SUPER INTENDENCIA DE SOCIEDADES SISTEMA DE GESTION INTEGRADO PROCESO GESTIO FINANCIERA INSTRUCTIVO: MULTAS, CONTRIBUCIONES, CUOTAS PARTES Y OTROS Código: GFIN-I-001 Fecha: 28-04-09 Versión: 001 Número de página 1 de 7 MULTAS, CONTRIBUCIONES CUOTAS PARTES Y OTROS SUPER INTENDENCIA DE SOCIEDADES SISTEMA DE GESTION INTEGRADO PROCESO GESTIO FINANCIERA INSTRUCTIVO: MULTAS, CONTRIBUCIONES, CUOTAS PARTES Y OTROS 1. Código: GFIN-I-001 Fecha: 28-04-09 Versión: 001 Número de página 2 de 7 INFORMACION GENERAL. 1.1 OBJETIVO Realizar el cobro de multas, contribuciones, cuotas partes, y otros, de manera ágil y estandarizada. 1.2. RESPONSABLE Ponentes que ejecutan procesos de Jurisdicción Coactiva 1.3. ALCANCE Aplica desde la culminación del proceso persuasivo hasta la terminación del proceso coactivo 2. ACTIVIDADES UNA VEZ CULMINA LA ETAPA PERSUASIVA SE DA INICIO A LA ETAPA COACTIVA 1. Verificar que por parte del funcionario encargado del cobro persuasivo se remita la base correspondiente de los procesos asignados para cobro coactivo. 2. Verificar si el título presta mérito ejecutivo, de lo contrario devolverlo a persuasivo para su corrección. 3. Verificar que los documentos que hacen parte del expediente se encuentren debidamente foliados, de lo contrario devolverlo a persuasivo para su foliación. 4. Verificar que el valor objeto de cobro esté registrado en el aplicativo stone: Si el valor está diferente devolver el expediente al área persuasiva para su corrección. Si el valor fue cancelado por parte del deudor, elaborar auto de archivo expediente, ordenar levantar medidas cautelares y devolución de títulos de depósito judicial que se obtuvieron como consecuencia del decreto de embargos en la etapa persuasiva. 5. Verificar que repose en el expediente el auto de embargo y sus correspondientes oficios, de lo contrario será devuelto al grupo persuasivo. 6. Verificar que reposen en el expediente los oficios de solicitud de información (DIAN, CAJAS DE COMPENSACION, INSTRUMENTOS PUBLICOS (NORTE, CENTRO Y SUR, SETT, ETC). 7. En caso de solicitud de acuerdo de pago (aplicable en cualquier etapa de los procedimientos de cobro), elaborar la resolución correspondiente y el oficio de notificación, en el evento en que no se haya proyectado mandamiento de pago, se deberá elaborar simultáneamente, a fin de lograr notificación de ambas actuaciones. 8. Elaborar resolución de Mandamiento de pago, conjuntamente con el oficio de citación al deudor en el término de 10 días hábiles siguientes a la fecha de entrega de los procesos, en el evento en que no se haya suscrito acuerdo de pago. El oficio de citación se enviará por correo a la última dirección reportada o a las que se llegasen a encontrar. Si dentro de los 10 SUPER INTENDENCIA DE SOCIEDADES SISTEMA DE GESTION INTEGRADO PROCESO GESTIO FINANCIERA INSTRUCTIVO: MULTAS, CONTRIBUCIONES, CUOTAS PARTES Y OTROS Código: GFIN-I-001 Fecha: 28-04-09 Versión: 001 Número de página 3 de 7 días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del correo por parte del deudor, este compareciere, se le efectuará la notificación personal y se le hará entrega de una copia del mandamiento de pago. 9. Transcurrido el término de 10 días hábiles mencionados en el numeral anterior, sin que el deudor haya comparecido, se procederá a efectuar la notificación por correo, anexando una copia del mandamiento de pago, lo cual deberá realizarse mediante correo certificado. 10. Cuando la notificación sea devuelta por el correo, o cuando haya transcurrido un término de 15 días hábiles a partir de la fecha del oficio de notificación del mandamiento de pago, se notificará mediante publicación en un periódico de amplia circulación nacional, elaborar memorando al Grupo Administrativo solicitando dicha publicación. Al expediente deberá incorporarse fotocopia de la hoja del diario donde se hizo la publicación. 11. La notificación por conducta concluyente la establece el artículo 330 del Código de Procedimiento Civil y 48 del Código Contencioso Administrativo para los actos administrativos. En consecuencia es válida la notificación del mandamiento de pago por este medio; esto es, cuando el deudor manifiesta que conoce la orden de pago o lo menciona en escrito que lleva su firma o proponga excepciones. En este caso se tendrá notificado personalmente el deudor, en la fecha de presentación del escrito respectivo. 12. Transcurrido un término de 15 días contados a partir de la fecha de la publicación sin que haya comparecido el demandado, se ordenará seguir adelante la ejecución. 13. Una vez notificado el mandamiento de pago, el deudor dentro de los 15 días hábiles siguientes, tiene (3) tres opciones: a. PAGAR. Evento en el cual se proyecta auto ordenando la terminación y archivo del expediente, el levantamiento de las medidas cautelares correspondientes, la devolución de los títulos de depósito judicial, informar al Grupo de Contabilidad y notificar al sancionado. Igualmente se deben elaborar los oficios de desembargo a Bancos, Secretaría de la Movilidad y Oficinas de Registro. b. EXCEPCIONAR. Evento en el cual el abogado ponente cuenta con un mes para resolver las excepciones propuestas, ordenando previamente la práctica de pruebas si a ello hubiere lugar, de lo contrario entrará a resolver y si las encuentra probadas, ordenará la terminación del proceso, el archivo del expediente, el levantamiento de las medidas cautelares, devolución de los títulos de depósito judicial, informar a contabilidad y notificar al sancionado, librándose los oficios de desembargo a Bancos, Secretaría de la Movilidad y Oficinas de Registro. Si prosperan parcialmente las excepciones, la ejecución continuará respecto de las obligaciones o valores no afectados por las excepciones. Si no prosperan, así se resolverá y se ordenará seguir adelante la ejecución, liquidación del crédito, avalúo y remate de bienes embargados y secuestrados. SUPER INTENDENCIA DE SOCIEDADES SISTEMA DE GESTION INTEGRADO PROCESO GESTIO FINANCIERA INSTRUCTIVO: MULTAS, CONTRIBUCIONES, CUOTAS PARTES Y OTROS Código: GFIN-I-001 Fecha: 28-04-09 Versión: 001 Número de página 4 de 7 La providencia resuelve las excepciones se notificará personalmente (ver formato preestablecido), siendo susceptible del recurso de reposición, dentro del mes siguiente a su notificación. La providencia que resuelve el recurso de reposición se notificará personalmente o por edicto, si el deudor no compareciere dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de introducción al corre. c. GUARDAR SILENCIO. Caso en el cual, y un una vez transcurrido el término para proponer excepciones o pagar, es decir 15 días, se dictará resolución de seguir adelante con la ejecución. 14 Oficiar a las entidades correspondientes solicitando el registro de embargos de acuerdo con la información recibida de bienes, acciones, honorarios, salarios, dividendos, etc, solicitando igualmente se allegue copia del certificado en el que conste con el registro de la medida correspondiente a que haya lugar. 15 Elaborar auto ordenado la captura de los bienes embargados, y oficiar a las entidades encargadas, solicitando se cumpla la medida. 16 Proyectar auto decretando la diligencia de secuestro de bienes embargados, fijando fecha para la misma, designación de secuestre, se ordena la comunicación de la designación y se fijan honorarios provisionales del secuestre.17 Proyectar oficio informando al secuestre su designación. 18 Efectuar diligencia de secuestro del bien, de lo cual se dejará constancia mediante acta, en donde igualmente se dará posición al secuestre, y se decidirá sobre las oposiciones, si las hubiere. Si la oposición prospera no se lleva a cabo la diligencia, de lo contrario se procederá al secuestro del bien, dejándolo bajo la administración del secuestre. 19 Proyectar memorando al grupo Administrativo solicitando el pago de los honorario provisionales del secuestre, fijados en el auto de designación. 20 El trámite para el pago de los honorarios definitivos del secuestre, se llevará a cabo una vez se haya terminado el proceso y se hayan analizadas las cuentas rendidas por el mismo, si a ello hubiere lugar. Cabe anotar que si la cuantía de los honorarios definitivos supera la suma de $300.000.00, se deberá solicitar al grupo encargado, la disponibilidad presupuestal correspondiente. 21 Proyectar auto designa perito avaluador y fija término para rendir dictamen pericial. 22 Proyectar oficio al perito avaluador informando designación SUPER INTENDENCIA DE SOCIEDADES SISTEMA DE GESTION INTEGRADO PROCESO GESTIO FINANCIERA INSTRUCTIVO: MULTAS, CONTRIBUCIONES, CUOTAS PARTES Y OTROS Código: GFIN-I-001 Fecha: 28-04-09 Versión: 001 Número de página 5 de 7 23 Proyectar Acta de posesión del perito avaluador 24 Proyectar auto que fija gastos del dictamen pericial 25 Notificar por estado del auto que fija gastos del dictamen pericial. 26 Notificar personal o por correo el avalúo presentado por el perito, si el deudor no está de acuerdo por auto se decretará nuevo avalúo, con intervención de un perito particular designado por la Administración, caso en el cual el deudor cancelara los honorarios, contra este auto no procede recurso alguno, y el cual se notificará por estado. 27 Proyectar auto que aprueba dictamen pericial presentado por el perito avaluador, y fija honorarios definitivos, el cual se notificará personalmente o por correo al ejecutado. 28 Proyectar memorando al grupo Administrativo solicitando el pago de los honorarios definitivos del perito avaluador. Cabe anotar que si la cuantía de los honorarios definitivos supera la suma de $300.000.00, se deberá solicitar al grupo encargado, la disponibilidad presupuestal correspondiente. 29 Elaborar proyecto de escrito liquidación de crédito. 30 Elaborar traslado de escrito liquidación de crédito. 31 Elaborar proyecto Auto que resuelve objeciones contra la liquidación del crédito. 32 Elaborar proyecto Auto que aprueba o modifica liquidación del crédito. 33 Proyecto auto ordena fraccionamiento y/o consignación de títulos de depósito judicial. 34 Solicitando el fraccionamiento de títulos de depósito judicial, al Banco Agrario de Colombia., su correspondiente consignación. 35 Proyectar auto ordenando el remate de los bienes embargados, secuestrados y avaluados, señalando fecha y hora para llevar a cabo la primer diligencia en subasta pública, fijando la base de la licitación en el 70% del avalúo del bien (s), ordenando la publicación del aviso y comunicando a los terceros interesados formular postura para lo cual deben consignar el 40% del valor del avalúo, copia de la consignación se anexará al expediente, excepto cuando se tiene la calidad de único ejecutante siempre que el crédito equivalga por lo menos al 20% del valor del avalúo. Elaborando el estado y aviso correspondiente. 36 Proyectar memorando al Grupo Administrativo, solicitando publicación del aviso de la venta en pública subasta del bien(s) objeto del remate, en un diario de amplia circulación en el lugar y en una radiodifusora local si la hubiere, con antelación no inferior a 10 días a la fecha SUPER INTENDENCIA DE SOCIEDADES SISTEMA DE GESTION INTEGRADO PROCESO GESTIO FINANCIERA INSTRUCTIVO: MULTAS, CONTRIBUCIONES, CUOTAS PARTES Y OTROS Código: GFIN-I-001 Fecha: 28-04-09 Versión: 001 Número de página 6 de 7 señalada para el remate, indicando fecha y hora de la diligencia de pública subasta, el valor del avalúo del bien y la base de la licitación que será en la primera del 70% del valor del avalúo. Si los bienes están fuera del circuito correspondiente se hará la publicación del aviso por cualquier otro medio a juicio del juez. 37 Agregar al expediente copia de la publicación del aviso en un diario de amplia circulación y constancia suscrita por el administrador de la emisora sobre la transmisión del aviso, y certificado de tradición y libertad del inmueble a rematar, expedido dentro de los 5 días anteriores a la fecha prevista para la diligencia de pública subasta. Adicionalmente, se agrega al expediente el estado de cuenta por concepto de impuestos del bien a rematar. 38 Proyectar Acta de diligencia de venta en pública subasta, contentiva de fecha y hora de la diligencia, designación de las partes del proceso, relación de las dos últimas ofertas realizadas y el nombre de los postores, designación del rematante, determinación de los bienes rematados, precio del remate, y se advierte la consignación del 3% del impuesto de Remate. (Art.529 CPC-Ley 11/1987, art.7º). 39 Proyectar auto aprobación y adjudicación del remate, previo pago del precio fijado y cumplidas las formalidades prevista en la ley (Ver art.530 CPC); levantamiento de las medidas cautelares; ordenar al secuestre la entrega del bien. 40 Proyectar oficio al secuestre para que entregue el bien rematado dentro de lo tres (3) días siguientes. 41 Proyectar auto ordenando entrega del bien rematado, en un plazo no mayor de 15 días; previa solicitud por parte del rematante, en caso de no haber sido entregado el bien rematado por parte del secuestre. 42 Proyectar auto que declara improbado o anulado el remate, ordenando la repetición de la diligencia y la base para hacer postura será la misma que para la anterior. cuando no se presenta ningún postor, ordenando una segunda licitación, fijando fecha y hora, cuya base será el 50% del avalúo del bien(s) 43 Proyectar auto que declare desierto el remate, 44 Proyectar auto que declare desierto el remate de segunda licitación, por falta de postores, y se ordenará una tercera licitación, fijando fecha y hora, cuya base será el 40% del avalúo del bien(s) 45 Elaborar proyecto de escrito liquidación de costas. 46 Elaborar traslado de escrito liquidación de costas 47 Fijar y desfijar el traslado de escrito liquidación de costas SUPER INTENDENCIA DE SOCIEDADES SISTEMA DE GESTION INTEGRADO PROCESO GESTIO FINANCIERA INSTRUCTIVO: MULTAS, CONTRIBUCIONES, CUOTAS PARTES Y OTROS Código: GFIN-I-001 Fecha: 28-04-09 Versión: 001 Número de página 7 de 7 48 Elaborar proyecto Auto que resuelve objeciones contra la liquidación de costas, si las hubiere. 49 Elaborar proyecto Auto que aprueba o modifica liquidación de costas. 50 Proyectar auto terminación de proceso, ordenando el archivo del mismo, levantamiento de medidas cautelares, devolución de títulos de depósito judicial, cancelación de embargos y secuestros si no estuviere embargado el remanente, comunicación al Grupo de Contabilidad, notificación al ejecutado, y demás ordenes a que haya lugar. 3. CONTROL DE CAMBIOS. Versión 001 Vigencia Desde 28-04-09 Elaboro : Funcionario Coactiva Fecha : 21-04-09 Vigencia Hasta Identificación de los cambios Creación del documento Reviso: Profesional Coactiva Fecha : 24-04-09 Responsable Coordinador Grupo Coactiva Aprobó: Coordinador coactiva Fecha : 28-04-09