Procedimiento: Diseño, Seguimiento y Análisis de Indicadores Fecha actualización: Junio 20 de 2013 PROCESO RELACIONADO: Medición y Análisis LÍDER ESTRATÉGICO: Jefe Oficina Asesora de Planeación LIDER OPERATIVO: Jefe Oficina de Control Interno OBJETIVO: Proporcionar una herramienta para el diseño, la evaluación, análisis y el seguimiento a los Indicadores de Gestión a través de la información reportada por los procesos, permitiendo tomar decisiones oportunas en pro del mejoramiento continúo del Sistema de Gestión de la Calidad en el DAFP. ALCANCE: Este procedimiento inicia con la identificación de los aspectos a Evaluar y finaliza con la verificacion de la eficacia de las propuestas de mejora. La importancia de la correcta elaboración de los Indicadores de Gestión, permite evidenciar el nivel de cumplimiento de la entidad, siempre que su estructura sea la más adecuada para optimizar los procesos y la toma de decisiones . La entidad ha considerado la medición como practica de una verdadera gestión por procesos y ha asumido esquemas y criterios adoptados por el Gobierno Nacional en materia de indicadores para las entidades gubernamentales y construye para su aplicación la Guía para el Diseño, manejo, interpretación y seguimiento de indicadores de Gestión, que se adopta a partir del año 2010 en el DAFP. Al mismo tiempo, se han utilizado los referentes de la Dirección de Evaluación de Políticas del Departamento Nacional de Planeación -DNP para las políticas públicas y para las metas del Plan Nacional de Desarrollo. GENERALIDADES: De acuerdo a la NTCGP 1000: 2009, la entidad debe aplicar los métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del sistema de Gestión de la Calidad, y cuando sea posible, su medición. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia), asi como el manejo de los recursos disponibles (eficiencia). El seguimiento y la medición del impacto (efectividad) de la gestión, tanto en el logro de los resultados como el manejo de los recursos utilizados, pueden realizarse por proceso, por conjunto de procesos, o en forma global para el sistema. El trabajo de seguimiento a los Indicadores de Gestión, consistirá en una serie de evaluaciones y análisis independientes y objetivos a través de la información registrada, con el fin de implementar acciones correctivas y detectar opotunidades de mejora. TERMINOLOGÍA Y ABREVIATURAS: F. Versión 5 Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactuan para generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Gestión: Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad. Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. SIPLAN: Sistema de Información de la Planeación Institucional - plan de Calidad. SISMEG: Sistema de seguimiento a las metas de gobierno. SGC: Sistema de Gestión de calidad. PND: Plan Nacional de Desarrollo. Lider Estratégico: es quien garantiza el seguimiento y control de los procesos misionales. Lider Operativo: es quien asegura la planificación, ejecución y resultados de los mismos. Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, puesto que la versión vigente reposa en el aplicativo de Calidad DAFP Página 1 Procedimiento: Diseño, Seguimiento y Análisis de Indicadores Fecha actualización: Junio 20 de 2013 N° ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIÓN INICIO 1 Identificar los aspectos a Evaluar Líder del Proceso Documento de Trabajo Actas de reunión . Comunicados internos La identificación debe responder a la pregunta ¿Qué se quiere medir? (el objeto de medición). Teniendo en cuenta las politicas de operación establecidas en la entidad y los lineamientos del PND, Plan Estrategico Sectorial y Planes estrategicos institucionales, Plan de desarrollo Administrativo, Planes operativos anuales, planes de acción y Plan de calidad, dirigidos al cumplimiento de los objetivos institucionales, se inicia la identificación con la definición y consolidación de los aspectos y las variables susceptibles de ser medidas. Estos resultados deben ser comunicados a los equipos de trabajo de cada proceso. 2 Convocar a los representantes de los procesos Líder del Proceso Comunicado - Correo Para la construcción de los indicadores, se debe convocar a un grupo de representantes de cada uno de los procesos, para realizar el ejercicio de manera transversal y articulado entre los procesos estratégicos, misionales, de evaluación y de apoyo. Líder del Proceso y grupo de trabajo Documentos de trabajo Actas - Formato F006 PR MA La metodología a seguir para construir los indicadores, será la estipulada por el Departamento en la Cartilla N. 8 "Diseño, manejo interpretación y seguimiento de Indicadores de Gestión" versión 2009, cuyo inicio es el establecimiento del objetivo y el resultado será la Ficha de identificación del Indicador -F-006 PR MA- señalada en SGC del DAFP. Jefe Oficina Asesora de Planeación Comunicado interno Formato F006 PR MA revisado La autoridad para la aprobación de los instrumentos de medición es la Dirección y la revisión, es de la Oficina Asesora de Planeación. Profesionales Oficina Asesora de Planeación Comunicado interno Formato F006 PR MA revisado Formato Control de Cambios F 003 PR GD De acuerdo al procedimiento PD 001 PR GD establecido en la entidad, se debe diligenciar control de cambios para las modificaciones de la información publicada en el SGC y enviada a la Oficina Asesora de Planeación con el documento anexo. Profesionales designados Comunicado interno Registro en SIPLAN Registro en SISMEG Registro en SIIF Teniendo en cuenta los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad en el Departamento, se incluye la nueva ficha en el Sistema documental por parte del servidor designado en la Oficina Asesora de Planeación. Si el indicador hace parte de los procesos, el servidor de cada proceso incluira la información en el aplicativo SIPLAN; al igual, si el indicador hace parte de la gestión institucional en el SISMEG. Se determinará la pertinencia del indicador frente al seguimiento de los proyectos y metas y de ser necesario, se registra en el SIPLAN. Profesionales Oficina Asesora de Planeación Comunicado Cartelera Calidad-DAFP Se publicarán y difundirán los diferentes indicadores a través del Sistema Calidad DAFP Líder de proceso Actas de reunión Listado de asistencia El lider de proceso socializará al interior de su grupo de trabajo el indicador, definiendo la información, responsabilidad, periodicidad y evaluación a tener en cuenta para su diligenciamiento. 3 Estructurar el indicador de acuerdo a la metodología establecida por el DAFP NO 4 ¿Son adecuados los indicadores SI 5 Documentar la información aprobada Registrar los indicadores en los instrumentos definidos 6 7 Publicar y difundir las fichas de los indicadores 8 Socializar los indicadores A F. Versión 5 Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012 Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, puesto que la versión vigente reposa en el aplicativo de Calidad DAFP Página 2 Procedimiento: Diseño, Seguimiento y Análisis de Indicadores Fecha actualización: Junio 20 de 2013 N° ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIÓN A 9 10 Aplicar la medición a través del instrumento Líder de Proceso Profesional designado ¿Es indicador de proceso? NO Formato F006 PR MA Diligenciado Líder de Proceso Profesional designado SI 11 12 13 Solicitar información necesaria para evaluar los indicadores Consolidar la evaluación del indicador Enviar el indicador diligenciado a la Oficina Asesora de Planeación Registrar los avances del indicador definido en las herramientas dispuestas para tal fin (SIPLAN; SIIF; SISMEG; Hoja del indicador) donde se encuentre , por parte del profesional designado en cada proceso los primeros cinco (5) días del mes siguiente al periodo establecido para su medicion , en los aspectos cualitativos y/o cuantitativos pertinentes. Líder del Proceso y/o Comunicado (correo Profesional de la evaluación electrónico) Cada uno de los responsables para el diligenciamiento de los indicadores deben solicitar a los demas procesos, la información necesaria para evaluarlos. Líder del Proceso y/o responsable de la evaluación F006 PR MA Documento de trabajo SIPLAN De acuerdo con la información recolectada, el responsable procedera a evaluarlo a traves del Formato 006 PR MA. La anterior información debe ser actualizada a traves del servidor Yaksa\indicadores_sgc_dafp. Líder del Proceso y/o responsable de la evaluación Comunicado interno Formato F006 PR MA revisado Una vez se tenga la ficha del indicador diligenciada en el servidor \\Yaksa\indicadores_sgc_dafp, se debe comunicar a la Oficina Asesora de Planeación para su posterior revisión y aprobación. Lider del proceso de medición y analisis F006 PR MA El lider del proceso de medicion y analisis junto con su grupo de trabajo, debe determinar la coherencia de la información en la ficha del indicador. Lider del proceso Actas de reunión Reporte de mejoramiento Al interior de cada proceso se debe analizar la información arrojada en cada medición y tomar acciones correctivas y/o preventivas, para garantizar el cumplimiento de la meta de cada indicador. NO 14 ¿Es coherente la evaluación del indicador? SI 15 Analizar los resultados de la información 16 Publicar ficha del indicador diligenciada en el sistema Lider del proceso de medición y analisis F006 PR MA Calidad DAFP Una vez se determine la concordancia de la información, se procede a publicar la ficha del indicador diligenciada en el Sistema Calidad DAFP. 17 Analizar los resultados del informe presentado por OAP Comité Directivo Documento informe Acta Analizada en comité directivo la información presentada por la Oficina Asesora de planeación, se escuchará a cada responsable sobre las acciones tomadas y se dará lugar al establecimiento de acciones para el cumplimiento de las metas institucionales. 18 Socializar los resultados al grupo de trabajo Lider de proceso y grupo de trabajo El lider de proceso socializará los resultados a su grupo de trabajo, comentando los resultados presentados por la Oficina Asesora de Planeación y las decisiones tomadas. Lider de proceso y grupo de F 007 PR MA trabajo De acuerdo a los lineamientos establecidos por el sistema de Gestión de la Calidad en el Departamento, cada uno de los procesos establecerá de acuerdo a sus necesidades reportes de mejoramiento. Oficina de control interno La OCI de acuerdo a su rol, hará el seguimiento a través de auditorias internas al avance de los reportes de mejoramiento y la medición de la eficacia a través del grupo de auditores. 19 Generar propuesta de mejoramiento institucional 20 Realizar seguimiento a los reportes de mejoramiento FIN F. Versión 5 Fecha (dd/mm/aaaa): 02/10/2012 Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, puesto que la versión vigente reposa en el aplicativo de Calidad DAFP Página 3