Procedimiento: Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Multimedia Revisión No. 07 Secretaría de Administración Dirección de Servicios de Cómputo Departamento de Videoconferencia y Multimedios Fecha: 21/04/08 CONTENIDO 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas. 6. Diagrama de bloque del procedimiento. 7. Glosario. 8. Anexos: 9. Revisión Histórica Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 1/15 1. / Procedimiento: Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Multimedia Revisión No. 07 Secretaría de Administración Dirección de Servicios de Cómputo Departamento de Videoconferencia y Multimedios Fecha: 21/04/08 1. Propósito Diseñar y desarrollar aplicaciones digitales que incluyan elementos multimedia tales como imagen estática, imagen en movimiento, sonido, video y texto, que cumplan con los requerimientos establecidos por personas de los diferentes espacios académicos y dependencias de la Universidad, así como usuarios externos con fines de difusión. 2. Alcance Este procedimiento deberá ser observado y aplicado por el Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios, el Responsable del Área de Multimedia y el Responsable de Diseño Gráfico del mismo Departamento. 3. Responsabilidad y autoridad Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios Responsabilidad • Revisar, en coordinación con el Responsable del Área de Multimedia, el diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia • Verificar el cumplimiento del plan de proyecto del diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia. • Realizar la gestión para obtener los recursos necesarios para el diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia. • Asignar los tickets de los servicios correspondientes al área de Multimedia. • Informar al personal administrativo el costo de los servicios ofrecidos por el área de Multimedia. • Informar al personal administrativo cuando autorice un servicio a un usuario externo, así como el costo del mismo para que realicen el cobro correspondiente. Autoridad • Autorizar y suspender el diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia. • Liberar la aplicación Multimedia. • Autorizar el plan de proyecto para el diseño y desarrollo de Aplicaciones multimedia. • Permitir desviaciones del plan de proyecto en caso necesario. Responsable del Área de Multimedia Responsabilidad • Revisar, en coordinación con el Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios, el diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia • Integrar los elementos y programar aplicaciones multimedia de acuerdo a los requisitos • Revisar la aplicación de la metodología establecida en las fases de su competencia Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 2/15 1. / Procedimiento: Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Multimedia Revisión No. 07 Secretaría de Administración Dirección de Servicios de Cómputo Departamento de Videoconferencia y Multimedios Fecha: 21/04/08 • Establecer comunicación con el usuario en las fases de su competencia • Resguardar la información y documentación interna y externa de su competencia • Dar seguimiento a los servicios asignados al área de Multimedia por medio del Sistema de Control y Seguimiento de Solicitudes de Servicio SCSSS (Support Suite). Autoridad • Asignar actividades al personal a su cargo y proponer cambios en el plan de proyecto • Solicitar y asignar los recursos al plan de proyecto conforme a la metodología establecida • Coordinar las actividades y el manejo del personal de su área Revisor de contenidos Responsabilidad • Revisar la ortografía de los contenidos de la aplicación Multimedia. • Comunicar al Responsable del área de Multimedia los errores ortográficos y observaciones detectadas en la aplicación multimedia. Programador Multimedia Responsabilidad • Integrar los elementos y programar la aplicación multimedia Responsable de Diseño Gráfico Responsabilidad • Desarrollar y entregar los elementos gráficos de las aplicaciones multimedia al responsable del área de Multimedia. • Revisar la aplicación de la metodología establecida en las fases de su competencia • Establecer comunicación con el usuario en las fases de su competencia • Resguardar la información y documentación interna y externa de su competencia Autoridad • Asignar actividades al personal a su cargo y proponer cambios en el plan de trabajo • Solicitar y asignar recursos al plan de proyecto conforme a la metodología establecida • Controlar las actividades y el manejo del personal de su área Personal Administrativo Responsabilidad • Elaborar un reporte de ingresos generados por el Departamento de Videoconferencia y Multimedios Autoridad Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 3/15 1. / • Procedimiento: Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Multimedia Revisión No. 07 Secretaría de Administración Dirección de Servicios de Cómputo Departamento de Videoconferencia y Multimedios Fecha: 21/04/08 Elaborar comprobantes de pago por los servicios del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. Responsable de cómputo y/o responsable del proyecto Responsabilidad • La designación de una persona como contacto dar seguimiento al servicio hasta que esté concluido. • Proporcionar el material necesario para el diseño y desarrollo de la aplicación multimedia, ya digitalizado (en archivo). • Probar, revisar, verificar y validar cada una de las fases en las que se requiere su participación. • Informar al responsable del proceso sobre el desempeño, cambios y/o mejoras del procedimiento. • Asistir a las reuniones indicadas durante el diseño y desarrollo de la aplicación multimedia. Autoridad • Aprobar el prototipo de la aplicación multimedia. • Sugerir cambios en el prototipo de la aplicación multimedia Documento Elabora/Actualiza Revisa Aprueba Formato de servicio de diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia Responsable del Área de Multimedia Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. Metodología de diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia Responsable del Área de Multimedia Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. Formato de plan de proyecto para el diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia Responsable del Área de Multimedia Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. Formato de reunión con el usuario. Responsable del Área de Multimedia Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. Formato de Información proporcionada por el usuario Responsable del Área de Multimedia Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. Formato de control de registros Responsable del Área de Multimedia Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. Formato de Revisión, Verificación y Validación Responsable del Área de Multimedia Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 4/15 1. / Procedimiento: Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Multimedia Revisión No. 07 Secretaría de Administración Dirección de Servicios de Cómputo Departamento de Videoconferencia y Multimedios Fecha: 21/04/08 4. Normatividad aplicable. 1. Legislación y normatividad nacional e internacional en materia de derechos de autor 5. Políticas. 1. La solicitud del servicio podrá realizarla cualquier dependencia o espacio académico de la UAEM de manera institucional o algún usuario de manera personal, siempre y cuando sea avalado por alguna autoridad del espacio académico o dependencia a la que pertenece. 2. La solicitud deberá realizarse a través de oficio dirigido al Director de Servicios de Cómputo (no se requiere copia al Departamento). 3. Solo el Director de Servicios de Cómputo podrá autorizar servicios sin oficio o si no se cumplen todos los requisitos para iniciarlo. 4. Cuando la solicitud de un servicio sea realizada por un área de la Dirección de Servicios de Cómputo, se omite el oficio y deberá ser a través de un ticket dirigido al Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios. 5. En el caso de los usuarios externos (que no pertenece a la UAEM), los servicios ofrecidos tendrán un costo establecido en el catálogo de Costos de Servicios del Departamento de Videoconferencia y Multimedios, resguardado por Apoyo Administrativo de la DSC. 6. El usuario deberá comunicarse con el jefe de Departamento para ser informado de la factibilidad del servicio solicitado. 7. El usuario es el responsable de proporcionar la información y materiales de contenidos del proyecto en formato digital. 8. Sobre el contenido de la información, será responsabilidad del usuario en cuestión de redacción, errores de ortografía y de sintaxis. El área sólo corregirá errores evidentes. 9. Si el usuario requiere la aplicación multimedia en CD o DVD, éstos serán proporcionados por el usuario. 10. La fecha de inicio del desarrollo del proyecto queda sujeta a la entrega del material gráfico por parte del responsable de diseño gráfico, por lo que el usuario deberá dar seguimiento al desarrollo de este material. 11. El tiempo de entrega del material multimedia se definirá en fase de análisis de la metodología de diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia (Anexo 2) y dependerá de las características, cambios y extensión del mismo así como la fecha de entrega de material por parte del usuario. 12. Cuando la aplicación multimedia lleve archivos de video y/o audio y éstos no estén procesados (en los formatos digitales necesarios), el responsable del área de Multimedia solicitará mediante un ticket el servicio al responsable del Área de Procesamiento de Audio y Video. Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 5/15 1. / Procedimiento: Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Multimedia Revisión No. 07 Secretaría de Administración Dirección de Servicios de Cómputo Departamento de Videoconferencia y Multimedios Fecha: 21/04/08 13. El Responsable del Área de Multimedia llenará el formato de servicio. 14. El Responsable del Área de Multimedia elaborará minutas de cada reunión con el usuario y éstas deberan estar firmadas por los asistentes a dichas reuniones. 15. Al entregar el producto, el Responsable del Área de Multimedia recabará la firma del usuario, como comprobante de recepción y conformidad. 16. Los derechos de autoría y reservados de las aplicaciones multimedia desarrolladas serán competencia de la UAEM, quien determinará la forma de distribución de los mismos. 17. Los créditos de las aplicaciones multimedia desarrolladas serán registrados en los mismos y estarán integrados por todas las personas que intervienen en su elaboración o bien por la mención del departamento y las áreas que participaron. 18. Por el tipo de trabajos y compromisos adquiridos con los usuarios y por el alcance de los mismos, el Responsable del área determinará: a) Si el proyecto se controlará sólo a través de la solicitud y sistema de control interno, o bien, b) Si el proyecto debe controlarse a través de todos los registros de control establecidos en este documento Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 6/15 1. / Procedimiento: Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Multimedia Revisión No. 07 Secretaría de Administración Dirección de Servicios de Cómputo Departamento de Videoconferencia y Multimedios Fecha: 21/04/08 6. Diagrama de bloque: Usuario Responsable de Diseño Gráfico (DG) Responsable del Área de M ultimedia (AM ) Programador M ultimedia Revisor de Contenidos Personal Administrativo Jefe del Departamento de Videoconferencia y M ultimedios (VCyM ) Inicio 1 Solicita servicio a través de oficio dirigido al Director de Servicios de Cómputo 2 Recibe el oficio y lo evalúa. ¿Autoriza el servicio? No Sí 3 C Elabora correo dirigido al usuario determinando la no factibilidad del desarrollo de la aplicación multimedia. 5 4 Evalua el perfil del usuario Recibe correo de no factibilidad. A Fin Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 7/15 1. / Procedimiento: Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Multimedia Revisión No. 07 Secretaría de Administración Dirección de Servicios de Cómputo Departamento de Videoconferencia y Multimedios Fecha: 21/04/08 Usuario Responsable de Diseño Gráfico (DG) Responsable del Área de M ultimedia (AM ) Programador M ultimedia Revisor de contenidos Personal Administrativo Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios (VCyM) A Es usuario externo Si No B 6 Informa al usuario de manera personal el costo del servicio en base al catalogo de costos de servicio. 7 Realiza pago correspondiente 9 Recibe comprobante de pago del servicio y entrega una copia al Jefe del Departamento de VCyM. Si El usuario acepta el costo del servicio No 8 Recibe pago, elabora un comprobante de pago del servicio y lo entrega al usuario. C 10 Recibe y archiva comprobante de pago B Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 8/15 1. / Procedimiento: Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Multimedia Revisión No. 07 Secretaría de Administración Dirección de Servicios de Cómputo Departamento de Videoconferencia y Multimedios Fecha: 21/04/08 Usuario Responsablede Responsable del Área Diseño Gráfico (DG) de M ultimedia (AM ) Programador M ultimedia Revisor de contenidos Personal Administrativo Jefe del Departamento deVideoconferencia y M ultimedios(VCyM ) B 11 Asigna ticket al responsable del AM informandole del servicio. 12 Recibe ticket y se pone en contacto con el usuario para solicitar el material necesario. 13 Entrega material al responsab le del AM y al responsable de DG. 14 Recibe el material y las caracteristicas de la aplicación multimedia para registrarlo en el Formato de servicio de diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia (Anexo1) y en el Formato de Información proporcionada por el usuario (Anexo5) (el responsable DG recibe y registra material gráfico y el responsable del AM el resto del material). Entrega una copia del Formato de servicio de diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia lleno (Anexo1) al usuario. 15 Recibe copia del Formato de servicio de diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia lleno (Anexo1) y firma original y copia del formato D Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 9/15 1. / Usuario Procedimiento: Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Multimedia Revisión No. 07 Secretaría de Administración Dirección de Servicios de Cómputo Departamento de Videoconferencia y Multimedios Fecha: 21/04/08 Responsable de Responsable del Área Diseño Gráfico (DG) de M ultimedia (AM ) Programador M ultimedia Revisor de contenidos Jefe del Departamento Personal deVideoconferencia y Administrativo Multimedios(VCyM) D 15 Realiza el análisis conform e a la m etodología establecida por la 2. Metodología de diseño y desarrollo de Aplicaciones m ultim edia. (anexo 2). 16 Registra información necesaria en el formato de revisión, verificación y validación(Anexo7) 17 Elabora plan de proyecto (anexo 3). 18 Solicita autorización del plan de proyecto (anexo 3) al Jefe del DVCyM. E Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 10/15 1. / Usuario Procedimiento: Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Multimedia Revisión No. 07 Secretaría de Administración Dirección de Servicios de Cómputo Departamento de Videoconferencia y Multimedios Fecha: 21/04/08 Responsable del Responsable de Programador Área de M ultimedia Diseño Gráfico (DG) M utimedia (AM ) Revisor de contenidos Personal Administrativo Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios (VCyM) E 19 Revisa plan de proyecto (anexo 3). No Si ¿ Existen ajustes? 20 Realiza ajustes al plan de proyecto (anexo 3). 21 Autoriza y firma el plan de proyecto (anexo 3) y lo entrega al responsable del AM. 22 Firman el plan de proyecto (anexo 3) y el responsable del AM Registra datos en el formato de revisión, verificación y validación (anexo 7) F Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 11/15 1. / Procedimiento: Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Multimedia Revisión No. 07 Secretaría de Administración Dirección de Servicios de Cómputo Departamento de Videoconferencia y Multimedios Fecha: 21/04/08 Usuario Responsable de Diseño Gráfico (DG) Reponsable del Área de M ultimedia (AM ) Programador M ultimedia Revisor de contenidos Jefe del Personal Departamento de Administrativo Videoconferencia y Multimedios (VCyM) F 22 Diseño y Desarrollo del prototipo de la aplicación multimedia conforme al plan de proyecto (anexo 3). Registro de datos en el formato de revisión, verificación y validación (anexo 7). 23 Valida el prototipo de la aplicación multimedia. Registra datos en el formato de revisión, verificación y validación (anexo 7). Si ¿Existen cambios y/o sugerencias? No 24 Registra cambios en el Formato de reunión con el usuaro (anexo 4)(el responsable del AM los relacionados con la programación e integración y el responsable de DG los relacionados con el diseño gráfico). y realiza los cambios. 25 Desarrolla la aplicación multimedia y realiza pruebas internas conforme a la metodología2. Metodología de diseño y desarrollo de Aplicaciones multimedia (anexo 2) y plan de proyecto (anexo 3). Registra datos en el formato de revisión, verificación y validación (anexo 7). G Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 12/15 1. / Procedimiento: Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Multimedia Revisión No. 07 Secretaría de Administración Dirección de Servicios de Cómputo Departamento de Videoconferencia y Multimedios Fecha: 21/04/08 Usuario Responsable de Diseño Gráfico (DG) Responsable del Área de M ultimedia (AM ) Programador M ultimedia Revisor de contenidos Personal Administrativo Jefe del Departamento de Videoconfencia y M ultimedios (VCyM ) G 26 Valida la aplicación multimedia y registra datos en el formato de revisión, verificación y validación (anexo 7). ¿Existen cambios? Si No 27 29 Registra cambios en el Formato de reunión con el usuaro (anexo 4) (el responsable del AM los relacionados con la programación e integración y el responsable de DG los relacionados con el diseño gráfico). Autoriza liberación de la aplicación multimedia y firma el formato de servicio de diseño y desarrollo de 28 aplicaciones multimedia(Anexo1) Realiza cambios conforme a la metodología 2. Metodología de diseño y desarrollo de Aplicaciones multimedia.(anexo 2), plan de proyecto (anexo 3). Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México H 13/15 1. / Procedimiento: Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Multimedia Revisión No. 07 Secretaría de Administración Dirección de Servicios de Cómputo Departamento de Videoconferencia y Multimedios Fecha: 21/04/08 Usuario Responsable del Área de M ultimedia (AM ) Responsable de Diseño Gráfico (DG) Programador M ultimedia Revisor de contenidos Jefe del Departamento de Personal Videoconferencia Administrativo y Multimedios (VCyM) H 30 Empaqueta y entrega la aplicación multimedia y material facilitado al usuario, 31 Recibe la aplicación multimedia. Contesta y firma el formato de servicio de diseño y desarrollo de Aplicaciones multimedia (anexo 1) de recepción y conformidad, bitácora de servicio, cuestionario de satisfacción del usuario, cuestionario del área de multimedia 32 Archiva los registros generados por el servicio y registra datos en el formato de información proporcinada por el usuario (Anexo 5). Fin Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 14/15 1. / Procedimiento: Diseño y Desarrollo de Aplicaciones Multimedia Revisión No. 07 Secretaría de Administración Dirección de Servicios de Cómputo Departamento de Videoconferencia y Multimedios Fecha: 21/04/08 7. Glosario Aplicación multimedia: aplicación de computadora que incluye elementos de imagen, texto, audio y video en formatos digitales. DSC: Dirección de Servicio de Cómputo. Formato digital: Define que los textos, imágenes, video, audio serán entregados como archivo digital para su uso inmediato en software. Usuario externo: persona que solicite un servicio y que no pertenezca a la UAEM. Usuario interno: persona que solicite un servicio y que pertenezca a la UAEM. Perfil de usuario: validación de si un usuario es interno o externo. Ticket: registro de una solicitud en el Sistema de Control y Seguimiento de solicitudes de servicio. SCSSS: Sistema de Control y Seguimiento de Solicitudes de Servicio. 8. Anexos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Formato de servicio de diseño y desarrollo de Aplicaciones multimedia. Metodología de diseño y desarrollo de Aplicaciones multimedia. Formato de plan de proyecto para el diseño y desarrollo de Aplicaciones multimedia. Formato de reunión con el usuario. Formato de Información proporcionada por el usuario. Formato de control de cambios. Formato de Revisión, Verificación y Validación. 9. Revisión Histórica Número de revisión Fecha de revisión Revisó (puesto) Reaprobado (Puesto) 05 10/10/06 Responsable de Área Jefe de Depto Actualización de Formato 06 28/09/07 Responsable de Área Jefe de Depto Actualización de Formato y Políticas de acuerdo a asesorías 07 21/04/08 Jefe de Depto Jefe de Depto. Actualización de las Responsabilidades y Autoridades, de las Políticas y Glosario Descripción del cambio Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México 15/15 1. /