INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA SGCA-CDR-FO-02-00 Documentación de Procedimientos CÓDIGO SBIB-POP-PD-01-11 NOMBRE Inventario de Acervo Bibliografico . I. OBJETIVO: Verificar y determinar la existencia del acervo Institucional. II. ALCANCE: Departamento de acceso al conocimiento, Activos Fijos y Almacén. III. EXTENSIÓN Y LÍMITES: Desde la solicitud de realización de inventario de acervo hasta la recepción de reporte de existencias de acervo y acta de bajas de acervo. IV. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Insumos o entradas: • Solicitud de realización de inventario de acervo bibliográfico. Nombre de la Actividad 1.Solicitud de realización de lectura de códigos. . 2 Elaboración de programa y plan de trabajo para la realización del inventario de acervo. Descripción de Actividades Responsable 1. Enviar SBIB-POP-FO-13-00 _solicitud de realización de inventario de acervo bibliográfico al Encargado de Análisis Bibliográfico... Administrador de Biblioteca 1. Establecer el alcance del inventario y las fechas en que se realizará, notificándole de esto al Encargado de Activos Fijos y Almacén _ SBIB-POP-FO-10-00. 2. Asignar horarios, personal, áreas y otros recursos requeridos para la realización del inventario. SBIB-POP-FO-11-00 en base al programa de trabajo establecido. Análisis Bibliográfico 3. Establecer las actividades y responsabilidades para la realización del inventario. 3. Ordena acervo en estantería. 4. Generación de reportes de acervo en encuadernación y de préstamo en Acomodar el acervo en estantería de acuerdo a su número de clasificación y cutter, de acuerdo a las instrucciones de trabajo establecidas en el inciso b del documento con código. SBIB-DOC-IT01-00. 1. Generar el reporte de acervo en encuadernación INVE-CRE-DO05-_ _ de acuerdo al inciso a de las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT-02-00 _. Elaborado y Actualizado por: Administradores de Biblioteca Inicio de vigencia: 25/08/2009 Revisado y Aprobado por: Jefe de Departamento Rafael Mexia Bolaños Inicio de Vigencia: 17/05/2010 Auxiliar de Biblioteca Administrador de Biblioteca Página: 1 de 9 INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA SGCA-CDR-FO-02-00 Documentación de Procedimientos CÓDIGO SBIB-POP-PD-01-11 custodia 5. Revisión de volúmenes en encuadernación NOMBRE Inventario de Acervo Bibliografico Generar el reporte de acervo de préstamo en custodia INVE-CREDO-06-_ _ de acuerdo al inciso b de las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT-02-00 1. Comparar el reporte de acervo en encuadernación INVE-CREDO-05-_ _ generado en el sistema, contra el control de acervo en encuadernación SBIB-POP-FO-14-00 para asegurar que se ha actualizado el estatus de los volúmenes de acuerdo al control de acervo en encuadernación. ¿Coinciden los volúmenes de acervo? a. Si: Seguir el procedimiento b. NO: Se procede al registro correspondiente Administrador de Biblioteca Observaciones: Criterios de aceptación para la inspección: Que los volúmenes contemplados en el control de acervo en encuadernación correspondan a los contenidos en el reporte de acervo en encuadernación. 6. Revisión de volúmenes de préstamo en custodia. 1. Comparar el reporte de acervo de préstamo en custodia generado en el sistema, contra los memorandums de volúmenes de préstamo en custodia para asegurar que se ha actualizado el estatus de los volúmenes de acuerdo a los memorandums. ¿Coinciden los volúmenes de acervo en custodia? a. Si: Seguir con la actividad 8 b. No: Se procede al registro correspondiente. 7. Registro de volúmenes en encuadernación y de préstamo en custodia. Observaciones: Criterio de aceptación para esta inspección: Que los volúmenes contemplados en los memos de acervo de préstamo en custodia correspondan a los contenidos en el reporte de acervo de préstamo en custodia. 1. Modificar el estatus de los volúmenes en el sistema de acuerdo con el control de acervo en encuadernación, y los memorandums de acervo de préstamo en custodia siguiendo el inciso d de las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT-02 -00_ _. Generar nuevamente por medio del sistema los reportes de acervo en encuadernación y reporte de acervo de préstamo en custodia, de acuerdo al inciso a y b respectivamente de las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT-0200 para su revisión y liberación por el Administrador de Biblioteca Elaborado y Actualizado por: Administradores de Biblioteca Inicio de vigencia: 25/08/2009 Revisado y Aprobado por: Jefe de Departamento Rafael Mexia Bolaños Inicio de Vigencia: 17/05/2010 Administrador de Biblioteca Administrador de Biblioteca Página: 2 de 9 INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA SGCA-CDR-FO-02-00 Documentación de Procedimientos CÓDIGO SBIB-POP-PD-01-11 8. Liberación del registro de acervo en encuadernación 9. Liberación del registro de acervo de préstamo en custodia. 10. Lectura de códigos de barra del acervo. 11. Procesamiento de información 12. Generación de listado previo de faltantes. 13. Búsqueda de acervo faltante NOMBRE Inventario de Acervo Bibliografico 1. Revisar el INVE-CRE-DO-05-_ _ Reporte de acervo en encuadernación y compararlo con SBIB-POP-FO-14-00_ el control del acervo en encuadernación. ¿Los reportes coinciden? a. Si: Se libera esta actividad firmando de conformidad el reporte de acervo en encuadernación y el control de acervo en encuadernación, además de registrar la fecha de liberación. b. No: No se realiza la liberación y se lleva a cabo nuevamente el Registro de volúmenes en encuadernación. 1. Revisar el reporte de acervo de préstamo en custodia INVECRE-DO-06-_ _ y compararlo con los memorandums de acervo de préstamo en custodia. ¿Coinciden los reportes? a. Si: Se libera esta actividad firmando de conformidad el reporte de acervo de préstamo en custodia, además de registrar la fecha de liberación. b. No: No se realiza la liberación y se lleva a cabo nuevamente el Registro de volúmenes en de préstamo en custodia. Observaciones: Criterio de aceptación para esta inspección: Que los volúmenes contemplados en los memos de acervo de préstamo en custodia correspondan a los contenidos en el reporte de acervo de préstamo en custodia. Evidencia de la inspección: Firma de autorización el Administrador de Biblioteca en el reporte de acervo de préstamo en custodia. 1. Realizar la lectura del código de barras por cada unidad de acervo mediante el lector óptico manual, siguiendo el inciso b de las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT-04-00 . 1. Descargar datos de la lectura del código de barras de la existencia física de acervo de acuerdo al punto I de las instrucciones de trabajo SBIB-DOC-IT-03-00 y genera el archivo correspondiente INVE-CRE-BD-01 . 2. Lleva a cabo por sistema el procesamiento de información de la lectura de códigos de barra de acuerdo al punto II de las instrucciones de trabajo SBIB-DOC-IT-03-00 1. Obtener el resultado de la comparación mediante un listado previo de faltantes INVE-CRE-DO-01-_ _ que servirá de base para la búsqueda de acervo faltante siguiendo las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOCIT-03-00 1. Realizar la búsqueda física del acervo faltante de acuerdo al inciso d de las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT-04-00 Elaborado y Actualizado por: Administradores de Biblioteca Inicio de vigencia: 25/08/2009 Revisado y Aprobado por: Jefe de Departamento Rafael Mexia Bolaños Inicio de Vigencia: 17/05/2010 Administrador de Biblioteca Administrador de Biblioteca Analista Bibliográfico Analista de Biblioteca de Sistemas de Información Analista de Biblioteca de Sistemas de Información Analista Bibliográfico Página: 3 de 9 INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA SGCA-CDR-FO-02-00 Documentación de Procedimientos CÓDIGO SBIB-POP-PD-01-11 14. Entrega de resultados de la búsqueda de acervo faltante 15. Recepción y seguimiento de los resultados de la búsqueda de acervo faltante. NOMBRE Inventario de Acervo Bibliografico 1. Entregar al Encargado de Análisis Bibliográfico el listado previo de faltantes con las observaciones generadas en la búsqueda, así como los volúmenes localizados en la misma. 1. Recibir el listado previo de faltantes y firmar de recibido, para posteriormente entregar una copia al Administrador de Biblioteca. ¿Es correcta la información del listado previo? a. Si: Regresar listado al Analista de biblioteca de sistemas de información b. No: Realiza la búsqueda final de los faltantes para posteriormente firmar de liberación una vez concluida esta y dar seguimiento a las observaciones anotadas por los Analista Bibliográfico. Analista Bibliográfico Encargado de Análisis Bibliográfico 2. Entregar al Analista de Biblioteca de Sistemas de Información el listado con sus observaciones y firma de liberación para su procesamiento. Observaciones: Criterio de aceptación para la inspección: Que los volúmenes anotados como encontrados en el listado previo de faltantes estén efectivamente en estantería. Evidencia de Inspección: Firma de autorización el Encargado de Análisis Bibliográfico en el listado previo de faltantes. 16. Recepción de los resultados de la búsqueda de acervo faltante. 1. Recibir y firmar de conformidad el listado con los resultados de la 17. Generación de listado definitivo de faltantes. 1. Obtener un listado definitivo de faltantes INVE-CRE-DO-02-_ _.siguiendo las instrucciones de trabajo establecidas en el documento con código SBIB-DOC-IT-03-00 , firmando de entrega al Encargado de Análisis Bibliográfico. Analista de Biblioteca de Sistemas de Información 18. Recepción y envío de listado definitivo de faltantes. 1. Recibir listado definitivo de faltantes firmando de conformidad, para posteriormente entregarlo al Administrador de Biblioteca Encargado de Análisis Bibliográfico 19. Recepción del listado definitivo de faltantes. 1. Recibir y firma el listado definitivo de faltantes. Para enviarlo al jefe de departamento Administrador de Biblioteca búsqueda para su procesamiento de acuerdo al punto II de las instrucciones de trabajo SBIB-DOC-IT-03- 00_ Elaborado y Actualizado por: Administradores de Biblioteca Inicio de vigencia: 25/08/2009 Revisado y Aprobado por: Jefe de Departamento Rafael Mexia Bolaños Inicio de Vigencia: 17/05/2010 Analista de Biblioteca de Sistemas de Información Página: 4 de 9 INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA SGCA-CDR-FO-02-00 Documentación de Procedimientos CÓDIGO SBIB-POP-PD-01-11 20. Obtención de reporte de existencias de acervo. NOMBRE Inventario de Acervo Bibliografico 1. Obtener por sistema y firmar el reporte de existencias de acervo INVE-CRE-DO-04-00. Encargado de Analista Bibliográfico Observaciones: Requisitos del producto Especificados por el cliente • Proporcionar los resultados definitivos en tiempo y forma, a más tardar dentro de los primeros días del mes de enero de cada año. • Informar sobre el total de títulos y volúmenes existentes en las bibliotecas de Unidad Obregón y Unidades Foráneas. • Informar sobre el costo de la compra de títulos y volúmenes en el año, indicando el fondo con que se adquirió. • Proporcionar la información dentro de los primero 15 días del mes de Enero de cada año. El resultado de cada inventario debe incluir: Reporte de existencia actual Reporte de faltantes (con desglose por libro faltante) Reporte de Descarte (cuando aplique). Legales y/o reglamentarios Ley Orgánica y reglamento general del ITSON TÍTULO SÉPTIMO: Del Patrimonio del Instituto artículo 31 apartado I. No establecidos pero necesario • Apego a las Políticas de Inventario de Biblioteca. SBIB-POP-PD01-10_ _. 21. Recepción de reporte de existencias de acervo. 1. Recibir y firmar de autorización el reporte de existencias de acervo, como parte de la realización del inventario. Jefe del Departamento de Acceso al Conocimiento 22. Elaboración y firma del acta de bajas 1. Elaborar un acta con base en el listado definitivo de faltantes que formalice el proceso de la baja del acervo faltante la cual será firmada por el Jefe del Departamento de Acceso al Conocimiento y el Encargado de Análisis Bibliográfico. SBIB-POP-DO-01-00 Encargado de Análisis Bibliográfico 23. Elaboración de informe ejecutivo. 1. Elaborar el informe ejecutivo SBIB-POP-FO-12 en base a los Coordinadora 24. Recepción de informe ejecutivo y acta de bajas de acervo. 1. Recibir el informe ejecutivo y el acta de bajas de acervo correspondiente al inventario realizado, y firma de conformidad. resultados obtenidos en la realización del inventario el cual es firmado por el Jefe del Departamento de Acceso al Conocimiento. Elaborado y Actualizado por: Administradores de Biblioteca Inicio de vigencia: 25/08/2009 Revisado y Aprobado por: Jefe de Departamento Rafael Mexia Bolaños Inicio de Vigencia: 17/05/2010 Jefe del Departamento de Acceso al Conocimiento Página: 5 de 9 INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA SGCA-CDR-FO-02-00 Documentación de Procedimientos CÓDIGO SBIB-POP-PD-01-11 NOMBRE Inventario de Acervo Bibliografico 25. Entrega el reporte de existencias de acervo y acta de bajas de acervo. 1. Entregar el reporte de existencias de acervo y el acta de bajas de Jefe del 26. Recepción de reporte de existencias de acervo y acta de bajas de acervo. 1. Recibir y firmar de conformidad el reporte de existencias de acervo y el acta de bajas de acervo. acervo al Encargado de Activos Fijos y Almacén. Departamento de Acceso al Conocimiento Encargado de Activos Fijos y Almacén Productos o salidas: • INVE-CRE-DO-04-00 Reporte de existências de acervo bibliográfico. • SBIB-POP-FO-12-00 Informe ejecutivo. • SBIB-POP-DO-01-00 Acta de bajas de acervo. V. ANEXOS: • DIAGRAMA DE FLUJO Elaborado y Actualizado por: Administradores de Biblioteca Inicio de vigencia: 25/08/2009 Revisado y Aprobado por: Jefe de Departamento Rafael Mexia Bolaños Inicio de Vigencia: 17/05/2010 Página: 6 de 9 INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA SGCA-CDR-FO-02-00 Documentación de Procedimientos CÓDIGO SBIB-POP-PD-01-11 Elaborado y Actualizado por: Administradores de Biblioteca Inicio de vigencia: 25/08/2009 NOMBRE Inventario de Acervo Bibliografico Revisado y Aprobado por: Jefe de Departamento Rafael Mexia Bolaños Inicio de Vigencia: 17/05/2010 Página: 7 de 9 INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA SGCA-CDR-FO-02-00 Documentación de Procedimientos CÓDIGO SBIB-POP-PD-01-11 • REQUISITOS DE LOS SERVICIOS OTORGADOS O LOS PRODUCTOS GENERADOS CON EL PROCEDIMIENTO Requisitos establecidos por los clientes Servicio y/o Producto Inventario de Acervo Bibliográfico • NOMBRE Inventario de Acervo Bibliografico Proporcionar los resultados definitivos en tiempo y forma, Informar sobre el total de títulos y volúmenes existentes en las bibliotecas de Unidad Obregón y Unidades Foráneas, Proporcionar la información dentro de los primero 15 días del mes de Enero , Informar sobre el costo de compra de títulos y volúmenes en el año, indicando el fondo con que se adquirió, El resultado de cada inventario debe incluir: - Reporte de existencia actual - Reporte de faltantes (con desglose por libro faltante) - Descarte (cuando aplique). Requisitos Legales y/o reglamentarios Reglamento General de la Ley Orgánica. Título 7: De las responsabilidades y sanciones. CAPÍTULO I. DE LAS RESPONSABILIDADES Del Patrimonio del Instituto artículo 31 apartado I De las responsabilidades y sanciones artículo 103. Son causas especialmente graves de responsabilidad, aplicables a todos los miembros del Instituto: III. La comisión de actos que dañen los bienes patrimoniales del Instituto, y los que interrumpan ilegalmente su vida académica; IV. El empleo de los bienes que constituyen el patrimonio del Instituto, en usos o fines distintos de aquellos a que estén destinados. POLÍTICAS El inventario del acervo bibliográfico se efectúa cada semestre en las bibliotecas de Unidad Obregón y Foráneas. • La búsqueda de acervo faltante se llevará a cabo en un máximo de un día después de la realización del levantamiento de la existencia física del acervo y será por única vez. • Durante el levantamiento de la existencia física del acervo se suspenderá el servicio de préstamo a domicilio y consulta en sala. • Elaborado y Actualizado por: Administradores de Biblioteca Inicio de vigencia: 25/08/2009 Revisado y Aprobado por: Jefe de Departamento Rafael Mexia Bolaños Inicio de Vigencia: 17/05/2010 Página: 8 de 9 INSTITUTO TECNOLÓGICO DE SONORA SGCA-CDR-FO-02-00 Documentación de Procedimientos CÓDIGO SBIB-POP-PD-01-11 • • NOMBRE Inventario de Acervo Bibliografico Durante la búsqueda de faltantes el alumno tendrá servicio de devolución, pago de adeudos y préstamo a domicilio con estantería cerrada. RECURSOS PARA LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Recurso Humano • • • • • • • • Encargado de Activos Fijos y Almacén Encargado de Análisis Bibliográfico Auxiliar de Biblioteca Auxiliar de Análisis Bibliográfico Administrador de Biblioteca. Coordinadora de Biblioteca. Analista de Biblioteca de Sistemas de Información Jefe del Departamento de Acceso al Conocimiento Infraestructura • • • • • lector óptico equipo de cómputo (PC) intranet sistema de información automatizado impresora Materiales • Papelería • • • • • • • • • • • • • • • • • REGISTROS INVE-CRE-DO-05-_ _ Reporte de Acervo en Encuadernación INVE-CRE-DO-06-_ _ Reporte de Préstamo en Custodia INVE-CRE-DO-01- _ _ Listado Prévio de Faltantes INVE-CRE-DO-02-_ _ Listado Definitivo de Faltantes INVE-CRE-DO-04-_ _ Reporte de Existências de Acervo SBIB-POP-DO-01-_ _ Acta de bajas de acervo bibliográfico SBIB-POP-FO-10-_ _ Programa de Trabajo para la realización del Inventario de Acervo SBIB-POP-FO-11-_ _ Plan de trabajo para la realización de inventario SBIB-POP-FO-12-_ _ Informe Ejecutivo SBIB-POP-FO-13- _ _ Solicitud de Realización de Inventario. SBIB-POP-FO-14-_ _ Control de Acervo en Encuadernación. SBIB-POP-FO-09-_ _ Informe de Revisión de Requerimientos de los Clientes. SBIB-DOC-IT-01 -_ _ IT para el Auxiliar de Biblioteca en el Procedimiento de Inventario SBIB-DOC-IT-02- _ _ IT para el análisis de encuadernación y custodia. SBIB-DOC-IT-03- _ _ IT para el Analista de SI de Biblioteca en el Procedimiento de Inventarios SBIB-DOC-IT-04- _ _ IT para el Analista Bibliográfico en el Procedimiento de Inventario Elaborado y Actualizado por: Administradores de Biblioteca Inicio de vigencia: 25/08/2009 Revisado y Aprobado por: Jefe de Departamento Rafael Mexia Bolaños Inicio de Vigencia: 17/05/2010 Página: 9 de 9