Cierre Financiero con SAP S/4 HANA Agenda 1 Copyright @ 2016 1 Reinventar el Cierre Financiero 2 Mejoras en el Cierre Financiero 3 Contabilidad y Cierre Financiero 4 Cierre de Entidad 5 SAP Financial Closing Cockpit Reinventar el Cierre Financiero ¿Cómo el CFO encuentra tiempo para re imaginar el Cierre Financiero? El cierre financiero se integra por las cuatro caras y los generadores de valor del CFO. Las cuatro caras del CFO son prioridades complementarias que se habilitan para fortalecer el cierre financiero. Las organizaciones líderes están dando prioridad a las iniciativas de cierre financiero para elevar todos los generadores de valor de la oficina de director financiero. Generadores de Valor del CFO Cuatro Caras del CFO RENDIMIENTO ESTRATEGIA Catalizador Catalizar comportamientos a través de la organización para ejecutar los objetivos estratégicos y financieros, creando una cultura inteligente del riesgo. Proteger los activos críticos de la organización e informar con precisión sobre la situación financiera y las operaciones a las partes interesadas internas y externas. CUMPLIMIENTO Custodio Estratega Funciones de Finanzas Operador Proporcionar liderazgo financiero en la determinación de la dirección estratégica de negocios, fusiones y adquisiciones y las estrategias vitales para el rendimiento futuro de la empresa. Capacidades de equilibrio, talento, costos y niveles de servicio para cumplir con las responsabilidades básicas de la organización financiera de manera eficiente. EFICIENCIA Las organizaciones líderes están dando prioridad a las iniciativas de cierre financiero para elevar generadores de valor en toda la oficina del CFO. 3 Copyright @ 2016 Los desafíos de Cierre Financiero son síntomas de problemas de toda la organización Una reciente encuesta de Deloitte indica que los principales desafíos del Cierre dentro de las organizaciones se refieren generalmente a los cuatro generadores de valor del CFO (es decir, la eficiencia, el rendimiento, el cumplimiento y la estrategia). 36% Las tareas manuales consumen nuestro tiempo Grandes volúmenes de datos procedentes de distintas fuentes 17% Nuestros principales herramientas para monitorear el proceso de cierre son el correo electrónico y hojas de cálculo Equipos de contabilidad dispersos con falta de visibilidad y la rendición de cuentas Aplicación inconsistente de las políticas y procedimientos de contabilidad Otros desafíos 16% EFICIENCIA RENDIMIENTO 9% CUMPLIMIENTO 5% 17% ESTRATEGIA Los desafíos de cierre financiero están omnipresentes en todos los generadores de valor CFO 4 Copyright @ 2016 El cierre financiero tradicional consiste en un flujo de datos complejos y la secuencia lineal que involucra muchos sistemas y procesos dispares Capturar Datos Financieros • Cobranza GL • Pagos de Compras Cierre y Consolidación América del Norte, Asia y el Pacífico, Europa, África y Oriente Medio, América Latina Las Operaciones de proceso GL Las tareas manuales • Manejo Activos Fijos consumen GL nuestro tiempo • Manejo Inventario GL • Planta, Equipo e Instalaciones GL • Recursos Humanos y Nómina GL Aplicación inconsistente de las políticas y procedimientos de contabilidad Grandes volúmenes de datos procedentes de distintas fuentes Reporte Validación Cierre de la Entidad Conciliaciones Reclasificaciones IFRS/ Contabilidad internacional Erosión de la Base Imponible y Traslado de Beneficios Consolidación Depreciación de Activos Eliminación Intercompañías Contabilidad de Ingresos Valoración de Moneda Valoración de Moneda Reconciliación de IC Devengos y Pagos Anticipados Asignaciones Asignaciones Análisis Fluctuaciones / Variaciones Pronóstico Monitoreo Continuo Mapeo de Plan de Cuentas Devengos Contabilizaciones Manuales Informes CONSOLIDADO • Estado de Resultados • Hoja de Balance • Flujo de Efectivo Reportes por Segmento Administración Análisis y Comentarios Notas al pie Revelaciones Gobierno Corporativo, Políticas y Controles Internos ERP ERP Hoja de Cálculo Hoja de Cálculo Hoja de Cálculo ERP Base de Datos Hoja de Cálculo Base de Datos Hoja de Cálculo ERP Cierre Hoja de Cálculo Cierre Cierre Cierre Administración y Reporte Estatutario Documentos Públicos Anual Trimestral Ganancias Presentaciones de Analistas Impuestos y Reportes Regulatorios Las herramientas para monitorear el proceso de cierre son el correo electrónico y hojas de cálculo Equipos de contabilidad dispersos con falta de visibilidad y rendición de cuentas Cierre Cierre Cierre Cierre Arquitecturas tecnológicas tradicionales pueden mejorar pero no resolver los desafíos clave de cierre financiero - tenemos que reinventar nuestro cierre 5 Copyright @ 2016 Re imaginar el Cierre Financiero habilitando las capacidades de S/4 HANA PROCESOS FINANCIEROS DE CIERRES REIMAGINAR EFICACIA Y CUMPLIMIENTO Reducción en los procesos de cierre y la automatización de las tareas de cierre manuales. Eliminación de las interacciones humanas reduce el riesgo, aumenta la precisión y la capacidad de auditoría y mejora el tiempo de respuesta. VISIÓN EN LAS MANOS DEL NEGOCIO REIMAGINAR DESEMPEÑO Capacidad de supervisar los procesos de cierre a través de tablero de instrumentos y dispositivos móviles. Prueba de monitorización automatizada y procesos de alerta permiten a los líderes funcionales gestionar por excepciones. ARQUITECTURA DE NUEVOS MODELOS DE NEGOCIO REIMAGINAR ESTRATEGIA S/4 HANA como Plataforma Central de Finanzas que permite la integración de Finanzas, cierre sencillo y servicios compartidos. El modelo predictivo y simulaciones permiten a los analistas evaluar las consecuencias financieras de las decisiones estratégicas en tiempo real. Aprovechar un modelo de datos completo que permite la integración rápida de finanzas. S/4HANA CAPACIDADES PRINCIPALES Integridad de Datos Copyright @ 2016 Reporteo en Tiempo Real Desempeño y Velocidad -6- Procesos Eficientes Transparencia de Datos SAP S/4HANA Mejora el Cierre Financiero Funciones Clave Integridad de los Datos Reporteo en Tiempo Real Desempeño y Velocidad Procesos Eficientes Transparencia de Datos Reconciliación bajo diseño, considerando en el diario universal los módulos FI, CO y PA. El Cierre en tiempo real permite una mejor visión para tomar decisiones de negocio de impacto a lo largo del periodo Reducción y aceleración de los procesos de Cierre, operaciones continuas en tiempo real y disponibilidad de Reporteo bajo demanda, permiten la transición a un cierre continuo. Arquitectura optimizada que elimina la necesidad de copias de datos y conciliaciones manuales. Potente capacidad para valoración de monedas paralelas El proceso de Cierre en S/4 HANA es por partida y permitiendo mejor detalle y mayor flexibilidad Centralización de Finanzas es la opción para una integración múltiple, sistemas ERP heterogéneos en una sola instancia S/4HANA en tiempo real. Aplicaciones analíticas para los usuarios de negocios proporcionadas en tiempo real, generador de KPI´s, visualización personalizada (WEB, Excel, hojas de cálculo) SAP Financial Closing cockpit apoya la planificación, ejecución y seguimiento de las tareas de Cierre de filiales y equipos Capacidades automáticas como la gestión de facturas, la compensación de partidas abiertas, potente funcionalidad de Cierre de período, y ejecución de la tarea orientada a eventos simplifican el cierre. En tiempo real la información de derivación de segmentos de mercado durante el período aporta una visión mejor y más rápido análisis de la rentabilidad de clientes y productos El control de Datos Maestros consiste en una solicitud, aprobación, creación y proceso de distribución automática en varios sistemas destino. Permite ver los detalles de inmediato a cualquier dimensión a nivel de posición de línea directamente de un informe / panel de control aumentando la fiabilidad y la confianza de los datos. SAP Business Planning and Consolidation Funcionalidad completa para la Planeación, consolidación y presentación de información empresarial Integración en tiempo real de SAP Contabilidad y Planificación y Consolidación en SAP - sin la replicación de los datos maestros y de transacciones reales para fines de planificación y simulación. Las Finanzas Centralizadas proporcionan una visibilidad Global en tiempo real en entornos de sistemas heterogéneos. 7 Copyright @ 2016 El Cierre Financiero S/4 HANA re imaginado consiste en un sistema integrado, estructura de datos armonizada, y las capacidades de cierre y presentación de informes en tiempo real. S/4 HANA Finanzas tiene la capacidad de eliminar el cierre financiero, reducir el esfuerzo de trabajo, aumentar la transparencia y reducir el riesgo. Además, elimina las dependencias de flujo de datos longitudinales para ofrecer una plataforma única para responder a la naturaleza dinámica de los negocios. Consolidaciones Análisis Reporteo Gobernabilidad y Controles Transacciones de Procesos Ajustes y Validaciones Reportes por Segmento Administración Análisis y Comentarios Notas al pie Revelaciones CONSOLIDADO • Estado de Resultados • Hoja de Balance • Flujo de Efectivo Administración y Reporte Estatutario Impuestos y Reportes Regulatorios Documentos Públicos Anual Trimestral Ganancias Presentaciones de Analistas Beneficios de Negocio Tangibles impulsados por SAP S/4 HANA Reducción del tiempo de cierre global de un 30 a un 50%. Capacidad para abordar cuestiones relacionadas cierre y solicitudes de datos en una base de tiempo real. Capacidad para planificar, predecir, coordinar y optimizar los futuros procesos de cierre. La reducción de los esfuerzos manuales permite a los analistas se centran en análisis y puntos de vista en lugar de los Reportes Financieros. Eliminación/reducción en el uso de hojas de cálculo utilizados actualmente para el análisis de datos y la reconciliación. Alertas y automatizaciones para mejorar la transparencia, auditorias y reducir el riesgo que suponen los procesos de cierre globales. 8 Copyright @ 2016 Mejoras en el Cierre Financiero Mejoras en el Cierre Financiero La Realidad de los CFO – El Ritmo Acelerado de los Negocios La creciente complejidad de las condiciones externas La presión para apoyar las iniciativas de crecimiento global Requerimientos para reducir el coste de las Finanzas 10 Copyright @ 2016 Capacidad de Manejo de Gran Cantidad de Información “BIG DATA” Estilo de trabajo “Millennial” permitido por las redes y la movilidad Adopción acelerada de las innovaciones tecnológicas Mejoras en el Cierre Financiero ¿Por qué cerrar sus libros más rápido y más simple? Una mayor rentabilidad / crecimiento Menor esfuerzo y costos debido a un menor tiempo dedicado Requerimientos de los reguladores externos 11 Copyright @ 2016 Mayor calidad / menor riesgo debido al mayor tiempo para el análisis Alta reputación de la empresa / menor coste de capital Mejoras en el Cierre Financiero ¿Cómo lograr una nueva Visión? Soft Close Predicciones de Cierre Hard Close Capacidad de análisis de datos financieros en cualquier momento y sin un proceso periódico dedicado Capacidad de simular / predecir los resultados financieros para el final del ciclo de presentación de informes Dedicar un tiempo al proceso de Cierre de Finanzas al final del periodo Porqué? Una visión instantánea para una mejor decisión de negocios - Una visión instantánea para tomar mejores decisiones de negocio - Evitar sorpresas al cierre del período Cómo? - Hacer las tareas de cierre se vuelve obsoleto. - Ejecutar tareas en tiempo real o de forma continua Aprovechar la información fuera de Finanzas (por ejemplo, MM, SD) o de períodos anteriores. Qué? 12 Copyright @ 2016 - Más detalles de información para la toma de decisiones empresariales - Divulgación externa con especial atención en el cumplimiento - Acelerar las tareas de cierre restantes - La eficiencia en las tareas manuales Mejoras en el Cierre Financiero Puntos Claves Eliminar las Tareas del Cierre • Debido a los cambios arquitectónicos o de proceso, puede que ya no se requiere la tarea de cierre. • Ejemplo: Muchas tareas de reconciliación (como FI vs CO) ya no son necesarios en SAP S/4 HANA. Cambiar Tareas Cierre a Ejecución la Ejecución Tiempo Real Cambiar laslas Tareas dede Cierre a la enen Tiempo Real • La tarea de cierre se ejecuta por separado, sino que seen integra tiempo de las actividades • La tarea de cierre ya noyaseno ejecuta por separado, sino que se integra tiempoen real de lasreal actividades comerciales en curso. comerciales en curso. • Ejemplo: Contabilización de gastos a un centro de coste derivará automáticamente la información de la rentabilidad. No se • Ejemplo: Contabilización utiliza la liquidación posterior. de gastos a un centro de coste derivará automáticamente la información de la rentabilidad. No se utiliza la liquidación posterior. Cambiar las Tareas de Cierre a la Ejecución Continua Cambiar las Tareas de Cierre a la Ejecución Continua • La tarea de cierre no desaparece, pero será mucho más suave / más rápido. Por lo tanto, se puede ejecutar fácilmente varias • La tarea de cierre no desaparece, pero será mucho más simple y rápida. Por lo tanto, se puede ejecutar veces dentro del período fácilmente varias veces dentro del período. Acelerar las Tareas de Cierre Restantes • Reducción significativa en el tiempo de ejecución. La tarea todavía se puede ejecutar sólo una vez al final del período. • Ejemplo: Depreciación de Activos 13 Copyright @ 2016 Mejoras en el Cierre Financiero Puntos de dolor del cliente con el Cierre Financiero y los Beneficios de SAP Puntos de Dolor del Cliente Beneficios de SAP • Datos inconsistentes sobre las transacciones financieras. • Una única fuente de los datos financieros internos y externos. • Inconsistencias sobre Datos Maestros financieros. ____ • Proceso sólido con flujos de trabajo y distribuciones automáticas. • Conciliaciones que consumen mucho tiempo. ________ • Conciliación bajo diseño y / o de gran alcance en la conciliación automática. • Procesos de Batch de larga duración. _____________ • Aceleración significativa o eliminación de los procesos de cargas por batch. • Esfuerzo alto, los retrasos y la baja calidad causada por demasiados pasos manuales. • Automatización de las tareas de cierre manuales. ____ • Tiempo de retardo por conexiones en las notificaciones y sin acceso a los detalles. • La visibilidad en tiempo real del rendimiento de negocio en la más alta granularidad. • Dependencia de TI para nuevos reportes. __________ • Arquitectura de finanzas con soporte de análisis y de autoservicio. • La limitada flexibilidad para reaccionar a los cambios empresariales. • La capacidad de previsión, planificación y simulación es más fuerte. • Falta de procesos de supervisión. _____________ • Control y análisis en tiempo real en todo el proceso de cierre. 14 Copyright @ 2016 Contabilidad y Cierre Financiero Contabilidad y Cierre Financiero Única fuente de datos Se cuenta con el repositorio único de las entradas de diario generadas a través de múltiples aplicaciones contables que evitara redundancias. La entrada en “Diario Universal” elimina la necesidad de la separación hecha anteriormente entre la contabilidad financiera (FI) y la contabilidad de costos (CO) (Opera como fuente única de la información). Existe una combinación de documentos FI y CO vinculados y relacionados. Toda la información se registra en 1 elemento de línea (tabla ACDOCA). Permite una visión profunda e instantánea a través de todas las dimensiones, fácil extensibilidad y optimizaciones de proceso para lograr un cierre financiero acelerado 16 Copyright @ 2016 Contabilidad y Cierre Financiero Visión desde una fuente de datos – flexible y armonizada Única Fuente Reporte y Análisis • Única fuente para Gestión de Contabilidad y Financiera. • Reportes rápidos y flexibles. • Auto-servicios de Análisis • Reportes en tiempo real sin replicación de datos al data warehouse. Alta Granularidad Experiencia de Usuario • Partidas individuales bases y extensibles. • Experiencia de usuario intuitiva. • No limitados por totales o pre-configuración • Disponibilidad de múltiples dispositivos. Cierre Acelerado • Procesos continuos inter-mes. • Soft Close – Mejor visión en cualquier momento. • Hard Close – Tareas de cierre aceleradas a fin de mes 17 Copyright @ 2016 Contabilidad y Cierre Financiero Cierre Financiero – Tareas de Cierre Obsoletas que se eliminan Reconciliación Tarea de cierre (Se eliminan) Beneficios de S/4 Hana • FI versus CO – Libros Auxiliares • Integrado debido a Diario Universal • FI versus CO-PA • Integrado debido a Diario Universal • Reconciliación de Múltiples Libros • Integrado debido a Diario Universal • Reconciliación de ERP y “Data Warehouse” • Integrado debido a Análisis y extracción en tiempo real • Reconciliación Totales versus Partidas Individuales • Integrado debido a los procesos de totales reducidos 18 Copyright @ 2016 Contabilidad y Cierre Financiero Cierre Financiero – Tareas de Cierre ejecutada en Tiempo Real Tarea de cierre (Tiempo Real) Beneficios de S/4 Hana • Desglose de Documento • Debido a ejecución en tiempo real • Integración desde CO a FI • Debido a ejecución en tiempo real • Liquidación de Costos (desde Centros de Costos, Órdenes, Elemento PEP) para rentabilidad. • Debido a ejecución en tiempo real • Cálculo de Recargos • Debido a ejecución en tiempo real • Cálculo de Importes de Amortización/Depreciación • Debido a ejecución en tiempo real 19 Copyright @ 2016 Contabilidad y Cierre Financiero Cierre Financiero – Tareas de Cierre Aceleradas La primera ola de aceleradores financieros toca ciertas áreas donde la velocidad adicional se puede realizar con poco esfuerzo y la interrupción del entorno existente. Estos se pueden agrupar en cuatro áreas diferentes Tarea de cierre Beneficios de S/4 Hana Acelerador de la Contabilidad Financiera • Procesos de cierre del período acelerado y la presentación de informes más rápida, más flexible • Reportes en la contabilidad General • Reportes en Activos Fijos • Reportes de Cuentas por pagar / cobrar • Reportes de libros especiales • Acelerador de la Contabilidad de Costos • • • • • • • • Acelerador del Libro de Materiales • Reporte de Centros de Costo Reportes de CO a nivel partida de pedido Muestra los elementos de costos reales y costos plan de centros de costos Mostrar los elementos reales y plan para elementos PEP Mostrar los costos de partidas reales para las órdenes. Muestra los costos plan de partidas para pedidos Acelerador del cálculo de sobrecostos • Reportes del Libro de Materiales • Cálculo de costos actuales para productos terminados y semiterminados • Acelerador de extracción de BW • 20 Copyright @ 2016 Acelerador de Análisis de Costos de Producción • Reportes de Análisis de costos Contabilidad y Cierre Financiero Objetivo: Proporcionar de manera oportuna y precisa la información financiera y la presentación de informes regulatorios. Contabilidad Financiera Cierre de Entidad Cierre Corporativo Presentación de Informes Cerrar Gestión del sistema financiero (*) (*) No liberado todavia 21 Copyright @ 2016 Contabilidad y Cierre Financiero Contabilidad Financiera • Habilitar el soporte de la contabilidad para múltiples normas de información financiera, industrias, monedas e idiomas. • Automáticamente registra y valora las actividades de negocio de diferentes módulos o sistemas. • Garantiza información completa y consistente a través de la contabilidad, auxiliares y logística con una trazabilidad completa para auditoría. Permite la armonización y obtener analíticas en tiempo real. Proporciona un auto servicio directamente de datos operacionales altamente granulares. Entrega informes mejores y más funcionales, que permiten decisiones más inteligentes y más rápidas y permiten cerrar los libros rápidamente al menor costo. Cierre de Entidad • Aumenta la exactitud, cumplimiento, eficiencia y velocidad de cierre de la entidad. • Acelera el cierre de la entidad a través de la automatización y estandarización. • Se pueden crear plantillas y pueden usarse en varias entidades y cerrar ciclos para mejorar el gobierno corporativo. • Compartir las mejores prácticas y unidad de eficiencia. Soporte rápido y eficaz para la reconciliación de saldos de intercompañias y las facturas entre filiales del grupo. Además de poder ejecutar procesos de cierre a través de múltiples sistemas SAP y software de terceros. 22 Copyright @ 2016 Contabilidad y Cierre Financiero Cierre Corporativo • Incrementar la fiabilidad, transparencia y velocidad de la presentación de informes financieros consolidados. • Apoyo legal y de gestión consolidada de las capacidades de creación de informes para cerrar los procesos corporativos - todo dentro de la misma herramienta. • Ahorra tiempo y dinero al proporcionar información oportuna y fidedigna. Soporta múltiples monedas y las normas de presentación de informes mundiales en una forma más rápida y automatizada. Como resultado, las empresas pueden implementar una trazabilidad de auditoría totalmente documentado para el cumplimiento regulatorio y así reducir los costos de auditoría. Presentación de Informes • Conocer mejor para reducir el tiempo, costo y riesgo de presentaciones normativas y declaraciones • Acelerar la presentación de informes financieros y compartirlo para la toma de decisiones basadas en hechos. • Acceso a información en cualquier momento y en cualquier lugar para comprender mejor las necesidades del negocio de manera rápida y segura. • Generar informes correctos y métricas claras y comprensibles para obtener visibilidad en lo que está impulsando el negocio. Con esta transparencia y visión, puede aumentar la rentabilidad, reducir el riesgo y cumplir con las normas internacionales de información financiera (NIIF) y local GAAP o US GAAP. 23 Copyright @ 2016 Cierre de Entidad Cierre de Entidad Reconciliación Facturas/Entradas de Mercancías Reconciliación • Esta aplicación reemplaza varias transacciones. • Mejora la experiencia de navegación Web. • Analíticas configurables con múltiples KPIs • Consultas en tiempo real de facturas, entradas de mercancías, datos maestros e información. • Desglose de la información de las transacciones básicas de SAP ERP. Colaboración • Todos los datos en una sola ventana. • Documentación de pasos y estatus de los procesos. 25 Copyright @ 2016 Cierre de Entidad Reconciliación Intercompañía Reconciliación • Ejecutar en cualquier momento del periodo con resultados inmediatos, evitando así cuello de botella al cierre del periodo. • Acceso directo en partidas abiertas en Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar almacenadas en SAP HANA. • No más cargas en batch para empresas gestionada en el mismo sistema. • Conciliación automática de partidas abiertas en línea – no más conciliaciones en proceso de fondo. Experiencia de Usuario • Facilidad de navegación por los reportes web. • Mejor supervisión de procesos con nuevos tableros. • Reportes mejorados. 26 Copyright @ 2016 SAP Financial Closing Cockpit SAP Financial Closing Cockpit Planificar Analizar Gestión de Cierre de Entidad Monitorear 28 Copyright @ 2016 Ejecutar SAP Financial Closing Cockpit • Planificación Perfecta, Ejecución y Monitoreo para Cierre de Entidad Financiera Gobernabilidad y Cumplimiento • Definir un plan global para el Cierre de Entidad. • Aprovechar este plan para múltiples unidades organizativas y ciclos de cierre. • Rastreo de auditoria, registro de resultados y documentación. Eficiencia en el Cierre • Tareas automatizadas de cierre, incluso en sistemas remotos. • Aplicación amigable para tareas manuales. • Colaboración, notificaciones y workflows. Transparencia y Visión • Visión en tiempo real del estatus de cierre. • Monitoreo por subsidiaria y matriz. • Análisis del cierre para identificar fortalezas / debilidades. 29 Copyright @ 2016 SAP Financial Closing Cockpit Gestión de Cierre Financiero • KPI orientado a la gestión cockpit para monitorear el estatus y el avance del cierre financiero para las entidades financieras del grupo. • Obtener un reporte desde su dispositivo móvil sobre las tareas del cierre completadas, en proceso, lista para ejecutar o no ejecutar. • Facilidad para identificar las tareas atrasadas y el retardo en el ciclo de cierre. • Desplazarse a través de tareas y filtrar por estatus para conocer el tiempo y el propietario de la tarea. • Desencadenar la resolución de problemas enviado por correo electrónico con anotaciones y crear sesiones improvisadas. 30 Copyright @ 2016