FUNDACIÓN INSTITUTO CARABOBEÑO PARA LA SALUD (INSALUD) MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: marzo 2015 Página: 1 de: Actualización: 19 Versión: HOJA DE FORMALIZACIÓN CÓDIGO TÍTULO DEL MANUAL INSA-VP-DLOGDPL-MNP Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Compras Elaborado por: T.S.U. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD FECHA DE FECHA DE APROBACIÓN IMPLEMENTACIÓN 15/05/2015 Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD 01/06/2015 Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: marzo 2015 Página: 2 de: 19 Versión: Actualización: CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES Nº de Revisión Elaborado por: T.S.U. Lissett Moreno Comprador Jefe I Fecha de Revisión Código Nombre del Documento Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Nº de página a sustituir Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Descripción de la Modificación Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: marzo 2015 Página: 3 de: 19 Versión: Actualización: CONTROL DE DOCUMENTOS (COPIA CONTROLADA) RECIBIDO POR: NOMBRE DEL DOCUMENTO Elaborado por: T.S.U. Lissett Moreno Comprador Jefe I CÓDIGO VERSIÓN O REVISIÓN FECHA DE ENTREGA Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD DEPENDENCIA NOMBRE Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD FIRMA Y SELLO Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: marzo 2015 Página: 4 de: 19 Versión: Actualización: CONTROL DE DOCUMENTOS (COPIA NO CONTROLADA) RECIBIDO POR: NOMBRE DEL DOCUMENTO Elaborado por: T.S.U. Lissett Moreno Comprador Jefe I CÓDIGO VERSIÓN O REVISIÓN FECHA DE ENTREGA Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD DEPENDENCIA NOMBRE Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD FIRMA Y SELLO Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: marzo 2015 Página: 5 de: Actualización: 19 Versión: CAPITULO I GENERALIDADES Elaborado por: T.S.U. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: marzo 2015 Página: 6 de: Actualización: 19 Versión: INTRODUCCIÓN Los manuales constituyen documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación dentro de una organización, pues en ellos se concentran las instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeño de las actividades. En este sentido, el Manual de normas y procedimientos tiene como finalidad apoyar al Departamento de Compras adscrito a la Dirección de Logística en el proceso de compras para la adquisición de bienes y suministros, estableciendo los lineamientos organizacionales, que controlen el desarrollo y cumplimiento de las funciones que se llevan a cabo en la Fundación Instituto Carabobeño para la Salud INSALUD, con el fin de eliminar la duplicidad de tareas, tener un uso racional de recursos, contar con información oportuna y claridad en la ejecución de las actividades y contar con todos los recursos necesarios para tal fin. Para documentar el manual se tomo en cuenta bases legales, instrucciones específicas y el desarrollo objetivo del paso a paso que acompaña el procedimiento. Elaborado por: T.S.U. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: marzo 2015 Página: 7 de: Actualización: 19 Versión: POLÍTICAS DE USO DEL MANUAL 1. El Manual debe estar a disposición de todo el personal que labora en los distintos Departamentos adscrito a la Dirección de Logística y todas las Dependencias que forman parte de Insalud. 2. En la aplicación del presente manual, los departamentos adscritos a la Dirección de Logística, velarán por el cumplimiento de los procedimientos aquí descritos. 3. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las políticas de la Dirección de Logística que en materia de procedimientos afecte la estructura del Manual y generen también un cambio en su contenido, debe ser notificado al Departamento de Organización y Documentación adscrito a la Dirección de Informática con el fin de adaptarlo a las nuevas políticas emitidas. 4. El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda encontrar una información clara y precisa, tanto de las unidades que intervienen en los procedimientos como en las responsabilidades y acciones que deben cumplirse durante el desarrollo de los mismos. Elaborado por: T.S.U. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: marzo 2015 Página: 8 de: Actualización: 19 Versión: OBJETIVOS Y ALCANCES DEL MANUAL Objetivos: Establecer los procedimientos o pautas del Departamento de Compras de la Dirección de Logística, adscrito a la Fundación Instituto Carabobeña para la Salud (Insalud); con el fin de establecer los pasos a seguir para la gestión de Compras, estableciendo responsabilidades de cada uno de los involucrados en los procesos a fin de garantizar una gestión eficaz y eficiente. Alcance: Este manual está dirigido al personal responsable con competencia para la compra y adquisición de bienes, insumos y materiales. Elaborado por: T.S.U. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: marzo 2015 Página: 9 de: Actualización: 19 Versión: MARCO LEGAL La base Legal que regula al presente manual está contemplada en las siguientes Leyes: • Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. • Ley de Contrataciones Públicas • Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas • Ley de Farmacia. • Ley de Almacenes Generales de Depósito. • Ley de Salvaguarda del Patrimonio Público. • Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. • Ley del Estatuto de la Función Pública. • Ley contra la Corrupción. • Ley Orgánica de la Contraloría general de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal • Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público • Ley reforma parcial de la ley de la Administración Financiera del Sector Publico • Ley de licitaciones de la República Bolivariana de Venezuela • Ley de Impuesto al Valor Agregado • Ley sobre Simplificación de tramites administrativos Elaborado por: T.S.U. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: marzo 2015 Página: 10 de: Actualización: 19 Versión: CAPITULO II Normas y Procedimientos del Departamento de Compras Elaborado por: T.S.U. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: Marzo 2015 Página: Actualización: 11 de 19 Versión: INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO 1.- NOMBRE: Elaboración de Orden de Trabajo 2.- CÓDIGO: INSA-VP-DLOG-DPL-P-001 3.- OBJETIVO: Fijar las normas y procedimientos necesarios para la estandarización y organización de las fases y/o pasos para la adquisición de bienes, materiales e insumos, con el propósito de garantizar el correcto funcionamiento de la Red Hospitalaria, Ambulatoria Adscritos a la Fundación Instituto Carabobeño para la Salud INSALUD y todas aquellas áreas administrativas provistas por la gestión de Compras. 4.- ALCANCE: El contenido y procedimiento descrito en este manual está orientado al personal responsable de la Elaboración de la Orden de Trabajo. 5.- NORMAS: .- La Requisición debe venir firmada y sellada de Recibida por la Dirección de Compras. .-Es obligatorio que la Orden de Trabajo este firmada por: .-Jefe de Compras. .-Director de Logística. .-Proveedor. Elaborado por: t.s.u. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: Marzo 2015 Página: Actualización: 12 de 19 Versión: INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO .-El horario de atención a proveedores son los días martes y jueves en el horario comprendido de 9:00am a 11:30am y de 2:00pm a 4:00pm. Las Facturas deben indicar: • Nombre de la Empresa o Cooperativa. • Dirección fiscal. • Número de R.I.F. • Firma y Sello húmedo de la empresa. • Fecha de Emisión. Las Notas de entrega deben indicar: • Nombre de la Empresa o Cooperativa. • Dirección fiscal. • Número de R.I.F. • Firma y Sello húmedo de la empresa. • Fecha de Emisión. • Las cantidades y descripción deben ser igual en la Nota de Entrega, Factura, y la Orden de Trabajo. • Firma y Sello Húmedo de Recibido por el Centro • Las Notas de Entrega deben indicar fechas de Vencimiento de los productos. Elaborado por: t.s.u. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: Marzo 2015 Página: Actualización: 13 de 19 Versión: INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO • Para el caso de las medicinas y material médico quirúrgico, deben venir con nombre de productos genéricos. • El proveedor deberá entregar, los materiales e insumos, en el sitio señalado en la Orden de Trabajo, salvo acuerdo distinto con el Departamento de Compras. • Todo despacho autorizado por el Departamento de Compras deben efectuarse dentro del plazo máximo de 3 días. • 6.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA: • No aplica 7.- RESPONSABLES: • Director de Logística. • Jefe del Departamento de Compras. • Comprador. 8.- EQUIPOS Y HERRAMIENTAS • Computadora • Material de Oficina Elaborado por: t.s.u. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: Marzo 2015 Página: Actualización: 14 de 19 Versión: INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO 9.- REGISTROS: • Requisición con formato sistema Kerux • Orden de Trabajo formato sistema Kerux • Libro de Control de Requisiciones • Instructivo de “Preparación de Documentos” INSA-VP-DLOG-DPL-I-001 • Instructivo de “Preparación de Documentos” INSA-VP-DLOG-DPL-I-002 • Manual de usuarios sistema kerux según código INSA-PR-DIN-MU-006 10.- DEFINICIONES: • Requisición: Es una forma de uso por medio de la cual el Centro Asistencial o la Vice Presidencia Médica, según sea el caso, hace llegar las necesidades de las unidades solicitantes a la Dirección de Logística departamento de Compras. • Orden de Trabajo: Una orden de trabajo es un documento que emite la organización o entidad compradora para adquirir un bien o un servicio y cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente. Este documento formaliza los acuerdos comerciales y garantiza la contraprestación que por lo general corresponde al pago del bien o servicio. Elaborado por: t.s.u. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGISTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: marzo 2015 Página: 15 de 19 Versión: Actualización: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nombre del Procedimiento: ELABORACIÓN DE ORDEN DE TRABAJO RESPONSABLE INSA-VP-DLOG-DPL-P-001 ACTIVIDAD Asistente Administrativo Dirección de Logística Código del Procedimiento: 1.-Recibe la Requisición. 2.-Asigna según Libro de Requisiciones de la Dirección, un número correlativo de Control Interno y coloca la fecha de recepción en la requisición de compras y en dicho libro. 3.-Entrega la Requisición al Jefe de Compras. Jefe de Compras 4.-Recibe la Requisición y verifica la disponibilidad presupuestaria. 5.-Se envía correo a los proveedores para solicitar disponibilidad de productos. 6.-Según la disponibilidad de productos de los proveedores se asignan dichos productos. 7.-Entrega la Requisición al Comprador Correspondiente según el Área o Rubro. Comprador 8.-Recibe la Requisición. 9.-Elabora la Orden de Trabajo en el Sistema kerux en el módulo de Adquisiciones. 10.-Imprime el formulario emitido por el sistema Kerux de Orden de Trabajo en Original y tres (03) copias. 11.- Se entrega al Jefe de Compras para su Firma y Sello. Elaborado por: t.s.u. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGISTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: Página: marzo 2015 16 de 19 Versión: Actualización: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nombre del Procedimiento: ELABORACIÓN DE ORDEN DE TRABAJO Código del Procedimiento: RESPONSABLE INSA-VP-DLOG-DPL-P-001 ACTIVIDAD Jefe de Compras 12.-Recibe y Revisa la Orden de Trabajo, 12.1.- esta conforme Firma y Sella, luego envía al Director de Logística para su firma y sello. 12.2.- De no estar conforme va al paso Nº 7. Director de Logística 13.-Recibe la Orden de Trabajo, Firma y entrega al Asistente Administrativo, para que sea llevado a la Dirección de presupuesto. Asistente Administrativo de la Dirección de 14.-Recibe la Orden de Trabajo carga por el Logística Sistema Kerux Modulo Localizador y envía en físico a la Dirección de Presupuesto para sello y firma. 15.-Retira la Orden de Trabajo de la Dirección de Presupuesto y la recibe por el Sistema Kerux Localizador, en el momento que la Dirección de Presupuesto notifique. Asistente Administrativo de la Dirección de 16.-Carga la Orden de Trabajo por el Sistema Logística Kerux Localizador y lleva en físico dicha la Orden de Trabajo para que sea recibida en la Vicepresidencia de Planta, para firma y sello. 17.Retira la Orden de la Vicepresidencia de Planta y la recibe por el sistema Kerux Localizador. Elaborado por: t.s.u. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGISTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: marzo 2015 Página: 17 de 19 Versión: Actualización: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nombre del Procedimiento: ELABORACIÓN DE ORDEN DE TRABAJO INSA-VP-DLOG-DPL-P-001 Código del Procedimiento: RESPONSABLE ACTIVIDAD Asistente Administrativo de la Dirección de 18.- Carga la Orden de Trabajo por el Sistema Logística Kerux Localizador y lleva en físico dicha Orden de Trabajo para que sea recibida en Presidencia Ejecutiva, para firma y sello. 19.- Retira la Orden de Trabajo de Presidencia Ejecutiva y Entrega al Jefe de Compras. Jefe de Compras 20.-Recibe la Orden de Trabajo y notifica vía telefónica y por correo electrónico al proveedor para que retire la(s) Orden(es). 21.-Entrega al Proveedor la Orden de Trabajo, para que este firme y la distribuye de la siguiente manera: • Original y copia 1: Proveedor recibe para sus archivos y realizar gestiones administrativas. • Copia 2: Archivo de la Dirección de Logística. Jefe de Compras/Comprador 22.- Envía vía correo copia de la Orden de Trabajo para el control de despacho y recepción de los productos. Elaborado por: t.s.u. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGISTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: marzo 2015 Página: 18 de 19 Versión: Actualización: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nombre del Procedimiento: ELABORACIÓN DE ORDEN DE TRABAJO Código del Procedimiento: RESPONSABLE INSA-VP-DLOG-DPL-P-001 ACTIVIDAD Jefe de Compras/Comprador 23.- Se Recibe correo comprobando recepción. 24.-Se Indica al Proveedor el Despacho. 25.-Se hace seguimiento del despacho en el tiempo establecido en la norma. Proveedor 26.-Entrega original y copias de facturas y notas de entrega al Comprador de la Dirección de Logística. Comprador 27.-Recibe facturas y notas de entrega del proveedor. 28-.-Revisa según Instructivo INSA-VP-DLOGDPL-I-002 28.1.- Esta conforme continua 28.2.- No está conforme: devuelve para corrección 29.-Crea en el Localizador KERUX según manual de usuario código INSA-PR-DIN-MU-006 la Recepción de las Facturas. 30.-Carga en Kerux modulo adquisiciones de las facturas correspondientes. 31.- Firma y sella las Facturas y Renuncias (si fuera el caso) Elaborado por: t.s.u. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 DIRECCIÓN DE LOGISTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: marzo 2015 Página: 19 de 19 Versión: Actualización: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nombre del Procedimiento: ELABORACIÓN DE ORDEN DE TRABAJO RESPONSABLE Comprador Código del Procedimiento: INSA-VP-DLOG-DPL-P-001 ACTIVIDAD 32.-Prepara los soportes de la documentación que va de la siguiente manera: ver Instructivo INSAVP-DLOG-DPL-I-001. 33.-Envía por sistema kerux modulo Localizador las Facturas a Control Administrativo. 34.-Entrega al Jefe de Compras la(s) factura(s) nota(s) de entrega y soportes, para su revisión y envío a Control Administrativo. 35. fin de procedimiento Elaborado por: t.s.u. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ANEXOS DIRECCIÓN DE LOGISTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: Actualización: Versión: INSTRUCCIONES Nombre del Formulario: Documentación para expediente de compras Código del Formularios: INSA-VP-DLOG-DPL-I-001 Para Preparar los soportes de la documentación de las facturas va de la siguiente manera: a. Para Control Administrativo: • Factura (original). • Nota de entrega (original). • Orden de Trabajo (original) • Copia de contrato (primera pagina). • Copia de la requisición. • Original de Renuncia (si fuera el caso). b. Para Comprador (archivo): • Factura (copia). • Nota de entrega (copia). • Orden de Trabajo (copia) • Copia Renuncia (si fuera el caso) Elaborado por: t.s.u. Lissett Moreno Comprador Jefe I Fecha: Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Fecha: Aprobado por: Dr. Raúl Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: 01/06/2015 Fecha: DIRECCIÓN DE LOGISTICA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Código: INSA-VP-DLOG-DPL-MNP Elaboración: Actualización: Versión: INSTRUCCIONES Nombre del Formulario: Documentación para expediente de compras Código del Formularios: INSA-VP-DLOG-DPL-I-002 REVISIÓN DE FACTURAS Y NOTAS DE ENTREGA 1.- Revisa y verifica que la Factura tenga firma y sello de la empresa. 2.- Revisa y verifica que la Nota Entrega tenga las siguientes firmas y sellos: 2.1.- Sello de Almacén de Recibido con todos los datos legibles. 2.2.- Sello de Control Perceptivo que debe tener: Nombre Legible del Administrador y Número de Cedula. 3.-Revisa y Coteja en factura que las cantidades y descripción de los productos correspondan con la nota de entrega y orden de trabajo. 4.-Revisa y Verifica las renuncias de productos en caso de que hubiere, Sello de la empresa y Firma. Elaborado por: t.s.u. Lissett Moreno Comprador Jefe I Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raúl Falcón Presidente de INSALUD 01/06/2015 Fecha: Fecha: Fecha de Implementación: Fecha: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 1 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 1.- 1.- Una vez generada la solicitud, se selecciona el módulo de “Adquisiciones”. 2.- El usuario introduce clave de acceso: Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 2 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 3.- Selecciona la opción de recibir 4.- Se coloca el número de la solicitud de compra o número de solicitud de suministro, que desea recibir y presiona el botón “Recibir” Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 3 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 5.- Se le asigna el tipo de comprador y presiona el botón “Asignar Comprador” 6.- Se despliega la siguiente pantalla y pulsa el botón de “Cerrar” Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 4 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 7.- Selecciona en el menú la opción Solicitudes de de compra/Emitir solicitud cotización: 8.- Selecciona la solicitud y presiona el botón de “Ficha” Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 5 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 9.- Marca los renglones a cotizar y selecciona al proveedor, 10.- Con F9 se despliega la lista de proveedores, selecciona y pulsa el botón de “Generar cotización” Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 6 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 11.- Se genera el siguiente mensaje: 12.- Selecciona la pestaña de Reporte y selecciona la opción de “Formatos de cotización”. Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 7 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 13.- Coloca el número de la solicitud al que desea generarle la cotización, si no la conoce pulsa F9 y se despliega lista de valores, luego de seleccionar, pulsa el botón de “Generar” e imprime las cotizaciones. 14.- Una vez que los proveedores devuelvan las cotizaciones, se ingresan al módulo de adquisiciones y selecciona las opciones de “Solicitudes de Compra/Cargar respuesta del proveedor”, como se muestra en la siguiente pantalla: Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 8 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 15.- Registra las respuestas de cada proveedor, este procedimiento se hace tantasveces como proveedores se le haya emitido una solicitud de cotización en este caso son dos proveedores Maxipapel y global Graphic, se posiciona en el primer proveedor y pulsa el botón de “Ficha”. 16.- En esta pantalla llena la respuesta de las cotizaciones del proveedor y pulsa el botón de “procesar”, se hacen tantas veces como cotizaciones se tengan. Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 9 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 17.- Una vez procesadas todas las cotizaciones se imprime el análisis de las mismas para seleccionar al proveedor que resulto ganador. 18.- Para imprimir el análisis, colocar el Nr. De la solicitud y pulsa el botón de “Generar” Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 10 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 19.- Se genera el siguiente reporte, donde se observa el proveedor ganador 20.- El siguiente paso es emitir la orden de compra/servicio al proveedor que resulto ganador, para eso se ingresa en la pestaña de “Orden de Compra/Emitir”. Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 11 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 21.- Se selecciona al proveedor ganador y pulsa el botón “Ficha” como se indica en la pantalla siguiente: 22.- Se le asigna todos los renglones pulsando el botón “Asignar todos”, en el caso de que sea un mismo proveedor, de lo contrario si son varios proveedores se le asignara un proveedor a cada renglón. Y pulsa el botón de “Generara O/C” Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 12 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 23.- Una vez que la orden de compra/servicio se ha generado satisfactoriamente, se despliega la siguiente pantalla, donde se coloca de ser necesario el anticipo, retención de fiel cumplimiento o clausula penal. En caso de la orden maneje anticipo se pulsa el botón de “Asignar” y automáticamente las demás cotizaciones quedan rechazadas. Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 13 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 24.- Seleccione en la pestaña de mensajero la opción de “Documentos por enviar” 25.- Se posiciona en la orden de compra/servicio, pulsa el botón de “Sol. Aprob.” Para ser aprobada, posteriormente se activa el botón “Afectación Presupuestaria”, el cual debe pulsar. Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 14 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 26.- Pulsa el botón “Cuentas” y coloque la acción interna, centro de costo y cuentas y pulse el botón “OK” Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 15 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 27.-Posteriormente, se imprime la Orden de Compra/Servicio, por el módulo de adquisiciones, una vez impresa, se va al módulo de presupuesto y se envía el documento para que sea verificado. 28.- Luego de verificado el documento por Presupuesto, se despliega el mensaje indicando que el documento fue enviado a compras. 29.- En el módulo de adquisiciones en la pestaña de mensajero selecciona la opción de Documentos Recibidos. Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: DIRECCION DE INFORMÁTICA MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA KERUX Código: INSA-PR-DIN-MU-006 Elaboración: Página: 16 Actualización: Versión: 1.0 ELABORACION DE ORDEN DE SERVICIO/COMPRA 30.- Se posiciona en la orden y pulsa el botón “Confirmar recepción” y genera el mensaje que es el fin del proceso del compromiso de la orden. Actualización por: Lic. Egleé Grudas Jefe de Documentación y Organización Revisado por: Lic. Laura León Vicepresidencia de Planta INSALUD Aprobado por: Dr. Raul Falcón Presidente de INSALUD Fecha de Implementación: