Guía de usuario: eBancarios C43

Guía de usuario:
eBancarios C43 – Importador de extractos bancarios
C43 AEB con conciliación – Multientidad &
Multicuenta NewPyme S.L.
C. Capitán Dema 3 2º C
03007 Alicante
Tel: +34 965 106 380
Fax: +34 965 107 461
Sitios web:
http://www.abanfin.com
http://www.areadepymes.com
http://www.plangeneralcontable.com
Índice detallado
Características de la herramienta...................................................................................... 2
Entorno de desarrollo y funcionamiento ...................................................................... 2
Instalación de la herramienta............................................................................................ 2
Bibliotecas específicas de la herramienta..................................................................... 3
Nivel de seguridad de Excel y la ejecución de macros................................................. 5
Versiones de Excel 2000, XP y 2003 ....................................................................... 5
Versión Excel 2007 .................................................................................................. 6
Abrir la herramienta por 1ª vez....................................................................................... 10
Trabajar con la aplicación............................................................................................... 12
Menú de la herramienta .............................................................................................. 12
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
1
Características de la herramienta
Entorno de desarrollo y funcionamiento
La herramienta ha sido desarrollada dentro del entorno de Excel 2000
utilizando los recursos de programación y desarrollo propios de Visual
Basic for Applications, VBA 6.0 habiendo sido verificado su correcto
funcionamiento en las siguientes versiones de Excel: 2000, XP, 2003,
Nota:
En el caso de Excel 2007, si bien aparentemente funciona
correctamente, en la actualidad estamos verificando el correcto
funcionamiento de todas las funciones. (Abril 2008)
Instalación de la herramienta
La herramienta está compuesta por los siguientes ficheros y archivos
remitidos en un fichero zip comprimidos:
Nombre del archivo
manual_usuarioC43.pdf
usuarioc43v3.xls
codigocII43v3.xls
Características
Archivo zip contenedor de la
aplicación
Guía de usuario en formato Pdf, este
archivo
Archivo de usuario, es el que debe
abrir para utilizar la herramienta
Archivo de código, este fichero se
abre automáticamente al abrir el de
usuario y es el que hace funcionar la
herramienta
Para utilizar su copia tan sólo que seguir los siguientes pasos:
1º- Guardar el fichero contenedor, comprimido con zip, en una carpeta
de su disco duro.
2º- Descomprimir el contenido del fichero zip en dicha carpeta.
Recuerde que descomprimir un fichero zip no es lo mismo que ver su
contenido.
Por ejemplo, en el caso de que tenga winrar instalado en su
ordenador tan sólo ha de seleccionar la opción que se muestra en la
imagen:
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
2
3º- Verifique la existencia y registro en su ordenador de las bibliotecas
de Windows que requiere la herramienta.
Bibliotecas específicas de la herramienta
Nombre
biblioteca
Ubicación en el
PC
mscomctl.ocx
Dirección
descarga
http://www.newpyme.com/library/mscomctl.ocx
de
C:\Windows\system32\mscomctl.ocx
Instrucción de
registro
regsvr32.exe c:\windows\system32\mscomctl.ocx
Nombre
biblioteca
Ubicación en el
PC
comdlg32.ocx
Dirección
descarga
http://www.newpyme.com/library/comdlg32.ocx
de
Instrucción de
registro
C:\Windows\system32\comdlg32.ocx
regsvr32.exe c:\windows\system32\comdlg32.ocx
Nombre
biblioteca
Ubicación en el
PC
scrrun.dll
Dirección
descarga
de
http://www.newpyme.com/library/scrrun.dll
Instrucción
registro
de
regsvr32.exe C:\Windows\system32\scrrun.dll
C:\Windows\system32\scrrun.dll
Una vez descargada y guardada la biblioteca en la ubicación
especificada en su ordenador tan sólo ha de registrar dicha biblioteca
en su sistema, esto es indicarle al sistema operativo que dispone de los
recursos que contiene dicha biblioteca y donde se encuentra.
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
3
Para esto tan sólo debe acceder desde el Menú inicio de Windows a
la opción de Ejecutar
Y en el asistente mostrado insertar el código de registro referido para
cada biblioteca de tal modo que dicho asistente tendrá este aspecto:
Pulsando el botón Aceptar, su ordenador reconocerá dicha biblioteca y
le mostrará el siguiente mensaje:
Ha de repetir este procedimiento con todas aquellas bibliotecas que le
sean referidas y que no estén ya registradas en su ordenador.
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
4
Nivel de seguridad de Excel y la ejecución de macros
Todas nuestras herramientas se encuentran programadas mediante la
utilización de Visual Basic for Applications, VBA 6.0 que en el entorno
de Excel aparecen reseñadas como macros. Así una macro no es más
que un conjunto de tareas que permiten automatizar un determinado
proceso dentro de la hoja de cálculo. Así pues en caso de que esté
deshabilitada la ejecución de macros la herramienta no funcionará por
lo que es preciso que habilite dicha ejecución.
Versiones de Excel 2000, XP y 2003
1º - Abra la hoja de cálculo Excel con un libro en blanco
2º- Acceda al menú seguridad situado en: Herramientas->Macros>Seguridad
3º- Cambie el nivel de seguridad a Nivel Medio
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
5
De esta forma cada vez que vaya a abrir una hoja de Excel
programada Excel le informará de ello utilizando un mensaje similar al
siguiente:
Así pulsando el botón “Habilitar macros” la herramienta se abrirá
posibilitando la ejecución de la programación lo que le permitirá
utilizarla normalmente.
Versión Excel 2007
1º - Abra la hoja de cálculo Excel con un libro en blanco
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
6
2º- Acceda al asistente de opciones
siguiente imagen:
tal y como se muestra en la
3º- Pulse el botón de Opciones de Excel
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
7
4º- Acceda al asistente del centro de confianza para ello seleccione la
opción Centro de confianza y pulse el botón Configuración del
Centro de confianza
Dentro del bloque de Configuración de macros active la opción
Deshabilitar todas las macros con notificación y pulse el botón
Aceptar
Acepte todos los asistentes anteriores y abra el archivo de usuario de
la herramienta.
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
8
Se abrirá el archivo de usuario mostrándose el siguiente aviso de
seguridad:
Pulse en el botón de opciones del aviso, accederá al siguiente
asistente:
Seleccione la opción de Habilitar este contenido y pulse el botón
Aceptar a continuación el archivo de usuario abrirá el archivo de
código que contiene todas las funcionalidades de la herramienta
mostrándole el menú de opciones de la herramienta dentro de la
pestaña Complementos tal y como se muestra en la imagen.
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
9
Nota:
Si la herramienta se abre en modo pantalla completa no se muestra la
pestaña complemento por lo que tendrá que volver al modo pantalla
normal para visualizar dicha pestaña.
Importante:
Si no sigue el procedimiento reseñado para cada versión de Excel
cuando abra el fichero de usuario se encontrará con las siguientes
opciones:
a) No se crea el menú de acceso a las funciones y por tanto no puede
utilizar la aplicación, sin que le informe de ello Excel
b) Excel le mostrará un mensaje del tipo:
Así pues le rogamos encarecidamente que revise las opciones de
seguridad que tiene configuradas en Excel para que así pueda utilizar la
herramienta.
Abrir la herramienta por 1ª vez
Una vez guardados y descomprimidos los ficheros abra desde Excel el
archivo de usuario usuarioc43v3.xls
La herramienta le pedirá que habilite la ejecución de macros, depende
del nivel de seguridad configurado en Excel, revise el apartado anterior
del presente manual. Esta herramienta está exenta de cualquier código
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
10
malicioso, pero es imprescindible que acepte esta opción, pues si la
ejecución de macros está deshabilitada la aplicación no funcionará.
En la primera apertura se mostrará la licencia de usuario final, si no la
acepta, la herramienta se cerrará automáticamente.
Una vez aceptada la licencia de usuario final la herramienta se abrirá
normalmente creando su propio menú de usuario:
Importante
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
11
Habitualmente el fichero de usuario no lleva ningún tipo de protección
pues toda la funcionalidad de la herramienta está programada y por
tanto no incorpora fórmulas. Así pues si desea añadir más hojas al libro
puede hacerlo libremente pero le rogamos encarecidamente que no
modifique el nombre de ninguna de las existentes pues en caso
contrario la herramienta no funcionará.
Trabajar con la aplicación
Menú de la herramienta
De izquierda a derecha se encontrará con los siguientes botones y
menús:
a) Los botones Guardar, Guardar como, Copiar, Pegar, Zoom,
Vista preliminar e Imprimir tienen el mismo funcionamiento que en
el entorno normal de Excel. Esto es, le permiten guardar su trabajo,
guardar el fichero de usuario con otro nombre, copiar y pegar un
determinado rango, ampliar o reducir el área de trabajo mostrado en
pantalla, visualizar el fichero tal y cual se imprimiría o imprimir la hoja
activa, rango o libro a través de su impresora predeterminada.
b) Inicio: este botón le permite acceder a la pantalla inicial desde
cualquier otra pantalla.
c) Salir: este botón le permite cerrar la herramienta desde cualquier
pantalla. Así mismo se encarga de eliminar el menú personalizado y
devolver a Excel a su entorno normal de trabajo.
d) Vistas: este botón le permite alternar entre el entorno de trabajo de
Excel, y el entorno de trabajo de la aplicación:
ƒ
Pantalla Completa: este entorno de trabajo oculta las barras
de herramientas de Excel dejando activos el menú
predeterminado de Excel y el menú personalizado de la
herramienta. De esta forma podrá visualizar una mayor área de
trabajo disponiendo de todas las funcionalidades de Excel y de la
herramienta simultáneamente.
Pantalla Excel: le permite visualizar las barras de herramientas
propias de Excel, todas aquellas que tuviera activadas en su hoja
normal, así como el menú personalizado de la aplicación. Tenga
presente que, de esta forma, el área de trabajo disponible es
menor.
e) Configuración: desde este menú puede fijar las principales
opciones de trabajo de la aplicación. Así desde aquí accede a los
siguientes formularios:
ƒ
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
12
- Alta de cuentas y entidades, acceso al formulario que permite fijar las
entidades y cuentas de trabajo más habituales.
- Ficheros de datos, acceso al formulario desde el que se fijan la
características de los ficheros contables que importará para ser
conciliados contra los apuntes bancarios.
- Creación de carpetas, esta función genera un árbol de carpetas, que
partiendo de la carpeta donde se encuentre la herramienta crea una
nueva carpeta para cada entidad de trabajo, así como una subcarpeta
para cada cuenta definida en la entidad. De esta forma cuando obtenga
los distintos extractos bancarios podrá archivar cada uno de ellos en la
carpeta y subcarpeta correspondiente a su entidad y cuenta. La
utilización de esta función es totalmente opcional, pudiendo prescindir
de ella sin que ello cause perjuicio alguno en el funcionamiento de la
herramienta.
- Pantallas de configuración, a través de este submenú puede acceder a
las fichas de configuración de la herramienta:
•
General, donde se encuentran archivados los datos de las
entidades de trabajo así como las cuentas predefinidas.
•
Importación ficheros de datos, donde se encuentran
archivadas las características de los ficheros contables que se
importarán para su conciliación.
f) Funciones: desde este menú accede a las principales funciones y
utilidades de la herramienta. Las funciones de la herramienta se
encuentran agrupadas en función de su ámbito de actuación por lo que
dispone de dos submenús:
•
Extractos bancarios, desde donde accede a las funciones
de importación – decodificación, organización de campos del
extracto, archivo de movimientos en un fichero externo e
integración en el Gestor de Cuentas Bancarias.
•
Datos a conciliar, desde donde accede a las funciones de
importación del fichero contable así como a la propia de
realizar conciliación.
g) Pantallas: desde ese menú puede acceder en cualquier momento a
cualquier pantalla de la herramienta. Al igual que en el caso de las
funciones los accesos a dichas pantallas se encuentran organizados en
dos submenús, según se trata de pantallas que contienen datos del
extracto bancario o del fichero contable.
•
Datos extracto, desde este submenú accede a las pantallas
de Movimientos Importados, simplemente decodificados del
fichero original. Campos seleccionados, le lleva hasta la
pantalla donde ya se encuentran los campos seleccionados tal
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
13
cual se archivarán o conciliarán. Códigos comunes, acceso al
listado de códigos comunes de la AEB – Asociación Española
de la Banca – utilizados en la decodificación del fichero.
Códigos propios, acceso al listado de códigos propios de la
entidad de trabajo utilizado en la decodificación de la
información del extracto.
•
Datos conciliación, desde este submenú accede a los datos
importados para su conciliación así como al listado de
registros conciliados.
Importante:
Recuerde que el menú personalizado se crea cada vez que se abre la
herramienta por lo que si no utiliza el botón Salir para cerrar la
herramienta es posible que cuando la vuelva a abrir Excel le muestre un
mensaje de error. Esto se produce porque la aplicación intenta crear un
menú que ya existe. Para solucionar dicho problema acceda al menú de
Excel Ver->Barras de Herramientas->Personalizar.
En la pestaña “Barras de herramientas”, busque “IC43”, actívela, si
no lo estuviera, y pulse el botón “Eliminar”.
Una vez hecho esto vuelva a abrir la herramienta de usuario.
Trabajar con la aplicación
Trabajar con la herramienta es algo muy sencillo, pues en tan sólo tres
pasos la herramienta le permite procesar un extracto bancario en
Norma 43, indicándole si dispone de información de una única cuenta o
de múltiples cuentas, de tal modo que con independencia del
procedimiento de generación utilizado por la entidad bancaria, un
fichero para cada cuenta o un único fichero por titular, fácilmente
puede elegir la cuenta sobre la que desea trabajar.
Por otra parte, el hecho de ser compatible con datos de múltiples
entidades bancarias, le podemos proporcionar más de 30 juegos
de códigos propios, hace que, en la gran mayoría de los casos, esta
herramienta le sea suficiente para procesar todos sus extractos
bancarios.
Por último y dado que es capaz de importar ficheros en formato Excel
como de texto, tanto de ancho fijo como delimitados, la herramienta le
permitirá recoger la información a conciliar de casi cualquier aplicación
con la que trabaje de tal modo que con gran rapidez podrá conciliar un
elevado porcentaje de apuntes contables con el consiguiente ahorro de
tiempo. De esta forma el personal de administración de la compañía tan
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
14
sólo deberá centrarse en aquellos apuntes que no han podido ser
conciliados automáticamente.
Así el funcionamiento de la aplicación queda representado gráficamente
del siguiente modo:
Importación y proceso de extractos bancarios
Para acceder a esta funcionalidad tan sólo ha de pulsar el enlace que se
encuentra en el menú Funciones->Extractos Bancarios->
Importación y Decodificación de tal modo que la herramienta le
mostrará el siguiente formulario:
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
15
En el desplegable se le mostrarán las denominaciones sociales de las
entidades de las que dispone del juego de Códigos Propios, por lo que
si va ha procesar un fichero correspondiente a una de dichas entidades
lo ideal es que active la casilla de verificación “Procesar el fichero
usando el juego de Códigos Propios”, lo que hace que la
herramienta verifique el juego de códigos que tiene cargado en la
actualidad y lo actualice si es necesario. Así una vez seleccionada la
entidad tan solo deberá pulsar el botón “Buscar y Procesar Fichero”
para que la aplicación le muestre el sistema de búsqueda de ficheros
habitual de Windows y así buscar y seleccionar el fichero en norma 43
que desea procesar.
Una vez seleccionado un fichero se inicia todo el proceso de
importación del mismo a la vez que la herramienta le informa del
contenido del fichero procesado en la pestaña “Selección de
cuentas” perteneciente al formulario de “Apertura y Búsqueda de
Ficheros”, como se muestra a continuación.
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
16
Lo habitual, a diferencia del ejemplo mostrado en la imagen, es que el
fichero contenga tan sólo los datos de una única cuenta, o lo que es lo
mismo un único registro de cabecera. Sin embargo la herramienta le
muestra los registros de cabecera y cuentas que ha encontrado en el
fichero para que así pueda procesar separadamente los datos de cada
una de las cuentas.
Así una vez seleccionada la cuenta de la que desea procesar los
movimientos tan sólo ha de pulsar el botón “Cuenta Seleccionada”
para que la herramienta comience el proceso, indicándole inicialmente,
en un breve mensaje, los datos de inicio del extracto para
posteriormente realizar el proceso de todos los campos del extracto:
Oficina de Origen, F. Operación, F. Valor, Concepto Común,
Concepto Propio, Debe-Haber, Importe, Nº Documento,
Referencia 1, Referencia 2, Datos Complementarios 1, Datos
Complementarios 2, Datos Complementarios 3, Datos
Complementarios 4, Datos Complementarios 5, Datos
Complementarios 6, Datos Complementarios 7, Datos
Complementarios 8, Datos Complementarios 9, Datos
Complementarios 10 .
A continuación y antes de preceder a archivar o llevar al Gestor de
Cuentas Bancarias los movimientos procesados habrá de generar un
extracto amigable o de trabajo compuesto por un total de 8 campos, de
los cuales 5 son fijos, Nº de documento, Fecha de Operación,
Fecha Valor, Debe-Haber e Importe, mientras que los otros tres
son configurables por el usuario pudiendo elegir cualquier de los
campos procesados del extracto original. Para realizar esta selección
tan sólo ha de pulsar en el enlace que se encuentra en el menú
Funciones->Extractos Bancarios->Selección de Campos que le
llevará hasta el siguiente formulario:
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
17
Así una vez que dispone de un extracto amigable tan sólo ha de decidir
que hacer con el, archivarlo acumulándolo en un fichero de Excel plano
o integrar sus datos en el Gestor de Cuentas Bancarias.
Archivo en un fichero de Excel
Esta función le permite ir acumulando todos los extractos procesados
en una hoja de cálculo estándar, si bien el proceso de acumulación le
reporta las siguientes ventajas añadidas:
a) En caso de que no se haya creado previamente el fichero de archivo,
definido en la pantalla de configuración, la herramienta lo creará
automáticamente generando una hoja nueva para la cuenta a la que
corresponden los datos exportados.
b) Si la herramienta detecta que dicho fichero ya está creado lo abrirá y
comprobará que no exista una hoja que tenga el mismo nombre de la
cuenta a la que pertenezcan los movimientos. Así en función de la
existencia o no de dicha hoja generará una nueva hoja en el fichero o
acumulará los nuevos movimientos en la hoja existente. De esta forma
los movimientos exportados quedan ordenados y archivados de forma
continua, en una misma hoja, lo que facilita la realización de
búsquedas, filtrados, cálculo de saldos, etc.
Importación de ficheros de datos contables
Una de las funciones más interesantes de la herramienta no es otra que
la importación de ficheros con los datos bancarios de la contabilidad
para su conciliación. Si bien la herramienta no alcanza un nivel de
conciliación del 100 % si que es cierto que podremos conciliar una gran
cantidad de movimientos automáticamente, lo que generará ahorros en
el tiempo necesario para la realización de la conciliación bancaria
completa. De hecho, este es uno de los procesos contables más
farragosos y tediosos que se llevan a cabo en la administración de la
empresa. Así cuando encuestamos sobre ello a los usuarios de
abanfin.com 220 de ellos nos respondieron a la pregunta: ¿ Cuánto
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
18
tiempo dedica a la conciliación contable en su empresa?
contestando:
- Un día al mes para el 20 %
- Un día cada dos semanas para el 10 %
- Un día a la semana para el 15 %
- Unas horas al día para el 33 %
- Nada, para el 22 % a los que la contabilidad se la lleva una
asesoría.
Para acceder a esta función tan sólo deberá pulsar el enlace que se
encuentra en el menú Funciones->Datos a Conciliar->Importar
datos a conciliar, mostrándose a continuación el siguiente formulario:
Como puede apreciarse en la imagen la herramienta está preparada
tanto para realizar una captura automática de los datos como para
recibir dichos datos de forma manual, caso en que no nos sea factible
importar el fichero de los datos.
a) Alta de datos manual
En este caso la aplicación prepara la pantalla de “Datos” con los
campos mínimos para la realización de la conciliación: Fecha,
Concepto, Documento, Debe/Haber e Importe.
b) Alta de datos automática
En este caso la aplicación le mostrará el formulario de búsqueda de
ficheros estándar de windows, reproducido a continuación, de tal modo
que una vez seleccionado el fichero procederá a su apertura y lectura
de datos, colocándolos posteriormente en la pantalla “Datos” de la
aplicación.
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
19
Importante:
a) En el proceso de importación de datos se seguirán las pautas
marcadas en la configuración de la importación de ficheros contables
comentada anteriormente.
b) Es muy importante que revise la colocación de los datos en la
pantalla de “Datos”, pues estos deberán quedar perfectamente
colocados para su conciliación. Así la disposición correcta es:
- Títulos de los campos: Fila 5 a partir de la columna B, esto es: celda
B5
- Datos en si mismos, en filas continuas, comenzando en la 6 y de
manera continua hasta el final sin dejar filas vacías.
Si durante el proceso de información la aplicación no ha sido capaz de
dejar los datos a conciliar de dicha forma, esto puede suceder en
función de la distribución de los datos en el fichero importado, deberá
realizar los ajustes necesarios hasta la distribución descrita de forma
manual, cortando y pegando en el lugar adecuando los datos
importados.
Una vez que dispone de los datos a conciliar en la pantalla de “Datos”
correctamente colocados ya puede iniciar el proceso de conciliación,
pulsando para ello el enlace Funciones->Datos a conciliar>Realizar conciliación mostrándose a continuación el siguiente
formulario:
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
20
Para realizar la conciliación tan sólo ha de indicar el orden y campos
que se han de comparar en el extracto bancario, así dispone:
- Prioridad, debe seleccionar que prioridad da a dicho criterio, así
puede elegir entre que sea el 1er criterio, el 2º criterio o el 3er criterio,
fijando así el orden en el que se realizará la conciliación.
- Extracto bancario, debe seleccionar aquí el campo del extracto
bancario a buscar en el extracto contable.
- Contabilidad, debe seleccionar aquí el campo donde la aplicación
buscará el dato del extracto bancario. En el desplegable se muestra la
fila 5 de la hoja de “Datos” lugar donde se encontrarán las cabeceras
de los distintos campos contables.
Una vez seleccionada la prioridad y combinación de campos adecuada
pulsaremos el botón “Añadir criterio” para que este se añada a la
tabla de “Criterios de conciliación”. Podemos utilizar hasta un total
de 3 criterios de conciliación en cascada.
Suponiendo que hubiéramos seleccionado un alta manual de los datos a
conciliar las cabeceras de los datos contables serían las que se
muestran en la siguiente tabla, recordar que las del extracto bancario
que son siempre las mismas.
Campos en el extracto
bancario
Oficina de Origen
F. Operación
F. Valor
Datos ficheros
contables
Fecha
Concepto
Documento
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
21
Concepto Común
Concepto Propio
Debe-Haber
Importe
Nº Documento
Referencia 1
Referencia 2
Datos Complementarios 1
Datos Complementarios 2
Datos Complementarios 3
Datos Complementarios 4
Datos Complementarios 5
Datos Complementarios 6
Datos Complementarios 7
Datos Complementarios 8
Datos Complementarios 9
Datos Complementarios 10
Debe/Haber
Importe
Así para realizar la conciliación de los datos podríamos seleccionar la
siguiente selección de criterios:
Orden
1er Criterio
2º Criterio
3er Criterio
Extracto bancario
Importe
F. Operación
Nº Documento
Contabilidad
Importe
Fecha
Documento
Con estos criterios la aplicación tomaría los datos del primer criterio y
tomando un registro del extracto buscaría el campo seleccionado en el
campo que le corresponde de la contabilidad, de tal modo que cuando
coincide comprueba que también coincida el segundo y el tercer
criterio, si estos se hubieran definido. En caso de que todos los criterios
coincidan el registro contable es llevado a la pantalla “BD
Conciliados” y eliminado de la pantalla “Datos”. Así cuando finaliza
el proceso nos encontraremos con que los registros que contenía el
fichero de datos ahora se encuentran repartidos entre las dos pantallas:
a) Pantalla “Datos”, aquí permanecerán los registros contables que la
aplicación no ha logrado conciliar.
b) Pantalla “BDConciliados”, aquí aparecerá un listado que contiene
los registros contables que ha conciliado automáticamente la aplicación.
C. Capitán Demá 3 2º C 03007 Alicante Teléfono: 965 106 380 Fax: 965 107 461 E-Mail: oficina@newpyme.com
22