Resolución No. 3448

RESOLUCIÓN 3448 DEL 7 DE DICIEMBRE DE 1999
Por la cual se adoptan las normas generales para la administración de los archivos en la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales
EL SECRETARIO GENERAL DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS
Y ADUANAS NACIONALES
En uso de sus facultades legales y, especialmente de las consagradas en los literales j) y k) del artículo 21 del
decreto 1071 del 26 de junio de 1999, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia consagra el principio según el cual la documentación
producida por las entidades públicas es de libre acceso a la consulta ciudadana, salvo los casos que establezca la
ley.
Que el artículo 1° de la ley 80 de 1989 crea el Archivo General de la Nación, y el artículo 2, literal b) de la citada ley
le asigna como función el expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del
patrimonio documental de la Nación.
Que mediante el Acuerdo 07 de 1994, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación adopta y expide el
Reglamento General de Archivos con el objeto de suministrar pautas y principios que regulan la función archivística
en las entidades oficiales.
Que por disposición del artículo 32 literal t) del decreto 1071 del 26 de junio de 1999; del artículo 14, numeral 7, del
artículo 30 numeral 20, del artículo 31, numeral 11, del artículo 32, numeral 10, del artículo 33, numeral 7, y del
artículo 34, numeral 13 del decreto 1265 del 13 de julio de 1999, corresponde a la Subsecretaría de Recursos
Físicos, a las Direcciones Regionales y a las Administraciones Especiales y Locales de Impuestos, de Aduanas y de
Impuestos y de Aduanas Nacionales organizar y conservar el archivo de los documentos originados en las
actividades del despacho y de las Divisiones de su Regional o Administración, protegiendo su integridad,
autenticidad y fidelidad. (IDENTIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO) (PROTECCIÓN)
Que consecuente con lo anterior, el artículo 29, literales b) y e) y el artículo 62, literales c) y f) de la resolución 5632
del 19 de julio de 1999 le asignan a la División de Documentación del Nivel Central y a la División Financiera y
Administrativa de las Direcciones Regionales la responsabilidad por organizar y conservar el archivo originado en las
actividades propias del Nivel Central y de las divisiones de las Regionales; el artículo 12, literal g) y el artículo 13,
literales b) y e) de la resolución 0156 de agosto de 1999, le asignan a las Divisiones de Recursos Físicos y
Financieros y a las Divisiones de Documentación de las Administraciones Especiales y Locales la responsabilidad
por atender el archivo de los documentos originados en las actividades de las dependencias y velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo, y responder por su organización,
conservación y custodia, así como la prestación de los servicios archivísticos, (EVIDENCIA DE OPERACIÓN
EFICAZ, EFICIENTE Y EFECTIVA)
RESUELVE
ARTÍCULO 1°. Adoptar las normas generales para la administración de los archivos de la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales, las cuales se describen a continuación.
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES
ARTÍCULO 2°. Objetivo. La presente resolución tiene por objetivo suministrar las pautas y principios mínimos que
regulan la función archivística en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, definir los conceptos sobre los
cuales se fundamenta la administración de los archivos, establecer los criterios para la organización, consulta,
conservación, depuración y eliminación de los documentos de archivo de la entidad, y establecer las funciones y
responsabilidades de los funcionarios encargados del manejo de los archivos en la entidad. (EVIDENCIA DE
OPERACIÓN EFICAZ, EFICIENTE Y EFECTIVA)
ARTÍCULO 3°. Campo de aplicación. La presente resolución se aplicará en todos las dependencias de la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el nivel nacional.
ARTÍCULO 4°. Definiciones. Para efectos de la presente resolución se establecen las siguientes definiciones:
1.
Administración de archivos. Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación,
dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una
institución.
2.
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
3.
Conservación de archivos. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los
documentos que alberga un archivo.
4.
Descripción documental. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,
materializado en representaciones que permitan la identificación, localización y recuperación de su información para
la gestión o la investigación.
5.
Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y
funcionalmente por una oficina productora de documentos en la resolución de un mismo asunto. Conjunto de
documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística.
6.
Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados
de un mismo órgano o sujeto productor de documentos como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas, informes.
7.
Tabla de retención documental. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o
recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada fase de archivo. (4.2.3. control de documento
8.
ARTÍCULO 5°. Clases de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, en la DIAN existen las
siguientes clases de archivos: (IDENTIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO)
1.
Archivos de gestión o de las oficinas productoras de los documentos, en los que se reúnen los documentos
que produce o recibe cada dependencia en desarrollo de las actividades que le son propias, que se requieren para el
trámite de los asuntos de la dependencia y que son de consulta permanente mientras cumplen la función que les dio
origen. Comprenden los dos últimos años de gestión: el actual y el anterior, para los documentos facilitativos.
2.
Archivos satélites, compuestos por los expedientes que aún no terminan su trámite, y que en consecuencia
deben permanecer en las dependencias responsables hasta su finalización. De acuerdo con las características
propias de las áreas técnicas y el manejo que debe darse a los expedientes en desarrollo de los procesos tributario,
aduanero y cambiario, estos archivos son propios de las áreas técnicas.
3.
Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan los documentos transferidos desde los archivos de
gestión de las dependencias respectivas, una vez finalizado el trámite que les dio origen, y que son objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Existe uno para el Nivel Central y uno en cada
Dirección Regional y en cada Administración en el nivel nacional.
4.
Archivos permanentes o históricos, a los que se transfiere desde el archivo central la documentación, que
por decisión del Comité Nacional de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la
investigación, la ciencia y la cultura. Existirá un archivo histórico o permanente de la DIAN en la ciudad de Santa Fe
de Bogotá para el Nivel Central, y uno en cada una de las Direcciones Regionales y de las Administraciones en el
nivel nacional.
CAPÍTULO II
DEL ARCHIVO DE GESTIÓN
ARTÍCULO 6°. Características. El archivo de gestión comprende todos los documentos que tramitan las
dependencias en cumplimiento de sus funciones, tiene un fin específico administrativo y es fuente de consulta
inmediata para las dependencias que los poseen o para la entidad en general.
ARTÍCULO 7°. Responsabilidad especial. Los documentos de los archivos de gestión, satélites e intermedios son
potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nación, lo que genera la obligación por parte de los
funcionarios responsables de su manejo, de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados.
ARTÍCULO 8°. Responsabilidad por el archivo de gestión. La estructura final de la clasificación y la organización
del archivo de gestión en cada dependencia es una responsabilidad compartida entre el responsable del archivo y el
jefe de la dependencia. En este sentido se evitará la creación indiscriminada de series y subseries y la apertura de
carpetas o expedientes que atomizan y dificultan el manejo de la información como un todo.
ARTÍCULO 9°. Organización del archivo de gestión. El archivo de gestión se organiza de acuerdo con las
funciones, actividades y trámites que adelanta cada dependencia de la DIAN, conforme a la estructura de la entidad
en todos sus niveles, y en tal razón, le compete a cada dependencia mantener un orden por funciones que le permita
acceder a la documentación que produce o recibe, en forma ágil y oportuna.
Los principios por los cuales se rige la organización de los documentos en el archivo de gestión son el respeto al
origen o procedencia y el respeto al orden natural u original de los documentos, los cuales están dados por la oficina
productora de los mismos.
PARÁGRAFO 1. Principio de procedencia o de origen es aquel según el cual cada documento debe estar situado en
la dependencia de la cual procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada
serie y en ésta la integridad y carácter seriado de los documentos. La aplicación del principio de procedencia sirve
para proteger la integridad de los fondos, secciones y series y permite ubicar correctamente el documento en el sitio
que le corresponde de acuerdo con la función o actividad que lo generó. Este principio se debe aplicar a todas las
tareas del archivo.
PARÁGRAFO 2. Principio de orden original es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro
de cada serie, de acuerdo con la secuencia que originó el expediente y en el orden en que se dieron los documentos
que materializaron las actuaciones encaminadas a resolver administrativamente un asunto, que inició y terminó en la
oficina competente para ello. En consecuencia se debe respetar el orden natural de los documentos ya que se
producen en una relación causa efecto, es decir, conservan el orden numérico y cronológico de aparición.
Artículo 10°. Documentos del archivo de gestión. Los archivos de gestión están compuestos por los siguientes
tipos de documentos: (IDENTIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO)
1.
Documentos facilitativos o comunes. Todos aquellos que soportan trámites que son comunes a todas las
entidades, es decir, que facilitan el trámite de los procedimientos propios de las dependencias, tales como los
oficios, las circulares de carácter general, los memorandos, las planillas de asistencia, la nómina, los inventarios, las
historias laborales.
2.
Documentos específicos o técnicos. Aquellos generados o recibidos como producto de las actividades
asignadas a cada entidad por la normatividad vigente, y en consecuencia forman parte de su razón de ser, tales
como los Contratos de obra y los Contratos de prestación de servicios para la División de Adquisiciones y Contratos,
el Expediente de facturación para la Subdirección de Fiscalización Tributaria, el Expediente disciplinario para la
Oficina de Investigaciones Disciplinarias, las declaraciones tributarias y aduaneras, los recibos de pago por concepto
de tributos aduaneros, cambiarios y tributarios, las declaraciones de importación, de saneamiento aduanero, etc.
ARTÍCULO 11°. Ordenación del archivo de gestión. Los documentos facilitativos y técnicos de los archivos de
gestión de las dependencias se ordenarán de acuerdo con los siguientes parámetros: (IDENTIFICACIÓN Y
ALMACENAMIENTO)
1.
Cada año se abrirán las carpetas utilizando como criterio básico de apertura la estructura de la entidad, el
plan operativo del área, y las funciones de la dependencia correspondiente.
2.
Dentro de las carpetas los documentos se ordenarán en forma numérica y cronológica ascendente,
evitando guardar duplicados.
3.
Los documentos que se tramitan en las dependencias se organizan en expedientes. El expediente se inicia
y resuelve en la dependencia que tiene la competencia específica en relación con el tema de que se trate,
independientemente de que intervengan diferentes dependencias para su resolución. Esta norma de actuación se
conoce como el principio de unidad del expediente.
4.
En la organización de los archivos de expedientes y de documentos específicos o técnicos que por su
estructura lo ameriten, se tendrá en cuenta el orden numérico de la codificación propia que los identifica, en la
misma forma en que se transfieren al archivo satélite o al central.
5.
Las carpetas que contienen los documentos facilitativos se identificarán de la siguiente manera: código de
la dependencia que los posee o produce; código de la serie y nombre de la serie; o código de la serie, código de la
subserie y nombre de la subserie; año que comprende la documentación de la carpeta objeto de descripción. (4.2.4
identificación)
Ejemplo:
Subsecretaría de Recursos Físicos
Código de la dependencia :
70
Código de la Serie
14
Código de las Subeserie 022
Contrato de arrendamiento
Contratos
Año que comprende
1999
70-14 Contratos –022 Contratos de arrendamiento 1999
6.
Cuando se proceda a archivar documentos se tendrá especial cuidado de verificar que efectivamente han
cumplido su trámite, que se trata de originales o copias, según sea el caso, que cumplen con todos los requisitos
exigidos a los documentos en la DIAN, en especial de las firmas originales, y que corresponden al asunto bajo el
cual se organizan.
ARTÍCULO 12°. Transferencia de documentos del archivo de gestión al archivo central. Al término de cada año
calendario el jefe de cada dependencia hará la selección de los documentos que se deben enviar al archivo central
porque efectivamente han finalizado su trámite. Para la selección de los documentos se tendrán en cuenta los
siguientes criterios generales: (4.2.4 tiempo de retención)
·
Los documentos facilitativos que cumplan dos años de producidos y que no tengan consulta inmediata.
·
Los documentos técnicos, una vez terminado el trámite respectivo, deben pasar en su totalidad al archivo
central.
·
Las series documentales de historias laborales y expedientes tributarios, aduaneros, cambiarios,
administrativos y de investigaciones disciplinarias, deberán estar debidamente foliados.
PARÁGRAFO 1. Cuando se trate del envío de documentos facilitativos al archivo de gestión se tendrán en
cuenta las siguientes consideraciones: (IDENTIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO) (LEGIBILIDAD
E
IDENTIFICACIÓN)
1.
Traspasar anualidades completas, organizadas en paquetes homogéneos, debidamente marcados con
indicación de su contenido.
2.
Ordenar y pasar los documentos archivados en AZ a carpetas.
3.
Depurar las carpetas previamente, retirando de ellas documentos tales como borradores de trabajos que
fueron presentados; manuscritos no oficiales; recortes de prensa; formatos y formas obsoletas; fotocopias de normas
producidas por la DIAN y de cualquier tipo de documento no producido por la dependencia; sobres de correo,
cuando no constituyan piezas probatorias como es el caso de los sobres devueltos por el correo en notificaciones;
documentos personales; libros, revistas, materiales impresos en general y documentos duplicados. Igualmente se
deberán depurar las carpetas o unidades documentales que se llevan en el archivo de gestión como documentos de
soporte pero que no son producidos por la dependencia, tales como copias de actos administrativos, copias del
consecutivo de correspondencia de la dependencia.
4.
Elaborar la lista de unidades documentales a depurar y destruir los documentos que se depuren en el paso
anterior, previo visto bueno del jefe de la dependencia respectiva. (4.2.4 retención y disposición)
5.
Identificar las carpetas de acuerdo con su contenido y con el (los) año(s) que comprende la información allí
contenida. Numerarlas en orden consecutivo ascendente a partir del número 1, una vez finalizado el paso anterior y
verificada su consistencia. (4.2.4 identificación)
6.
Numerar las cajas de archivo en forma ascendente, identificarlas plenamente de acuerdo con el formato
impreso en la tapa, y guardar en ellas las carpetas numeradas. (4.2.4 identificación)
7.
Diligenciar la “planilla de traspaso de documentos del archivo de gestión al archivo central”, en original y
copia, de acuerdo con las instrucciones del formato. (4.2.4 identificación)
PARÁGRAFO 2. Cuando se trate de enviar documentos específicos o técnicos al archivo central se tendrán en
cuenta las siguientes consideraciones:
1.
Traspasar los expedientes que hayan terminado el trámite respectivo y tienen auto de cierre o de archivo,
una vez finalizado el trámite.
2.
Verificar la foliación de los expedientes, la hoja de ruta y la existencia de los documentos allí señalados y
eliminar las copias de documentos de los cuales existe el original correspondiente.
3.
Diligenciar la planilla de remisión que generan los sistemas donde se relacionan uno a uno los expedientes
o unidades archivísticas, en original y copia. Si el proceso no genera planilla automática, se utiliza la planilla
establecida en el parágrafo anterior.
4.
Firmar la planilla por parte del funcionario responsable por la documentación en cuestión.
CAPÍTULO III
DEL ARCHIVO CENTRAL
ARTÍCULO 13°. Características. El archivo central está constituido por documentos que han finalizado su trámite y
que por razones de tipo legal, fiscal o interno de la entidad, se deben conservar para futura consulta en apoyo a la
toma de decisiones y a la gestión administrativa.
ARTÍCULO 14°. Responsabilidad por el archivo central. El Grupo Interno de Trabajo de Archivo de la División de
Documentación, en el Nivel Central, la División de Documentación o la División Financiera y Administrativa o la
División de Recursos Físicos y Financieros en las Direcciones Regionales y en las Administraciones Especiales,
Locales y Delegadas, serán los responsables por la administración de estos archivos y ejercerán el control de la
documentación recibida de las diferentes dependencias, los cuales serán ubicados en lugares apropiados para su
conservación, en estanterías señalizadas, para su disposición y consulta final. (4.2.4 protección)
ARTÍCULO 15°. Ordenación del archivo central. Los documentos en el archivo central se ordenarán por
dependencias, conservando la estructura orgánica de la entidad, de acuerdo con la época. El ordenamiento interno
de los documentos específicos o técnicos se hará de acuerdo con la normatividad correspondiente a cada caso.
(IDENTIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO)
ARTÍCULO 16°. Conservación de los documentos de archivo. La conservación de los documentos de archivo en
la DIAN estará regida por las Tablas de Retención Documental, debidamente aprobadas por el Archivo General de la
Nación y su aplicación será de carácter obligatorio, en el nivel nacional. (RETENCIÓN)
CAPÍTULO IV
DEL ARCHIVO HISTÓRICO
ARTÍCULO 17°. Características. El archivo histórico de la DIAN estará constituido por los documentos, que una vez
cumplido su término de retención, se transfieren desde el archivo central y que deben conservarse
permanentemente, dado el valor que cobran para la investigación, la ciencia y la cultura.
ARTÍCULO 18°. Responsabilidad por el archivo histórico. El Grupo Interno de Trabajo de Archivo de la División
de Documentación, en el Nivel Central, la División de Documentación o la División Financiera y Administrativa o la
División de Recursos Físicos y Financieros en las Direcciones Regionales y en las Administraciones Especiales,
Locales y Delegadas, serán los responsables por la administración de estos archivos y ejercerán el control de la
documentación que se defina como de carácter histórico. (4.2.4 protección)
ARTÍCULO 19°. Ordenación del archivo histórico. Los documentos en el archivo histórico se ordenarán por
dependencias, conservando la estructura orgánica de la entidad, respetando los principios de orden que tuvieron los
documentos en su ciclo de vida en el archivo central. (IDENTIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO)
CAPÍTULO V
DE LOS SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
ARTÍCULO 20°. Acceso a los documentos de archivo. Todas las personas tienen derecho a acceder a los
documentos de los archivos públicos en los términos consagrados por el artículo 74 de la Constitución Política. Los
archivos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás
derechos consagrados en la Constitución y la ley. (4.2.4 disposición)
ARTÍCULO 21°. Derecho de petición. Para acceder a los documentos administrativos de los archivos públicos o a
la información contenida en éstos, es necesario esgrimir un interés de carácter particular o general, de conformidad
con el ejercicio del derecho de petición, consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política y normas
reglamentarias. Se tendrán en cuenta además las normas que sobre el particular expida la entidad. (DISPOSICIÓN)
ARTÍCULO 22°. Reserva legal. La reserva legal sobre los documentos de los archivos públicos cesará a los treinta
años de su expedición, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 13 de la ley 57 de 1985. (RETENCIÓN)
ARTÍCULO 23°. Restricciones por razones de conservación. Cuando el mal estado de los documentos impida su
acceso directo, la DIAN suministrará la información contenida en éstos mediante cualquier sistema de reproducción,
certificando su autenticidad cuando fuere el caso, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 de la
Constitución Política. (DISPOSICIÓN Y RECUPEACION)
ARTÍCULO 24°. Acceso a las sedes de archivo. El acceso a los archivos en la DIAN será gratuito y en las
condiciones que se señalen en los reglamentos que se elaboren para tal fin, en los cuales se considerarán además
asuntos tales como la consulta de los documentos, el préstamo de documentos y en particular de originales, los
servicios a los investigadores, la obtención de copias. (4.2.4 disposición)
ARTÍCULO 25°. Horario de atención. Los archivos centrales ubicados en el nivel central y en las Direcciones
Regionales, Administraciones Especiales, Locales y Delegadas, adoptarán para la prestación de los servicios
archivísticos, el mismo horario contemplado para la atención del público en general. (4.2.4 disposición)
ARTÍCULO 26°. Préstamo de documentos. El préstamo de documentos de archivo será exclusivo para usuarios
internos y entidades oficiales legalmente autorizadas, mediante solicitud motivada. Los documentos del archivo de
gestión y del archivo central se prestarán por un término no superior a tres días hábiles continuos. (4.2.4
disposición)
ARTÍCULO 27°. Solicitud de reproducción de documentos. La solicitud para reproducción de documentos se
tramitará a través de los formatos que para tal fin se establezcan y los costos y su pago se definirá de acuerdo con
las normas aprobadas para la entidad.
ARTÍCULO 28°. Servicios de reprografía. Las reproducciones de documentos de archivo serán realizadas por los
propios archivos de la DIAN, utilizando para ello los equipos ubicados en sus instalaciones. No se autorizará el
empleo de aparatos o materiales ajenos al archivo para fines de copias particulares de documentos.
ARTÍCULO 29°. Autenticación de documentos. Para la autenticación de los documentos de archivo que requieran
este procedimiento se tendrá en cuenta la normatividad vigente en cada caso.
CAPÍTULO VI
DEL COMITÉ DE ARCHIVO
ARTÍCULO 30°. Comité Nacional de Archivo. Actuará como grupo asesor de la alta dirección, responsable por la
definición de las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos de los archivos, especialmente en lo relacionado con la normalización, la eliminación de documentos y el
mantenimiento de las Tablas de Retención Documental.
El Comité Nacional de Archivo estará conformado por las siguientes personas: el Secretario General quien lo
presidirá, el Director de Impuestos o su delegado, el Director de Aduanas o su delegado, el Jefe de la Oficina
Jurídica o su delegado, el Jefe de la Subsecretaría de Planeación o su delegado, el Subsecretario de Recursos
Físicos, el Jefe de la División de Documentación del Nivel Central y el Jefe del Grupo Interno de Trabajo de Archivo
del Nivel Central, quien actuará como secretario.
Serán funciones del Comité Nacional de Archivo:
-
Proponer y evaluar periódicamente la política archivística en el nivel nacional.
Aprobar las propuestas en materia de normalización relacionadas con el manejo de los archivos, su
organización, conservación, y microfilmación, digitalización o uso de nuevas tecnologías para el manejo de
información.
Proponer instrumentos legales, normas y procedimientos técnicos para la implantación de tecnologías
informáticas en los archivos, con miras a la gestión y diseminación de la información, y a la definición del valor
probatorio y conservación de los documentos electrónicos.
Autorizar la eliminación de documentos de acuerdo con los términos de conservación establecidos en las
Tablas de Retención Documental.
-
Aprobar las Tablas de Retención Documental para la DIAN y velar por su aplicación en el nivel nacional.
Definir criterios sobre la conservación de documentos históricos en la entidad, y la organización de los
respectivos archivos históricos.
ARTÍCULO 31°. Comités Regionales de Archivo. En el nivel regional actuarán como asesores del Director
Regional en los aspectos relacionados con los planes y proyectos a desarrollar en la respectiva región,
armonizándolos con los planes y políticas del nivel nacional. Deberán interpretar, desarrollar y hacer partícipes a los
archivos de las Administraciones Locales y Delegadas de su jurisdicción de los beneficios de la política archivística
nacional y de la aplicación de normas y procedimientos comunes.
El Comité Regional de Archivos estará integrado por el Director Regional quien lo presidirá, el Administrador Local
correspondiente, el Jefe de la División de Documentación correspondiente quien actuará como secretario, el Jefe de
la División Financiera y Administrativa quien actuará como secretario cuando no exista División de Documentación,
el Jefe de la División de Planeación, el Jefe de la División Jurídica correspondiente.
PARÁGRAFO 1. Correspondiente se refiere a Impuestos o Aduanas cuando existen las dos Administraciones en la
ciudad sede.
Serán funciones de los Comités Regionales de Archivo:
-
Proponer planes y programas de interés regional para su incorporación a los planes nacionales de archivos.
-
Supervisar y orientar la implantación del Sistema de Archivos en la Regional de su competencia.
Promover acciones de capacitación para los funcionarios vinculados con el quehacer archivístico de la
regional.
Evaluar las actividades que se propongan y desarrollen en el Comité Regional mediante informes de
actividades y el informe anual al Comité Nacional de Archivo.
Asesorar en la aplicación de las técnicas y procedimientos archivísticos establecidos para la DIAN y en el
mantenimiento de las tablas de retención documental.
Recomendar la eliminación de documentos de archivo para su aprobación por parte del Comité Nacional de
Archivo, de acuerdo con los términos de conservación establecidos en las Tablas de Retención Documental.
PARÁGRAFO 2. A las reuniones de los comités Nacional y Regional podrán asistir como invitados funcionarios de
las dependencias productoras de los documentos que se evaluarán, o particulares que se considere puedan aportar
elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.
PARÁGRAFO 3. En las Administraciones Especiales y Locales del nivel nacional, el Comité de Coordinación,
creado mediante el artículo 36 del decreto 1071 de 1999, tratará los asuntos de archivo que serán sometidos
posteriormente a consideración del Comité Nacional de Archivo para las Especiales, y del Comité Regional de
Archivo de su jurisdicción para las Locales y Delegadas.
CAPÍTULO VII
DE LA ELIMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
(4.2.4 retención)
ARTÍCULO 32°. Eliminación de documentos. Se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que
hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico, o que carezcan de relevancia
para la ciencia y la tecnología.
ARTÍCULO 33°. Proceso de eliminación. El proceso de eliminación de documentos de archivo en la DIAN se
ajustará a las normas que sobre el particular expida el Comité Nacional de Archivo, respetando el resultado de la
valoración documental que está expresado en las tablas de retención documental aprobadas para la DIAN.
En cualquier caso, siempre se deberá diligenciar la “planilla de inventario para la eliminación de documentos de
archivo”, con indicación de los datos allí solicitados.
ARTÍCULO 34°. Autorización para eliminar. La responsabilidad final por la eliminación de documentos es del
Comité Nacional de Archivo de la DIAN, el cual levantará en cada caso el acta de eliminación correspondiente con
las respectivas firmas de sus integrantes.
En el Nivel Regional, el Comité Regional de Archivo deberá pronunciarse al respecto sobre los archivos de su
jurisdicción y tramitar ante el Comité Nacional de Archivo la respectiva autorización. Las Administraciones
Especiales tramitarán las solicitudes de eliminación de documentos por intermedio del Comité de Coordinación
respectivo.
PARÁGRAFO. El Comité Nacional de Archivo podrá ordenar que se efectúen los muestreos que considere
oportunos y convenientes, con el fin de garantizar la conservación de la información que juzgue pertinente.
ARTÍCULO 35°. Comercialización del papel. El proceso de comercialización y venta del papel resultante de la
eliminación de los documentos de archivo, se regirá en lo pertinente, de acuerdo con la normatividad vigente.
Deberá garantizarse por parte del comprador la utilización de máquinas destructoras de papel para la totalidad de los
documentos, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a la entrega del papel, actividad que será supervisada
por un funcionario de archivo en el Nivel Central, o de la División de Documentación o quien haga sus veces en las
Direcciones Regionales, Administraciones Especiales, Locales o Delegadas y de la cual se deberá levantar el acta
correspondiente.
ARTÍCULO 36°. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la resolución
1721 del 20 de octubre de 1997.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Santa Fe de Bogotá a los siete días del mes d diciembre de 1999
Original firmado
LEONEL BONILLA RAMÍREZ
Secretario General
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales