Software de Gestión de Documentos Docuware

SOLUCIONES PARA
MDS - MANAGED DOCUMENT SYSTEM
GESTION DE DOCUMENTOS
CANAL DE SOLUCIONES DOCUWARE COSTA RICA
I.S. Productos de Oficina, CASA | Calle 25 ave 6&8 #648 | T(506) 25234300 | info@iscr.com
Pioneros y líderes de la gestión documental
Perfil de DocuWare: innovaciones constantes para brindar al usuario la máxima sencillez
Fundada en 1988 por sus actuales
presidentes en Alemania
Empresa de propiedad privada, en su
mayoría pertenece a los fundadores y
empleados
Especializada en gestión documental
desde su fundación
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Innovación continua, presupuesto de
I+D+i en 2011: más de 1.000.000 €
Fundado en 1988, DocuWare es uno de los principales proveedores de software para gestión
documental. La compañía opera en todo el mundo con sus sedes en Germering (Munich), New
Windsor
dsor (New York) y Wallingford/Connecticut, y tiene sucursales en España, Francia y Reino Unido.
DocuWare está disponible en 16 idiomas y en más de 70 países. El volumen de instalaciones ronda
las 14.000: más de 125.000 usuarios trabajan con DocuWare de forma
forma cotidiana.
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Más de 10.000 instalaciones
Utilización en más de 70 países
Más de 100.000 usuarios
satisfechos
Disponible en quince idiomas
Gestión Documental
Qué es DocuWare?
Docuware es un software de gestión documental con tecnología avanzada para la gestión de
contenido empresarial profesional. Al poder acceder a la información valiosa que contienen los
documentos, en el lugar y el momento exacto en que lo necesita, puede optimizar sus prácticas
empresariales.
Cómo funciona?
DocuWare archiva automáticamente los documentos según los criterios que fije, independientemente
de su fuente o su formato. Esto significa que puede archivar, compartir y gestionar documentos, tanto
en papel como electrónico, hojas de cálculo, pdfs, archivos de word, registros, mensajes de correo
electrónico, etc. Todo de forma fácil y segura, desde un archivador de documentos central.
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Beneficios
El empleado medio dedica del 30 al 40 por ciento de su tiempo a buscar la información necesaria para
completar sus tareas en papeles, correos electrónicos, documentación impresa, discos duros
compartidos y archivadores
Si actualiza su sistema de archivado en papel a una solución digital, los empleados
acceden fácilmente a la documentación empresarial. Además, el flujo de información se
agiliza y optimiza. En vez de dedicar tiempo a buscar documentos, el personal se centra
en tareas más importantes y en tomar decisiones acertadas para mejorar los resultados
finales.
SABIA USTED? Sin un sistema adecuado de gestión de contenido empresarial, los
empleados dedican una media de 18 minutos a buscar un documento.
Las empresas y organizaciones con visión de futuro empiecen a usar documentos digitales y
soluciones de gestión de contenido empresarial para obtener una ventaja competitiva en el mercado
global.
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La creación y el archivado de documentos en papel tienen un coste elevado. Un archivo
de cuatro cajones ocupa mucho espacio en la oficina y cuesta $1500 al año. Mantener
doce archivadores de este tipo requeriría contratar a una persona. El cambio a un
sistema de gestión documental digital permite ahorrar en archivado de documentos,
copias, impresión, envíos y personal
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SABIA USTED? En una empresa mediana, los documentos en papel se acumulan a
una tasa anual de un 22 por ciento, es decir, cada 3,3 años el papel duplica su volumen
Un sistema de gestión documental permite controlar el acceso a información
confidencial y aplicar medidas de seguridad. Asimismo, garantiza el cumplimiento de la
normativa gubernamental y del sector mediante la automatización de los procesos de
gestión de registros financieros y retención.
SABIA USTED? Actualmente, hasta un 5 por ciento de los archivos de una organización
llegan a perderse o extraviarse
Además, la gestión documental garantiza la continuidad de su empresa aun en caso de
incendio o inundación. Los documentos se replican y guardan fácilmente sin conexión o
en la nube, lo cual constituye la solución adecuada para recuperación en casos de
desastre
SABIA USTED? 7 de 10 cada empresas dejarían de existir en un plazo de 3 semanas si
perdieran su documentación impresa en un desastre.
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Funciones del Gestor de Documentos
IMPORTACION DE DOCUMENTOS
Documentos en papel. Pueden importarse cartas, facturas, informes, dibujos, notas y otros
documentos en papel o manuscritos prácticamente con cualquier tipo de escáner
Documentos electrónicos. Los documentos llegan inicialmente a bandejas electrónicas y se
trabaja con ellos como lo haría normalmente: ordenarlos en la bandeja, graparlos o asociarlos,
o añadir notas, comentarios, firmas y sellos.
Una vez digitalizados, los documentos se guardan en las bandejas de DocuWare, para
procesarlos posteriormente o para guardarlos en los archivadores.
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Gestione todos sus Documentos, no importa de donde vengan
MS Office, pdf, CAD, y mucho más
Documentos múltiples y datos existentes
Correo electrónico
Archivado durante la impresión
Con la tecnología OCR integrada Docuware puede reconocer códigos de barras e indexar o separar
automáticamente documentos.
Automatice sus procesos de Digitalización de Documentos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Indexación automática con reconocimiento de texto
WatchFolders (Carpetas monitoreadas por DW)
Indexación por medio de códigos de barras
Indexación por Autoíndice con Tablas de datos
Indexación manual con arrastre de texto
Plantillas y mucho más
Integración con Equipos Multifuncionales
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ALMACENAMIENTO ORGANIZADO Y SEGURO
DocuWare agrupa los documentos, independientemente de su origen, en un archivador central de
documentos (conocido como "archivador") basándose en una serie de criterios estándar definidos por
el usuario. Esto es aplicable a documentos empresariales (tanto escaneados como creados en el
sistema de procesamiento de datos de la empresa), correspondencia, dibujos e imágenes, así como a
correo electrónico y archivos de Microsoft Office.
Estándares para los documentos
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Los archivos de documentos se guardan con su formato original o como archivos PDF/A
Para cada archivo de documento se guarda un "metarchivo" en formato XML
La ubicación de almacenamiento principal para los índices es una base de datos relacional
vinculada con los archivos de documentos.
Seguridad
La asignación de derechos sofisticada y personalizada
de DocuWare permite garantizar la confidencialidad en
todo momento y asignar responsabilidades en el
sistema.
ACCESO Y ALMACENAMIENTO CONTROLADO
DocuWare tiene mecanismos de seguridad para el control interno y acordes con requisitos de
auditoría. Estos mecanismos protegen los documentos en todo el flujo de trabajo, desde la importación
hasta el archivado a largo plazo, en sistemas de almacenamiento y de medios de solo lectura.
DocuWare facilita el cumplimiento de normativas y leyes, tales como AO, HIPAA, Basel II y SarbanesOxley. Los periodos de retención y eliminación se controlan automáticamente
HIPAA Derecho a la confidencialidad sobre la salud. La Ley de Transferencia y
Responsabilidad de Seguro Médico de USA (Health Insurance Portability and Accountability
Act, HIPAA por sus siglas en inglés)
Basel II Recomendaciones sobre la legislación y regulación bancaria y son emitidos por el
Comité de supervisión bancaria de Basilea
Sarbanes-Oxley Es una ley de Estados Unidos también conocida como el Acta de Reforma
de la Contabilidad Pública de Empresas y de Protección al Inversionista
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Acceso legalizado a datos y documentos
DocuWare utiliza funciones de exportación para asegurar la posibilidad
de acceso a los datos necesarios por motivos legales durante el
correspondiente periodo de retención establecido según las normas
vigentes.
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Tipos documentales y plazos de conservación sugeridos en Costa Rica.
Fuente: Archivo Nacional
50 años de vigencia: Expedientes de personal, prontuarios, planillas (en caso de que la
información de los expedientes no sea suficiente para probar derechos laborales adquiridos)
10 años de vigencia: Materia prima estadística ya tabulada y trabajada.
3 años de vigencia: Controles, registros y tarjetas de asistencia, permisos, solicitudes de
vacaciones, cuadros de personal.
2 años de vigencia: Correspondencia interna de carácter rutinario, notas de remisión,
mensajes, memorandos, circulares y telegramas de trámite administrativo, listas de
asistencia, borradores, registros de uso de teléfono, informes parciales que se han resumido
en informes generales de una entidad, autorizaciones para uso de transporte, copias que se
reciben a título de información- no para decidir un asunto.
5 años de vigencia: Documentación contable de carácter rutinario, facturas, notas de
crédito, órdenes de compra, órdenes para utilización de gasolina, gastos de transporte,
cheques, requisiciones, pedimentos y compra de materiales, controles de bodega,
licitaciones públicas o privadas no ganadoras – o ganadora o proyectos no sustantivos de la
institución-, acciones de personal repetidas y rutinarias –que no prueben derechos
adquiridos ni tiempo de servicio-, correspondencia de unidades de nivel medio o bajo, cuyos
asuntos básicos se informen o eleven a instancias superiores.
Derechos de acceso personalizados
El acceso a documentos se controla estrictamente según una
estructura de autorización detallada compuesta por grupos, roles y
perfiles. De este modo se asegura que empleados, auditores, clientes y
proveedores tengan acceso únicamente a los documentos para los
cuales tengan permiso. Las funciones de registro permiten ver quién ha
accedido a un documento o lo ha modificado, y cuándo, incluso años
más tarde.
Firma electrónica
Las firmas y marcas de tiempo se integran a la perfección en el sistema
DocuWare y están disponibles para los usuarios autorizados. Proporcionan un
modo adicional de garantizar la integridad y la autenticidad de los documentos.
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BUSQUEDA DE DOCUMENTOS
El éxito de un sistema de gestión documental depende de la rapidez con que se encuentra la
información requerida. DocuWare permite realizar búsquedas de manera simple y cómoda: los
términos de búsqueda se pueden escribir por completo, parcialmente, en combinación o seleccionarse
de listas.
Es posible combinar búsquedas categorizadas y de texto
completo. Cualquier método ofrece resultados en cuestión
de segundos y los presenta en una lista que el usuario
puede organizar como desee.
Gracias al visor universal de DocuWare, no es necesario
tener instalada la aplicación original en el ordenador para
leer los documentos de la lista de resultados
EDICION DE DOCUMENTOS
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Gestión de versiones
Los documentos archivados en DocuWare siempre pueden editarse con el programa en que se han
creado, si se han guardado con su formato original. Según la configuración de perfil de usuario, la
edición puede realizarse directamente en el archivador o después de extraer el documento. Al extraer
bloquea para impedir que la editen otros usuarios, y al volver a consignarlo al archivador se crea una
versión nueva. Las versiones previas se conservan para fines de auditoría y seguimiento.
Marcas, comentarios y sellos
El visor universal de DocuWare ofrece varias herramientas potentes
para la edición de documentos. Es posible aplicar notas de texto,
comentarios, marcas a mano alzada, resaltes y sellos en documentos
de prácticamente cualquier formato. Pero los documentos propiamente
dichos no se modifican. Todos los elementos se imprimen como una
capa superpuesta y se archivan por separado.
FLUJOS DE TRABAJO
DocuWare le ayuda a automatizar los procesos empresariales basados en documentos. Garantiza que
los documentos siempre lleguen a la persona adecuada, y el uso de sellos integrados y listas de tareas
opcionales facilita la configuración de los procesos
Por ejemplo, en un departamento de contabilidad, una factura podría
pasar de estar "pendiente" a "registrada" y, posteriormente, a
"aprobada para el pago". Debido al cambio de sellos y estados, el
documento se reenvía automáticamente y finalmente se archiva
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MOVILIDAD DE LA INFORMACION
Una de las ventajas más importantes de la
gestión documental electrónica con DocuWare
es la posibilidad de acceder a los documentos en
línea sea cual sea su ubicación. DocuWare
puede acceder a los archivadores y documentos
del archivador central por Internet con una
amplia gama de funciones.
Así resulta más fácil incluir a los trabajadores
móviles con smartphones
phones o tablets sin que ello
afecte a los estrictos estándares de seguridad de
DocuWare.
Procesos de flujo de trabajo en ubicaciones remotas
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La arquitectura de DocuWare facilita la adaptación de procesos basados en documentos para permitir
el trabajo desde
esde casa o desde otras estaciones de trabajo remotas. Los usuarios móviles se pueden
integrar en el proceso electrónico, y el sistema es más eficaz en comparación con los flujos de trabajo
basados en papel. La notificación opcional por correo electrónico de las nuevas tareas acelera los
flujos de trabajo de las ubicaciones remotas y los usuarios móviles.
ADMINISTRACION DE DOCUWARE
Administración central
La configuración completa, desde la disponibilidad del servidor hasta la administración de usuarios y
archivadores o la configuración de flujos de trabajo, se lleva a cabo desde la administración web o la
administración central de DocuWare.
Seguridad
La arquitectura básica de DocuWare ofrece un alto grado de seguridad contra intentos de acceso no
autorizado a los datos. La identificación de usuarios individuales, mediante el inicio de sesión de
DocuWare y el inicio de sesión único, con autenticación de Windows automática, ofrece el nivel de
seguridad más elevado. Es posible asignar derechos de acceso a funciones
nciones y grupos, hasta el nivel de
documento único.
Módulos adicionales
Un sistema de gestión documental como DocuWare debe poder
integrarse en un entorno de TI que ya exista. Con DocuWare, el
intercambio de datos y documentos con otros sistemas es óptimo,
ópt
y las tareas de administración mínimas. Esta integración en
entornos de usuario específicos es posible gracias a los
numerosos módulos de expansión opcionales que amplían las ya
de por sí numerosas funciones e interfaces estándar que ofrece
DocuWare.
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LICENCIAMIENTO
Docuware ofrece varios esquemas de licenciamiento, aplicables según los requerimientos de cada
cliente.
DocuWare BUSINESS Server
Es una solución básica para empresas pequeñas con un servidor
y un sitio de producción que no requieran módulos adicionales ni
archivadores de gran tamaño. La licencia incluye el Web Client
Server; los módulos adicionales no están disponibles.
DocuWare PROFESSIONAL Server
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Es una solución flexible para empresas y ofrece una organización
de usuario final por cada sistema DocuWare, tamaño de
archivador ilimitado y sincronización de archivadores en múltiples
sitios de producción (licencia de servidor adicional necesaria para
cada ubicación). La licencia incluye el Web Client Server.
DocuWare ENTERPRISE Server
Es una solución ampliable para grandes empresas, admite un número ilimitado de organizaciones en
el mismo sistema DocuWare, además de ofrecer equilibrio de carga, clustering, cifrado de datos de los
documentos y conexión con soluciones de almacenamiento externo. La licencia incluye el Web Client
Server.
Licencias de usuario
Las licencias de cliente para los usuarios de un sistema se pueden adquirir en el modelo Concurrente
(licencias para el número de usuarios que han iniciado sesión en el sistema simultáneamente) o el
modelo Nominal (licencias para el número de ordenadores conectados al sistema). Puede convertir
una licencia Concurrente en dos licencias Nominales.
DOCUWARE
Espacio
Usuarios
Funcionalidad (Módulos)
Pago Mensual
Ampliación de espacio
Flex
Professional
Enterprise
10 Gb
4
Completa
$225
$14 por cada 10Gb
adicionales
50 Gb
ilimitados
Completa
$750
$8 por cada Giga
adicional
250 Gb
ilimitados
Completa
$1500
$4.2 por cada Giga
adicional
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REFERENCIAS
Ya sea in situ o en la nube, las soluciones de DocuWare ponen a su disposición todos los elementos
para una gestión eficaz del contenido empresarial. Las soluciones de DocuWare se caracterizan sobre
todo por una alta escalabilidad y un coste total de adquisición sumamente bajo.
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El volumen de instalaciones ronda las 14.000: más de 125.000 usuarios trabajan con DocuWare de
forma cotidiana en todo el mundo.
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