sistema contable prometeo – guia de inicio

SISTEMA CONTABLE PROMETEO – GUIA DE INICIO
En la mitología Griega “Prometeo” fue un gran colaborador de la humanidad, les
compartió muchos de sus secretos y ayudo a prosperar, generalmente lo hacía en
contra de la voluntad de Zeus quien lo castigaba frecuentemente.
Prometeo es un sistema contable de fácil manejo y utilización, parametrizable y práctico para todas aquellas
personas que deben llevar sus registros contables y no son profesionales en Contaduría.
Una interfaz amigable, una operación sencilla, soporte, actualizaciones permanentes, agilidad y confiabilidad
hacen de Prometeo una herramienta robusta y practica para el manejo de su contabilidad empresarial.
Puede ser instalado en cualquier sistema operativo y sin necesidad de incurrir en costos por el pago de licencias
adicionales.
GUIA DE INICIO
VERIFICACION DEL ENTORNO JAVA
El Sistema Contable Prometeo requiere que la maquina en la cual se ejecuta tenga instalado el entorno de Java, si
no esta seguro que su maquina tiene instalada esta plataforma siga este enlace http://www.java.com/es/ y haga
click en la opción “¿Tengo Java?” y espere que este sistema verifique la existencia de esta plataforma y la versión
de la misma.
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Si esta verificación arroja que no tiene la plataforma Java instalada, siga los pasos descritos en esta pagina para su
instalación.
Es posible que esta verificación muestre que usted tiene instalada una versión Java no actualizada, en este caso
puede decidir actualizar su versión o continuar con la versión actualmente instalada, siempre y cuando sea igual o
superior a 6 update 13
Java es un lenguaje de programación y la primera plataforma informática creada por
Sun Microsystems en 1995 (Actualmente Oracle). Es la tecnología subyacente que
permite el uso de programas punteros, como herramientas, juegos y aplicaciones de
negocios. Java se ejecuta en más de 850 millones de ordenadores personales de todo
el mundo y en miles de millones de dispositivos, como dispositivos móviles y aparatos
de televisión.
DESCARGA
Instale la última versión disponible del Sistema Contable Prometeo, haciendo click en el siguiente enlace:
"Descarga", el sistema se descargará e Instalará en su equipo automáticamente.
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Una vez descargado el Sistema Contable Prometeo se solicitara autorización del usuario para realizar cambios
sobre la maquina, pulse el botón “Ejecutar” para otorgar dicha autorización, la cual se requiere para crear ;a base
de datos que va a almacenar todo su información contable.
INSTALACION Y CLAVE DE ACTIVACION
Finalizada la instalación, el Sistema Contable Prometeo, se ejecutara por primera vez y realizara la instalación y
configuración de la base de datos, esta actividad puede tomar más o menos tiempo según la velocidad de su
computador, para verificar el progreso de este proceso revise los mensajes que se muestran en la ventana de
instalación.
Una vez finaliza la configuración de la base de datos el sistema mostrará la pantalla con la licencia correspondiente
a su equipo, póngase en contacto con Software Fénix (+57) 1 3404133, Fax (+57) 1 2 875173 o envíe un correo con
el número de la licencia a prometeo@softwarefenix.com , tenga en cuenta se requiere la información de la empresa
para la generación de la factura y la clave de activación, envíelas a la dirección de correo antes mencionada.
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ASIGNACION CLAVE DE ADMINISTRADOR
Asignada la clave de activación, el sistema mostrara la pantalla de acceso, por ser la primera ejecución solo se ha
creado el usuario “Administrador”, el cual no tiene una clave asignada.
En el campo usuario ingrese “Administrador”, deje el campo Clave en blanco y pulse el botón “Aceptar”.
Por ser la primera vez que ingresa este usuario y no tiene una clave asignada, el sistema solicita se asigne la clave
de acceso para el mismo; ingrese la clave para el usuario Administrador en los campos “Nueva Clave” y
“Confirmación”; luego pulse el botón “Aceptar”
El sistema se cerrara para concretar la configuración e instalación, inícielo nuevamente para continuar con el
proceso.
La clave de acceso de este usuario es indispensable para realizar tareas de
administración de seguridad revise y verifique los protocolos de seguridad para
almacenarla en un lugar seguro.
CREACION DEL USUARIO DE TRABAJO
El Sistema Contable Prometeo, incluye un modulo de seguridad que permite administrar permisos por cada uno de
los usuarios que tiene acceso al sistema, por defecto se crean los perfiles “Administrador Seguridad” y
“Prometeo”; el usuario “Administrador” tiene asociado el perfil “Administrador Seguridad” el cual le otorga los
privilegios para realizar tareas de seguridad como es la administración de los usuarios. El usuario con perfil
“Prometeo” se crea en esta parte del proceso y tendrá los privilegios para registrar y configurar la contabilidad.
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Ingrese con el usuario “Administrador” y la clave asignada en el paso anterior, posteriormente seleccione la opción
“Usuarios” del menú “Seguridad” y realice los siguientes pasos para crear el nuevo usuario que tendrá el perfil
“Prometeo” con las opciones necesarias para registrar la contabilidad de su empresa:
1.
2.
3.
4.
5.
Pulse el botón “Adicionar” en la barra de herramientas de la ventana “Usuarios”
Ingrese el login utilizado para el nuevo usuario y marque la casilla “Activo”
Haga click con el botón derecho del mouse en el panel de la derecha y seleccione la opción “Adicionar
Perfil”
Seleccione el perfil “Prometeo” y haga click en el botón “Adicionar”
Pulse el botón “Guardar” de la barra de herramientas de la ventana” Usuarios”
Una vez creado el usuario cierre el sistema e ingrese con este nuevo usuario para continuar con el proceso;
recuerde que cada vez que se ingresa con un usuario por primera vez en el sistema, debe asignar la clave
correspondiente.
CONFIGURACION DEL DOCUMENTO FACTURA
Este documento permite configurar los parámetros necesarios para que el Sistema Contable Prometeo genere y
registre las facturas de venta expedidas por su empresa. Para configurarlo ingrese por la opción “Tipos
Documentos” del menú “Parámetros”; seleccione el documento “Factura” que se muestra en la tabla del panel
izquierdo de la pantalla.
Seleccione:





Si usa consecutivo,
El prefijo del consecutivo
El número de la próxima factura a generar
El posfijo del consecutivo si lo tiene
Seleccione el reporte pulsando el botón "Buscar" que se muestra a la derecha de este campo; el archivo a
seleccionar debe tener extensión .jasper que corresponde a reportes compatibles con el Sistema Contable
Prometeo. Si desea utilizar un reporte personalizado puede comunicarse con Software Fénix en el correo
prometeo@softwarefenix.com

Ingrese las Observaciones; información que será utilizada como pie de página en el formato de factura a
generar
Pulse el botón aceptar para guardar los cambios.
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REGISTRO DE DATOS GENERALES Y PERIODO CONTABLE
Ingrese por la opción “Datos Empresa” del menú “Parámetros” e ingrese la información solicitada en las siguientes
fichas que componen esta ventana:





Datos Generales de la Empresa
Representante Legal
Contador
Revisor Fiscal
Periodo Contable. En esta ficha seleccione el día 1 del mes para el cual desea iniciar la contabilidad.
Pulse el botón aceptar en cualquiera de las cuatro primeras fichas nombradas, o el botón actualiza en la última
ficha.
Los campos que se encuentran en la ficha “Información Tributaria” serán actualizados posteriormente
DEFINICION DEL PLAN DE CUENTAS CONTABLES
El sistema contable Prometeo, no instala ningún Plan Único de Cuentas por defecto; esto por razones de
compatibilidad de información entre los diferentes usuarios que lo utilizan; en contraprestación a ello, Prometeo
permite:



Crear un Plan de Cuentas manualmente
Cargar un archivo Excel con una estructura específica para crear el plan de cuentas
Asignar un plan de cuentas estándar según la actividad económica de su compañía
Siga las instrucciones correspondientes según el proceso de definición que más se ajuste a sus necesidades.
DEFINCION DE LA INFORMACION TRIBUTARIA
Definido el plan de cuentas, ingrese por la opción “Datos Empresa” del menú “Parámetros” e ingrese la
información solicitada en la ficha “Información Tributaria” como son:








Tipo de régimen, el cual puede ser Común o Simplificado
Código de su actividad CIIU
Tarifa ICA * 1000
Porcentaje IVA que factura
Seleccione la cuenta PUC en la cual se debe registrar el valor de la venta facturada
Seleccione la cuenta PUC en la cual se debe registrar el valor del IVA facturado
Seleccione la cuenta PUC en la cual se debe registrar la Cuenta por Cobrar
Ingrese el texto de la resolución de facturación expedida por la DIAN
ACTUALIZACION DE NUEVAS VERSIONES
INSTALACIÓN
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El proceso de instalación es rápido y sencillo, no requiere descargar archivos demasiado grandes o el envío de CD
que demoren la puesta en marcha del sistema. Descargue e instale la ultima versión de Prometeo dese la pagina
principal de Software Fénix, www.softwarefenix.com y siga las instrucciones de instalación descritas en el manual
http://www.softwarefenix.com/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=13&Itemid=13
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