RESUMEN DE METODOS PARA DETERMINAR NECESIDADES DE CAPACITACION Pedro Flores Sepúlveda, Ingeniero Civil (Q) Diplomado en Gestión de Recursos Humanos Auditor Líder de Sistemas de Aseguramiento de Calidad, Especialista de Capacitación y Desarrollo de Personas. Definimos los requerimientos de Capacitación como un conjunto de conocimientos, destrezas y comportamientos que aseguran que el trabajo será bien hecho por quienes demuestren que los poseen. Estos niveles de exigencia definen la competencia profesional que habrá de ser acreditada por el ejecutante de la tarea. No es el objetivo de este texto adentrarse en las formas como se definen requisitos de competencia profesional, pero podemos mencionar a modo de ejemplo las técnicas de Análisis de Proceso, el Dacum; http://www.ici.ubiobio.cl/revista/5- 14.pdf Entonces, si se han definido los requisitos de desempeño exitoso de la tarea, debemos considerar que definir necesidades de capacitación es esencialmente "un proceso evaluativo por medio del cual se determina el grado de dominio de las competencias, conocimientos, destrezas y comportamientos que poseen los individuos o los grupos sobre los que se aplica y se proponen formas concretas para suplir los vacíos que la evaluación pudiera detectar" La sola mención de algunos de los procedimientos que detallaremos a continuación, trae de inmediato la idea de que se trata precisamente de buscar formas de exteriorizar las falencias o vacíos en las competencias consideradas como requisitos de buen desempeño incorporando de modo activo a los involucrados (supervisores y supervisados. 3. Círculos de calidad. Si bien los Círculos de Calidad se dedican esencialmente al abordaje de problemas operacionales, exis ten dos características que deben considerarse diferenciadores en relación con el método del punto 1 : El proceso es eminentemente grupal y los problemas se limitan al ámbito de su área específica de trabajo. La forma concreta de operar también puede distinguirse por el uso de los criterios de priorización (Diagrama de Pareto), la separación de variables del proceso (Diagrama de Ishikawa) y otras herramientas estadísticas. 4. Consultorías o Auditorías externas Una consultoría o auditoría externa que se aplique a cualquier área o función de la empresa para detectar sus puntos débiles, o para determinar las carencias diagnosticables en relación con determinado modelo de gestión, podría también identificar los ajustes conductuales que serán requeridos en el personal En los tiempos que corren, la consultoría de diagnóstico organizacional para determinar los niveles de satisfacción, participación y compromiso laboral son un buen ejemplo de este método. También lo es la aplicación de una auditoría externa para determinar los niveles de aplicación de los requerimientos de las normas ISO 9000. 5. Cuestionarios Tal como aquí se definen, los cuestionarios son formatos diseñados para reunir información procesable estadísticamente a fin de obtener conclusiones sobre determinadas materias. La característica esencial del cuestionario es que se despacha a grupos de individuos - a un mismo o distinto nivel- para que se responda en forma preferentemente anónima. En empresas que aplican planes sistemáticos de capacitación esta metodología puede ser considerada de primera importancia ya que permitiría detectar apreciaciones de lo que ha estado ocurriendo con los programas de capacitación anteriormente desarrollados, carencias de contenidos en los mismos, nuevos contenidos deseables y otros diversos aspectos de la función capacitación. 6. Elección forzada El método de elección forzada consiste en obligar a una priorización de un listado de ítems, lo que puede hacerse de modo absolutamente práctica o con la ayuda de herramientas estadísticas. Una forma práctica de priorización podría ser la utilización de tarjetas que contienen temas de capacitación que los propios interesados podrán ordenar según sus propios criterio de urgencia. Los ordenamientos individuales pueden ser presentados en el grupo para elaborar algún tipo de consenso en la priorización. También se pueden elaborar matrices de priorización, las que podrían obligar a una comparación por parejas de ciertos ítem vinculados a necesidades de capacitación y luego detectar desviaciones en el tipo de respuestas que se dan en un grupo, utilizando estadísticos apropiados. 7. Encuestas de Diagnóstico Organizacional La aplicación de encuestas pueden constituir un método por sí mismo aunque normalmente pueden ser un paso de un estudio o consultoría que tenga un propósito más amplio. La percepción que tienen los trabajadores acerca de los estilos de liderazgo ( Evaluación en 360º) o las políticas de la compañía, la apreciación de beneficios y otros aspectos similares son algunos ejemplos de precisión realizable por medio de encuestas y sus resultados pueden dar una visión de las necesidades de capacitación en determinadas unidades o niveles de trabajadores. 8. Entrevistas Las entrevistas pueden ser a nivel individual o grupal y deben considerarse un método por sí mismo pero también un complemento de los otros métodos de detección de necesidades de capacitación. 9. Estudios Con frecuencia se realizan determinados estudios o informes técnicos en los que se evalúa el impacto de un determinado cambio futuro en la organización (técnico, funcional, etc) o se analizan en profundidad los desempeños de procesos o personas con el fin de mejorarlos. Tales estudios pueden traer aparejados los necesarios cambios conductuales que deben ser cubiertos en el personal involucrado.