INFORME FINAL DE GESTION El suscrito MBA Eduardo Ruiz Vargas, cédula 1-418-441 , en mi calidad de Director de Proveeduría, presento de conformidad con la Directriz D- 1-2005-CO-DFOE, publicada en la Gaceta N° 131 del 07 de julio del 2005 “ directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión”, según lo dispuesto en el inc e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno, el informe final de mi gestión. Ingresé al puesto de director en el mes de agosto de 1995, producto de una reestructuración de la División Administrativa, cuyo objetivo primordial fue la de dotarla de una estructura organizacional y técnica que le permitiera a su vez, contar con toda la infraestructura administrativa necesaria para el buen desempeño de sus unidades, fortaleciendo mediante el otorgamiento del rango de Departamento equiparándola con el resto del sistema bancario y de tal manera, otorgando mas responsabilidades y facultades al suscrito Durante los años 1996/97/98 y 99 las compras de la Proveeduría se registraban en el sistema Serie A, el cual era un sistema muy limitado que permitía efectuar únicamente la consulta presupuestaria. Esta herramienta fue sustituida por un nuevo sistema denominado SISTEMA INTEGRAL PROVEEDURIA –PRESUPUESTO ( SIPP ), el cual es el que se utiliza actualmente y vino a automatizar algunas actividades propias de la contratación administrativa, como por ejemplo el Registro de Proveedores, cotizaciones, catálogo de artículos, consulta en línea con diferentes interfases, elaborar la orden de compra, etc. Este sistema permitió establecer controles de acceso, perfiles por empleado y funciones, así como fortalecer el control interno y darle seguimiento mediante pistas de auditoria, a las acciones que realizaron las personas involucradas en un determinado trámite. Además, gracias a este sistema, las funciones propias del Departamento a partir de ese cambio se realizan en forma más ágil y eficiente. Es importante hacer mención que a partir del 01 de mayo de 1996, entró a regir la Ley de Contratación Administrativa N° 7494, la cual vino a sustituir el Reglamento a la Ley de Administración Financiera de la República N° 1279, que data desde el 02 de mayo de 1951, el cual regulaba antes de la entrada en vigencia de la nueva ley, la normativa a aplicar en materia de contratación administrativa. Esta Ley de Contratación Administrativa cubre a toda la administración pública y ha permitido realizar las compras de manera más expedita. También a partir del año 1998, a solicitud de una recomendación de la Auditoria Interna, se traslada al Departamento de Proveeduría la responsabilidad de la adquisición de billetes , monedas, protocolos y especies fiscales, ya que anterior a esta fecha, esas compras las realizaba el Departamento de Tesorería. Asimismo, en ese año, también se le asigna a la dirección del departamento la contratación de los bienes y servicios que requerían la SUPEN y la CONAVA. Posteriormente en el año 1999 por disposiciones superiores, a la Proveeduría se le asigna realizar el trámite de las compras que requiere la SUGEF para su normal funcionamiento. Como consecuencia de la evolución que tuvo la División Administrativa en el periodo 1995-2001, surgieron condiciones que ameritaron el planteamiento de un nuevo orden organizativo y de puestos derivados del proceso de informatización a que se vio sometida la división con la finalidad de atender nuevos procesos y reordenar algunos de los ya existentes. Con base en lo antes señalado, se planteó una nueva reestructuración organizacional y del recurso humano, que tuvo como finalidad obtener el máximo aprovechamiento de los recursos físicos, materiales, tecnológicos y humanos, así como, fortalecer el servicio al cliente y el control interno como un pilar fundamental para el buen desempeño de las funciones asignadas al departamento. Esta reestructuración se implementó en al año 2001. Producto de la citada reestructuración, se crearon dos áreas especializadas en materia de contratación administrativa, a saber : Área de Términos de Referencia y Carteles y Área de Compras, así como, la unidad de compras de bienes y servicios de los Órganos de Desconcentración Máxima, la cual era atendida por personal de dichas superintendencias. Con la finalidad de facilitar la gestión de todos los involucrados en el trámite de la contratación administrativa, el suscrito en coordinación con los ejecutivos de área, se abocó a la tarea de documentar los procedimientos correspondientes a las diferentes actividades que lleva a cabo el departamento a mi cargo. A la vez, se establecieron controles de calidad y oportunidad. Como política de esta dirección, a partir del año 2001 y hasta la fecha, se institucionalizó programas de capacitación anual, dirigidos a áreas estratégicas del banco y de los ODM, con el objetivo de que las mismas conocieran de la normativa vigente que rige el proceso de adquisición de bienes y servicios y las responsabilidades que ellos asumían como administradores de de una contratación ( Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, resoluciones y oficios emitidos por la Contraloría General de la República, Ley de Control Interno, votos de la Sala Constitucional, y demás Leyes Conexas, etc.). También se implementó la asesoría personalizada a los clientes internos, para lo cual en algunos casos la misma la brindábamos donde el centro de costo interesado nos la solicitara. Adicionalmente a mediados del año 2006 se inició con el registro de los diferentes procedimientos de contratación en el Sistema Integral de Actividad Contractual ( SIAC ) de la Contraloría General de la República. Asimismo, se han implementado las medidas pertinentes con la finalidad de corroborar de que los diferentes oferentes que participan en los distintos procedimientos de contratación, cumplan con sus obligaciones obreros patronales, para lo cual se verifica en el SICERE que estén al día con el pago de las cuotas obrero-patronales, ya que de lo contrario , no son considerados como posibles adjudicatarios. También se atendieron e implementaron todas las recomendaciones emitidas por la Auditoria Interna. A solicitud de la gerencia del banco y como consecuencia de una recomendación de la Auditoria Interna, a partir de septiembre del 2006, la unidad de compras de bienes y servicios de los ODM se eliminó, absorbiendo las tareas y responsabilidades que ellos venían desarrollando, el personal de las otras dos áreas, a saber, Términos de Referencia y Carteles y Compras. Es importante resaltar que durante mi gestión, se tramitaron todas aquellas solicitudes de compra de bienes y servicios recibidas en el departamento, tanto del Banco, como de los ODM. Del año 2000 al 2006 se atendieron solo lo correspondiente a Banco Central 9.989 solicitudes. También deseo señalar que de conformidad con nuestras estadísticas, de los Recursos de Objeción interpuestos ante la Contraloría General de la República por los potenciales oferentes, únicamente uno fue fallado en contra de nuestra Institución. Caso parecido sucedió con los Recursos de Apelación presentados ante el órgano Contralor, donde prácticamente todos fueron declarados sin lugar. Entre las principales contrataciones llevadas a cabo durante mi gestión están, entre otras, el reforzamiento eléctrico del edificio principal, la remodelación interna del edificio principal, la adquisición del equipo informático para el SINPE, SUPEN y SUGEVAL, la adquisición de los billetes y monedas, la reparación de la explanada de la Plaza de la Cultura, la remodelación del Museo de Oro Precolombino, etc. Actualmente se está gestionando ante la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, la implementación para Banco Central del Sistema de Compras Gubernamentales ( COMPRARED ). También se está en la redacción de un borrador de reglamento interno en materia de contratación administrativa, así como, la propuesta de formalización ante la Gerencia, del procedimiento de Licitación con Precalificación para la adquisición de billetes y monedas. Adicionalmente a lo señalado en el párrafo anterior, a partir del 04 de enero del año en curso, estamos realizando las contrataciones de bienes y servicios, aplicando el nuevo Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, que rige a partir del 04 de enero 2007, el cual deroga el reglamento anterior que regía desde el 06 de marzo de 1996. Atentamente, MBA Eduardo Ruiz Vargas CÉDULA 1-418-441 San José, 29 de mayo 2007