PLAN DE COMUNICACION e- INCORORATE 2 ÍNDICE CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 3 2. 1.1 OBJETIVOS DEL PLAN DE COMUNICACIÓN .............................................. 3 1.2 ¿A QUIEN SE DIRIGE? .................................................................................. 3 1.3 DEFINICIÓN DE PUBLICIDAD ....................................................................... 3 1.4 ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN ................. 3 CAPÍTULO 2 CÓMO UTILIZAR EL EMBLEMA DE LA UE .................................................................................. 7 2.1 ESTRUCTURA DEL EMBLEMA DE LA UE. ................................................... 7 2.2 USOS INCORRECTOS DEL EMBLEMA. ....................................................... 7 2.3 COLORES REGLAMENTARIOS. ................................................................... 7 2.4 REPRODUCCIÓN A UN COLOR. .................................................................. 7 2.5 REPRODUCCIÓN CON UN COLOR DE FONDO. ......................................... 7 2.6 UTILIZACIÓN DEL EMBLEMA DE LA UE CON EL DEL PROYECTO EINCORPORATE. ....................................................................................................... 7 2.7 CONCLUSIONES GENERALES A TENER EN CUENTA. .............................. 7 3. CAPÍTULO 3 DISPOSICIONES SOBRE PUBLICIDAD SEGÚN EL REGLAMENTO (CE) Nº1828/2006 DE LA COMISIÓN. .................................................................................................................................................................. 13 3.1 CONTENIDO Y ESTRATEGIA DE LAS ACTIVIDADES DE INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD........................................................................................................... 14 4. 3.2 EJECUCIÓN DE LAS MEDIDAS. ................................................................. 15 3.3 APLICACIONES DE LAS MEDIDAS DE INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD. .. 16 3.4 RECOMENDACIONES ................................................................................. 24 3.5 DISPOSICIONES GENERALES ................................................................... 24 CAPÍTULO 4 DISPOSICIONES PARA LA APLICACIÓN CONCRETA AL PROYECTO E-INCORPORATE. .... 25 4.1 OBLIGATORIEDAD DE LOS LOGOTIPOS. ................................................. 25 CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN 1.1 OBJETIVOS DEL PLAN DE COMUNICACIÓN. 1.2 ¿A QUIEN SE DIRIGE? 1.3 DEFINICIÓN DE PUBLICIDAD 1.4 ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL PLAN. 1. INTRODUCCION El éxito y el impacto de proyectos de cooperación transnacional dependen en gran medida de las actividades de comunicación y difusión que del mismo se realicen entre sus beneficiarios. La información y publicidad de los proyectos cofinanciados por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) es un requisito imprescindible tal y como se establece en el Reglamento (CE) 1828/2006 por el que se fijan las normas de desarrollo del FEDER, FSE y Fondo de Cohesión para el nuevo periodo de programación 2007-2013. Cualquiera de las actuaciones en materia de información y publicidad que se acometan por las Entidades Beneficiarias, deberán indicar claramente la participación de la Unión Europea (a través del Fondo Europeo de Desarrollo Regional) en la cofinanciación de los mismos. Por este motivo, así como por el interés de llevar a cabo un diseño de una imagen general unificada del proyecto la Federación de Municipios de Madrid , ha desarrollado el presente plan de comunicación, en consonancia con la normativa aplicable, para dotar de orientaciones y pautas prácticas a las entidades participantes en la ejecución de las intervenciones cofinanciadas por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional en el marco del Proyecto EIncorporate con el fin de contribuir a una mejor interpretación y puesta en práctica de los principios de información y publicidad que permitan la correcta justificación de la elegibilidad de esos gastos. 1.1 OBJETIVOS Los objetivos del Plan de Comunicación del proyecto e- INCORPORATE 2, son los siguientes: Optimizar el flujo de información entre los socios del proyecto facilitando así una comunicación eficiente entre los mismos. Dar a conocer el proyecto, así como sus actividades a los actores involucrados y beneficiarios en los territorios. Informar de los principales resultados y actividades desarrolladas a los diferentes organismos e instituciones involucradas 1.2 ¿A QUIEN SE DIRIGE? Este Plan ha sido desarrollado por FMM como socio líder del proyecto y está dirigido a todo el personal técnico que gestione el proyecto, con el fin de que tengan un formato de consulta útil y cómoda para todas las cuestiones que puedan surgirles durante la gestión económico-administrativa del proyecto. 1.3 ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN. El Plan de comunicación del proyecto e-INCORPORATE 2. CAPÍTULO CÓMO UTILIZAR EL EMBLEMA DE LA UE 2.1 ESTRUCTURA DEL EMBLEMA DE LA UE. 2.2 USOS INCORRECTOS DEL EMBLEMA. 2.3 COLORES REGLAMENTARIOS. 2.4 REPRODUCCIÓN A UN COLOR. 2.5 REPRODUCCIÓN CON UN COLOR DE FONDO. 2.6 UTILIZACIÓN DEL EMBLEMA DE LA UE CON EL DEL PROYECTO E-INCORPORATE. 2.7 CONCLUSIONES GENERALES A TENER EN CUENTA. 2.1 ESTRUCTURA DEL EMBLEMA DE LA UE. El emblema tiene 12 estrellas, y permanecerá invariable ya que no existe ninguna correlación entre el número de países de la Unión Europea y el número de estrellas. Los colores azul y amarillo deben utilizarse siempre que sea posible. DESCRIPCIÓN GEOMÉTRICA. El emblema consiste en una bandera rectangular de color azul, cuya longitud equivale a tres medios de su anchura. Todas las estrellas están en posición vertical, es decir, con una punta hacia arriba y dos puntas en línea recta de manera que formen un ángulo recto con el asta de la bandera. Tal y como define la Unión Europea “Doce estrellas doradas equidistantes forman un círculo imaginario cuyo centro se sitúa en el punto de intersección de las diagonales del rectángulo. El radio del círculo equivale a un tercio de la anchura de la bandera. Cada una de las estrellas de cinco puntas se inscribe en un círculo imaginario cuyo radio equivale a un dieciochavo de la anchura de la bandera. Todas las estrellas están en posición vertical, esto es, con una punta dirigida hacia arriba y otras dos sobre una línea recta imaginaria, perpendicular al asta de la bandera. La disposición de las estrellas se corresponde con la de las horas en la esfera de un reloj, y su número es invariable”. 2.2 USOS INCORRECTOS DEL EMBLEMA Un error muy frecuente es utilizar el emblema al revés. Si las estrellas sólo tienen una punta hacia arriba es que el emblema está colocado correctamente. EJEMPLO 1 El emblema está del revés. EJEMPLO 2 Las estrellas no están derechas. EJEMPLO 3 Las estrellas están mal colocadas en el círculo; deben aparecer en la posición de las horas de la esfera de un reloj. 2.3 COLORES REGLAMENTARIOS. Los colores reglamentarios del emblema son los siguientes: El PANTONE REFLEX BLUE para la superficie del rectángulo y el PANTONE YELLOW para las estrellas. La gama internacional PANTONE está muy extendida y resulta fácil de obtener incluso para los no profesionales. A continuación se dan los detalles técnicos para el caso en que sea necesario transmitir esta información a una empresa de diseño para la realización de un folleto, la inclusión en una página Web o cualquier otra cuestión similar, ya que el lenguaje utilizado es técnico. Reproducción en cuatricromía. Cuando se imprime en cuatricromía, no se disponen de los dos colores normalizados, por lo que es preciso obtenerlos a partir de los cuatro colores de la cuatricromía. El PANTONE YELLOW se obtiene utilizando un 100% de “Process Yellow”. La mezcla de un 100% de “Process Cyan” y un 80% de “Process Magenta” permite obtener un color muy próximo al PANTONE REFLEX BLUE. Internet. En la paleta Web, el PANTONE REFLEX BLUE corresponde al color RGB: 0/51/153 (hexadecimal: 003399) y el PANTONE YELLOW, al color RGB: 255/204/0 (hexadecimal: FFCC00) 2.4 REPRODUCCIÓN A UN COLOR. Si sólo se dispone de color negro, el rectángulo debe perfilarse en color negro con las estrellas negras sobre un fondo blanco. Si el único color disponible es el azul, debe imprimirse al 100% como fondo, dejando las estrellas en blanco. 2.5 REPRODUCCIÓN CON UN COLOR DE FONDO. Para la reproducción del emblema de la UE establece que: El emblema debe imprimirse preferiblemente en azul sobre fondo blanco. Los fondos multicolores deben evitarse, especialmente cuando se incluyan colores que choquen con el azul. Si se tiene que utilizar un fondo en colores, el emblema debe rodearse con un marco blanco de un grosor igual a 1/25 de la altura del rectángulo. 2.6 UTILIZACIÓN DEL EMBLEMA DE LA UE CON EL DEL PROYECTO E-INCORPORATE. En el caso de participación de los socios del proyecto E-Incorporate en las actuaciones cofinanciadas por la Unión Europea, los emblemas deben incluirse en todos los materiales publicitarios e informativos que se produzcan. De esta manera, en todos los textos donde se haga referencia a la cofinanciación del Fondo Europeo de Desarrollo Regional será necesario añadir un párrafo en el que aparezca nombrado la cofinanciación, como por ejemplo “Proyecto cofinanciado por la Unión Europea”. En cuanto al tamaño, el emblema de la Unión Europea debe tener el mismo tamaño que el emblema del proyecto E-Incorporate y que el de cualquier otro que aparezca. Las palabras UE/EU FEDER /ERDF deben colocarse debajo del emblema de la Unión Europea. 2.7 CONCLUSIONES GENERALES A TENER EN CUENTA. Todas las medidas o proyectos que reciban financiación de la Unión Europea deben incluir el emblema de la UE en todos los carteles y anuncios, así como en los materiales publicitarios e informativos. El emblema completo de la UE, es decir, la bandera con la referencia a la Unión Europea y al Fondo Estructural, en nuestro caso, Fondo Europeo de Desarrollo Regional, debe incluirse en todas las notas de prensa. El papel de la UE debe promocionarse haciendo referencias a sus objetivos. Las actividades/ proyectos deben incluir una referencia apropiada a la participación de los Fondos Estructurales de la UE. Cuando los socios participen en proyectos cofinanciados por la UE, deben incluirse los emblemas y tener una visibilidad similar en términos de tamaño, ubicación y formato. 3. CAPÍTULO 3 DISPOSICIONES SOBRE PUBLICIDAD SEGÚN EL REGLAMENTO (CE) Nº1828/2006 DE LA COMISIÓN. 3.1 CONTENIDO Y ESTRATEGIA DE LAS ACTIVIDADES DE INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD. 3.2 EJECUCIÓN DE LAS MEDIDAS. 3.3 APLICACIÓN DE LAS MEDIDAS DE INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD. 3.4 RECOMENDACIONES. 3.5 DISPOSICIONES GENERALES. 3.1 CONTENIDO Y ESTRATEGIA DE LAS ACTIVIDADES DE INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD. Las medidas de información y publicidad que se apliquen en los proyectos de la UE deberán permitir, según uno de sus objetivos marcados, Informar a la opinión pública. Para sensibilizar mejor a la opinión pública sobre el papel que desempeña la Unión Europea a favor de las intervenciones y de los resultados de éstas, la autoridad designada informará de la manera más adecuada a los medios de comunicación sobre las intervenciones estructurales cofinanciadas por la Unión Europea. En la información se reflejará de forma equitativa la participación de la UE y los mensajes indicarán los objetivos de cada Fondo y presentarán las prioridades específicas de las intervenciones correspondientes. El reglamento marca que se deberán emprender operaciones de sensibilización sobre el inicio de las intervenciones, una vez aprobadas por la Comisión, y sobre las fases importantes para su realización, dirigidas a los medios de comunicación nacionales o regionales (prensa, radio y televisión), según los casos; con este fin podrá recurrirse a comunicados de prensa, inserción de artículos, suplementos en los periódicos más adecuados y visitas de la zona. Podrán utilizarse también otros medios de información y comunicación, como páginas Web, publicaciones sobre los ejemplos de proyectos con éxito y concursos basados en prácticas correctas. Cuando se recurra a anuncios publicitarios (notas de prensa, comunicados publicitarios, etc.), la participación de la Unión Europea se indicará claramente. 3.2 EJECUCIÓN DE LAS MEDIDAS. De manera general el Reglamento dispone que las medidas de información y publicidad dirigidas al público consistirán en lo siguiente: 1. Cuando se refieran a inversiones e infraestructuras cuyo coste total sobrepase los 500.000 euros en el caso de operaciones cofinanciadas por el IFOP y tres millones de euros en el caso de todas las demás operaciones: Vallas informativas instaladas en las zonas de en las intervención. Placas conmemorativas permanentes infraestructuras accesibles al público general. 2. Cuando se refieran a medidas de formación y empleo cofinanciadas por la UE: Información a los beneficiarios de las actividades de formación sobre su participación en una medida financiada por la Unión Europea. Campañas de sensibilización respecto al papel desempeñado por la Unión Europea en relación con las medidas relacionadas con la formación profesional, el empleo y el desarrollo de los recursos humanos. 3. Cuando se refieran a inversiones en las empresas, medidas de desarrollo del potencial endógeno o a cualquier otra medida que reciba ayuda financiera de la UE: Información a los beneficiarios de su participación en una medida cofinanciada impresos. por la Unión Europea mediante 3.3 APLICACIONES DE LAS MEDIDAS DE INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD. -PLACAS CONMEMORATIVAS: Se colocarán placas conmemorativas permanentes en las realizaciones accesibles a todo el público en general (Palacios de congresos, estaciones de ferrocarril, etc.) cofinanciadas por Fondos Estructurales. En ellas, además del emblema europeo, se incluirá un texto que haga mención expresa de la cofinanciación de la Unión Europea y del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER). Ejemplo de Placa conmemorativa Cuando se traten de proyectos de inversiones físicas en empresas, se instalará una placa conmemorativa durante un año. -CARTELES: Para informar a los beneficiarios y a la opinión pública sobre el papel que desempeña la Unión Europea en el desarrollo de los recursos humanos, la formación profesional, el empleo, la inversión en empresas y en el desarrollo rural, el IMADE velará por que se coloquen carteles en los que se mencione la participación de la Unión Europea y, en su caso, del FEDER, en todos los organismos que pongan en marcha o se beneficien de las medidas financiadas por Fondos Estructurales (empresas, etc). Ejemplo de Cartel -DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA: En la gestión de los expedientes cofinanciados se incluirá una mención a la financiación de la Unión Europea, especificando el Programa Operativo 2007-2013, el Fondo Europeo de Desarrollo Regional y el porcentaje de cofinanciación (75%). Esta obligación se referirá, entre otros a: 1. Convocatoria de ayudas. 2. Formularios de solicitudes de ayudas. 3. Notificaciones de concesión. 4. Anuncios de licitación, pliegos de cláusulas administrativas y de prescripciones técnicas y trabajos realizados en el marco de los mismos. Asimismo, si en dichos documentos figura el emblema de los socios del proyecto E-Incorporate, se incluirá el de la Unión Europea. 1. Convocatoria de ayudas: Todas las Ordenes que aprueben Bases Reguladoras o convoquen ayudas cofinanciadas deberán incluir una mención a la participación de la Unión Europea, el Programa Operativo en el que se enmarcan (PO 2007-2013), el Fondo que participa (FEDER) y el porcentaje de cofinanciación (75%). Para garantizar la visibilidad de la Unión Europea se recomienda que se hagan constar dichas circunstancias en el título de la Orden. Si en la Orden de convocatoria figura los logotipos de los socios del proyecto E-Incorporate, debe incluirse asimismo la bandera de la Unión Europea., con las palabras “UE/ EU- FEDER /ERDF”. Si el texto de la Orden deberá incluir una cláusula en la que se informe a las entidades beneficiarias de que en el caso de que su solicitud sea aceptada, el nombre de la entidad, el nombre de la operación y la cuantía de la ayuda recibida será objeto de publicación. EJEMPLO: En la convocatoria de ayudas debe aparecer un párrafo similar a: “Las ayudas reguladas en la presente convocatoria estarán cofinanciadas por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional con una tasa de financiación del 75%”. 2. Formularios de solicitud de ayudas. Los formularios de solicitud relativas a ayudas cofinanciadas deberán incluir una mención a la participación de la Unión Europea, el Programa Operativo en el que se enmarcan, el Fondo que participa y el porcentaje de ayuda europea. Para garantizar la visibilidad de la Unión Europea se recomienda que se hagan constar dichas circunstancias en el título de la Orden. Si en la Orden de convocatoria figura los logotipos de los socios del proyecto E-Incorporate, debe incluirse asimismo la bandera de la Unión Europea, con las palabras “UE/ EU FEDER/ ERDF”. El texto de la Orden deberá incluir una cláusula en la que se informe a las entidades beneficiarias de que en el caso de que su solicitud sea aceptada, el nombre de la entidad, el nombre de la operación y la cuantía de la ayuda recibida será objeto de publicación. EJEMPLO: En los impresos de solicitud debe aparecer un párrafo similar a: “Las ayudas que son objeto de la presente solicitud están cofinanciadas por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional, con una tasa de financiación del 75%”. 3. Notificaciones de concesión al beneficiario. En las notificaciones de concesión de ayudas a los beneficiarios, expedidas por las autoridades competentes, se señalará que la Unión Europea participa en la financiación de las mismas y, en su caso, se indicará la cuantía o el porcentaje de la ayuda aportada por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional. EJEMPLO: En la notificación de la percepción de una ayuda por parte de un beneficiario, deberá aparecer una referencia como: “XXX euros en concepto de ayuda del proyecto E-Incorporate, cofinanciado por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional con una tasa de cofinanciación del 75%.” 4. Anuncios de licitación, pliegos de cláusulas administrativas y prescripciones técnicas, contratos administrativos y trabajos realizados en el marco de los mismos: Tanto los anuncios de licitación de los contratos como en los pliegos de cláusulas administrativas y de prescripciones técnicas, deberán incluir una mención a la participación de la Unión Europea, el Programa Operativo en el que se enmarcan, el Fondo en el que participa y el porcentaje de ayuda. Para garantizar la visibilidad de la Unión Europea se recomienda que se hagan constar dichas circunstancias en el título. Si el anuncio de licitación figura los logotipos de los socios del proyecto EIncorporate, debe incluirse así mismo la bandera de la Unión Europea con las palabras “UE/ EU FEDER/ ERDF” Entre las obligaciones del contratista, figurará expresamente las relativas a la información y publicidad comunitaria establecidas en el Reglamento (CE) nº 1828/2006. Ejemplo de Resolución. -MATERIAL DE INFORMACIÓN Y PUBLICACIONES. Las publicaciones (Cuadernillos, folletos, notas informativas) sobre las intervenciones cofinanciadas por los Fondos Estructurales llevarán en la guarda una indicación visible de la participación de la Unión Europea, y, en su caso, del Fondo participante, y, si aparece el emblema regional, figurará también el emblema europeo. Ejemplo de Publicación. -INFORMACIÓN ELECTRÓNICA. Si la información se comunica por vía electrónica (Página web, banco de datos destinado a los beneficiarios potenciales) o mediante material audiovisual, los principios antes enunciados se aplicarán por analogía. Al elaborar el plan de actividades de comunicación, se deberá recurrir a las nuevas tecnologías que permitan difundir rápida y eficazmente los datos y establecer un diálogo con un público numeroso. Los sitios Web relativos a los Fondos Estructurales deben mencionar la contribución de la UE y la del fondo correspondiente al menos en la página principal e incluir también un hipervínculo con otros sitios web de la Comisión relativos a los Fondos Estructurales. EJEMPLO: Además de los logos obligatorios, deberán incluirse links como: http://europa.eu.int/comm/employment_social/equal/index_en.cfm http://europa.eu.int/comm/index_es.htm http://www.mtas.es/UAFSE/default.htm -ACTIVIDADES INFORMATIVAS. Cuando se organicen actividades informativas (conferencias, seminarios, ferias, exposiciones, etc.) relacionadas con las intervenciones cofinanciadas por los Fondos Estructurales, los organizadores deberán comprometerse a dejar constancia de la participación comunitaria en los citados actos, con la presencia de la bandera europea en la sala de reunión y del emblema en los documentos. Ejemplo de Jornada -APLICACIONES EN PRENSA. En el uso del Emblema Europeo en prensa, se emplearán los mismos principios indicados en el punto sobre material de información y comunicación. El emblema de la Unión Europea y el logo de los socios del proyecto EIncorporate deberán ir siempre al mismo tamaño. En algunos casos, el emblema de la UE podrá ser superior. 3.4 RECOMENDACIONES Siempre que sea posible, por ejemplo, en las publicaciones, informes anuales, notas de prensa, discursos, etc., debe incluirse una descripción del Fondo Estructural correspondiente. A continuación se muestra una descripción del Fondo Europeo de Desarrollo Regional, sin embargo, ésta puede ser demasiado técnica, y por tanto, puede utilizarse un mensaje más claro y atractivo en función del público al que se dirija la publicación, notas de prensa,…El promotor del proyecto debe tratar de demostrar que los Fondos resultan útiles y repercuten en la vida de los ciudadanos europeos. Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) “Contribuir a la reducción de las diferencias de desarrollo y nivel de vida entre las distintas regiones y a la reducción del retraso de las regiones menos favorecidas. Contribuir a la corrección de los principales desequilibrios regionales de la Comunidad mediante la participación en el desarrollo y el ajuste estructural de las regiones menos desarrolladas y en la reconversión socioeconómica de las regiones.” 3.5 DISPOSICIONES GENERALES La Comisión podrá reducir, suspender o cancelar su ayuda si no se ejecutan las medidas de publicidad. El lanzamiento de los proyectos (una vez que hayan sido aprobados por la Comisión) y las fases importantes de su ejecución deben ser objeto de medidas informativas, especialmente en lo que se refiere a los medios de comunicación regionales (radio, prensa y televisión). Debe garantizarse una colaboración apropiada con las oficinas de la Comisión en los Estados Miembros. 4. CAPÍTULO 4 DISPOSICIONES PARA LA APLICACIÓN CONCRETA AL PROYECTO EINCORPORATE. 4.1 OBLIGATORIEDAD DE LOS LOGOTIPOS. 4.1 OBLIGATORIEDAD DE LOS LOGOTIPOS Con el fin de establecer un criterio unitario en la elaboración de productos del Proyecto E-Incorporate, se proponen una serie de normas básicas a seguir para la elaboración de cualquier documento de comunicación, tanto interna como externa, así como documentos publicitarios e informativos. Sin embargo, además de seguir esta normativa interna, es necesario mantener la normativa dispuesta por la UE en el Reglamento (CE) Nº 1159/2000 de la Comisión de 30 de mayo de 2000 sobre las actividades de información y publicidad que deben llevar a cabo los estados miembros en relación con las intervenciones de los Fondos Estructurales, que ha sido desarrollada en el capítulo anterior. En base a todas estas disposiciones en la aplicación concreta a nuestro proyecto se pueden dar dos nociones básicas con respecto a la utilización de logos en el marco del Proyecto E-Incorporate. LOGOS OBLIGATORIOS: Serán los logos mínimos que deben aparecer en cualquier tipo de comunicación interna o externa y en cualquier documento de tipo informativo o publicitario. Estos logos son: El logo del Proyecto E-Incorporate, el logo del Sudoe y el de la Unión Europea. LOGOS OPCIONALES: pueden incluirse pero no son imprescindibles. Se utilizarán con el siguiente criterio: -Logo financiadores: Se utilizarán en el caso de que se quieran mostrar todos los socios de manera individual, que cofinancian el proyecto.