UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA SECRETARIA GENERAL DIRECCION DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL TAREA 4 MARTHA PATRICIA RAMIREZ HERNANDEZ Mayo 29 de 2010 TAREA 4 Instrucciones: 1. Revise la Norma Técnica Colombiana de Gestión Publica NTCGP1000-2009, que aparece como lectura complementaria y realice las siguientes actividades: 1. Describa los aspectos positivos y negativos, que representan la integración del Modelo Estándar de Control Interno MECI y la Norma Técnica Colombiana de Gestión Publica NTCGP1000. ASPECTOS POSITIVOS El MECI, garantiza que se cumplan los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades públicas. El MECI hace control de los procesos para alcanzar la calidad. Con el MECI y el sistema de Gestión de la Calidad, se garantiza el mejoramiento del desempeño de las entidades públicas y la satisfacción del cliente. La calidad de los servicios la miden y evalúan los mismos usuarios. Ambos sistemas comprometen a los líderes, pero también a cada uno de los servidores públicos. Se garantiza la buena gestión de los recursos públicos para el bien de todos y no de unos pocos. ASPECTOS NEGATIVOS En ocasiones la Institución, para nuestro caso, el Colegio, se ve saturada para “llenar” cantidad de documentos para la SED, que piden resultados de los diferentes procesos, pero ésta información que sale de la Institución, en muchas ocasiones no se retroalimenta. 2. Realice una tabla en la cual relacione cada uno de los debes de la Norma Técnica Colombiana de Gestión Publica NTCGP1000-2009, e indique como su organización le da cumplimiento a o debe darle cumplimiento a cada uno de ellos, ejemplo NUMERAL DESCRIPCIÓN DEL DEBE COMO SE DA CUMPLIMIENTO. La alta dirección debe asegurarse de La organización cuenta con que la política de la calidad: una política de calidad, enmarcada dentro del Plan a) es adecuada al objeto para el cual Decenal, en ella se describe claramente que busca mejorar fue creada la entidad; la eficacia, cobertura pertinencia y eficiencia de la b) es coherente con el plan de desarrollo, los planes sectoriales y de educación en Colombia. desarrollo administrativo, el Sistema Por otro lado esta política se de Control Interno, los planes difunde permanente por la estratégicos establecidos. Intranet de la organización, en c) incluye un compromiso de cumplir las inducciones y re con los requisitos de sus clientes, de inducciones y cada servidor debe realizar planes mejorar continuamente la eficacia, 5.3 POLÍTICA eficiencia y efectividad del Sistema de individuales enmarcados en DE LA ella. Gestión de la Calidad, y dentro del CALIDAD marco de su función, de contribuir al Finalmente, semestralmente se logro de los fines esenciales del Estado, definidos constitucionalmente; realiza una revisión del cumplimiento de los objetivos d) proporciona un marco de referencia institucionales y de esta para establecer y revisar los objetivos política, los resultados son socializados. de la calidad; e) se comunica a todos los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas dentro de la entidad, y es entendida por ellos, y 4. Sistema de gestión de calidad 4.2Gestión f) se revisa para su adecuación continua. La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo con los requisitos de esta norma. Este sistema incluye de manera integral todos los procesos de la entidad que le permiten cumplir su función. La documentación del Sistema de En la Institución está establecido, documentado el sistema de gestión de la calidad. Necesitamos hacer seguimiento a su implementación y mantenimiento. Trabajamos sobre algunos de documental gestión de calidad debe incluir: a) b) c) d) los aspectos mencionados, pero nos faltan otros para Las declaraciones de la política cumplir con la norma. de la calidad y los objetivos de la calidad El manual de la calidad Los procedimientos Se hace necesario sistematizar documentados y los registros toda la información sobre requeridos en esta norma y gestión de calidad, en un solo Los documentos incluidos los lugar. registros, requerimientos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones que le permiten asegurarse de la eficaz planeación, operación y control de sus procesos. La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Calidad, así como la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, mediante: 5. Responsabilidad de la dirección Desde la rectoría en nuestra institución existe compromiso para implementar el Sistema de Gestión de calidad. Falta hacer mayor seguimiento a) La comunicación de los a algunos procesos para servidores públicos y/o satisfacer a nuestro cliente. particulares que ejerzan funciones públicas de la entidad acerca de la importancia de satisfacer tanto El presupuesto se invierte en los requisitos del cliente como recursos, para mejorar la los legales, calidad del servicio. b) El establecimiento de la policía de calidad, c) La seguridad de que se establecen los objetivos de la calidad. d) La realización de las revisiones por la dirección, y e) El aseguramiento de la disponibilidad de recursos. La alta dirección debe asegurarse de Están establecidos los que los objetivos de calidad, incluidos objetivos, son coherentes con aquellos necesarios para cumplir los la política de calidad, pero falta que sean medibles. 5.4 Planificación requisitos para el producto y/o servicio, se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la entidad. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de calidad. La alta dirección debe asegurarse de Están establecidos los que se establecen los procesos de procesos de comunicación al comunicación apropiados dentro de la interior de la entidad, pero en 5.5.3 Comunicación entidad y de que la comunicación se algunas ocasiones éstos fallan efectúa considerando la eficacia, la y entorpecen la comunicación interna eficiencia y la efectividad del Sistema efectiva. de Gestión de Calidad. La alta dirección debe revisar el En la institución se revisa y Sistema de Gestión de Calidad de la evalúa el sistema de Gestión entidad, a intervalos planificados, para de la Calidad en períodos de asegurarse de su conveniencia, dos meses, se reajustan los adecuación, eficacia, eficiencia y propósitos y anualmente se efectividad continuas. La revisión realiza un plan de 5.6 Revisión por debe realizarse por lo menos una vez mejoramiento. la dirección al año, e incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y las necesidades de efectuar cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad, incluidos la política de la calidad y los objetivos de la calidad. La entidad debe implementar y Aunque el presupuesto de la proporcionar los recursos necesarios institución es muy reducido, se para: invierte en proyectos que redundan en la mejora de eficacia, efectividad y a) Implementar y mantener el eficiencia y así aumentar la sistema de gestión de la satisfacción del cliente, para calidad y mejorar 6. Gestión de los contundentemente su eficacia, nuestro caso los estudiantes y recursos las familias de nuestro colegio. eficiencia y efectividad. b) Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. 6.2 Talento Humano 6.3 Los servidores públicos y/o particulares, que ejercen funciones públicas que realicen trabajos que afecten la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio deben ser competentes con base en la educación, formación, habilidades y experiencias apropiadas. La entidad debe determinar, El colegio capacita constantemente a los servidores públicos que allí laboran, con recursos propios y de la SED. Así mismo se evalúa y controla constantemente su labor, llevando registros de esta actividad. El colegio aprovecha los Infraestructura proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad de los requisitos del producto y/o servicio. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable: a) Edificios, espacio de trabajo y sus servicios asociados b) Herramientas, equipos y sistemas de información para la gestión de los procesos y c) Servicios de apoyo (comunicación y transporte) La entidad debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio. 6.4 Ambiente de trabajo 7. Realización del producto o prestación del servicio. recursos enviados por la SED, recibe apoyo de otras instituciones, como por ejemplo Carrefour, quien donó un aula inteligente para mejorar el proceso educativo con los estudiantes. Además pasa proyectos para aplicar a recursos para la institución, por ejemplo por un proyecto que se pasó hace tiempos, ahora se recibieron 41 computadores portátiles para mejorar la calidad de nuestra labor. Aunque en una institución educativa es muy difícil controlar los factores que alteran el ambiente de trabajo como el ruido, sobrecupo y contaminación, la institución constantemente es visitada por la secretaría de salud para evaluar el estado de la planta física y las condiciones en que está la comunidad educativa. Además el sistema de salud de los docentes evalúan el estado de salud de los docentes y hacen talleres preventivos para mejorar las condiciones laborales. La entidad debe planificar y En el colegio están desarrollar los procesos necesarios establecidos los objetivos, para la realización del producto y/o procesos y requisitos prestación del servicio. La necesarios para la prestación planificación de la realización del del servicio. Además es producto y/o servicio debe ser coherente con los requisitos coherente con los requisitos de los del Sistema de Gestión de la otros procesos del Sistema de Gestión Calidad. de la Calidad. Durante la planificación de la realización del En algunos procesos falta producto y/o prestación del servicio, al establecerlos en documentos. entidad debe determinar, cuando sea apropiado lo siguiente: a) Los objetivos de la calidad y Se presenta evidencia de los requisitos para el producto algunos de los procesos en la y/o servicio; b) La necesidad de establecer procesos y documentos y de proporcionar recursos específicos para el producto y/o servicio; c) Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición, inspección y ensayo/prueba específicas para el producto y/o servicio, así como los criterios para la aceptación de éste, y d) Los requisitos que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización del producto y/o prestación del servicio resultante cumplen los requisitos. La entidad debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con el cliente, relativas a: 7.2.3 Comunicación con el cliente prestación del servicio. En todos los procesos de la Institución se tiene en cuenta los requisitos y necesidades del cliente, para responderle de la mejor manera, a sus necesidades. Se hacen reuniones periódicas con las familias de los estudiantes para informar sobre la manera como se está prestando el servicio. a) la información sobre el producto y/o servicio. La comunidad educativa b) Las consultas, contratos o participa en todos los solicitudes, incluidas las proyectos que se suceden al modificaciones, interior de la institución. c) La retroalimentación del cliente, incluidas sus peticiones, quejas, reclamos, percepciones y sugerencias, y Periódicamente se hace d) Mecanismos de participación rendición de cuentas a la ciudadana, según sea aplicable. comunidad. Existen mecanismos para atender quejas, peticiones, reclamos, sugerencias de la comunidad. 7.3 Diseño y desarrollo La entidad debe planificar y controlar el diseño y desarrollo del producto y/o servicio. Durante la planificación del diseño y desarrollo la entidad debe determinar: En el Colegio se planifica y controla el diseño y desarrollo a) Las etapas del diseño y de la prestación del servicio. Y desarrollo b) La revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo, y c) Las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo. están establecidas las responsabilidades y autoridades competentes para el diseño y desarrollo. La entidad debe asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables. El tipo y el alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio En la Institución toda la adquirido debe depender de su adquisición de bienes y impacto sobre: servicios se hace a través de unos parámetros establecidos a) La realización del producto y/o por la SED. prestación del servicio, o b) El producto y/o servicio final El Consejo Directivo es quien 7.4 Adquisición establece los parámetros y de bienes y La entidad debe evaluar y seleccionar evalúa las condiciones de los servicios a los proveedores con base en una proponentes, escogiendo la selección objetiva y en función de su que más se ajusta a los capacidad para suministrar productos requisitos establecidos. y/o servicios, de acuerdo con los requisitos definidos previamente por la entidad. Deben establecerse los criterios para la selección y evaluación de los proveedores. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria derivada de éstas. La entidad debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para: 8. Medición, análisis y mejora En la Institución existen procesos para seguir, medir y analizar, en búsqueda de a) Demostrar la conformidad con mejorar el servicio. los requisitos del producto y/o servicio. Existe buzón de quejas y b) Asegurarse de la conformidad reclamos. del Sistema de Gestión de la Calidad, y Se hace seguimiento a los c) Mejorar continuamente la procesos, falta hacer medición. eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad. Se hacen informes de gestión. Falta hacer seguimiento al mapa de riesgos. Cuando se evalúa se hacen acciones preventivas y correctivas.