Nuevo modelo de gestión económico – Financiera del

2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
2º Contecsi – Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação /
Internacional Conference on Information Systems and Technology Management
01-03 de Junho de 2005 São Paulo/SP Brasil
Nuevo modelo de gestión económico – Financiera del Ministerio de Educación Superior en
Cuba. – Subsistema de informatización
Giraldo León Rodriguez (Ministerio Educación Superior CUBA) - giraldo@reduniv.edu.cu
En el presente trabajo se exponen los antecedentes, diseño y primeros resultados del
subsistema de informatización correspondiente al Nuevo Modelo de Gestión Económico –
Financiera (NMGEF) que se implanta en la actualidad en todas las entidades del MES. Se
abordan los objetivos y principios generales de este subsistema. Se detalla la pirámide
informacional propuesta así como los requerimientos a nivel de entidad, direcciones
especializadas y Dirección del Ministerio haciéndose énfasis en las salidas del modelo
propuestas para el nivel de entidad. Finalmente se exponen los principales resultados
obtenidos a partir del proceso de Certificación establecido desde el punto de vista de
asimilación del sistema integral contable, desarrollo de nuevos módulos, conectividad
alcanzada, seguridad informática, eventos que se desarrollan sobre esta temática, vinculación
de estudiantes a este proceso, etc.
Palabras clave: informatización, toma de decisiones, gestión conocimiento, gestión
documentaria, seguridad informática.
Síntesis del currículo vitae:
El autor es graduado de Sistemas Automatizados de Dirección en 1981 en Lvov –
Ucrania donde obtuvo la categoría de Master en Ciencias. Desde 1981 hasta 1995
trabajó en el Departamento de Diseño de Sistemas de Gestión para los Centros de
Educación Superior del CEIS –ISPJAE. Durante 4 años funge como jefe del
departamento antes mencionado. Alcanza la categoría científica de Investigador
Auxiliar y Profesor Adjunto de la Facultad de Informática ISPJAE. Desde 1996
trabaja como Asesor para la Informática del Viceministro Económico del Ministerio
de Educación Superior. Imparte docencia desde el 1983 ostentando en la actualidad
la categoría docente de Profesor Auxiliar otorgada por la Facultad de Contabilidad y
Finanzas de la Universidad de la Habana. Desde el 2004 imparte docencia en
CECOFIS – Centro de Estudios Contables, Financieros y de Seguros del Ministerio
de Finanzas y Precios. Ostenta las medallas “Rafael Maria de Mendive”, “Distinción
por la Educación Cubana” y en el año 2003 se le otorgó la “Distinción Especial del
Ministro de Educación Superior para las Áreas Económico – Contables”.
1
2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
NUEVO MODELO DE GESTIÓN ECONÓMICO – FINANCIERA DEL MINISTERIO
DE EDUCACIÓN SUPERIOR EN CUBA. – SUBSISTEMA DE INFORMATIZACIÓN.
Autor: MSc. Giraldo León Rodriguez
Asesor para la Informática Area Económica
Ministerio Educación Superior.
‰
INTRODUCCION.
A finales de los 90 la organización tradicional de la universidad cubana entró en
crisis debido a insuficiencia de recursos, deterioro significativo de los activos fijos,
insuficiente base material de estudio y trabajo, insatisfacción del personal, entorno
agresivo. Sin embargo existía la necesidad de una universidad más competitiva para
alcanzar un lugar destacado en el entorno y cumplir la misión social de contribuir
activamente al desarrollo del país. La única vía para dar respuesta a esta
problemática era el diseño e implantación en todas las entidades del Ministerio de
Educación Superior de un Nuevo Modelo de Gestión Económico – Financiera
(NMGEF) en el cual se definieron los siguientes capítulos:
x
x
x
x
x Recursos Humanos
x Organizacional
x Control Interno
x Estadística e Información
x Informatización.
Esta distribución se muestra en la figura siguiente:
Planificación
Contabilización
Comercialización y Precios
Administración Financiera
Figura Nro 1. NGEF-Relaciones Funcionales.
El objetivo del presente trabajo es exponer el diseño y resultados alcanzados en el
capítulo de Informatización a través de los 5 años de trabajo en el modelo.
‰
INFORMATIZACION DE LA GESTION ECONÓMICO – FINANCIERA EN EL
MINISTERIO DE EDUCACION SUPERIOR.
2
2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
En su discurso en la Conferencia Mundial sobre la Educación Superior en la
UNESCO, París-1998, el DrC. Fernando Vecino Alegret, Ministro de Educación
Superior expresó: “.. las nuevas tecnologías de la información y comunicación
(NTIC), que han impactado toda la vida social y productiva, constituyen herramientas
necesarias como parte del diseño de modelos modernos de gestión en las entidades
de educación superior y facilitan también la creación y funcionamiento de sistemas
de información que apoyan la toma de decisiones por los directivos y brindan hacia
el exterior una mayor confianza en la institución, favoreciendo la imagen positiva que
se requiere de la educación superior del país”.
No puede pensarse en ninguna actividad relacionada con la gestión universitaria y,
menos aún, con la gestión económico-financiera donde no se requiera de la
introducción de las tecnologías de la información y las comunicaciones. La
integración de los procesos universitarios, así como la gestión del conocimiento de la
organización no puede concebirse sin una amplia utilización de la tecnología.
‰
OBJETIVO GENERAL.
Contribuir a elevar la eficacia, eficiencia y efectividad en la planeación, asignación y
el control de los recursos financieros, humanos y materiales, así como en los
diversos procesos de toma de decisiones en la esfera de la actividad económica de
la Educación Superior Cubana, mediante el diseño y aplicación de un nuevo modelo
de gestión de la información económica, basado en la informatización de los
procesos de generación, comunicación, procesamiento y almacenaje de la misma.
3
2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
‰
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
En el presente documento se exponen los diferentes elementos vinculados con las
nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones (NTIC) que provoquen
un salto tecnológico en todo el tratamiento de la información económico-financiera
en la Educación Superior garantizando:
¾Fiabilidad del dato, reflejo de los hechos económicos, durante la captación,
procesamiento, almacenamiento, distribución y consolidación a los diferentes
niveles.
¾Agilidad en el procesamiento de información y obtención de los indicadores que
se definan.
¾Calidad en el proceso de toma de decisiones a partir de la información contable
que se dispone.
¾Un trabajo más integral, corporativo entre todos los eslabones del área
económica.
¾Niveles de seguridad informática y protección del acceso a la información
existente de acuerdo a lo establecido por los organismos rectores de esta
actividad.
¾Gestión documentaria moderna en las oficinas de las áreas económicas.
¾Promoción y comercialización del producto Educación Superior en Cuba y en el
extranjero empleando tecnología de punta.
¾Mejor gestión del conocimiento en el ámbito de toda la Organización.
A continuación se muestra en la figura Nro 2 lo anteriormente expuesto:
Figura Nro 2. Nuevo Modelo de Informatización
4
2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
Para alcanzar los objetivos planteados se propuso una estrategia compuesta por
cuatro aspectos fundamentales que se reflejan en la Figura 3.
Figura Nro 3.
No es posible obtener resultados integrales en la informatización de la gestión
económico financiera si no se tienen en cuenta estos factores de forma simultánea.
Cualquier insuficiencia en alguno de ellos conlleva un desbalance y atrasos en el
cumplimiento de las tareas.
Desde los primeros momentos en que se comenzó a trabajar en el Programa de
Perfeccionamiento se acometieron tareas de vital importancia relacionadas con la
informatización del proceso económico-contable de las entidades. Una de las tareas
iniciales fue la selección y asimilación del sistema integral contable a utilizar para lo
cual se creó una comisión de selección que trabajó en base a una metodología
previamente elaborada.
A cinco años del inicio del proceso de montaje podemos decir que:
• Se demostró la validez del Dictamen emitido por la Comisión de Selección.
• Se logró integrar a toda la Educación Superior bajo una plataforma
homogénea.
• Se ha asimilado un sistema que ha permitido ser mejorado, elevando a su vez
la cultura económica e informática en las áreas económicas de la E.S. y
posibilitando el desarrollo de nuevos módulos para la GEF.
• El sistema ha probado su eficiencia en la Educación Superior siendo además
uno de los paquetes contables con más difusión en el país.
• Se ha producido una transferencia de tecnología en las áreas contables
financieras, asegurando la manipulación de un importante volumen de
información, con las exigencias requeridas en cada caso, lo que ha
repercutido en la profesionalidad del trabajo en estas áreas.
Este proceso en gran medida ha contribuido a la depuración y organización de la
contabilidad en las mismas. Adicionalmente se equipó a cada área económica con el
equipamiento mínimo requerido. En casi todas las entidades se interconectaron
dichas computadoras en una red local lo que constituye el embrión de la futura LAN
del área económica.
Por otra parte, el proceso de informatización de la GEF no puede verse desligado de
la Estrategia Maestra de Informatización del Ministerio de Educación Superior donde
se plantea:
xx Elevación de la cultura de la informatización en todos los niveles.
5
2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
xx Asimilar, introducir, y actualizar las mejores tecnologías informáticas de
equipamiento, información y de comunicaciones al menor costo posible.
xx Aplicar las NTIC en todas las actividades principales de la Educación Superior y
potenciar nodos de excelencia.
xx Generar nuevas tecnologías de la informática, información y las comunicaciones,
lograr mayor incorporación de profesores, investigadores y estudiantes a este
propósito.
xx Integrar la Educación Superior en función de la informatización y desarrollar
nodos de excelencia.
La nueva etapa de la informatización de las áreas económicas está estrechamente
vinculada al propio proceso de perfeccionamiento de toda la organización y el papel
que deben jugar las NTIC en la definición o rediseño de los procesos y las
interrelaciones correspondientes que sustentan la gestión universitaria en general y
la gestión económico-financiera de las universidades en particular.
PRINCIPIOS GENERALES
Se propusieron un conjunto de principios que deben regir todo el proceso:
xx ASSETS, como sistema integral contable, es la plataforma base para la
informatización de la GEF.
xx El envío y recibo de información entre los diferentes niveles de dirección deberá
realizarse en formato electrónico de forma tal que no sea necesario volver a
captar la información recibida.
xx Deberá velarse por el empleo de clasificadores homogéneos que permitan los
niveles de consolidación adecuados.
xx La plataforma de software a utilizar deberá responder a las exigencias actuales
de procesamiento en ambiente cliente-servidor y tratamiento web.
xx Deben cumplirse los requerimientos imprescindibles establecidos por la
seguridad informática.
xx Desde el punto de vista de las aplicaciones informáticas a emplearse, a procesos
similares, se le aplicará el mismo paquete informático. Esto garantiza un soporte
homogéneo, mayores facilidades de intercambio de información y de
colaboración entre las entidades en todo el país.
EQUIPAMIENTO.
A pesar de ser muy difícil trazar estrategias en una tecnología con un desarrollo tan
vertiginoso se plantearon los siguientes requisitos para las áreas económicas:
x Deben cumplirse los requerimientos en hardware de forma tal que permitan
correr sistemas operativos seguros basados en tecnología NT u Open Source.
Esto conllevará a la modernización parcial del equipamiento ya existente y a la
adquisición de nuevas computadoras.
x Las redes locales deberán garantizar velocidades mínimas de 100 Mbps
x Cada computadora, servidor y los concentradores de red deberán contar con su
respaldo eléctrico.
x En cada área económica deberá existir el equipamiento necesario para la
salva/restaura de la información.
6
2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
x Disponibilidad de microcomputadora para cada trabajador del área económica
que requiera para su labor equipamiento de cómputo. Aquí será necesario tener
en cuenta el rediseño de los procesos existentes y los contenidos de los puestos
de trabajo asociados.
x Adicionalmente se deberán valorar las necesidades de otro equipamiento tal
como fotocopiadoras, scanners, calculadoras con printer, etc.
Como aspecto adicional será necesario invertir en el mobiliario necesario para el
equipamiento instalado.
PIRAMIDE INFORMACIONAL
Desde el punto de vista
informativo
y
de
las
características de los procesos
a que se somete dicha
información, se plantea en el
modelo
una
pirámide
informacional formada por tres
niveles principales. (Ver Fig.4)
Figura
Nro 4.
Pirámide Informacional
1. Nivel de entidad.
2. Nivel de Direcciones Especializadas y ViceMinistro Económico.
3. Nivel de Consejo de Dirección del Organismo.
Por otro lado, en cada nivel se llevan a cabo tipos de procesos diferentes y por
consiguiente se emplean herramientas distintas.
A continuación se expone la distribución de procesos, las herramientas a emplear
así como las estrategias a seguir para cada uno de estos niveles.
I. NIVEL DE ENTIDAD.
A nivel de entidad se ejecutan los llamados sistemas operacionales, o sea, aquellos
sistemas que procesan la información primaria-operativa correspondiente a cada
actividad (contabilidad, control de los activos fijos, útiles y herramientas, cobros y
pago, etc.). La información es almacenada en las llamadas bases de datos
operacionales y parte de ella fluye hacia los niveles superiores de la pirámide de
dirección vía modem, a través de la red, la intranet del MES o por correo electrónico.
Es de destacar que, por sus particularidades, las aplicaciones informáticas a diseñar,
subcontratar o adquirir dependen de las características de las entidades donde se
van a aplicar. En este sentido se destacan diferentes grupos de entidades en la
Educación Superior:
xx Universidades
xx Centros de Investigación
xx Sistema Empresarial
7
2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
xx Producción
xx Comercialización
xx Consultoria
xx Servicios de Alojamiento
xx Agencia de Viajes
La informatización de la gestión debe redundar en una mayor agilidad y eficiencia en
la ejecución de las operaciones financieras-contables entre nuestras entidades. Este
debe ser uno de los objetivos principales de las aplicaciones a acometer incluida la
posibilidad de la introducción del comercio electrónico en frontera. Adicionalmente
incrementar paulatinamente la presencia de la Educación Superior en sitios web
visibles en Cuba y en el extranjero, primeramente como vía de mostrar al mundo los
logros de nuestro país en el campo de la educación, además como vía para
incrementar la comercialización de los productos académicos de las universidades
cubanas. Introducción del comercio electrónico en esta esfera.
Equipamiento
En cuanto al equipamiento, las entidades deben trazar un programa con vistas a
cumplir el objetivo de que cada trabajador del área económica que necesite un
medio de cómputo para su trabajo, lo tenga. Para ello se deberá hacer un
levantamiento de la situación actual y, como resultado del trabajo del diseño del
documento de perfeccionamiento para cada entidad en particular, se defina el
equipamiento a adquirir.
Superación
El éxito del Programa de Perfeccionamiento en su conjunto y de la informatización
en particular, va a depender de los recursos humanos involucrados y sobre todo de
su capacitación. En esta etapa se deberá diseñar e implementar una pirámide
educacional que incluya diferentes modalidades o formas de capacitación.
Como resultado de este proceso todo el personal del área económica deberá haber
logrado los conocimientos y habilidades requeridos para desarrollar su trabajo. Aquí
se incluyen tanto los trabajadores como los ejecutivos. Con este fin se continuará el
proceso de superación constante a través de todas las vías posibles:
xx Cursos de capacitación y de postgrado en coordinación con las facultades
asociadas.
xx Entrenamiento en el puesto de trabajo.
xx Cursos Temáticos impartidos por los propios especialistas y técnicos de
las áreas económicas.
xx Consulta a sitios web o empleo de la Lista de Discusión creada al efecto.
xx Introducción de la enseñanza a distancia en esta tarea.
xx Intercambio de experiencias con entidades de reconocido prestigio en lo
relacionado con la aplicación de las NTIC en la actividad económica, tanto
en Cuba como en el extranjero.
xx Divulgación de los resultados que se vayan obteniendo por los diferentes
colectivos a través de publicaciones y eventos científicos de carácter
nacional o internacional sobre las temáticas relacionadas.
8
2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
Como resultado de la aplicación del modelo en cada una de las entidades del
Ministerio de Educación Superior deberán obtenerse las siguientes salidas que se
exponen en la tabla Nro 1:
NRO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
SALIDAS DEL SUBSISTEMA DE INFORMATIZACION A NIVEL DE
ENTIDAD
Tener en explotación el sistema integral contable ASSETS con todos los
módulos factibles a la entidad.
Desarrollo y/o asimilación de aplicaciones informáticas que garanticen la
automatización de los de los procesos que se desarrollan en la GEF según
la pirámide informacional definida.
Contar con una computadora para cada trabajador del área económica que
la requiera según el contenido del puesto de trabajo.
El equipamiento de cómputo cuenta con el mobiliario adecuado.
Acceso al correo electrónico desde la propia área económica.
Acceder a la Intranet de la entidad, así como brindar información
correspondiente a la actividad la cual se publica a través del sitio web
diseñado al efecto.
Envío y recibo de información con el entorno en formato electrónico
Contar con una plataforma informática que garantice la Gestión del
Conocimiento de las áreas económicas.(Listas de discusión, sitios webs,
conectividad de todas los aparatos económicos, etc).
Acceso a internet en aquellos puestos requeridos en el área económica.
Contar con el Plan de Seguridad Informática y Plan de Contingencias con
la debida actualización, aplicación y vigencia.
Desarrollo del trabajo en las oficinas de las áreas económicas empleando
las facilidades y potencialidades de las nuevas tecnologías de la
información y las comunicaciones.
Tabla Nro 1. Salidas del Subsistema de Informatización a nivel de entidad.
9
2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
II. NIVEL DE DIRECCIONES ESPECIALIZADAS Y VICEMINISTRO.
A este nivel llega la información proveniente de las diferentes entidades utilizando el
correo electrónico, extranets, internet, etc. Luego de la validación y consolidación de
la información se generan los datos con vistas a llevar a cabo análisis en base a
diferentes criterios y la creación o completamiento de la base de datos corporativa
de la GEF de la Educación Superior.
En este nivel existen dos subniveles intermedios propios de procesamiento y
almacenamiento de la información:
xx Direcciones Especializadas
En las Direcciones Especializadas se emplean herramientas informáticas
específicas. La información validada y procesada a este nivel tiene varios
destinos fundamentales:
xx Generación de indicadores para la evaluación de las diferentes categorías y
la toma de decisiones.
xx Alimentar la base de datos corporativa
xx Brindar información a otros Organismos de la Administración Central del
Estado, ya sea por solicitudes no planeadas o a través de software
especializado.
En la actualidad aun es insuficiente el envío y recibo de la información estadística en
el soporte adecuado que permita su ulterior procesamiento y análisis en el
organismo.
Para cada categoría procesada se define un programa de
informatización que prevea todo el ciclo de procesamiento (recopilación, validación,
procesamiento, generación de indicadores, análisis y distribución).
En el NMGEF se plantean como los sistemas pilares la Contabilización,
Planificación, Administración Financiera y Comercialización. La informatización de
los diferentes procesos se deberá regir por dichas prioridades.
10
2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
xx Información Corporativa.
xx Con vistas a la creación de la base de datos corporativa se propone el
empleo del gestor de bases de datos SQL Server debido a sus índices de
procesamiento y las herramientas de análisis incorporadas en sus últimas
versiones.
xx En esta nueva etapa para cada una de las categorías económicas que se
procesan, deberá quedar definida la estructura de la información a ser
almacenada en la base de datos corporativa, así como el diseño de las
aplicaciones informáticas para la actualización, administración, publicación y
protección de la información corporativa del área económica de la Educación
Superior.
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LAS ÁREAS ECONÓMICAS.
Este es un aspecto en el cual existen tremendas potencialidades y la gran necesidad
en todo el país de poder acceder de forma oportuna a la información técnica
requerida. Hay que crear las condiciones para poder canalizar los conocimientos y
mejores experiencias de nuestras áreas económicas lográndose potenciar la
inteligencia colectiva de nuestra organización.
Se trabaja en la creación de una red de información, nutrida por los especialistas
existentes en todas las áreas económicas y facultades asociadas de nuestras
entidades, que permita contar con información de consulta, las normativas
existentes, etc. Para esto es necesario ubicar y multiplicar a aquellos especialistas
que puedan servir como trabajadores del conocimiento "knowledge workers" en cada
una de los territorios.
Se potencia el empleo de las Listas de Discusión a partir de la fructífera experiencia
de la Lista ASSETS donde están incluidos todos los administradores del sistema.
Pueden definirse tantas listas como temáticas queramos potenciar.
Todas las entidades del MES están conectadas a Internet y próximamente también
estarán todas conectadas al nodo REDUNIV conformándose de esta forma la
extranet del MES. Esto de hecho constituye la plataforma fundamental para la
implementación de estas ideas.
A nivel del organismo debe incrementarse cada día más el papel metodológico y
coordinador de las áreas especializadas en la actividad económica. Con este fin
deben potenciarse los pasos encaminados a:
xx Creación del portal de la GEF de las Universidades donde se pueda tener acceso
a:
xx los diferentes proyectos acometidos por las entidades
xx normativas, resoluciones, basamento jurídico del trabajo de estas áreas.
xx todo lo relacionado a la gestión del conocimiento y capital intelectual de las
áreas económicas.
xx diferentes cursos, diplomados, maestrías, etc tanto en formato presencial
como a distancia impartidos por claustros de prestigiosos especialistas
cubanos e incluso extranjeros.
xx eventos científico-técnicos virtuales vinculados a las temáticas de la GEF.
xx listas de discusión sobre temáticas variadas.
11
2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
xx las mejores experiencias nacionales y extranjeras en la GEF de las
instituciones de educación superior.
III.
NIVEL DEL CONSEJO DE DIRECCION DEL ORGANISMO.
A este nivel debe brindarse información económico - financiera para la toma de
decisiones, desarrollar la planeación estratégica, evaluación de diferentes
escenarios, etc.
En este sentido se diseña una plataforma informática capaz de brindar de forma
oportuna y en el formato deseado aquella información vinculada a la GEF de la
educación superior. Además es necesario introducir elementos tales como tableros o
cuadros de mando donde se muestra en una interfaz "amigable" el estado de los
principales indicadores controlados.
Los directivos tendrán acceso a toda la plataforma relacionada con la gestión del
conocimiento de las áreas económicas expuesta anteriormente. Adicionalmente,
partiendo de la base de datos corporativa, se introducirá el empleo de tecnología
para el análisis de la información como lo es la Minería de Datos. Las herramientas
informáticas necesarias están disponibles en la nueva versión de SQL Server.
RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DEL SUBSISTEMA DE INFORMATIZACIÓN
EN LAS ENTIDADES DEL MES.
Una vez definidos los requisitos generales a nivel de toda la Organización, se pasó
al diseño e implementación del mismo en cada una de las entidades. Se definieron
grupos de expertos encargados de la evaluación y otorgamiento de las
Certificaciones, así como la estructura del documento a presentar para aspirar a
dicha Certificación.
Estructura del documento
1. Descripción del equipamiento de cómputo existente (PCs, impresoras,
equipamiento de salva, etc). Relación hombre / máquina en el área. Especificar
cómo está implementado el mantenimiento a dicho equipamiento (se hace con
fuerzas propias, existe un contrato con alguna empresa externa, etc.).
2. Conectividad. En este punto se tratará:
a. Esquema de conexión de la red interna del área económica y su enlace
con la red del centro. Equipos de red utilizados.
b. Cómo están organizados los servicios de correo e internet en el área
económica.
3. Relación de procesos del área económica indicando el grado de informatización
de cada uno.
4. Aplicaciones y software de carácter general utilizado especificando:
a. En qué están elaborados (Delphi, Vbasic, etc), así como la versión.
b. Autor y procedencia del mismo (Cuba / extranjero).
c. Nivel de integración entre las aplicaciones que corren en el área
especialmente con ASSETS.
d. Estrategia de diseño y/o adquisición de software. Qué % de los procesos
del área económica están ya informatizados?.
12
2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
5. Grado de utilización de la información económica en la toma de decisiones en el
área y a nivel de entidad, así como la forma en que esto se realiza.
6. Descripción de la Intranet existente en el área económica y su enlace con el resto
del centro y el Organismo. En caso de que exista, debe realizarse una breve
descripción desde el punto de vista de contenido (tal vez mostrar las páginas
principales) y desde el punto de vista tecnológico (plataforma, páginas estáticas o
dinámicas conectadas a bases de datos, etc.). Adicionalmente, debe tratarse la
proyección existente en el desarrollo de la Intranet del área económica.
7. Diagnóstico actual y plan de capacitación del personal del área económica en las
NTIC. Si es posible, especificar cuales acciones se realizarían con fuerzas
propias y cuales requerirían de cooperación con otras entidades.
8. Plan de Seguridad Informática del área económica. (Debe adjuntarse el plan
aprobado)
Algunos de los resultados alcanzados son los siguientes:
x En el momento de elaborarse esta ponencia ya habían obtenido la
Certificación del Subsistema de Informatización las entidades siguientes:
o ISPJAE – Instituto Superior Politécnico “José Antonio Echeverría”.
o UDG – Universidad de Granma
o CNIC – Centro Nacional de Investigaciones Científicas
o CENSA – Centro Nacional de Sanidad Animal
o INCA – Instituto Nacional de Ciencias Agropecuarias
x Se explota el sistema integral contable ASSETS en todas nuestras
instituciones. En la actualidad ya explotan su nueva versión sobre SQL –
Server:
o UH – Universidad de La Habana
o ISPJAE – Instituto Superior Politécnico “José Antonio Echeverría”.
o CNIC – Centro Nacional de Investigaciones Científicas
o UCLV – Universidad Central de las Villas
o UC – Universidad de Camagüey
A continuación se muestra en la Figura Nro 5 el estado de la utilización del
sistema,
13
2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
Figura Nro 5. Estado del montaje del sistema integral contable.
x Se ha alcanzado un promedio de una computadora por cada dos trabajadores
en el área económica.
x Se han desarrollado actividades de superación a través de:
ƒCursos cortos y de especialistas ASSETS.
ƒSesiones dedicadas a la informatización en los Consejos
Técnico-Asesores
ƒSeminarios Nacionales de actualización
ƒTemas sobre la informatización en los Seminarios de Auditoría.
x Desarrollo por diversas entidades de nuevos módulos relacionados con la
Gestión Económico-Financiera (GEF) vinculados con el sistema integral
contable. Entre ellos se destacan:
ƒECOWEB – Plataforma web con información para la toma de
decisiones (ISPJAE).
ƒSistema para el Análisis Económico (CNIC)
ƒMódulos para la Contabilidad Presupuestada (CUG)
ƒMódulo de Finanzas (UC)
ƒSistema para el control de los costos de proyectos de
investigación (CENSA).
x Inclusión del subsistema ASSETS en la docencia en pregrado y posgrado en
universidades tales como UH, UMCC, UC, UNICA, UPR, etc.
x Se desarrollan las Conferencias Científicas Nacionales y Talleres sobre
Informatización en el MES dirigidos fundamentalmente a los especialistas de
la organización. Ambas actividades, celebradas siempre de conjunto,
constituyen un marco propicio para el intercambio de experiencias en el
proceso de informatización de la GEF.
14
2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
CONCLUSIONES.
El diseño y asimilación del Nuevo Modelo de Gestión Económico – Financiera en
general y de su Subsistema de Informatización en particular ha contribuido a:
x Elaboración de un diagnóstico real de la situación tanto a nivel de las
entidades como de toda la organización en su conjunto.
x Elaborar una estrategia con el diseño de las soluciones siempre partiendo de
elementos comunes pero también teniendo en cuenta las especificidades de
cada institución.
x Alcanzar resultados importantes sobre todo en lo referente a contar hoy en
día con una plataforma informática homogénea de procesamiento, así como
una mayor cultura en el uso de las tecnologías de información y
comunicaciones en las áreas económicas de la organización.
x Contar con el sustento teórico y estratégico fundamental para el
perfeccionamiento de esta actividad en el Ministerio de Educación Superior.
RECOMENDACIONES.
Continuar el trabajo de la informatización en el MES aplicando los nuevos
requerimientos establecidos por la Resolución Conjunta del Ministerio de Finanzas y
precios (MFP) y Ministerio de Informática y Comunicaciones (MIC) de Abril del 2004
donde se ponen en vigor los Requisitos para los Sistemas Contables – Financieros
soportados sobre las tecnologías de información, así como del proceso obligatorio
de Certificación asociado para dichos sistemas. También tener en cuenta las
resoluciones emitidas por el MFP y el MIC donde se dictan los procedimientos para
el dictamen del grado de adaptación a las normas contables cubanas y el
correspondiente con los requisitos establecidos desde el punto de vista de las
tecnologías informáticas para su desarrollo y explotación.
15
2º Congresso Internacional de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação
NMGEF del MES – CUBA: Subsistema de Informatización.
BIBLIOGRAFIA.
1. Estrategia Maestra de Informatización (MES) Junio 2000.
2. Nueva etapa del sistema integral contable ASSETS en el MES.
Giraldo León Rodríguez, Jesús Olivera Reyes.
Informe al Consejo de Dirección del MES. Diciembre del 2004
3. Perfeccionamiento de la Actividad Económica. Modelo de Gestión EconómicoFinanciera del Ministerio de Educación Superior. ISBN - 959-258 - 155 - X.
Editorial "Félix Varela", 2001.
4. Perfeccionamiento de la Actividad Económica. Sistemas y Subsistemas del
Modelo de Gestión Económico - Financiera del Ministerio de Educación Superior.
ISBN-959-258–277-7. Editorial "Félix Varela", 2002.
5. Resolución Económica del V Congreso del PCC
16