cumplimiento de sus actividades sobre la base de los requerimientos contemplados
en el plan anual de adquisiciones debidamente autorizado por el Director
Administrativo, a través del Formulario "Solicitud de Bienes".
Las solicitudes de activos fijos (equipos) que los requieran para uso temporal, y
que existan en la bodega del almacén, se las requerirá directamente al
Guardalmacén, especificando con claridad el tipo de bienes solicitados, su
justificación para la utilización, el lugar en el que van a ser utilizados, el tiempo y la
persona que asumirá la responsabilidad de cuidado y conservación.
Art. 8.- Custodia y cuidado: El cuidado y conservación de los bienes
corresponde en forma directa a los funcionarios y/o empleados a quienes se les
haya entregado para el uso, quienes legalizarán con su firma el "Acta - Entrega
Recepción Activos Fijos".
La administración y custodia de los activos fijos adjudicados a cada unidad
administrativa, estará a cargo del Guardalmacén quien, establecerá sistemas de
custodia, mantenimiento, identificación y distribución de bienes.
En el Despacho Presidencial, Secretaría General de la Administración Pública y
demás unidades de nivel superior, el cuidado y conservación de los bienes estará a
cargo de las personas designadas para el efecto por las respectivas autoridades.
El Guardalmacén y el empleado encargado de Control de Bienes serán los
responsables de la custodia, almacenamiento y distribución de los bienes
institucionales que se encuentren en bodegas.
Art. 9.- Mantenimiento y reparación: La Dirección Administrativa a través de
la Jefatura de Mantenimiento y los jefes de las diferentes unidades administrativas,
velarán por el mantenimiento y buen estado de los activos fijos.
El cuidado y mantenimiento de los bienes muebles de la Institución será
preventivo y correctivo; el primero se lo efectuará en forma periódica y programada
antes de que se produzca el daño, y el segundo cuando este suceda.
Cuando el usuario de los bienes asignados a su cuidado notare que éstos, por
sus condiciones de existencia tuvieran dificultad de funcionamiento o se hallaren en
mal estado, ya sea por obsolescencia o deterioro, y requieran de reparaciones
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menores o mayores, solicitarán la autorización de la Dirección Administrativa, previa
a la reparación o mantenimiento de los bienes según sea el caso. Para el efecto
utilizará el formulario "REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO" que será elaborado
en original y tres copias, cuya distribución será la siguiente:
Original: Dirección Administrativa
1 copia: Jefatura de Mantenimiento
1 copia: Contabilidad
1 copia: Unidad Administrativa solicitante
La Dirección Administrativa autorizará la reparación de dichos bienes, para lo
cual, en el formulario se especificará el código, marca y la descripción del bien,
indicación del daño, las partes que serán objeto de sustitución, el nombre de la
persona o empresa que retira el bien, las fechas tanto de retiro como de reingreso.
Cuando se reintegre el bien reparado, las partes y piezas sustituidas, serán
entregadas al Guardalmacén, quien en conjunto con el usuario directo, firmará el
recibí conforme.
Aquéllos bienes que se encuentren en mal estado, y cuya reparación no fuera
factible realizarla, o que no se justifique en función de su costo - beneficio, se los
segregará del sistema, hasta tanto no se proceda a su baja, remate o donación
según sea el caso.
Se exceptúan de este procedimiento los vehículos al servicio de la Presidencia de
la República, que se regirán por procedimientos establecidos en el correspondiente
Reglamento Interno en vigencia.
Art. 10.- Movimiento Interno: Los bienes serán trasladados de una unidad
administrativa a otra, previo el conocimiento de los administradores de los bienes y
autorización del Director Administrativo.
Los bienes podrán ser trasladados de una unidad administrativa a otras en forma
temporal hasta por 60 días, previo el conocimiento del usuario directo, el mismo
que tendrá que hacer cumplir esta norma, un traspaso temporal podrá ser renovado
en dos oportunidades adicionales, transcurridos los 120 días se legalizará el
traspaso definitivo.
Para efectos del traspaso de bienes se utilizada el formulario "NOTA DE
MOVIMIENTO DE BIENES" que será legalizado por el Director Financiero,
Guardalmacén y/o empleado encargado de Control de Bienes.
El ejemplar de la "Nota de Movimiento de Bienes", se distribuirá de la siguiente
manera:
Origina: Archivo - Almacén, Sección Control de Bienes
1 copia: Unidad que entrega los bienes
1 copia: Unidad que recibe los bienes
Quien autorice el movimiento interno de un activo fijo, sin observar estos
procedimientos será personal y pecuniariamente responsable del mismo.
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FECHA: 11 de Diciembre de 1995
Nota: Artículo reformado por Numeral 117. de Decreto Ejecutivo No. 1665,
publicado en Registro Oficial 341 de 25 de Mayo del 2004.
Art. 11.- Transferencia del usuario: En caso de traslado administrativo o
renuncia del usuario directo de los bienes, se responsabilizará al empleado delegado
por el jefe de la unidad para que se encargue de su recepción y cuidado en forma
transitoria, hasta tanto se determine la necesidad de utilización y/o retiro de estos
bienes.
En caso de producirse la separación, renuncia, destitución, comisión de servicios
o traslado administrativo del usuario, el Jefe de Personal tiene la obligación de
comunicar por escrito a la Dirección Financiera y Guardalmacén para que a través
de la Sección Control de Bienes se efectúe la correspondiente constatación física
debiendo dejar constancia de esta diligencia en la respectiva acta de entrega recepción, a ser elaborada en original y dos copias, debidamente legalizadas por el
funcionario saliente y el subrogante, el Director Financiero, Guardalmacén y/o
funcionario encargado de Control de Bienes.
Si el usuario de los bienes no efectuare dicha entrega, en un plazo máximo de
quince días, contados a partir de su separación de la Entidad, expresamente acepta
que no se le liquiden sus haberes y se suspenderá temporalmente el pago.
Art. 12.- Constatación física: El empleado de la Sección Control de Bienes,
conjuntamente con un delegado de la Dirección Financiera, que será independiente
de la custodia de los activos fijos y de los registros contables, realizarán la
constatación física de los activos fijos y, bienes menores sujetos a control por lo
menos una vez al año en forma normal o cuando sea requerido por el Director
Financiero o autoridad competente; y por excepción, cuando cambie el custodio.
Se realizará periódicamente, o sobre la base de rotación, verificaciones,
constataciones físicas de los activos fijos en todas las unidades administrativas.
Mientras se realice la constatación física no se autorizará traspasos, bajas o
cualquier otra operación referente a activos fijos que pudieren distorsionar la
confiabilidad de la información.
No serán tomados en consideración los bienes muebles que se encuentren
clavados, empotrados, atornillados o pegados al inmueble, serán considerados como
parte del inmueble respectivo.
Nota: Artículo reformado por Numeral 117. de Decreto Ejecutivo No. 1665,
publicado en Registro Oficial 341 de 25 de Mayo del 2004.
Art. 13.- Bajas: El Director Financiero dispondrá que por lo menos una vez al
año, el empleado encargado del Control de Bienes efectúe una inspección física en
todas las unidades administrativas de la Presidencia de la República, con el fin de
determinar los bienes muebles obsoletos, dañados o fuera de uso, para según los
casos, proceder de conformidad con las disposiciones contenidas en el Reglamento
General de Bienes del Sector Público.
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Art. 14.- Bienes perdidos: En caso de pérdida de bienes, cualquiera que sea
su naturaleza, en una unidad administrativa, el usuario de los mismos, deberá
comunicar el hecho en un plazo de dos días hábiles al Director Administrativo,
detallando el código y características del bien, costo, unidad a la que pertenece,
nombre de la persona que tenía a su cargo, fecha y hora estimados de la ocurrencia
del hecho, para que este haga la denuncia respectiva a la máxima autoridad de la
Presidencia de la República, informando sobre la pérdida de dicho bien.
El Secretario General de la Administración Pública, dispondrá al Director de
Asesoría Jurídica formule de inmediato, la denuncia penal respectiva, tendiente a
comprobar la infracción e identificar a los responsables.
En todo lo que se relacione a la pérdida, hurto o robo de bienes, cualquiera sea
su naturaleza, se sujetara a lo establecido en la Sección IV: "De las bajas por hurto
o robo" del Reglamento de Bienes del Sector Público.