tiitulo v normas registros y libros

MODELO GENERAL DE CONTABILIDAD PARA EMPRESAS
PRESTADORAS DE SERVICIOS PÚBLICOS EPSP1
TÍTULO V
NORMAS TÉCNICAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS DE
CONTABILIDAD
Junio de 2010
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Coordinadores del Proyecto: Ricardo Vásquez Bernal – Socio de Baker Tilly Colombia, Wilmar Franco
Franco – Gerente de Consultoría Baker Tilly Colombia, Fernanda Pérez Hernández – Senior de
Consultoría Baker Tilly Colombia.
1
Tabla de contenido
Contenido
NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD ...........................................................3
1.
Objetivos..............................................................................................................................3
2.
Libros de contabilidad ..........................................................................................................3
3.
Libros principales .................................................................................................................3
4.
Registro de los libros principales ..........................................................................................5
5.
Formalidades de los libros de contabilidad ...........................................................................7
6.
Documentos soporte............................................................................................................7
7.
Comprobantes de contabilidad ............................................................................................8
8.
Forma de llevar los libros .....................................................................................................9
9.
Exhibición de libros y documentos ..................................................................................... 10
10.
Conservación, custodia y tenencia de los libros, comprobantes y soportes..................... 12
11.
Pérdida, extravió o destrucción de los libros de contabilidad .......................................... 13
2
TÍTULO V
NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS DE CONTABILIDAD
Los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios deberán llevar los libros de contabilidad para el
registro de sus operaciones, de acuerdo con las normas del código de comercio y del Modelo General de
Contabilidad, para los entes públicos, además de estas normas deberán acatar las normas de la
Contaduría General de la Nación, los cuales podrán ser diligenciados ya sea en forma manual o
sistematizada.
1.
Objetivos
La información contenida en los libros y documentos que forman parte integral de la contabilidad
persigue los siguientes objetivos:
a. Permitir el conocimiento y la verificación de los hechos financieros, económicos y sociales,
realizados por los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios.
b. Conocer, ordenar y controlar las operaciones que lleve a cabo el ente prestador de servicios públicos
domiciliarios en desarrollo de su objeto social.
c. Elaborar los estados financieros e informes complementarios con base en el registro de las
operaciones financieras, económicas y sociales.
d. Permitir el ejercicio de las funciones constitucionales y legales que le competen a los órganos de
control, inspección y vigilancia.
e. Permitir total comprensión y verificación de los hechos financieros, económicos y sociales
registrados por los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios.
f. Controlar y conocer el movimiento de los inventarios de los bienes, ya sea por unidades o grupos
homogéneos.
g. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos de dirección, administración y control.
2.
Libros de contabilidad
Para el registro de sus operaciones financieras y económicas, los entes prestadores de servicios públicos
domiciliarios llevarán los siguientes libros:
Los libros son de dos clases: Obligatorios y auxiliares. Los libros obligatorios son los necesarios para
desarrollar las actividades del objeto social, son los que mínimamente exige la ley. Los libros auxiliares o
facultativos son los que complementan los obligatorios y cuya teneduría es facultativa del ente
prestador de servicios públicos, sin que exista la obligación de inscribirlos en el registro mercantil.
3.
Libros principales
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Libro Diario: Contiene, en los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado cronológico y
preciso de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de contabilidad.
Libro Mayor: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos débitos
y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del Libro Diario y el saldo final del
mismo mes.
Libros auxiliares: Estos libros contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control
de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos
soporte. Dichos registros corresponden al nivel auxiliar del catálogo de cuentas. Podrán llevarse en
sistemas o módulos de información diferentes al sistema contable, siempre y cuando sus saldos sean
conciliados mensualmente.
Los libros auxiliares contendrán una hoja control para resumir a nivel de subcuentas los registros
efectuados en cada uno de los conceptos que los integran.
Decreto 2649 de 1993
ART. 130. —Libro de accionistas y similares. Los entes económicos pueden llevar por medios
mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben
anotar los movimientos de éstos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios
para identificar adecuadamente cada movimiento. Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar
en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.
ART. 131. —Libros de actas. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos
pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y
control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y
continua para cada uno de ellos.
Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes
hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales
omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional
debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el
efecto.
Ley 222 de 1995
ART. 21. —Actas. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas
correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días
siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el
secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros.
PAR. —Serán ineficaces las decisiones adoptadas conforme al artículo 19 de esta ley, cuando alguno de
los socios o miembros no participe en la comunicación simultánea o sucesiva. La misma sanción se
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aplicará a las decisiones adoptadas de acuerdo con el artículo 20, cuando alguno de ellos no exprese el
sentido de su voto o se exceda del término de un mes allí señalado.
Código de Comercio
Art. 48 “…conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en
general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán
autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y
correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor
técnico-contable, con el fin fe asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de
la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.”
ART. 49 “Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por
tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo
entendimiento de aquéllos.”
Libro de accionistas
ART. 195.- La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotará por orden
cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el
presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.
Así mismo las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las
acciones; en él anotarán también los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha de
inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen
con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas.
Libro de socios en sociedades limitadas
ART. 361.- La sociedad llevará un libro de registro de socios, registrado en la cámara de comercio, en el
que se anotarán el nombre, nacionalidad, domicilio, documento de identificación y número de cuotas
que cada uno posea, así como los embargos, gravámenes, y cesiones que se hubieren efectuado, aún
por vía de remate.
Libro de actas
ART. 431.- Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se
firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario, en su defecto, por el revisor fiscal. (…).
4.
Registro de los libros principales
Los libros principales deben registrarse mediante la elaboración de un acta de apertura que suscribirá el
representante legal del ente prestador de servicios públicos domiciliarios, la cual debe quedar inserta en
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el primer folio de los libros o en el primero que se encuentre hábil. Este requisito es indispensable para
iniciar válidamente el proceso de contabilización de las operaciones.
Cuando los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios hayan registrado los libros principales
en la Cámara de Comercio, dicho acto tendrá plena validez, para todos los efectos.
En el registro de los libros principales se indicará, por lo menos, el nombre del ente prestador de
servicios públicos domiciliarios, nombre del libro, fecha de registro y número de folios con numeración
sucesiva y continua. Sólo podrá registrarse un nuevo libro cuando al anterior le queden pocos folios por
usar o deba ser sustituido por causa de fuerza mayor, que calificará el representante legal o quien haga
sus veces.
Código de Comercio
ART. 19.- Es obligación de todo comerciante:
(…).
2º) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley
exija esa formalidad.
(…).
ART. 28.- Deberán inscribirse en el registro mercantil:
(…).
7º) Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y junta de socios,
así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles.
(…).
ART. 29.- El registro mercantil se llevará con sujeción a las siguientes reglas, sin perjuicio de las
especiales que establezcan la ley o decretos reglamentarios:
(…).
4º) La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un termino especial para ello;
pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir
de la fecha de su inscripción.
ART. 39.- El registro de los libros de comercio se hará en la siguiente forma:
1º) En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido
registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona pertenezca, del
uso a que se destina y del numero de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario.
2º) En un libro destinado a tal fin se hará constar, bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de
los datos mencionados en el ordinal anterior.
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5.
Formalidades de los libros de contabilidad
Los libros de contabilidad deben llevarse en idioma español, diligenciarse y conservarse de forma que
garanticen la autenticidad e integridad de la información contable. Contendrán el registro actualizado de
los hechos o actividades que por su naturaleza afecten la situación financiera y económica del ente
prestador de servicios públicos domiciliarios, convirtiéndose en la fuente de información básica para la
elaboración de los estados financieros e informes complementarios. El registro contable de las
operaciones se efectuará, con sus débitos y créditos, en el orden cronológico en que se presenten, en
forma individual o por resúmenes mensuales. Los libros auxiliares permiten el conocimiento de las
transacciones individuales.
Para el registro de las operaciones, el ente prestador de servicios públicos domiciliarios puede organizar
los libros principales con hojas removibles o tarjetas. Cuando se registren las operaciones a través del
procesamiento electrónico de datos, deben grabarse copias de respaldo en medios magnéticos y
archivarlas de manera que garanticen su conservación.
Aquellos que hayan iniciado el registro contable de sus operaciones en libros de contabilidad,
procederán al registro de los libros principales.
Código de Comercio
ART 50.- La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble,
en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios
del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expide el Gobierno.
ART. 52.- Al iniciar sus actividades, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un
inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su
patrimonio.
ART. 53.- En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas
que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de
contabilidad que las respalden.
ART. 55.- El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus
libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.
ART. 56.- Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre
que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas
conforme a la reglamentación del gobierno.
6.
Documentos soporte
Comprenden las relaciones o escritos que respaldan los registros contables de las operaciones que
realizan los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios. Deben adjuntarse a los comprobantes
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de contabilidad, archivarse y conservarse en la forma en que se hayan expedido. Pueden ser de origen
interno o externo.
Son documentos soporte de origen interno aquellos que contienen operaciones que no afectan
directamente a terceros, tales como, provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones, asientos de
cierre. Son de origen externo aquellos que contienen operaciones que involucran a un tercero, tales
como, comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que generen
el registro de una operación.
7.
Comprobantes de contabilidad
Documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, y económicas de los entes
prestadores de servicios públicos domiciliarios, sirven de fuente para registrar los movimientos en el
libro correspondiente. Deben elaborarse en idioma español con base en los documentos soporte,
indicando la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones y numerarse en forma consecutiva;
su codificación se hará de acuerdo con el Catálogo de cuentas.
Estos comprobantes pueden elaborarse por medios manuales, mecánicos o electrónicos y conservarse
de manera que sea posible su verificación posterior.
Los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios elaborarán, entre otros, los siguientes
comprobantes:
Comprobante de Ingreso. En él se resumen las operaciones relacionadas con la recepción de efectivo o
documento que lo represente.
Comprobante de Egreso. En él se resumen las operaciones relacionadas con el pago o desembolso de
efectivo o documento que lo represente.
Comprobante General. En él se resumen las operaciones relacionadas con movimientos globales o de
integración, tales como ajustes, correcciones y otras operaciones en las que no intervenga el efectivo o
el documento que lo represente. Podrán agrupar o resumir varias operaciones realizadas por las
diversas áreas del ente prestador de servicios públicos.
Código de Comercio
ART. 51.- Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las
partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los
negocios.
El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de
cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la
operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los
documentos que lo justifiquen.
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ART. 59.- Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas, existirá la debida
correspondencia, so pena de que carezcan de eficacia probatoria a favor del comerciante obligado a
llevarlos.
Estatuto Tributario
ART. 775.- Cuando haya desacuerdo entre la declaración de renta y patrimonio y los asientos de
contabilidad de un mismo contribuyente, prevalecen éstos.
ART. 776.- Prevalencia de los comprobantes sobre los asientos de contabilidad. Si las cifras registradas
en los asientos contables referentes a costos, deducciones, exenciones especiales, y pasivos exceden del
valor de los comprobantes externos, los conceptos correspondientes se entenderán comprobados hasta
concurrencia del valor de dichos comprobantes.
8.
Forma de llevar los libros
En los libros de contabilidad debe anotarse el número y la fecha de los comprobantes de contabilidad
que sirven de respaldo. En ellos no está permitido alterar el orden o la fecha de los registros contables a
que se refieren las operaciones, dejar espacios en blanco, borrar, tachar mutilar, arrancar las hojas o
cambiar el orden de las mismas, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones sobre los mismos
registros. Los errores de trascripción deben corregirse mediante una anotación al pie de la página
respectiva, o por cualquier otro mecanismo que permita evidenciar su corrección. La anulación de un
folio debe hacerse sobre el mismo, indicando la causa, la fecha de la anulación y el nombre y firma del
funcionario responsable.
Código de Comercio
ART. 57.- En los libros de comercio se prohíbe:
1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación
de los mismos;
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se
salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros
ART. 68.- Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que
los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente.
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En materia civil, aún entre comerciantes, dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su
propietario, en los que en ellos conste de manera clara y completa y siempre que su contraparte no lo
rechace en lo que le sea desfavorable.
Estatuto Tributario
ART. 772.- La contabilidad como medio de prueba. Los libros de contabilidad del contribuyente
constituyen prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma.
9.
Exhibición de libros y documentos
Para los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios de naturaleza pública, los libros de
contabilidad, comprobantes de contabilidad y documentos soporte, forman parte integral de la
contabilidad pública y deben estar a disposición de la Contaduría General de la Nación y demás
autoridades, para el ejercicio de las funciones constitucionales o legales de control, inspección y
vigilancia.
Para los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios de naturaleza privada, deben sujetarse a
los lineamientos del Decreto 2649/93 y el Código de Comercio.
Constitución Nacional
ART. 15.- INC. 3º. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e
intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos
privados, en los términos que señale la ley.”
Ley 222 de 1995
ART. 48. —Derecho de inspección. Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y
papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que
funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los
documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados,
puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.
Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la entidad
que ejerza la inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que hay lugar al
suministro de información, impartirá la orden respectiva.
Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que
conociendo de aquel incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal
de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en
subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente.
Código de Comercio
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ART. 61.- Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus
propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y
mediante orden de autoridad competente.
(…).
Decreto Reglamentario 1354 de 1987
ART. 2.- Cuando la administración tributaria ordene la exhibición de los libros de contabilidad a quienes
estén obligados a llevarlos, éstos podrán disponer hasta de cinco (5) días hábiles para exhibirlos,
contados a partir de la fecha en la cual se solicite por escrito la presentación de los mismos.
Cuando la solicitud se realice por correo, el plazo de que trata este artículo será de ocho (8) días hábiles
contados a partir de la fecha de introducción al correo de la respectiva solicitud.
Cuando se trate de la práctica de pruebas, originada en el trámite de las solicitudes de devolución del
impuesto sobre las ventas de que tratan los artículos 31 y 32 del Decreto 3541 de 1983, el contribuyente
deberá exhibir los libros a más tardar el día hábil siguiente al de la fecha en que se solicite por escrito su
exhibición.
Estatuto Tributario
ART. 654.- Hechos irregulares en la contabilidad. Habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad,
en los siguientes casos:
c) No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren.
(…).
ART. 655.- Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones,
descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean
plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sanción por libros de contabilidad
será del medio por ciento (0,5%) del mayor valor entre el patrimonio liquido y los ingresos netos del año
anterior al de su imposición, sin exceder de veinte millones de pesos ($20.000.000) (hoy ($382.065.000).
Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente,
previamente, se dará traslado del acta de visita a la persona o entidad a sancionar, quien tendrá un
término de un (1) mes para responder.
PAR.- No se podrá imponer más de una sanción pecuniaria por libros de contabilidad en un mismo año
calendario, ni más de una sanción respecto de un mismo año gravable.
ART 781.- La no presentación de los libros de contabilidad será indicio en contra del contribuyente. El
contribuyente que no presente sus libros, comprobantes y demás documentos de contabilidad cuando
la administración lo exija, no podrá invocarlos posteriormente como prueba en su favor y tal hecho se
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tendrá como indicio en su contra. En tales casos se desconocerán los correspondientes costos,
deducciones, descuentos y pasivos, salvo que el contribuyente los acredite plenamente. Únicamente se
aceptarán como causa justificativa de la no presentación, la comprobación plena de hechos
constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito.
La existencia de la contabilidad se presume en todos los casos en que la ley impone la obligación de
llevarla.
10.
Conservación, custodia y tenencia de los libros, comprobantes y soportes
Los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios están obligados a conservar los libros de
contabilidad, comprobantes de contabilidad y documentos soporte, para la justificación y comprobación
de las operaciones que han sido objeto de registro. Para su conservación y con el fin de prescindir del
documento en papel, podrán reproducirse a través de microfilmes o microfichas.
La responsabilidad del manejo, organización y conservación de los documentos relativos a los archivos
corresponde a los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios; por tal razón el representante
legal o quien haga sus veces, designará mediante acto administrativo el funcionario responsable de la
custodia y tenencia de los libros, los comprobantes de contabilidad y los respectivos documentos
soporte.
Para las entidades públicas, según lo preceptuado en el reglamento expedido por el Archivo General de
la Nación, los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de
la Nación; por lo tanto, aquellos que hacen parte de la contabilidad pública deberán conservarse de
acuerdo con la reglamentación que sobre el tema se expida.
Código de Comercio
ART. 55.- El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus
libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.
ART. 60.- “Los libros y papeles a que se refiere este capítulo deberán ser conservados cuando menos por
diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o
comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por
cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta…”
Estatuto tributario
Art. 632.- Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos
administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, las
personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un
periodo de cinco(5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguientes al de su elaboración,
expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a
disposición de la administración de impuestos, cuando ésta así lo requiera:
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1. Cuando se trate de personas naturales o entidades obligadas a llevar libros de contabilidad, los
libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y eterno que dieron origen a los
registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones
consignados en ellos. Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben
conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas
respectivos.
2. Las informaciones y pruebas especificas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o
permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios
tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el
patrimonio liquido y la renta liquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las
bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.
3. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente
retenedor.
4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago
correspondientes.
11.
Pérdida, extravió o destrucción de los libros de contabilidad
Para los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios de naturaleza oficial o mixta deberán
acogerse a lo establecido por la Contaduría General de la Nación:
El representante legal, quien haga sus veces o el responsable de la custodia y tenencia, denunciará ante
las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de los libros de contabilidad, e
informarán dicha circunstancia a la Contaduría General de la Nación. Deberá ordenarse, de inmediato, la
reconstrucción de la información, en un período que no podrá exceder de tres meses. Para ello se
tomará como base los comprobantes de contabilidad, documentos soporte, estados financieros,
informes de terceros, copias grabadas en medios magnéticos, microfilmes, microfichas y demás
instrumentos que se considere pertinentes.
Para los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios de naturaleza privada deberán acogerse a
lo dispuesto en el Decreto 2649/93 y el código de comercio.
Destrucción de libros y papeles microfilmados
Carta Circular 2 de 1985, Cámara de Comercio de Bogotá.
1. Función de la cámara de comercio. Independientemente del cumplimiento de las normas sobre
microfilmación (C.Co. Art. 60; D. 252/50, D. 3354/54), la cámara de comercio está llamada a
preenviar la destrucción de los libros y papeles que se hubieren microfilmado, luego de que ante ella
se verifique la exactitud de la reproducción de las copias obtenidas.
2. Cámara de comercio competente. Es competente para efectuar el mencionado procedimiento, la
cámara de comercio donde fueron registrados los libros y papeles que se pretenden destruir.
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3. Documentos que se deben presentar al funcionario designado por la cámara de comercio. a) actas
iniciales y finales de la microfilmación efectuada, y b) prueba de la exactitud de la reproducción de
las copias; se pretende que, previamente a la destrucción de los libros y papeles, se garantice su
exacta reproducción, a fin de asegurar que las copias que se requieran en el futuro sean fiel reflejo
de los documentos destruidos, para los fines probatorios pertinentes. Esta prueba puede consistir,
por ejemplo, en certificación expedida por la persona o representante legal de la entidad que llevó a
cabo el proceso de microfilmación; certificado del revisor fiscal de la compañía o de un contador
público independiente; etc.
4. Levantamiento del acta de destrucción. Una vez efectuada y verificada la destrucción
correspondiente, el secretario designado por esta entidad, levantará un acta donde se anotarán los
siguientes aspectos: Fecha y hora de la diligencia; personas asistentes; papeles y libros que se
destruyeron; procedimiento utilizado para su reproducción; medio a través del cual se acreditó la
exactitud de la reproducción de las copias, y fecha de terminación del proceso. Dicha acta será
suscrita por el representante legal de la compañía respectiva y por el secretario de esta entidad,
copia de la cual será archivada en la cámara de comercio.
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