ADMINISTRACIÓN ESTADAL Y MUNICIPAL ESTADO APURE

Contraloría General
de la República
Actuaciones
Anexo al Informe de Gestión 2001
ADMINISTRACIÓN ESTADAL Y MUNICIPAL
ESTADO APURE
GOBERNACIÓN
Alcance y objetivo de la actuación
Conocer y evaluar los logros alcanzados por la Gobernación del estado Apure, a raíz del
acatamiento de las observaciones y recomendaciones contenidas en el informe definitivo
notificado mediante oficio N° 07-01-1129 del 04-04-2001.
Resultados obtenidos
Diseñar y aprobar el organigrama estructural de la Gobernación, así como diseñar y poner en
funcionamiento manuales de organización, de normas y procedimientos que regulen las
actividades de la institución.
Solicitar a los funcionarios involucrados en los procesos de administración, manejo y
custodia de fondos y bienes del Estado, la presentación de la respectiva caución para
garantizar los resultados de su gestión; sin embargo, el Gobernador no emitió para los años
2000 y 2001 las Resoluciones con los Funcionarios obligados a prestar caución, de acuerdo
con lo pautado en el artículo N° 71 de la Ley Orgánica de Hacienda del Estado Apure.
Suministrar toda la información que justifique las operaciones realizadas, especialmente las
autorizaciones presentadas para el retiro de las órdenes de pago por personas diferentes a sus
legítimos beneficiarios.
Presentar información sobre los tramites efectuados para la reorientación de los proyectos
financiados durante el año 1999 con recursos de la Ley de Asignaciones Económicas Especiales,
específicamente sobre los utilizados para la construcción de aceras en el estado Apure.
Recomendaciones
Con fundamento en lo antes expuesto y debido a la importancia de las observaciones y
deficiencias administrativas señaladas y en beneficio de una gestión administrativa eficaz y
eficiente de los recursos patrimoniales del Estado, la Gobernación del estado Apure, deberá
acatar e implantar en el corto plazo y con carácter de urgencia las recomendaciones que le
fueron formuladas por este máximo Organismo Contralor.
ACCIONES FISCALES
Con motivo de la declaración de responsabilidad administrativa, se impuso sanción de multa
por Bs. 0,02 millones c/u a los ciudadanos Jonny Blanco Bolívar, C.I. N° 8.194.489, Ledys
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Sobella Zapata, Directora de Administración, C.I. N° 4.999.581, Olga Beatriz Silva
Rodríguez, Contralora General, C.I. N° 2.230.757, por hechos irregulares ocurridos durante
el ejercicio fiscal 1994.
Asimismo se impuso sanción de multa a los ciudadanos Alexander Emilio Sierra Tovar, C.I.
N° 9.592.985 y Lourdes Margarita Meza Ruiz, C.I. N° 8.142.393, por Bs. 0,45 millones c/u,
quienes desempeñaron los cargos de adjunto a la Dirección de Administración y Directora
de Administración, respectivamente, por hechos irregulares ocurridos durante el año 1996.
CONSEJO LEGISLATIVO
Alcance y objetivo de la actuación
Evaluar los logros alcanzados por ese Consejo Legislativo del estado Apure, a raíz del
acatamiento de las recomendaciones formuladas por este máximo Órgano de Control, con
motivo de la inspección practicada durante el año 2000 contenidas en el informe definitivo
notificado mediante oficio N° 07-01-1222 de fecha 09-04-2001.
Resultados obtenidos
Solicitar a los funcionarios que manejen o custodien fondos o bienes, la prestación de la
caución establecida en el artículo 68 de la Ley Orgánica de Hacienda del Estado. Para los
años 2000 y 2001 los funcionarios involucrados en los procesos de administración, manejo y
custodia de fondos y bienes del Estado no han prestado la caución respectiva. Es
conveniente destacar que el Gobernador no ha emitido resolución mediante la cual se
especifiquen los funcionarios obligados a presentarlas, conforme a lo pautado en el Artículo
N° 71 de la Ley Orgánica de Hacienda del estado Apure y a la Contraloría General del
Estado le corresponde establecer el monto de las mismas.
Actualizar y organizar los expedientes de personal, toda vez que se determinó la ausencia de
documentos que permitan establecer la trayectoria de los trabajadores, tales como
nombramientos, constancias de trabajo, o bien esta documentación esta conformada por
copias fotostáticas simples, al igual que aquella relativa a constancias de estudios, grados
académicos alcanzados, esta situación es aún más notoria en los casos del personal jubilado,
todo esto no garantiza la autenticidad de los recaudos incorporados a los expedientes.
No se han establecidos procedimientos adecuados para el otorgamiento y control de las
donaciones, así como del pago de jubilaciones y pensiones a legisladores.
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Recomendaciones
Con fundamento en lo antes expuesto y debido a la importancia de las observaciones y
deficiencias administrativas señaladas y en beneficio de una gestión administrativa eficaz y
eficiente de los recursos patrimoniales del Estado, el Consejo Legislativo del estado Apure,
deberá acatar e implantar en el corto plazo y con carácter de urgencia las recomendaciones
que le fueron formuladas por este máximo Organismo Contralor.
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
Alcance y objetivo de la actuación
Determinar la cuantía del presupuesto asignado y manejado durante el año 2000 y primer
semestre del 2001 y su aplicación en los diferentes conceptos de gastos, así como la cantidad
del recurso humano con que cuenta el organismo contralor estadal para cumplir sus funciones,
los aspectos relativos a la planificación anual de las distintas actividades relacionadas con el
control posterior que le compete ejercer, la cantidad de actuaciones fiscales realizadas y sus
resultados, durante el ejercicio fiscal 2000 y primer semestre del año 2001.
Resultados obtenidos
Las asignaciones durante los años 2000 y 2001 para atender gastos de personal ascendieron a Bs.
582,00 millones y Bs. 900,00 millones que representan 96,19% y 86,70% del presupuesto original,
respectivamente, quedando muy pocos recursos destinados para los demás gastos.
Del total de 119 funcionarios adscritos a la Contraloría General del estado Apure, 58 están
dedicados al trabajo relacionado con el control fiscal; y de éstos solo 21 (36,20%) tienen un
nivel universitario, 5 (8,62%) son técnico superiores y 32 (55,17%) apenas poseen estudios
de primaria y secundaria; situación esta contraria al contenido del artículo 6 de las Normas
Generales de Auditoría de Estado.
La Contraloría General del estado Apure, no tiene definida la misión ni visión, tampoco
dispone de planes estratégicos que orienten su función fiscalizadora dentro del Estado, lo
cual constituye una inobservancia de lo previsto en los artículos 16 y 17 de las Normas
Generales del Control Interno.
Las actividades del control llevadas a cabo no obedecen a planes anuales operativos en los
que se programen las actuaciones fiscales que se han de practicar en cada período,
contraviniendo, lo señalado en el artículo 13 de las Normas Generales de Auditoría de
Estado.
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Se determinó insuficiencia de personal profesional para desarrollar las actividades de
auditoría.
No se dispone de instrumentos técnicos de ensayos de laboratorio propios, para el control de
la ejecución de obras públicas a través de las inspecciones.
La Contraloría General del Estado asume funciones propias de las contralorías municipales,
como son las inspecciones de obras, sin atender las limitaciones que la ley establece; y los
recursos estarían siendo utilizados en atribuciones que no le fueron asignadas.
Durante el primer semestre del 2001, se practicaron solo 04 actuaciones fiscales, habiendo
ejecutado gastos globales en este período, por el orden de Bs. 460,75 millones, lo que
representa 43,54% del presupuesto, lo cual evidencia un alto costo de la función contralora.
Recomendaciones
•
Definir con carácter prioritario, la misión del ente contralor, e implantar planes
estratégicos y operativo anuales que permitan orientar la función fiscalizadora en el
ámbito estadal así como programar la actuaciones fiscales que han de ser practicada
durante cada ejercicio fiscal.
•
Enfocar la distribución y ejecución de los gastos presupuestarios en atención a los
procesos medulares de la institución.
•
Adoptar las medidas necesarias que conllevan a una mejor distribución de los recursos
presupuestarios de ejercicios fiscales futuros.
•
Erradicar la práctica de asumir y desarrollar actividades que no le son propias y que
legalmente están conferidas a las contralorías municipales.
•
Establecer y aplicar políticas de reclutamiento de personal, acorde con las funciones que
le son propias al ente contralor.
SEGUNDA ACTUACIÓN
Alcance y objetivo de la actuación
Conocer y evaluar los logros alcanzados por el organismo de control estadal en el
fortalecimiento de su control interno y labor contralora, con motivo de las recomendaciones
formuladas en el informe de la actuación fiscal practicada por la Contraloría General de la
República durante el año 2000, notificada mediante oficio N° 07-01-3105 de fecha 19-122000.
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Resultados obtenidos
Se determinó que las recomendaciones formuladas y no acatadas fueron las siguientes:
Elaborar planes operativos anuales, diseñados sistemáticamente tomando en consideración
las áreas críticas que permita a la Contraloría General del Estado, cumplir con las funciones
establecidas en su Ley Orgánica.
Planificar la actuación del órgano contralor, mediante la formulación de programas
individuales de trabajo que permitan medir la gestión del ente auditado y establecer la
misión, visión, objetivos y metas del órgano de control (artículos 16 y 17 de las Normas
Generales de Control Interno).
Diseñar y aprobar manuales de normas y procedimientos que permitan cumplir con las
funciones atribuidas en la ley, así como un estatuto de personal (artículos 20 y 22 de las
Normas Generales de Control Interno).
Realizar diligencias ante el Órgano Legislativo del estado Apure, a fin de que se agilice la
aprobación de la reforma de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, a objeto
de subsanar las deficiencias que presenta la Ley vigente.
Presentar en los informes, los hallazgos detectados en las actuaciones, en forma clara y
precisa, indicando las causas y efectos de los mismos.
Prescribir los sistemas y normas de control interno de la administración pública regional,
centralizada y descentralizada, a fin de que el control fiscal externo se complemente con el
que ejerce la administración activa del Estado, de acuerdo con lo previsto en la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado Apure.
Someter los equipos de computación a un plan anual de mantenimiento y conservación, que
contribuya a preservarlos en óptimas condiciones de funcionamiento, incrementando su vida
útil.
Realizar diligencias y trámites para la implantación de un sistema de control de gestión y
para la práctica de auditorías de gestión.
Dictar normas para establecer un sistema coordinado entre el control externo e interno de la
administración pública estadal.
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COMANDANCIA GENERAL DE POLICÍA
Alcance y objetivo de la actuación
Efectuar un diagnóstico del área de Seguridad Policial del estado Apure, la actuación se
enmarcó en el ejercicio fiscal 2000 y primer semestre del año 2001.
Resultados obtenidos
Inexistencia de manuales de normas y procedimientos, y de organización y funciones,
debidamente aprobados por las autoridades correspondientes.
Carencia de archivos actualizados que permitan conocer en detalle, el grado de
instrucción del personal policial adscrito a esa dependencia, así como de la ubicación
física de los mismos.
Las oficinas administrativas, cocina y comedor de la Comandancia General de Policía,
funcionan en condiciones precarias de aseo, salubridad e higiene, entre otras razones
por el hecho que el Reten de esa Comandancia está ubicado en el piso inmediatamente
superior de éstos, aunado a que es muy escasa el agua potable.
Las estructuras físicas de la Comandancia General de Policía y de algunos
Destacamentos y Puestos Policiales, presentan visibles averías en las puertas de los
Retenes, tuberías de aguas negras y cuartos de baños.
La Policía del estado Apure no cuenta con suficientes transportes terrestres,
igualmente, carece de equipos de transportes aéreos y acuáticos, indispensables para
esa Fuerza Armada Policial, debido a las difíciles condiciones geográficas y extensas
rutas fluviales de la zona.
Es deficitario el stock de armamento y equipos de orden público en la Policía del estado
Apure. Igualmente, no existe un control adecuado del mantenimiento, custodia y uso de
los mismos, toda vez que en el “parque” existe gran cantidad de armamento dañado, así
como un total de 33 revólveres, pistolas, escopetas y sub ametralladoras, en manos de
personas no Policías, como son ex Gobernadores del Estado, ex funcionarios de la
Gobernación y del Ministerio Público, y de un diputado del Consejo Legislativo Regional.
Es muy limitada la comunicación entre la Comandancia General de Policía,
Destacamentos, Puestos Policiales y/o demás Entes Públicos o Privados, por cuanto en
ninguna de éstas Dependencias existen teléfonos para efectuar y recibir llamadas,
sumado a que los equipos de radio comunicación existentes son insuficientes en razón
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que no cubre la basta extensión territorial.
Recomendaciones
• Proceder a la elaboración y aprobación de manuales funcionales, organizativos y de
procedimientos.
• Conformar y mantener archivos actualizados, contentivos de un historial detallado
de cada uno de los funcionarios que labora en esa Comandancia General, valga
señalar: fecha de ingreso, grado de instrucción, estudios y trabajos realizados dentro
y fuera de la institución, entre otros, a objeto de que sean de utilidad al momento de
aplicar políticas de ascenso, compensaciones salariales, ubicación física, cargo,
asignación de responsabilidades, entre otras.
• Separar las oficinas administrativas de la Comandancia General de Policía, del reten
de reclusos, igualmente, acondicionar y/o reparar los comedores, dormitorios,
cuartos de baños, retenes, tuberías de aguas negras y blancas y demás instalaciones
físicas de esa Comandancia, así como, de los Destacamentos y Puestos Policiales, a
objeto de ejercer las funciones administrativas, custodia y/o vigilancia de reclusos,
bajo condiciones apropiadas de aseo, salubridad, higiene y seguridad.
• Mantener operativo el actual inventario de transportes terrestres. En tal sentido se
deberá estudiar la posibilidad de construir un taller automotor para efectuar labores
de mantenimiento y reparación de los mismos, igualmente, de adquirir y mantener
actualizado un stock de los repuestos requeridos con mayor frecuencia por tales
unidades, procurando la aplicación de los controles mínimos necesarios para la
custodia y suministro de los mismos.
• Analizar la probabilidad de adquirir equipos de transportes aéreos y acuáticos, así
como de reclutar el personal capacitado para el manejo y mantenimiento de los
mismos, toda vez que éstos son indispensables para esa Fuerza Armada Policial,
debido a las difíciles condiciones geográficas y extensas rutas fluviales de la zona.
•
Instalar por lo menos 1 teléfono CANTV, tanto en la Comandancia General de
Policía como en los Destacamentos Policiales, aplicándose adecuados mecanismos
de control de llamadas, pero que se facilite la comunicación continua y oportuna
entre estas dependencias y/o demás entes públicos o privados.
•
Mantener y actualizar el stock de armamento y equipos de orden público en la
Policía del estado Apure. Igualmente, es imprescindible custodiar y restringir el
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uso de los mismos, únicamente al funcionario policial efectivo, para lo cual se
deberá recuperar el armamento en manos de personas no policías y limitar su uso
en atención a las necesidades operativas de ese cuerpo armado policial.
INSTITUTO AUTÓNOMO DE SALUD DEL ESTADO APURE (INSALUD-APURE)
Alcance y objetivo de la actuación
Evaluar la organización y funcionamiento del Instituto Autónomo de Salud del Estado
Apure, así como la legalidad y sinceridad del gasto durante el año 2000.
Resultados obtenidos
La gestión administrativa no se orientó a través de manuales técnicos y de procedimientos,
debidamente aprobados por las autoridades jerárquicas competentes, situación que incumple
lo previsto en el artículo 22 de las Normas Generales de Control Interno, dictadas por la
Contraloría General de la República.
Las órdenes de compras y servicios, que sustentaron las distintas operaciones financieras
realizadas por el instituto durante el año 2000, no poseen numeración correlativa pre
impresa, lo que constituye incumplimiento de lo previsto en el artículo 27, ejusdem.
El proyecto de presupuesto del ejercicio 2000 fue elaborado sin realizarse un diagnóstico de
salud actualizado, que sirviera de base para la planificación, situación que contraviene lo
contemplado en el artículo 17, ejusdem.
En la elaboración del proyecto de presupuesto del año 2000 no se consideró la
“Planificación por Programas”, lo que contraviene lo establecido en el artículo 53 de la Ley
Orgánica de Régimen Presupuestario.
En el contrato N° 07 del 01-12-2000, suscrito por Bs. 17,29 millones para el mantenimiento
a las calderas ubicadas en el Hospital José Antonio Páez, se cancelaron partidas adicionales
relacionadas en la orden de servicio N° 1267 del 26-12-2000 y pagadas con la orden de pago
N° 7289 del 27-12-00 por Bs. 4,30 millones.
Se adquirieron compromisos por funcionario no competente, a través de órdenes de compra
para la adquisición de materiales y suministros, autorizadas por el Director de
Administración, por un monto de Bs. 471,50 millones, lo que contraviene el contenido del
artículo 21, numeral 12 de la Ley de Salud del estado Apure, relacionado con las
atribuciones del Presidente del instituto, que reserva la celebración de compromisos
financieros a dicho funcionario hasta por dos mil veinte unidades tributarias.
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Se otorgaron recursos a unidades adscritas al instituto a través de órdenes de pago con cargo
a las partidas para adquisición de materiales por Bs. 1.547,84 millones; no obstante, dichas
unidades no tienen competencia para comprometer, lo que contraviene lo establecido en el
artículo 21, numeral 12, ejusdem.
Recomendaciones
En virtud de las deficiencias comentadas y con la finalidad de que las mismas sean atendidas
oportunamente por el organismo para la optimización de los procesos involucrados en la
gestión administrativa, se indican las siguientes recomendaciones:
•
Diseñar e implantar los manuales de normas y procedimientos, debidamente aprobados
por las autoridades competentes.
• Implementar los controles necesarios a objeto de subsanar las desviaciones determinadas
en las distintas áreas de Administración, dando cumplimiento a las Normas Generales de
Control Interno establecidas por el máximo Órgano de Control.
• Formular el Proyecto de Presupuesto, tomando en consideración la planificación por
programas, de acuerdo con lo previsto en el artículo 53 de la Ley Orgánica de Régimen
Presupuestario.
• Erradicar la práctica de asumir y cancelar compromisos adquiridos por funcionarios no
autorizados para comprometer el presupuesto de la institución.
• Revisar con precisión la documentación que respalde las obras relacionadas como
ejecutadas e inspeccionar fehacientemente las obras, con el objeto de ordenar el pago que
realmente corresponde.
MUNICIPIO SAN FERNANDO
ALCALDÍA
Alcance y objetivo de la actuación
Examen de los pagos realizados al alcalde y concejales durante el segundo semestre del año
1999 y primer semestre de 2000, a fin de verificar si los montos cancelados se ajustan a lo
establecido en la Ley Orgánica de Régimen Municipal y demás normas que rigen los
emolumentos de los altos funcionarios en el municipio.
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Resultados obtenidos
La Secretaría de Cámara no llevó registros de asistencia que permitieran determinar la
participación de los Concejales en las sesiones y reuniones de comisiones permanentes.
Se canceló un monto fijo mensual por concepto de dietas.
Se cancelaron dietas por sesiones de Cámara y reuniones de comisión no realizadas y/o no
asistidas por la cantidad de Bs. 7,10 millones y Bs. 10,20 millones, respectivamente.
Se evidenció la cancelación al alcalde y a los concejales, de remuneraciones superiores a las
previstas en el Decreto sobre el Régimen Transitorio de Remuneraciones para los más Altos
Funcionarios de los Estados y los Municipios, lo cual originó pagos en exceso de Bs. 0,47
millones y Bs. 3,40 millones, respectivamente.
Recomendaciones
•
Llevar controles auxiliares que permitan calcular las dietas a cancelar a los concejales,
atendiendo a la asistencia de éstos a las sesiones de Cámara y comisiones permanentes.
•
Pagar las dietas a los concejales miembros de la Cámara Municipal y al ciudadano
Alcalde, acatando las disposiciones establecidas en el decreto que regula las
remuneraciones que deben percibir los altos funcionarios de los estados y municipios.
•
Ejercer las acciones necesarias a fin de recuperar las cantidades pagadas en exceso a los
concejales y alcalde.
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