Unidad 13: Ordenar y Filtrar *material 2010

Unidad 13: Ordenar y Filtrar *material 2010*
13.0 Introducción
Las hojas de la base de datos de Excel nos ayudan a entender los datos. Dos de las mejores
maneras de hacerlo es volver a pedirlo o seleccionar valores clave o tipos de valores.
Supongamos que tiene una base de datos de decenas de miles de coches de segunda mano
durante un cierto periodo. ¿Cómo puede sacarle partido a esa información? Puede que
quiera establecer el periodo cubierto. Puede que desee saber cuál fue el precio más alto al
que se vendió el coche más caro. Puede que quiera centrarse en una marca específica o
puede que desee saber si alguno de los coches era de los de conducir por el lado izquierdo.
Para realizar cada una de estas búsquedas va a tener que realizar alguna reordenación o una
selección. Puede ver algunos consejos en las funciones de Ordenación y Filtrado de Excel.
Tenga en cuenta que hay algunos trucos extras que se pueden usar en el 2010 y que se
tratan en 13.4
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Unidad 13: Ordenar y Filtrar
13.1 Ordenación
Método rápido: el botón A  Z
Usted es un profesor y los resultados de su clase en un examen reciente son los siguientes:
Lo podría ordenar por el nombre (alfabéticamente), por apellido (alfabéticamente), o por el
número del resultado (numéricamente). En cualquiera de estos casos, lo que va a querer es
que la fila entera se mueva a la vez, para que Hermonie Wisson, no se convierta en
Hermione Fineberg.
Usted puede elegir en cuál de las columnas quiere realizar la selección:


Haga clic en cualquier celda en la columna por la que quiere ordenar la tabla.
Desde la Cinta de Opciones seleccione Datos > Ordenar y Filtrar > Ordenar de mayor a
menor
Nota: cuando se mueve sobre el botón de A  Z, si en la cuadrilla de información de Excel le
pide que ordene de Menor a Mayor (o de Mayor a Menor):
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Usted sabe que se refiere a una ordenación basada en la columna numérica.
Al hacer clic en Ordenar de Mayor a Menor, hará que la tabla se ordene. Mediante el uso de
este método, Excel ordena automáticamente toda la fila de la tabla en lugar de
simplemente la columna que haya seleccionado y la ordena conforme a los valores de la
columna que haya seleccionado.
Si en lugar de seleccionar una celda en una columna numérica hubiese seleccionado una
columna de texto, entonces Excel le habría sugerido que lo ordenase de AZ en vez de
Mayor a Menor.
Si usted hubiese destacado todas las columnas de la tabla (desde C17 a A1) justo antes de
realizar la ordenación, Excel le ofrecería el orden por números. Esto se debe a que la
ordenación se basa en la celda activa. Esto le daría:
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Tenga en cuenta que el botón de AZ hubiese ordenado los datos justo a la inversa de
menor a mayor (esto puede crear cierta confusión, ya que A y Z ¡son sendas letras, no
números).
Muchos usuarios no se sienten cómodos con este método, porque solo se hace clic en una
celda de una columna. Da la sensación de que Excel podría haber ordenado una columna de
forma aislada, rompiendo así la inviolabilidad de las filas. La siguiente sección les podrá
hacer sentir más seguros acerca de este sistema.
Especificar exactamente los datos que se quieren ordenar
El botón A  Z “adivina” que usted quiere ordenar toda la tabla que contiene la celda
seleccionada. Asume que la tabla que quiere ordenar está rodeada de celdas vacías y que
usted quiere ordenar todo hasta llegar a ese límite. Este puede no ser siempre el caso – en
lugar de ello, lo que usted puede hacer es especificar precisamente lo que quiere que se
ordene. Al hacer esto debe ser muy cuidadoso – los datos generalmente se conservan en
registros en los que cada fila contiene los datos relacionados en cada una de sus columnas –
así que cuando ordene cualquier cosa excepto la tabla completa, se destruirá la integridad
de sus datos. A veces, no obstante, ordenar algunas columnas puede ser útil a la hora de
manejar los datos. Simplemente, seleccione todos los datos en las columnas que quiere
ordenar y haga clic en el botón A  Z (o Z  A).
Por ejemplo, cuando quiere ordenar una sola columna:
Así que si sigue queriendo asociar “Ed”, “Knight” y “98”, usted debe Ampliar la selección.
Esto le hará que se sienta más feliz acerca del proceso. Si quiere ordenar la columna B
aisladamente, elija: Continuar con la selección actual.
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En este caso, no obstante, queremos ampliar la selección actual, de modo que el nombre
correcto, los apellidos y los resultados de los exámenes estén en la misma fila.
Haga clic en Empezar. Luego, haga clic para obtener un informe basado en el apellido:
Si lo que quería era un registro por nombre de pila, usted realizaría el mismo proceso pero
destacará la columna primera en su lugar.
Si, por el contrario, lo que usted deseaba era hacerlo por el nombre, tendría que seguir el
mismo procedimiento, pero marcando la columna de los nombres.
Ordenación avanzada
Los botones AZ y ZA son rápidos y funcionan bien en
ejemplos de poca magnitud, como los de arriba. Pero
carecen de la facilidad para proveerle una ordenación
jerárquica (ej. por el apellido y luego el nombre) y, lo que
es aún peor, hacen que usted pueda anular
completamente su base de datos de forma accidental al
hacer que se ordenen en una sola columna.
EwB, por tanto, recomienda el proceso algo más formal
que se expone aquí y que usa el botón de ordenación:
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EwB recomienda que se utilicen
títulos. Esto no solo le ahorra el
tener que dejar de marcar una
casilla cada vez, sino que le ayuda a
reconocer cuál es la columna que
quiere ordenar (es más fácil elegir
por
Departamento,
Fecha,
Categoría, etc. que por A, B, C –
porque
puede
no
recordar
exactamente a qué se refiere cada
una)
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Si ha creado una tabla sin filas o columnas en blanco, entonces, debería poder elegir
cualquier celda dentro de la tabla y Excel la reconocería automáticamente dentro de toda la
tabla o bien, puede resaltar todos los datos relevantes y hacer clic en este botón de
ordenación. Al hacerlo, aparecerá la siguiente ventana:
En la ventana, utilice:
1. Agregar nivel para pedir a Excel que considere ordenar otra columna. Si en su clase
hubiera cuatro Patels, puede que desee especificar cómo debe ordenar los apellidos que
aparezcan más de una vez y puede que sea a partir del nombre de pila. Si añade un nivel
y lo ordena por el nombre en ese nivel, lo habrá conseguido.
2. Con Ordenar según usted decide qué columna desea ordenar con un criterio específico
en cada nivel de la jerarquía.
3. Ordenar es para decidir de que forma desea ordenar los datos (menor mayor, AZ,
etc.)
4. Mis datos tienen encabezados para decirle a Excel si debe incluir la fila primera o no. Si
desmarca esa casilla, Excel ordenará todos sus datos, incluida la fila de más arriba.
Ordenación horizontal
También puede ordenar los datos horizontalmente. Supongamos que quiere reorganizar la
tabla de abajo:
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de forma que los periódicos se ordenasen alfabéticamente de izquierda a derecha:




Resalte toda la tabla de datos
Datos > Ordenar
Opciones
Ordenar los datos de izquierda a derecha
2007-características específicas
En Excel 2007, además del valor de la celda, puede ordenarlo por el color de la celda, el
color de la fuente y el icono de la celda:
Esto le puede resultar particularmente útil cuando lo use junto con el formateado
condicional (ver Unidad 29).
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Errores comunes



No se ha ampliado la selección (como se describió arriba)
En las bases de datos grandes con muchas fórmulas que se refieren a diferentes filas (ej.
BUSCARV e ÍNDICE-COINCIDIR), el ordenar los datos puede hacer que las referencias se
invaliden, si tuviese que ordenar una base de datos como esta, pegue primero solo los
valores en una nueva hojaCuando los datos tienen zonas en blanco, esto puede impedir que pueda seleccionar el
conjunto de datos completos de forma rápida, así que desplácese por los datos para
asegurarse que se ha seleccionado todo.
13.2 Filtrado
Usted puede filtrar una tabla de datos para ocultar cualquier fila que contenga información
que no desee ver. Cuando quita el filtro, “descubre” las filas filtradas y podrá volver a ver
todos los datos.
Antes de filtrar
Al igual que con la ordenación, asegúrese que cada una de sus columnas tiene un
encabezado (como suele ser el caso). Si no, Excel tratará la primera fila como si fuese el
encabezado y no la incluirá en el proceso de filtrado.
Autofiltrado
El método de Excel deprisa y corriendo con el que filtra es excelente y directo. No tiene más
que hacer clic en Datos > Filtrar:
Aparecerán varias casillas en un cuadro en la parte superior de cada columna de sus datos.
En el ejemplo se ven los parlamentarios del Reino Unido, la población a la que representan,
etc..
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Haga clic en una de estas:
Se le ofrecerán un número de opciones, incluidas opciones para la ordenación. Las vamos a
ignorar ahora, ya que se ha cubierto este tema acerca de la ordenación antes. En el área que
se encuentra en el círculo tiene un número de casillas marcadas y que se corresponden con
todos los distintos valores de esa columna. Así que si lo que quisiese aquí es simplemente
ver los políticos conservadores, lo que tendría que hacer es desmarcar la opción Seleccionar
todo, marcar la casilla “Con” y así obtendría el siguiente subconjunto filtrado:
Para quitar el filtro, haga sencillamente clic en el botón de filtrar de arriba y elija la opción
“Borrar filtro” y todo volverá a aparecer como estaba antes.
Filtros múltiples
Usted puede aplicar más de un filtro. Así que, usando el ejemplo de arriba, si solo nos
interesasen los miembros del parlamento conservadores de la zona de Londres,
seleccionaríamos las casillas pertinentes en la columna del Área.
Y el resultado será:
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Filtro avanzado
Un uso importante del filtro avanzado es producir valores únicos a partir de una lista que
tiene valores duplicados. En el ejemplo superior de los miembros del parlamento del Reino
Unido, supongamos que desea una lista de las zonas que son únicas.
Haga clic en el botón Filtro avanzado para obtener:




Seleccione Copiar otro lugar. Cuando lo haga, le aparecerá la opción de dónde desea
poner los registros únicos (Copiar a) – simplemente, haga clic en la celda donde quiere
que empiece la lista (cuidado, no elija una celda debajo de la cual haya datos, ya que
puede que se escriba sobre ellos y los pierda).
Seleccione el campo de la lista resaltando la Columna D (con las zonas).
En este tipo de listas, generalmente, se excluirían los títulos.
Comprobar solo los Registros únicos:
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Lo que resulta en:
13.3 Alternativas
Debe de saber que hay otras técnicas semejantes para sacar partido a los datos y que
detallamos a continuación en orden de complejidad creciente:





La barra de estado (ver Unidad 1: El Cuadro de Mandos de Excel)
Las funciones MÁX, MIN (ver Unidad 21: Resumir los datos)
El formateado condicional (Unidad 29: Formateado condicional)
La función de JERARQUÍA (ver Unidad 26: Técnicas de modelado)
Tablas Dinámicas (ver Unidad 22: Tablas Dinámicas)
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13.4 Funciones de Excel 2010
Casilla de búsqueda del filtro
En Excel 2010 existe una función nueva que le permite restringir la lista de filtros disponibles
a aquellos valores que coincidan con lo que sea que se escriba en la casilla de búsqueda del
cuadro del filtro que se abre. Esta opción es muy útil cuando en una columna hay un gran
número de valores diferentes.
Filtrar y ordenar por color
Eso no es todo, si cambia el color de la fuente o de la celda, ya sea manualmente o a través
del formateado condicional, entonces se abren las opciones de “Filtrar por el Color de la
Celda”, “Filtrar por el Color de la Fuente” y “Filtrar por el Icono de la Celda”:
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