special education program - Dublin Independent School District

SPECIAL EDUCATION PROGRAM
CONFIDENTIALITY OF INFORMATION IN EDUCATIONAL RECORDS
AN ANNUAL NOTICE OF RIGHTS
We, the Greater Erath County Special Education, S.S.A. are required to give parents an annual notice
concerning information in educational records. The complete section was in the original Parent and
Student Rights To A Special Education, which you received when your child was referred to Special
Education or which you reviewed when a new addition of the Texas Education Agency booklet was
published. This Annual Notice summarizes those rights and explains how this District will handle:
CONFIDENTIALITY OF INFORMATION IN EDUCATIONAL RECORDS:
As a parent or adult handicapped student, you have the right to:
• Know the location and type of pupil records which are maintained
• Review all educational records
• Have copies made after paying a reasonable fee
• Pay no charge if the fee would prevent you from exercising your rights
• Have school personnel explain or interpret any item in the records
• See a list of those persons who have seen those records and their purpose for entering the pupil’s
file
• Request a change in the records if a statement is wrong or misleading
• Request a hearing if change is refused
• Be notified when school records are no longer needed
• Request that personally identifiable information be destroyed if you are certain that records will
not be needed in the future for other purposes such as applying for social security benefits
LOCAL POLICIES AND PROCEDURES:
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Special Education pupils’ master folders are maintained in the Special Education Office in the
Dublin Administration building
Each locked file cabinet contains a list of employees having access to personally identifiable
information
Each folder contains the date, purpose and name of the individual accessing the folder
Upon transferring from this district or graduation, records are moved to an inactive file in the
administration building
Records are maintained up to seven years
The campus confidentiality officer monitors cumulative folders to assure that they contain no
personally identifiable information which identifies the pupil as enrolled in the special education
program
The campus confidentiality officer assures that no personally identifiable information is viewed by
anyone not directly involved in the teaching of the child
Special education and regular education teachers retain and use only pages of the IEP needed to
establish annual goals, objectives and modifications needed for the success of the pupil in
instructional activities
That all teachers keep such records in a safe place
The S.S.A. confidentiality officer will review procedures to assure of information regarding
special education pupils with all school employees as needed
If you have questions regarding the confidentiality of personally identifiable information, contact the
building principal, or Greater Erath County Special Education, S.S.A., Director/Confidentiality Officer,
Kalley Mitchell at (254) 445-2229.
It is the policy of Greater Erath Co. Special Ed. SSA not to discriminate on the basis of race, color, national
origin, sex, handicap, or age in providing employment, programs and services.
PROGRAMA DE EDUCACIÓN ESPECIAL
CONFIDENCIAL DE INFORMACION DENTRO DE ARCHIVOS EDUCACIÓNALES
NOTIFICACION ANNUAL DE DERECHOS
Nosotros, el Greater Erath County Special Education, S.S.A., se nos exige darle a padres de familia una notificación
anual con respecto ha información dentro de los archivos educacionales. Esta información completa esta dentro de la
sección original del libro Derechos de Padres y Hijos a una Educación Especial,cual usted recibio cuando su hijo/a fue
referida al program de Educación Especial o cual usted recibio cuando una nueva edición del libro de la Agencia de
Educación en Texas fue publicada. Esta Notificación Anual resume los derechos y explica como el distrito procédera:
CONFIDENCIALIDAD DE INFORMACION DENTRO DE ARCHIVOS EDUCACIONALES:
Como Padres(s) o estudiante adulto discapacitado, usted tiene el derecho a:
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Saber el sitío y tipo de archivos estudiantiles que se mantienen
Revisar todos los archivos educacionales
Hacer copias despues de pagar una minima quota
No pagar nada si la quota le impidiera ejercer sus derechos
Tener personal de la escuela explicar o interpretar cualquier punto dentro de los archivos
Ver una lista de todas la personas que han visto esos archivos y el proposito por el cual vieron el archivo del
estudiante
Pedir cambios dentro de los archivos si algun articulo esta erróneo o engañoso
Pedir una audiencia si el cambio se le es negado
Ser notificado cuando archivos escolares ya no sean requeridos
Pedir que información personal identificable sea destruida si usted esta seguro(a) que los archivos no seran
nesecitados en un futuro para otros propositos como aplicar para beneficios del Seguro Social
POLITICA Y PROCEDIMIENTOS LOCALES:
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Archivos originales de educación especial se mantendran dentro de la oficina de Educación Especial dentro
del edificio Administrativo en Dublin
Cada archivo baja llave contiene una lista de los empleados que tienen acceso a información personal
identificable
Cada archivo contiene la fecha, proposito y nombre del individuo entrando al archivo
Al transferirse de este distrito o cuando se gradúe, los archivos se moveran a un archivo desactivado dentro
del edificio administrativo
Los archivos se mantienen hasta siete años
El oficial de confidencialidad del recinto monitorea los archivos acumulativos para asequrarse que ellos no
contengan información identificable personal que identifique se el estudiante estaba enscrito en el programa
de educación especial
El oficial de confidencialidad se asegura que nada de información personal identificable sea vista por nadie
que no este directamente involucrado con la enseñanza del estudiante
Maestros de educación especial y educación regular retienen y utilizan paginas del plan individual educativo
(IEP) necesario para establecer metas anuales, objectivos y modificaciones necesarias para el exito del
estudiante dentro de las actividades educativas
Que todos los maestros mantengan esos archivos en un lugar seguro
El oficial de confidencialidad S.S.A. revisara los procedimientos de información con el personal escolar de
los estudiantes de educación especial
Sí usted tiene algunas preguntas acerca de la información personal identificable de estudiantes, por favor contactese
con el director de la escuela o con Greater Erath County Special Education, S.S.A., Director/Oficial de
Confidencialidad, Kalley Mitchell al teléfono (254) 445-2229.
Es la politica de Greater Erath Co. Special Ed. no descriminar a nadie por su raza, color nacionalidad, sexo,
incapacidad o edad, en ofrecer empleos, programas y servicios.