Mitos, obstáculos y realidades del software para Configurar, Establecer precios y Cotizar (CPQ) Consejo para los compradores Todos sabemos que es difícil seleccionar e implementar un software empresarial. Sin embargo, CPQ tiene una reputación igualmente mala o inclusive aún peor, debido a las malas experiencias El mercado CPQ: 1. Está plagado de implementaciones fallidas. 2. Los costos totales para implementar soluciones al final son mucho más altos que los proyectados. 3. La implementación es mucho más difícil de lo que se muestra en los demos del proveedor ¿Por qué? La principal y única razón de que una implementación falle es la arquitectura obsoleta del software. Consulte esta invaluable guía para los clientes de Salesforce.com que quieren adquirir el software para configurar, establecer precios y cotizar (Configure Price Quote, CPQ). En este documento encontrará los mitos del mercado comúnmente generalizados y cómo identificar los obstáculos antes de comprar su software CPQ. Cómo evitar arquitecturas obsoletas de software Muchos productos CPQ fueron diseñados para modelos de software antiguos. La demanda actual de funcionalidad mejorada requiere que la arquitectura original de los productos sea capaz de facilitar estas adiciones. Tal como la remodelación de una casa antigua, si descuida la infraestructura fundamental y elige no renovar los cimientos, las tuberías y solucionar problemas de termitas que el dueño de casa no puede ver, la remodelación final podría verse aparentemente atractiva con su nueva y brillante pintura, pero las estructuras y componentes cruciales debajo de esta superficie pulida traerán problemas para la casa y ocasionarán reparaciones costosas. Construir una casa enteramente nueva desde cero con una moderna arquitectura y abordar todas las necesidades actuales asegurará un entorno eficaz, flexible y confiable. Las arquitecturas antiguas requieren más que soluciones temporales de código personalizado debido a una funcionalidad insuficiente, a menudo consumiendo tiempo y recursos cuando se realizan implementaciones. Esto ocasiona acuerdos de tiempo con extensiones y costos adicionales. Las arquitecturas antiguas suelen requerir sustancialmente más infraestructura de TI para hacer funcionar el producto que se vuelve costoso. Las herramientas para administrar los productos son obsoletas y por lo tanto difíciles de usar, ocasionando demoras prolongadas. Estas limitaciones hacen que en última instancia la herramienta sea inútil para el usuario y se abandone la implementación. Resumen de los mitos Mito Realidad Las aplicaciones CPQ son fáciles de usar y simples de configurar. La mayoría de aplicaciones CPQ no están diseñadas para tratar con la complejidad requerida y la administración de las mismas es una pesadilla. Automatizar sólo el proceso de cotización es suficiente para alcanzar sus objetivos. Las cotizaciones usualmente terminan en un contrato. Las cotizaciones y los contratos están conectados y usted necesita ambas soluciones para alcanzar una implementación completa y exitosa. No existen costos adicionales diferentes de los que el proveedor me cotizó. Las aplicaciones CPQ pueden tener muchos costos “escondidos”. Descúbralos. Todas las aplicaciones CPQ de AppExchange funcionan de la misma manera con Salesforce. No lo hacen. Las aplicaciones originales de salesforce.com se comportan de una manera muy diferente y deben ser su opción preferida si le gusta usar la plataforma de Salesforce. Vale la pena pagar altos costos por el software CPQ. La mayoría de sistemas le pueden brindar lo que necesita. Siempre que el sistema pueda cubrir sus requerimientos y se haya diseñado bien, el costo será bajo. Las implementaciones y su materialización se llevan a cabo rápidamente. Como resultado de las arquitecturas defectuosas y la necesidad de un código personalizado, las implementaciones pueden ser largas y costosas. Mito Las aplicaciones CPQ son fáciles de usar y simples de configurar La mayoría de aplicaciones CPQ no se diseñaron para tratar con la complejidad de los requisitos de cotizaciones actuales. El resultado: administración difícil y funcionalidad poco intuitiva. A menudo las aplicaciones CPQ parecen fáciles de configurar y usar. Desafortunadamente esta no es la realidad. Las herramientas pueden parecer fáciles de usar, pero terminan tomando muchos más clics, introducen complejidades en la interfaz del usuario y están mal estructuradas. Configurar es aún peor. Las herramientas no se diseñaron apropiadamente y la mayoría de códigos personalizados a menudo deben escribirse, incluso solo para configurar una plantilla de documento. La realidad es que la mayoría de aplicaciones CPQ se diseñaron hace muchos años para casos muy diferentes. Y debido a que los proveedores se han dado cuenta de que sus herramientas tienen funcionalidades inadecuadas, la corrección se agrega sobre la marcha sin una arquitectura diseñada para favorecer la nueva funcionalidad. El resultado: la configuración de la aplicación es altamente compleja. Los clientes de Salesforce se han acostumbrado a esperar herramientas de administración accesibles para usuarios sin conocimiento técnico. La realidad es que las herramientas sencillas de arrastrar y soltar en la interfaz del usuario a menudo no están disponibles, y algunos proveedores requieren que los ingenieros escriban códigos con el fin de configurar la aplicación. De hecho, por cada proveedor, se requieren tres lenguajes distintos para configurar la aplicación. Esto significa que usted necesita tener ingenieros que deben aprender los lenguajes de programación específicos. El indicador principal de esta deficiencia es el precio y la duración de la implementación. Es simple: si los costos son altos y la implementación es larga, la herramienta es una solución de códigos personalizados que será difícil de mantener y que no ofrece flexibilidad para sus necesidades. Consejo Asegúrese de que las herramientas de configuración cuenten con la función de arrastrar y soltar. Haga que el proveedor cree una cotización o propuesta desde cero durante la demostración. Sin configuraciones previas y sin volver a usar plantillas antiguas. Esto expondrá el hecho de que incluso se necesita configurar un código personalizado para generar una plantilla. Entregue la plantilla de cotización al momento de la demostración y pídales que la modelen. Asegúrese de que su equipo de TI no deba aprender ningún nuevo lenguaje de programación. Pregunte sobre los lenguajes de software necesarios C++, Java, Java Script, Perl, Python, HTML, SOAP, y WSDL o lenguajes únicos utilizados específicamente para la herramienta que se deben aprender, por ejemplo, BML, BMQL. Pregunte sobre implementaciones fallidas. Hay muchas implementaciones fallidas. Haga una búsqueda en Google sobre el proveedor y escriba la palabra “demanda”. Hable con clientes que lo abandonaron. Si no comparten voluntariamente uno, haga una búsqueda en Google y escriba el nombre del proveedor y la palabra “demanda”. Mito Sólo automatizar el proceso de cotización es suficiente para alcanzar sus objetivos Casi todos los procesos de cotización finalizan en un contrato o necesitan consultar la información del contrato. Asegúrese de contar con la capacidad de contratación completa, de lo contrario, terminará con soluciones manuales temporales. Las cotizaciones, una vez aceptadas por su cliente, requieren de un contrato para completar el proceso. A menudo las cotizaciones por sí mismas necesitan acceder a la información del contrato, especialmente si se trata de un cliente de base instalada a quien le está vendiendo más productos o servicios. Sin un sistema de gestión de contratos, el usuario accederá de forma manual a los datos del documento y los objetivos de automatización del proyecto serán nulos. Muchos proveedores de CPQ ofrecen una pantalla con datos del contrato, pero estos no son sistemas verdaderos de gestión de contratos. Asegúrese de que haya un completo sistema de gestión de contratos disponible, así será una herramienta integral que no generará problemas. Consejo Asegúrese de que la herramienta CPQ también tenga la capacidad de gestión completa del ciclo de vida del contrato. Sin contratos usted no tendrá una visión completa de la base instalada. Así mismo para clientes nuevos, usted hará el proceso de cotización más eficaz, pero volverá ineficaz el proceso de contratación, frustrando el propósito del proyecto. Asegúrese de que el proveedor tenga al menos 30 implementaciones de gestión de contratos de manera que cuente con la suficiente experiencia. Mito No existen costos adicionales diferentes de los que el proveedor me cotizó Las aplicaciones CPQ pueden tener muchos costos “escondidos”. Asegúrese de comprenderlos todos. Pueden haber muchos costos "escondidos" en productos e implementaciones CPQ. Frecuentemente lo que usted ve en una demostración de producto no es lo que le están cotizando. Se puede hacer un alcance restringido de las implementaciones, y cuando lo repasa, comienzan a aparecer todos los "adicionales", aumentando enormemente los costos de implementación. Y finalmente puede haber muchas otras "opciones" de las que no está al tanto, que pasan a ser importantes y por las que se deberá pagar. Algunos de los "costos escondidos" se encuentran a continuación: Funcionalidad ¿La licencia cotizada refleja lo que usted vio en la demostración? Los proveedores tienen diferentes "ediciones". Una edición básica tendrá una funcionalidad diferente a una edición profesional o la edición para empresa. Asegúrese de saber lo que quiere. Si quiere movilidad, probablemente necesitará una edición corporativa o ilimitada. Sandboxes ¿Se incluyen el Sandbox? De no ser así, ¿cuánto cuesta? Un "adicional" muy común. Actualizaciones ¿Vio cómo se aplican las actualizaciones? Si una solución no es nativa de Salesforce, las actualizaciones afectarán su integración con la plataforma, sin importar lo que le digan. Pídales que se comprometan mediante un contrato a realizar las actualizaciones sin costo. Consistencia de los datos ¿Cómo mantengo mis aprobaciones de CPQ y Salesforce sincronizadas? Si están en sistemas separados, es necesaria una integración especial, otro costo adicional. Implementaciones Asegúrese de que el alcance es exactamente lo que necesita. Adjunte su documento de requerimientos al Alcance del Proyecto (SOW) para que no haya dudas. Muchos sistemas no son de multitenencia, lo cual significa que cada instancia de la aplicación se mantiene por separado, contra una aplicación de una sola instancia con múltiples tenedores (esto es lo que salesforce.com hace). Debido a que estos sistemas no son de multitenencia, se deben mantener diferentes infraestructuras de hardware (servidor de aplicación, servidor de base de datos, servidores web, etc.) para cada instancia del cliente. Cuando se aplica una actualización a una solución de una sola tenencia, el proceso de actualización lleva tiempo y es laborioso (tanto para el cliente como para el proveedor). Usualmente, una vez que se ha implementado una actualización a cada cliente, es hora de comenzar nuevamente. Mito Las aplicaciones CPQ en AppExchange de Salesforce trabajan de la misma manera que las aplicaciones nativas Algunas son aplicaciones integradas y algunas son aplicaciones nativas. Las aplicaciones CPQ para clientes de Salesforce.com trabajan en muchas formas diferentes. Fundamentalmente hay dos tipos generales de aplicaciones que trabajan con Salesforce. 1. 2. Aplicaciones integradas de AppExchange Aplicaciones NATIVAS de Salesforce.com Las aplicaciones integradas de AppExchange no son nativas y usan su propia infraestructura para correr sus aplicaciones. Los datos salen de Salesforce.com y van al centro de datos. Esto significa: ● ● ● ● ● ● ● ● ● Se debe desarrollar y mantener la integración. Las rutinas de movimiento pueden tener múltiples puntos de falla. No puede usar la interfaz de usuario de Salesforce.com para todo el proceso. No puede usar la interfaz de usuario de Salesforce.com para administración. No puede usar los perfiles de seguridad de Salesforce.com. No puede usar los procesos de aprobación de Salesforce.com. Cualquier personalización debe recibir mantenimiento ya sea por parte del proveedor y/o el cliente. Cuando Salesforce cambia (nuevas entregas), las personalizaciones pueden ser una pesadilla. Sincronizar sus aprobaciones en Salesforce y el sistema CPQ también es una pesadilla. La infraestructura de hosting puede no ser de la misma calidad que Salesforce, es decir, SAS 70 TypeII, etc. Por el contrario, una aplicación NATIVA de Salesforce.com significa: ● ● ● ● ● ● ● ● Tener disponible el más alto nivel de integración con Salesforce.com, ya que se encuentra dentro de su instancia, no dejando nunca el entorno. No hay movimiento de datos; sus datos permanecen dentro de Salesforce.com. Puede usar la interfaz de usuario de Salesforce.com para todo el proceso CPQ. Puede usar la interfaz de usuario de Salesforce.com para administración. Puede usar los perfiles de seguridad de Salesforce.com. Puede usar el proceso de aprobación de Salesforce.com. Cualquier personalización se configura, no codifica, y por tanto se mantiene como cualquier otra aplicación de Force.com. Las aprobaciones están sincronizadas porque usan el mismo motor de aprobación. Consejo Utilice una selección NATIVA de Salesforce si puede elegir. Estas soluciones son como hechas por Salesforce. Utilizan la misma instancia, base de datos, etc. Sin riesgos. Mito Vale la pena pagar un alto costo por el software CPQ No, la mayoría de productos tienen la funcionalidad que usted necesita. Sorprendentemente, hay una amplia incoherencia entre el precio de las soluciones y la funcionalidad que es casi por completo, la misma. Las arquitecturas cambian ampliamente pero la funcionalidad van a la par. El precio se basa en dos variables: la estructura de costos de los proveedores y la competencia. Así que, ¿por qué hay tanta incoherencia entre los precios de las soluciones? Debido a las arquitecturas de las aplicaciones y las estructuras de costo de entrega. Las mayores variables son la infraestructura necesaria para hacer correr las aplicaciones y la implementación (tiempo de las personas) para configurar o codificar el sistema. Las soluciones que son de multitenencia tienen un menor costo porque el hardware y software requeridos para soportar cada instancia (producción/prueba/desarrollo) son usados por "múltiples tenedores", tal como Salesforce.com. Esto resulta en un costo total de tecnología mucho menor y por tanto un menor precio para el cliente. Las soluciones con altos precios tienen una infraestructura costosa de una sola instancia. Las soluciones que no tienen herramientas simples de navegación como Salesforce, son mucho más costosas de implementar y mantener. Las soluciones de codificación rígida toman tiempo y tienden a generar errores, lo cual causa más trabajo. Muchas soluciones necesitan que el código esté escrito para implementarlo. Las soluciones que no son NATIVAS de Salesforce.com requieren integración con la plataforma. El proveedor y/o cliente tiene que mantener la integración, lo cual aumenta el costo. Consejo Las soluciones NATIVAS de Salesforce.com son más económicas. Dado que ya está pagando a Salesforce.com por infraestructura de hosting, no pague a alguien más por otra infraestructura informática si no tiene que hacerlo. Pregunte si es necesario un código personalizado para algo. Específicamente para crear plantillas de cero, para establecer flujos de trabajo o para establecer cualquier cosa. Asegúrese de que cualquier integración previamente hecha funcione para usted. Es posible que cualquier integración con Salesforce.com u otro sistema no funcione para su escenario específico. El proveedor podría decirle que funcionará para usted, pero usted no lo sabrá hasta que haya comenzado la implementación. La mejor recomendación es probar la integración para asegurarse de que funciona para su caso. Tenga cuidado con una cotización de implementación barata: puede tener muchos ajustes sobre la marcha. Algunos proveedores brindan cotizaciones de implementación mucho menores a lo que en realidad es necesario. Usted debe comparar múltiples soluciones de acuerdo al trabajo a realizar. Obtenga una cotización fija de ser posible. Asegúrese de ser autosuficiente después de la implementación. Sin herramientas administrativas de uso simple, usted dependerá del proveedor para cambios futuros. Esto aumenta los costos significativamente en el tiempo. Evite este escenario investigando concienzudamente las herramientas de administración y pregunte si el soporte está incluido con la aplicación. Mito Las implementaciones y su materialización se llevan a cabo rápidamente. La mayoría de implementaciones toman de meses a años y sobrepasan significativamente los presupuestos originales Desafortunadamente, el espacio CPQ es por mucho una víctima del paradigma del "Gran Sistema". Muchos proveedores de CPQ prometen implementaciones rápidas y de materialización veloz. Desafortunadamente, esto está muy lejos de la realidad. Nuevamente, las arquitecturas débiles dan como resultado una configuración del sistema compleja y las deficiencias en los productos dan como resultado un código personalizado, y por tanto las implementaciones son costosas y toman largo tiempo. Una administración de aplicación compleja que requiere codificación en lugar de clics aumenta los ciclos de implementación. Los sistemas también requieren integración con sistemas comunes como Single Signon, ERP, Administración de documentos o sistemas legados. Las aplicaciones NATIVAS de Salesforce.com pueden no requerir estas integraciones porque usualmente ya existen para el CRM. Consejo Revise fuentes de referencia independientes. Hay muchas fuentes independientes para referencias "ocultas" como AppExchange, blogs y los grupos de usuarios de Salesforce.com que le permitirán encontrar más referencias confiables. Pida una sesión práctica en un entorno sin personalizaciones. Esto expondrá varios puntos administrativos que se pueden "cubrir" durante los demos de administración, como la codificación de plantillas, aprobaciones, etc. Pida ver cómo se realizan las integraciones. La mayoría de proveedores de CPQ no cuentan con integradores para sistemas principales como Salesforce.com. Las integraciones son usualmente "únicas" porque el proveedor muy probablemente cobre por un código que ha sido desarrollado y usado para otros clientes. Pida una cotización fija. Si un proveedor no está preparado para ofrecer una cotización fija, entonces no están respaldando sus cifras de implementación. El diablo está en los detalles. Asegúrese de comparar los entregables de cada servicio de su proveedor. Resalte las diferencias y pregunte por qué le cobran más por cada servicio. Mito La cotización offline es muy importante Vivimos en un mundo conectado y la complejidad y gasto en aumento de la cotización offline muchas veces no vale la pena. Algunos proveedores tratarán de hacer de esta una "funcionalidad genial", incluso cuando la funcionalidad no es práctica por muchas razones: ● ● ● Vivimos en una sociedad conectada. ¿Cómo se asegura un usuario que está usando los precios más recientes? Mantener una estrategia de tener una solución de escritorio es costoso y complejo. Esta funcionalidad no es relevante principalmente porque vivimos en una sociedad conectada. Los usuarios pueden incluso conectarse a Internet en los aviones. La realidad es que muy pocas compañías no usan la movilidad hoy en día. Habilitar esta funcionalidad aumenta los costos sustancialmente al tener que mantener un catálogo de productos y precios en el dispositivo de cotización. ¿Usted emplea una estrategia para esto? ¿Cómo mantiene los datos sincronizados? Esto haría volar la mayoría de estrategias de computación en la nube. Consejo Compare los pros y contras de soluciones sin conexión y asegúrese si es o no requerida. Encueste a sus usuarios. Sopese las compensaciones y beneficios. ¿Vale la pena el costo? ¿Es práctico? Siempre que pueda editar el documento de cotización sin conexión, debería estar bien. Mantener un catálogo de productos completo en cada computador no tiene sentido. Pida tres referencias que usen esta tecnología. Dado que esta tecnología no es práctica, usted encontrará que muchas compañías no la usan. Para esas compañías que usan la funcionalidad, pregúnteles sobre los problemas y costos de mantenimiento. Sobre Apttus Apttus, la compañía Quote-to-Cash que define la categoría, impulsa el proceso comercial vital entre el interés del comprador en una compra y la materialización de los ingresos. Apttus se distribuye y está disponible en la plataforma Salesforce1, la infraestructura de distribución en la nube más confiable e integral. Las aplicaciones incluyen configurar, establecer precios y cotizar (CPQ), renovaciones, gestión de contratos y gestión de ingresos. Además, la tecnología X-Author, permite a Microsoft Office ser una interfaz de usuario con interacción completa y control entre Salesforce y Microsoft Office. Apttus tiene oficinas centrales en San Mateo, California, con oficinas adicionales en Londres, Reino Unido, Bozeman, Montana y Ahmedabad, India. Para obtener más información visite: apttus.com CONECTE A SUS CLIENTES CON AVANXO EL ALIADO DE APPTUS EN LATINOAMÉRICA Contáctenos para que lo apoyemos a crear un proceso de quote-to-cash que mejore los ingresos de su compañia. Para lograr lo mejor seleccione al mejor. www.avanxo.com www.avanxo.com @Avanxo Avanxo Avanxo Facebook.com/Avanxo La información publicada en este libro electrónico fue obtenida de los contenidos de Apttus disponibles en línea y fue contruida por Avanxo para ser proporcionada estrictamente para la comodidad de nuestros clientes y es sólo para fines de información general. La publicación no constituye una aprobación. 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