La coordinación y supervisión de eventos de

La coordinación y supervisión de eventos de Formación de Recursos
Humanos, una experiencia en el Centro de Capacitación del Instituto
Mexicano de Tecnología del Agua.
Lozano Arredondo Fernando; Torres Morales Juan.
Instituto Mexicano de Tecnología del Agua.
Paseo Cuauhnahuac 8532, Col. Progreso. Jiutepec, Morelos
flozano@tlaloc.imta.mx; jtorres@tlaloc.imta.mx
Antecedentes
La realización de diferentes tipos de eventos para la formación de recursos
humanos, en todo el mundo se ha venido constituyendo como una necesidad
apremiante para el fortalecimiento de capacidades de las instituciones públicas y
privadas, por lo que se utilizan e invierten grandes cantidades de recursos
financieros y materiales en ello. Los organizadores de eventos cada día necesitan
de nuevas y perfeccionadas estrategias y técnicas de coordinación de eventos
para tener mejores resultados en los procesos educativos que desencadenan.
La coordinación y supervisión de eventos ha tomado mucha relevancia hasta
llegar a ser una tarea muy importante como vínculo entre lo planeado y lo
realizado y consolidar la práctica educativa, muchas empresas valoran la
calidad de la formación en función de la eficacia y eficiencia con que se realiza la
formación y en razón a la evaluación del impacto que esta produce en los
participantes.
La supervisión ayudará a verificar la congruencia entre los fines o propósitos de la
educación planeada y las actividades educativas realizadas. Por ello la supervisión
se ha ubicado en el plano de la planificación y organización educativa, pero
también se ha vinculado al campo de la administración por su carácter
eminentemente práctico.
Hay diferentes modelos de supervisión, como el de inspección, producción,
clínico y desarrollo, de ellos y con base en la práctica educativa del IMTA, el
modelo seguido es el clínico, que se caracteriza por ser una supervisión centrada
en la observación del comportamiento del capacitador en el aula, los datos
obtenidos se utilizan para trabajar con él para una mejora de su enseñanza, en
una relación personal capacitador-supervisor.
Observando la instrucción
“Las fases que incluye el modelo de supervisión clínica, según Cogan (1973) son:
a) Establecimiento de la relación entre profesor y supervisor.
b) Planificación educativa con el capacitador (se planifica el curso o lección),
se específica resultados, previsión de problemas, previsión de materiales y
sistemas de retroalimentación y evaluación.
c) Planificación de las estrategias de observación
d) Observación de la instrucción
e) Análisis de los procesos de enseñanza y de aprendizaje
f) Planificación de la estrategia para los intercambios, reuniones del
supervisor y el capacitador
g) Realización de la conferencia de supervisión
h) Nueva planificación (planificación renovada para las lecciones siguientes,
abarca los cambios en los que el supervisor y capacitador se han puesto de
acuerdo)”1
La coordinación y supervisión abarca aspectos tan variados como los siguientes:
las necesidades de capacitación traducidas en solicitudes y propuestas del evento,
la selección y estructuración de los contenidos del aprendizaje (que se va a
enseñar),la selección y confirmación de participantes, la asignación del o los
1
Morales Velázquez Cesáreo. Planificación y Administración del proceso evaluatorio (Supervisión y
Evaluación) Unidad 5. Maestría en Tecnología Educativa. Módulo Planificación y Administración Educativa,
Instituto Latinoamericano de la Comunicación Educativa (ILCE). 1996. Pág. 64-65
instructores, la preparación y equipamiento de las aulas, la producción y
distribución de materiales, el ordenamiento de actividades de enseñanza y de
aprendizaje, así como el diseño de prácticas (si es necesario), la preparación de
diplomas, la aplicación de evaluaciones de conocimientos y de los servicios
asociados a la capacitación y en general todas las actividades necesarias para
que los eventos se realicen satisfactoriamente.
Los servicios del Centro de Capacitación del IMTA pueden distinguirse:
a) Servicios de Capacitación:
Aulas, mobiliario, materiales y equipo didáctico. (Proyectores Multimedia, Equipo
de Sonido y Equipo de Cómputo)
b) Servicios Asociados a la Capacitación:
Hospedaje, alimentación y cafetería
Vista frontal de las aulas
Vista del área de dormitorios
Para supervisar la integración de todos los servicios de capacitación y evaluar el
desempeño del capacitador, se cuenta con un supervisor del curso, que es la
persona responsable de integrar el expediente del evento a través de la
elaboración de diferentes formatos para avalar la emisión de constancias. Entre
ellos, el registro de participantes, el listado de participantes del evento, lista de
asistencia, formato de entrega de material didáctico, aplicación de evaluaciones
de conocimientos diagnóstica y final, y calificación obtenida por los participantes
avalada por el instructor, así mismo aplica la evaluación general del curso que
responderán los participantes, donde se evalúa el desempeño del instructor, los
materiales didácticos y los servicios que se le proporcionaron.
El supervisor del curso verifica requisitos para entrega de constancias: 80% de
asistencia a eventos presenciales. Así mismo define si se entregará constancia de
asistencia cuando obtenga una
calificación menor a 8 o constancia de
acreditación si es mayor o igual a 8.
Otra actividad es mantener actualizados los registros de participante ya que estos
datos permiten planear con oportunidad los cursos solicitados, el número de
participantes y detectar problemas de cupo. Los registros ayudan también a
comunicar a los participantes que deben asistir a un curso, cuando existen
cambios imprevistos en la programación. Asimismo, sirven para confirmar
asistencias o hacer cancelaciones, lo cual ayuda a mantener la eficiencia
administrativa del sistema de capacitación, estableciendo una comunicación
efectiva que redunda en una buena imagen.
La coordinación y supervisión de los eventos de capacitación comprende la
supervisión de las actividades que se llevan cabo antes, durante y después de un
evento y se refiere a lo siguiente:
Actividades previas de la coordinación de eventos
1. Formulación de invitaciones
Una vez que se tiene el material impreso del curso, el
instructor y las instalaciones disponibles, se debe poner
especial cuidado en invitar a participantes potenciales,
con el propósito de despertar su interés y su motivación
respecto al curso, para lo cual una invitación personal es
lo más efectivo y acertado.
En cuanto se ha seleccionado al personal que participará
en un
evento, de inmediato se deben formular
invitaciones por escrito.
Esta invitación debe contener por lo menos la siguiente
información: nombre de la persona a la que se dirige,
nombre curso, una breve explicación sobre los beneficios
que obtendrá el empleado al participar en él, contenido
temático, duración, fechas y horario, nombre del
instructor y lugar donde se desarrollara el curso.
2. Difusión y Seguimiento
Es importante Hacer llegar las invitaciones por lo menos
tres semanas antes del curso para que las personas
tengan tiempo de organizar su trabajo. Hecho esto,
habrá que verificar por lo menos una semana antes del
curso a las personas que asistirán al evento.
3. Recalendarización
Cuando existen cambios en la programación de los
eventos de capacitación se deben realizar los ajustes
necesarios, para avisar oportunamente tanto al instructor
como a los participantes los motivos de la suspensión y
las fechas en las que se realizará el curso
posteriormente, a fin de que no decaiga el interés.
Para evitar estas situaciones es pertinente que el
coordinador del curso, antes de difundir un evento se
cerciore de las fechas en que serán realizados otros
eventos importantes para evitar duplicidad de
actividades.
4. Apoyos de instrucción
Para tal efecto, se debe solicitar al instructor previamente
al curso, una lista de los apoyos que utilizará para
prevenirlas, revisar las condiciones
en que se
encuentran, el equipo didáctico, el mobiliario, las aulas y
contar con el tiempo para hacer reparaciones en caso de
que sea necesario.
5. Lista de verificación
Antes de iniciar cualquier evento debe verificarse que
se cuente
con todos los apoyos de instrucción
necesarios., además, se requiere que estos se
encuentren en perfecto estado de funcionamiento para
evitar contratiempos.
Coordinación de actividades durante los eventos.
Supervisión de actividades
Se refiere a todas las actividades que deben
realizarse durante los eventos de capacitación,
para asegurar el éxito del mismo, con el fin de
comprobar que efectivamente se hayan
realizado de acuerdo a lo planeado.
1. Inauguración, lo más recomendable es
formular un orden de las actividades que
comprenden la ceremonia de inauguración y
clausura así como a quien corresponde
realizarla, cuidando los aspectos que se
señalan a continuación:
5. Prácticas. Si son necesarias para para
fortalecer el aprendizaje de los participantes, el
instructor las diseñará con anticipación al
evento y entregará un programa de ellas al
coordinador, quien será responsable de realizar
la logística necesaria que garantice la
adecuada realización de las mismas.
- Que sean dos personas quienes dirijan la
ceremonia, cuya intervención personal no sea
mayor de diez minutos
- Cuidar que el acto no se convierta en una
tribuna libre para sacar a flote los conflictos ni
frustraciones.
- Mostrar seguridad sobre lo que se ofrece sin
prometer lo que no se puede cumplir, ni
justificar
posibles
fallas
que
pudieran
presentarse.
- Evitar regaños y amenazas.
-Mostrarse cortes y amable durante la
exposición.
Tanto en la ceremonia de inauguración como
en la de clausura, las personas que dirigen el
evento deben estar atentas para captar las
inquietudes de los participantes y encausarla
hacia el objetivo del mismo.
2. Hoja de registro, lista de asistencia y
firma de entrega de materiales
Al inicio de cada curso, se debe considerar en
el programa un
tiempo antes de la
inauguración, para que cada participante llene
la hoja de registro así como firmar de recibido
la entrega de materiales, cabe señalar que
desde el primer día de actividades, se debe
tener un registro de los participantes a su
entrada al aula por medio de una lista de
asistencia.
6. Recesos
Dependiendo de las características del evento,
del objetivo mismo y del tiempo didáctico, se
deben planear periodos de descanso durante
cada sesión de estudio para evitar la fatiga del
grupo y del mismo instructor, por lo que es
conveniente realizar un descanso entre diez y
quince minutos por cada dos o tres horas de
estudio.
3. Instrucción. Consiste en compartir
conocimientos, es la parte fundamental y
esencial de un evento de capacitación, es el
momento en que se concretiza los procesos de
enseñanza y de aprendizaje planeados y
plasmados en la guía de instrucción o carta
descriptiva, la supervisión del desempeño del
instructor o instructores, así como la
participación del grupo y las dinámicas propias
del aprendizaje será una actividad fundamental
del coordinador de un evento, retroalimentando
el proceso educativo, proponiendo mejoras al
instructor en la forma didáctica en que deben
mostrarse y desarrollarse los contenidos y en
las dinámicas y técnicas utilizadas para
alcanzar los objetivos de aprendizaje.
4. Programa didáctico
La supervisión en la fase de ejecución juega un
papel primordial, en virtud de que se tiene que
verificar paso a paso el desarrollo de todas y
cada una de las actividades planeadas en el
programa didáctico del evento, con el objeto de
asegurar que se cumplan los objetivos
planteados.
7. El servicio de cafetería. Además de servir
de estímulo a los participantes, son momentos
que se perciben como un rasgo de atención
por parte de los organizadores, por lo que debe
cuidarse que no falte el café, las galletas y
refresco o fruta, ya que este servicio también es
evaluado por los participantes. El coordinador
del evento debe de estar pendiente de todas las
necesidades que tengan los participantes del
curso, desde el inicio hasta la clausura.
•
Cambios imprevistos
Es común que durante la capacitación se presenten situaciones que alteren el desarrollo de las
actividades de instrucción, sobre las cuales el coordinador debe poner especial atención, tales
como:
•El instructor no se presente a la sesión, o llega tarde cuando el grupo ya se prestaba a retirarse.
•Los materiales no son entregados a tiempo por la imprenta o el servicio de fotocopiado.
•Las aulas no fueron preparadas según las especificaciones.
•Las aulas fueron prestadas para otras actividades en la misma hora y fecha.
•Se presentan fallas en los aparatos y equipo necesarios para la instrucción.
Siempre que ocurra alguna de estas situaciones, el coordinador del curso debe de hacer uso de
su talento e imaginación para resolverlos, con paciencia y madurez para reconocer los errores,
actuando con rapidez sin buscar culpables.
Coordinación de actividades después de los eventos.
Se lleva a cabo la evaluación del curso, el instructor y los servicios recibidos por
los participantes. El instructor aplica a los participantes la evaluación de
conocimientos.
•
Informe de actividades
Al finalizar un evento se debe recopilar toda la
información que nos permita tomar decisiones de
carácter administrativo y técnico, integrándola en un
reporte que contemple los siguientes puntos:
Informe del evento: asistencia por día, informe sobre
el desempeño del instructor y sobre las condiciones
del aula, reporte de puntos del temario tratados,
reporte del medio ambiente que privo en el curso,
reporte sobre el servicio de limpieza y cafetería,
alimentación y hospedaje (si fueron proporcionados),
apuntes entregados, aspectos sobresalientes
positivos y negativos, situaciones que alteraron los
resultados y alternativas de solución
. Evaluación del curso el instructor y los servicios
recibidos por los participantes.
. Evaluación del instructor a los participantes.
.
Lista de asistencia y entrega de material
didáctico.
.
Situaciones que alteraron los resultados y
alternativas de solución.
Después de este análisis cuantitativo se realizara la
interpretación,
considerando
la
información
cualitativa proporcionada a través de las
observaciones del coordinador, reporte del instructor
y comentarios de los propios participantes. Se
elabora el informe en el que deberán estar
contenidas las recomendaciones para mejorar la
función de capacitación.
Fotografía de los participantes del curso
CONCLUSIONES
La realización de eventos, cursos y diplomados para la formación de recursos
humanos ha cobrado un auge extraordinario en nuestros días, debido a su eficacia
como técnica de trabajo grupal que permite a empresas, instituciones y
asociaciones de toda índole, cumplir objetivos de formación de capital humano.
La demanda de este tipo de eventos va en aumento, pues cada día son más las
personas que necesitan actualizar sus conocimientos sobre las nuevas
tecnologías desarrolladas, exponer temas diversos, e intercambiar ideas y
experiencias, plantear y discutir problemas, o por motivos de enseñanza,
capacitación o superación personal.
Tal situación ha propiciado el surgimiento de una nueva clase de profesionales
especializados en planeación, organización y ejecución de eventos que realizan
una tarea muy importante: la coordinación y supervisión de eventos, que es
de las tareas que demandan más urgencia, más tiempo y más esfuerzo, por eso
es importante, poner énfasis en esta actividad, para que sea una fuerza que
sume eficacia a la capacitación.
Este artículo describe con sencillez cada una de las etapas de este proceso que
deben seguir tanto los profesionales como los principiantes para actuar con
eficacia y eficiencia al coordinar y supervisar un evento. Finalmente al término
del curso el supervisor integrará la información del evento, la lista de asistencia, la
calificación asentada por el instructor, elabora el informe final del curso y entrega
el expediente a la Subcoordinación de Educación Continua.
BIBLIOGRAFÍA
Morales Velázquez Cesáreo. Planificación y Administración del proceso
evaluatorio (Supervisión y Evaluación) Unidad 5. Maestría en Tecnología
Educativa. Módulo Planificación y Administración Educativa, Instituto
Latinoamericano de la Comunicación Educativa (ILCE). 1996. Pág. 64-65
Flores Ramírez Joaquín. Manual del supervisor de eventos de capacitación.
Coordinación de Desarrollo Profesional e Institucional. Subcoordinación de
Adiestramiento y Capacitación. 1993.
Richero Alicia. Eventos Guía práctica para su planeación y ejecución. Editorial
Trillas. México 2001.
Adriana E. Cruz Trillo et al. Metodología para la administración y prestación de
servicios en centros de capacitación. Subcoordinación de Tecnología Educativa.
Instituto Mexicano de Tecnología del Agua. México 2001